24-125 rvs Burgerberaad oud- en nieuwviering 2025 – 2026 en daarna

raadsvoorstel volgnummer

14 november 2024 24-125

onderwerp

Burgerberaad oud- en nieuwviering 2025 – 2026 en daarna

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Willemien Treurniet Bestuur en ondersteuning Manon Veroude / Yfke Semeijn m.veroude@middelburg.nl / y.semeijn@middelburg.nl 0118-675529 / 0118-675782

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Het college opdracht te geven om een eerste burgerberaad uit te voeren over de ‘oud- en nieuwviering 2025 2026 en daarna’; 2. De verwachte kosten ad € 200.000 voor € 150.000 te dekken vanuit de algemene reserve. De resterende € 50.000 wordt gedekt uit het budget pilot burgerparticipatie van 2025; 3. Het burgerberaad na afloop te evalueren en aan de hand daarvan te bepalen of het instrument burgerberaad al dan niet structureel beschikbaar komt als instrument van de gemeenteraad d.w.z. opgenomen wordt in onze participatie- en inspraakverordening met een structureel budget. Aanleiding

Op 3 en 4 juli stond het raadsvoorstel burgerberaad op de agenda van de gemeenteraad. Hiermee werd uitvoering gegeven aan de motie vreemd over het instrument burgerberaad. Tijdens de twee raadsvergaderingen wisselden gemeenteraadsleden vele meningen en bespiegelingen over de inzet van dit instrument met elkaar uit. De uitkomst was een amendement, waarin stond om nog geen (structureel) budget te reserveren voor het instrument burgerberaad en om de deadline om in 2025 een burgerberaad te organiseren, eruit te halen. Vervolgens heeft het college van B&W de vraag gekregen om met een uitwerking te komen voor de inzet het instrument burgerberaad mét een concreet onderwerp en bijhorende begroting. Onderwerpkeuze Een overtuigend onderwerp heeft zich in het voortraject niet vanzelf aangediend. Er zijn wel potentiële onderwerpen aangedragen vanuit de samenleving, de organisatie en vanuit individuele raadsleden. Na het zomerreces is uitvraag geweest onder raadsleden over een onderwerp voor het eerste burgerberaad in de vorm van een enquête waarin een top 3 gevraagd werd. Uit de enquête is geen overtuigende nummer één gekomen. Gelet op de terugkerende discussie over oud- en nieuw in de gemeenteraad hebben we besloten dit onderwerp te kiezen.

De aard van het onderwerp leent zich voor een burgerberaad: tegengestelde belangen; een beweging die we met elkaar moeten maken; vanuit een bepaalde urgentie. De kernvraag is ‘Hoe willen we dat de jaarwisseling verloopt in de gemeente Middelburg vanaf 2025 - 2026 en daarna?’ In het burgerberaad wil de gemeente inwoners met elkaar naar slimme oplossingen laten zoeken die bijdragen aan een feestelijk en veilig verloop van onze jaarwisselingen in de gemeente. Effect

Een burgerberaad kent een hoge mate van participatie, dat wil zeggen dat de deelnemers veel invloed hebben op de uitkomst en het advies dat aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Een burgerberaad laat zien hoe je, vanuit verschillende standpunten, met kennisverwerving en in dialoog tot breed gedragen besluiten kunt komen. Door een zorgvuldig proces waarbij de politiek de aanbevelingen van het burgerberaad serieus neemt, kan het vertrouwen van de burgers in de lokale politiek groeien. 1

Wat we nu vaak zien bij participatie is dat tegenstanders de grootste stem hebben. Bij een burgerberaad is dat anders. In een burgerberaad zit (vanwege de zorgvuldige loting) een goede afspiegeling vanuit de samenleving. De deelnemers vormen samen een groep die vanuit verschillende perspectieven een zinvolle en positieve bijdrage aan een vraagstuk willen leveren, waarbij zij aangesproken worden op hun eigen expertise en ervaringen. Zij kunnen hierbij een beroep doen op expertise van buitenaf om samen tot wijze en afgewogen adviezen te komen. Als de gemeenteraad na de uitvoering van een eerste burgerberaad besluit om het instrument op te nemen in onze gereedschapskist voor participatie, wordt het instrument opgenomen in de participatie- en inspraakverordening en voorzien van een structurele financiële dekking. Een burgerberaad kan dan vaker ingezet worden en zo is er een extra instrument voor participatie beschikbaar. In het kader van “Participeren: doen & leren!” zou de inzet van een burgerberaad en de borging in de verordening plus financiële middelen een volgende stap in onze doorontwikkeling zijn. Argumenten

1.

Met een burgerberaad haal je de wijsheid uit de samenleving en door burgers zelf in een burgerberaad te laten werken aan deze kwesties, begrijpen zij hoe moeilijk het is om goede, gedragen besluiten te nemen. Het zorgt vaak niet alleen voor begrip en verrassende adviezen. Het zorgt ook voor bewustwording en bereidheid om zelf verantwoordelijkheid in het vraagstuk te nemen.

2.

Een burgerberaad is daarmee een waardevol participatie-instrument, dat inwoners volgens een beproefde methodiek laat participeren bij een concreet vraagstuk. In een burgerberaad zit een goede afspiegeling vanuit de samenleving. Dit komt doordat de deelnemers door een zorgvuldige loting geselecteerd worden. De deelnemers vormen samen een groep die vanuit verschillende perspectieven een zinvolle en positieve bijdrage aan een vraagstuk willen leveren, waarbij zij aangesproken worden op hun eigen expertise en ervaringen. Zij kunnen ook een beroep doen op expertise van buitenaf. Met die extra informatie komen de deelnemers samen tot wijze en afgewogen adviezen die vervolgens via het college aan de gemeenteraad worden aangeboden. Hierbij is politieke steun voor het proces en bereidheid om met de adviezen aan de slag te gaan.

3.

De 'filosofie' van een burgerberaad gaat ervan uit dat de representatieve democratie (de gemeenteraad) en de lokale democratie (burgers) aanvullend zijn aan elkaar. De uitkomst is niet alleen een gedragen advies vanuit de samenleving, maar draagt ook bij aan vertrouwen in het gemeentebestuur.

Kanttekeningen

1. De gemeenteraad zal aan de voorkant duidelijke kaders mee moeten geven over wat wel en niet kan. Als aan de voorkant al duidelijk is dat een uitkomst bijvoorbeeld niet haalbaar of gewenst is, moet dat van tevoren duidelijk zijn. 2. Er zit een afbreukrisico bij burgerberaden. Het devies is: doe het goed, of doe het niet. 3. Een burgerberaad is een ‘stevig’ participatie-instrument. Het advies dat uit een burgerberaad komt is zwaarwegend. De gemeenteraad kan besluiten om geen opvolging te geven aan een advies. Het is wel belangrijk om dat goed uit te leggen op basis van goede argumenten. Dat is een belangrijke stap aan in het proces van een burgerberaad. Als dat zorgvuldig gebeurt, begrijpen deelnemers en inwoners waarom iets niet kan. Dat draagt bij aan het vertrouwen in de politiek. 4. Bij een burgerberaad is de uitvoeringskracht van de organisatie belangrijk. Er moet uitvoering gegeven kunnen worden aan de adviezen die uit een burgerberaad komen. Dat vraagt om tijd en betrokkenheid, maar ook om medewerking aan adviezen die niet zelf bedacht zijn. Dit vraagt om een zorgvuldig intern proces aan de voorkant (preparatie), waarbij degene die straks aan de slag moeten met de uitkomst, hun zorgen en ideeën mee kunnen geven bij de kaderstellende processtap. 5. Een burgerberaad is voor alle inwoners van Middelburg, dus inwoners uit al onze wijken en dorpen.

Bij de loting houden we er rekening mee dat er een goede afspiegeling is van deelnemers uit alle wijken en dorpen. De ene

wijk of dorp is alleen de andere niet en er kunnen verschillende inzichten zijn per wijk of dorp. Over de adviezen uit het burgerberaad wordt door de deelnemers gestemd. Dat geeft geen garantie op draagvlak van een advies in alle gemeenschappen. 6. Een burgerberaad levert waardevolle adviezen op, maar is wel een kostbaar instrument. 7. Het onderwerp ‘oud- en nieuwviering’ doet er toe. Het is complex, relevant en het raakt een grote groep inwoners. Met name het afsteken van vuurwerk is een onderwerp dat verdeelt. Een deel van de samenleving wil deze traditie behouden, een andere deel wil er vanaf. Maar daar gaat het bij dit burgerberaad niet over. Dit is een onderwerp dat landelijk op de agenda staat en nemen we dus niet mee in een lokaal burgerberaad. Financiën

Wat mag het kosten? Gelet op ervaringen van andere gemeenten met een dergelijk burgerberaad hebben we begroot dat dit burgerberaad € 200.000 kost. De helft hiervan is voor de voorbereiding (portokosten uitnodiging, loting, procesontwerp met externe participatie-experts, communicatie). De andere helft is voor de uitvoering van het burgerberaad (o.a. zaalhuur, catering, externe gespreksbegeleiding, vergoeding deelnemers). Hoe gaan we dat financieren? Er is geen structureel geld beschikbaar gesteld in de kadernota 2025 - 2028. We stellen voor om de kosten voor het eerste burgerberaad over de oud- en nieuwviering ad € 200.000 voor € 150.000 uit de algemene reserve te dekken. De resterende € 50.000 wordt gedekt uit het budget pilot burgerparticipatie van 2025. Op basis van onderhavig raadsvoorstel wordt de begroting 2025 aangepast. Naar aanleiding van de evaluatie zal beoordeeld worden of via de kadernota wordt voorzien in structurele dekking voor de uitvoering van burgerberaad in de toekomst. Zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? N.v.t. Duurzaamheid

N.v.t. Communicatie en participatie

Communicatie over het burgerberaad begint al heel vroeg: voordat de uitnodigingen voor deelname de deur uit gaan. Zo weten inwoners dat ze mogelijk worden uitgenodigd om mee te doen. Bij dit onderwerp is het nóg belangrijker om jongeren aan tafel te krijgen. In de keuze voor de communicatiemiddelen houden we rekening met deze specifieke doelgroep. Het beraad zelf vaart wel bij een zekere mate van vertrouwelijkheid. Toch is zichtbaarheid van een burgerberaad zeker gewenst. Het is goed én nodig om alle inwoners te betrekken bij het proces. In het burgerberaad laten we de deelnemers zelf bedenken, hoe ‘ze’ hun mede-inwoners willen betrekken en hoeveel ze willen delen met de buitenwereld. Zo is en blijft het beraad zelf in charge. Het advies is om niets over de inhoud van het burgerberaad te communiceren tijdens het proces, maar wel transparant te zijn dat het burgerberaad van start is gegaan, waar het over gaat en hoe ver het gevorderd is. We stellen voor om daarover met regelmaat te berichten: met foto’s, korte updates over het proces, etc.. Kortom, het is zaak om de goede balans te vinden tussen transparantie naar alle inwoners en de geborgenheid van het burgerberaad. Uitvoering

Alles bij elkaar duurt een burgerberaad acht tot elf maanden.

De voorbereiding bestaat uit: 1. Het voeren van startgesprekken met de gemeenteraad over de kaders en de vraag die aan het burgerberaad wordt voorgelegd. De gemeenteraad heeft een prominente plek in het totale proces. De gemeenteraad heeft niet alleen aan de achterkant van het burgerberaad een rol (besluitvorming), maar nadrukkelijk ook aan de voorkant (kaderstellend). Dit doen we aan de hand van een startgesprek. 2. Het loten van de deelnemers. Een burgerberaad gaat volgens een bepaalde methodiek. Een van de uitgangspunten is dat deelnemers door middel van loting worden geselecteerd. Loting draagt bij aan de representativiteit en inclusiviteit. Bij een burgerberaad is vaak een tweetrapsloting. Dit vergroot de kans dat relevante (en/of moeilijker te betrekken doelgroepen) ook aan tafel zitten. De uitvoering bestaat uit: Het proces van een burgerberaad bestaat uit drie fasen: samen leren, delibereren, samen besluiten. Het voorstel is om vijf bijeenkomsten te organiseren. De eerste bijeenkomst staat in het teken van kennismaken: met elkaar, met het proces en met het vraagstuk. De tweede bijeenkomst staat in het teken van informeren en verdiepen. Bijeenkomst drie staat in het teken van delibereren en de eerste aanzet van adviesvorming. De vierde bijeenkomst begint met de beoordeling van de conceptadviezen en in de laatste bijeenkomst gaan deelnemers stemmen over de adviezen.

Planning Wanneer de gemeenteraad in november 2024 besluit om uitvoering te geven aan het burgerberaad, dan kan in december gestart worden met de voorbereidingen. Het advies is om in januari uit te nodigen, als de jaarwisseling nog fris in het geheugen zit bij mensen. In maart / april kunnen we van start met de uitvoering. Op zijn vroegst kan er dan eind juli een advies liggen, waarover de gemeenteraad in september gevraagd wordt een besluit te nemen. In het kader van verwachtingsmanagement: voor de jaarwisseling 2025 – 2026 zullen waarschijnlijk niet alle adviezen opgevolgd kunnen zijn, maar kan wel een eerste beweging gemaakt worden. Evaluatie Tussentijds vragen we bij de deelnemers naar hun ervaringen. Na afloop van het burgerberaad doen we een uitgebreidere evaluatie onder in ieder geval de deelnemers, gemeenteraad, college en de projectgroep die betrokken zijn bij het burgerberaad, zoals vastgelegd in onze participatie- en inspraakverordening. Borging in inspraak- en participatieverordening Aan de hand van de evaluatie bepaalt de gemeenteraad of het instrument burgerberaad al dan niet structureel beschikbaar komt en opgenomen wordt in onze participatie- en inspraakverordening. Een burgerberaad kan dan vaker ingezet worden en zo hebben we een extra instrument voor de participatie.

In het kader van “Participeren: doen & leren!” zou de inzet van een burgerberaad en borging in de verordening een volgende stap zijn in onze doorontwikkeling. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Nee.

Middelburg, 8 oktober 2024

Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

Aart van den Brink de burgemeester,

Yvonne van Mastrigt