25-024 rvs Vaststelling evenementenbeleid gemeente Middelburg 2025-2028

raadsvoorstel volgnummer

13 maart 2025 25-024

onderwerp

Vaststelling evenementenbeleid gemeente Middelburg 2025-2028

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Rutger Schonis Sport, cultuur en recreatie Gerlize Batenburg g.batenburg@middelburg.nl 0118-675680

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Het Evenementenbeleid gemeente Middelburg 2025-2028 (bijlage 1), conform de kaders die op 23 mei 2024 door uw raad zijn vastgesteld, vast te stellen met als doel een onderscheidend, veilig en duurzaam evenementenaanbod voor álle personen aan te bieden, het hele jaar rond; 2. Het Plan van Aanpak Evenementen Middelburg 2025-2028 (bijlage 2) vast te stellen, met als doel de uitvoering van het evenementenbeleid en het opstellen van locatieprofielen en subsidieregels te waarborgen; 3. Een structureel budget van € 40.000 aan te melden voor de kadernota 2026-2029 om de functie van evenementencoördinator uit te breiden naar 1 fte; 4. € 65.000 te reserveren voor het stimuleren van verduurzamingsmaatregelen bij evenementen, zoals opgenomen in het uitvoeringsprogramma KEC; 5. Een aanvullend incidenteel budget van €50.000 per jaar voor de periode 2026-2028 beschikbaar te stellen om het evenementenaanbod het jaar rond te versterken en dit te verwerken als wens via de kadernota 2026-2029, met als doel een groot evenement in het voorjaar aan te trekken. Aanleiding

In 2001-2002 heeft bureau BRO nieuw evenementenbeleid opgesteld voor de gemeente Middelburg. Dit beleid is in 2002 vastgesteld door de gemeenteraad. De ambities uit dit beleidsdocument konden echter niet gerealiseerd worden met het toenmalige uitvoeringsbudget en de toenmalige formatie. Om die reden is destijds besloten om een werkwijze te ontwikkelen die paste binnen de budgetten en formatie van de gemeente Middelburg. Deze werkwijze is echter nooit geformaliseerd. Meer dan twintig jaar later heeft de tijd de uitgangspunten uit het evenementenbeleid van 2002 ingehaald. Tegelijkertijd liep de gemeente tegen een aantal praktische uitdagingen aan met betrekking tot subsidiëring, vergunningverlening en veiligheid. De gemeente Middelburg was daarom toe aan een actualisatie van het evenementenbeleid. Begin 2024 is begonnen met het actualisatieproces van het evenementenbeleid. Op 20 maart vond een Startbijeenkomst met stakeholders plaats in de Spot.

De input die hier opgehaald is, werd vervolgens verwerkt in een Kaderstellende nota, waarin uw raad de kaders voor het evenementenbeleid op 23 mei 2024 vaststelde: aansluiting bij het toeristisch beleidsplan, het bevorderen van sociale cohesie, extra aandacht voor jongeren, een brede thematische insteek, het evalueren van de rol van de gemeente bij de organisatie van evenementen, het opstellen van een afwegingskader voor subsidiëring en onderzoek naar een betere dienstverlening vanuit de gemeente. Bovendien gaf uw raad het startsein voor het participatietraject. Dit traject bestond uit het uitzetten van een enquête en het houden van diepte-interviews op afspraak. De verzamelde input is gebruikt om een concept evenementenbeleid op te stellen. Dit is gepresenteerd op 29 oktober en daarna voor een periode van 6 weken ter inzage gelegd. In de tussentijd is gewerkt aan het opstellen van een plan van aanpak voor het evenementenbeleid. 1

Er zijn 4 zienswijzen ingediend welke zijn beantwoord in een zienswijzenrapport. Er waren geen aanpassingen in het concept evenementenbeleid nodig naar aanleiding van de ingediende zienswijzen. Op 4 februari 2025 heeft ons college het zienswijzenrapport (bijlage 3) vastgesteld. Hierbij bieden wij u het definitieve Evenementenbeleid gemeente Middelburg 2025-2028 (bijlage 1) ter vaststelling aan. Effect

Door het Evenementenbeleid gemeente Middelburg 2025-2028 vast te stellen, dragen we bij aan het versterken van het Middelburgs profiel, waarborgen we een kwalitatief goede en passende dienstverlening vanuit de gemeente, verbeteren we de veiligheid bij evenementen en maken we onze evenementen toekomstbestendig. Argumenten

1.1 Het evenementenbeleid versterkt het Middelburgs profiel De actualisatie van het evenementenbeleid volgt logisch op de actualisatie van het toerismebeleid. Net als bij het toeristisch beleidsplan is een van de ambities uit het evenementenbeleid om richting te geven aan het inhoudelijke profiel van de gemeente Middelburg. Middelburg wordt o.a. gekenmerkt door haar historische karakter, haar winkelgebied en regionale functie. Tezamen zorgt dit ervoor dat de gemeente Middelburg een bruisende gemeente is. Het evenementenbeleid behelst een aantal stuurmogelijkheden om dit inhoudelijk profiel te versterken; om Middelburg bruisend te houden. Denk hierbij aan subsidieverlening en dienstverlening door de gemeente. Zo versterken we het Middelburgs profiel. 1.2 Het evenementenbeleid waarborgt een kwalitatief goede en passende dienstverlening vanuit de gemeente Uit het participatietraject kwam sterk naar voren dat inwoners, organisatoren en ondernemers erg te spreken zijn over de dienstverlening vanuit de gemeente Middelburg. Dit koesteren we en daarom willen we dit behouden en versterken. Het evenementenbeleid zet daarom in op een kwalitatief goede en passende dienstverlening vanuit de gemeente. 1.3 De organisatie van de gemeente Middelburg gaat meer integraal samenwerken Evenementen zijn bij uitstek een onderwerp dat speelt op meerdere afdelingen van de gemeente Middelburg.

Vergunningverlening, subsidiëring, veiligheid, ruimte en duurzaamheid zijn met reden allemaal op verschillende afdelingen belegd. Het is zaak dat we evenementen integraal aanvliegen om zo ook een goede dienstverlening vanuit de gemeente te waarborgen. Dit doen we door meerdere beleidsstukken op elkaar af te stemmen. Zo volgt het evenementenbeleid logisch op het toeristisch beleidsplan en werken we ook aan synergie tussen het evenementenbeleid en het nog vast te stellen parkeerbeleid. Bovendien stemmen we processen als subsidieverlening en vergunningverlening beter op elkaar af. Een hulpmiddel is de evenementcoördinatie uit 3.1. Zo borgen we een integrale benaderingswijze. 1.4 We hebben blijvende aandacht voor evenementenveiligheid Evenementen zijn een feestje, maar moeten ook een feestje blijven. Daarom dienen evenementen veilig en ordentelijk te verlopen. We hebben dus blijvend aandacht voor evenementenveiligheid. Hiertoe stellen we een categorisatie van evenementen op en voeren we structureel een risicoanalyse uit. Voor evenementen waarop dit van toepassing is, dient er een veiligheidsplan geschreven te worden door de organisator. Tenslotte hebben we bij grootschalige evenementen extra aandacht voor het thema crowdmanagement.

2.1 Met een subsidieregeling voor evenementen kunnen we inhoudelijk sturing geven aan het evenementenaanbod Een van de praktische problemen waar de gemeente Middelburg tegen aanliep is de structurele overschrijding van het subsidiebudget voor evenementen. Uw raad gaf het college als inhoudelijk kader mee om te werken aan een afwegingskader voor evenementsubsidies. Met een subsidieregeling voor evenementen lossen we enerzijds het budgettaire probleem op door een formeel subsidieplafond in te stellen en kunnen we anderzijds meer inhoudelijk sturen op subsidies middels een afwegingskader. Daarnaast formaliseren we met een subsidieregeling het aanvraagproces, zodat de gemeente en organisatoren de verwachtingen helder hebben en daarop hun activiteiten 2

kunnen afstemmen. Zo verbeteren we het dienstverleningsproces. De subsidieregeling voor evenementen in Middelburg wordt nog opgesteld op basis van de uitgangspunten van het beleid waarover uw raad met dit voorstel beslist. Het college zal een subsidieregeling op basis van artikel 5 van de Algemene Subsidieverordening Middelburg 2022 vaststellen. Uw raad zal via het begrotingsproces beslissen over de hoogte van het budget. Het opstellen van een subsidieregeling voor evenementen is opgenomen in het plan van aanpak. 3.1 We borgen evenementcoördinatie structureel binnen de organisatie Uw raad heeft reeds op 23 mei 2024 een kaderstellend budget van € 50.000 beschikbaar gesteld voor evenementcoördinatie. Wij zetten dit budget in om evenementcoördinatie structureel binnen de organisatie te borgen. Zo zorgen we voor één aanspreekpunt voor evenementen en stemmen we interne processen omtrent vergunningverlening, subsidiëring en veiligheid op elkaar af. In het plan van aanpak is de uitwerking van de definitieve rol van de evenementencoördinator opgenomen. In 2025 zal het budget gebruikt worden voor het inhuren van een projectleider implementatie evenementenbeleid. In 2026 zal een evenementencoördinator worden geworven waarmee de gemeente Middelburg een vast aanspreekpunt op het gebied van evenementen krijgt.

4.1 Duurzaamheid in het evenementenbeleid Thema’s zoals duurzaamheid en circulariteit speelden in 2002 nog geen rol in het beleid. In 2024 is het evenementenbeleid geactualiseerd om naast de praktische uitdagingen met betrekking tot subsidiering, vergunningverlening en veiligheid ook in te spelen op hedendaagse uitdagingen, zoals klimaatverandering en de overgang naar een circulaire economie. Duurzaamheid en circulariteit zijn nu geïntegreerd als centrale pijlers. Een van de belangrijkste toevoegingen aan het nieuwe beleid is de introductie van een duurzaamheidschecklist (bijlage 4). De duurzaamheidschecklist is een praktisch hulpmiddel dat zowel de gemeente als organisatoren ondersteunt bij het verduurzamen van evenementen. Deze checklist helpt inzicht te geven in de huidige impact van een evenement en biedt concrete handvatten om verbeteringen door te voeren. Het doel van de checklist is niet alleen om duurzaamheid te waarborgen, maar ook om organisatoren bewust te maken van hun ecologische voetafdruk. De checklist omvat bijvoorbeeld: • Afvalbeheer: geen gebruik van wegwerpplastic, het stimuleren van afvalscheiding en Refuse-Reduce-ReuseRecyle methode. • Materialen: het gebruik van circulaire materialen voor podia, decoraties en andere voorzieningen. • Energiegebruik: verminderen van het verbruik en treffen van energiebesparende maatregelen.

• Catering: het aanbieden van lokale, seizoensgebonden en vegetarische opties en tegengaan van voedselverspilling. • Transport: het bevorderen van duurzame mobiliteit voor bezoekers en leveranciers. Door deze vernieuwde aanpak zet de gemeente een belangrijke stap in de richting van duurzame en toekomstbestendige evenementen, zonder de aantrekkelijkheid en feestelijke sfeer van deze activiteiten te verliezen. 5.1 We maken ruimte voor de ambitie om meer en periodiek grote evenementen aan te trekken Het huidige subsidiebudget voor evenementen wordt structureel overvraagd. Het evenementenbeleid heeft de ambitie om het evenementenaanbod te versterken en betere spreiding van evenementen door het jaar heen te stimuleren. Hierbij wil de gemeente in het bijzonder inzetten op het opvullen van het gat in het voorjaar van de evenementenkalender door het aantrekken van een groot evenement in deze periode Kanttekeningen

De gemeente Middelburg heeft te maken met een structurele overschrijding van het huidige subsidiebudget voor evenementen. In het plan van aanpak is het opstellen van een subsidieregeling voor evenementen opgenomen. Door een formeel subsidieplafond in te stellen wordt het budgettaire probleem opgelost en kan subsidieverlening inhoudelijk meer worden gestuurd. In één van de zienswijzen wordt gesproken over geluidsoverlast veroorzaakt door evenementen. Dit onderstreept het belang van het zorgvuldig opstellen van locatieprofielen, waarbij wordt vastgesteld welk soort evenement geschikt is voor welke locatie. Hierbij wordt onder andere het vrijkomen van geluid bij evenementen en de locatie ten opzichte van omwonenden meegenomen. 3

Tijdens de presentatieavond van het concept evenementenbeleid op 29 oktober 2024 hebben meerdere bezoekers opmerkingen en adviezen voor de gemeente achtergelaten. Er waren meerdere vragen en opmerkingen over het verlenen van vergunningen en subsidies voor evenementen. De opmerkingen die bezoekers van de presentatieavond hebben achtergelaten benadrukken het belang van duidelijke communicatie omtrent de kaders en afwegingen bij vergunning- en subsidieverlening. Door het opzetten van evenementencoördinatie heeft het evenementenbeleid de ambitie om goede communicatie naar inwoners en organisatoren te borgen. Financiën

Evenementencoördinatie Uw raad heeft reeds op 23 mei 2024 een kaderstellend budget van € 50.000 beschikbaar gesteld voor evenementcoördinatie. In het plan van aanpak is het opstellen van een definitief profiel voor de functie evenementencoördinator opgenomen. De verwachting is, op basis van onderzoek naar inschaling van soortgelijke functies in andere middelgrote gemeenten, dat de functie evenementencoördinator in salarisschaal 10 zal vallen en 1fte in beslag zal nemen. Naar aanleiding van het opstellen van een definitief profiel voor de functie zal dit iets kunnen afwijken. Met de huidige indicatie is het kaderstellend budget van €50.000 ontoereikend. Het benodigd aanvullend budget van €40.000 zal via de kadernota 2026-2029 behandeld worden. De €50.000 die u reeds beschikbaar gesteld heeft zal in 2025 worden gebruikt voor de aanstelling van een projectleider. Deze projectleider zal de uitvoering van het evenementenbeleid en plan van aanpak waarborgen. Met het huidige en aanvullende budget samen is er vanaf 2026 €90.000 beschikbaar voor de fulltime aanstelling van een evenementencoördinator. Duurzame evenementen Om duurzame evenementen te stimuleren wordt er een duurzaamheidssubsidie beschikbaar gesteld. Hiervoor is €65.000 vrijgemaakt voor 2025 en 2026 via het Actieprogramma Klimaat, Energie en Circulariteit Middelburg 20252050.

De duurzaamheidssubsidie evenementen zal worden verstrekt op basis van de subsidieregeling voor evenementen, welke in de eerste helft van 2025 wordt opgesteld. Het opstellen van deze subsidieregeling is opgenomen in het plan van aanpak. Spreiding evenementen Het huidige subsidiebudget voor evenementen wordt structureel overvraagd. Er wordt een aanvullend incidenteel budget van €50.000 per jaar voor de periode van drie jaar beschikbaar gesteld om betere spreiding van evenementen door het jaar heen te stimuleren. Hierbij wil de gemeente in het bijzonder inzetten op het opvullen van het gat in het voorjaar van de evenementenkalender door het aantrekken van een groot evenement in deze periode. Duurzaamheid

Met dit voorstel worden de thema's Duurzaamheid en Circulariteit onderdeel van het nieuwe Evenementenbeleid. De verduurzaming van evenementen leidt tot kritisch gebruik van materialen, minder afval, energiebesparing, minder energieverbruik waardoor ook minder CO2 uitstoot en minder impact op het milieu. Dit draagt allemaal bij aan het Middelburgse Klimaat en Energiebeleid. Daarnaast draagt het bij aan het creëren van een toekomstbestendige samenleving. Communicatie en participatie

Voor de totstandkoming van het geactualiseerde evenementenbeleid is een stevig participatietraject uitgevoerd met een stakeholdersbijeenkomst, enquête en diepte-interviews. Het Concept evenementenbeleid Middelburg 2025-2028 is op 29 oktober gepresenteerd tijdens een inloopbijeenkomst, waarna het 6 weken ter inzage heeft gelegen. Het overzicht van het participatietraject actualisatie evenementenbeleid 2025-2028 is als bijlage toegevoegd (bijlage 5). Een overzicht van de ingediende zienswijzen en de reactie daarop vindt u in de bijlage Zienswijzenrapport evenementenbeleid Middelburg 2025-2028 (bijlage 3). Het participatietraject voor de actualisatie van het evenementenbeleid wordt nog geëvalueerd.

4

Uitvoering

Om de uitvoering van de actualisatie van het evenementenbeleid te waarborgen is een plan van aanpak opgesteld (bijlage 2). Hierin staat per onderdeel beschreven welke acties er zullen volgen en op welke termijn deze zullen worden uitgevoerd. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

n.v.t. Bijlagen

1. 2. 3. 4. 5.

Evenementenbeleid gemeente Middelburg 2025-2028 (openbaar) Plan van aanpak evenementenbeleid Middelburg 2025-2028 (openbaar) Zienswijzenrapport actualisatie evenementenbeleid Middelburg 2025-2028 (openbaar) Richtlijnen voor duurzame evenementen Middelburg 2025-2028 (openbaar) Overzicht participatietraject actualisatie evenementenbeleid 2025-2028 (openbaar)

Middelburg, 4 februari 2025 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

Aart van den Brink de burgemeester,

Yvonne van Mastrigt

5