24-025 rvs Actualisatie verordening 212 (financieel), 213 (controle) (met wijzigingen)

raadsvoorstel volgnummer

14 maart 2024 24-025

onderwerp

Actualisatie verordening 212 (financieel), 213 (controle) (met wijzigingen)

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Rutger Schonis Bestuur en ondersteuning W. Cosijn w.cosijn@middelburg.nl +31118675538

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. de Financiële verordening 2023 (212) vast te stellen; 2. de Financiële controleverordening 2023 (213) vast te stellen. Aanleiding

Op 9 november 2023 heeft de gemeenteraad de geactualiseerde verordening 212 (financieel), 213 (controle) en 213a (onderzoek) vastgesteld (link, zie agendapunt 16). Met de nieuwe kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV (link) en de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de Commissie BADO (link) heeft het de voorkeur een aantal wijzigingen door te voeren om heldere afspraken te maken en deze te borgen in de verordeningen. Het gaat hierbij om de volgende wijzigingen: 1.1 In de laatste Kadernota 2023 (gepubliceerd eind november 2023) van de Commissie BBV is een definitie opgenomen van het begrip begrotingsrechtmatigheid. Deze luidt als volgt: "Hiervan is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3)." De vraag rijst hierbij wat tijdig is.

De Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de Commissie BBV (gepubliceerd begin december 2023) geeft hierover het volgende aan: "Wat tijdig is, wordt bepaald door de interne afspraken tussen de gemeenteraad en het college van B&W over het rapporteren van afwijkingen en het aanpassen van de begroting." Dit heeft geleid tot de toevoeging van lid 4 en 5 van artikel 9c. Begrotingscriterium (zie groene passage in de verordening). De kern hiervan is dat lastenoverschrijdingen en batenonderschrijdingen onrechtmatig zijn. Een lastenonderschrijding of een batenoverschrijding wordt fundamenteel anders gewogen dan een lastenoverschrijding of een batenonderschrijding. Deze middelen blijven namelijk beschikbaar aan de raad. Conform Gemeentewet artikel 189 geeft de begroting het mandaat tot de bedragen die hiervoor in de begroting zijn opgenomen. Als gevolg hiervan worden deze afwijkingen die in de jaarrekening aan de raad worden gemeld en toegelicht, als tijdig beschouwd. 1.2 De VNG heeft eind november 2023 aangegeven dat een bepaling is aangepast in het model van de verordening 213 (controle) (link). Hierover is het volgende aangegeven: "In de 'Model Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie' bleek de tekst van artikel 4 niet aan te sluiten op de toelichting.

Daarom staat nu in deze bepaling dat de accountant ook onaangekondigd kan controleren." Gebaseerd hierop is de tekst zoals opgenomen in de modelverordening opgenomen. Dit heeft geleid tot het wijzigen van lid 1 en het toevoegen van lid 2 van artikel 4. Inrichting accountantscontrole (zie groene passage in de verordening). Effect

Met de nieuwe verordeningen wordt onder meer geregeld hoe en op welke tijdstippen het college verantwoording aflegt aan de raad en is er een duidelijke en formele toetsingsgrondslag voor de accountant bij het beoordelen van begrotingsonrechtmatigheden tijdens de jaarrekeningcontrole. 1

Argumenten

De huidige verordeningen te laten stroomlijnen met de informatie zoals voorgesteld in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV en de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de Commissie BADO. Hiervoor wordt een afspraak gemaakt over wat tijdigheid is en geborgd in de verordening 212 (financieel). Daarnaast wordt een recht van de accountant opgenomen in de verordening 213 (controle). Kanttekeningen

1.1 Lastenoverschrijdingen zijn per definitie onrechtmatig (link, vraag 2). In deze publicatie van de Commissie BBV is hierover het volgende aangegeven: "Andere begrotingsafwijkingen zoals overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Deze kunnen alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Dit tijdig melden raakt immers ook het directe budgetrecht en daarmee de kaderstellende rol van de raad. Immers de raad had op basis van tijdig verstrekte informatie (mogelijk) een aanvullend (ander) besluit kunnen nemen." In de verordening 212 (financieel) kunnen afspraken worden gemaakt over de tijdigheid van het melden en toelichten van lasten- en batenonderschrijdingen en batenoverschrijdingen. In de verordening is nu voorgesteld om voor de batenonderschrijdingen geen afspraken te maken voor wat betreft tijdigheid, aangezien bij een batenonderschrijding de begrote baten niet worden gerealiseerd en daarmee middelen niet aan de raad toekomen. Voor lastenonderschrijdingen en batenoverschrijdingen is wel voorgesteld afspraken te maken voor wat betreft tijdigheid, aangezien in dit geval middelen aan de raad beschikbaar blijven. 1.2 De accountant controleert de jaarrekening en geeft zijn oordeel hierover.

In de verordening 213 (controle) is voorgesteld dat de accountant onaangekondigd kan controleren. In verband met de onafhankelijkheid van de accountant is het van belang dat de accountant daadwerkelijk onaangekondigd kan controleren.

Financiën

Wat mag het kosten? Niet van toepassing. Hoe gaan we dat financieren? Niet van toepassing. Zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? Niet van toepassing. Duurzaamheid

Niet van toepassing. Communicatie en participatie

Na vaststelling worden de verordeningen gepubliceerd en op de website van de gemeente geplaatst. Ook dienen op grond van de gemeentewet de verordeningen aan Gedeputeerde Staten te worden gezonden. Uitvoering

Na vaststelling door de raad zullen de verordeningen ook binnen de organisatie bekend gemaakt worden en wordt aan de betrokken afdelingen gevraagd uitvoering te geven aan de bepalingen van de verordeningen die voor die afdeling van toepassing zijn. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Niet van toepassing.

2

Bijlagen

1. Financiële verordening 2023 (212) – openbaar 2. Financiële controleverordening 2023 (213) – openbaar

Middelburg, 30 januari 2024 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

mr. A. van den Brink de burgemeester,

mr. H.M. Bergmann

3