23-118 rvs Kredietaanvraag vervanging audiovisuele middelen raadzaal

raadsvoorstel volgnummer

9 november 2023 23-119

onderwerp

Kredietaanvraag vervanging audiovisuele voorzieningen raadzaal stadskantoor

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Jeroen Louws Bestuur en ondersteuning BV/FIN, FZ/Inkoop, I&A c.ramstijn@middelburg.nl 0118 675306

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

1. Het benodigde krediet ad € 265.000 beschikbaar te stellen voor vervanging van de audiovisuele voorzieningen in de raadzaal van het stadskantoor.

Aanleiding

De geluidsinstallatie in de raadzaal is al een aantal jaar afgeschreven en toe aan vervanging. Daarnaast is tijdens de corona periode gebleken dat het huidige systeem niet geschikt is om hybride te vergaderen. Het huidige systeem is niet geïntegreerd met Teams en er zijn onvoldoende beeldschermen en camera’s om het werkbaar te maken voor de deelnemers op locatie en op afstand en toeschouwers die de uitzending volgen via livestream. Uitzending van de raadsvergaderingen is een wettelijke plicht.

Effect

1.

2. 3.

Het faciliteren van verstaanbaarheid en zichtbaarheid van sprekers en daarbij horend toelichtingsmateriaal voor vergaderleden en aanwezig publiek tijdens vergaderingen in de raadzaal door middel van daartoe benodigde audiovisuele apparatuur. Het faciliteren van verstaanbaarheid en zichtbaarheid van sprekers en toelichtingsmateriaal voor een ieder die vanaf een externe locatie online de vergadering wil volgen. Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Argumenten

1.1 Het risico op uitval is groot en vervanging op onderdelen is niet meer mogelijk. Om de continuïteit van de gemeenteraad te waarborgen is vervanging op korte termijn noodzakelijk. 1.2 Conform het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van gemeente Middelburg en de waarde van de totale opdracht is een enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedure gevolgd voor cpv code: 9210000-2 Film- en videodiensten (sociale en andere specifieke diensten).

Kanttekeningen

1.

Er loopt een traject met Wuestman voor een ontwerpplan voor de herinrichting van de gehele raadzaal, dus de nieuw aan te schaffen hard- en software moet hier op zijn voorbereid. Wuestman geeft aan dat bij herinrichting het nieuwe systeem kan worden hergebruikt en kan worden uitgebreid door elke willekeurige leverancier.

1

2.

In eerste instantie zal het meest noodzakelijke worden gerealiseerd door Wuestman en later zal het systeem worden uitgebreid met een monitoreneiland en een videowall. 1.4 Het technisch beheer van het systeem zal bij Wuestman liggen totdat de herinrichting plaatsvindt met een maximum van 4 jaar en het functioneel beheer zal bij de gemeente Middelburg liggen. Binnen de gebruikersgroep (bodes en griffie) moet nog afgestemd worden wie het functioneel beheer op zich zal nemen.

Financiën Wat mag het kosten?

Er is een krediet benodigd van € 265.000 voor de vervanging van audiovisuele apparatuur en vergadersoftware in de raadzaal. De basis zoals geoffreerd door Wuestman, kan hiermee zo spoedig mogelijk worden gerealiseerd en daarna fasegewijs geoptimaliseerd: Wuestman € 149.000 (offerte) Monitoreneiland € 10.000 (schatting; later aanschaf bij andere leverancier) Video LED wall € 45.000 (schatting; later aanschaf bij andere leverancier) Werkzaamheden en materiaal e-installateur P.M. Onvoorzien P.M. De werkzaamheden en materiaal e-installateur en post onvoorzien zijn als P.M. post opgenomen. De verwachting is dat deze posten binnen het totale krediet van € 265.000 vallen en anders zal er over gerapporteerd worden bij een tussentijdse rapportage. Bij substantiële afwijkingen zal een aanvullend raadsvoorstel worden ingediend. De kapitaallasten die voortvloeien uit bovenstaande investering bedragen € 34.000. Hoe gaan we dat financieren?

De kapitaallasten die voortvloeien uit bovenstaande investering ad € 34.000 kunnen worden gedekt via de binnen de begroting gereserveerde kapitaallasten. Zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen?

Nee Duurzaamheid

Niet van toepassing Communicatie en participatie

In diverse samenstellingen (incl. raad en college) is veelvuldig contact geweest met Wuestman over de wensen, eisen en mogelijkheden. Nadat de raad het krediet heeft goedgekeurd zal de planning van de uitvoering met alle betrokken partijen rechtstreeks worden gecommuniceerd en afgestemd. Uitvoering

In overleg met de griffie zal de uitvoering van de vervanging plaatsvinden in een week waarin geen raadsvergadering is gepland. Afhankelijk van de doorlooptijd van de besluitvorming wordt gestreefd naar uitvoering in week 51 van 2023. Voor de uitvoering van de werkzaamheden zal de raadzaal 1 werkweek buiten gebruik zijn. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Leverancier Wuestman is gespecialiseerd in audiovisuele voorzieningen en heeft tevens het advies verstrekt.

Bijlagen

1. Offerte van Wuestman voor vervanging van audiovisuele voorzieningen in de raadzaal

2

Middelburg, 26 september 2023 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

mr. A. van den Brink de burgemeester,

mr. H.M. Bergmann

3