24-166 Rapport Locatiekeuze Asielzoekerscentrum v1.0 tbv raad - definitief

⬥ Welke mogelijke locaties zijn de revue gepasseerd en waarom? Dat kunnen we niet vaststellen, omdat we niet weten welke locaties er op basis van criteria a en b zijn afgevallen. ⬥ Wie waren betrokken bij de beoordeling van de locaties? De projectgroep zelf heeft gezamenlijk vanuit hun expertisegebied de beoordeling van de locaties uitgevoerd. De samenstelling van de projectgroep staat beschreven in par. 2.6.1. ⬥ Hoe is de onafhankelijkheid van de individuele beoordelingen geborgd? Er zijn geen individuele beoordelingen gemaakt maar één gezamenlijke. Borging van het resultaat is gedaan door het voeren van een tegenspraaksessie met niet bij het project betrokken deskundige collega’s. Vervolgens is nog een aanvullende verantwoording van de gemaakte keuzes gemaakt.

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

30

⬥ Waren de beoordelingscriteria helder, duidelijk en zijn deze door de beoordelaars op eenzelfde manier geïnterpreteerd? Doordat de beoordeling gezamenlijk is gedaan, zijn de criteria door de beoordelaars op eenzelfde manier geïnterpreteerd.

4.3.

Beantwoording van de centrale onderzoeksvraag Hoe verliep het proces van de gemeente naar het vinden van een nieuwe locatie voor opvang asielzoekers in de gemeente Middelburg? Het proces is onder tijdsdruk verlopen, vooral vanwege het a lopen van de huidige overeenkomst voor de huidige locatie van het AZC. Die tijdsdruk is er overigens nog steeds. De tijdsdruk is deels zelf veroorzaakt. De selectie van de locatie lijkt naar eer en geweten te zijn uitgevoerd. Projectgroep en college zijn zorgvuldig te werk gegaan. De gehanteerde criteria geven teveel ruimte voor interpretatie, waardoor je a hankelijk bent van de expertise van de persoon die de selectie uitvoert. Bovendien zijn ze onvolledig. Criteria als inancië n en tijd zijn nu impliciet gehanteerd bij de selectie. De betrokken stakeholders (waaronder raad en bewoners) zijn waar mogelijk tijdig en transparant geı̈nformeerd over het proces en de gemaakte keuzes. Wel zijn vragen te stellen over het participatieproces voorafgaand aan de locatiekeuze.

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

31

5.

Aanbevelingen 1. Algemeen a. Maak zo mogelijk een planning bij de start van een traject, zodat helder is wat er wanneer gaat gebeuren. Neem tijdig besluiten, zodat de planning gehaald kan worden. (toelichting: bekend was wanneer het huidige AZC zou stoppen. Je kunt dan terugrekenen wanneer je moet starten/besluiten om daarvoor op tijd te zijn.) 2. Kaderstelling a. Maak kaders SMART. Er was nu ruimte voor interpretatie, waarmee je de uitkomst persoonsafhankelijk maakt. b. Denk na over de hantering van de kaders. Wanneer scoort iets een + en wanneer een ++ ? Hoe zwaar wegen de verschillende aspecten t.o.v. elkaar? (sommige zaken zijn belangrijker dan andere) In bijvoorbeeld de wereld van aanbestedingen zijn goede voorbeelden te vinden van hoe dit moet. 3. Proces gemeenteraad en college a. Overweeg het inbouwen van tussenstappen in het opstellen van de kaders en hoe deze gehanteerd moeten worden. Dat vergroot de kwaliteit van de kaders. Ook het gezamenlijk met de raad opstellen van de kaders (met voorbeelden om zaken herkenbaar te maken) is een optie. b. Overweeg het inbouwen van tussenstappen in het keuzeproces, zodat het eigenaarschap van de raad wordt vergroot. 4. Burgerparticipatie a. Het in april 2024 gepresenteerde participatieplan is concreet en een voorbeeld van hoe je ook met dit soort documenten kunt omgaan.

Hou deze aanpak vast en gebruik deze ervaring bij toekomstige projecten. Blijf voeling houden met de beleving en verwachtingen van belanghebbenden. b. Maak meer gebruik van de handreikingen van de VNG, ook om de verwachtingen te beheersen. 5. Proces extern Geen aanbevelingen. 6. Gekozen locatie a. Maak inzichtelijk met welke locaties je het proces ingaat. Dat kan ook nadat je de kaders hebt vastgesteld. We weten nu niet wat er is afgevallen door toepassing van criteria a en b.

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

32

6.

Wederhoor en nawoord

6.1.

Wederhoorreac e college Middelburg Hierna vindt u de integrale tekst van het wederhoor van het Middelburgs college.

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

33

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

34

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

35

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

36

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

37

6.2.

Nawoord rekenkamer op wederhoorreac e college Middelburg In deze paragraaf vindt u elementsgewijs de reactie van het college terug. Daarbij hebben we aangegeven of dit al dan niet is verwerkt in de tekst van het rapport. De volgorde is gewijzigd t.o.v. de volgorde in de brief van het college, om van voor naar achter door het rapport te gaan. Door wijzigingen in tekst/opmaak kunnen paginanummers verschillen. Reactie college

Actie rekenkamer

p. 6, 1.1 Aanleiding tweede zin: oktober moet september zijn.

Overgenomen.

'In september 2023 heeft de gemeente Middelburg een voorlopige keuze gemaakt voor de locatie'. Pag. 7: A bakening, Belangrijk is ook aan te geven wat er niet wordt gedaan in het onderzoek, eerste bullet:

Het college heeft dat inderdaad in september besloten, in oktober is het in de raad behandeld. Overgenomen.

De zin 'Dit is niet de taak van de rekenkamer maar van het college.' zou moeten staan op de onderstaande plaats in de tekst: 'De rekenkamer zal geen onderzoek doen naar ‘het vinden van een geschikte locatie voor een AZC in Middelburg'. Dit is niet de taak van de rekenkamer maar van het college. Wij komen niet met alternatieve locaties en kijken uitsluitend naar de locaties die op enig moment in de genoemde periode de revue zijn gepasseerd. De rekenkamer komt met bevindingen naar hoe zowel raad als college het proces heeft uitgevoerd, de verkregen resultaten en welke conclusies, besluiten en verdere stappen er zijn genomen.' p. 12, 2.4. Huidige opvang in Middelburg: Middelburg kent drie soorten opvang, schrap TGO: 

AZC



Noodopvang



TGO (CNO)

Tekst aangepast. Het stond reeds in de voetnoot. Middelburg had tot medio 2022 een TGO.

Dit is eerder aangegeven. Nederland kent deze varianten, maar in Middelburg hebben we op dit moment alleen AZC en NO, geen TGO/CNO. In Middelburg zijn dus geen drie soorten opvang. p. 15, 2.6.1. 2e alinea: 'projectleider voor Cleene Hooge' vervangen door 'voormalig projectleider azc':

Overgenomen.

'De projectgroep bestond uit 7 personen. Een projectleider vanuit afdeling Samenleving, 3 medewerkers vanuit afdeling Leefomgeving: de voormalig projectleider azc...' Er zat geen 'projectleider Cleene Hooge' in de projectgroep. De beoogde medewerker zat in de projectgroep als voormalig projectleider azc. p.15, 2.6.1 Projectorganisatie vierde alinea: De stuurgroep wordt als afstemming gezien. Verslaglegging daarvan volgt in een collegevoorstel en -besluit en indien van toepassing een raadsvoorstel.

College- en raadsvoorstellen zijn de resultante van een proces, onder meer in de stuurgroep. Het is nu zeer lastig te

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

38

Reactie college

Actie rekenkamer volgen hoe de keuzes tot stand zijn gekomen. Geen aanpassing.

p. 19, 3.2.4. eerste alinea: 'Voor andere criteria die de VNG aangeeft zoals gevolgen voor inwoners/bedrijven, planologische bestemmingen en inancië le gevolgen, ontbreekt een toelichtende overweging waarom deze niet zijn meegenomen." Middelburg heeft al vele jaren een azc. Onderzoek naar de gevolgen van een azc is vooral aan de orde bij de eerste vestiging van een azc in een gemeente. Ook hadden we geen locaties met de juiste bestemming, waardoor dat criterium geen waarde had. Omdat é én van de criteria was dat het gemeentelijk bezit moest zijn, was het inancië le uitgangspunt bij alle locaties hetzelfde.

Het gaat hier vooral over de niet genoemde criteria. De criteria kunnen verschillend uitpakken, a hankelijk van de locatie. Zo kan bijvoorbeeld bij de ene locatie de ontsluiting veel kostbaarder zijn dan bij de andere. Ook gevolgen voor bewoners verschillen per locatie. Geen aanpassing.

p. 22, 3.2.6, Conclusie met betrekking tot het selectieproces, derde alinea:

Het begrip SMART wordt hier door het college te eng geı̈nterpreteerd.

Wij constateren dat erg de nadruk wordt gelegd op `SMART'. Wij voelen mee in het streven naar concrete en objectiveerbare kaders, maar het volkomen absoluut en SMART maken doet meestal geen recht aan de werkelijkheid. Kaderstelling geeft altijd enige vrijheid in de ruimte van uitvoering. Een absoluut kader van 3 ha. grond is bijvoorbeeld zeer SMART, maar sluit stukken grond van 2,9 ha uit en dat werkt niet als zo’n stuk grond relatief goed binnen het totaal aan kaders valt.

Ook SMART criteria kunnen vrijheid bieden. De essentie is dat objectief kan worden gecontroleerd of eraan is voldaan. Ook een criterium als “tussen 2,5 en 3,5 ha groot” is SMART.

p. 22, 3.2.7 De interactie tussen gemeenteraad en college gedurende het proces, voorlaatste alinea:

Voor kennisgeving aangenomen.

Op 23 mei 2024 is de lijst met categorieë n buitenplanse omgevingsplanactiviteiten is gewijzigd in verband met de realisatie van een azc op Cleene Hooge:

Geen aanpassing.

Het onderzoek betrof de locatiekeuze. Genoemd besluit is van na die tijd en vooral interessant voor de realisatiefase.

'Besluit: Aanpassing lijst met categorieën buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (24-065 RM). De raad besluit 1 de op 24 februari 2022 vastgestelde lijst van buitenplanse omgevingsplanactiviteiten waarvoor advies van de raad nodig is en waarvoor verplichte participatie geldt in te trekken, 2 in verband met de realisatie van een AZC op de locatie Cleene Hooge (bijgevoegde) gewijzigde lijst met categorieën van gevallen van buitenplanse omgevingsplanactiviteiten waarvoor bindend adviesrecht van de gemeenteraad en verplichte participatie geldt vast te stellen.' p. 23, 3.3.2. Gemaakte keuzes ten aanzien van participatı́e, vierde alinea:

Gecorrigeerd. Zin is verwijderd.

'Dat plan hebben wij niet aangetroffen,...' Er is een communicatieframe en communicatieplanning over de fase van de locatiekeuze naar uw rekenkamer gestuurd. p.24, 3.3.2, Gemaakte keuzes ten aanzien van participatie, Betrokkenheid raad, tweede alinea, laatste zin: 'is verworpen' vervangen door' haalde geen meerderheid'.

Niet overgenomen.

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

39

Reactie college

Actie rekenkamer

'Een aantal amendementen die het participatieniveau zouden verhogen, haalde geen meerderheid.'

De grif ie hanteert 2 statussen voor amendementen: Aangenomen of Verworpen. Wij doen dit ook.

P. 25, 4.1. Belangrijkste conclusies/bevindingen, Tijdpad, derde bullet: Het langer in gebruik blijven van het huidige azc is nog geen besluit.

Correct, maar de conclusie blijft valide.

P. 25, 4.1. Belangrijkste conclusies/bevindingen, Tijdpad, tweede bullet:

Voor kennisgeving aangenomen.

Geen aanpassing.

Hier missen wij de eerder wel opgemerkte omstandigheden van verkiezingen, de noodzaak van het realiseren van een CNO voor asiel (Studio A58) en een paar maanden later de plotselinge opvang van Oekraı̈ners.

De conclusie blijft dat men op tijd moet beginnen. Ook zonder de genoemde oorzaken van vertraging was 2025 hoogstwaarschijnlijk niet gehaald. Dat er verkiezingen komen is ruim van tevoren bekend.

p.25 4.1 Belangrijkste conclusies/bevindingen, Kaders, eerste bullet:

Het gaat er hier om dat de kaders tijd en budget niet expliciet gemaakt zijn.

'De kaders zijn ook niet compleet, met name kaders op tijd en budget ontbreken.'

Het woord ‘expliciete’ is toegevoegd.

Hier twijfelen wij tussen een feitelijke onjuistheid en een inhoudelijke opmerking, maar kiezen voor plaatsing onder de inhoudelijke opmerkingen. 'Binnen afzienbare tijd beschikbaar' is namelijk é én van de kaders en is een tijdskader. Het feit dat de locaties uit het eigen grondbezit kwamen, is op zich al een inancieel kader. p. 26, 4.1 Communicatie en participatie, eerste bullet,

Voor kennisgeving aangenomen.

1. 'Zo worden steekhoudende argumenten pas gehoord na de keuze...', Deze steekhoudende argumenten waren bij verdergaande participatie vooraf voor alle locaties naar boven gekomen. Nu zijn ze niet door bewoners ingebracht, maar bij een andere vorm van participatie - met ook de nadelen van dien - waren ze voor alle mogelijke gebieden ingebracht. Dan is de vraag wat de winst is. 2. De participatie kan vooraf uitgebreider worden ingericht, maar de vraag is of dit voor de bewoners van de uiteindelijk gekozen wijk een verschil maakt. We zien nu ook dat participeren over de ontsluiting best goed gaat, maar zodra het besluit nabij is de eigenbelangen opspelen. De vraag is of je van mensen kunt vragen of verwachten dat ze er anders mee omgaan. p.27, 4.2 Beantwoording van de onderzoeksvragen, 2. Kaderstelling, eerste bullet: zie opmerking bij p. 25 4.1: 'binnen afzienbare tijd beschikbaar' is een tijdskader.

“Binnen afzienbare tijd” is een tijdskader, maar niet expliciet en ook niet SMART.

p.27, 4.2 Beantwoording van de onderzoeksvragen, 2. Kaderstelling, vierde bullet:

Het gaat hier om de controle op juiste toepassing.

'Doordat de vastgestelde kaders niet volledig en niet "SMART" genoeg zijn kan de gemeenteraad niet controleren of deze juist zijn toegepast.' De raad heeft zich bij de vaststelling van de kaders waarschijnlijk onvoldoende gerealiseerd hoe bepalend die vaststelling was voor het vervolg van het proces. Het causale verband tussen 'niet SMART' en 'niet te controleren' zien wij niet. De kaders waren

Geen aanpassing.

Een niet-SMART kader als “binnen afzienbare tijd” betekent voor de ene persoon wellicht “binnen 1 jaar” en voor een ander “binnen 2 maanden”. Door deze interpretatievrijheid weet je niet of aan de verwachting is voldaan. De constatering van het college “De raad heeft zich bij de vaststelling van de kaders

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

40

Reactie college

Actie rekenkamer

duidelijk en in het raadsvoorstel en de bijlagen is ook uitgelegd op welke manier zij zijn toegepast.

waarschijnlijk onvoldoende gerealiseerd hoe bepalend die vaststelling was voor het vervolg van het proces.” herkennen wij. Des te belangrijker om dit in het begin strakker af te spreken en daar de tijd voor te nemen. Geen aanpassing.

P. 28, 4.3. 'Het proces is onder tijdsdruk verlopen... ':

Voor kennisgeving aangenomen.

Het was de planning dat het college 6 juni haar voorgenomen besluit zou nemen en in juli het de initieve besluit. Zorgvuldigheid bij de locatiekeuze heeft ertoe geleid dat dit 5 september en 14 november is geworden. Dit geeft aan dat er inderdaad tijdsdruk was, maar dat die niet ten koste ging van alles.

We onderschrijven deze constatering.

p. 29, Beantwoording van de centrale onderzoeksvraag, vierde alinea, eerste zin: dat de gehanteerde criteria ruimte gaven voor interpretatie kunnen wij volgen, maar in de waardering dat dit 'teveel' was kunnen wij ons niet vinden.

Voor kennisgeving aangenomen.

p. 29, Beantwoording van de centrale onderzoeksvraag, vijfde alinea:

Voor kennisgeving aangenomen.

Het gebruik van het woord ‘teveel’ geeft vooral aan dat er in een volgend proces strakkere afspraken moeten komen over de te hanteren criteria.

'Wel zijn vragen te stellen over het participatieproces voorafgaand aan de locatiekeuze.' De participatie kan vooraf uitgebreider worden ingericht, maar de vraag is of dit voor de bewoners van de uiteindelijk gekozen wijk een verschil maakt. We zien nu ook dat participeren over de ontsluiting best goed gaat, maar zodra het besluit nabij is de eigenbelangen opspelen. De vraag is of je van mensen kunt vragen of verwachten dat ze er anders mee omgaan. p. 30, 5. Aanbevelingen, 2. Kaderstelling, a. `Maak kaders SMART. Er was nu ruimte voor interpretatie, waarmee je de uitkomst persoonsa hankelijk maakt.'

Dit lijkt ons een andere formulering voor hetzelfde. Geen aanpassing.

'Persoonsa hankelijk' lijkt hier niet de goede formulering, `voor meerdere uitleg vatbaar' wel.

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

41

Bijlage I: Geïnterviewde personen

Naam

Functie

Nancy Baecke

Projectleider vluchtelingenopvang

Jan-Willem de Wolf

Medewerker afd. Leefomgeving

Mirjam Wisse

Afdelingshoofd Samenleving

Jeroen Louws

Wethouder

Wilfried Boonman

Raadslid VVD

Corné de Voogd

Raadslid SGP

Bas van der Reest

Raadslid D66

Marianne Golsteijn

Raadslid GL/PvdA

Hans Hooftman en Jan Hendriksen

Stichting Cleene Hooge

Onderzoek Locatiekeuze Asielzoekerscentrum

42