23-121 Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten gemeente Middelburg

4.4

Controleteam De verantwoordelijke partner/ tekenend accountant en de eerst verantwoordelijke voor de uitvoering van de controle (controle leider) zijn voor deze opdracht beschikbaar. Zij zijn in ieder geval de eerste drie jaren van de overeenkomst in deze hoedanigheid beschikbaar. Ook de persoon die dagelijks leiding geeft aan het controleteam voor de deelverklaringen (Belastingsamenwerking en Sisa) dient een vast persoon te zijn. Voor definitieve gunning dient inschrijver de naam van deze persoon aan te geven. Hiervoor geldt ook de tussentijdse vervanging.

22

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

4.5

Tussentijdse vervanging van een ingehuurde persoon door de Opdrachtnemer Tussentijdse vervanging van een ingehuurde persoon is slechts mogelijk wanneer cumulatief aan de volgende eisen wordt voldaan: • de ingehuurde persoon uit dienst treedt van de Opdrachtnemer en • de overeenkomst niet wezenlijk wijzigt (een gelijkblijvende prijs/kwaliteitverhouding) en • de aangeboden prijs blijft hetzelfde en • de kwaliteit van de vervanger moet minimaal hetzelfde zijn als van de oorspronkelijke kandidaat. De gemeente zal hiertoe de beoogde vervanger beoordelen aan de hand van zijn CV en een persoonlijke kennismaking en de behaalde scores vergelijken met die van de oorspronkelijke ingehuurde persoon. Indien Opdrachtnemer geen geschikte kandidaat kan aanleveren, zoals aangegeven in dit aanbestedingsdocument, behoudt Opdrachtgever zich het recht voor de overeenkomst tussentijds te ontbinden. Uitgangspunt is dat de overige medewerkers die worden ingezet voor de certificerende functie uit een vast team bestaat, waarbij sprake is van minimale wisseling. Ook bij vervanging van een medewerker dient Opdrachtnemer een kwalitatief vergelijkbare medewerker aan te bieden en na akkoord Opdrachtgever kan deze medewerker worden ingezet.

De gemeente heeft het recht indien naar het oordeel van Opdrachtgever sprake is van onvoldoende gekwalificeerd personeel, om vervanging van het in te zetten personeel te vragen. Opdrachtnemer is verplicht tot onmiddellijke vervanging over te gaan.

Nieuwe personen die worden ingezet dienen te allen tijde eerst voorgesteld te worden aan Opdrachtgever en na akkoord Opdrachtgever mogen deze worden ingezet voor de gevraagde dienstverlening van de gemeente. Dit heeft geen financiële gevolgen voor de Opdrachtgever.

4.6

Nadere toelichting opdrachtonderdelen

4.6.1 Natuurlijke adviesfunctie De natuurlijke adviesfunctie is geënt op de bevindingen in de certificerende functie en omvat in de eerste plaats de signalering van risico’s in de bedrijfsvoering en het doen van (gevraagde en ongevraagde) voorstellen (adviezen) tot verbetering. In aanvulling daarop worden de volgende diensten gevraagd die gerangschikt worden onder de natuurlijke adviesfunctie, te weten: • uitbrengen van advies, gevraagd en ongevraagd, onder meer over relevante ontwikkelingen; • ad-hoc vraagbeantwoording; • participatie in overlegstructuren van Opdrachtgever; • ondersteuning van de raad m.b.t. zijn controlerende taak.

Deze adviesfunctie omvat tevens een mondelinge toelichting inclusief het presenteren van bovenstaande.

De controlewerkzaamheden, bevindingen en aanbevelingen van de accountant kunnen vragen oproepen, die door de accountant beantwoord moeten worden, of een nadere uitwerking vergen, die aan de accountant kan worden opgedragen. Deze vragen voortvloeiende uit de controlewerkzaamheden dienen in de prijsopgave te zijn inbegrepen en deze advieswerkzaamheden mogen niet conflicteren met de auditrol en verantwoordelijkheid van de accountant.

23

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

Overleg van Opdrachtnemer met Opdrachtgever heeft de volgende doelen: • • • • •

het geven van toelichting op de inhoud van geproduceerde stukken (Verslag van bevindingen en Managementletter); het ondersteunen van de (voorbereiding van) besluitvorming op basis van deze stukken; het proactief signaleren, adviseren inclusief de onderbouwing over nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied die van invloed zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering of financiën; het proactief signaleren, adviseren inclusief de onderbouwing over risico’s die zich ‘van buitenaf’ aandienen en die van invloed kunnen zijn op de gemeentelijke bedrijfsvoering of financiën; het beoordelen van gemeentelijke uitwerking ten aanzien nieuwe ontwikkelingen en risico’s.

Als indicatie op basis van ervaring is het overleg op jaarbasis: • 2 keer overleg met auditcommissie / gemeenteraad; • 2 keer overleg met het managementteam; • 4 keer overleg met portefeuillehouder financiën / college van burgemeester en wethouders; inclusief alle voorbereidende werkzaamheden voor de overleggen. Eén en ander wordt vastgelegd in het dienstverleningsplan inclusief de voorbereidende werkzaamheden die de accountant hiervoor treft. Indien meer overleg noodzakelijk is, dient dit in de prijs te zijn inbegrepen. De gemeente Middelburg wil een vast bedrag voor de natuurlijke adviesfunctie. Het in rekening brengen van extra dienstverlening zonder vooraf overeenstemming en schriftelijk akkoord door Opdrachtgever is niet toegestaan.

4.6.2 Certificerende functie (Jaarrekening inclusief SISA) Inhoud werkzaamheden / accountantsverklaring De controlewerkzaamheden voor de accountantsverklaring bij de jaarrekening is inclusief de regelingen die voor Opdrachtgever onderdeel uitmaken van de SISA-controle en -verklaring. Het overzicht van SISA-regelingen is te raadplegen op de site van de rijksoverheid.

In Bijlage 1 is aangegeven welke SISA-regelingen voor de gemeente Middelburg van toepassing zijn. Een indicatief aantal van 30 SISA-regelingen is van toepassing. Deze indicatie is gebaseerd op ervaringen uit het verleden en kunnen geen rechten aan ontleend worden. Deze SISA-regelingen dienen in uw prijsopgave te zijn inbegrepen. Hierop vindt ook de beoordeling plaats.

Aanpassingen van regelgeving in bestaande SISA-regelingen kunnen niet leiden tot extra kosten voor de gemeente.

Verslag van bevindingen De Accountantsverklaring bij de jaarrekening en het bijbehorend Verslag van bevindingen dienen opgemaakt te worden voor de decharge van het gemeentebestuur door de gemeenteraad. Derhalve worden beide stukken aangeboden aan de gemeenteraad. Het college van burgemeester en wethouders en de directie ontvangen deze stukken in afschrift. De primaire gerichtheid op de gemeenteraad bepaalt mede de vorm en inhoud van het Verslag van bevindingen.

24

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

Het Verslag van bevindingen dient te voldoen aan de volgende vormvereisten: •

•

helder en transparant geschreven voor de primaire doelgroep (de gemeenteraad) met, daartoe, een samenvatting van de aspecten die van belang zijn voor de controlerende taak van de gemeenteraad aansluitend op en consistent met vorige Verslagen van bevindingen.

In het Verslag van bevindingen besteedt Opdrachtnemer in ieder geval aandacht aan: • • • •

• • •

processen welke door Opdrachtnemer, conform het dienstverleningsplan, met extra aandacht zijn beoordeeld; de te rapporteren fouten en onzekerheden, uit oogpunt van rechtmatigheid en getrouwheid; bevindingen ten aanzien van het financiële beheer; signalering van tekortkomingen, risico’s en positieve ontwikkelingen ten aanzien van het financiële beheer met, waar nodig en mogelijk, suggesties (adviezen) voor concrete maatregelen; financiële positie en weerstandsvermogen; kwaliteit van verslaglegging (informatiewaarde jaarrekening); beoordeling van Planning en Control – instrumenten.

Afstemming en overleggen over bovenstaande werkzaamheden dienen in uw prijs inbegrepen te zijn.

4.6.3 Interim-controles In de interim-controle ligt de nadruk op het beoordelen van de ‘significante’ processen van (financiële) bedrijfsvoering binnen de gemeente. Daartoe dient: • de significantie van processen te worden ingeschat op basis van risicoanalyse; • de opzet van de processen te worden geïdentificeerd aan de hand van de Administratieve Organisatie (AO) en Interne Bontrole (IB); • •

getoetst te worden of de processen werken conform de beschreven opzet (procedures) en of de IB een voldoende waarborg verschaft omtrent getrouwheid en rechtmatigheid; vastgesteld te worden of de continuïteit in de werking gedurende het jaar is gezekerd.

Voor een efficiëntere interim-controle is het uitgangspunt dat de accountant gebruik maakt van de interne audits van de gemeente Middelburg. De planning van de interne audits 2023 is bijgevoegd in Bijlage 5.

4.6.4

Rapportage interim controle

Rapportage vindt plaats door middel van een (concern-)Managementletter, die primair ten dienste staat van het college van burgemeester en wethouders. Derhalve wordt de Managementletter aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders en ontvangt de gemeenteraad (gelijktijdig) een afschrift op hoofdlijn. De primaire gerichtheid op het college van burgemeester en wethouders bepaalt mede de vorm en inhoud van de Managementletter, waarbij Opdrachtnemer in ieder geval aandacht dient te besteden aan: • kwaliteit van de bedrijfsvoering / financiële processen; • functioneren van de administratieve organisatie; • kwaliteit van het systeem van interne beheersing; • getrouwheid en rechtmatigheid op procesniveau; • bevindingen van te verrichten EDP-audits (Electronic Data Processing-audits); • risicoanalyse (als vooruitblik op de jaarrekening); • voorgestelde maatregelen (adviezen).

25

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

Mocht Inschrijver zich niet kunnen vinden in één of meerdere uitgangspunten van dit programma van eisen, dan kan Inschrijver dit aangeven in de Nota van inlichtingen-fase. Aan de hand hiervan beslist de gemeente Middelburg hoe hiermee om te gaan. Het gegeven antwoord door de gemeente in de Nota van Inlichtingen-fase is dan leidend en bindend.

26

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

5

BEOORDELING Offertes die voldoen aan de in deze Offerteaanvraag opgenomen vormvoorschriften, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en het programma van eisen worden beoordeeld op het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving, beste prijs kwaliteitverhouding (subgunningscriteria GW1 t/m GW3). De beoordelingscommissie bestaat uit een ter zake kundig team. Aan de beoordelingscommissie worden alle te beoordelen documenten beschikbaar gesteld, met uitzondering van het prijsdocument. Allereerst vindt de beoordeling van het Gunningscriterium Kwaliteit plaats. Pas daarna wordt het prijsdocument door de inkoopadviseur geopend en wordt berekend welke Inschrijver de winnaar is. De reden hiervan is dat de kwalitatieve beoordeling zo objectief mogelijk kan plaats vinden. De beoordeling vindt op de volgende wijze plaats: 1. 2. 3.

4.

Iedere beoordelaar beoordeelt de sub-gunningscriteria (de wensen) individueel en kent een score per criterium per Inschrijver toe. Hierna wordt iedere Inschrijver uitgenodigd een presentatie te geven. Iedere beoordelaar beoordeelt de presentatie individueel en kent een score per Inschrijver toe. Na de presentatie vindt er een plenaire sessie plaats met de beoordelaars en worden de score resultaten doorgenomen. Grote afwijkingen tussen scores onderling worden beargumenteerd. De beoordelaars mogen elk afzonderlijk, indien zij daartoe de noodzaak zien, op grond van die argumentatie hun eigen score aanpassen. Daarna wordt de totaalscore per Offerte opgemaakt op basis van consensus. In dit stadium wordt tevens de score bepaald op de prijs. Het team beoordeelt per sub-gunningscriterium de totale samenhang van het gevraagde in onderlinge vergelijking t.o.v. andere Inschrijvers (relatief). Indien er subcriteria zijn genoemd bij een sub-gunningscriterium, beoordeelt het team per subcriterium de totale samenhang van het gevraagde in onderlinge vergelijking t.o.v. andere Inschrijvers (relatief).

Scoremethodiek Beoordeling

Uitstekend (cijfer 10)

Goed (cijfer 8)

Voldoende (cijfer 6)

Onvoldoende (cijfer 5)

Fictieve korting De aangeleverde documenten voldoen uitstekend aan het gevraagde zoals gesteld in het aanbestedingsdocument, de wijze van invulling is innoverend en onderscheidend, er is sprake van in meerdere opzichten positief onderscheidend vermogen ten opzichte van het gestelde in de aanbestedingsleidraad en overtreft daarmee de verwachtingen van de gemeente Middelburg. De aangeleverde documenten voldoen goed aan het gevraagde zoals hierboven beschreven, de wijze van invulling is innoverend, er is sprake van positief onderscheidend vermogen ten opzichte van het gestelde in de aanbestedingsleidraad en overtreft daarmee de verwachtingen van de gemeente Middelburg De aangeleverde documenten voldoen aan het gevraagde als hierboven beschreven en sluit voldoende aan bij de behoeften en wensen van de gemeente Middelburg. De documenten geven voldoende blijk van inzicht in de situatie van de gemeente Middelburg Beantwoording voldoet niet of onvoldoende aan het gevraagde als hierboven beschreven en/of niet aansluit bij behoeften en wensen van de gemeente Middelburg

100%

80%

60%

0%

Tabel 5

27

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

Voor het bepalen van de EMVI/BPKV wordt de methode Gunnen op waarde toegepast, waarbij uw invulling van onze vraag wordt vertaald naar een score in de vorm van een fictieve korting. Voor deze aanbesteding hanteert Opdrachtgever de volgende gunningscriteria:

ID

Subgunningscriteria

Fictieve Korting

P

Prijs

N.v.t.

GW1

Dienstverleningsplan

€ 50.000,-

GW2

Interview/presentatie met uitwerking casus

€ 15.000,-

GW3

Communicatie

€ 15.000,-

Totaal fictieve kortingen

€ 80.000,-

Tabel 6

De fictieve korting wordt van de inschrijfprijs afgetrokken om tot een fictieve inschrijfprijs te komen. De Inschrijver met de laagste fictieve inschrijfprijs wordt als BPKV beoordeeld.

28

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

6

GUNNINGSCRITERIA

6.1

GW de sub-gunningscriteria De sub-gunningscriteria hebben betrekking op de wijze waarop de gevraagde dienstverlening en de bijbehorende leveringen tot stand komt en geeft de Opdrachtgever inzicht in de eventuele extra mogelijkheden van Inschrijvers en waarop Inschrijvers zich onderscheiden van andere Inschrijvers en hierop punten kunnen scoren. Voor de wensen dient Inschrijver in zijn Offerte per wens aan te geven op welke wijze hieraan invulling wordt gegeven en dezelfde volgorde te hanteren, zoals door de gemeente aangeleverd. Dit om maximale vergelijkbaarheid tussen inschrijvende partijen mogelijk te maken. De sub-gunningscriteria en de per sub(gunnings)criterium maximum aantal te behalen fictieve waarden, zijn samenvat in onderstaande tabel.

Omschrijving subgunningscriteria:

GW1

Dienstverleningsplan, bestaande uit onderstaande subcriteria:

Maximaal fictieve korting € 50.000,-

Processen inclusief planning en control Onderwerpen specifiek Risico’s Controle uitvoering Inzet gemeente GW2

Interview/presentatie met uitwerking casus, ervaring deskundigheid partner, ervaring en deskundigheid controleleider en medewerkers bestaande uit onderstaande subcriteria:

€ 15.000,-

Kennis en ervaring Samenwerking binnen het team totaal Omgevingsbewust (match/vertrouwen) Politiek-bestuurlijk inlevingsvermogen Sparringpartner/communicatie GW3

Communicatie

€ 15.000,-

Helderheid van de gepresenteerde tekst in rapportages; Gebruik eventuele visualisaties in rapportages; Duidelijkheid en begrijpelijk taalgebruik in rapportages Tabel 7 De sub-gunningscriteria zijn in de volgende paragrafen nader uitgewerkt. 6.1.1 GW1 sub-gunningscriterium dienstverleningsplan Aan iedere Inschrijver wordt gevraagd het dienstverleningsplan in de Offerte aan te leveren, waarbij uitgegaan dient te worden van het programma van eisen en waarbij expliciet ingegaan dient te worden op onderstaande onderdelen. • Inzicht in de processen rondom de gevraagde dienstverlening inclusief planning- en controlcyclus (P&C-cyclus); • Aan welke onderwerpen Inschrijver specifiek aandacht zal schenken bij Opdrachtgever; • De risico’s tijdens de gevraagde dienstverlening, welke maatregelen Inschrijver hiervoor neemt en op welke wijze de risico’s zijn geborgd; • De wijze waarop Inschrijver de controle en het toezicht op de uitvoering organiseert; •

Welke maatregelen, acties (processtappen) door de Opdrachtgever genomen dienen te worden.

29

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

•

Welke functie het digitaal controledossier hierbij speelt.

Beoordeling De Opdrachtgever beoordeelt bovengenoemde subcriteria relatief d.w.z. in onderlinge vergelijking t.o.v. andere Inschrijvers (relatief). Aan iedere Inschrijver wordt gevraagd voor het dienstverleningsplan maximaal 10 A4-pagina’s met in totaal maximaal 5000 te hanteren. Daarnaast wordt aan iedere Inschrijver gevraagd een voorbeeld van een dienstverleningsplan zoals daadwerkelijk opgesteld bij een andere opdrachtgever bij de Offerte als voorbeeld aan te leveren. Dit als achtergrondinformatie. Inschrijver mag in deze de naam van desbetreffende opdrachtgever anonimiseren.

6.1.2 GW2 sub-gunningscriterium Controleteam en Interview/presentatie (casus) Aan iedere Inschrijver wordt gevraagd om in de Offerte de samenstelling en de kwalificaties van het controleteam aan te geven, bestaande uit de partner, de controleleider en de twee medewerkers die voor de gevraagde dienstverlening zoals gevraagd, door de Opdrachtgever, worden ingezet. Van iedere persoon wordt gevraagd een CV aan te leveren waarbij het gevraagde bij GW2 naar voren dient te komen, te weten: het opleidingsniveau, aantal jaren ervaring, inhoudelijke ervaring en ervaring bij gemeenten.

Inschrijver dient er rekening mee te houden dat de Opdrachtgever zonder toestemming van Inschrijver de door Inschrijver aangegeven ervaringen per persoon kan natrekken.

Interview/Presentatie met uitwerking casus Aan iedere Inschrijver wordt gevraagd een presentatie te geven, verzorgd door het team dat de daadwerkelijke dienstverlening gaat verrichten bij de Opdrachtgever. De opbouw van de presentatie dient uit generieke en specifieke informatie te bestaan en duurt maximaal 60 minuten. Het generieke deel is vormvrij. Het specifieke deel omvat de uitwerking van een casus welke vooraf beschikbaar wordt gesteld. De presentaties vinden plaats op de in de planning (paragraaf 2.2) aangegeven momenten. Inschrijver dient hiermee reeds rekening te houden en deze data in zijn agenda te reserveren.

Locatie De presentaties vinden plaats in het stadskantoor, Kanaalweg 3 te Middelburg. Tijdens deze presentatie zijn leden van het beoordelingsteam aanwezig. Partner: competenties (ervaring/deskundigheid) partner De competenties (ervaring/deskundigheid) van de partner moet kenbaar gemaakt worden in de Offerte met een CV, waaruit duidelijk blijkt wat de daadwerkelijke inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden van de partner zijn geweest.

Functieprofiel partner De partner is primair eindverantwoordelijk voor het bereikte eindresultaat en rapporteert aan Opdrachtgever in woord en geschrift over de voortgang en het resultaat van de te verrichten dienstverlening.

30

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

Functie - en opleidingseisen, kennis en ervaring ✓ WO werk- en denkniveau, aangevuld met specifieke relevante opleidingen en/of cursussen; ✓ geregistreerd als registeraccount; ✓ vergelijkbare ervaring binnen een gemeente met 30.000 inwoners of meer. Beoordeling De beoordeling van het CV en het interview/presentatie van de partner vindt relatief plaats d.w.z. in vergelijking met de andere Inschrijvers gegeven presentatie op basis van: ✓ kennis en ervaring; ✓ samenwerking binnen het team totaal; ✓ omgevingsbewust (match, vertrouwen); ✓ politiek/bestuurlijk; ✓ sparringpartner/communicatie.

Controleleider: competenties (ervaring/deskundigheid) Functie profiel controleleider De controleleider heeft de dagelijkse leiding en is het eerste aanspreekpunt voor de operationele dienstverlening. De ervaring, deskundigheid c.q. kwaliteit van de controleleider moet kenbaar gemaakt worden door aan de Offerte een CV toe te voegen, waaruit duidelijk blijkt wat de daadwerkelijke inhoudelijke taken en verantwoordelijkheden van de controleleider zijn geweest.

Functie - en opleidingseisen, kennis en ervaring ✓ WO werk- en denkniveau, aangevuld met specifieke relevante opleidingen en/of cursussen; ✓ geregistreerd als register account of in afrondende fase; ✓ vergelijkbare ervaring binnen een gemeente met 30.000 inwoners of meer; ✓ ruime kennis en vergelijkbare ervaring (minimaal 3 jaar) als controleleider.

Medewerkers: competenties (ervaring/deskundigheid) Functieprofiel medewerkers De twee medewerkers die door Inschrijver wordt aangeboden verrichten de daadwerkelijk operationele dienstverlening binnen het ambtelijk apparaat. De ervaring, deskundigheid c.q. kwaliteit van deze medewerkers moet kenbaar gemaakt worden door aan de Offerte en CV toe te voegen, waaruit duidelijk blijkt wat de daadwerkelijke inhoudelijke dienstverlening is geweest. Functie - en opleidingseisen, kennis en ervaring ✓ minimaal HBO werk- en denkniveau, aangevuld met specifieke relevante opleidingen en/of cursussen; ✓ gemeentelijke ervaring; ✓ ruime kennis en vergelijkbare ervaring (minimaal 3 jaar) op het gebied van accountancy.

Beoordeling De beoordeling van het CV en het interview/de presentatie van de controleleider en van de medewerkers vindt relatief plaats d.w.z. in vergelijking met de door andere Inschrijvers gegeven presentatie op basis van: ✓ kennis en ervaring van de controleleider en de medewerkers; ✓ samenwerking binnen het team totaal; ✓ omgevingsbewust (match, vertrouwen);

31

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

✓ ✓

politiek/bestuurlijk; sparringpartner/communicatie.

6.1.3 GW3 subgunningscriterium Communicatie Rapportages van de accountant zijn voor de gemeenteraad van groot belang voor invulling van de controlerende taak. Er wordt veel waarde aan gehecht en daarom is het van groot belang dat deze helder van opzet zijn. Het auditplan, de managementrapportage en het accountantsverslag zijn voor een ieder toegankelijk opgesteld in duidelijke en begrijpelijke taal. Daarom wordt gevraagd een voorbeeld van een managementletter en verslag van bevindingen bij te voegen van een gemeente van minimaal vergelijkbare grootte.

Beoordeling De Opdrachtgever beoordeelt bovengenoemde subcriteria relatief d.w.z. in onderlinge vergelijking t.o.v. andere Inschrijvers

6.2

Prijsinformatie -

De prijs dient gebaseerd te zijn op het programma van eisen en wensen, zoals vermeld in deze Offerteaanvraag inclusief alle bijbehorende bijlagen.

-

De vergoeding dient een integrale kostprijs te zijn dat wil zeggen bevat alle bijkomende kosten w.o. alle deelresultaten en het eindresultaat, inclusief alle overleg-, reis- en verblijf-, administratie- en factureringskosten en eventuele overige kosten excl. btw gerelateerd aan de gevraagde dienstverlening door de Opdrachtgever. Uw prijsopgave moet gebaseerd zijn op de gevraagde dienstverlening en de bijbehorende leveringen zoals vermeld in deze Offerteaanvraag en de bijbehorende bijlagen conform Invulbijlage 7 Prijs document. De Opdrachtgever kan achteraf niet geconfronteerd worden met kosten die niet vooraf door Inschrijver zijn genoemd. Deze worden ook niet achteraf betaald door de gemeente. De Opdrachtgever is op zoek naar een partij die zich wat betreft de aanbieding als "risicodragend partner" durft op te stellen en anderzijds instaat voor de kwaliteit van zijn dienstverlening. Het risicodragende aspect doet zich voor bij wijzigende beroepsvoorschriften e.d. waarvoor geen extra kosten kunnen worden doorberekend maar welke door efficiënt(er)e controle opgevangen dienen te worden. Daar tegenover staan vereisten voor de controle vanuit gewijzigde Nederlandse wet- en regelgeving waarvoor extra kosten wel zouden kunnen worden doorberekend. Extra kosten dienen vooraf aan de uit te voeren werkzaamheden te worden gemeld bij de opdrachtgever.

Na schriftelijke instemming vanuit de opdrachtgever kunnen de werkzaamheden worden gestart en de kosten in rekening worden gebracht na completering van de werkzaamheden.

-

6.2.1 • • • •

Voorwaarden prijsopgave Prijsopgave dient te worden gedaan exclusief btw in Euro’s; Gerekend wordt in hele Euro’s; Niet in de prijzen opgenomen kosten kunt u niet factureren, althans worden niet vergoed; Een eenmalige korting (een omzetkorting) is niet toegestaan; eventuele kortingen dienen in het prijzenblad of in de aangegeven prijzen verdisconteerd zijn;

6.2.2 Vaste prijs De prijs voor de gevraagde dienstverlening is een fixed fee (vast bedrag) voor de onderdelen: • •

natuurlijke adviesfunctie (standaard en incidentele dienstverlening) en; de certificerende functie, bestaande uit de accountantsverklaring jaarrekening, verslag van bevindingen inclusief SISA-regelingen en;

32

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

•

interim controles inclusief rapportages en;

• • •

alle voorbereidende werkzaamheden voor bovenstaande en; alle hieraan gerelateerde overige (voorbereidende) werkzaamheden voor bovenstaande en; alle benodigde overleggen voor de certificerende functie en overige gerelateerde dienstverlening.

Voor de prijsopgave voor de SISA-regelingen dient Inschrijver uit te gaan van Bijlage 1. Dit zijn de regelingen welke voor de jaarrekening 2022 verantwoord zijn. Richting de toekomst kunnen hier zowel regelingen bijkomen als afgaan. Het is derhalve een indicatie. Aan iedere Inschrijver wordt gevraagd per regeling een bedrag aan te geven. Separate adviesopdrachten -

-

Separate adviesopdrachten die geen onderdeel uitmaken van de gevraagde certificerende functie en de daaruit voortvloeiende natuurlijke adviesfunctie maken geen onderdeel uit van deze aanbestedingsprocedure. Inschrijver dient Invulbijlage 7 te gebruiken om zijn prijzen in te vullen en vult het prijsblad volledig in. Indien op het prijsblad prijsonderdelen ontbreken die wel van belang zijn voor de gevraagde dienstverlening dient Inschrijver dit vooraf tijdens de Nota van inlichtingenfase aan te geven.

Indexering -

-

De prijzen liggen vast voor twee boekjaren d.w.z. voor de boekjaren 2024 en 2025. De prijs kan maximaal eenmalig per jaar per 1 augustus van ieder jaar worden verhoogd of verlaagd, voor het eerst per 01-08-2025: inflatiecorrectie volgens het CBS Diensten Accountancy – seizoenreeks per kwartaal: 692 Accountants, boekhouders en belastingconsulenten. Bovengenoemde CBS-cijfers zijn hierbij altijd leidend en zijn maximale indexen. Indien de indexcijfers nog niet vastgesteld zijn, worden de voorlopige cijfers gehanteerd zonder dat een eventuele verrekening achteraf plaatsvindt.

Afzien van prijsindexering -

Indien in een jaar afgezien is van prijsindexering, dan vindt indexering in het daarop volgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Indexering over meerdere jaren is niet mogelijk. De voorgenomen indexering met onderbouwing dient minimaal 1 maand voor ingangsdatum aan de afdeling Bedrijfsvoering kenbaar gemaakt te worden per email aan a.rijpert@middelburg.nl. Eventuele aanpassingen van de vaste prijs en uurtarief gaan pas in na schriftelijke akkoord door de Opdrachtgever.

Facturatie algemeen Opdrachtnemer brengt het overeengekomen vaste jaarbedrag in drie termijnen aan de Opdrachtgever in rekening. ✓ 1ste termijn 1 januari van het volgende boekjaar, ✓ 2de termijn 1 april van het volgend boekjaar, de ✓ 3 termijn 1 juli van het volgend boekjaar. Facturering van overige vooraf overeengekomen werkzaamheden vindt afzonderlijk plaats na afloop van de betreffende werkzaamheid.

33

Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten Gemeente Middelburg

7

Bijlages

Bijlage 1:

Sisa

Bijlage 2:

Planning&Control cyclus

Bijlage 3:

Concept Overeenkomst

Bijlage 4:

Algemene Voorwaarden Gemeente Middelburg

Bijlage 5:

Planning interne audits

Bijlage 6: 6.1 Normenkader en controleprotocol 6.2 Management letter 2022 6.3 Verslag van bevindingen 2022 6.4 Plan van aanpak rechtmatigheid 2021 6.5 Brieven Provincie Zeeland Bijlage 7:

Prijs document

Bijlage 8:

Wachtkamerovereenkomst

Bijlage 9:

Verklaring geen sprake van Russische betrokkenheid

Bijlage 10:

UEA

Bijlage 11:

Referentie format

Bijlage 12:

Invulformulier Onderaanneming

Bijlage 13:

Invulformulier Holdingverklaring

34