24-042 Bijlage 4. Toelichting bestuursconvenant OCW-RHC's

Media en Creatieve Industrie Van L.P. Breevaart T +31615038256 Datum 23 mei 2023 Referentie 37199651 Bijlagen

Toelichting Bestuursafspraak OCW - RHC’s 2023 (convenant)

Intern OCW afgestemd WJZ

Aanleiding •

•

In overleg tussen het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en de Regionale Historische Centra (RHC’s) is het ‘Bestuursconvenant duurzame samenwerking ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Regionale Historische Centra’ (hierna: het convenant) opgesteld. Deze nota biedt een beknopte toelichting op het convenant.

Toelichting Algemeen a. Het convenant dient gelezen en begrepen te worden in de context van het voornemen van uittreden door de staatssecretaris van OCW uit de gemeenschappelijke regelingen (GR’s) van de RHC’s. Ons land kent meer GR’s en regionale verbanden die archiefbeheer ten doel hebben. Met RHC’s worden in deze context bedoeld de gemeenschappelijke regelingen waarin de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden zijn vertegenwoordigd. b. Hoofddoel van het convenant leest men direct in de titel: de duurzame samenwerking in de RHC’s tussen de staatssecretaris van OCW en de besturen van de RHC’s. Dit houdt in dat deze samenwerking ook wordt nagestreefd voor de periode na het moment van uittreden door de staatssecretaris van OCW uit de gemeenschappelijke regelingen. Vanaf dat moment maakt OCW geen deel meer uit van de besturen van de RHC’s. c. In het convenant gaat het in feite om een herbevestiging van het vertrouwen dat OCW ondanks het uittreden niet de handen van de RHC’s aftrekt. Het convenant kan ook bijdragen aan vertrouwen van mogelijke nieuwe (kandidaat-) partners om zich bij de GR’s aan te sluiten. Dit is een belangrijk aspect, want het hebben van meer deelnemers aan de GR draagt bij aan bestuurskracht, regionale hechting en een brede financiële basis. d.

Voor burgers is het belangrijk dat de uitgebreide papieren rijkscollecties dichtbij en op locatie beschikbaar blijven. In het voorstel voor de Archiefwet 2021 is dan ook een grondslag opgenomen die het mogelijk maakt dat de minister van OCW zijn taken en bevoegdheden voor bepaalde documenten (de papieren en deels gedigitaliseerde rijkscollecties) overdraagt aan in dit geval de RHC’s. Dit is belangrijk op het moment dat de minister uittreedt uit de GR’s. De beheermiddelen die tot dat moment voor het archiefbeheer aan de RHC’s op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn toegekend worden na dat moment toegekend op grond van de Archiefwet 2021. Het geëigende middel daarvoor is de specifieke uitkering. Op deze manier wordt voorzien in continuïteit. Collecties blijven in beginsel waar ze

Pagina 1 van 5

Datum 23 mei 2023

e.

f.

g.

zijn. Voorzieningen en middelen voor een e-depot zijn een eigen verantwoordelijkheid van de RHC’s. In de bijlage bij deze toelichting zijn de betreffende artikelen uit de Archiefwet 2021 overgenomen. Deze wet is op het moment van opstellen van deze toelichting nog een voorstel van wet. Streven is dat de wet na vaststelling door beide Kamers halverwege het jaar 2024 of, indien later, per 1 januari 2025 in werking treedt. Dit is tevens de datum van het voorgenomen uittreden uit de GR’s. Zonder de Archiefwet 2021 ontbreekt de nodige grondslag om aan de RHC’s middels genoemde specifieke uitkering de beheermiddelen toe te kennen. In de preambule zijn twee verwijzingen opgenomen naar brieven van de bewindspersoon van OCW aan de RHC’s, tevens in afschrift aan de Kamer verzonden, waarin de afspraken over het uittreden staan beschreven. Deze brieven bieden invulling van de context. Niet onbelangrijk is dat hierin ook staat dat de bestaande rijksmiddelen voor het beheer van de rijksarchieven beschikbaar blijven. Intentie bij het uittreden is dus niet het realiseren van een bezuinigingsslag. Voorts worden in de preambule en in artikel 2a de rijksarchiefcollecties omschreven die begrepen worden onder het convenant. Het gaat om (het beheer van) ‘de overgebrachte en nog over te brengen papieren en de onder het programma DTR-3 gedigitaliseerde rijksarchiefcollecties’.

Ten eerste zijn er de analoge of papieren rijksarchiefcollecties die worden bewaard en toegankelijk gemaakt door de RHC’s. Voorts zijn er de van oorsprong papieren rijksarchieven die onder het zogeheten DTR-3 programma met rijksmiddelen zijn gedigitaliseerd en door de RHC’s worden beheerd. Zelf hebben de RHC’s ook buiten DTR-3 archieven gedigitaliseerd. Deze activiteit is uitvloeisel van het beleid van het individuele bestuur van het RHC en een eigen verantwoordelijkheid, ook in financiële zin.

Informatie en erfgoed h. De RHC’s worden in het convenant niet alleen opgevoerd als collectiebeheerder. Zijn vormen ook een belangrijke schakel in de informatieketen als archiefdiensten die zijn gespecialiseerd in het in goede banen leiden van de informatiehuishouding van de overheid. Belangrijke kennispartner voor de RHC’s is het Nationaal Archief (NA). Rol algemene rijksarchivaris i. Het NA valt onder de verantwoordelijkheid van de staatssecretaris. Aangezien het NA een belangrijke kennispartner is voor de RHC’s en overleg over het beheer van de rijkscollecties over het algemeen met het NA en niet met het departement wordt gevoerd, is niet alleen het NA maar ook de algemene rijksarchivaris, tevens directeur van het NA, als ondertekenende partij opgenomen om dit aspect te benadrukken. Omdat in het voorstel voor de Archiefwet 2021 niet meer wordt gesproken over rijksarchivarissen in de

Pagina 2 van 5

Datum 23 mei 2023

provincie zoals nog wel in de Archiefwet 1995, spreekt het convenant alleen van de (algemene) rijksarchivaris. Overleg j. Opgenomen is dat de besturen en de staatssecretaris periodiek of wanneer zij dat nodig vinden met elkaar in contact treden om over het functioneren van de RHC’s of het beheer van de rijkscollecties te spreken. Er is bewust in het convenant niet een specifieke structuur hiervoor bedacht of opgetuigd vanuit de gedachte dat er gelegenheid moet zijn om te kiezen wat past in de situatie. Niettemin is het denkbaar dat het nuttig is om een gezamenlijk overleg in stand te houden, bijvoorbeeld zoals dit tot op heden plaatsvindt in de vorm van het ‘convent’ tussen de directeur NA en de directeuren van de RHC’s. Er zijn ook andere vormen denkbaar. Partijen kunnen hier onderling alsnog afspraken over maken, ook op bestuurlijk niveau. Voortzetten bijdrage k. Met de onder 7a genoemde afspraken wordt met name gedoeld op de afspraken, zoals verwoord in de brieven aan de RHC’s van 15 december 2021 en 25 november 2022. Zie ook de twee verwijzingen onder de preambule, Informatiehuishouding Rijk. Opzegging l. In dit artikel was aanvankelijk een opzegtermijn van drie maanden opgenomen, wanneer bijzondere redenen daartoe aanleiding gaven. Dit leidde tot de vraag, hoe dit zich verhield tot de intentie om het convenant langdurig aan te gaan.

Derhalve zijn deze redenen of omstandigheden nader gespecificeerd in een wijziging van de wetgeving op het gebied van de archieven, een wijziging in de verantwoordelijkheden voor overgebrachte documenten of een onvoorziene omstandigheid die ertoe resulteert dat de afspraken in dit convenant billijkheidshalve behoren te eindigen. Op deze wijze komt tot uitdrukking dat het moet gaan om bijzondere omstandigheden die partijen min of meer dwingen tot een herbezinning op de bepalingen van dit convenant. In de geest van het convenant is voorts de termijn van opzeggen niet preciezer vastgelegd dan wat partijen als redelijk overeenkomen. Looptijd m. Met ‘onbepaalde tijd’ wordt tot uitdrukking gebracht dat er geen eindtijdstip wordt vastgelegd en dat het gaat om het bewerkstelligen van een duurzame samenwerking.

Pagina 3 van 5

Datum 23 mei 2023

BIJLAGE Archiefwet 2021 Artikel 3.1 Overdracht verantwoordelijkheid Onze Minister 1. Bij besluit kan Onze Minister zijn taken en bevoegdheden die voortvloeien uit artikel 2.6, eerste lid, voor bepaalde in het besluit omschreven documenten overdragen aan: a. het dagelijks bestuur van een openbaar lichaam als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, dat blijkens de gemeenschappelijke regeling archiefbeheer ten doel heeft; b. het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, die blijkens de gemeenschappelijke regeling archiefbeheer ten doel heeft; of c. gedeputeerde staten of een college van burgemeester en wethouders. 2. In het besluit kan Onze Minister bovendien bepalen dat taken en bevoegdheden die de rijksarchivaris ten aanzien van de documenten heeft, worden overgedragen aan een persoon die onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende bestuursorgaan werkzaam is. De rijksarchivaris kan ten aanzien van zijn overgedragen taken en bevoegdheden beleidsregels vaststellen. 3. Ten aanzien van de persoon, bedoeld in het tweede lid, is artikel 6.3, vierde lid, van overeenkomstige toepassing. 4. Het besluit kan niet de delegatie inhouden van de bevoegdheid van Onze Minister om bij ministeriële regeling nadere regels te stellen en leidt niet tot eigendomsoverdracht van de desbetreffende documenten. 5.

Het besluit geldt voor onbepaalde tijd. Artikel 3.2 Specifieke uitkering 1. Voor de uitoefening van de overgedragen taken en bevoegdheden, bedoeld in artikel 3.1, eerste en tweede lid, verstrekt Onze Minister een specifieke uitkering als bedoeld in artikel 15a van de Financiële verhoudingswet aan het desbetreffende openbaar lichaam of de desbetreffende bedrijfsvoeringsorganisatie, provincie of gemeente. 2. Bij ministeriële regeling worden nadere regels gesteld over de specifieke uitkering. Artikel 3.3 Intrekking besluit verantwoordelijkheidsoverdracht 1. Onze Minister kan een besluit als bedoeld in artikel 3.1, eerste lid, intrekken: a. op verzoek van het desbetreffende bestuursorgaan, bedoeld in artikel 3.1, eerste lid; b. indien de duurzame toegankelijkheid van de documenten door gebrekkig beheer in gevaar komt, of indien het desbetreffende bestuursorgaan anderszins aanmerkelijk tekortschiet in de uitoefening van de aan Pagina 4 van 5

Datum 23 mei 2023

hem overgedragen taken en verplichtingen; of c. indien een beleidsmatige heroverweging daartoe aanleiding geeft. 2. Bij toepassing van het eerste lid, aanhef en onderdeel c, treedt het besluit tot intrekking niet eerder in werking dan vijf jaren na dagtekening van het besluit.

Pagina 5 van 5