24-1111 Bijlage 3. Ingekomen stukken - AB
Tekst van het document
Ingekomen stukken Datum brief
20-08-2024
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
17 september 2024
Onderwerp
161. Middelburger & Zeeuw versus AZC & Woningen - geanonimiseerd
Ingekomen stuk
161. Middelburger & Zeeuw versus AZC & Woningen - geanonimiseerd
Categorie
Inwoner
Afdeling
samenleving
Afzender
Inwoner
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
26 september 2024
Datum brief
06-08-2024
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
17 september 2024
Onderwerp
156. Motie 2024 18 Meer taken meer knaken (getekend)
Ingekomen stuk
156. Motie 2024-18 Meer taken meer knaken (getekend)
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
Gemeente Maassluis
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
26 september 2024
Datum brief
06-08-2024
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
17 september 2024
Onderwerp
154. Brief Algemene wet bestuursrecht (Awb)
Ingekomen stuk
154. Brief - Algemene wet bestuursrecht (Awb)
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
VPPG - onafhankelijk vakbond voor raadsleden
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
26 september 2024
Datum brief
06-08-2024
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
17 september 2024
Onderwerp
153. Nieuwsbrief Raden in Verzet juli 2024
Ingekomen stuk
153. Nieuwsbrief Raden in Verzet juli 2024
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
Raden in Verzet
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
26 september 2024
Datum brief
15-07-2024
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Onderwerp
149. Aanbiedingsbrief 1 wijziging begroting 2024, begroting en jaarrekening 2023 Zeeuws Archief
Ingekomen stuk
149. Aanbiedingsbrief 1 wijziging begroting 2024, begroting en jaarrekening 2023 Zeeuws Archief
Categorie
Organisatie
Afdeling
Samenleving
Afzender
Zeeuws Archief
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
26 september 2024
Bijlagen: 149. Bijlage 1. Vastgestelde jaarverantwoording 2023 Zeeuws Archief 149. Bijlage 2. Vastgestelde 1e wijziging begroting 2024 Zeeuws Archief 149. Bijlage 3. Vastgestelde begroting 2025 Zeeuws Archief
Datum brief
05-07-2024
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
17 september 2024
Onderwerp
143. Ledenbrief Wijziging Model-APV (zomer 2024)
Ingekomen stuk
143. Ledenbrief Wijziging Model-APV (zomer 2024)
Categorie
Organisatie
Afzender
VNG
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
26 september 2024
Bijlagen: 143. Bijlage 2. Model-raadsbesluitwijziging-apv-zomer-2024 143. Bijlage 1. Was-wordt-tabelwijziging-model-apv-zomer-2024
Datum brief
03-07-2024
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
17 september 2024
Onderwerp
136. Brief Stichting Cleene Hooge_ontsluiting AZC_definitief
Ingekomen stuk
136. Brief Stichting Cleene Hooge ontsluiting AZC definitief
Categorie
Organisatie
Afdeling
Samenleving
Afzender
Stichting Omwonenden Cleene Hooge
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
26 september 2024
Datum brief
02-07-2024
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
17 september 2024
Onderwerp
133. ledenbrief-modelverordening-antidiscriminatievoorziening
Ingekomen stuk
133. ledenbrief-modelverordening-antidiscriminatievoorziening
Categorie
Organisatie
Afdeling
Samenleving
Afzender
VNG
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college voor het opstellen van een voorstel aan de raad
Raadsvergadering
26 september 2024
Bijlagen: 133. Bijlage-1-modelverordening-antidiscriminatievoorziening
Datum brief
20-06-2024
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
17 september 2024
Onderwerp
128. Ledenbrief weerbaar bestuur
Ingekomen stuk
128. Ledenbrief weerbaar bestuur
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
VNG
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
26 september 2024
Bijlagen: 128. Bijlage 1. Strafrechtelijk kader en aangifte ihkv Veilige Publieke Taak
Datum brief
19-06-2024
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
17 september 2-24
Onderwerp
127. Brief bij PCN jaarverslag 2023 aan raadsleden
Ingekomen stuk
127. Brief bij PCN jaarverslag 2023 aan raadsleden
Categorie
Organisatie
Afdeling
Wijk en Bestuur
Afzender
Platform Cannabis Nederland
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
26 september 2024
Bijlagen: 127. Bijlage 1. PCN Sociaal JAARVERSLAG 2023
Datum brief
12-06-2024
Commissie
Commissie Algemeen Bestuur
Datum commissie
17 september 2024
Onderwerp
125. Volledige ledenbrief VNG 24-005 Begrotingsadvies 2025-2028
Ingekomen stuk
125. Volledige ledenbrief VNG 24-005 Begrotingsadvies 2025-2028
Categorie
Organisatie
Afzender
VNG
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
26 september 2024
Bijlagen: 125. Bijlage 1. 20240611-ledenbriefbegrotingsadvies-2025-2028-deel-2 125. Bijlage 2. brief-ipo-afspraak-inci dentele-uitname-gemeentefonds-vanuittoezicht 125. Bijlage 3. Rectificatie ledenbrief begrotingsadvies 2025-2028 deel 2
Onderwerp: Middelburger & Zeeuw versus AZC & Woningen. Middelburger & Zeeuw versus AZC & Woningen.
Aanvulling op de opgehaalde info tijdens het participatietraject ter voorbereiding op nieuwbouw AZC en de beoogde woningbouw op de Cleene Hoge.
Beste gemeenteraadsleden, B&W en projectteam.
Ik wil positief van start gaan en dit verder in dit gehele traject ook proberen te blijven. Mijn mening over het vertrouwen in het college en het projectteam is tijdens het participatietraject AZC weer wat gegroeid. Goede gesprekken en aandachtig mee denken van jullie team heeft daar mede toe geleid. Ik vind dat het COA te weinig zichtbaar is geweest en dat baart mij nog wel zorgen. Hun visie over het hele gebeuren is mij nog steeds niet duidelijk.
Teleurstellend vond ik ook de interesse van de gemeenteraadsleden op de daadwerkelijke thema-avonden. Slechts 1 lid heeft zich daadwerkelijk laten zien. Hem heb ik daarvoor bedankt.
Op de laatste avond in het stadskantoor waren er gelukkig wat meer raadsleden die interesse toonden. Dat was goed om te zien.
Mijn aanvulling is algemeen en al op papier geschreven eigenlijk. Het heet de Zeeuwse omgevingsvisie 2050 en staat boordevol ideeën die ook in onze nieuwe wijk prima tot zijn recht zouden kunnen komen. Ik lees daar over snelfietspaden voor ons als Zeeuwen die aangelegd mogen worden. Als Middelburgse zeg ik : gemeente grijp die kans. Ik lees daar over meer water en groen, biodiversiteit in de wijken. Ik zeg gemeente grijp die kans. Ik lees daar over energieneutraal en klimaatbestendig wonen: ik zeg gemeente grijp die kans.
En zo kan ik nog wel even doorgaan.
Allemaal mooie uitdagingen die hopelijk allemaal tot bloei kunnen komen in onze nieuwe wijk. Deze is dan voorzien van klimaatneutrale gebouwen en huizen,van moderne fiets en wandelpaden in een groene Zeeuwse wijk met veel water en biodiversiteit. Biologisch boeren op de naastgelegen gronden geven de wijk het mooie open karakter wat doorgetrokken kan worden in de wijk.
Een wijk met een AZC dat nauwelijks opvalt en hier ook echt volgens afspraak maximaal 15 jaar gaat zijn. Dit is een keiharde afspraak en ik wil graag zien dat de gemeenteraad dit ook echt als maximum aanhoudt. ( Dat zou de les moeten zijn aangezien de toestanden met het huidige azc )
Laten we met de bewoners verder optrekken en er de tijd voor nemen. Want er zijn zeker nog genoeg vragen.
1 ervan moet persoonlijk zeker zijn : Hoe beperk ik de inkomensschade die ik ga krijgen in de boekingen van mijn B en B door de bouw.
2 Is wat algemener Wat gaat de waarde van mijn huis doen. Gaat dit dalen door een nieuwe wijk met azc of blijft dit gelijk als de gemeente zijn best doet om een daadwerkelijke hoogwaardige en kwalitatieve wijk met azc te bouwen.
Ik neem aan dat het streven van de gemeente het laatste is.
Als de gemeente en het projectteam blijft luisteren en meepraten met de direct aanwonenden en de andere wijkbewoners dan zijn volgens mij vele oplossingen mogelijk.
Onze participatietredes vereisen ook de juiste communicatie dus daar vertrouw ik op.
Vul aan met de Zeeuwse visie en we komen samen tot iets moois.
Vr grt
Ik ga ervan uit dat de gemeenteraadsleden en beneden dit ook te lezen krijgen
156. Motie 2024-18 Meer taken meer knaken (getekend)
Het bestand 156. Motie 2024-18 Meer taken meer knaken (getekend) kon niet correct worden ingeladen, het is mogelijk corrupt of beschadigd. Het originele bestand kunt u hier vinden: https://middelburg.raadsinformatie.nl/document/14419095/1/156_+Motie+2024-18+Meer+taken+meer+knaken_%28getekend%29
Geachte gemeenteraad,
Lijden bestuursrechters in Limburg en bij de RvS aan een tunnelvisie of is er duidelijk sprake van machtsbescherming. In vele zogenaamde ‘democratische rechtstaten’ zijn rechters niet onafhankelijk. Het menselijke is vaak ondergeschikt aan de wil van de machthebbers. Wet is wet. De toeslagenaffaire is in Nederland een voorbeeld. Een afhandeling van de veroorzaakte drama’s is nog gaande. Het kost de samenleving miljarden. Ons land heeft een Algemene wet bestuursrecht (Awb) met algemene regels voor het bestuursrecht. Deze zou de Nederlandse burgers verrijken met verhoogde rechtsbescherming. De werkelijkheid is anders. Zoals prof. Twan Tak zeer uitgebreid in zijn boeken heeft beschreven is deze Awb een versterking van de macht van overheden en bestuursrechters en geen rechtsbescherming voor de burger, maar machtsbescherming voor overheden en rechters tegen die burger. Awb artikel 8:54 De Awb geeft rechters de mogelijkheid om te beslissen via een vereenvoudigde afdoening. Het betreft beroepen waarop de bestuursrechter bepaald dat onderzoek niet of niet volledig nodig is. Een mondelinge behandeling op een zitting acht de rechter dan niet nodig. De zaak wordt gewoon niet in behandeling genomen. De indiener van het beroep krijgt geen enkele kans om het beroepschrift nog nader toe te lichten. Hoger beroep is niet meer mogelijk.
Dit is geen rechtspraak maar veeleer een geweldige kans om de politieke en rechterlijke macht te versterken. Een rechtstaat onwaardig. Voorbeeld: Zaak VPPG in beroep tegen een onbevoegd genomen raadsbesluit. In november 2016 heeft de gemeenteraad Echt-Susteren besloten dat de VPPG geen beroepsvereniging is voor raadsleden. Dit ondanks het advies van de bezwarencommissie dat de raad niet bevoegd is om daarover te beslissen. Door de uitspraak van de Rechtbank Nederland-Noord is in 2017 uitgesproken dat de VPPG wel degelijk een beroepsvereniging is voor raadsleden van lokale groeperingen. Op basis van deze uitspraak heeft een raadslid van Echt-Susteren in 2019 opnieuw de factuur van de VPPG ingediend bij het college van B&W. En weer heeft het college bepaald dat de raad bevoegd is om te beslissen. De raad besliste conform de uitspraak in 2016. Opnieuw volgde een gerechtelijke procedure gesteund en betaalt door de VPPG. Het raadslid kreeg gelijk. De raad is en was in 2016 niet bevoegd. De raad is volgens de Rechtbank Limburg kennelijk geen bestuursorgaan.
Op basis van deze uitspraak heeft de VPPG een verzoek ingediend bij de raad voor het vergoeden van alle door de VPPG gemaakte kosten vanwege een onrechtmatig genomen besluit in november 2016. De raad heeft aan B&W opdracht gegeven dit verzoek af te handelen. Het college heeft dat beschouwd als een mandaat en heeft het verzoek via mandaat aan een ambtenaar afgewezen. Tegen dat besluit van de raad, het bestuursorgaan dat juridisch verantwoordelijk blijft, is de VPPG in beroep gegaan. De rechter heeft de gemeenteraad niet erkend als hoogste bestuursorgaan en koos voor de macht van B&W via de vereenvoudigde behandeling en verklaarde het beroep van de VPPG als kennelijk ongegrond. Dit is in strijd met artikel 17 Grondwet en het verdragsrechtelijk gegarandeerde recht op eerlijke behandeling van deze zaak door een onafhankelijke en onpartijdige rechter (art.6 EVRM). Er is nog alleen verzet tegen de rechterlijke beslissing mogelijk. Verzet procedure (art. 8:55 lid 8) Bij verzetsbehandeling is uitgangspunt dat niet de hoofdzaak (onkostenvergoeding) ter discussie staat, maar alleen de grondslag voor de vereenvoudigde afdoening. In het verzet zijn o.a. de volgende punten aan de orde gesteld: 1. het verzoek is gericht aan de gemeenteraad, het hoogste orgaan van de gemeente (artikel 125 Grondwet) en niet aan B&W zoals die als een rode draad de beslissing van de rechter domineert; 2.
De uitspraak van de rechter dat de raad onbevoegd was, is jurisprudentie waar de VPPG naar verwijst. Hierbij is aangetoond dat de VPPG in december 2016 ten onrechte door de raad nietontvankelijk is verklaard. Een onrechtmatig besluit; 3. Volgens de professionele standaard voor rechters leest de bestuursrechter alle relevante stukken van het dossier. De rechter onderzoekt of sprake is van een eenduidig juridisch geschil of van een conflict met achterliggende belangen. Hij betrekt deze belangen om de kans op finale beslechting van het conflict te maximaliseren, eventueel door behulpzaam te zijn bij een schikking of door te verwijzen naar mediation; 4. De beslissing van de rechter is niet alleen een warrig verhaal, maar geheel in strijd met de feiten, verzonnen aannames met verwijzing naar stukken die gewoon niet bestaan. Zitting verzet 9 april 2024 De rechter opent op 9 april de zitting met de belofte dat hij de stukken heeft gelezen. Na 10 minuten wist het bestuur dat hij het verzet niet gelezen heeft. Het leek er veel meer op dat ‘de slager zijn eigen vlees keurt’. Het was al snel duidelijk dat hij de opdracht had gekregen om het verzet ongegrond te verklaren. Hij had het steeds over een bestuursbesluit terwijl het verzet gaat over een rechterlijke uitspraak. De bestuursrechter ging geheel voorbij aan de aangevoerde argumenten en feiten.
Dat de raad in november 2016 het primaire besluit had genomen, had hij niet gelezen. Op de vraag om ons het verslag van de griffier toe te sturen, snauwde hij met een hardgrondig néé!!. Uitspraak verzet 1 mei 2024
Zoals verwacht is het verzet ongegrond verklaard. De motivering van de beslissing is volstrekt inferieur. Geen enkele reactie op de inhoud van het verzetschrift. Zelfs geen woord over het feit dat de raad en het college gehandeld hebben in strijd met het wettelijke mandaat. Hoe kan men zich verdedigen tegen wet, Grondwet en Verdrag? Oh, maar rechters hoeven zich niet te verdedigen. Er is immers geen hoger beroep mogelijk. Wij kennen wel het geheim van raadkamer en andere rechterlijke anonimiteit bij collegiale rechtspraak en bij enkelvoudige rechters uiteraard al helemaal. Raad voor de Rechtspraak De Raad voor de rechtspraak laat een extern onderzoek uitvoeren naar aanleiding van het mogelijk onrechtmatig handelen door een rechter, tevens leidinggevende, bij het gerechtshof Den Haag. De Raad wil met het onderzoek uitsluiten dat deze werkwijze ook bij andere gerechten is toegepast. Het bestuur van de VPPG zal de casus Echt-Susteren indienen. Voordracht kandidaat-premier Dick Schoof Het bestuur van de VPPG is blij met de voordracht van een onafhankelijke premier. Dat is een kleine stap voor een scheiding van machten, een reuzensprong voor een democratische rechtstaat.
Voor reacties en meer informatie info@vppg.nl of aanmelding als lid via www.vppg.nl De Algemene ledenvergadering van 28 september aanstaande staat geheel in het teken van het voorontwerp Wet op de politieke partijen (Wpp). Deze is op zeer veel punten in strijd met onze Grondwet. PS: Wij stellen het zeer op prijs indien deze brief geplaatst wordt op de lijst van ingekomen stukken.
153. Nieuwsbrief Raden in Verzet juli 2024
Het bestand 153. Nieuwsbrief Raden in Verzet juli 2024 kon niet correct worden ingeladen, het is mogelijk corrupt of beschadigd. Het originele bestand kunt u hier vinden: https://middelburg.raadsinformatie.nl/document/14419078/1/153_+Nieuwsbrief+Raden+in+Verzet+juli+2024
ZEEUwsAncI:-IEF Hofrlein rd . Postbus 7o, 4330 AB Middelburg (otfi) 67 88 oo' info6gzeeuws archíeí.nl. www.zeeuwsarchieflnl
Gemeente Middelburg T.a.v. de gemeenteraad Postbus 6000
4330 LA MIDDELBURG
Datum
: 15 juli2024
Onderwerp Uw kenmerk Ons kenmerk Bijlagen
: 1" wijziging begroting 2024, begroting en jaarrekening 2023
: A-15t/2O24 :3
Behandeld door : A. Groenewegen
Geachte raad, ln de vergadering van l juli 2024 heeft het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief de L" wijziging begroting 2024, de begroting 2025 en de jaarrekening2023 vastgesteld.
Conform artikel 18a, lid 2 uit de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief ontvangt u hierbij - ter kennisname - de vastgestelde 1" wijzing begroting 2024 en de begroting 2025 van het Zeeuws Archief. Daarbijontvangt u conform artikel 2'J.,lid 5 uit de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief - ter kennisname - de vastgestelde jaarrekening 2023 van het Zeeuws Archief. Met vriendelijke groet, Namens het dagelijks bestuur,
bl^ Dr. J.L. Kool-Blokland
directeur
Zeeuws Archief Jaa rvera ntwoording
2023
Middelburg, I juli 2024
lnhoud Jaarverslag 2023.....
3
lnleiding..
4
Programma Beheer.....
6
Programma lnformatie en Kennis... Programma Publieksbereik
..25
Overzicht algemene dekkíngsmiddelen
..44
Overzicht overhead
..45
Overzicht vennootschapsbelasting
..45
Overzicht onvoorzien
..45
Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing .
46
Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen
49
Pa ragraaf Verbonden pa rtijen Pa ragraaf financiering
52
Pa ragraaf bedrijfsvoering.......
54
Jaa rrekenin g 2023
56
Jaarverantwoording 2023
2
Jaarverslag2O23
Jaarverantwoording 2023
3
lnleiding ln het afgelopen jaar heeft het Zeeuws Archief veel gedaan aan digitalisering, toegankelijk maken, het op orde krijgen van nieuw verworven collecties en aan nieuwe en reeds lopende eDepotaansluitingen. Uiteraard zijn de reguliere taken door de medewerkers met volle energie opgepakt en heeft het Zeeuws Archief als vanouds veel werk verzet in de studiezalen, op de restauratieafdeling en is met educatie, communicatie en beheer en onderhoud van de websites veel publiek bereikt. Een nieuwe website over de slavenreízen van de MCC, gelanceerd kort voor l- juli 2023, heeft een grote rol gespeeld in het publieksbereik rondom de herdenking van de afschaffing van de slavernij. Tevens stond 2023 in het teken van de gesprekken met overheden in het kader van het voornemen van het Rijk om uit de gemeenschappelijke regeling te treden. Het bestuur van het Zeeuws Archief heeft ervoor gekozen om de gemeenschappelijke regeling zo mogelijk uit te breiden met een aantal nieuwe overheden, om de basis van het Zeeuws Archief te versterken. ln het jaar 2O24zal duídelijk worden of de volksvertegenwoordigers van de diverse overheden die lijn onderschrijven. Op dit moment is de focus nog gericht op het uittreden van de staatssecretaris per 1, januari 2025, maar dat is afhankelijk van het feit of de Tweede Kamer de Archiefwet2O2I nog dit jaar behandelt.
De dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Schouwen-Duiveland is in 2023 voor het eerst tussentijds geëvalueerd. Doel was om zicht te krijgen op de uitvoering van de afspraken zoals overeengekomen in de DVO, met aandacht voor de manier waarop de uitvoering verloopt en hoe de partners dit ervaren. De bevindingen van de evaluatie zijn positief en in 2028 vindt opnieuw een evaluatie plaats. De periodieke evaluatie met de provincie Zeeland is in 2023 voorbereid. Deze wordt in 2024 uitgevoerd. Een paar zeer belangwekkende feiten van het Zeeuws Archief zijn dat het archief van de Koninklijke
Maatschappij de Schelde de status van UNESCO Nederlands erfgoed heeft gekregen. De open dag die in november aan de KMS werd gewijd, heeft veel belangstelling getrokken. Het is waardevol dat het Zeeuws Archief dit soort iconische archieven extra in de aandacht zet. Dat versterkt het besef landelijk dat het Zeeuwse erfgoed van grote waarde is. Het Zeeuws Archief heeft tevens enkele grote archieven integraal laten digitaliseren. Dit vergroot de mogelijkheden om veel onderzoek thuis te doen. ln veel gevallen komen onderzoekers daarna altijd nog naar het archief om nadere hulp te krijgen, meer context te benutten en dwarsverbanden met andere archieven te onderzoeken. Bijalle archiefdiensten is dit een herkenbaar patroon, dat steeds meer belangrijke collecties en archieven digitaal worden aangeboden, waardoor de vraag naar ondersteuning verlegd word naar een dieper niveau. Waar er geen regulier budget is voor structurele digitalisering van collecties, zal het Zeeuws Archief digitalisering prioriteit geven bij de aanwending van reserves. Een investeringsagenda zal de prioritering en de besteding met elkaar verbinden. He Zeeuws Archief prijst zich gelukkig met de hulp van veel vrijwilligers, die allerlei soorten werk
doen. Ook voor hen verschuift steeds meer de taak naar digitale werkzaamheden. De vrijwilligers worden hierbij zo goed mogelijk begeleid. De uitvoering van het beleidsplan is voortvarend opgepakt. Er zijn nieuwe e-Depot aansluitingen tot stand gekomen, inspectie en advies op de niet-overgedragen archieven van de overheden is uitgevoerd, het team acquisitie beraadt zich op een nieuw acquisitie-profiel, de zeer grote beeldcollectie van het Zeeuws Archief is specifiek belegd bij een medewerker die sturing geeft aan nieuwe technieken van bewaren, beheren en beschikbaar maken, de thema's water en slavernij en slavenhandel hebben veel aandacht gekregen. De herdenking van de watersnoodramp 1953 was
Jaa rvera ntwoord ing,2023
4
aanleiding voor de NTR om de serie Het Water Komt te maken. Daar heeft het Zeeuws Archief een rol in gespeeld, En eveneens was de herdenking van 150 jaar afschaffing slavernij op 1 juli (1863 formeel, maar 1873 daadwerkelijk voor de slaafgemaakten) een moment waarop het Zeeuws Archief veel in het nieuws is geweest; in theaterstukken, televisie-uitzendingen, radio en andere media.
Wat de bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief betreft zijn grote stappen gezet in de verduurzaming van het gebouw en het omlaag brengen van de energielasten. Dat is hard nodig, gezien de hoge kosten. Ook in 2024 zijn de nodige aanpassing gepland. ln het bestuur van het Zeeuws Archief is het afgelopen jaar door het afscheid van burgemeester drs R. van der Zwaag van Veere een wijziging opgetreden.Zijn plaats is ingenomen door zijn opvolger, burgemeester drs. F. Schouwenaar. Verder is de samenstelling van het bestuur niet gewijzigd. Het algemeen bestuur bestaat daarmee uit de heren drs, A.J. Koppejan (Rijk en voorzitter), drs. F.W. Weisglas (Rijk), mevrouw mr. M. Vermue-Vermue (Rijk), mevrouw drs. F. Schouwenaar (Veere), de heer mr. E. Smit (Middelburg) en de heer mr. ing. R. Schonis (Middelburg). Het dagelijks bestuur bestaat uit de heren Koppejan, Smit en mevrouw Schouwenaar als opvolger van de heerVan der Zwaag.
Jaa rvera ntwoording 2O23
5
Programma Beheer Wat was het doel? Onder het programma Beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de werkzaamheden in het kader van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Ook in 2023 was het doelom alle stukken zo te behouden en beheren, dat alle informatie vind- en raadpleegbaar is.
Wat hebben we ervoor gedaan? Inrichting depot en klimaatbeheersing De depots van het Zeeuws Archief bevinden zich in Middelburg, Vlissingen, Zierikzee en Terneuzen. Dit jaar zijn als gebruikelijk voor ieder depot van het Zeeuws Archief kiemgetalmetingen uitgevoerd en is actie ondernomen indien dit nodig was. Tevens zijn alle depots elk kwartaal schoongemaakt, heeft er regelmatig een visuele controle plaatsgevonden en worden alle depots gemonitord op ongedierte. Nieuw binnengekomen archieven werden bemonsterd, waarbíj nergens schimmelgroei is gevonden Wel is er handmatig het nodige schimmelresidu verwijderd. Bij het bewaren van archieven in depots gelden richtlijnen voor temperatuur, relatieve luchtvochtigheid en inlaat van verse buitenlucht. De klimaatinstallatíes in de depots die dit regelen, kosten veel energie. Het Zeeuws Archief heeft in 2023in Middelburg een pilot uitgevoerd om het energieverbruik in de depots te reduceren. Hiervoor zijn de ventilatoren vanaf mei buiten kantooruren uitgeschakeld. Dit heeft in samenwerking met een conserveringsadviseur bij het Nationaal Archief en het installatiebedrijf plaatsgevonden en het is in een gecontroleerde proefomgeving getest. Naarmate bleek dat deze test geen nadelige invloed had op de archieven is de test
uitgebreid en uiteindelijk definitief geïmplementeerd. De totale reductie van energie is aanzienlijk. Na 8 maanden monitoring is de prognose dat dit ongeveer 75.000 KWh per jaar bespaart. ln 2023 is gestart met het actualiseren van het collectiehulpverleningsplan (chv-plan). Alle informatie voor het opzetten van het chv-plan is verzameld. Daarnaast is een risicoanalyse uitgevoerd door een extern bedrijf. Aan het einde van het jaar hebben de medewerkers van restauratie en behoud en van facilitaire zaken en het afdelingshoofd op locatie een chv-cursus gevolgd waarbij ook input is geleverd voor het definitief opstellen van het chv-plan in 2024. Restauratie en behoud Om de diverse werkzaamheden uit te kunnen voeren is een aantal uítzendkrachten ingehuurd samen met de restaurator, de twee behoudsmedewerkers en twee medewerkers eerstelijnsconservering is gewerkt aa n o nderstaa nde za ken. De populariteit van het scannen op verzoek blijft ook bij restauratie en behoud te bemerken. Via de Archiefbank komen steeds meer digitaliseringsverzoeken binnen. Hiervoor is het nodige conserveringswerk gedaan om de aangevraagde stukken gereed te maken voor digitalisering. ln totaalzijn hiervoor 150 stukken gerestaureerd of geconserveerd.
ln 2023 is er in totaal 526 m1 verpakt voor de diverse GR- en DVO-partners. Bij het verpakken hoort ook het zeer bewerkelijke verwijderen van schimmelresidu en het herinrichten van kasten. Voor de provincie Zeeland is gestart met de verpakking van het deelvan 1-815-1910 en 1911-j.939 van het archief Provinciaal Bestuur. Voor Waterschap Scheldestromen is verder gegaan met de verpakking Jaarverantwoording 2023
6
van de archieven van de polders Walcheren en voor de gemeente Middelburg met het verpakken van het archief van gemeentewerken. Voor de gemeente Veere is verder gewerkt aan het verpakken van het archief van de stad Veere en de gemeente Koudekerke. Voor de gemeente Schouwen-Duiveland is het archief van de gemeente Oosterland verpakt. Voor de gemeente Terneuzen is het archief van de Graanhandel G.B. Termont-Mouton lJzendijke verpakt. Voor de gemeente Vlissingen is het archief van Hoechst verpakt, is het herverpakken van de (glas)negatieven van de Schelde afgerond en zijn alle negatieven in de koude berging geplaatst. Naast het verpakken zijn75 kadasterkaarten en acht prenten geconserveerd. Ook heeft materiële verzorging plaatsgevonden voor het zakelijke dienstverleningsproject PEZM.
Verder werd een groot deel van de tijd besteed aan eerstelijnsconservering van de digitaliseringsprojecten rechterlijke archieven Zeeland en Zeeuws Vlaanderen en de retroacta van de burgerlijke stand. ln2023 zijn eerstelijnsconserveringswerkzaamheden gedaan voor archieven die in2024 worden gedigitaliseerd. Het gaat om het archief van het kabinet der koningin van Zeeland, 1940-1969, de Arrondissementsrechtbank Goes en Provinciaal bestuur l-" en 3'afdeling, I94O-I949. Daarnaast heeft de restaurator het uitbesteden van de eerstelijns conserveringswerkzaamheden van het digitaliseringsproject Weeskamers Axel, Veere, Vlissingen en Zierikzee begeleid. Ook werd in 2023 gewerkt aan Metamorfozeprojecten. Voor het Metamorfozeproject Zeeuwse Families is de verpakking afgerond. Daarnaast is gestart met de eerstelijnsconservering van de Zeeuwse am bachtsheerlijkheden. Voor de digitalisering in het kadervan het Programma lndisch Erfgoed Digitaal is de eerstelijnsconservering en verpa kking verzorgd.
Metamorfozeprojecten Met behulp van financiering van het landelijke programma Metamorfoze is in 2021'-2023 het digitaliseringsproject Zeeuwse Families uitgevoerd. Dit project omvat negen spraakmakende Zeeuwse regentenfamilies, waaronder de families Clijver en Mauritz uit Vlissingen, de familie Schorer, Matthias-Pous-Tak van Poortvliet en Van Doorn. De digitale bestanden komen in de eerste
helft van 2024 online beschikbaar. ln 2023 is het Zeeuws Archief ook begonnen met het Metamorfozeproject Zeeuwse Ambachtsheerlijkheden 1350-2003. Het doelvan dit project is het conserveren en digitaliseren van 25 archieven van ambachtsheerlijkheden in Zeeland. Dit project loopt tot eind 2025. ln het laatste kwartaal2023 heeft hetZeeuwsArchief een nieuwe aanvraag ingediend bijbureau Metamorfoze voor het conserveren en digitaliseren van de archieven van de Deltadienst en aanverwante archieven zoals de Dienst Dijkherstel Zeeland. De voorlopige honorering is toegekend door bureau Metamorfoze. Dit is nog onderwerp van gesprek. ln het eerste kwartaal van2024 wordt de planning en begroting opgesteld en ter goedkeuring verzonden. Progromma lndisch Erfgoed Digitaal Daarnaast heeft het Zeeuws Archief in het laatste kwartaal van2022 een aanvraag ingediend bij het Programma lndisch Erfgoed Digitaal. Het programma wordt vanuit het ministerie van VWS gefinancierd in het kadervan het project'Collectieve erkenning lndische gemeenschap in Nederland. Een extra impuls'. Het programma richt zich op het digitaliseren en beschikbaar stellen van lndische collecties zodat mensen online kunnen zoeken naar de lndische geschiedenis van hun voorouders. Het programma is een samenwerking van bureau Metamorfoze, het Netwerk Oorlogsbronnen (NOB) en het lndisch Herinneringscentrum (lHC).
Het project is in 2023 uitgevoerd. Voordat de scans
Jaarverantwoording 2023
7
gepubliceerd kunnen worden, is gekeken in hoeverre deze geanonimiseerd moeten worden. De oplevering zal in 2O24 plaatsvinden. o n d e rste u n i n g M eto m orfoze p roje ct Stre e ka rch i ef G oe re e - ove rft a kke e
Het Streekarchief Goeree-Overflakkee is in 2023 begonnen aan het Metamorfozeproject heerlijkheidsarchieven Goeree-Overflakkee (1259-1984). Het Zeeuws Archief heeft hierin een adviserende rol. Het project loopt tot eind2024.
Stadhuiscollecties en relatiebeheer Re lotie be heer Schouwe n-Duive I a nd
Het Zeeuws Archief, locatie Zierikzee, was in 2023 regelmatig te zien en te horen in de media. Zo kwamen de gebroeders Anker vanuit Leeuwarden naar Zierikzee voor het televisieprogramma Verborgen Verleden, bezocht Frédérique Spigt het Gravensteen voor het programma Waor Zee Land Kust en was er aandacht voor de belegering van Schouwen-Duiveland door de Spanjaarden in 1575 in Spanje of Oranje. Het jaar 2023 stond ook in het teken van de 70-jarige herdenking van de Watersnoodramp in 1953.
Het Zeeuws Archief heeft bijgedragen aan verschillende activiteiten zoals het radioprogramma
Diikstra Evenblijter plekke en de zesdelige podcastserie Boven Water. Daarnaast is in de halvan het gemeentehuis een expositie ingericht met kleurenfoto's die kort na de Ramp zijn gemaakt. Dit jaar zijn er lezingen en cursussen gegeven, hebben schoolklassen een rondleiding door het depot gehad, hebben de Rederijkers Zierikzee achtmaal een optreden gegeven waarbij een archiefbron de leidraad was, zijn er artikelen verschenen in verschillende media en is in het Stadhuismuseum in het
archiefkabinet een expositie ingericht over het werk en leven van Job Baster. Re latie be heer Vl issi n ge n
Diverse malen is er overleg geweest over Frontstad vlissingen, een initiatief van een groep Vlissingers rondom de verbeelding van de oorlogsgeschiedenis van Vlissingen. De bijdrage van het Zeeuws Archief bestond uit het aanleveren van verhalen. Er is overleg geweest met het straatnamencomité gemeente Vlissingen. Het Zeeuws Archief heeft een cursus voor de ZVU verzorgd, Vlissingen op de Koort Tevens zijn er lezingen voor de Vereniging Vrienden van het muZeeum en het archief gegeven. Ook aan het symposium over het Slavernijverleden Vlissíngen is medewerking gegeven en zijn inhoudelijke bijdragen aangeleverd ten behoeve van toespraken door de burgemeester bij diverse gelegenheden. Medewerking werd er verleend aan verschillende in 2023 verschenen boeken. Stadhuiscollecties Veere en Middelburg Het beheer en gebruik van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere heeft in 2023 in algemene zin geresulteerd in: o Het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere; o Registratie van de objecten en het doen van onderzoek in en naar de collectie; r Het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities; o Het adviseren betreffende conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de
o r
collectie; Het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collecties; Het onderhouden van contact met de Verenigíng van Musea in Zeeland, de Stichting cultureel Erfgoed Zeeland en walcherse musea en erfgoedinstellingen.
Jaarverantwoording 2023
8
Er is regelmatig overleg gevoerd met de wethouders cultuur en beleidsmedewerkers cultuur van gemeenten Middelburg en Veere. ln dit overleg zijn de rapporten van bureau Raadsaam over het beheer van de gemeentelijke collecties besproken. Nu de huidige stand van zaken van het beheer en behoud van de collectie helder is geworden , zijn er aanbevelingen gedaan voor de inhaalslag hiervan en is een actieplan collectiebeleid gemaakt. De aanbevelingen hebben de prioriteit laag, gemiddeld of hoog gekregen. Stapsgewijze opvolging van het rapport wordt in nauw overleg met de betrokken overheden uitgevoerd.
Toezicht op het beheer Toezicht wordt uitgeoefend op het beheer van objecten die zijn opgesteld in de locaties o Stadhuis aan de Markt in Veere r 'De Schotse Huizen' in Veere r Grote en de Kleine kerk in Veere o Oudheidkamer en dorpskerk in Oostkapelle o Gemeentehuis in Domburg r Museum 'Het Polderhuis' in Westkapelle
o Streekmuseum in lJzendijke o Verenigingsgebouw in Koudekerke o VerenigingsgebouwinVrouwenpolder r Museum Brandspuithuis in Serooskerke o Stadhuis aan de Markt in Middelburg r Zeeuws Archief in Middelburg r Zeeuws Museum in Middelburg r Vleeshal in Middelburg r Stadskantoor/gemeentehuis in Middelburg r Stadhuismuseum in Arnemuiden o Kerktoren in Arnemuiden o Dorpshuis in Nieuw- en Sint Joosland r Gemeenteloods, Waldammeweg Middelburg o Gemeenteloods, Kleverskerkseweg, Middelburg r COVRA in Vlissingen-Oost r Mijnenmagazijn in Veere o Restauratieatelier Rijken in Koudekerke lncidenteel werd overleg gevoerd met de beheerders van deze locaties over bewaarcondities. Objecten die in 2023 niet geêxposeerd werden, berusten in depots in de oude stadhuizen van Veere en Middelburg, de COVRA in Vlissingen-Oost, het depot van het Zeeuws Archief, het mijnenmagazijn in Veere en de opslag van restauratieatelier Rijken in Koudekerke. Registratie, documentatie en plaatsing ln2023 zijn in het beheersysteem MAIS-Flexis nieuwe taxatiebedragen, veranderende standplaatsen, nieuwe kennis over herkomst van objecten en restauratieverslagen ingevoerd. Het beheersysteem van de collectie Veere bevatte op 31 december 2023 7285 records. Het beheersysteem van de collectie Middelburg bevatte op 31 december 2O231335 records. Specifiek onderzoek is gedaan naar schilderijen van de voormalige gemeente Domburg.
Publieksbereik ln 2023 is medewerking gegeven aan de NTR-documentaires Jan Jonszoon, Piraat von de Wereld en Het verhaol Van Oronje. Hiervoor zijn opnamen gemaakt van munten en penningen uit de stadhuiscollecties. De Veerse mummiekat was onderwerp van een door Omroep Zeeland uítgezonden programma Waar Zee Land Kust. Jaarverantwoording 2O23
9
Collectiebeheer ln 2023 is de langdurige bruikleen van objecten die eigendom zijn van de Stichting Buitenplaats Westhove, het lnstituut Collectie Nederland, het Koninklijk Zeeuws Genootschap der Wetenschappen, de Confrérie van Sint Sebastiaan te Middelburg, het Rijksmuseum Amsterdam en enkele pa rticulieren en instellingen voortgezet. Langdurige uitlening van objecten aan de gemeente Middelburg en Veere, de Stichting Delta Cultureel te Veere, de Oudheidkamer Oostkapelle, de Stichting Polderhuis te Westkapelle, het historisch museum te Arnemuiden, de Grote kerk Veere, het Zeeuws Archief, Stichting streekmuseum uzendijke en stichting 'het oude brandspuithuis' zijn voortgezet. Aan de Catharinakerk in Zoutelande is de Rollof Honourvan de 52nd Lowland Brigade in langdurige bruikleen gegeven. Twee muurschilderingen van R. Kimpe zijn verhuisd van het depot aan de Kleverskerkseweg naar een opslag in Oostburg. Onderzocht wordt of deze muurschilderingen kunnen worden afgestoten. Hiervoor is door bureau RaadSaam een rapport geschreven. Restaurator Ronald Lutz heeft een schilderij van H. van Trigt (De vierschaar in het stadhuis van Veere) en een schilderij van J. Eversen (Stilleven met droogbloemen en schelpen) gerestaureerd. Dit laatste schilderij heeft een permanente plaats gekregen in het gemeentehuis van Domburg.
Met stoffeerderij de Vos uit Vlissingen is overleg gevoerd over de restauratíe van een historisch stoel in het stadskantoor in Middelburg. Deze stoel is in bruikleen van het lnstituut Collectie Nederland. Restauratieatelier De Valk heeft een passende berging gemaakt voor munten en penningen van de gemeente Veere. De maquette van de stad Veere anno 1813 is hersteld en heeft een plaats gekregen ín het Museum Veere. ln oktober 2023 is de collectie tijdelijk uit het Stadhuis Veere verhuisd wegens onderhoud aan het pand. ln overleg met Museum Veere en de gemeente Veere zijn de objecten veilig elders ondergebracht. ln januari 2024 zijn alle objecten teruggeplaatst. Het Zeeuws Archief werkt mee aan de voorbereiding van de tentoonstelling van Museum Veere over de geschiedenis van de stad. Kennis van objecten van de Veerse collectie is daarbij van groot belang. lnformatiebe heer Binnen het kader van een langlopend project Schotten in Zeeland is contact onderhouden met de werkgroep'Trading Places'van het National Museum of Scotland in Edinburgh, de universiteiten van Edinburgh en Dundee en het National Records of Scotland. Voor de universiteit van Dundee is een digitale lezing gegeven over Veerse museale objecten en Zeeuws-Schotse archieven.
lnformatie werd onder andere gegeven over de goudschat van Serooskerke, strooipenningen, stadsrechten van Domburg en Westkapelle, de schilder Dirck van Deelen, Middelburgs zilver, de historische ontwikkeling van de stad Veere, kerken in de gemeente Veere en buitenplaatsen in de gemeente Veere. e-Depot Nadat in de tweede helft van2022 begonnen is met de inrichting van de eigen Preservica-omgeving voor het Zeeuws e-Depot, zijn hierin in het eerste kwartaalvan 2023 van de gemeenten Terneuzen en Tholen omvangrijke digital born archieven opgenomen. Andere belangrijke mijlpalen waren de aansluitingen op het Zeeuws e-Depot van waterschap Scheldestromen per l juli en van de gemeente Vlissingen per 1- december. Dat brengt het totaal aantal aansluitingen op 8 van de l-5 Zeeuwse overheden. Met hen wordt in aansluittrajecten samengewerkt aan de duurzame toegankelijkheid van hun digitale informatie.
J a
arvera ntwoo rd ing 2O23
10
Digitoal atelier Na wat omwegen koos het Zeeuws Archief voor OPEX voor de opname van informatie in Preservica. OPEX vormt een schil rond het te ingesten pakket van bestanden en metadata en zorgt ervoor dat de informatie in de gewenste mappenstructuur en correct gemetadateerd in Preservica wordt geplaatst. Bij de verdere inrichting van Preservica en van alle mapping en opname van archieven in het eDepot, geldt MDTO nu als uitgangspunt. Ditondersteunt het beheeren de realisatievan een toega n kelijke zoekfu nctie. De Records Management Tool (RMTool) van VHIC is een digitale gereedschapskist die het Zeeuws
Archief gebruikt en waarin verschillende functies voor databewerking zijn gecombineerd: structuur aanbrengen, bestandsformaten controleren, beveiligde documenten detecteren, enz. Bijgedragen is aan de ontwikkeling van OPEX functionaliteit voor de RM-tool. De aanschaf van Bitstop is in 2023 voorbereid voor 2024. Deze tool ondersteunt de omzetting naar sidecar/XML-metadatabestanden/OPEX. De tool is aangesloten op een Preservica-APl voor ingest,
inclusief controles en logging van het proces en heeft als doel het verder stroomlijnen van het ingestproces. De aonsluittrojecten
Het tienstappenplan voor de aanpak van aansluittrajecten is geactualiseerd op basis van de ervaringen uit de eerste aansluittrajecten. Vooral het tweede 'tactische' deel met de projectinrichting voor overbrengingen, is opnieuw ingericht. Samen met de aangesloten zorgdragers is gewerkt aan de voorbereiding en uitvoering van uitplaatsing en overbrenging van digitaal archief. Niet alle aansluittrajecten in 2023 zijn zo voortvarend verlopen als gewenst. Belangrijkste oorzaak is het ontbreken van beschikbare menskracht en kennis voor het op orde brengen van de archieven bij de zorgdragers. Een andere factor is de mate waarin de informatiesystemen van de overheden toegerust zijn op de eisen die aan digitale duurzaamheid gesteld worden. Gemeente Middelburg Aan medewerkers van de gemeente Middelburg is een training gegeven over de raadpleging van de uitgeplaatste zaakdossiers uit Alfresco/Green Valley, een bestand dat in de loop van acht jaar is gevormd en dat bestaat uit ruim twee miljoen bestanden met een omvangvan 650 GB. Dit archief is vooralsnog ondergebracht in de Preservica-omgeving van het Nationaal Archief en zal op termijn
worden opgenomen in de eigen Preservica-omgeving. De sessíe leverde veel nieuwe inzichten op over de werkwijze en zoekstrategieën en zalvoortaan worden herhaald wanneer nieuwe bestanden van een zorgdrager worden opgenomen en de fase van de raadpleging aanbreekt. Gemeente Terneuzen
ln het eerste kwartaal is onder tiidsdruk van het verdwijnen van de bronapplicatie, een groot bestand in het Zeeuws e-Depot uitgeplaatst. Het ging om een bestand dat in de loop van elf jaar is gevormd en dat bestaat uit zaakdossiers in Alfresco/Green Valley: ruim drie miljoen bestanden,608 GB. Net als eerder het Alfresco-archief van Middelburg is de export hiervan gerealiseerd met ondersteuning van Xillio. Aan de medewerkers van de gemeente is een training gegeven in de lijn met die voor M iddelburg, zoals hierboven beschreven.
Gemeente Tholen ln het eerste kwartaal is onder tijdsdruk van het verdwijnen van de bronapplicatie een groot bestand in het Zeeuws e-Depot uitgeplaatst. Het ging om een bestand dat in de loop van zestien jaar is gevormd en dat bestaat uit dossiers in het document managementsysteem Corsa: 22.493 dossiers,
J a a
rvera ntwoord ing 2O23
'l-1
ruim twee miljoen bestanden, 149 GB. Aan de medewerkers van de gemeente zijn traíningen gegeven in de lijn met die voor Middelburg, zoals hierboven beschreven. p Sche ldestromen Wate Het Waterschap is gestart met de quickscan om te komen tot een overzicht van de aanwezige
digitale archieven. Dit loopt samen op met de inventarisatie van de applicaties waaraan het waterschap werkt. Er is gestart met een prioritering in het concept Aansluitplan. Gemee nte Schouwe n-Duíveland De gemeente heeft in2023 gewerkt aan de actualisatie van de quickscan. Dit loopt samen op met het realiseren van een centraal overzicht van applicaties in de gemeentelijke organisatie.
Daarnaast is met de gemeente Schouwen-Duiveland intensief samengewerkt in twee langer lopende trajecten voor de realisatie van een ontbrekende exportfunctionaliteit in Zaaksysteem.nl van Xxllnc, dat ook in gebruik is bij de Provincie Zeeland, Tholen en Terneuzen. De leverancier heeft eind 2023 aangegeven dat het doorontwikkelen van de TopX exporttool in zaaksysteem.nl hoge prioríteit krijgt. Dit is goed nieuws voor de aansluittrajecten van bovengenoemde zorgdragers. Het andere traject waarbij het Zeeuws Archief betrokken is, is gericht op de realisatie van een exportfunctie in NotuBiz Raadsinformatiesysteem, dat behalve bijSchouwen-Duiveland in gebruik is bíj Veere, Middelburg, Terneuzen en Waterschap Scheldestromen. Deze ontwikkeling is lastig en duurt te lang. Gemeen Vlissineen ln Vlissingen is nog voor de ondertekening van de DVO in december, gestart met de uitvoering van de q uicksca n.
Provin Zeeland De Provincie Zeeland heeft 2023 verder benut voor de voorbereiding van de overbrenging van de bestanden die in Corsa zijn gevormd. Er is een eigen exportfunctie ontwikkeld die aansluit op de eisen van het e-Depot. Alle series zijn in kaart gebracht, met de per serie uit te voeren werkzaamheden voor het op orde brengen. Daarnaast is in het derde kwartaal gestart met het veiligstellen van de dossiers die vallen onder het Besluit Risico's Zware Ongevallen (BRZO). Voorbeelden van bedrijven met een hoog risico voor het milieu in onze provincie zijn DOW-Chemical en Zeeland Refinery. De bij de omgevingsdienst RUD Zeeland afgeronde dossiers zijn geëxporteerd en ondergebracht bij de provincie in afwachting van voorbereiding op opname in het e-Depot.
Met íngang van 2019 is de behandeling van nieuwe en lopende BRZO-dossiers belegd bij de DCMR Milieudienst Rijnmond te Rotterdam. Het Zeeuws Archief is ook betrokken bij het overleg van de Provincie met DCMR over de opname van de aldaar afgeronde dossiers in het Zeeuws e-Depot. Verder is geadviseerd over de opname van het archief van de Four Freedoms Awards van het Roosevelt lnstitute en hetveiligstellen van een aantaldigital born bestanden op harde schijven. Deelnemende gemeenten GR de Bevelanden Met de deelnemers van GR de Bevelanden zijn afspraken gemaakt over de aanpak richting aansluiting op het Zeeuws e-Depot. Mogelijk leidt dit tot nieuwe dienstverleningsovereenkomsten in 2024. RUD Zeeland
Het Zeeuws Archief neemt deel in de werkgroep die een aanpak ontwikkelt voor digitale duurzaamheid van de dossiers van vergunningverlening, toezicht en handhaving van de deelnemers laarverantwoording 2023
1.2
North Sea Port Met North Sea Port is afgesproken een schouw uit te voeren ter voorbereiding op mogelijke aansluiting op het Zeeuws e-Depot. De toegankelíjkheid van digitol born archieven
Het op orde brengen voor duurzame toegankelijkheid van digital born archieven vraagt om nieuwe methoden en technieken. ln het verslagjaar is langs twee sporen onderzocht hoe dit kan worden a a nge pa kt. Voor overheden blijkt dat het op orde brengen van uitgeplaatst digitaal archief dat niet op orde is, een (te) zware opgave is. Dit wordt veroorzaakt door een combinatie van het niet in control zijn op de gebruikte applicaties, het ontbreken van de kennisvan de inhoud en een tekort aan formatie. Het Zeeuws Archief is in 2023 een onderzoek gestart naar de inzet van data science als mogelijke oplossing. Gewerkt is aan de bouw van een algoritme voor bestandsherkenning voor het identificeren van de inhoud van digitale archieven. De archieven van Middelburg, Tholen en Terneuzen zijn gebruikt voor het trainen van het algoritme, nader onderzoek is wenselijk.
Voor particuliere archieven is de bewerking van de archieven van de Vrijwilligers Adviescommissie Schouwen-Duiveland en SER-Zeeland aangepakt. Hierbij is gekeken naar de aanpak van digital born particulier archieven, door collega-archiefdiensten in Nederland. Samenwerking Veel inzet is gepleegd om de samenwerking met leverancier Preservica goed op gang te krijgen. Niet altijd was er direct kennis en ervaring aanwezig voor de issues in de applicatie en de wensen voor het beheer van omvangrijk digital born overheidsarchief. Uiteindelijk heeft ook de Dutch Summit te Haarlem in november gezorgd voor wederzijds begrip en een verbetering van de communicatie door Preservica, gericht op de Nederlandse markt. De ontwikkelingen worden nauwgezet gevolgd. Nieuw voor 2023 is de deelname aan de Dutch User Group Preservica (DUG), de gebruikersgroep van inmiddels zestien Nederlandse archiefinstellingen die Preservica gebruiken voor hun e-Depot. Het Zeeuws Archief is vertegenwoordigd in het bestuur van de DUG. Doel van de DUG is het delen van kennis en ervaring om te zorgen dat we niet te ver uit elkaar lopen qua werkwijzen en daaruit voorkomende wensen en eisen. Standaardisatie wordt steeds belangrijker als basis voor haalbaarheid. Ook wordt samengewerkt aan het formuleren van de gewenste ontwikkelingen en gedeeld opdrachtgeverschap.
Door de krachten te bundelen wordt getracht mee richting te geven aan de ontwikkelíng Preservica binnen de grote internationale gebruikersgroep. De eerste stappen zijn door het Zeeuws Archief hiervoor gezet door deelname aan de internationale bijeenkomst die in
april in Oxford plaatsvond. Gevolg door een landelijke bijeenkomst, eind oktober in Haarlem, waar van Preservica de CEO, accountmanager en ontwikkelaars bijeenkwamen met de leden van de DUG. Dit heeft wederzijds veel inzicht gegeven in de Nederlandse situatie en de hieruit voortkomende wensen en eisen. De samenwerking met de andere RHC's en het Nationaal Archief blijft belangrijk voor de ontwikkeling
van e-Depotfunctionaliteit en -inrichting: kennisdeling, gezamenlijk opdrachtgeverschap jegens leveranciers, ontwikkeling van werkwijzen en standaarden en afstemmen van de dienstverlening. o Architectuurcommissie (AC). Ook in 2023 is deelgenomen aan de bijeenkomsten van de Architectuurcommissie van NA en RHC's. De AC staat voor onderhoud en ontwikkeling van architectuur als MARA, toepassing van standaarden als MDTO en kennisdeling. Ontwikkelingen als Common Ground en Beworen bii de bron worden gevolgd. o Norm voorkeursformaten. Het Zeeuws Archief participeerde ook in 2023in deze landelijke werkgroep waarin de 'Handreiking voorkeursformaten'wordt onderhouden. Dit is het overzicht Jaarverantwoording 2023
13
van de bestandsformaten die kunnen worden opgenomen in het e-Depot. ln 2023 heeft een algehele herziening plaatsgevonden. Begin 2024is de nieuwe versie als Norm
a
Voorkeursformaten gepubliceerd, waarbij belangrijke onderdelen nu gelden als norm voor alle overheidslagen. Klankbordgroep Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). Het MDTO is doorontwikkeld tot de Nederlandse norm voor het vastleggen en uitwisselen van overheidsinformatie. Het Zeeuws Archief is lid van de klankbordgroep en daardoor direct betrokken bij de ontwikkelingen zodat er snel een vertaling kan worden gemaakt naar de werkwijze en advisering aan onze partners voor toepassing en inrichting van hun a rchiefuorm ingsprocessen.
Wat heeft dit gekost? 2e wijziging
Realisatie
Begroting
Realisatie
Programma beheer Totale lasten
2023
2023
820.294
881".005
Totale baten
-61_.r14
-63.300
2022 783.528 -60.877
Saldo
759.180
8L7.705
722.615
Specificatie programma beheer 2e wijziging
Salarislasten programma beheer
Realisatie
Begroting
2023
2023
Realisatie 2022
611.103
6L0.886
588.280
Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing
57.522
57.449
51.191
- conserveren en restaureren
51.533
56.457
44.326
7S
500
0
L00.061
155.713
99.731
209.Lgt
270.1,19
1,95.248
- stadhuiscollectie Middelburg
-L7.461
-19.355
- stadhuiscollectie Veere
-43.653
-43.945
-L7.393 -43.484
- stadhuiscollecties - e-Depot
Baten programma beheer
- e-Depot
Bijzondere baten Saldo
Jaarverantwoording 2023
0
0
0
-6L.1L4
-63.300
-60.877
0
U
759.180
8t7.70s
722.65I
L4
Programma lnformatie en Kennis Wat was het doel? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij de bij het Zeeuws Archíef aangesloten overheidsorganisaties.
Wat hebben we ervoor gedaan? Inspectie, advies, dcquisitie en relotiebeheer Het huidige inspectiebeleid is in 2023 geanalyseerd en besloten is om aan de hand van een in2024 nieuw vast te stellen inspectiebeleidsplan de lijnen uit te zetten voor de komende jaren. Het team inspectie en advies heeft een aantal keren overleg gehad met de collega's uit NoordBrabant en Limburg om ervaringen uit te wisselen en gebruik te maken van elkaars expertise. Belangrijk voor de kennisontwikkeling zijn onder meer de webinars 'Grip op informatie' die de VNG period iek orga niseert. Er is in 2023 een begin gemaakt met het opstellen van handreikingen over verschillende thema's zodat de overheden nog betervan advies voorzien kunnen worden. Ook is begonnen aan een model handboek vervanging. Daarnaast is geadviseerd over een model voor de archiefparagraaf voor de vernieuwing van alle gemeenschappelijke regelingen in Zeeland. De hotspotmonitor neemt inmiddels een vaste plaats in op de agenda's van de verschillende overlegvormen met de overheden. De hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die een grote impact hebben gehad en die niet onder
de reguliere blijvende bewaring vallen. De betreffende overheden en het Zeeuws Archief bekijken samen welke gebeurtenissen aan de criteria voldoen om op de lijst te komen. lnmiddels zijn er al uiteenlopende onderwerpen als hotspot aangewezen. Dat betekent dat in principe alle informatie van de betreffende overheidsorganisatie over dat onderwerp blijvend wordt bewaard. Voor wat betreft de omgevingswet worden de ontwikkelingen nauw gevolgd door het team inspectie en advies. lnsoectie en Advies: Verslae van
uitsevoerde toezicht oer overheid
Gemeente Kopelle o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. r Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de
o o o o
hiervoor in aanmerking komende dossiers. Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van ínformatiebeheer binnen het sociaal domein waarbij specifiek gekozen is voor de Jeugdwet. Er heeft overleg plaats plaatsgevonden over het handboek routinematige vervanging en de eerder uitgevoerde audit vervanging. Het digitaliseren van de bouwdossiers is in afwachting van het op orde brengen van de metadata. De gemeente Kapelle participeert in de gemeenschappelijke regeling de Bevelanden. Dit maakt het toezicht complex.
Gemeente Middelburg
Jaa rvera ntwoording 2O23
15
.
Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.
o Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers
o Het Zeeuws Archief heeft het verbeterplan ontvangen naar aanleiding van het kpi-rapport. Dit is in 2023 besproken met de gemeente.
o Er isin2022 een audit routinematige vervanging uitgevoerd waarvan de rapportage in 2023 is opgeleverd.
r
Er is een aspectinspectie uitgevoerd naar het functioneren en het gebruik van de applicatie
Djuma.
o Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van informatiebeheer binnen het sociaal domein waarbij specifiek gekozen is voor de Jeugdwet. Ge mee nte Sch ouwe n-D uive I o nd
o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.
o Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers.
r
Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van informatiebeheer binnen het sociaal domein waarbij specifiek gekozen is voor de Jeugdwet. Er is geadviseerd bij de ontwikkeling van het kwaliteitssysteem informatiebeheer.
o r Voor het managementteam is naar aanleiding van de aspectinspectie zaaksysteem en kwa liteitssysteem lnformatiebeheer een presentatie georga n iseerd.
Gemeente Terneuzen o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.
o Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers.
o Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van informatiebeheer binnen het sociaal r
domein waarbij specifiek gekozen is voor de Jeugdwet. Er is geadviseerd over de datamigratie van Squit XO naar RX. Mission.
Gemeente Veere
r
Enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. Op verzoek van de
gemeente Veere heeft het SIO vanwege de pensionering van het verantwoordelijk afdelingshoofd in 2023 niet plaatsgevonden.
o Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers.
o Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van informatiebeheer binnen het sociaal domein waarbij specifiek gekozen is voor de Jeugdwet. Gemeente Vlissingen o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.
o Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers. Er is geadviseerd bij het handboek digitale vervanging archiefbescheiden.
o o Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van informatiebeheer binnen het sociaal domein waarbijspecifiek gekozen is voor de Jeugdwet. Jaarverantwoord ing 2O23
16
Provincie Zeelond o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. r Wat betreft de vernietiging van provinciale informatie zijn de lijsten met de hiervoor in
o r r r
aanmerking komende dossiers getoetst. Geadviseerd is over het duurzaam beheer van de informatie inzake de uitvoering van de provinciale BRZO-taken in de periode 2014-sept.2019. Er is deelgenomen aan de overleggen van de Kring Provinciearchivarissen. Er is een aspectinspectie uitgevoerd naar Zaaksysteem.nl
BlJL2 is de uitvoeringsorganisatie voor de gezamenlijke provincies voor onder meer de Faunawet en grondwaterschade. De provincies hebben onder de Archiefwet een
overeenkomst met BlJ12 gesloten, voor de informatiehuishouding rond de wettelijke taken die BlJ12 uitvoert. De provinciearchivaris van Utrecht voert het archieftoezicht namens alle provinciearchivarissen uit. ln 2023 zijn twee formele toezicht-overleggen gevoerd met BlJ12, zgn. tactische informatie-overleggen, door de archivaris en de adviseur digitale informatie (ADl) van Het Utrechts Archief. De informatiemanager heeft alle BlJ12-websites geïnventariseerd en HUA heeft per website geadviseerd wat de voorzieningen voor archivering moesten zijn. Websites die bewaard moesten worden zijn opgenomen in Archiefweb. BlJ12 heeft in de loop van het jaar een recordmanager geworven om de informatiehuishouding bij BlJ12 op orde te krijgen. De recordmanager heeft alle verzamelde rapporten, instrumenten en correspondentie van de afgelopen zes jaar van HUA gekregen. De recordmanager is ook aangesloten bij het Vakberaad DUTO van lPO, het overleg van informatiespecialisten. Verder is in samenwerking met de provinciearchivaris van ZuidHolland een advies opgeleverd over de aanwijzing van een archiefbewaarplaats voor de blijvend te bewaren informatiebestanden van BlJl-2. Die aanwijzingwas nietvoorzien in de archiefbeheerovereenkomsten die BlJ12 met de provincies in 2018 heeft gesloten. Verder zijn overleggen gevoerd, adviezen gegeven en selectierapporten beoordeeld.
W ote rsch o p Sch e I d e st r om e n
o Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.
o Er isin2O22 een aspectinspectie van het Documentenatelier uitgevoerd. De rapportage daarvan is in 2023 opgeleverd.
o Van een tiental archieven van voormalige waterschappen in Zeeuws-Vlaanderen is de o
formele overbrengin g in 2023 afgerond. Er is een voorstel gedaan voor een KP|-onderzoekin 2024.
RUD Zeelond
o Het Zeeuws Archief is betrokken bij de werkgroep Procesafspraken Archief, een ambtelijke
o
werkgroep ingesteld door het Algemeen Bestuur om voorstellen te doen tot verbetering van het informatiebeheervan RUD Zeeland. De werkgroep heeft in2023 enkele keren vergaderd Er is een voorstelingediend om het informatiebeheervan de RUD en de documenten van de Zeeuwse overheden onder te brengen in het Zeeuws e-Depot. ln november 2022kwam bij de gemeente Terneuzen als PIOFACH-leverancier van RUD Zeeland de datamigratie van Squit XO naar Rx.Mission in een beslissende fase. Half december is door de werkgroep Procesafspraken Archief afgesproken dat het migratieplan getoetst wordt door het Zeeuws Archief en de gemeentearchivarissen van Goes en Tholen. Deze toetsing heeft in 2O23 plaatsgevonden.
Jaarverantwoord ing 2023
17
Vei I ig he idsreg io Zee la nd (VRZ)
c ln 2023 heeft een strategisch informatieoverleg plaatsgevonden. o Er hebben verschillende overleggen plaatsgevonden over het handboek vervanging.
Orionis
o Na de verkennende gesprekken in 2021 heeft in2022 het eerste Strategisch informatieoverleg plaatsgevonden. ln 2023 zou verder onderzocht worden hoe het Zeeuws Archief het toezicht op de niet overgebrachte archieven van Orionis kan vormgeven en hoe verdere ondersteuning kan worden geboden. Op verzoek van Orionis vindt dit in het tweede kwartaal van 2024 plaats. Sluis