24-048 Bijlage 1. Plan van Aanpak

ONDERDEEL 1: ONDERZOEKSAANPAK VISIE OP HET ONDERWERP Het Trekdijk-dossier is een voorbeeld van de complexiteit die gebiedsontwikkelingsprocessen met zich mee kunnen brengen. In uw beschrijving van het Trekdijk-dossier stelt u dat ‘jaren van politiek-bestuurlijke discussie, kaderstelling, een participatietraject en protest van inwoners en verenigingen’ uiteindelijk hebben geleid tot een besluit dat volgens de Raad van State (RvS) niet aan wettelijke en andere zorgvuldigheidsvereisten voldeed. Een reden hiervoor kan zijn dat het gemeentebestuur zich onvoldoende rekenschap heeft gegeven van de wettelijke en andere zorgvuldigheidsvereisten waaraan besluitvorming dient te voldoen, of dat het gemeentebestuur hier door de complexiteit van het dossier onvoldoende toe in staat was. Door de grote economische belangen die in het geding zijn en de snelheid waarmee soms moet worden gehandeld is het namelijk niet eenvoudig om alle belangen goed en zorgvuldig tegen elkaar af te wegen. Een heel andere mogelijkheid is dat het gemeentebestuur door alle discussies en protesten de regie heeft verloren op de besluitvorming, waardoor het besluit niet aan de door de RvS gestelde eisen kon voldoen.

Dat betekent dat het onderzoek zich enerzijds dient te richten op de mate waarin het gemeentebestuur goed heeft geanticipeerd op wettelijke en andere kaders die aan de gebiedsontwikkeling gesteld worden, en anderzijds aandacht moet besteden aan de mate waarin het gemeentebestuur regie heeft weten te houden op het besluitvormingsproces.

alleen een juridische analyse nodig, maar ook een gedegen reconstructie van de relevante ruimtelijke ordeningsprocessen in het gebied. Toekomst Met het oog op de Omgevingswet zijn deze vragen extra relevant. De wet stelt duidelijker kaders aan de besluitvorming rondom gebiedsontwikkelingen, maar stelt tegelijkertijd ook hogere eisen aan de participatie en inbreng van belanghebbenden. Dit is van belang, gezien de toekomstige ontwikkeling van het gebied. Verder zijn de lessen en leerervaringen uit het Trekdijk-dossier ook van betekenis voor toekomstige ruimtelijke ordening- en participatieprocessen in de gemeente. Het onderzoek beslaat daarom feitelijk drie werkelijkheden; 2008, 2023 en 2024 en verder. Het onderzoek dient daarom niet alleen terug te kijken, maar vooral een blik naar voren te hanteren. Onderzoeksvragen De hoofdvraag die de raad zich heeft gesteld voor het onderzoek luidt: Welke feiten en omstandigheden hebben ertoe geleid dat de Raad van State het bestemmingsplan Trekdijk heeft vernietigd en welke lessen zijn hieruit te trekken voor toekomstige gebiedsontwikkelingen?

Participatie Gebiedsontwikkelingen kenmerken zich, naast ingewikkelde ruimtelijke processen, ook door een complexe samenspel tussen/met belanghebbenden. Het is voor overheden immers lastig om goed om te gaan met de veelheid aan belangen die hiermee gemoeid zijn. Hoe groter de belangen en hoe groter het aantal belanghebbenden, hoe moeilijker het is om te voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan een goede en zorgvuldige afweging. Wat deze belangenafweging extra lastig maakt, is dat belanghebbenden hier op verschillende manieren invloed op proberen uit te oefenen. Lobby’s, protesten en politieke debatten kunnen er zo gemakkelijk toe leiden dat bepaalde belangen beter worden gehoord en andere belangen juist minder goed aan bod komen. Met alle gevolgen voor de zorgvuldigheid en evenwichtigheid van de belangenafweging. Omdat het niet vanzelfsprekend is dat inwoners in dit proces goed worden gehoord, besteden we in het onderzoek expliciet aandacht aan het inwonerperspectief, zowel formele actoren (zoals de werkgroep) als individuele inwoners.

Context gebiedsontwikkeling Trekdijk 1. Welke rollen, taken en verantwoordelijkheden hadden ambtelijke organisatie, college, raad, medeoverheden en overige betrokkenen in de totstandkoming en planontwikkeling? 2. Wat zijn de feiten en omstandigheden ten aanzien van de gebiedsontwikkeling Trekdijk in de periode 2008 tot en met 13 april 2023? Rolneming, informatie & besluitvorming 3. Hoe hebben ambtelijke organisatie, college, raad, medeoverheden en andere betrokken partners bij de gebiedsontwikkeling Trekdijk daadwerkelijk invulling gegeven aan hun rollen, taken en verantwoordelijkheden? 4. Welke informatie was wanneer en bij wie bekend ten aanzien van de gebiedsontwikkeling Trekdijk? 5. Is informatie tijdig met de gemeenteraad gedeeld en hoe is door betrokkenen op basis van die informatie gehandeld? Lessen voor de toekomst 6. Welke lessen zijn er in het bijzonder voor de gebiedsontwikkeling Trekdijk te formuleren voor alle betrokken actoren (raad, college en ambtelijke organisatie)? 7. Welke lessen voor de toekomst zijn er in algemene zin voor gebiedsontwikkelingen te formuleren voor alle betrokken actoren (raad, college en ambtelijke organisatie)?

Gebiedsontwikkeling In het besluit van de RvS wordt de ruimtelijke noodzakelijkheid van de gebiedsontwikkeling betwist. Bij besluitvorming over de invulling van het gebied zijn de voorwaarden van duurzame verstedelijking onvoldoende meegenomen. Daarnaast heeft de RvS de wijze van stikstofcompensatie afgekeurd. Dit kan duiden op onzorgvuldige besluitvorming van raad en college, een blinde vlek in de beleidsvoorbereiding, of een keuze (vanwege financiële en politieke druk) voor de meest aantrekkelijke invulling vanuit het perspectief van de gemeente. Om de achtergronden van het RvS besluit te kunnen achterhalen, is niet

Het analysekader Om tot een afbakening te komen en de relevante aspecten in de reconstructie, analyse en de lessen mee te nemen, stellen wij voor om met een analysekader te werken. Dit kader bestaat uit hoofdaspecten die uitgewerkt zijn in sub-aspecten. De sub-aspecten worden vertaald naar normen om de 1.

bevindingen aan te toetsen. Het normenkader komt tot stand in de oriëntatiefase en is gebaseerd op beleid, afspraken en regelgeving (zowel lokaal, regionaal als landelijk), jurisprudentie en onze eigen expertise en ervaring. De hoofd- en sub-aspecten hebben wij reeds uitgewerkt. De normen volgen na de oriëntatiefase. Onderzoeksaspecten

Sub-aspecten

Ruimtelijke ontwikkeling

• Planvorming binnen wettelijke kaders • Procesbeheersing (projectmatig werken) • Tijd: 2008 versus 2023 • Nut en noodzaak van de ontwikkeling

af te rekenen met het verleden en de sleutelfiguren die hierin een rol hebben, óf om te leren van het verleden ten behoeve van een verbeterd handelen door betrokken actoren. In onze aanpak stellen we het tweede, het leren, centraal. Rolverdeling onderzoekscommissie, onderzoeksteam en griffie Om te zorgen voor een soepel onderzoeksproces, is het belangrijk om met elkaar duidelijke afspraken te maken over de onderlinge rolverdeling. U heeft aangegeven dat de onderzoekscommissie optreedt als opdrachtgever, maar ook op proces en inhoud betrokken wil zijn. Dat vinden wij positief, en daar gaan wij graag in mee. De verdere afspraken maken we met u tijdens een startgesprek. Hieronder doen wij alvast een voorstel voor een onderlinge rolverdeling. • Onderzoekscommissie: opdrachtgever | toets op beantwoording onderzoeksvragen | eerste aanspreekpunt voor wat betreft het onderzoek | periodiek bijgepraat over resultaten • Onderzoeksteam: uitvoering onderzoek | sparringpartner van de onderzoekscommissie | presentatie resultaten onderzoek | ondersteuning interne en externe communicatie • Griffie: procesondersteuning | interne en externe communicatie

Participatie en • Duidelijke doelstelling en inwonerbetrokkenheid kaders • Rolneming raad, college, organisatie • Begrijpelijke, heldere en gelijke verwachtingen • Doorwerking opbrengst van participatie Financiën en risicobeheersing

• Kwaliteit financiële onderbouwing • Aanwezigheid risicoanalyses • Doorvertaling risicoanalyses in financiële onderbouwingen

Informatievoorziening

• Informatiestromen • Kwaliteit informatie en besluitvorming • Invulling inlichtingenplicht • Inrichting en uitvoering verantwoording

U wenst een onafhankelijk onderzoek en dat betekent dat het onderzoeksteam primair verantwoordelijk zal zijn voor het uitvoeren hiervan; dat is ook een belangrijk signaal richting de betrokkenen in de samenleving. Onze werkwijze is om gedurende het hele proces betrokkenheid te organiseren, zodat u optimaal in staat bent om het opdrachtgeverschap in te vullen en het onderzoeksteam voldoende ondersteund wordt om het onderzoek uit te voeren. We verwachten dat we regelmatig contact hebben met de secretaris van de onderzoekscommissie ten aanzien van de organisatie en het proces van het onderzoek.

De kunst van raadsonderzoek: visie op het instrument en samenwerking met de onderzoekscommissie De doelstelling van het onderzoek is inzicht verkrijgen in hoe en waarom het langlopende proces rondom de planologische invulling van de Trekdijk uiteindelijk resulteerde in de vernietiging van het raadsbesluit door de Raad van State. Daarnaast wil de raad lessen uit dit proces trekken om soortgelijke situaties in de toekomst te voorkomen.

Afstemming met de onderzoekscommissie Goede afstemming met de door u ingestelde onderzoekscommissie vinden wij belangrijk. Onze ervaring is dat het goed is om op gezette tijden af te stemmen. Dit zorgt voor duidelijkheid en leidt ertoe dat de onderzoekscommissie gedurende het gehele traject betrokken is. Ons inziens zijn de volgende momenten natuurlijk om met elkaar te spreken: • Het startgesprek • Bespreking bevindingen oriëntatiefase en vaststellen analysekader • Bespreking resultaten feitelijke reconstructie, na wederhoorfase • Bespreking van concept-eindrapportage • Presentatie rapportage in de raad • Gedurende het onderzoek zijn de projectleider en -secretaris telefonisch en digitaal bereikbaar

Uit eerder onderzoek weten we hoe belangrijk het is om het onderzoeksproces zorgvuldig in te richten en het onderzoek zelf ook zorgvuldig en nauwgezet uit te voeren, zeker gezien de gevoeligheid die rust op het participatieproces. Dat vereist interne en externe communicatie die tijdig, juist, volledig en duidelijk is. Maar ook navolgbaarheid in de te maken en gemaakte keuzes in het onderzoek. Voor alle betrokkenen moet het volkomen duidelijk zijn wat het onderzoek wel en niet zal opleveren, wat er van hen wordt verwacht en wat zij van het onderzoeksteam en de onderzoekscommissie mogen verwachten. In onze communicatie naar alle betrokkenen zijn wij professioneel, sensitief en respectvol.

Kiezen voor Necker betekent dat u kiest voor onderzoekers met veel ervaring met het uitvoeren van raadsonderzoeken en met kennis van het openbaar bestuur, het samenspel tussen verschillende partijen, de participatie, de gebiedsontwikkeling en het daarbij horende financiële en risicomanagement en het opstellen van zowel een tijdlijn en feitenrelaas als een relevant handelingsperspectief. Het betekent daarnaast: • werken met een bureau dat zich bewezen heeft in het uitvoeren van onderzoek en evaluatie met een relatief korte

Onderzoek naar een langjarige voorgenomen gebiedsontwikkeling zoals de Trekdijk levert veel informatie op over feiten en omstandigheden, maar kan ook een oordeel opleveren over de mate waarin en hoe bestuur, organisatie en andere betrokkenen (overheden, inwoners, lokale bedrijven) hebben gehandeld. Een dergelijk oordeel kan een vertrekpunt zijn om 2.

•

doorlooptijd, dat op een bondige wijze inzichtelijk maakt welke vervolgstappen nodig en wenselijk zijn; werken met onderzoekers die over de politiek-bestuurlijke sensitiviteit beschikken om te oordelen op basis van de feiten en tevens recht weten te doen aan de (politieke en maatschappelijke) context waarin het feitencomplex tot stand kwam;

•

•

werken met een bureau met kennis van politiek-bestuurlijke vraagstukken en van de rolverdeling en wisselwerking tussen organisatie, bestuur, volksvertegenwoordiging en samenleving in het bijzonder; samenwerken met een bureau dat weet hoe belangrijk het is te communiceren met de opdrachtgever en met al diegenen die in het onderzoek een rol vervullen.

ONDERZOEKSAANPAK: METHODEN & PLANNING De uitvoering van de evaluatie en verkenning verdelen we onder in een vijftal fasen. Hieronder zijn alle vijf de fasen uitgewerkt. 1 Fase 1: Onderzoek opstarten met begeleidingsgroep We schrijven deze offerte op basis van uw offerteaanvraag. Uiteraard spannen we ons in om de gevraagde stappen zo goed mogelijk te beschrijven, desondanks zullen er zaken te bespreken en nader uit te werken zijn met de door u ingestelde onderzoekscommissie voor het onderzoek. Daarom beginnen we met het startgesprek.

wederzijdse verantwoordelijkheden, tussentijdse communicatie en afstemming en het proces richting aanbieding en openbaarmaking. Communicatie met elkaar en naar buiten toe is in deze fase van groot belang, in verband met de benodigde medewerking en het draagvlak bij betrokkenen, ook buiten de gemeente. Hiervoor bereidt Necker een memo voor waarin aan alle betrokkenen wordt gecommuniceerd hoe zij worden betrokken in het onderzoek en wat de inhoudelijke afbakening is van het onderzoek. Tot slot zetten wij via de ambtelijke ondersteuning van de commissie in deze fase zowel een intern, als extern informatieverzoek uit onder betrokkenen, zodat het onderzoeksteam snel met het dossieronderzoek kan starten.

Startgesprek In een startbijeenkomst met de onderzoekscommissie maken we werkafspraken over de inhoud en het proces van het onderzoek. Op inhoud betreft dat onder andere het analysekader, de onderzoeksvragen en de (voorlopige) keuze voor gesprekspartners. Op proces betreft dat onder andere planning, Resultaten: • Onderlinge werkafspraken en verwachtingen zijn vastgesteld • Onderzoeksopzet en -aanpak zijn vastgesteld • Betrokkenen zijn op de hoogte gesteld via een persbericht

Rol onderzoekscommissie: • Bespreken en vaststellen van de definitieve onderzoeksopzet, informatieverzoek en afspraken over samenwerking onderzoekscommissie en onderzoeksteam • Aanleveren (of laten aanleveren) benodigde documentatie en contactgegevens voor het plannen van gesprekken (zie fases 2 en 3), door ambtelijke ondersteuning van de griffie • Afhankelijk van gemaakte afspraken een rol in het informeren van externe betrokkenen

Gehanteerde methode: Startbijeenkomst Periode: mei 2024

2 Fase 2: Oriënterend onderzoek Het onderzoek wordt gestart met een oriëntatiefase. We inventariseren het verkregen dossier en voeren ongeveer vijf semigestructureerde gesprekken1 om informatie op te halen. Hiermee wordt geborgd dat het analysekader optimaal aansluit op de onderzoeksvragen van de raad en krijgen we een beeld van de sleutelmomenten in het dossier en de belangrijkste betrokkenen. De door u bij de offerte verstrekte tijdlijn vormt hierbij het uitgangspunt. In de documentanalyse richten we ons op de onderzoeksaspecten ruimtelijke ontwikkeling, participatie, risicobeheersing en informatievoorziening. Aan de

hand van deze thema’s vullen we het analysekader verder in met concrete normen om het handelen van de diverse actoren te beoordelen. Om aan het eind van het onderzoek een integraal beeld te hebben, maken we normen op drie niveaus: • Het handelen van raad, college en ambtelijke organisatie conform wettelijke en andere zorgvuldigheidsvereisten i.r.t. uitspraak Raad van State; • Het handelen van raad, college en ambtelijke organisatie in relatie tot gemeentelijk beleid;

3.

•

Het handelen van raad, college en ambtelijke organisatie teneinde regie te hebben over het besluitvormingsproces en overzicht op alle relevante omstandigheden en actoren.

plaatsgevonden en welke actoren betrokken zijn. Om de gebeurtenissen en het belang van de diverse actoren te duiden, voeren we verder vijf oriënterende interviews uit. Op basis van de door u verstrekte tijdlijn stellen wij voor om in ieder geval te spreken met: • De gemeentesecretaris of griffier (voor het aspect informatievoorziening) • De concern controller (voor het aspect risicobeheersing) • Een ambtenaar, ambtelijk opdrachtgever of de ambtelijk projectleider • Vertegenwoordiger(s) Middelburgse Bedrijvenclub (voor het aspect participatie) • Vertegenwoordiger(s) Werkgroep Trekdijk (voor het aspect participatie)

Het analysekader bevat een beschrijving van aspecten aan de hand waarvan het handelen van de gemeente getoetst kan worden en vormt een handvat om te bepalen welke onderdelen aandacht moeten krijgen in het opstellen van de feitelijke reconstructie en de analyse van de onderzoeksthema’s. Gegeven de uniciteit van de casus en de complexiteit van het dossier, is het onmogelijk om de aanbevelingen uitsluitend vorm te geven aan de hand van een in het begin opgesteld analysekader. Daarom staat het onderzoeksteam gedurende alle onderzoeksfases open voor indicaties die in nieuwe richtingen wijzen en worden de rapportage en de aanbevelingen opgesteld met begrip voor de context en de handelingsruimte van de gemeente richting de verschillende stakeholders.

Om ervoor te zorgen dat u uw rol als onderzoekscommissie optimaal kunt invullen, bespreken wij voorafgaand aan het verdiepend onderzoek met u de opbrengsten van de oriënterende fase en het analysekader. Ook stellen we de lijst met te interviewen personen en het interviewprotocol met u vast.

In deze fase analyseren we documenten2 om zodoende een beeld te krijgen van welke gebeurtenissen hebben Resultaten: • Vastgestelde normen in analysekader ten behoeve van analyse onderzoeksthema’s • Perspectief op casus vanuit verschillende betrokkenen • Lijst met te interviewen betrokkenen

Rol onderzoekscommissie: • Leveren van input en vaststellen van toetsingskader Gehanteerde methode: • Documentanalyse • Oriënterende gesprekken

Periode: mei - juni 2024

3 Fase 3: Verdiepend onderzoek ten behoeve van opstellen feitenreconstructie In deze fase voeren we verdiepend onderzoek uit. Het verdiepend onderzoek bestaat uit een verdiepende documentenanalyse en het uitvoeren van ongeveer 15 interviews met leden van het college en de ambtelijke organisatie, externe betrokkenen (waaronder medeoverheden) en maatschappelijke partners. Deze interviews vinden plaats op basis van nauwkeurige voorbereiding en documentanalyse en bieden tegelijkertijd ruimte aan de betrokkenen om met een eigen verhaal te komen en hiermee de onderzoekers van nieuwe aandachtspunten te voorzien. De geïnterviewden krijgen de te bespreken onderwerpen en een interviewprotocol vooraf toegestuurd.

worden aangepast naar aanleiding van inzichten uit de interviews.

Als na de verdiepende interviews blijkt dat wij als onderzoekers relevante documentatie missen, dan vragen we deze op in een aanvullend informatieverzoek. Ook kan de lijst met te interviewen personen

Hierna wordt de volledige reconstructie naar de ambtelijke organisatie gestuurd voor een check op feitelijke onjuistheden.

Vervolgens maken we een feitelijke reconstructie waarin we alle relevante gebeurtenissen in het dossier chronologisch weergeven. Waar het accent in de oriënterende fase lag op het in beeld krijgen van alle gebeurtenissen, zijn we er in deze fase op gericht alle relevante omstandigheden duidelijk te krijgen ten aanzien van de onderzoeksaspecten. Bij het selecteren van relevante gebeurtenissen en het bepalen van het detailniveau, nemen we daarom de vier onderzoeksaspecten als uitgangspunt.

1. Dit is een gespreksvorm gericht op het ophalen van informatie door een deel van de gespreksonderwerpen vooraf te bepalen en een deel vrije ruimte te laten aan de gesprekspartners om aan te geven wat zij belangrijk vinden om te delen. 2. De documenten die betrokken worden in deze fase richten zich op de tijdlijn, relevante wettelijke kaders en eigen beleidskaders (gericht op de vier onderzoeksaspecten) en verslagen van overleggen, vergaderingen en gespreksverslagen van bijeenkomsten.

4.

Resultaten: • Feitelijke reconstructie opgesteld • Ambtelijk wederhoor op feitelijke reconstructie ontvangen en verwerkt

Rol onderzoekscommissie: • Geven van input op feitelijke reconstructie Gehanteerde methode: • Documentanalyse • Semigestructureerde interviews

Periode: juni - augustus 2024

4 Fase 4: Ophalen ervaringen inwoners, analyse onderzoeksthema’s en opstellen conclusies en aanbevelingen Deze fase start met het ophalen van ervaringen van inwoners. In een onderzoek naar participatie in een complex proces mag het perspectief van inwoners namelijk niet ontbreken. De enige manier om dit te doen is inwoners een belangrijke stem te geven gedurende het onderzoek. Dit doen we door de in de feitelijke reconstructie vastgestelde gebeurtenissen te evalueren in een evaluatiemoment samen met met inwoners. Alle inwoners uit de gemeente Middelburg en uit het in de buurt van Trekdijk gelegen gebied in Vlissingen, zijn welkom. Op deze manier verrijken we de gebeurtenissen met de ervaringen van inwoners. De ervaringen van inwoners verrijken de analyse en vormen een aanvulling op de opbrengsten uit de interviews met de actoren uit de samenleving die in fase 3 zijn gehouden.

is in ons team een belangrijke rol weggelegd voor de twee experts op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling en inwonerparticipatie. Met hun rijke ervaringen in deze vakgebieden kunnen zij een scherpe analyse maken van de manier waarop verschillende actoren binnen en buiten de gemeente hebben geacteerd binnen het dossier Trekdijk. In onze analyse beschrijven we voor elk van de analyseaspecten aan de hand van de met u vastgestelde normen wat de rol is geweest van de diverse actoren. Daarbij gaat het niet alleen om de vraag of is voldaan aan de eigen beleidskaders en wettelijke vereisten waaraan de Raad van State toetst, maar we kijken ook naar de manier waarop de gemeente regie heeft gehouden op het besluitvormingsproces en hoe zij overzicht gehouden heeft op de belangen van alle betrokken partijen. Het onderzoeksteam laat zich uiteraard niet beperken tot dit analysekader en kan conclusies doen over alles wat binnen de reikwijdte van het onderzoek naar boven is gekomen.

Het is van belang dat inwoners gedurende het onderzoek serieus genomen worden en weten hoe hun ervaringen worden meegenomen in het rapport. We communiceren vooraf dat de ervaringen een plek krijgen in de analyse van het aspect participatie en dat een samenvatting van de opbrengsten van het moment als bijlage bij het rapport wordt gevoegd. Bijdragen van individuele inwoners zijn uiteraard niet herleidbaar opgenomen. Voor de evaluatie-avond worden de inwoners uitgenodigd via een actieve informatiecampagne online en via DPG Media (In Middelburg vooral via PZC). De bewonersavond zal plaatsvinden op een locatie nabij het gebied, bijvoorbeeld in Nieuw- en Sint-Joosland. Leden van de onderzoekscommissie kunnen eventueel aanwezig zijn als toehoorder.

Er worden aanbevelingen geformuleerd voor de raad, voor het college en voor de ambtelijke organisatie, waarbij tevens een advies wordt gegeven over de wijze en het tijdpad van het implementeren van eventuele verbeteringen. Om het verbeterproces zo goed mogelijk te borgen, zullen wij ook aanbevelingen formuleren waarin het college wordt verzocht verslag uit te brengen na implementatie van de aanbevelingen. Aangezien u eigenaar bent van het onderzoek, volgen wij uw wensen in de manier waarop conclusies en aanbevelingen worden geformuleerd.

In deze fase stellen we vervolgens een analyse op langs de lijnen van de onderzoeksaspecten. Hiertoe

Resultaten: • Perspectief op ervaringen inwoners • Volledige rapportage inclusief analyse onderzoeksthema’s en conclusies en aanbevelingen

Rol onderzoekscommissie: • Leveren input bij concept-analyse en conclusies en aanbevelingen • Vaststellen definitieve rapportage

Periode: september – oktober 2024

Gehanteerde methode: • Analyse documenten en interviews • Evaluatiemoment met inwoners

5.

5 Fase 5 Presenteren en terugkoppelen U wilt een rapport en een presentatie met maatschappelijke relevantie en begrijpelijk voor het brede publiek. Wij als onderzoekers stellen u in staat om uw rol hierin optimaal in te vullen. Dat doen wij op de volgende manier: • Wij stellen een rapportage op waarin gemakkelijk de bevindingen en conclusies per onderzoeksthema, actor en periode kunnen worden gesorteerd. Vanuit een interactieve tijdlijn kan er worden doorgeklikt naar de relevante passages. • Wij maken een visueel aantrekkelijke samenvatting van de rapportage met de belangrijkste conclusies en geleerde lessen.

•

•

Resultaten: • Interactieve rapportage inclusief visueel aantrekkelijke samenvatting • Presentatie rapport • Vragen van burgers en technische vragen raadsleden zijn beantwoord

Wij organiseren een presentatie waarin u de ruimte krijgt om de belangrijkste bevindingen van het rapport te presenteren en het rapport te overhandigen aan de burgemeester als voorzitter van de gemeenteraad. Wij geven burgers en media de mogelijkheid om bij de presentatie aan de onderzoekscommissie vragen te stellen ten aanzien van het onderzoek. De onderzoekers staan de commissie bij in de beantwoording van de vragen. De antwoorden op de vragen van burgers vormen onderdeel van de bespreking van het rapport in de raad.

Rol onderzoekscommissie: • Presenteren van het rapport • Met ondersteuning van onderzoekers beantwoorden van vragen raadsleden en bewoners Gehanteerde methode: • Schriftelijke interactieve rapportage • Presentatie rapportage in openbare bijeenkomst

Periode: september – oktober 2024

Planning & communicatie opdrachtgever In onderstaande planning is rekening gehouden met de betrokkenheid van de onderzoekscommissie en het reces. De zomer wordt in deze planning optimaal gebruikt om een belangrijk deel van het feitenrelaas te schrijven. Het ambtelijk wederhoor valt buiten de Zeeuwse vakantieperiode. mei 2024

Fase 1. Startgesprek onderzoekscommissie en opstellen analysekader

Wk. 18 | 29 apr - 3 mei

• Voorbereiding onderzoek: plannen startgesprek, voorbereiden agenda startgesprek, opstellen informatieverzoek

Wk 19 | 6 - 10 mei

Onderzoekscommissie: presentatie rapport in openbare bijeenkomst • Uitsturen informatieverzoek • Plannen oriënterende interviews • Informeren extern betrokkenen

Wk 20 | 13-17 mei

• Start opstellen analysekader

mei – jun 2024

Fase 2. Oriënterend onderzoek

Wk 20 – 23 | 21 mei – 7 jun • Documentanalyse • Semigestructureerde interviews met betrokkenen (5) • Opstellen analysekader en lijst interviews fase 3 Wk 24 | 10 – 14 jun

Onderzoekscommissie: vaststellen analysekader en lijst interviews • Uitnodigen interviews fase 3

jun – aug 2024 Wk 25 | 17 – 21 jun

Fase 3. Verdiepend onderzoek • Documentanalyse en voorbereiden verdiepende interviews

Wk 26 – 29 | 24 jun – 21 jul • Uitvoeren verdiepende interviews (15) Wk 30 – 32 | 22 jul – 16 aug • Opstellen concept-feitelijke reconstructie en aanbieden aan ambtelijke organisatie Wk 33 – 34 | 12 – 23 aug

Ambtelijk wederhoor

Wk 35 | 26 – 30 aug

• Verwerken uitkomsten ambtelijk wederhoor • Voorbereiden evaluatiemoment met inwoners Fase 4. Ophalen ervaringen inwoners, analyse onderzoeksthema’s en opstellen conclusies en aanbevelingen • Evaluatiemoment met inwoners

sep – okt 2024 Wk 36 | 2 – 6 sep

6.

Wk 37 - 39 9 – 27 sep

Onderzoekscommissie: bespreken feitelijke reconstructie en ervaringen inwoners • Opstellen analyse onderzoeksthema’s • Opstellen concept-conclusies en aanbevelingen

Wk 40 – 41 30 sep – 11 okt.

okt – nov 2024 Wk 42

Onderzoekscommissie: bespreken analyse onderzoeksthema’s en conclusies en aanbevelingen • Verwerken input commissie bij conclusies en aanbevelingen • Vaststellen definitieve rapportage • Opstellen interactieve rapportage en visueel aantrekkelijke samenvatting Fase 5. Presenteren en terugkoppelen Onderzoekscommissie: presentatie rapport in openbare bijeenkomst

Wk 43

• Formuleren antwoorden op technische raadsvragen

Wk 45

• Onderzoekscommissie: presentatie rapport in raadscommissie ruimte op 4 november

Risicomatrix Hieronder hebben wij de mogelijke risico’s benoemd en onze beheersmaatregelen weergegeven. Dit betreft een deel van de risico’s en beheersmaatregelen. Tijdens het startgesprek leggen wij u een uitgewerkte risicomatrix voor. Risico

Kans en impact

Beheersmaatregelen

Medewerking van externen (zoals medeoverheden of (vertegenwoordigers van) samenlevingspartners)

De kans dat (sommige van) de externe partijen niet mee willen werken wordt hoog ingeschat, aangezien het een gevoelig dossier betreft over een lange periode. De impact van het uitblijven van medewerking is dat in de rapportage vooral het perspectief van betrokkenen wordt verwoord die nu nog bij de gemeente werkzaam zijn.

Zorgen voor voorspelbaarheid: dus zorgen voor inzicht in het proces, de werkwijze, doel- en vraagstelling, alsook rechten en plichten. Onder andere door: • Afspraken maken met de onderzoekscommissie over het benaderen van extern betrokkenen; • Tijdens alle fasen van het onderzoek de nadruk te leggen op het feit dat verbetermogelijkheden centraal staan; • Onderscheid te maken in typen interviews (oriënterend en verdiepend) en het terugleggen van gespreksverslagen ter accordering;

Relevante documenten/ informatie worden niet aangeleverd en/of betrokkenen zijn beperkt beschikbaar

De kans dat relevante informatie niet kan • Afspraken maken over omgang met vertrouworden aangeleverd is klein, aangezien vooral welijke stukken en geheimhoudingsplicht van stukken vanuit de gemeente nodig zullen zijn en onderzoekers, zie ook artikel 11 lid 1 van de het raadsinformatiesysteem teruggaat tot 2005. verordening op Raadsonderzoek Middelburg Daarbij gaat de raad zelf over geheimhouding 2012; op stukken. De impact van het niet beschikbaar • Een ambtelijk contactpersoon (laten) aanwizijn van stukken is groot, omdat dit een belangrijzen, evenals een vaste contactpersoon vanuit jke bouwsteen van de rapportage vormt. het onderzoeksteam; • Voortdurend actief communiceren dat betrokkenen wordt gevraagd alle informatie te verschaffen. • Gesprekspartner/geïnterviewde wordt gevraagd binnen een concrete termijn de verstrekte informatie (onder meer door middel van gespreksverslag) te verifiëren en op volledigheid te controleren; • Gesprekspartners/geïnterviewden vragen om uitspraken in interviews te onderbouwen met documenten, voor zover niet beschikbaar-bij de gemeente.

7.

Uiteenlopende informatiebehoefte raad, college en ambtelijke organisatie. College te ver op afstand en overvallen door bevindingen

De kans hierop is klein, aangezien het plan van aanpak in een proces tot stand is gekomen waarin het college in staat is gesteld te reageren. De impact is hoog, aangezien het college en de ambtelijke organisatie centrale partijen zijn in het implementeren van aanbevelingen en het trekken van lessen naar aanleiding van het onderzoek.

• Zorgdragen dat ambtelijk opdrachtgever gedurende het onderzoek voldoende input heeft om college op de hoogte te houden; • Voorafgaand aan het opstellen van conclusies en aanbevelingen de feitelijke reconstructie voorleggen aan de ambtelijke organisatie voor een feitelijk wederhoor; • Afspraken maken met onderzoekscommissie over betrokkenheid bestuurders, bijvoorbeeld over inzage onder embargo, rol bij aanbieden en afstemmen, of en door wie er een bestuurlijke reactie wordt gegeven.

Politieke ontwikkelingen inzake Trekdijk verstoren rust en onafhankelijkheid onderzoek

De kans hierop is hoog aangezien de besluit• Met onderzoekscommissie wordt de afspraak vorming over de Trekdijk nog niet is afgelopen gemaakt dat gedurende het raadsonderzoek en het een maatschappelijk gevoelig dossier begeen informatie aangaande het onderzoek met treft. De impact is hoog aangezien dit kan leiden fractiegenoten of met media wordt gedeeld; tot minder medewerking van partijen aan het • Met onderzoekscommissie afspraken maken onderzoek dan wel een minder open houding in dat besluitvorming met directe gevolgen voor interviews of in het aanleveren van informatie. het onderzoek zoveel als mogelijk worden vermeden gedurende onderzoek; • Richting externen duidelijk de onderzoeksperiode communiceren.

Kennis en ervaring van het onderzoeksteam Het onderzoek wordt uitgevoerd door een kernteam bestaande uit vijf onderzoekers. Alle onderzoekers hebben ervaring met het uitvoeren van raadsonderzoek, en hebben daarnaast een expertise die aansluit bij de onderzoeksaspecten. Daarnaast worden er gedurende het onderzoek twee experts betrokken: voor de thema’s ruimtelijke ontwikkeling en participatie. Een uitgebreid CV van de onderzoekers is als bijlage bijgevoegd. Drs. Lauryan Bakker: projectleider en senior onderzoeker Eindverantwoordelijk voor een kwalitatief goed resultaat en een soepel proces | ruime ervaring met raadsonderzoek | zet zowel inhoudelijk als in aansturing van het team de lijnen uit | leest mee met de documentanalyse | neemt interviews af | schrijft mee aan het rapport | is een betrouwbare adviseur en sparringpartner voor u als opdrachtgever | draagt zorg voor goede communicatie tussen partijen.

Arco de Baat MSc: onderzoeker Speelt een belangrijke rol in de documentanalyse | gericht op bestuurlijk proces en informatievoorziening | ondersteunt bij de interviews | ondersteunt in het verzamelen en analyseren van onderzoeksresultaten. Tim Kunis MSc: onderzoeker Speelt een belangrijke rol in de documentanalyse | gericht op participatie en inwonerbetrokkenheid | ondersteunt bij de interviews | ondersteunt in het verzamelen en analyseren van onderzoeksresultaten.

Nick Woudstra MSc: projectsecretaris en onderzoeker Heeft veel ervaring met de verschillende onderzoeksmethodieken | vervult in het hele onderzoeksproces een rol | is het eerste aanspreekpunt voor de ambtelijk contactpersoon, de raadsgriffie en onderzoekscommissie | geeft samen met de project- en onderzoeksleider invulling aan projectmanagement en een soepel proces.

Experts Inge Lensink MSc – expert Participatie Is senior onderzoeker en adviseur | primair verantwoordelijk voor de analyse op het gebied van participatie | zorgt voor vertaling van resultaten in passende conclusies en aanbevelingen | begeleidt sessie met inwoners. Menno de Lange (Urban Reality) - expert ruimtelijke ontwikkeling Is senior adviseur | projectleider / planeconoom | voert gesprekken over aspect ruimtelijke ordening | schrijft deel van de analyse | verantwoordelijk voor opstellen aanbevelingen voor de toekomst.

Prof. Dr. Marcel Boogers: senior onderzoeker Bijzonder hoogleraar Democratie en Transitie | is aan zet voor een goede toepassing van de onderzoeksmethodiek | draagt mede zorg voor de vertaling van de onderzoeksresultaten naar een passende analyse | formuleert concrete aanbevelingen.

In de afgelopen vijf jaar heeft Necker geen werkzaamheden voor de gemeente Middelburg uitgevoerd, bezijdens ondersteuning bij het opstellen van de offerteaanvraag raadsonderzoek Trekdijk.

8.