24-042 rvs wijziging GR Zeeuws Archief 2025

raadsvoorstel volgnummer

18 april 2024 24-042

onderwerp

wijziging gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 2025

behandelen in raadscommissie

Maatschappelijke Zaken

portefeuillehouder

Eduard Smit Sport, cultuur en recreatie Renske Brandhoff r.brandhoff@middelburg.nl 0118-675388

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Als zienswijze aan het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief aan te geven dat akkoord gegaan kan worden met de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1 januari 2025, mits de nieuwe Archiefwet 2021 in werking is getreden. 2. Als zienswijze aan het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief aan te geven dat akkoord kan worden gegaan met de financiële bijdrage als weergegeven in de bijlage bij de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1 januari 2025. Aanleiding

Uittreding Rijk uit de gemeenschappelijke regeling: In 2018 heeft de toenmalig minister van OCW aangekondigd dat hij voornemens is in 2024 (inmiddels naar verwachting per 2025) uit de gemeenschappelijke regelingen van de Regionale Historische Centra (RHC's) in Nederland te treden. In Zeeland betreft dat het Zeeuws Archief. De uittreding van OCW kan plaatsvinden op het moment dat de nieuwe Archiefwet 2021 in werking is getreden. De beoogde ingangsdatum is 1 januari 2025. OCW heeft wel de intentie om een langdurige samenwerking met de RHC’s te behouden en ook de bekostiging voor een lange termijn beschikbaar te stellen. Dat is vastgelegd in een bestuurlijk convenant (bijlage 3) en een side letter (bijlage 4). Uitbreiding partners: De achterblijvende partners in GR het Zeeuws Archief (gemeenten Middelburg en Veere) zouden een klein bestuur vormen, dat de verantwoordelijkheid draagt voor bestuur van de wettelijke archieftaken in Zeeland. Andere partijen, zoals relaties met een dienstverleningsovereenkomst (DVO) hebben geen bestuurlijke vertegenwoordiging. Daarom is in de afgelopen periode uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling onderzocht. Wij informeerden u in oktober 2023 over dit proces. De beoogde nieuwe partners zijn de provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen, en de gemeenten Terneuzen, Vlissingen en Schouwen-Duiveland.

OCW ondersteunt die richting en heeft zich uitgesproken voor sterke en krachtige besturen van de RHC’s in de provincies. Alternatieve mogelijkheden: In het voortraject is door het bestuur van het Zeeuws Archief onderzocht of mogelijk andere juridische vormen dan een gemeenschappelijke regeling mogelijk of gewenst zijn. Dat is gezien het publiekrechtelijke karakter van de wettelijke taak niet het geval. Een overheids-bv of een stichting zijn privaatrechtelijke instrumenten en komen niet in aanmerking. Uitgangspunt is dat een publiekrechtelijke taak in een juridisch publiekrechtelijke organisatievorm dient te worden uitgeoefend. Daarmee wordt de besluitvorming, beleidsontwikkeling en financiële verantwoording vormgegeven. Samenwerking daarbij wordt door Zeeuwse overheden als een belangrijke keuze gezien. Proces: 1

Een ambtelijke werkgroep heeft in de afgelopen de financiële, juridische, bestuurlijke en communicatieve aspecten onderzocht en beoordeeld. Dit heeft geleid tot het voorstel voor de beoogde partners toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling, voor een aanpassing van de gemeenschappelijke regeling en het financiële bijdragenoverzicht. De tekst van de gemeenschappelijke regeling is tevens voorgelegd aan de werkgroep Verbonden Partijen van de VZG, die de aanpassingen van de gemeenschappelijke regelingen aan de nieuwe Wgr (2022) begeleidt. Ten slotte is de tekst voorgelegd aan een externe jurist van kantoor Boels Zanders, dat ten behoeve van de RHC’s in Nederland het wijzigingsproces van de gemeenschappelijke regelingen heeft begeleid. Dit heeft geleid tot het voorstel om nieuwe partners toe te laten treden tot de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief, een aanpassing van de gemeenschappelijke regeling voor de bestaande partners en het financiële bijdragenoverzicht. De tekst van de gemeenschappelijke regeling is in bijlage 1 opgenomen. De volgende wijzigingen zijn in de tekst verwerkt: • OCW is als deelnemer geschrapt en vijf overheden (provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen en de gemeenten Terneuzen, Vlissingen en Schouwen-Duiveland) zijn toegevoegd.

• De gemeenschappelijke regeling voldoet aan de Wgr 2022 en is gestroomlijnd met de VZG-modeltekst, in aanmerking nemend dat de regeling Zeeuws Archief een wijziging is van een bestaande -landelijk afgestemde- gemeenschappelijke regeling. De indienings- en behandeltermijnen van begroting en jaarrekening volgen de VZG-richtlijn. • De deelnemers hebben in het Algemeen Bestuur een gewogen stem toegekend gekregen naar rato van de financiële bijdrage, die gerelateerd is aan het aantal meters archief van de desbetreffende overheid, specifieke afspraken omtrent overnemen depotruimte en personeel, en de e-Depot-bijdrage. Voor de digitale archieven geldt een landelijke formule, waarvan het inwoneraantal van de overheid deel uitmaakt. De stemverhouding voor de gemeente Middelburg is 5 op een totaal van 16. • De algemene reserve zal maximaal 5% bedragen. Het percentage zal na drie jaar worden geëvalueerd. Tevens zal er gewerkt gaan worden met een investeringsagenda en een bestemmingsreserve personeel. Deze worden niet in de GR-tekst opgenomen. De evaluatie zal door het bestuur worden opgenomen. Tevens worden de opbrengsten van de zogenaamde Metamorfoze-projecten (projectgelden van OCW voor behoud en digitalisering van nationaal van belang zijnde archieven en collecties) in de reserves gestort ten behoeve van nieuwe digitaliseringsprojecten van de algehele collectie.

• De wijziging houdt geen verhoging in van de financiële bijdrage (zie bijlage 2). De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. De indexering wijzigt van de OCW-norm naar de VZG-indexeringsnorm. Gemeenteraden hebben de mogelijkheid bij het treffen of wijzigen van een gemeenschappelijke regeling vooraf een zienswijze te geven op het ontwerp. Aan u wordt geadviseerd akkoord te gaan met de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 2025 en dit aan het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief te laten weten.

Effect

De aan u voorgelegde wijzigingen zijn benodigd in het proces van uittreding van OCW uit de gemeenschappelijke regeling en het proces van toetreding van andere overheden in Zeeland. Daarmee bereiken we een toekomstbestendige en (bestuurs-)krachtige gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. Argumenten

1. Wijziging is noodzakelijk vanwege uittreding van het Rijk (OCW) en toetreding van nieuwe GR-partners: Zoals beschreven onder 'alternatieve mogelijkheden' en 'proces' is dit voorstel tot stand gekomen als gevolg van de uittreding van het Rijk uit de RHC's en de daarop volgende toetreding van nieuwe GR-partners. 2. Het Rijk blijft langdurig betrokken: In aanvulling op de taakopdracht in de Archiefwet, is een bestuurlijk convenant vastgesteld tussen besturen van de RHC’s en de staatssecretaris van OCW. Daarin wordt benadrukt dat OCW de intentie heeft om een langdurige samenwerking aan te gaan met de RHC’s en daarmee ook de bekostiging voor een lange termijn beschikbaar te 2

stellen. Het convenant is op 1 februari 2024 getekend. Beide partijen leggen in het convenant vast dat zij langdurig willen samenwerken en dat de onderlinge betrokkenheid groot blijft. In een door de RHC-besturen gevraagde sideletter bij het convenant is deze insteek nog eens extra en expliciet vastgelegd. 3. Bestuurskracht nieuwe GR: Het is voor Zeeland belangrijk dat de bestuurskracht van het Zeeuws Archief vergroot wordt door meer partners te betrekken bij de publiekrechtelijke archief-wettelijke taak, om daarmee in de regio meer draagvlak, bestuurlijke uitvoeringskracht en betrokkenheid te krijgen. Uitbreiding van de GR zorgt dat de bestuurskracht van het Zeeuws Archief vergroot wordt. De beoogde nieuwe partners die in de afgelopen periode toetreding hebben onderzocht, zijn de provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen, en de gemeenten Terneuzen, Vlissingen en SchouwenDuiveland. Middelburg en Veere blijven partners in de regeling. 4. Voldoen aan de Wgr 2022: De tekst is gestroomlijnd met de VZG-modeltekst, in aanmerking nemend dat de regeling Zeeuws Archief een wijziging van een bestaande, landelijk afgestemde, gemeenschappelijke regeling is. De indienings- en behandeltermijnen van begroting en jaarrekening volgen de VZG-richtlijn. 5.

De financiële situatie blijft onveranderd: Voor overheden die een dienstverleningsovereenkomst met het Zeeuws Archief hebben, betekent toetreding tot de GR geen verhoging van de financiële bijdrage. Die blijft gelijk. Dat geldt ook voor de bijdrage van de huidige partners in de gemeenschappelijke regeling. Ook blijft de rijksbijdrage gelijk. Alle bijdragen worden geïndexeerd, volgens de VZG-indexeringsnorm. Kanttekeningen

1. Inwerkingtreding nieuwe Archiefwet 2021: OCW treedt pas uit de GR nadat de nieuwe Archiefwet in werking is getreden. Dat is tevens het moment dat de nieuwe partners toetreden tot de gemeenschappelijke regeling. De termijn waarop de Archiefwet wordt behandeld, is echter onzeker vanwege de verkiezingen. De basis van de nieuwe betrokkenheid (juridisch en financieel) van de minister bij de RHC’s wordt opgenomen in de Archiefwet 2021.

Financiën

Wat mag het kosten? Deze wijziging heeft geen gevolgen voor de hoogte van de financiële bijdrage. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Hoe gaan we dat financieren? De bijdrage aan het Zeeuws Archief is opgenomen in de meerjarenbegroting.

Duurzaamheid

n.v.t. Communicatie en participatie

Na besluitvorming in de raadsvergadering wordt de zienswijze aan het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief verzonden. Uitvoering

De ingediende zienswijzen worden besproken in het AB van het Zeeuws Archief van april 2024, waarna de definitieve tekst voor de gemeenschappelijke regeling wordt vastgesteld. Op grond van de Wgr ontvangt u vervolgens opnieuw de tekst van de gemeenschappelijke regeling, waarbij uw raad toestemming geeft voor aanpassing van de tekst 3

gemeenschappelijke regeling. Op dat moment besluit u ook over de vorming van een begeleidingscommissie. Na verkregen toestemming en publicatie van de gewijzigde regeling treedt de nieuwe regeling in werking. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Werkgroep verbonden partijen VZG, Boels Zanders advocaten. Bijlagen

1. Tekst gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 2025 2. Financieel bijdragenoverzicht 2025 3. Ondertekend bestuursconvenant OCW - RHC's 4. Toelichting bestuursconvenant OCW – RHC's 5. Side letter bij convenant OCW – RHC's

Middelburg, 20 februari 2024 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

mr. A. van den Brink de burgemeester,

mr. H.M. Bergmann

4