24-041 rvs GR Zeeuws Archief per 1 juli 2024

raadsvoorstel volgnummer

18 april 2024 24-041

onderwerp

gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1 juli 2024

behandelen in raadscommissie

Maatschappelijke Zaken

portefeuillehouder

Eduard Smit Sport, cultuur en recreatie Renske Brandhoff r.brandhoff@middelburg.nl 0118-675388

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Als zienswijze aan het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief in te brengen dat akkoord gegaan kan worden met de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1 juli 2024, als gevolg van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) 2022. Aanleiding

Op 1 juli 2022 is een wijziging van de Wgr in werking getreden. Het Zeeuws Archief is een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeenten Middelburg, Veere en het Rijk (de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW)) deelnemen. Om op 1 juli 2024 te kunnen voldoen aan de Wet gemeenschappelijke regelingen is de huidige gemeenschappelijke regeling van het Zeeuws Archief aangepast. De tekst voor de aangepaste gemeenschappelijke regeling is tot stand gekomen in een samenwerking van juristen van de deelnemende partijen en het Zeeuws Archief. In de regeling zijn de volgende noodzakelijke wijzigingen doorgevoerd: • De actieve informatieplicht is aangepast. • In de P&C-cyclus zijn de aanleverdata en termijnen voor zienswijzen aangepast. De schriftelijke reactie van het dagelijks bestuur op de zienswijzen, voorafgaand aan het vaststellen van de begroting, is toegevoegd. • De artikelen rondom toetreding, uittreding, wijziging en opheffing van de regeling zijn aangepast. • De mogelijkheid tot evaluatie van de regeling is opgenomen en registratie in het register gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast zijn nog enkele wijzigingen doorgevoerd: • De jaarlijkse bijdragen zijn aangepast naar het prijspeil van 2022 en inclusief de bijdrage aan het Zeeuws eDepot.

• Vaststellen van de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling is vervallen omdat het Zeeuws Archief de cao SGO (samenwerkende gemeentelijke organisaties) volgt. Een volledig overzicht van de wijzigingen kunt u vinden in de gewijzigde regeling met toelichting (bijlage 1). Aan u wordt geadviseerd akkoord te gaan met de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1 juli 2024 als gevolg van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) 2022 en dit aan het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief te laten weten. Effect

Het Zeeuws Archief beheert en bewaart de archieven en collecties van Zeeuwse overheden, particulieren en bedrijven. Met een gewijzigde gemeenschappelijke regeling wordt voldaan aan de Wgr, krijgen gemeenteraden meer invloed op de besluitvorming en blijft het Zeeuws Archief in staat om uitvoering te geven aan de werkzaamheden.

1

Argumenten

1. Voldoen aan de Wgr 2022: Door de gemeenschappelijke regeling te wijzigen voldoen we aan de Wgr die sinds 1 juli 2022 van kracht is. 2. De financiële situatie blijft onveranderd: De wijzigingen hebben geen gevolgen voor de hoogte van de financiële bijdrage. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Kanttekeningen

1. Wijziging per 2025: De overgangstermijn voor het doorvoeren van de noodzakelijke wijzigingen eindigt op 1 juli 2024. In 2018 heeft de toenmalig minister van OCW aangekondigd dat hij voornemens is in 2024 (inmiddels naar verwachting per 2025) uit de gemeenschappelijke regelingen van de Regionale Historische Centra (RHC's) in Nederland te treden. In Zeeland betreft dat het Zeeuws Archief. In de afgelopen periode is daarom uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling onderzocht met vijf andere Zeeuwse overheden. Om recht te doen aan de specifieke huidige partners van het ZA en de partners per 1 januari 2025, verdient het de aanbeveling om een gr-tekst per 1 juli 2024 (voldoen aan de wet) en een gr-tekst per 1 januari 2025 (passend bij de nieuwe situatie) te maken. U ontvangt daarom een afzonderlijk voorstel (24-042) voor een gewijzigde gemeenschappelijke regeling per 2025. Financiën

Wat mag het kosten? Deze wijziging heeft geen gevolgen voor de hoogte van de financiële bijdrage. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Hoe gaan we dat financieren? De bijdrage aan het Zeeuws Archief is opgenomen in de meerjarenbegroting. Duurzaamheid

n.v.t. Communicatie en participatie

Na besluitvorming in de raadsvergadering wordt uw zienswijze aan het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief verzonden. Uitvoering

De ingediende zienswijzen van de gemeenten Middelburg en Veere worden besproken in het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief in april 2024, waarna de definitieve tekst voor de gemeenschappelijke regeling wordt vastgesteld. Ook het Rijk moet als partner in de gemeenschappelijke regeling de aanpassingen goedkeuren voor ondertekening. Zodra de zienswijzen van de gemeenten Middelburg en Veere bekend zijn, zal het Rijk het goedkeuringsproces starten. Op grond van de Wgr ontvangt u vervolgens opnieuw de tekst van de gemeenschappelijke regeling, waarbij uw raad uw college toestemming geeft voor aanpassing van de tekst gemeenschappelijke regeling. Beide processen moeten voor 1 juli 2024 afgerond zijn om tijdig aan de Wgr te voldoen. Na verkregen toestemming en publicatie van de gewijzigde regeling treedt de nieuwe regeling in werking.

Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

2

Bijlagen

1. Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1 juli 2024

Middelburg, 20 februari 2024 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

mr. A. van den Brink de burgemeester,

mr. H.M. Bergmann

3