24-024 rvs Normenkader 2023

raadsvoorstel volgnummer

14 maart 2024 24-024

onderwerp

Normenkader 2023

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Rutger Schonis Bestuur en ondersteuning Willemijn Cosijn w.cosijn@middelburg.nl +31118675538

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Het normenkader 2023 voor de financiële rechtmatigheid vast te stellen Aanleiding

Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van regelgeving, die relevant is voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. In het verleden heeft de accountant hierover verslag uitgebracht en het gesprek gevoerd met de raad. Deze werkwijze wordt vanaf 2024 gewijzigd als gevolg van een wetswijziging. Door deze wetswijziging kan de raad haar controlerende rol beter vervullen. Onder andere de kadernota rechtmatigheid 2023 afkomstig van de commissie BBV geeft hierover nadere uitleg. Hierin is onder andere aangegeven dat de verantwoording over rechtmatigheid door het college deel uitmaakt van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en controle op rechtmatigheid gehandhaafd blijft. De accountant geeft namelijk een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel vormt. Het afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. Voor een juiste totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is het van belang dat de regelgeving duidelijk vastligt.

Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en dient gebaseerd hierop inzicht te hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Dit betreft het normenkader. Het normenkader is een overzicht van de relevante wetgeving waaraan de gemeente moet voldoen voor zover het de financiële rechtmatigheid betreft. In het verleden werd naast het normenkader het controleprotocol vastgesteld. Het controleprotocol geeft aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de controle en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Met de wetswijziging gericht op de rechtmatigheidsverantwoording is een controleprotocol niet langer noodzakelijk. Hiervoor zijn de volgende gronden aan te merken: 1. 2. 3.

de inhoud van de rechtmatigheidsverantwoording is vanaf 2023 wettelijk geregeld; de verantwoordings- en rapporteringsgrens voor het college zijn opgenomen in de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet), welke is vastgesteld op 9 november 2023; de goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole gericht op getrouwheid is wettelijk geregeld in het Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) en de rapporteringsgrens wordt opgenomen in de opdrachtbevestiging van de accountant.

Ter volledigheid wordt opgemerkt dat afstemming met de accountant heeft plaatsgevonden gericht op het niet op- en vaststellen van het controleprotocol.

1

Effect

Een juiste rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door het college welke een getrouw beeld geeft. Argumenten

1.1. Het college dient een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Hierin wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regelgeving, die relevant is voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Inzicht in de geldende wet- en regelgeving is derhalve van belang. Dit is opgenomen in het normenkader. 1.2. Jaarlijks legt het college in de jaarstukken verantwoording af aan de raad over het gevoerde beleid. De raad heeft onder andere een controlerende taak en beoordeelt gebaseerd hierop de jaarstukken en stelt deze vervolgens vast. De uitkomsten van de accountantscontrole ondersteunen de raad bij de beoordeling van de jaarstukken. De accountant dient te toetsen of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. Voor deze controle zal de accountant ook gebruik maken van het normenkader met de hierin relevante wet- en regelgeving in het kader van de financiële beheershandelingen. Kanttekeningen

1.

2.

In het normenkader is een aantal wijzigingen doorgevoerd ten opzichte van het normenkader van 2022. Het uitgangspunt bij het opstellen van het normenkader is een zo juist en volledig mogelijk normenkader voor de rechtmatigheid gericht op de relevante processen met financiële beheershandelingen. • Het gaat hierbij met name om het zo volledig mogelijk maken van het normenkader, zoals de toevoeging van een aantal financiële processen. • Tevens is een aantal wetten niet meer opgenomen in het normenkader, aangezien het normenkader zich enkel dient te richten op wettelijke bepalingen met financiële beheershandelingen. Ter volledigheid wordt opgemerkt dat andere wet- en regelgeving uiteraard nageleefd dient te worden, maar dit valt buiten de scope van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. • Tot slot is een aanbeveling van de commissie BBV, zoals opgenomen in de kadernota rechtmatigheid 2023, om door de raad gedelegeerde bevoegdheden aan het college niet op te nemen in het normenkader gericht op de rechtmatigheid. Het gaat hierbij onder andere om beleidsregels welke door het college vastgesteld zijn. Deze zaken zijn niet meer opgenomen in het normenkader ten opzichte van 2022.

In de kadernota rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV is aangegeven dat voor het dienstbaar zijn van het normenkader voor de interne beheersing het kader geoperationaliseerd dient te worden door het college. Dit is echter geen verplichting. Bij de vaststelling van de financiële verordening op 9 november 2023 door de raad is aangegeven dat dit niet wordt geadviseerd, aangezien voor de interne beheersing wordt gewerkt met checklists, waarin relevante bepalingen gericht op recht, hoogte en duur worden getoetst. Daarbij is een toetsingskader een jaarlijkse tijdsinvestering, omdat artikelen als gevolg van aanpassingen wijzigen.

Financiën

Wat mag het kosten? Er worden geen extra uitgaven verwacht. Hoe gaan we dat financieren? Niet van toepassing. Zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? Niet van toepassing. Duurzaamheid

Niet van toepassing. Communicatie en participatie

Na vaststelling door de raad wordt het normenkader aan de accountant beschikbaar gesteld. 2

Uitvoering

Gedurende het jaar worden (verbijzonderde) interne controles uitgevoerd. De meetlat voor deze controles wordt gevormd door het normenkader. De bevindingen van de controles vormen de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van het verslagjaar 2023. Deze wordt onderdeel van de jaarrekening. Vervolgens geeft de accountant hierover een oordeel, namelijk of de verantwoording een getrouw beeld geeft. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Niet van toepassing. Bijlagen

1. Normenkader 2023 – openbaar

Middelburg, 9 januari 2024 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

mr. A. van den Brink de burgemeester,

mr. H.M. Bergmann

3