24-168 rvs samenwerkmodel ontmoetingsgericht

raadsvoorstel volgnummer

19 december 2024 24-168

onderwerp

Besluitvorming samenwerkmodel ontmoetingsgericht

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Willemien Treurniet Bestuur en ondersteuning Denise van Leeuwen d.van.leeuwen@middelburg.nl (0118) 67 51 08

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Het samenwerkmodel ontmoetingsgericht als uitgangspunt te nemen voor de huisvestingsstrategie van de ambtelijke organisatie gemeente Middelburg en daarmee te kiezen voor een nieuw samenwerkmodel dat meer gericht is op ontmoeting van medewerkers met inwoners en tussen medewerkers. 2. In de verkenningsfase het college de opdracht te geven om het scenario verbouwen van het stadskantoor en het scenario verhuizen te laten onderzoeken. 3. Het college de opdracht te geven in het eerste half jaar van 2025 één van deze scenario's voor te leggen aan de raad. Aanleiding

De samenleving verandert voortdurend. Het is daarom belangrijk dat ook de gemeentelijke organisatie blijft ontwikkelen. Passend bij wat de samenleving van ons vraagt. En passend bij wat medewerkers nodig hebben om dat doelmatig en doeltreffend te organiseren. Dit vraagt ons na te denken over de organisatie waardoor het werk toekomstbestendig wordt georganiseerd. De dienstverlening aan onze inwoners staat daarbij centraal (hoe kunnen we onze inwoners het beste bedienen). Daarom wordt er gewerkt aan de visie op werken (VOW). Op 19 maart 2024 is uw raad hierover geïnformeerd met een memo actieve informatie. Sinds de coronaperiode is de manier van werken definitief veranderd. Het hybride werken is in een stroomversnelling geraakt en we hebben te maken met een krappe arbeidsmarkt. Met het project VOW willen wij de goede dienstverlening aan onze inwoners versterken en een betrouwbare en behulpzame overheid zijn. Door onze medewerkers de juiste ondersteuning te bieden, kunnen zij hun werk efficiënter en effectiever uitvoeren, wat ten goede komt aan onze inwoners. Daarom richten wij ons erop dat: • de gemeente Middelburg een aantrekkelijkere werkgever is voor medewerkers, nu en in de toekomst; • medewerkers hun werk beter en makkelijker kunnen doen.

Wij bevorderen de integrale samenwerking, samen kom je verder; • de huisvesting zo (kosten)efficiënt en duurzaam mogelijk is en de manier van werken ondersteunt. Naast het hybride werken, wordt gekeken naar: • Een visie op werkgeverschap: wie zijn wij, wat doen wij, wat hebben wij te bieden en welke manier van werken past hierbij?; • Welke activiteiten voeren wij uit, wat betekent dit voor de ruimtebehoefte en faciliteiten en hoe verhoudt zich dit tot de huidige inrichting van het gebouw: wat zijn de mogelijkheden? In deze verkenningsfase hebben we samen met een externe partij (Veldhoen + Company) onderzoeken uitgevoerd om de huidige werkstijlen in kaart te brengen en de behoeften beter te begrijpen. Met deze inzichten werken we toe naar toekomstscenario's. Om aan het eind van deze fase scenario's te beoordelen en een keuze te maken.

1

Keuze samenwerkmodel Er zijn vijf samenwerkmodellen. De samenwerkmodellen verschillen in focus en gedragsverandering: van interne focus naar meer focus op de samenleving en naar meer samenwerken met partners. En van geen verandering nodig naar veel verandering nodig. De samenwerkmodellen, die verder zijn omschreven in bijlage I, zijn: A) teamgericht B) intern samenwerkingsgericht C) ontmoetingsgericht D) extern samenwerkingsgericht E) integraal/ probleemgericht Met het project VOW willen wij de goede dienstverlening aan onze inwoners versterken en een betrouwbare en behulpzame overheid zijn. Om dit en de projectdoelen te bereiken stelt het college voor om model C als uitgangspunt te nemen voor de huisvestingsstrategie. Hoe we met elkaar willen samenwerken heeft gevolgen voor de indeling van het gebouw. Het is belangrijk dat het gebouw een nieuwe visie op de manier van werken en de daarbij passende nieuwe werkomgeving kan faciliteren. Effect

Met de keuze voor het samenwerkmodel ontmoetingsgericht komt er een nieuw uitgangspunt voor de huisvestingsstrategie en implementatie van de nieuwe VOW. De huisvesting moet dan zo zijn dat het zorgt voor een gastvrije ontvangst van inwoners, andere bezoekers én voor de ontmoeting van medewerkers onderling. Het beoogde effect is meer interdisciplinair samenwerken en meer aan opgaven en in projecten werken. Voor de indeling van het gebouw kan dit het volgende effect hebben: • Vermindering en optimalisatie van individuele werkplekken; • Flexibeler gebruik van diverse soorten werk- en samenwerkplekken; • Creëren van een groot centraal samenwerkgebied; • Ruimte beschikbaar stellen voor een projectgebied waar projectteams kunnen samenwerken; • Mogelijke verhuizing van de publiekshal (en de KVK) naar een andere locatie in het gebouw en het optimaliseren/verkleinen van deze ruimte; • Transformatie van het restaurant naar een werkcafé; • Vermindering van het aantal vierkante meter vloeroppervlak en mogelijk verhuren van één van de torens.

Het effect op de langere termijn is dat: • De dienstverlening toekomstbestendiger en wendbaarder wordt; • (In)Formele ontmoeting wordt gestimuleerd; • Betrokkenheid van medewerkers met de organisatie en de verbondenheid met elkaar wordt vergroot; • Medewerkers worden behouden en aangetrokken; • Integrale samenwerking wordt bevorderd; • De huisvesting goed past bij toekomstige ontwikkelingen zoals fluctuatie van het aantal medewerkers of indeling van de organisatie; • Exploitatiekosten dalen door compactere huisvesting. Argumenten

1.1 Door ontmoetingsgericht samen te werken, verbeteren we de dienstverlening aan onze inwoners. Goede en betrouwbare dienstverlening aan onze inwoners is erg belangrijk. Bij de overgang van een teamgerichte manier van werken (model A) naar een ontmoetingsgerichte manier van werken (model C) stimuleren we samenwerking en worden processen verder gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. De keuze voor dit model zorgt voor een inspirerende werkomgeving met ruimtes die uitnodigen tot samenwerking, creativiteit en uitwisseling van ideeën. Hiermee vergroten we o.a. de verbinding tussen collega’s. Dit is nodig om onze inwoners zo goed mogelijk te helpen. Proactief buiten je team en organisatie kijken naar met wie, waar, wanneer en hoe je anders kunt samenwerken, leidt tot verbetering van werkinhoud en werkprocessen en daarmee van onze dienstverlening. Door betere faciliteiten kunnen medewerkers hun werk efficiënter en effectiever uitvoeren, wat uiteindelijk ten goede komt aan onze inwoners. Bij de eerste twee modellen ligt de focus op het eigen team of een aantal andere teams. Bij model D (extern samenwerkingsgericht) en E (integraal probleemgericht) zijn medewerkers versnipperd over verschillende 2

locaties binnen de gemeente. 1.2 Het samenwerkmodel ontmoetingsgericht sluit aan bij de vastgestelde visie op dienstverlening. In de visie op dienstverlening staat dat we goede dienstverlening willen (blijven) leveren en dat we onze dienstverlening toekomstbestendiger en wendbaarder willen maken. Vier actielijnen worden genoemd: toegankelijkheid en inclusie, versnelde digitalisering, persoonlijk en met aandacht en eenvoudige procedures. Het samenwerkmodel ontmoetingsgericht is gericht op ontmoeting en samenwerking: gastvrije ontvangst van bezoekers en het bewust contact zoeken met collega’s en met buiten (inwoners en bedrijven); en verder uitbouwen van actief opzoeken van inwoners (waar het kan gaan we naar buiten). Op dit moment zoeken we de inwoner al actief op door deel te nemen aan wijktafels, aanwezig te zijn op scholen en bij huisartsen, huisbezoeken, etc.. Dit kan met model C (ontmoetingsgericht) als uitgangspunt verder worden uitgebouwd. Het sluit ook aan bij wat in de visie op dienstverlening staat: onderzoeken hoe we de dienstverlening naar de burger toe kunnen brengen en in welke situaties dienstverlening op locatie een optie is. Daarnaast is model C gericht op het verbeteren van de interne samenwerking en digitalisering. Wat ook bijdraagt aan het beter en slimmer organiseren van de dienstverlening.

1.3 De huidige werkomgeving wordt niet ervaren als een productieve werkomgeving waar medewerkers trots op zijn en waarin zij prettig (hybride) kunnen samenwerken. Uit het onderzoek naar de huidige werkstijl blijkt dat er behoefte is aan betere faciliteiten op kantoor. Daarnaast wordt er gemiddeld 66% van de tijd individueel gewerkt en 34% samen. 70% van de samenwerktijd is gericht op samenwerking binnen de afdeling. Het streven is dat er meer wordt samengewerkt tussen de afdelingen. Toegang tot verschillende soorten werkplekken en samenwerkruimtes is nodig om flexibeler samen te kunnen werken. Het ontbreekt aan ontmoetingsplekken, wat de kans op spontane interactie met collega’s vermindert. Slechts 20% van de medewerkers is trots om bezoek te ontvangen op het huidige stadskantoor. 1.4 Het samenwerkmodel ontmoetingsgericht past bij de huidige uitgangspunten van onze organisatieontwikkeling: • • • • •

Van buiten naar binnen denken en handelen; ons vertrekpunt is de inwoner (model C: focus op de opgaves en de maatschappij/ bewust contact zoeken met collega’s en met buiten); Digitale versnelling; zodat we optimaal dienstverlenend zijn voor onze inwoners en elkaar (model C: digitaal werken is nodig om inzicht te houden); Logisch en integraal werken en organiseren, zodat we snel kunnen inspelen op ontwikkelingen (model C: werken op kantoor in een matrix, team + project); Taakvolwassen en flexibel werken en denken, zodat ons werk leuk en interessant blijft (model C: verandering mindset en routines nodig); Verbeteren en vernieuwen waar we beter, slimmer of goedkoper kunnen werken. Zodat we in spelen op de wensen en eisen van de veranderende samenleving. 2.1 en 3.1 Verbouwen heeft mogelijkheden en onmogelijkheden. Het huidige stadskantoor heeft een aantal nadelen om beter te kunnen samenwerken. Het heeft kleine werkvloeren en kent weinig openheid. Uit een gebouwscan uitgevoerd door de externe partij blijkt dat er haken en ogen zitten aan het verbouwen van het huidige stadskantoor. Het is bijvoorbeeld mogelijk om torens efficiënter te gebruiken, een centraal samenwerkgebied te creëren en het gebruik van de eerste verdieping te optimaliseren. Het is niet mogelijk grotere gedeelde werkgebieden te maken.

Daarnaast staat het stadskantoor de komende jaren voor grote investeringen voor verduurzaming en een nieuwe energievoorziening. Omdat aan verbouwen haken en ogen zitten willen we in de verkenningsfase ook het scenario verhuizen onderzoeken.

Kanttekeningen

1.1 De keuze voor model C (ontmoetingsgericht) heeft gevolgen voor de indeling van het gebouw. Dit heeft financiële consequenties. Later in de verkenningsfase wordt een grove inschatting van de investering gemaakt o.b.v. financiële kengetallen. Deze inschatting komt terug in de scenario keuze die in het eerste half jaar van 2025 wordt voorgelegd aan de raad. 1.2 Dit traject kost tijd en inzet van iedereen. Veranderen kan weerstand, teleurstelling en onrust met zich 3

meebrengen. 1.3 Het succes van andere opgaven, zoals het verbeteren van de digitale werkomgeving, het digitaal (samen)werken in en archiveren van documenten, vergroten van de taakvolwassenheid, etc. zijn belangrijke voorwaarden voor het succesvol implementeren van een nieuwe manier van werken. 2.1 en 3.1 Het is nu nog niet bekend of het een reëel scenario is dat we in het stadskantoor blijven of dat we verhuizen. Het samenwerkmodel ontmoetingsgericht blijft hoe dan ook het uitgangspunt. 2.2 en 3.2 Het moderniseren van de raadzaal is geen onderdeel van dit project. In de projectgroep raadzaal wordt toegewerkt naar een definitief ontwerp, op basis waarvan de raad een voorstel wordt voorgelegd over de keuze of de raadzaal verbouwd wordt. Omdat dit project al liep, willen we dit project tot de aanbesteding voorbereiden. Zodra het duidelijk is dat het nieuwe werkconcept mogelijk is binnen het huidige stadskantoor (keuze voor scenario verbouwen) kan de aanbesteding voor de herinrichting van de raadzaal worden gestart. Hiermee zorgen we ervoor dat we (na Het besluit dat het stadskantoor verbouwd wordt) geen tijd verliezen om de raadzaal opnieuw in te gaan richten. 2.3 en 3.3 De publiekshal is primair voor de bezoekers, maar is ook de werkplek van medewerkers.

Uitgangspunten voor de publiekshal, vanuit de visie op werken en de visie op dienstverlening zijn bepalend voor het ontwerp van de publiekshal. Het ontwerp en de verbouwing van de publiekshal wordt meegenomen in het vervolg van dit project, zodra het duidelijk is dat het nieuwe werkconcept mogelijk is binnen het huidige stadskantoor (keuze voor scenario verbouwen). Financiën

De keuze voor het samenwerkmodel ontmoetingsgericht heeft gevolgen voor de indeling van het gebouw en vraagt een verbouwing of verhuizing. Dit heeft financiële consequenties. Later in de verkenningsfase wordt een grove inschatting van de investering gemaakt o.b.v. financiële kengetallen. Deze inschatting komt terug in de scenario keuze die in het eerste half jaar van 2025 wordt voorgelegd aan de raad. De uitwerking en detailberekening is voor het vervolg wanneer een scenario keuze is gemaakt. Duurzaamheid

We streven onder meer naar duurzame inzetbaarheid van medewerkers, naar een duurzame kantooromgeving voor medewerkers en zo (kosten)efficiënt en duurzaam mogelijke huisvesting. Communicatie en participatie

Gedurende het gehele project wordt intern gecommuniceerd (o.a. via een interne nieuwsbrief) en dat blijven we doen. Uitvoering

De resultaten van de verkenningsfase worden door de externe partij vastgelegd in een eindadvies. In het eerste half jaar van 2025 zal het college de keuze voor één van de twee scenario’s, inclusief een grove inschatting van de financiële consequenties ter besluitvorming voorleggen aan de raad. Daarna wordt het gekozen scenario uitgewerkt en uitgevoerd. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Niet van toepassing Bijlagen

1. Samenwerkmodellen (A t/m E) Middelburg, 12 november 2024

Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

Aart van den Brink de burgemeester,

Yvonne van Mastrigt 4