25-024 Bijlage 2. Plan van aanpak Evenementenbeleid Middelburg 2025-2028

Plan van Aanpak Evenementenbeleid Middelburg 2025-2028 De doelen van het evenementenbeleid zijn vertaald naar een plan van aanpak voor de komende jaren. Hierin is opgenomen welke taken er liggen en op welke termijn deze zullen worden uitgevoerd.

Locatieprofielen voor evenementen opstellen Omschrijving Het opstellen van locatieprofielen om te bepalen welke locaties geschikt zijn voor wat voor soort evenementen en welke aandachtspunten er voor deze locaties belangrijk zijn.

Actie

Termijn

Actiehouder

-

Het onderzoeken en opstellen van locatieprofielen.

Start in 1e kwartaal 2025

Evenementencoördinator/projectleider, Leefomgeving, V&H, integraal afstemmen welke afdelingen hierbij betrokken moeten worden.

-

Het opstellen van de locaties van 2025

Uitgevoerd

Coördinator V&H

Evenementenlocaties voor 2025 (voorlopig): Markt Meiveld Damplein/Graanbeurs Koorkerkplein Abdijplein en rond gebouwen Bolwerk/Seismolen Molenwater en Park Vlasmarkt Plein 1940 Hof van Tange Jachthaven/Loskade Walplein Geersesweg Oude Veerseweg

Het Zwin Rijnstraat Vliegveld Midden-Zeeland Arnemuiden: Winkelstraat Havenplein Burg. Hackstraat -

Wens en geschiktheid locaties onderzoeken aan de hand van de evenementenvisie

Start Q1

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker

-

Regels voor locaties opstellen Regels naar het Omgevingsplan

n.t.b.

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker in samenwerking met projectgroep Omgevingsplan

-

Vaststellen en publiceren van regels van Omgevingsplan door college B&W

n.t.b.

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker in samenwerking met projectgroep Omgevingsplan

Subsidieregeling voor evenementen opstellen Omschrijving Het opstellen van een subsidieregeling voor evenementen

Actie

Termijn

Actiehouder

-

Onderzoeken mogelijke subsidies Uitkomst van onderzoek naar indirecte subsidies meenemen in opstellen subsidieregeling

Beleidsmedewerker Cultuur, beleidsmedewerker duurzaamheid, Juridische zaken, Wijk en Bestuur

-

Duurzaamheidssubsidie onderzoeken (aan de hand van checklist?) Afstemmen met uitvoeringsprogramma KEC

Beleidsmedewerker duurzaamheid (KEC), beleidsmedewerker cultuur, Juridische zaken, Wijk en Bestuur

-

Vaststellen van regeling door college B&W

Medio 2025

Beleidsmedewerker Cultuur en duurzaamheid,

Juridische zaken, Wijk en Bestuur Het opstellen van een subsidieproces dat afgestemd is met vergunningverlening en handhaving

-

Afstemming subsidieregeling evenementen en duurzaamheid met proces vergunningverlening en handhaving

3e kwartaal 2025

Beleidsmedewerker Cultuur en duurzaamheid Juridische zaken Wijk en Bestuur

-

Procedure/proces afspraken maken

3e kwartaal 2025

Beleidsmedewerker Cultuur en duurzaamheid Juridische zaken Wijk en Bestuur

Termijn

Door wie? Evenementen coördinator, Juridische zaken, Wijk en Bestuur, V&H, Leefomgeving

Beleidsregels opstellen Omschrijving Opstellen beleidsregels en nadere regels voor vergunningverlening & handhaving en uitvoering

Actie -

Onderzoeken welke beleidsregels en nadere regels nodig / gewenst zijn

1e kwartaal 2025

-

Reeds bekend: - Beleidsregels eindtijden - Beleidsregels geluid (bruidschat omgevingsplan) - Risicoanalyse evenementen - Beleidsregels milieuzorg

Afhankelijk van planning omgevingsplan

Vaststellen en publiceren beleidsregels college B&W

Afhankelijk van planning omgevingsplan

-

Juridische zaken Wijk en Bestuur

Beleidsmedewerkers Milieu, Adviseur Veiligheid, Evenementen coördinator/beleidsmedewerker Juridische zaken Wijk en Bestuur

Beleidsmedewerkers Milieu, Adviseur Veiligheid, Evenementen coördinator/beleidsmedewerker -

Wijzigingen t.b.v. het beleid bijhouden en verwerken

2028

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker

Kwantificatie indirecte subsidie Omschrijving Het kwantificeren van de indirecte subsidies die bij evenementen worden gegeven, bijv. het plaatsen van prullenbakken

Actie -

-

-

Opstellen van een plan om de kosten die de gemeente maakt in kaart te brengen. Hierbij is te denken misgelopen opbrengsten, niet doorberekende kosten en kosten die gemaakt worden voor exploitatie/loonkosten stadsbeheer, v&h, veiligheid (OOV), toezichthouders, boa’s, vergunningverleners en (interne) adviseurs. Analyseren van de uitkomsten, opstellen van conclusies en aanbevelingen in 2027. Vaststellen door college uiterlijk 2028. Bijzonderheden in tussenliggende periode jaarlijks met het opstellen van de evenementenkalender met het college afstemmen.

Termijn

Actiehouder

Komende jaren (2025-2028)

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker, Coördinator V&H, Coördinatoren Stadsbeheer en Adviseur Veiligheid

Als eerste stap starten met onderzoek naar indirecte subsidie geleverd door OOV

Evenementencoördinatie opzetten/uitwerken Omschrijving

Actie

Termijn

Actiehouder

Aanstellen projectleider implementatie evenementenbeleid

Terugkoppeling zienswijzen

Webpagina www.middelburg.nl/evenementen in gebruik nemen

Kwaliteitsslag maken in de processen vergunningverlening, handhaving, veiligheid en uitvoering stadsbeheer

-

Opstellen van een profiel voor een projectleider implementatie evenementenbeleid

1e kwartaal 2025

-

Werven van projectleider

1e-2e kwartaal 2025

-

Antwoord versturen naar afzenders van zienswijzen

-

Contact opnemen met afzenders zienswijzen over vervolgstappen evenementenbeleid

-

Ontwerp webpagina maken

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker, communicatieadviseur

-

Publieksversie evenementen plaatsen op www.middelburg.nl/evenementen

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker, communicatieadviseur

-

Duurzaamheidschecklist plaatsen op www.middelburg.nl/evenementen

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker, vakspecialist milieu, communicatieadviseur

-

Webpagina publiceren

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker, communicatieadviseur

-

Onderzoeken bereikbaarheid en kwaliteit communicatie van gemeente naar organisatoren van evenementen

Coördinator V&H, evenementen coördinator/beleidsmedewerker, communicatieadviseur

-

Definiëren van de processen en verbetermogelijkheden bepalen, deze uitvoeren en evalueren

Start 2025

Coördinator V&H

Coördinator V&H / Evenementen coördinator/beleidsmedewerker, communicatieadviseur, adviseur OOV

Aanstellen evenementen coördinator/beleidsmedewerker

Onderzoeken op welke gebieden er behoefte is aan coördinatie en beleidsvorming binnen het evenementenbeleid.

-

Opstellen van een (tijdelijk) profiel voor een evenementen coördinator/beleidsmedewerker voor de uitvoering van het evenementenbeleid (en uitvoeren van het plan van aanpak)

1e kwartaal 2025

Coördinator V&H / Beleidsmedewerker Cultuur. adviseur OOV

-

Werven van evenementencoördinator

1e kwartaal 2025

Coördinator V&H / Beleidsmedewerker Cultuur, adviseur OOV

-

Ontwikkelen functie evenementencoördinator

2025-2028

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker, communicatieadviseur

-

Opstellen structuur en hoofdprocessen evenementenbeleid

Uiterlijk 2028

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker

-

Aanpassen van (tijdelijk) profiel evenementen coördinator

Uiterlijk 2028

Evenementen coördinator/beleidsmedewerker

Termijn

Actiehouder

Versterken van veiligheid Omschrijving Onderzoeken wat er aan evenementenveiligheid nodig is

Actie -

Nader onderzoek risico’s evenementen veiligheid

2025

Adviseur Veiligheid, projectleider/coördinator evenementen V&H

-

Opstellen en uitvoeren van verbeterplan

2026-2028

Adviseur Veiligheid, projectleider/coördinator evenementen V&H

Crowdmanagement bij evenementen versterken

-

Opstellen en uitvoeren van verbeterplan

2026-2028

Adviseur Veiligheid, projectleider/coördinator evenementen V&H