24-087 rvs Inzet instrument burgerberaad

raadsvoorstel volgnummer

3 juli 2024 24-087

onderwerp

Inzet instrument burgerberaad

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Willemien Treurniet Bestuur en ondersteuning Manon Veroude / Yfke Semeijn m.veroude@middelburg.nl / y.semeijn@middelburg.nl 0118-675529 / 0118-675782

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Het college opdracht te geven om in 2025 een eerste burgerberaad uit te voeren; 2. Na de zomer een raadsvoorstel voor te leggen met een passend onderwerp; 3. In te stemmen met de geraamde kosten van € 320.000; 4. Na het eerste burgerberaad dit te evalueren om aan de hand daarvan te bepalen of het instrument burgerberaad al dan niet structureel beschikbaar komt als instrument van de gemeenteraad en opgenomen wordt in onze participatie- en inspraakverordening. Bij deze evaluatie worden in ieder geval de deelnemers, gemeenteraad, college en projectgroep gevraagd naar hun ervaringen. Aanleiding

De gemeenteraad nam een motie vreemd aan over het instrument burgerberaad. In deze motie werd gevraagd naar een procesvoorstel ter voorbereiding van een eerste burgerberaad. En in dit procesvoorstel aandacht te geven aan: Een goede uitvoering van de methodiek, onder meer met betrekking tot de manier waarop een correcte afspiegeling wordt bereikt, de organisatie van het beraad zelf en de communicatie naar alle inwoners van Middelburg; Voorstellen voor minimaal 3 onderwerpen voor het burgerberaad; Voorstellen te doen over de rol van de raad bij het stellen van kaders voor de uitvoering van een burgerberaad bijvoorbeeld over de vraagstelling, de inhoudelijke ruimte en commitment aan de uitkomst; De wijze waarop de evaluatie plaats kan vinden na afronding van een eerste burgerberaad. Ondertussen werden we ingehaald door de praktijk. In Middelburg organiseerden we in 2023 op verzoek van de gemeenteraad het inwonerberaad woningbouw: een eerste proeve van een burgerberaad in afgeslankte vorm. Tijdens dit proces hebben we ervaring opgedaan met deze vorm van participatie. De ervaringen van het inwonerberaad waren positief. Met name de breed samengestelde groep inwoners die op basis van loting geselecteerd werd en die vanuit een nieuwsgierige en positieve grondhouding meedeed.

Tijdens twee sessie kwamen zij samen tot een gedragen voorstel aan de gemeenteraad met mogelijke woningbouwlocaties. Omdat het inwonerberaad een burgerberaad in afgeslankte vorm was, hebben we deze geëvalueerd. Enerzijds om hiervan van te leren voor een volgende keer. Anderzijds als input voor de besluitvorming over het al dan niet inzetten van een burgerberaad. Een memo actieve informatie met daarin de evaluatie van het inwonerberaad heeft u op 14 mei jl. ontvangen. Effect

Een burgerberaad kent een hoge mate van participatie, dat wil zeggen dat de deelnemers veel invloed hebben op de uitkomst en het advies dat aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Een burgerberaad laat zien hoe je, vanuit verschillende standpunten, met kennisverwerving en in dialoog tot breed gedragen besluiten kunt komen. Door een 1

zorgvuldig proces waarbij de politiek de aanbevelingen van het burgerberaad serieus neemt, kan het vertrouwen van de burgers in de lokale politiek groeien. Wat we nu vaak zien bij participatie is dat tegenstanders de grootste stem hebben. Bij een burgerberaad is dat anders. In een burgerberaad zit (vanwege de zorgvuldige loting) een goede afspiegeling vanuit de samenleving. De deelnemers vormen samen een groep die vanuit verschillende perspectieven een zinvolle en positieve bijdrage aan een vraagstuk willen leveren, waarbij zij aangesproken worden op hun eigen expertise en ervaringen. Zij kunnen hierbij een beroep doen op expertise van buitenaf om samen tot wijze en afgewogen adviezen te komen. Een burgerberaad bestaat uit drie fasen: samen leren, delibereren, samen besluiten. Als de gemeenteraad na de uitvoering van een eerste burgerberaad besluit om het instrument op te nemen onze gereedschapskist voor participatie, wordt het instrument ook opgenomen in de participatie- en inspraakverordening en voorzien van een structurele financiële dekking. Een burgerberaad kan dan vaker ingezet worden en zo hebben we een extra instrument voor de participatie. In het kader van “Participeren: doen & leren!” zou de inzet van een burgerberaad en de borging in de verordening en financiële middelen een volgende stap in onze doorontwikkeling zijn. Argumenten

1. In gesprek met raadsleden op 12 maart jl. kwam naar voren dat de motivatie voor het inzetten van een burgerberaad verschillend kan zijn. Soms omdat een vraagstuk zo complex is dat de politiek inwoners er graag bij wil betrekken. Maar vaak ook om dichterbij inwoners te komen of uit een verlangen naar medewerking vanuit de samenleving bij het betreffende vraagstuk. Het zorgt vaak niet alleen voor verrassende adviezen, het zorgt ook voor bewustwording en bereidheid om zelf verantwoordelijkheid in het vraagstuk te nemen. 2. Met een burgerberaad haal je de wijsheid uit de samenleving en door burgers zelf in een burgerberaad te laten werken aan deze kwesties, begrijpen zij hoe moeilijk het is om goede, gedragen besluiten te nemen. 3. Een burgerberaad is daarmee een waardevol participatie-instrument, dat inwoners volgens een beproefde methodiek laat participeren bij een concreet vraagstuk. In een burgerberaad zit een goede afspiegeling vanuit de samenleving. Dit komt doordat de deelnemers door een zorgvuldige loting geselecteerd worden. De deelnemers vormen samen een groep die vanuit verschillende perspectieven een zinvolle en positieve bijdrage aan een vraagstuk willen leveren, waarbij zij aangesproken worden op hun eigen expertise en ervaringen. Zij kunnen ook een beroep doen op expertise van buitenaf.

Met die extra informatie komen de deelnemers samen tot wijze en afgewogen adviezen die vervolgens via het college aan de gemeenteraad worden aangeboden. Hierbij is politieke steun voor het proces en bereidheid om met de adviezen aan de slag te gaan. 4. De 'filosofie' van een burgerberaad gaat ervan uit dat de representatieve democratie (de gemeenteraad) en de lokale democratie (burgers) aanvullend zijn aan elkaar. De uitkomst is niet alleen een gedragen advies vanuit de samenleving, maar draagt ook bij aan vertrouwen in het gemeentebestuur. Kanttekeningen

1. 2.

3.

4.

Er zit ook een afbreukrisico bij burgerberaden. Het devies is: doe het goed, of doe het niet. Het advies dat uit een burgerberaad komt is zwaarwegend. De gemeenteraad kan een advies naast zich neerleggen, maar moet daarvoor wel goede argumenten hebben en dat goed uitleggen. Als dit niet gebeurt, schaadt dit het vertrouwen in de overheid. Een belangrijk aandachtspunt is dan ook de rol van de raad: ‘Van het laatste naar het eerste woord.”, waarbij zij aan de voorkant besluit tot de inzet van het burgerberaad en duidelijke kaders meegeeft over wat wel en niet kan en er dus alleen op basis van de vooraf gestelde kaders vanaf geweken kan worden. Als gemeenteraad spreek je van te voren af wat er met de uitkomsten gebeurt. Als aan de voorkant al duidelijk is dat een uitkomst bijvoorbeeld niet gewenst is, moet dat van te voren duidelijk zijn. Bij een burgerberaad is de uitvoeringskracht van de organisatie essentieel. Er moet uitvoering gegeven kunnen worden aan de adviezen die uit een burgerberaad komen. Dat vraagt om tijd, betrokkenheid, acceptatie van adviezen die niet zelf bedacht zijn en medewerking vanuit de organisatie om ook daadwerkelijk met de adviezen aan de slag te gaan.

5. 6.

Een burgerberaad levert waardevolle adviezen op, maar is wel een kostbaar instrument. Het onderwerp moet er wel toe doen: relevant en met impact (betekenisvol en voor een grote groep inwoners).

Financiën

Wat mag het kosten? Gelet op ervaringen van andere gemeenten met burgerberaden en ons eigen inwonerberaad Woningbouw verwachten we dat een volledig burgerberaad € 320.000 kost. Hoe gaan we dat financieren? Er is een aanvraag gedaan voor financiële middelen voor het organiseren van een burgerberaad in de Kadernota 2025 – 2028. Zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? N.v.t. Duurzaamheid

N.v.t. Communicatie en participatie

Een burgerberaad is een participatie-instrument met een hoge mate van invloed. Uit de evaluatie van het inwonerberaad woningbouwlocatie is naar voren gekomen dat het wenselijk is om algemene procesinformatie naar buiten te brengen. Dit om alle Middelburgers te informeren over het feit dat een burgerberaad plaatsvindt en hoe zo’n proces loopt. Dit om helder en transparant te zijn. In de uitvoering van een burgerberaad kan er zelfs voor gekozen worden om niet-deelnemers te betrekken door bijvoorbeeld een online peiling voor, tijdens of na afloop. Uitvoering

Alles bij elkaar duurt een burgerberaad bijna een jaar.

De voorbereiding bestaat uit: 1. Het in de organisatie uitvraag doen naar een onderwerp dat leeft en zich leent voor dit instrument. 2. Het besluit over het onderwerp door de gemeenteraad. 3. Het voeren van startgesprekken met de gemeenteraad over de kaders en de vraag die aan het burgerberaad wordt voorgelegd. 4. Het loten van de deelnemers. Een burgerberaad gaat volgens een bepaalde methodiek. Een van de uitgangspunten is dat deelnemers door middel van loting worden geselecteerd. Loting draagt bij aan de representativiteit en inclusiviteit. Bij een burgerberaad is vaak een tweetrapsloting. Dit vergroot de kans dat relevante (en/of moeilijker te betrekken doelgroepen) ook aan tafel zitten. Het burgerberaad zelf bestaat uit vijf tot zeven bijeenkomsten die in drie fasen te verdelen zijn: samen leren, delibereren, samen besluiten en neemt in totaal 5 tot 6 maanden in beslag. Alles bij elkaar dus een klein jaar voor het burgereraad.

Hoe komen we tot een onderwerp? De criteria voor een geschikt onderwerp zijn: • Het onderwerp moet er toe doen: relevant en met impact (betekenisvol en voor een grote groep mensen); • Er moet (nog) voldoende ruimte zijn om advies op te kunnen geven; • Er moet politieke bereidheid en ambtelijke capaciteit zijn om met de adviezen aan de slag te gaan. Op 12 maart heeft een gesprek plaatsgevonden met een aantal raadsleden over het instrument burgerberaad. Tijdens die bijeenkomst zijn door raadsleden een paar onderwerpen benoemd die wat hen betreft geschikt zouden kunnen zijn voor een burgerberaad. Kort na 4 juli (besluitvorming over budget beschikbaar stellen en over het inzetten van het instrument burgerberaad) doen we ook uitvraag in de organisatie naar mogelijke onderwerpen. We hebben dat nu nog niet gedaan, omdat we eerst een raadsbesluit wilden of we een burgerberaad gaan organiseren. Dit om van te voren geen verwachtingen te wekken in de samenleving. In een online enquête vragen we u mogelijke onderwerpen te ‘ranken’. Daarna wordt u in het najaar van 2024 gevraagd om een besluit te nemen over het onderwerp. De voorbereidingen zullen zo veel als mogelijk al in 2024 starten, waarna het burgerberaad zelf in 2025 plaatsvindt. Op deze manier kan het volledige proces van het burgerberaad nog in deze raadsperiode doorlopen worden.

Samengevat ziet het proces voor een burgerberaad er als volgt uit: De gemeenteraad heeft een prominente plek in het totale proces. De gemeenteraad heeft niet alleen aan de achterkant van het burgerberaad een rol (besluitvorming), maar nadrukkelijk ook aan de voorkant (kaderstellend).

NB De gemeenteraad besluit te allen tijde of een burgerberaad ingezet wordt. Tijdens de kaderstellende processtap wordt een definitieve go / no go gegeven door de gemeenteraad. Evaluatie Tussentijds vragen we bij de deelnemers naar hun ervaringen. Na afloop van het burgerberaad doen we een uitgebreidere evaluatie onder in ieder geval de deelnemers, gemeenteraad, college en de projectgroep die betrokken is bij het onderwerp / het burgerberaad, zoals vastgelegd in onze participatie- en inspraakverordening. Borging in inspraak- en participatieverordening Aan de hand van de evaluatie bepaalt de gemeenteraad of het instrument burgerberaad al dan niet structureel beschikbaar komt en opgenomen wordt in onze participatie- en inspraakverordening. Een burgerberaad kan dan vaker ingezet worden en zo hebben we een extra instrument voor de participatie. In het kader van “Participeren: doen

& leren!” zou de inzet van een burgerberaad en borging in de verordening een volgende stap in onze doorontwikkeling zijn. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Wanneer de gemeenteraad instemt met de inzet van een burgerberaad, kan bijvoorbeeld de Adviesraad Sociaal Domein gevraagd worden om mee te denken over een geschikt onderwerp. Middelburg, 4 juni 2024 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

mr. A. van den Brink de burgemeester,

M.A. Fränzel MSc