23-120 rvs Actualisatie verordening 212 (financieel), 213 (controle), 213a (onderzoek) - vervallen

raadsvoorstel volgnummer

9 november 2023 23-120

onderwerp

Actualisatie verordening 212 (financieel), 213 (controle) en 213a (onderzoek)

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Rutger Schonis Bestuur en ondersteuning Frank Tillema en Willemijn Cosijn f.tillema@middelburg.nl en w.cosijn@middelburg.nl +31118675466 en +31118675538

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. de Financiële verordening 2023 (212), Financiële controleverordening 2023 (213) en de Financiële onderzoeksverordening 2023 (213a) vast te stellen. 2. de grenzen als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording benoemd in artikel 9a (Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording) van de Financiële verordening als volgt vast te stellen: a. b.

Verantwoordingsgrens van 2%; Rapportagegrens van 100.000 euro.

Aanleiding

Op grond van artikel 212, 213 en 213a van de Gemeentewet moet iedere gemeente beschikken over een Financiële, Controle en Onderzoeksverordening. Deze verordeningen zijn belangrijke instrumenten voor de raad om invloed uit te oefenen op het financiële proces. In deze verordeningen worden op hoofdlijnen de spelregels vastgelegd voor het financieel beleid, financieel beheer en de financiële organisatie van de gemeente. Ook geven de verordeningen nadere regels voor het college voor de financiële verantwoording aan de raad. De huidige Financiële verordening dateert van 2020. De Financiële Controle- en Onderzoeksverordening dateren van 2003. Zoals aangegeven in de IBI-nieuwsbrief nr. 112 zijn de Gemeente- en Provinciewet gewijzigd voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit onderdeel is op 1 januari 2023 voor gemeenten en provincies in werking getreden en zal het eerst voor het verslagjaar 2023 gelden. Voorts wordt ook de lagere regelgeving aangepast, waarbij het gaat om het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), zoals aangegeven in de IBI-nieuwsbrief nr. 116. Naar aanleiding hiervan heeft de VNG zijn modelverordeningen geactualiseerd (zie link).

De modelverordeningen zijn zodanig verschillend ten opzichte van de voorgaande modelverordeningen dat gesproken wordt van nieuwe modelverordeningen. De wijzigingen betreffen mede: • • •

De Wet versterking decentrale rekenkamers Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording Commissie BBV stellige uitspraken en aanbevelingen

Effect

Met de nieuwe verordeningen wordt onder meer geregeld hoe en op welke tijdstippen het college verantwoording aflegt aan de raad en is er een duidelijke en formele toetsingsgrondslag voor de accountant. Argumenten

1.1. De huidige verordeningen voldoen niet meer in voldoende mate aan de op te nemen bepalingen in het BBV. 1.2. De regelgeving zoals nu voorgesteld in de verordeningen zoveel mogelijk aan te sluiten op de bestaande praktijk.

1

Verder is er voor gekozen om onderwerpen die al in het BBV of andere (gemeentelijke) regelgeving uitputtend zijn geregeld niet nogmaals in de verordeningen op te nemen. Dit om discrepantie tussen de verschillende regelgeving te voorkomen. 2.1. Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van regelgeving, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de raad. Door deze wetswijziging kan de raad zijn controlerende beter vervullen. De raad bepaalt hierbij de verantwoordingsgrens en rapportagegrens. De verantwoordingsgrens van 2% en de rapportagegrens van 100.000 euro dragen bij aan een goede informatiepositie van de raad. Bij een hoger percentage wordt namelijk minder snel gerapporteerd en zijn er weinig gespreksonderwerpen. Dit is juist het doel van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan een hoger percentage voor de verantwoordingsgrens voor de accountant aanleiding zijn om aanvullend onderzoek te verrichten. 2.2. In artikel 20 van de Financiële verordening is opgenomen wat de paragraaf bedrijfsvoering dient te bevatten. Dit richt zich onder andere op de rechtmatigheidsverantwoording.

Het gaat hierbij om voor zover van toepassing de toelichting op afwijkingen, te nemen maatregelen, een overzicht van niet-financiële onrechtmatigheden, een rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en geconstateerde fraude door medewerkers. Hiervoor is de modelverordening aangehouden. Dit omvat uitleg en context ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. Kanttekeningen

De modelverordeningen zoals gepubliceerd door de VNG zijn als uitgangspunt gehanteerd voor de actualisatie van de bestaande verordeningen. In deze modellen is een aantal passages opgenomen, welke aangevuld zijn met bedragen, die voorheen anders of niet waren opgenomen. Ook is een aantal zaken aangepast gebaseerd op de praktijk. De meest impactvolle wijzigingen van de verordeningen zijn als volgt: •

•

•

•

artikel 5 Financiële verordening. Autorisatie begroting en investeringskredieten: hier is aan toegevoegd dat kredieten voortvloeiend uit nieuw beleid voor bedrijfsvoerings-gerelateerde investeringen onder 500.000 euro of een afschrijvingslast onder 30.000 euro worden geautoriseerd met vaststelling van de begroting. In andere gevallen legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. artikel 7 en 8 Financiële verordening. Dit betreft artikelen gericht op de najaarsbrief en de jaarstukken. In deze artikelen zijn grensbedragen opgenomen om afwijkingen op de ramingen van baten en lasten te melden (najaarsbrief) en toe te lichten (jaarrekening). Voor zowel de najaarsbrief als jaarstukken wordt geadviseerd 50.000 euro als grensbedrag aan te houden. In de eerste instantie was de grens voor het melden van afwijkingen van budgetten voor de najaarsbrief 100.000 euro. Voor de jaarstukken betreft dit 25.000 euro. Geadviseerd wordt voor deze grensbedragen één lijn te trekken. Daarnaast dient opgemerkt te worden dat bij nader inzien 100.000 euro bij de najaarsbrief hoog is en afwijkingen welke reeds bekend zijn bij de najaarsbrief onder de 100.000 euro pas gemeld kunnen worden bij de jaarstukken. Door één bedrag te hanteren leidt dit tot consistentie. artikel 8a Financiële verordening.

Informatieplicht: dit is nieuw artikel ten opzichte van de huidige verordening. De kern hiervan is dat de raad wordt geïnformeerd over onderwerpen met omvangrijke financiële verplichtingen boven 2 miljoen euro. Ten opzichte van de modelverordening is hier aan toegevoegd dat het college dit niet hoeft te doen, als de raad hierover al is geïnformeerd middels de begroting of een apart raadsvoorstel. Aangaande dit nieuwe artikel zijn de onderdelen van de modelverordening gericht op leningen, waarborgen, garanties en kapitaal niet nader gespecificeerd in de verordening, aangezien hiervoor eerder aanvullende beleidsregels garanties opgesteld zijn. hoofdstuk 3 Financiële verordening. Rechtmatigheidsverantwoording: dit is een nieuw hoofdstuk ten opzichte van de huidige verordening. De kern hiervan is het uitleg geven over de consequenties van de wetswijziging van de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële beheer van de gemeente. Vanaf 2023 is het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Voorheen was het de accountant die hierover verslag uitbracht en het gesprek voerde met de raad. Door deze wetswijziging kan de raad zijn controlerende rol beter vervullen.

De raad bepaalt hierbij de verantwoordings- en rapportagegrens. Drie relevante bepalingen uit dit hoofdstuk zijn als volgt: 2

o

o

o

Verantwoordingsgrens: de grens waarboven het college aan de raad fouten en onduidelijkheden rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor zowel fouten als onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage tussen 0% en 3% van het lasten-totaal inclusief toevoegingen aan de reserves (zie link). De huidige verantwoordingsgrens was vastgesteld van 1%. Dit was door de raad besloten op 28 januari 2021 bij de behandeling van het plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording (zie link, agendapunt 13). Destijds was een argument om 1% te hanteren dat er eenduidigheid van normen en communicatie was. Dit is afkomstig van de notitie rechtmatigheidsverantwoording van de Commissie BADO. “Binnen de gemeente kunnen al normen (percentages) gehanteerd worden voor de interne controle. De accountant hanteert in het kader van de materialiteit ook normen, die ontleend zijn aan het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Wil de gemeenteraad verschillende normen hanteren, dan moet ze uitleggen waarom iets bezien door de bril van rechtmatigheid wel akkoord is en door de bril van materialiteit niet.” Inmiddels is het voornemen van de Commissie BADO om de goedkeuringstolerantie voor de accountant op 2% te zetten (i.p.v. 1% voor onrechtmatigheden en 3% voor onzekerheden) (zie link). Gebaseerd hierop wordt voorgesteld de verantwoordingsgrens ook op 2% vast te stellen.

Dit leidt tot consistentie en een goede informatiepositie van de raad. Als deze grens wordt gepasseerd, wordt namelijk het totaal aan afwijkingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Toelichting hierop wordt gegeven in de paragraaf bedrijfsvoering. Ook wordt aangegeven welke maatregelen worden getroffen om dit te voorkomen. Nadere informatie hierover staat in artikel 9a van de Financiële verordening. Rapportagegrens: voorgesteld wordt om in de paragraaf bedrijfsvoering afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) groter dan 100.000 euro nader toe te lichten. Ter illustratie: de accountant hanteert voor het verslag van bevindingen een tolerantie gelijk aan 100.000 euro voor onrechtmatigheden en 300.000 euro voor onzekerheden. Deze grenzen worden jaarlijks bevestigd met het controleprotocol, de opdracht vanuit de raad aan accountant. In de modelverordening is als facultatief opgenomen dat het normenkader wordt geoperationaliseerd in een toetsingskader voor de interne beheersing. Dit wordt niet geadviseerd, aangezien voor de interne beheersing wordt gewerkt met checklists, waarin relevante bepalingen gericht op recht, hoogte en duur worden getoetst. Daarbij is een toetsingskader een jaarlijkse tijdsinvestering, omdat artikelen als gevolg van aanpassingen wijzigen.

Ter volledigheid wordt opgemerkt dat de inhoud van de verordeningen 213 en 213a geen impactvolle wijzigingen kennen. Wijzigingen zien alleen op het overnemen van passages uit de modelverordening. Ook is voor de opbouw de modelverordening aangehouden.

Financiën

Wat mag het kosten? Niet van toepassing. Hoe gaan we dat financieren? Niet van toepassing. Zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? Niet van toepassing.

Duurzaamheid

Niet van toepassing. Communicatie en participatie

Na vaststelling worden de verordeningen gepubliceerd en op de website van de gemeente geplaatst. Ook dienen op grond van de gemeentewet de verordeningen aan Gedeputeerde Staten te worden gezonden. 3

Uitvoering

Na vaststelling door de raad zullen de verordeningen ook binnen de organisatie bekend gemaakt worden en wordt aan de betrokken afdelingen gevraagd uitvoering te geven aan de bepalingen van de verordeningen die voor die afdeling van toepassing zijn. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Niet van toepassing. Bijlagen

1. 2. 3. 4.

Financiële verordening 2023 (212) Financiële verordening 2020 met wijzigingen (212) Financiële controleverordening 2023 (213) Financiële onderzoeksverordening 2023 (213a)

Middelburg, 19 september 2023 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

mr. A. van den Brink de burgemeester,

mr. H.M. Bergmann

4