23-121 rvs Aanbesteding accountantsdiensten

Raadsvoorstel volgnummer

9 november 2023 23-121

onderwerp

Vaststellen programma van eisen t.b.v. aanbesteding accountantsdiensten

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Rutger Schonis Bestuur en ondersteuning Willemijn Cosijn en Alex Rijpert w.cosijn@middelburg.nl; a.rijpert@middelburg.nl

datum vergadering

programma behandeld door e-mail

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Het bestek voor de aanbesteding van de accountantsdiensten vast te stellen; Aanleiding

In 2017 is de gemeente Middelburg een overeenkomst aangegaan met Deloitte Accountants BV voor vier jaar. Vervolgens heeft de gemeente gebruik gemaakt van de mogelijkheid in de overeenkomst de overeenkomst, tegen gelijkblijvende voorwaarden en condities, te verlengen met drie keer één jaar. Afgelopen maart heeft de raad besloten het contract met Deloitte voor de duur van één jaar te verlengen (tot en met de controle van de jaarrekening over 2023). Daarmee is de maximale duur van de overeenkomst bereikt. In de Controleverordening (op grond van artikel 213 Gemeentewet) heeft de gemeenteraad onder meer vastgelegd op welke wijze de aanbesteding van accountantsdiensten vorm krijgt. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. Afgelopen periode heeft de auditcommissie in overleg met het college bijgaand programma van eisen voorbereid. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen (bestek) vast Effect

De accountant is voor de gemeenteraad een belangrijk middel voor het vervullen van zijn controlerende rol. Met het bestek stuurt de raad op de inhoud van de dienstverlening, maar ook op de beheersing van de kosten. Doel van de aanbesteding is om te komen tot een overeenkomst die ingaat per controlejaar 2024. Argumenten

1.1 Op grond van de Controleverordening stelt de raad het bestek vast; De raad is opdrachtgever voor de accountant. Het college heeft het bestek voorbereid in overleg met auditcommissie en raadsgriffier; 1.2 Op basis van de criteria is een Europese openbare procedure aan de orde; Kanttekeningen

Geen Financiën

wat mag het kosten? Met de kosten van de accountant wordt in de begroting rekening gehouden (inclusief indexering). hoe gaan we dat financieren? Het bedrag van de uiteindelijke overeenkomst wordt opgenomen in de meerjarenbegroting. 1

zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? Nee. Communicatie en participatie

Via het digitale platform TenderNed wordt de aanbesteding verder uitgezet en gecommuniceerd. Uitvoering

Na vaststelling van het bestek vindt de Europese aanbesteding plaats. Aan het einde van de procedure wordt de raad gevraagd de opdracht definitief te gunnen. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

N.v.t. Bijlagen

1.

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten gemeente Middelburg Bijlage 1 SISA Bijlage 2 Planning en control cyclus Bijlage 3 Conceptovereenkomst accountantsdiensten Bijlage 4 Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Middelburg Bijlage 5.1 Intern controleplan 2023 (GEHEIM) Bijlage 6.1 Controleprotocol 2022 Bijlage 6.1 Normenkader 2022 Bijlage 6.2 Management Letter Gemeente Middelburg 2022 op hoofdlijnen Bijlage 6.3 Accountantsverslag Gemeente Middelburg 2022 Bijlage 6.4 Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021 Bijlage 6.5 Financieel toezicht begroting 2023 - Provincie Zeeland Bijlage 7 Prijs document Bijlage 8 Wachtkamerovereenkomst Bijlage 9 Verklaring geen sprake van Russische betrokkenheid Bijlage 10 Uniform_Europees_Aanbestedingsdocument_17juli2020 Bijlage 11 Referentieformat Bijlage 12 Invulformulier onderaanneming

Middelburg, 3 oktober 2023 De voorzitter van de auditcommissie

Wilfried Boonman

2