24-068 rvs Kaderstellende nota inzake Actualisatie Evenementenbeleid-AANGEPAST

raadsvoorstel-aangepast datum vergadering

23 mei 2024

volgnummer

24-068

onderwerp

Kaderstellende nota inzake Actualisatie Evenementenbeleid

behandelen in raadscommissie Algemeen Bestuur portefeuillehouder programma behandeld door e-mail telefoon

Rutger Schonis Sport, cultuur en recreatie Pepijn van Aken p.van.aken@middelburg.nl 06 51836652

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. in te stemmen met de voorgestelde inhoudelijke kaders als basis voor het te actualiseren Evenementenbeleid: a. Het evenementenbeleid wordt in lijn gebracht met het toeristisch beleidsplan. Daartoe worden de volgende uitgangspunten verwerkt in het te actualiseren evenementenbeleid: i. stimuleren om evenementen meer te verspreiden over de stad en door het jaar; ii. stimuleren van evenementen die passen bij de beoogde doelgroep; iii. afwegen van economische waarde van evenementen ten opzicht van de leefbaarheid; iv. het maken van locatieprofielen voor evenementen (welk soort evenementen op welke plaats). b. Het evenementenbeleid richt zich primair, maar niet uitsluitend, op de wensen en behoeften van de inwoners van de gemeente Middelburg. Dat wil zeggen dat het stimuleren van de sociale cohesie voorrang krijgt op City Marketing en het aantrekken van nieuwe toeristen. Dit wil nadrukkelijk niet zeggen dat het aantrekken van grote, beeldbepalende evenementen uitgesloten is. Hiervoor blijft periodiek ruimte. c. Zonder andere doelgroepen uit te sluiten, besteedt het evenementenbeleid extra aandacht aan jongeren. d. Het evenementenbeleid is in basis generalistisch van aard en legt zich niet vast op een bepaald thema.

Het actualisatieproces kijkt wél kritisch naar de lijst van evenementen met een repeterend karakter, bekijkt wat er eventueel mist en tracht daar balans in aan te brengen. Voorgesteld wordt om dat in ieder geval te doen voor de thema's Mensenrechten en Sport & Bewegen. e. Het actualisatieproces voorziet in een evaluatie van de rol van de gemeente bij de organisatie van evenementen, waarin tenminste, maar niet uitsluitend, de volgende onderwerpen terugkomen: de gemeente als organisator (van grootschalige evenementen), het aantrekken van nieuwe evenementen met een specifiek thema, de regionale functie van Middelburg. f. Er wordt een afwegingskader opgesteld voor de subsidiëring van evenementen, waarbij evenementen die bijdragen aan de spreiding over de stad en door het jaar én/of die inzetten op nieuwe maatschappelijkethema's (extra) ondersteuning krijgen. g. Een bedrag van 50.000 euro voor 0,8 tot 1 fte voor een mogelijke evenementencoördinator wordt betrokken bij de afwegingen in de kadernota 2025-2028 en de begroting van 2025. 2. in te stemmen met het voorgestelde participatieproces en het uitwerken van deze kaders tot een concept Beleidsplan Evenementen. In dit proces vindt participatie plaats op het niveau 'raadplegen'. Het concept beleidsplan wordt in september gepresenteerd aan de stakeholders, waarna t/m oktober zienswijzen ingediend kunnen worden.

Het projectplan voorziet in een raadsbesluit tot vaststelling in de vergadering van uw raad op 19 december 2024. Aanleiding

Het huidige evenementenbeleid van de gemeente Middelburg dateert uit 2002. Nieuwe wet- en regelgeving, uitgangspunten voor toerismebeleid en stadspromotie, ideeën over hoe de leefomgeving er in de toekomst uit zou

1

moeten zien, digitalisering en opgaven rondom het klimaat en energie hebben het bestaande beleid ingehaald. Middelburg is daarom toe aan een herziening van het evenementenbeleid. Uw raad wordt gevraagd in te stemmen met de voorgestelde kaders voor de verdere actualisatie van het evenementenbeleid. Deze kaders zijn tot stand gekomen op basis van input uit reeds bestaand beleid, het College van B&W, ambtelijk overleg en een startbijeenkomst met de belangrijkste stakeholders. Effect

Met een actualisatie van het evenementenbeleid doet de gemeente Middelburg meer recht aan recente maatschappelijke ontwikkelingen, nieuwe ambities en veranderde uitgangspunten voor beleid. Argumenten

1.1 De voorgestelde kaders zijn tot stand gekomen d.m.v. interne en externe gesprekken. Voor de formulering van de voorgestelde kaders zijn op meerdere niveaus gesprekken gevoerd en zijn bij meerdere stakeholders input opgehaald. Op ambtelijk niveau is begonnen met deskresearch, waarin gezocht is naar kaders vanuit reeds bestaand beleid van de gemeente Middelburg en waarin een benchmark van vergelijkebare gemeenten (qua grootte, alsmede qua stadskarakter) opgesteld is. Tevens is een interne werkgroep geformeerd met ambtelijke vertegenwoordigers vanuit de gehele organisatie, om zo het evenementenbeleid met een integrale blik te actualiseren. Op bestuurlijk niveau heeft vervolgens een strategisch beraad plaatsgevonden, waarin de collegeleden de gelegenheid gekregen hebben om vanuit ieders portefeuille inhoudelijke input te geven. Tenslotte heeft op 20 maart 2024 een startbijeenkomst met de belangrijkste stakeholders plaatsgevonden, waar aan zogenaamde thematafels in dialoogsessies inhoudelijke input opgehaald is. Deze kaders bieden de mogelijkheid om de ambities betreffende evenementen te beoordelen en te faciliteren. . 1.2 De voorgestelde kaders stellen uw raad in de gelegenheid om van tevoren inhoudelijk aan te sturen. Naast de controlerende en besluitvormende rol, heeft de gemeenteraad ook een kaderstellende rol.

Door in te stemmen met de voorgestelde kaders, geeft uw raad inhoudelijke input mee voordat het actualisatieproces de volgende fase in gaat. 1.3 Toelichting op de voorgestelde kaders: a. In het concept Toeristisch Beleidsplan zijn een aantal uitgangspunten t.a.v. het evenementenbeleid opgenomen. Deze uitgangspunten vormen, conform uw eerdere besluit, ook een aantal van de kaders waarbinnen de actualisatie van het evenementenbeleid plaatsvindt. b. De stad Middelburg is een toeristische trekpleister. Het structureel aantrekken van grote, beeldbepalende evenementen is niet strikt noodzakelijk voor de profilering van de gemeente. Om die reden wordt uw raad voorgesteld om in te stemmen met het kader om het stimuleren van sociale cohesie te laten prevaleren boven City Marketing. Dit wil nadrukkelijk niet zeggen dat het incidenteel aantrekken van grote beeldbepalende evenementen – denk hierbij aan de start van de Giro d'Italia of The Passion – uitgesloten is. Het incidenteel aantrekken van grote, beeldbepalende evenementen maakt Middelburg óók een aantrekkelijke stad voor de eigen inwoners, bijvoorbeeld door een aanvullende vorm van entertainment te bieden. c.

d.

Jongeren zijn de toekomst van de stad. Het behouden en aantrekken van jonge mensen gaat vergrijzing tegen en waarborgt de leefbaarheid van de gemeente op de lange termijn. Uw raad wordt daarom gevraagd om in te stemmen met het kader dat het evenementenbeleid extra aandacht besteedt aan de doelgroep jongeren. Dit wil niet zeggen dat andere doelgroepen uitgesloten worden. Het college vindt dat er voor iedereen passend een aanbod dient te zijn. Om die reden legt het geactualiseerde evenementenbeleid zich niet vast op één thema, maar is zij generalistisch van aard. Het actualisatieproces kijkt wel kritisch naar de lijst van evenementen met een repeterend karakter, bekijkt wat er eventueel mist en tracht daar balans in aan te brengen. Voorgesteld wordt om dit in ieder geval toe doen voor de thema's Mensenrechten en Sport & Bewegen. Dit college heeft de ambitie uitgesproken om als gemeente Middelburg 'Mensenrechtenstad' te zijn. Om deze reden wordt mensenrechten nadrukkelijk genoemd als additioneel thema. Verder blijkt uit de gevoerde gesprekken dat er nog kansen liggen op het thema Sport & Bewegen. Om deze reden wordt dit thema ook nadrukkelijk genoemd. 2

e.

f.

g.

De gemeente Middelburg neemt primair een faciliterende rol m.b.t. tot de organisatie van evenementen. Dat wil zeggen dat ze zelf geen of weinig evenementen organiseert, maar vooral de organisatoren van evenementen ondersteunt. De organisatiekracht zit immers voornamelijk in de samenleving zelf en het is geen overheidstaak om een leidende rol te nemen bij de organisatie van evenementen. Hier zijn uitzondering op mogelijk. Zo is de gemeente organisator van de jaarlijkse kermis. Daarbij kan de gemeente ook een organiserende rol nemen bij grote, beeldbepalende evenementen. Het actualisatieproces voorziet dus in een evaluatie van de rol van de gemeente Middelburg en zal balans aanbrengen in de verhouding tussen faciliterende en organiserende rol van de gemeente. Het huidige subsidieplafond voor de organisatie van evenementen wordt structureel overvraagd. De meest belangrijke reden is dat er geen afwegingskader bestaat voor het toekennen, dan wel afwijzen van een aanvraag voor een evenementsubsidie. Om die reden is er nadrukkelijk behoefte aan het opstellen van een dergelijk afwegingskader. Uit het voorgaande proces blijkt dat de organisatoren van evenementen een herkenbare gesprekspartner namens de gemeente missen.

De wens is dat deze gesprekspartner niet alleen adviseert bij de aanvraag van een evenementsubsidie of –vergunning, maar ook inhoudelijk meedenkt bij de organisatie van een evenement. Het college denkt dat een dergelijke rol goed ingevuld kan worden door een zogenaamde evenementcoördinator. Wij vragen uw raad dan ook om in te stemmen met het opnemen van een reservering voor 0,8 tot 1,0 fte die in de Kadernota 2025-2028 en de begroting 2025 wordt meegenomen. Wanneer uw raad dit najaar definitief besluit om het geactualiseerde evenementenbeleid, dan heeft u tegelijkertijd de mogelijkheid om over het al dan niet definitief aanstellen van een evenementcoördinator te beslissen. De financiële dekking voor die functie is dan al gereserveerd.

2.1 Het projectplan voldoet aan de door uw raad vastgestelde kaders op het gebied van participatie en besluitvorming. Door in te stemmen met dit raadsvoorstel geeft uw raad de kaders voor het te doorlopen actualisatieproces aan. De Planning participatie in bijlage 1 voorziet in een volledig participatieproces met alle relevante stakeholders, een presentatie van het concept beleidsplan, een mogelijkheid tot het indienen van zienswijzen en een besluit tot vaststelling. Daarmee wordt uw raad twee maal in stelling gebracht én krijgen alle externe stakeholders meerdere malen de gelegenheid om inhoudelijke input te geven. Kanttekeningen

1.1 Bij het uitwerken van kaders kunnen nieuwe zaken naar voren komen, waarmee rekening gehouden dient te worden. De voorgestelde kaders zijn tot stand gekomen door middel van een zorgvuldig doorlopen intern en extern proces. Daarmee zijn zij zo volledig mogelijk. Desalniettemin, bestaat de mogelijkheid dat in de loop van het actualisatieproces nieuwe informatie voor het voetlicht komt, waarop niet voorgesorteerd kan worden in dit raadsvoorstel. Hier zal rekening mee gehouden moeten worden. Uw raad wordt actief geïnformeerd over het verdere verloop van het actualisatieproces en op de hoogte gebracht wanneer er nieuwe informatie naar voren komt. 2.1 Het actualisatieproces kan vertraging oplopen Het actualisatieproces is voor een groot gedeelte de verantwoordelijkheid van één werknemer. Deze keuze is gemaakt op basis van de beperkte beschikbare capaciteit binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente Middelburg. Doordat het actualisatieproces de verantwoordelijkheid is van slechts een persoon is het per definitie kwetsbaar. In het geval dat zich onvoorziene omstandigheden voordoen, zoals langdurige afwezigheid, loopt het proces vertraging op. Er wordt dan niet meer voldaan aan de door uw raad gestelde kaders op het gebied van planning en participatie.

Financiën

Het actualisatieproces voorziet in het in kaart brengen van de financiële consequenties van het nieuwe evenementenbeleid. Uw raad stemt bij vaststelling van het geactualiseerde evenementenbeleid in met de financiële gevolgen van het beleidsplan. 3

Een bedrag van 50.000 euro voor 0,8 tot 1 fte voor een mogelijke evenementencoördinator wordt betrokken bij de afwegingen in de kadernota 2025-2028 en de begroting van 2025

Duurzaamheid

n.v.t. Communicatie, participatie

Er heeft reeds een startbijeenkomst plaatsgevonden met de meest belangrijke stakeholders. Het participatieproces voorziet verder in een enquête, welke wordt uitgezet onder inwoners en alle andere relevante stakeholders. Verder is binnen het projectplan ruimte voor diepte-interviews, waarvoor betrokkenen zich kunnen melden bij de verantwoordelijk werknemen. In september-oktober 2024 vindt verdere consultatie naar aanleiding van het concept beleidsplan plaats en uw raad wordt volgende projectplanning gevraagd om het geactualiseerde evenementenbeleid vast te stellen in de raadsvergadering van 19 december. Participeren kan op meerdere niveaus plaatsvinden. Voor de actualisatie van het evenementenbeleid stelt het college u voor te kiezen voor het niveau 'raadplegen'. Dit wil zeggen dat de inhoudelijke input die opgehaald wordt bij de diepte-interviews en de enquête gewogen wordt en al dan niet verwerkt wordt in het evenementenbeleid. Voor een volledige weergave van het verdere actualisatieproces wordt u verwezen naar bijlage 1: Planning participatie. Uitvoering

Voor een volledige weergave van het verdere actualisatieproces wordt u verwezen naar bijlage 1: Planning participatie. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

n.v.t. Bijlagen

1. Planning participatie

Middelburg, 15 mei 2024 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

mr. A. van den Brink de burgemeester,

M.A. Fränzel MSc

4