24-120 Bijlage 1. Meerjarenbeleidsplan 2025-2028 Zeeuws Archief 'Blik op de toekomst'
Tekst van het document
Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Onze doelen voor 2025-2028 6 Inleiding 3
1 Duurzaam bewaren, veilig beheren 7
Wie we zijn 4
Zeeuws e-Depot
Missie en visie 5
Digitalisering
8
Inspecteren en adviseren 10
Restauratie en behoud Acquisitie
9
11
12
2 Vinden wat je zoekt 12 Online bezoeker
13
Nader toegankelijk met nieuwe technieken Privacy en auteursrecht
14
Informatiearchitectuur
14
13
3 Meer van en voor de Zeeuwen 15 Nieuw publiek trekken Zelf aan de slag
16
16
Thema’s blijven centraal staan UNESCO-archieven
16
17
Bereiken en ondersteunen van het publiek
17
4 Een stabiele organisatie: nu en in de toekomst 19 Medewerkers
20
Communicatie
20
ICT
20
Gebouwenbeheer
21
Informatiebeveiliging en privacy Bestuur
21
21
Elke tijd stelt zijn eigen vragen. Het archief is in al die
De bezoeker wil niet alleen sneller toegang krijgen
tijden de plek waar mensen terecht kunnen. Bronnen
tot informatie, maar ook meer weten over de inhoud
geven informatie, die ondersteunend kan zijn aan wat
van stukken. Nieuwe technieken kunnen helpen bij
we al weten of daar juist volledig tegenin gaat. De
het inventariseren en toegankelijk maken van
burger wil de informatie snel, volledig en in context
archiefstukken. De afgelopen beleidsperiode zijn er
tot zich nemen. Dat gebeurt door een fysiek bezoek
diverse proeven uitgevoerd met linked open data
aan het archief te brengen en in steeds grotere mate
(LOD) en het doorzoekbaar maken van
online. De afgelopen beleidsperiode zagen we het
handgeschreven en gedrukte archiefstukken. De
bezoek aan de studiezalen stabiliseren, terwijl de
komende beleidsperiode maken we een visie op deze
online bezoeker ons steeds beter wist te vinden. De
technieken. We bekijken hoe we de technieken in
digitaliseringsprojecten die we uitvoerden, droegen
kunnen zetten ten dienste van de online bezoeker,
voor een belangrijk deel bij aan die online groei, net
bijvoorbeeld door gebruik te maken van kunstmatige
als de mogelijkheid om op verzoek archiefstukken te
intelligentie en data science.
laten digitaliseren. We bouwden aan ons eigen Zeeuws e-Depot en een groot deel van de Zeeuwse
Met het ingaan van de nieuwe Archiefwet treedt de
overheden is nu klaar om digitaal gevormde
rijksoverheid uit de gemeenschappelijke regeling
archieven bij ons onder te brengen.
(GR). Dat heeft bestuurlijke gevolgen voor het Zeeuws
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Inleiding
Archief. Er treden meer overheden toe tot de GR De trend van online groei zal de komende vier jaar
zodat er een breed bestuurlijk draagvlak blijft.
alleen maar doorzetten. De verwachting is dat in 2026 de nieuwe Archiefwet in werking zal gaan. Dat heeft gevolgen voor hoe we ons werk uitvoeren. De online bezoeker krijgt met de nieuwe wet het recht om, naast historische informatie, ook toegang te krijgen tot recenter gevormd archief. Dat is belangrijk om een transparante overheid te waarborgen. Het vraagt echter ook om nieuwe vaardigheden bij zowel het Zeeuws Archief als de aangesloten overheden.
3
Profiel
Perrehuis werkt een groot deel van de medewerkers
Het Zeeuws Archief is het Regionaal Historisch
gebouwde vleugel is het bezoekerscentrum te vinden.
Centrum (RHC) voor Zeeland. We beheren en
Hier bevinden zich onder meer de studiezaal, de drie
bewaren de archieven van Zeeland en de Zeeuwen
depots en het informatiecentrum. Verder kan de
en stellen die beschikbaar.
bezoeker ook in de studiezalen in Zierikzee en – op
en is de expositie te bezoeken. In de in 2000 aan
afspraak – in Terneuzen terecht. Ook deze locaties In totaal beheren we ongeveer 34 kilometer aan
hebben ieder een eigen depot. Ook in Vlissingen
papieren archief. We beheren de rijksarchieven van
bevindt zich nog een depot.
Zeeland en de archieven van de gemeenten Kapelle, Middelburg, Schouwen-Duiveland, Terneuzen, Veere en Vlissingen, de Provincie Zeeland en het waterschap Scheldestromen. Ook beheren we de archieven van
Kerntaken 1
Informatiebeheer
maatschappelijke organisaties, bedrijven en families
We beheren informatie van Zeeuwse overheden
in Zeeland.
en stellen die beschikbaar. 2
Collectiebeheer en cultuurhistorie
Overheden maken alleen nog maar digitaal archief
We verwerven en beheren historische en actuele
aan. Daarom sluit een groeiend aantal overheden zich
archieven en collecties.
aan bij het Zeeuws e-Depot. We bewaren de digitaal
3
Publieksbereik We stellen archieven beschikbaar aan iedereen die
gevormde archieven van de gemeenten Middelburg,
daar gebruik van wil maken.
Schouwen-Duiveland, Terneuzen, Tholen, Veere en Vlissingen, de Provincie Zeeland en het waterschap
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Wie we zijn
4
Inspectie en advies We houden toezicht op het informatiebeheer door
Scheldestromen.
de Zeeuwse overheden en adviseren hierover.
Locaties Het Zeeuws Archief kent drie locaties die voor het
5
Externe oriëntatie We zijn naar buiten gericht en werken samen met andere organisaties en partijen.
publiek te bezoeken zijn. Het hoofdkantoor staat aan het Hofplein in Middelburg en bestaat uit een oud en nieuw gedeelte. In het achttiende-eeuwse Van de
4
Missie Het Zeeuws Archief beheert en bewaart de analoge en digitale archieven en collecties van overheden, particulieren en bedrijven in Zeeland. Het Zeeuws Archief is dé expert in het bieden van opslag, authenticiteit en toegankelijkheid in de fysieke depots en het Zeeuws e-Depot. Het Zeeuws Archief verbindt mensen binnen en buiten Zeeland met de archieven en collecties, door verhalen te vertellen over de Zeeuwse geschiedenis. De kernwaarden van het Zeeuws Archief zijn toegankelijk, betrokken en betrouwbaar.
Visie
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Missie en visie
Verbinden, inspireren en perspectief bieden Het Zeeuws Archief legt de verbinding tussen archieven en mensen, zowel individuen als organisaties. Voor overheidsorganisaties en bedrijven biedt het Zeeuws Archief met het Zeeuws e-Depot perspectief voor de toekomst van duurzaam digitaal informatiebeheer en bouwt het verder aan het Zeeuws e-Depot. Het Zeeuws Archief inspireert met zijn archieven en collecties inwoners binnen en buiten Zeeland. Met bronnen over het verleden biedt het Zeeuws Archief verdieping voor het actuele debat.
5
Onze doelen voor 2025-2028 1 Duurzaam bewaren, veilig beheren 2 Vinden wat je zoekt 3 Meer van en voor de Zeeuwen 4 Een stabiele organisatie: nu en in de toekomst
6
Archieven op de juiste manier bewaren, beheren en beschikbaar stellen. Dat is onze expertise. Digitale en analoge informatie slaan we zo op dat de authenticiteit, veiligheid en toegankelijk gewaarborgd zijn. Die duurzame toegankelijkheid begint al bij het vormen van archieven door overheden en particulieren. We helpen ook de komende beleidsperiode bij hun (digitale) informatiebeheer.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
1
Duurzaam bewaren, veilig beheren
7
Het duurzaam beheer van digitale informatie
De ontwikkelingen gaan snel en onze ambitie blijft:
vraagt om specialistische kennis en innovatieve
alle vijftien Zeeuwse overheden aansluiten op het
oplossingen. Digitale duurzaamheid begint bij de
Zeeuws e-Depot, zoals de Zeeuwse overheden dat
vorming van digitale archieven. Steeds meer Zeeuwse
zelf hebben aangegeven in hun intentieverklaring.
overheden kiezen ervoor om hun digitaal gevormd
In 2028 realiseren we deze ambitie; dan is iedere
archief bij het Zeeuws Archief onder te brengen. Het
Zeeuwse overheid aangesloten op het Zeeuws
Zeeuws Archief biedt voor de digitale archieven een
e-Depot. Een aansluiting vraagt een intensieve
eigen Zeeuws e-Depot. We ondersteunen de over
samenwerking tussen de betreffende overheid en
heden bij de inrichting van hun informatiesystemen.
het Zeeuws Archief. Er gaat een complex traject van
Overheden kunnen gebruik maken van dé centrale
start voordat er digitale informatie in het e-Depot
plek voor langdurig beheer en beschikbaarstelling van
opgenomen kan worden. Samen met de afzonderlijke
hun digitaal gevormde archieven. Door preservering
overheden volgen we het door het Zeeuws Archief
blijven ook deze archieven voor de lange termijn in
ontwikkelde 10-stappenplan. We werken samen met
topconditie. De komende beleidsperiode onder
de overheden bij het op orde brengen van hun
scheiden we twee hoofdrichtingen: het Zeeuws
digitale archieven. Daarnaast maken we de stap naar
e-Depot als instrument en de aansluittrajecten
het aansluiten van gemeenschappelijke regelingen en
met de overheden.
het onderbrengen van archieven van onder andere bedrijven, particulieren en stichtingen in het Zeeuws
De komende periode ontwikkelen we het Zeeuws
e-Depot.
e-Depot verder. Dat betekent dat we de gehele beleidsperiode digitaal gevormd archiefmateriaal
In deze ontwikkelingen blijven we samenwerken met
van onze overheden in het Zeeuws e-Depot onder
het Nationaal Archief en andere RHC’s en archief
brengen. We zetten in op het raadplegen van digitale
instellingen. We participeren actief in landelijke
archieven, voor de overheden en het brede publiek.
werkgroepen en platforms, zoals het Kennisnetwerk
Daarnaast zorgen we ervoor dat ook de scans van
Informatie en Archief (KIA) en de Dutch User Group
papieren archieven via het e-Depot raadpleegbaar
van Preservica.
Dit hebben we in 2028 bereikt: • Digitaal gevormd archief is ondergebracht in het e-Depot. • Digitaal gevormd archief is raadpleegbaar voor overheden en burgers. • Alle gedigitaliseerde archieven en collecties stellen we beschikbaar vanuit het Zeeuws e-Depot. • Alle vijftien Zeeuwse overheden zijn aangesloten. • Er zijn vijf gemeenschappelijke regelingen aangesloten. • Er is duidelijkheid over het Zeeuws e-Depot als publicatie platform voor de Wet open overheid (Woo).
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Zeeuws e-Depot
zijn. Samen met de overheden onderzoeken we hoe het Zeeuws e-Depot ingezet kan worden als publicatieplatform voor de Wet open overheid (Woo).
8
Een betrouwbare overheid heeft haar informatie
Met de nieuwe Archiefwet verschuift de overbren
beheer op orde, zowel op papier als digitaal. De
gingstermijn van archieven van twintig naar tien jaar.
Archiefwet verplicht de overheid daartoe. Het Zeeuws
We continueren de werkwijze waarbij overheids
Archief houdt toezicht op de niet-overgebrachte
archieven na de overbrengingsperiode worden
archieven van de aangesloten overheden. We voeren
geacquireerd.
daarom op regelmatige basis inspecties uit bij alle overheden die aangesloten zijn bij het Zeeuws
De afgelopen periode is er een landelijke handreiking
Archief. Ook adviseren we overheden over de eisen
ontwikkeld voor de overheden voor het aanwijzen
die gesteld worden aan de inrichting van hun
van hotspots. We adviseren bij het aanwijzen van een
informatiehuishouding. De overheden werken
hotspot. Dat betekent dat alle informatie over het
inmiddels volledig digitaal, maar de komende jaren
betreffende onderwerp op een duurzame manier
worden nog wel analoge archieven overgebracht.
moet worden bewaard. Er moet in dat geval onder
In onze inspectie en advisering vormt de archivering
meer sprake zijn van een gebeurtenis die voor veel
van en omgang met digitaal gevormd archief het
maatschappelijke beroering zorgt of die aanleiding
uitgangspunt.
geeft voor een intensief publiek debat. Bovendien
Dit hebben we in 2028 bereikt: • We organiseerden jaarlijks een kennissessie voor partners. • We leverden per aangesloten overheid rapporten op basis van een driejarige cyclus. • We hebben vier handreikingen ontwikkeld voor de aangesloten overheden.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Inspecteren en adviseren
moeten deze hotspots niet al volledig in de reguliere De inspectie die we uitvoeren is bij iedere overheid en
bewaring opgenomen zijn.
GR in grote lijnen hetzelfde. Toch kan de manier waarop we dit doen verschillen. Door tactische en
Door regelmatig overleg blijft er wederzijdse
strategische informatieoverleggen blijven we op de
betrokkenheid. De komende periode zetten we de
hoogte van het informatiebeheer van de aangesloten
eerder ingezette lijn van relatiemanagement verder
overheden en kunnen we meedenken waar dat nodig
voort. We blijven onze overheden actief informeren
is. We hanteren hiervoor een driejarige cyclus, die
over (landelijke) ontwikkelingen, bijvoorbeeld over
bestaat uit een integrale inspectie, deel- of thema-
de invoering van de nieuwe Archiefwet en de
inspecties en de opvolging daarvan. Zo weten de
gevolgen hiervan voor de digitale archiefvorming.
overheden wat ze van ons kunnen verwachten. Bij
We stimuleren kennisdeling door voorlichtingsbijeen
thema-inspecties beoordelen we meerdere over
komsten te organiseren en maken handreikingen
heden op dezelfde thema’s en doen we algemene
over onderwerpen als selectie & vernietiging en
aanbevelingen die betrekking hebben op een
migratie van informatie.
specifiek deel van de informatiehuishouding.
9
Een archiefstuk bestaat in de ogen van het publiek pas als het digitaal beschikbaar is. Digitaliseren is niet alleen het maken van een scan op hoge kwaliteit, maar ook het voorbereiden van het digitaliseren en het toegankelijk maken van de scans in het collectie beheersysteem. Het digitaliseren gebeurt op drie manieren: •
Scannen op verzoek Voor iedereen die archieven online willen raadplegen.
•
Digitaliseren op projectbasis Archieven die veel geraadpleegd worden of vanwege de actualiteit in de aandacht komen te staan en aansluiten bij de thema’s, afkomstig uit de Strategische Investeringsagenda.
•
Digitaliseren met Metamorfoze Bijzondere digitaliseringsprojecten voeren we uit
Restauratie en behoud Dit hebben we in 2028 bereikt: • We willen de werkprocessen efficiënter en effectiever inrichten. • We hebben eigen digitaliserings projecten benoemd die we baseren op de vraag vanuit de (online) bezoeker en aansluiten bij de thema’s. • We vroegen drie Metamorfoze projecten aan, waaronder twee die betrekking hebben op de Delta Archieven.
De afdeling Restauratie en Behoud vervult een belangrijke rol in het digitaliseringsproces. In ons eigen restauratieatelier conserveren en restaureren we archiefstukken. Dat doen we voor de digitalise ringsverzoeken van online bezoekers, maar ook voor de projecten die we uitvoeren in het kader van Metamorfoze en de digitaliseringen op projectbasis. Verder bewaken we de depothygiëne, (her)verpakken we archieven en dragen we zorg voor de collectiehulpverlening.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Digitalisering
met Metamorfoze, het nationaal programma voor het behoud van papieren erfgoed. De toenemende vraag naar gedigitaliseerd archief materiaal is terug te zien in de manier waarop we digitaliseren. De komende periode kijken we hoe we de interne werkprocessen efficiënter en effectiever kunnen organiseren om aan deze vraag te voldoen.
10
Naast overheidsarchieven beheren we ook
Door een domeinanalyse en een daaruit voort
particuliere archieven. Het gaat hierbij om archieven
komende acquisitielijst bepalen we welke archieven
van bedrijven, verenigingen, stichtingen, families en
er missen en hoe de verdeling in regionaal opzicht is.
kerken. Dit soort organisaties is niet verplicht om
In de domeinanalyse verdelen we de aanwezige
archief onder te brengen bij het Zeeuws Archief. De
archieven over sector en regio, bijvoorbeeld land
particuliere archieven documenteren de Zeeuwse
bouw en visserij. Met deze resultaten wordt de
samenleving echter op een andere manier dan we die
acquisitielijst bepaald, waar we vervolgens actief
vinden in overheidsarchieven. Ze completeren ons
mee aan de slag gaan.
Zeeuwse geheugen en zijn daarom onmisbaar. In de voorlichting richting (potentiële) particuliere De komende beleidsperiode passen we een nieuwe
archiefvormers benadrukken we het belang van
werkwijze toe in het acquireren van particuliere
digitaal gevormd archief. De digitale context is
archieven, die we in de vorige periode al in gang
vluchtig en de kans is groter dat informatie onlees
hebben gezet. We benaderen organisaties en
baar of onbruikbaar is. We adviseren over duurzame
particulieren actief in het verwerven van archieven.
toegankelijkheid en bieden handleidingen aan.
In een samenleving waarin maatschappelijke initiatie
Daarmee vergroten we de kans dat de informatie
ven vaak een beperkte looptijd hebben, is het niet
nog bruikbaar is bij overbrenging.
Dit hebben we in 2028 bereikt: • Onze domeinanalyse is uitge voerd, waardoor duidelijk is welke hiaten er in onze collectie aanwezig zijn. • Als vervolg op de domeinanalyse is er een acquisitielijst opgesteld, die periodiek wordt geactuali seerd. • We hebben voorlichting gegeven aan (potentiële) particuliere archiefvormers.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Acquisitie
vanzelfsprekend meer dat er op de gebruikelijke manier archief wordt gevormd. Er blijft weliswaar ruimte voor passieve acquisitie, maar het gaat dan om kleine aanwinsten die kritisch worden beoordeeld voordat ze opgenomen worden in de collectie.
11
Online onderzoek doen en informatie verzamelen zijn niet meer weg te denken uit ons leven. Ook bij het Zeeuws Archief groeit het online bezoek. Archieven worden meer en meer digitaal geraadpleegd en er wordt steeds meer digitaal gevormd archief opgenomen. De burger heeft het recht om ook die informatie op een geordende en gestructureerde manier aan te treffen. Met die groei is er ook de behoefte aan een nieuwe manier van informatie zoeken en vinden. Informatie moet sneller, makkelijker en in samenhang met andere kennis gepresenteerd worden. De komende periode zetten we daarom een grote stap vooruit. Nieuwe technieken zijn daarbij onmisbaar.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
2
Vinden wat je zoekt
12
Nader toegankelijk met nieuwe technieken
Omdat de online bezoeker informatie sneller,
De wens van de online bezoeker heeft gevolgen
makkelijker en in samenhang wil raadplegen,
voor de manier waarop we onze bronnen online
Beeld en geluid
beweegt het Zeeuws Archief mee in de manier
ontsluiten. Een archiefstuk kan gedigitaliseerd zijn,
Beeld spreekt. Met meer dan 300.000 (gedigitaliseerde)
waarop die informatie beschikbaar wordt gesteld.
maar de bezoeker wil de informatie uit het stuk
afbeeldingen is de beeldbank van het Zeeuws Archief
De komende beleidsperiode gaan we op zoek naar
kunnen gebruiken en doorzoeken. Nieuwe technieken
een belangrijke bron voor de beeldvorming over het
hoe het Zeeuws Archief invulling geeft aan de
kunnen helpen bij het voldoen aan verwachtingen van
verleden. We verwachten dat deze aantallen de
ambities zoals die benoemd worden in de whitepaper
de online bezoeker. We bekijken hoe we technieken
komende jaren verder omhooggaan. Niet alleen
Het archief als nutsvoorziening. Van centrale naar
als Optical Character Recognition (OCR), Handwritten
vanwege het scannen van afbeeldingen, maar ook
verdeelstation van de KVAN en welke technische
Tekst Recognition (HTR) en kunstmatige intelligentie
door de komst van films en digitaal gevormde
implicaties deze ambities hebben.
(AI) in kunnen zetten.
afbeeldingen. Met beeldherkenningssoftware wordt het makkelijker om grotere hoeveelheden beeld
Leesbare tekst
materiaal sneller te ontsluiten en deze te voorzien
geïmplementeerd hebben. Zo kunnen we nu en in
De afgelopen jaren hebben we de eerste stappen
beeldmateriaal ook daadwerkelijk te vinden. De
de toekomst zowel de analoge als digitaal gevormde
gezet in het leesbaar maken van handgeschreven en
komende beleidsperiode willen we deze software
archieven op een goede manier ontsluiten. De nieuwe
gedrukte teksten. Met automatische handschrift- en
gaan testen op nader te bepalen fotoarchieven.
manier van beschrijven moet helpen bij het toe
tekstherkenning is het mogelijk om op woordniveau
passen van linked open data (LOD). Met LOD kunnen
een tekst te doorzoeken. We willen inspelen op de
archieven en collecties onderling met elkaar verbon
wensen van het publiek door elk nieuw gedigitaliseerde
den én beter gevonden worden – ook met de bron
stuk vindbaar te maken, bijvoorbeeld met OCR, HTR
nen van andere archiefinstellingen. De afgelopen
en beeldherkenningssoftware. Door middel van LOD
beleidsperiode hebben we hier een aantal pilots mee
verbinden we de stukken met gerelateerde archieven
gedaan.
of objecten die elders worden beheerd.
Daarnaast willen we aan het einde van de beleids periode een nieuwe beschrijvingsstandaard
van de juiste metadata. Dat is belangrijk om het
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Online bezoeker
In deze ontwikkelingen houden we oog voor het bieden van authenticiteit en context bij het presenteren van informatie. Een archief is namelijk niet alleen een verdeelstation van informatie, maar primair de plek waar de burger context krijgt.
13
Informatiearchitectuur
Hoewel de burger steeds meer persoonlijke
Bij al deze ontwikkelingen sluiten we aan bij
informatie op het internet achterlaat, groeit
landelijke standaarden, zoals de Digitaal Erfgoed
tegelijkertijd de roep om de privacy niet uit het oog
Referentie Architectuur (DERA) van het Netwerk
te verliezen. De Wet open overheid (Woo) verplicht
Digitaal Erfgoed (NDE). Dat doen we in overleg met
overheden er echter toe om ook recenter gevormd
andere archiefdiensten en RHC’s.
archiefmateriaal, zoals besluitvormingsstukken, openbaar te maken. Het is mogelijk dat er privacy gevoelige informatie in die stukken te vinden is. Met innovatieve technieken anonimiseren we de (persoons)gegevens én verruimen we de mogelijk heden om recente stukken te publiceren. De komen de beleidsperiode bepalen we hoe we dit gaan doen. Het werk van vervaardigers en auteurs van beeld materiaal en audiovisuele content is in veel gevallen auteursrechtelijk beschermd. Auteursrechten zorgen voor restricties in het publiceren van het materiaal. Het is dus belangrijk dat bekend is hoe de rechten geregeld zijn. Bij het verwerven van dit materiaal wordt er al een overeenkomst aangegaan om zo de rechten actief over te dragen aan het Zeeuws Archief. Bij eerder verworven materiaal is dat echter niet altijd het geval. De komende periode spannen we ons in om overeenkomsten aan te gaan met auteurs (en eventuele nabestaanden) van wie de rechten nog niet bekend zijn.
Dit hebben we in 2028 bereikt: • We hebben een visie op de grote technologische ontwikkelingen in het beschikbaar stellen van informatie en hoe we hierin context kunnen blijven bieden. • We maken met technische toepassingen elk nieuw gedigitaliseerde archiefstuk vindbaar, bijvoorbeeld met OCR, HTR en beeldherkennings software. • Er is een nieuwe manier van beschrijven en we hebben hierin de eerste concrete stappen gezet. • We zijn klaar om recenter gevormd archiefmateriaal veilig en anoniem te publiceren als dat nodig is. • We hebben de rechten van onze hele beeldcollectie en audio visuele collectie op orde.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Privacy en auteursrecht
14
Archieven en collecties hebben impact als je er zelf mee aan de slag gaat. Het Zeeuws Archief laat zien wat je met archieven kunt doen en wat ze persoonlijk voor de (online) bezoeker betekenen. Dat doen we binnen en buiten Zeeland, waarbij we nieuwe doelgroepen uitnodigen om het verleden te ontdekken bij het Zeeuws Archief. Het verleden van nu en van vroeger.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
3
Meer van en voor de Zeeuwen
Meer van en voor de Zeeuwen. Dat doen we op twee manieren: • (Nieuw) publiek kennis laten maken met de bronnen van Zeeland • Publiek gaat aan de slag met de bronnen van Zeeland
15
Thema’s blijven centraal staan
Het Zeeuws Archief beheert een groeiend aantal
De komende beleidsperiode maken we opnieuw
(digitale) Zeeuwse archieven en collecties. In ons
gebruik van thema’s. Ze helpen om focus aan te
publieksbereik besteden we specifiek aandacht
brengen in de grote hoeveelheid aan archieven en
Zeeuwen komen en Zeeuwen gaan. Dat is al
aan mensen die ons nog niet kennen. In delen van
collecties. Met de thema’s sluiten we aan bij wat er
honderden jaren het geval. De archieven laten
Zeeland waar we een relatief nieuwe archiefdienst
in de maatschappij speelt. De thema’s vormen het
bijvoorbeeld zien hoe Zeeuwen in de negentiende en
zijn én die waar we al jaren opereren. We laten op
uitgangspunt voor onder meer onze digitaliserings
twintigste eeuw hun heil elders in de wereld zochten.
een laagdrempelige manier zien welke bronnen
projecten en publieksacties, zoals de jaarlijkse Open
Niet alleen in Amerika en Nederlands-Indië, maar ook
we in huis hebben en wat het publiek eraan heeft.
Dag en de exposities. We kiezen voor de volgende
in de nieuwe polders van Flevoland. Tegelijkertijd
Ook laten we de relevantie van onze archieven en
drie thema’s:
omarmden en omarmen mensen Zeeland als hun nieuwe thuis. Maar wat doet dat met je identiteit?
collecties zien door de link met de actualiteit te leggen. Hiermee spelen we in op de vragen die er vanuit de samenleving spelen.
Migratie
Koloniaal verleden & slavernij Met het slavenhandelsarchief van de Middelburgse
Zelf aan de slag
Commercie Compagnie (MCC) laten we al enkele
We laten zien hoe het publiek zelf aan de slag kan
nationaal. De komende periode blijft dit archief een
gaan met onze archieven en hoe de bezoeker zelf
belangrijke rol spelen in onze uitingen. Daarnaast
een bijdrage kan leveren aan het Zeeuws Archief.
verbreden we door ook te kijken naar archieven die
De bronnen hebben immers een meerwaarde als ze
betrekking hebben op het koloniaal verleden.
We vertellen verhalen en vullen onze archieven en collecties aan met nieuwe bronnen.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Nieuw publiek trekken
decennia de toegevoegde waarde van archieven in het publieke debat zien, zowel nationaal als inter
gebruikt worden. We bieden grondstoffen voor verder onderzoek.
Klimaat & water Met de uitdagingen waar we voor staan op het gebied van een veranderend klimaat vormen onze archieven en collecties een bron van informatie. We laten zien hoe deze archieven ook nu nog altijd actueel zijn. Bijvoorbeeld met de Delta Archieven, die vertellen over de Zeeuwse strijd tegen het water, voor en na de Watersnoodramp van 1953.
16
Bereiken en ondersteunen van het publiek
Het Zeeuws Archief beheert archieven die door
De volgende middelen helpen bij het bereiken en
vaardigheden van onderzoek doen. Zo ziet Zeeland
UNESCO zijn aangemerkt als erfgoed van nationaal
ondersteunen van het publiek.
het Zeeuws Archief op een verfrissende manier en
of internationaal belang. Het archief van de Middel burgse Commercie Compagnie staat op het inter nationale Memory of the World register. De Delta
prikkelen we mensen om zelf aan de slag te gaan.
Infocentrum
Verhalen
Archieven en de archieven van de Koninklijke
Onze publieke dienstverlening is erop gericht om de
Maatschappij de Schelde zijn beide opgenomen in
bezoeker zowel online als in de studiezaal van dienst
Op onze website zijn verhalen te lezen die in de
het Nederlandse Memory of the World register. De
te zijn. Het uitgangspunt vormt hierbij onze digitale
archieven en collecties te vinden zijn. We bieden
komende periode bekijken we de mogelijkheden om
dienstverlening. Of het nu gaat om een bouwtekening
context bij de bronnen. In onze zoekgidsen geven we
voor de Delta Archieven ook een internationale
of om historische duiding: onze medewerkers
handvatten voor het doen van onderzoek. Op onze
erkenning te krijgen.
gebruiken hun kennis en expertise om de bezoeker
speciale projectwebsites als De reis van De Eenigheid
zo goed mogelijk te helpen. Het infocentrum is ook
en MCC Reizen laten we zien wat je met archieven kunt
verantwoordelijk voor het scannen op verzoek,
doen en welke inzichten dit oplevert. De komende
waarbij het publiek online archiefstukken kan laten
jaren ontwikkelen we een platform waarbij de Delta
digitaliseren. Deze populaire dienst zetten we de
Archieven centraal staan. De bezoekers kunnen ook
komende periode voort en breiden we uit.
verhalen beleven door exposities te bezoeken, onder
In de studiezalen is het ook mogelijk om archief
meer op onze locatie in Middelburg. Aan de hand van
stukken in te zien. Dat kan als het stuk niet gedigitali
originele archiefstukken vertellen we verhalen uit de
seerd is of beperkt openbaar is. De komende periode
Zeeuwse geschiedenis.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
UNESCO-archieven
stellen we een plan op waarbij de fysieke en digitale dienstverlening met elkaar in balans zijn.
Cursussen
Podcast en video
De eerste stappen in het doen van onderzoek zijn
Hoe doe je onderzoek in archieven? Welke verhalen
waarbij het publiek op een laagdrempelige manier
zijn er te vinden? Zulke vragen willen we de komende
onderzoek kan doen. Dat is de afgelopen jaren een
periode beantwoorden via online kanalen (o.a. pod-
succes geweest en hier gaan we mee verder. Wel
casts), maar ook via de bestaande kanalen (YouTube
verbreden we de komende periode het aanbod. Ook
en andere sociale media). Door middel van instructie
stemmen we de frequentie en het medium van de
video’s helpen we het publiek op weg met de basis
cursussen af op de wensen van het publiek.
lastig. Daarom geven archiefmedewerkers cursussen,
17
We vinden het belangrijk dat de inwoners van Zeeland al op jonge leeftijd in aanraking komen met de wereld van archieven. Daarom willen we dat iedere Zeeuwse scholier minstens één keer in aanraking komt met het Zeeuws Archief. Dat is belangrijk, zodat scholieren na gaan denken over vragen als: wie ben ik en wie zijn mijn voorouders? Maar ook: wat is de geschiedenis van mijn dorp of stad? Hiervoor haken we aan bij initiatieven als Reizen in de Tijd door Zeeland. Ook studenten maken kennis met het Zeeuws Archief, doordat we ondersteuning bieden in het doen van onderzoek. We werken daarbij samen met de University College Roosevelt (UCR) en HZ University of Applied Sciences.
Publiek levert ook bijdrage Het publiek haalt niet alleen informatie op uit onze archieven en collecties. Het publiek draagt zelf ook bij aan de collectie van het Zeeuws Archief. Dat kan bijvoorbeeld door onderzoekers die nieuwe inzichten toevoegen in gepubliceerde bijdragen. Maar ook door crowdsourcing. Met crowdsourcing zijn in de vorige beleidsperiode al bevolkingsregisters succesvol toegankelijk gemaakt. Vrijwilligers konden thuis de gegevens invoeren en controleren. Het succes was overweldigend en de projecten waren veel sneller voltooid dan verwacht. Hier gaan we de komende periode actief mee verder door op regelmatige basis projecten op te zetten. Zo draagt het publiek bij aan het toegankelijk maken van de Zeeuwse bronnen.
Dit hebben we in 2028 bereikt: • We hebben nieuw publiek bereikt door een jaarlijkse publieksactiviteit te organiseren, waarbij we inzetten op de regionale spreiding in ons werkgebied. • We zijn met onze cursussen beter aangesloten op de wensen van het publiek door te kijken naar frequentie en medium. • We publiceerden ieder kwartaal online content in de vorm van audio of video die het publiek inspireert of helpt bij het doen van onderzoek. • We hebben een platform over de Delta Archieven opgeleverd. • Er is een plan om onze fysieke dienstverlening, in balans te brengen met het digitale infocentrum. • We breidden onze service ‘scannen op verzoek’ uit. • We hebben samen met ons publiek twee crowdsourcingsprojecten afgerond.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Educatie
18
Het Zeeuws Archief is in ontwikkeling. De werkzaamheden veranderen en het toenemend aantal partners maakt dat het Zeeuws Archief groeit. We spelen in op nieuwe ontwikkelingen en veranderende processen op alle bedrijfsmatige onderdelen. Zo blijven we een stabiele organisatie. Ook in de toekomst.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
4
Een stabiele organisatie: nu en in de toekomst
19
Naast onze medewerkers, zijn ook onze vrijwilligers
De interne communicatie vormt een belangrijke schakel
van groot belang voor het behalen van onze doelen.
in het betrokken houden en blijven binden van de
Onze medewerkers vormen het kapitaal van het
Zij werken zowel op onze locaties in Middelburg en
medewerkers. We vinden het belangrijk om kennis te
Zeeuws Archief. Dankzij de medewerkers zijn we
Zierikzee als op afstand. Ongeveer zeventig vrijwil
delen, informatie uit te wisselen en interne samen
klaar voor de toekomst. Logisch dat we zuinig op
ligers maken archieven en collecties toegankelijk,
werking tussen disciplines te bevorderen. Dat zorgt
ze zijn. We willen een goede werkgever zijn, omdat
door te beschrijven of te scannen. Ook helpen onze
voor betere afstemming en kan verrassende inzichten
plezier en zingeving in het werk essentieel zijn voor
educatievrijwilligers bij het rondleiden van scholieren.
opleveren. Hierbij besteden we aandacht aan de
een goed functionerende organisatie. In tijden van
manier waarop onze missie, visie en kernwaarden tot
krapte en verloop helpen aandacht voor de werk
uiting komen in de manier waarop we ons werk doen.
beleving en strategische personeelsplanning bij het op orde houden van de personele bezetting, zowel kwantitatief als kwalitatief.
Communicatie In onze interne en externe communicatie bewaken we de identiteit en de positionering van een
ICT
Verder stimuleren we medewerkers om zich te
toegankelijk, betrouwbaar en betrokken Zeeuws
De groei van de organisatie is merkbaar op het
ontwikkelen, te leren en kennis te delen. Zo kunnen
Archief. In onze communicatie staan de archieven en
gebied van ICT. De komende beleidsperiode
medewerkers ook op de lange termijn hun functie
collecties altijd centraal. De doelgroepen zijn in kaart
willen we de werkprocessen efficiënter inrichten.
goed uitoefenen. Dat past bij het persoonlijk leider
gebracht, waarop we onze communicatiemiddelen
Daarom zetten we stappen in het digitaliseren en
schap dat we bij iedereen ambiëren. Medewerkers
strategisch afstemmen.
automatiseren van bedrijfsvoeringsprocessen,
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Medewerkers
bijvoorbeeld bij HRM en financiën, maar ook bij
krijgen verantwoordelijkheid voor de inhoud van hun werk en het resultaat daarvan. Ook op het gebied van
Archieven zijn niet laagdrempelig, het Zeeuws Archief
het e-Depot en acquisitie. Het softwarematig en
vitaliteit, duurzame inzetbaarheid en gezondheid zijn
is dat wel. We maken de vertaalslag van het archief
gestandaardiseerd laten samenwerken van processen
zowel werkgever als werknemer verantwoordelijk. We
naar het publiek. We bieden handreikingen aan voor
zorgt voor betrouwbare data, waarmee we kunnen
vinden het belangrijk om ons ook te binden aan een
het doen van onderzoek. De komende periode zetten
aantonen dat we voldoen aan wet- en regelgeving.
nieuwe generatie van medewerkers. Dat doen we
we sterk in op de positionering van het Zeeuws
Het digitaliseren van processen en de digitaliserings
door stages, traineeships en fellowships aan te
Archief als knooppunt van informatie. We zijn trots op
ontwikkelingen binnen het Zeeuws Archief hebben
bieden voor alle niveaus, van kort- tot langopgeleiden.
wat we doen en dat stralen we uit. Dat doen we door
invloed op de infrastructuur van onze ICT. De
Deze doelen brengen we tot uiting in de drie thema’s:
zichtbaar te zijn in de samenleving, zowel online als
komende periode bekijken we thema’s als opslag
vinden, binden en behouden.
fysiek.
capaciteit en vernieuwing van de ICT-omgeving.
20
We zetten onze eerder ingezette lijn van duurzaam heid door. De afgelopen tijd hebben we het nieuw bouwgedeelte van het Zeeuws Archief in Middelburg verduurzaamd. De komende periode gaan we verder
Het Zeeuws Archief heeft een team informatie
met het Van de Perrehuis. Dat is een extra uitdaging,
beveiliging en privacy dat bestaat uit medewerkers
omdat het om een achttiende-eeuws monumenten
die zich met e-Depot, inspectie en advies, publieks
pand gaat. We bekijken welke mogelijkheden er zijn
bereik en ICT bezig houden. De komende periode
om het gasverbruik te verminderen. Ook besteden
wordt met behulp van een Information Security
we aandacht aan een betere benutting van het pand,
Management System (ISMS) gewerkt aan het voldoen
zodat er geen onnodige energie verloren gaat.
aan de NIS2-richtlijn. Dat is een beveiligingsnorm, waar ook het Zeeuws Archief aan moet voldoen. Daarnaast is er aandacht voor bewustwording bij de medewerkers ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy.
Bestuur Het Zeeuws Archief heeft een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat
Gebouwenbeheer
uit een afvaardiging van de aangesloten overheden
Het Zeeuws Archief huisvest het Genealogisch
zijn openbaar. Het Zeeuws Archief legt jaarlijks
Centrum Zeeland, de Walcherse Archeologische
verantwoording af en volgt de jaarlijkse beleids- en
Dienst, het Roosevelt Institute for American Studies,
begrotingscyclus. Met het ingaan van de nieuwe
het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Weten
Archiefwet treedt de rijksoverheid uit en wordt het
schappen, fotoatelier Art in Print, het Natuurkundig
bestuur uitgebreid met een aantal nieuwe overheden,
Gezelschap Middelburg, de Stichting Godshuizen
om zo de basis van het Zeeuws Archief te versterken.
en wordt gekozen uit het midden van het algemeen bestuur. De vergaderingen van het algemeen bestuur
Dit hebben we in 2028 bereikt: • De werkprocessen zijn volledig gedigitaliseerd en geautomati seerd. • De thema’s vinden, binden en behouden zijn duidelijk terug te zien in het medewerkersbeleid. • We positioneerden het Zeeuws Archief als knooppunt van informatie in onze communicatie. • We hebben duidelijk welke mogelijkheden er zijn om het gasverbruik te verminderen. • De ICT-omgeving is voorbereid op verdere groei van de hoeveel heid data. • We voldoen aan de NIS2-richtlijn.
Zeeuws Archief Blik op de toekomst Meerjarenbeleidsplan 2025-2028
Informatiebeveiliging en privacy
Middelburg, de Stichting Historisch Onderzoek Zeeland en de Teeken Akademie. De locatie in Middelburg huren we van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Sinds 2019 zijn we zelf verantwoordelijk voor beheer, onderhoud en instandhouding van het pand.
21
© Juli 2024 Zeeuws Archief Hofplein 16, Middelburg info@zeeuwsarchief.nl www.zeeuwsarchief.nl T 0118 678800 Tekst: Stoorick, Middelburg Ontwerp: DATBureau, Amsterdam