23-108 Voorstel opstellen pva raadsonderzoek Trekdijk

Raadsvoorstel datum vergadering volgnummer

12 oktober 2023 23-108

onderwerp

Beschikbaar stellen eenmalige middelen externe ondersteuning opstellen plan van aanpak onderzoek Trekdijk

behandelen in raadscommissie

Ruimte

portefeuillehouder

n.v.t. Economie Huib Ghijsen huibghijsen@gmail.com

programma behandeld door e-mail

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. Een bijdrage beschikbaar te stellen van € 7.920 voor externe ondersteuning bij het opstellen van het plan van aanpak; 2. Voor de duur van het onderzoek de formatie van de raadsadviseur bij de griffie uit te breiden met 0,2 fte; 3. Het college opdracht te geven deze geraamde kosten in de ontwerp-begroting op te nemen. Aanleiding

In juli heeft de gemeenteraad een besluit genomen over het raadsonderzoek over de Trekdijk. De onderzoekscommissie heeft de opdracht een plan van aanpak op te stellen voor het onderzoek. In dat plan wordt nadere invulling gegeven van de wijze waarop antwoorden op de geformuleerde vragen gezocht worden. In het plan komen verschillende elementen aan de orde: hoe gaat de commissie te werk, het verhelderen van de vragen, informatiebehoefte, planning, afspraken over communicatie, ondersteuning van de commissie etc. Voor dit traject heeft de commissie besloten gebruik te willen maken van externe ondersteuning. Dit voorstel wordt aangeboden om de benodigde middelen beschikbaar te krijgen voor dit onderdeel van het onderzoek. Effect

Als de commissie een plan van aanpak heeft opgesteld, zal dat aan de raad worden aangeboden vergezeld van een volgende aanvraag voor middelen om de dan nog benodigde ondersteuning in te huren. Onderdeel van het plan van aanpak is een raming van de uren en kosten. Op basis daarvan kan dan worden besloten welke inkoopprocedure daar bij past. Naar verwachting zal dat traject een aanbesteding onder meer partijen betreffen. Argumenten

1.1 Een aangevraagde offerte is door de commissie geaccepteerd voor dit bedrag. Om het plan van aanpak ook echt van de commissie te laten zijn is gekozen om onder begeleiding met elkaar de verschillende aspecten van een plan van aan aanpak te bespreken. De commissie vindt het van belang dat zij met elkaar het plan van aanpak opstellen zodat alle leden van commissie eigenaar van het proces zijn. en op deze manier denkt de commissie dat te bereiken. 1.2 De benodigde uren voor de ondersteuning zijn niet beschikbaar. In overleg met de werkgeverscommissie en het presidium is besloten extra formatie aan de griffie toe te voegen voor de tijd dat het raadsonderzoek duurt. Dat is mogelijk omdat de Wendy Westerlaken (raadsadviseur) bereid is een dag in de week extra te werken. De taakverdeling tussen griffier en raadsadviseur kan met deze extra inzet worden aangepast. 1.3 De gemeentewet bepaalt deze werkwijze De verordening voor het onderzoek is gebaseerd op gemeentewet 155a t/m f. Dat laatste artikel bepaalt dat het college de door de raad geraamde kosten voor een onderzoek in een bepaald jaar opneemt in de ontwerpbegroting. 1

Kanttekeningen

1.1 Het opstellen van een plan aanpak is in de verordening toebedeeld aan de voorzitter van de commissie (Huib Ghijsen) en de griffier. Omdat de voorzitter en de griffier geen ervaring hebben in het opstellen van dit type plannen van aanpak en de commissie ook betrokken wil zijn bij het opstellen is gekozen om het gezamenlijk onder begeleiding van een externe partij te doen. 1.2 Op dit moment is nog niet duidelijk hoe lang het onderzoek zal duren Nadat het plan van aanpak is opgesteld is er meer te zeggen over de duur van het onderzoek en daarmee over de termijn van de tijdelijkheid van de uitbreiding. Financiën

Wat mag het kosten? De kosten van de externe inhuur voor dit eerste gedeelte van het onderzoek bedragen € 7.920. De kosten voor 0,2 fte bedragen ongeveer € 22.000 op jaarbasis. Hoe gaan we dat financieren? Gemeentewet artikel 155f: Het college neemt de door de raad geraamde kosten voor een onderzoek in een bepaald jaar op in de ontwerp-begroting. Zijn er significante gevolgen or het weerstandsvermogen? Nee. Duurzaamheid

Het opstellen van een plan aan aanpak draagt niet bij aan duurzaamheid. Communicatie en participatie

Met de ondersteunende partij wordt gecommuniceerd over de uitkomsten van de besluitvorming. Uitvoering

Indien de raad in oktober een besluit neemt is de verwachting dat begin 2024 een volgend voorstel kan worden voorgelegd met daarin het programma van eisen op grond van het plan van aanpak. De raad stelt dan het plan van aanpak vast en aan de hand daarvan kan de nu verwachte inkoop van de externe ondersteuning van het raadsonderzoek in de markt worden gezet. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Niet van toepassing. Bijlagen

1.

Offerte

Middelburg, 29 september 2023

Huib Ghijsen Voorzitter onderzoekscommissie Trekdijk

2