25-026 Initiatiefvoorstel Raadscommunicatieplan

Initiatiefvoorstel volgnummer

13 maart 2025 25-026

onderwerp

Plan voor raadscommunicatie 1 april 2025 – 1 april 2026

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur Bestuur en ondersteuning Marianne Golsteijn, Jesse Aarnoutse, Jonathan Schroevers, Ella Poppe, Bas van der Reest, Arjan Beekman, Alex Wöhler, Martin Bos, Huib Ghijsen, Bram de Buck. w.westerlaken@middelburg.nl 0118 675 771

datum vergadering

programma behandeld door

e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Het raadscommunicatieplan vast te stellen. Hoofdlijnen uit het plan zijn: o De ambitie om een transparante benaderbare raad te zijn, bij te dragen aan vertrouwen van inwoners in hun bestuur, aan het verkleinen van de kloof tussen inwoners en politiek, aan het interesseren van inwoners in lokale politiek en het ambt van raadslid en aan kennis en interesse over lokale democratie bij kinderen en jongeren. o Activiteiten ondernemen op de domeinen voorlichting, invloed, beeldvorming, educatie en samenkomst. o Goede bestaande activiteiten zoals aankondigingen over vergaderingen, de Bode-columns en Democracity zetten we voort en nieuwe gewenste activiteiten zetten we op, zoals meer berichten over agendapunten en informatie over hoe je als inwoner iets kunt meegeven aan de raad en de avonden Kennismaken met de lokale politiek. o Deze aanpak te evalueren, zodat deze ervaringen meegenomen kunnen worden in plannen voor de volgende raadsperiode. 2. In de vorm van een pilot in de periode 1 april 2025 – 1 april 2026 raadscommunicatie uit te voeren volgens het raadscommunicatieplan. 3. Voor de duur van de periode 1 april 2025 – 1 juli 2026 de formatie van de raadsadviseur bij de griffie uit te breiden met 0,2 fte, waarvan de kosten € 25.000 bedragen. 4. Een werkbudget van € 17.500 beschikbaar te stellen voor de uitvoering van de activiteiten uit het raadscommunicatieplan.

5. De totale kosten in verband met urenuitbreiding en het bijbehorende werkbudget ad € 42.500 te dekken uit de post onvoorzien 2025. 6. Het college te vragen in het eerste kwartaal van 2026 een open dag te organiseren waar ook de raad aan deel kan nemen. Aanleiding

De raad heeft een eigen verantwoordelijkheid in het onderhouden van contact met de inwoners. Op verschillende momenten en op verschillende manieren hebben leden de afgelopen jaren wensen uitgesproken om als raad meer met de inwoners te communiceren en contact te maken. In dit plan spreken we de ambities op dit terrein gezamenlijk als raad af en maken we afspraken over de dingen die we daarvoor willen doen. Dat doen we in samenhang met elkaar, vanuit gedeelde ambities, en met een passend budget en urencapaciteit. Voor de inventarisatie is een ronde langs de fracties gemaakt en gevraagd hoe eenieder aankijkt tegen de eigen rol, de opdracht en welke ideeën er leven. Tijdens de verdiepende commissie op 28 november is er een eerste concept voorgelegd, met daarin ambitie, strategie, aanpak en middelen. Vervolgens hebben de deelnemers verder gesproken over de gewenste middelen. De uitkomsten van dit gesprek en de keuzes voor de op te pakken activiteiten zijn verwerkt dit plan. 1

Via dit plan willen we afspraken maken voor de raadscommunicatie in de periode voorjaar 2025 – voorjaar 2026. Na de verkiezingen kunnen we met de nieuwe raad afspraken maken voor de komende raadsperiode, en daarbij de ervaringen gebruiken uit dit eerste “proefjaar”. Effect

Gezamenlijke ambities zijn: • • • •

De wens om transparant en benaderbaar te zijn De wens om de kloof tussen burgers en politiek te verkleinen door bij te dragen aan meer vertrouwen in de lokale politiek De wens om ervoor te zorgen dat er ook in de toekomst voldoende goede raadsleden zijn, door meer inwoners te interesseren voor politiek en zelfs om actief te worden De wens om bij te dragen aan de kennis van en interesse in politiek bij jongeren

Hieruit zijn een paar concrete doelen te destilleren: 1. 2. 3. 4. 5.

Inwoners zijn geïnformeerd over besluitvormingsprocessen, de onderwerpen die besproken worden, de beïnvloedingsmogelijkheden en hoe zij de raad kunnen volgen Inwoners weten de raad te vinden als dat nodig is. Bij contact voelen zij zich welkom en gehoord Inwoners hebben een beeld van de lokale democratie, van de raadsleden en het werk dat zij doen Inwoners met belangstelling voor politiek voelen zich welkom in het wereldje van de lokale politiek en worden geprikkeld om te verkennen of zij politiek actiever willen worden Alle kinderen tussen de 4 en 18 jaar in de gemeente Middelburg komen minimaal 1 keer in hun schoolcarrière in aanraking met lokale politiek

Argumenten

1.1 De raad is gekozen door de inwoners Raadsleden worden door inwoners gekozen; ze zijn volksvertegenwoordigers. Dat maakt dat je als lid maar ook als geheel je moet verhouden tot de inwoners. Via communicatie kun je contact leggen en laten weten wat je doet, zodat inwoners weten wat hun vertegenwoordigers doen voor hun stad en hun kernen . 1.2 De raad als afzender in plaats van de organisatie Naast de reguliere communicatie vanuit de organisatie is het nodig dat de raad eigen communicatie heeft. De raad heeft een eigen rol in de democratie, en heeft een eigen verantwoordelijkheid op het gebied van de relatie leggen met inwoners, verantwoording afleggen en bijdragen aan vertrouwen. 1.3 De raad als afzender in plaats van de fracties of partijen Communicatie op raadsniveau heeft een andere functie dan het communiceren van fracties en partijen en is daarom aanvullend nodig. Communiceren vanuit de raad heeft minder een politiek doel, maar is meer gericht op de bij 1.1 genoemde domeinen van relatie leggen, verantwoording afleggen en bijdragen aan vertrouwen. 1.4 en 2.1 Proefjaar waarin we leren voor de volgende raadsperiode We gaan door met wat goed gaat en breiden bescheiden uit met extra activiteiten. Het is aan de volgende raad om volgende stappen te zetten als daar ambitie voor is. De strategie van dit raadscommunicatieplan kan daarbij als basis worden gebruikt.

3.1 en 4.1 Raadscommunicatie vraagt ook om meer middelen De raadsadviseur heeft als aandachtsgebied raadscommunicatie en heeft hiervoor 0,2 FTE beschikbaar. Afgelopen jaren is goed zicht ontstaan over het aantal uren dat hiervoor nodig is. In het plan is ook inzichtelijk gemaakt hoeveel uur nodig is om uit te voeren. Dat aantal overstijgt de uren die nu beschikbaar zijn voor die taak. De urenuitbreiding van 0,2 naar 0,4 uur is nodig tot 1 juli 2026, dus tot 3 maanden na de pilot. Op deze manier is er ruimte voor de evaluatie en het maken van nieuwe plannen met de nieuwe raad. Ook is er werkbudget nodig voor het opzetten en uitvoeren van de activiteiten. 6.1 Een open dag levert veel contact op met inwoners op die je anders niet ziet Verschillende fracties vroegen al vaker om een open dag. Het is een mooi middel om inwoners echt te laten zien hoe het eraan toegaat bij de gemeente. Qua democratische processen maar ook dingen als afvalverwijdering, onderhoud groen, belasting innen. Het biedt de kans een brede groep van mensen te zien en te spreken, met onder andere kansen op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie. Wanneer het georganiseerd wordt in opmaat 2

naar de verkiezingen kun je ook aan inwoners laten zien: we vragen u vooral te gaan stemmen, maar u wilt dan waarschijnlijk weten: wat doet een gemeente eigenlijk allemaal? En waarom is het dus belangrijk dat ik als inwoner nadenk over het bestuur van die gemeente? Bekender maakt beminder. De raad organiseert geen open dag voor alleen het raadsdeel, maar sluit graag aan bij een algemene open dag. De timing van 1e kwartaal maakt het mogelijk om er een min of meer aparte verkiezingsmarkt aan vast te koppelen. Dit zijn onderdelen die in een plan in aanloop naar de verkiezingen worden uitgewerkt. Daarnaast is uitvoering in 1e kwartaal ook een reële planning. Kanttekeningen

1.1 Er moet een balans zijn Communiceren in een politieke omgeving kent risico’s. Komt iedereen evenveel aan bod? Is de berichtgeving niet gekleurd? Daar zorgen we voor door de onderwerpkeuze en de aanvliegroute. Ook stellen we spelregels op voor de content, zodat we die eerlijkheid borgen. In het presidium evalueren we of dit goed gaat. De uitvoering ligt voor het grootste deel bij de griffie, en het griffieteam is het gewend om altijd zorg te dragen voor een eerlijke en neutrale weergave. 1.2 De verkiezingen komen eraan De periode voor de verkiezingen valt in de uitvoeringsperiode van dit plan. Voor de verkiezingen wordt een apart communicatieplan gemaakt vanuit de gemeente. Dit plan is er vooral op gericht inwoners goed te informeren over hoe de verkiezingen in zijn werk gaan. Daarnaast zijn er ook opkomstverhogende maatregelen. De raadscommunicatie bijt hiermee niet, maar versterkt het juist. Door te laten zien wat de raad doet, vraag je meer aandacht voor het lokaal bestuur. 2.1 Het is aan de nieuwe raad Na dit proefjaar evalueren we en geven we de ervaringen mee aan de volgende raad. De volgende raad wil het misschien helemaal anders. Dat zou nadelig zijn voor een consistente uitstraling en zou niet kostenefficiënt zijn. Dit is nu eenmaal inherent aan de lokale democratie, waar elke vier jaar verkiezingen zijn.

We hebben evengoed alle vertrouwen in de volgende raad dat ze verstandige keuzes zullen maken, waar ze deze kanttekeningen bij zullen betrekken. Financiën

De kosten voor het uitvoeren van een raadscommunicatieplan bestaan uit een incidenteel werkbudget (€ 17.500) en daarnaast extra inzet raadsadviseur van 0.2 fte in de periode 1 april 2025 – 1 juli 2026 (€ 25.000). Voorgesteld wordt de totale kosten ad € 42.500 te dekken vanuit de post onvoorzien 2025. Na onttrekking resteert in de post onvoorzien € 156.000. Dit voorstel heeft geen consequenties voor het weerstandsvermogen Duurzaamheid

We leveren met het raadscommunicatieplan geen bijdrage aan het onderwerp duurzaamheid maar houden daar in de uitvoering bij de middelen- en materiaalkeuze wel rekening mee. Communicatie en participatie

Dit raadscommunicatieplan is afgestemd met het cluster communicatie en ook voor de uitvoering ervan vindt nauwe afstemming plaats. Uitvoering

Enkele onderdelen van het plan voeren we al langer uit en daar gaan we mee door. Sommige nieuwe dingen hebben we al in voorbereiding, zodat we snel kunnen starten na het besluit. De rest brengen we in uitvoering na het raadsbesluit. De raad wordt hierover op relevante moment geïnformeerd, via bijvoorbeeld het weekbericht. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

NVT

3

Bijlagen 1.

Raadscommunicatieplan “Hoe blijven we als raad in contact met de inwoners?”

Middelburg, 23 januari 2025

Marianne Golsteijn, Jesse Aarnoutse, Jonathan Schroevers, Ella Poppe, Bas van der Reest, Arjan Beekman, Alex Wöhler, Martin Bos, Huib Ghijsen, Bram de Buck.

4