23-100 Bijlage 9. Communicatie- participatieplan

Communicatie/ participatieplan Invulling nieuwe locatie AZC ____________________________________________________

Auteur Janneke Haarhuis

Status definitief

Document: Communicatie-participatieplan invulling nieuwe locatie AZC

Versie: 1 Datum:01-09-23 Blad: 1 van 5

Inleiding Medio 2020 is de bestuursovereenkomst voor het huidige AZC aan de Laurens Stommesweg verlengd tot maximaal 25 juni 2025. De gemeente is daarom op zoek naar een nieuwe locatie voor een AZC. In de Zeeuwse afspraken asielopvang, heeft de gemeente Middelburg zich onder andere verbonden aan het faciliteren van een nieuw duurzaam AZC met 330 opvangplekken na 25 juni 2025. De raad heeft hiermee ingestemd op 7 juli 2021. Op 22 november 2022 heeft het college ingestemd met de Zeeuwse afspraken om ook een flexibele opvang te realiseren voor 150250 opvangplekken. Op 13 april 2023 heeft de raad ingestemd met de kaders waarbinnen gezocht wordt naar een nieuwe locatie. In dat raadsvoorstel zijn kaders opgenomen voor het participatietraject over de invulling van de door het college aan te wijzen locatie (zie 2.1). Over de locatiekeuze zelf vindt geen inspraak plaats. Inwoners, belanghebbenden en direct omwonenden van de nieuwe locatie worden geïnformeerd. Het college doet voor de nieuwe locatie een voorstel aan de gemeenteraad, die eventueel wensen en bedenkingen kan uiten. Daarna neemt het college een definitief besluit. Flexibiliteit Dit plan beschrijft hoe de fases eruit zien, hoe de startnota tot stand komt, en wat de tredes op de participatieladder zijn. Hoe de participatie er verder exact uitziet, is niet vooraf vast te leggen in een plan.

Dit hangt voor het grootste gedeelte af van wat er gebeurt: hoe reageren mensen op het besluit? Welke groepen staan op, welke behoeftes hebben zij? Soms betekent dit een pas op de plaats: even stoppen om met bepaalde groepen door te kunnen praten. Of een wijziging in het proces als dat gaandeweg het proces logischer lijkt. Soms is het nodig om iets meer tijd in het voortraject te stoppen en discussies naar voren te halen, zodat het proces later in de planning soepeler verloopt. De uitvoering van het participatietraject vraagt daarom om flexibiliteit en vertrouwen in het proces.

Auteur: Janneke Haarhuis

Status: definitief

Document: Communicatie-participatieplan

Versie: 1 Datum: 05-09-2023 Blad: 2 van 5

Uitgangspunten participatietraject Er zijn een aantal uitgangspunten die leidend zijn voor het participatietraject: 2.1 Vastgestelde kaders: 13 april 2023 heeft de raad met de kaders voor het zoeken van een nieuwe locatie ook kaders meegegeven voor het participatietraject: ➔ In te stemmen met de volgende trede van participatie ten aanzien van de locatiekeuze: informeren van de inwoners van Middelburg en in het bijzonder de direct omwonenden van de nieuwe locatie over de totstandkoming van de locatiekeuze. ➔ Het college opdracht te geven bij de locatiekeuze een voorstel te doen voor het participatietraject vanaf dat moment waarbij bij voorkeur de trede “adviseren” of hoger op de participatieladder wordt gehanteerd en dit ter instemming voor te leggen aan de raad. ➔ Daarnaast heeft de wethouder in de commissie en de raad gezegd dat er gewerkt gaat worden met een startgesprek en een startnota.

2.2 Insteek participatietraject Aanhaken in elke fase Er zijn een paar zekerheden in het participatietraject waar we voor staan: er zijn kaders vastgesteld. En om tot het bouwen van een nieuw AZC te komen, moeten we een ruimtelijke, juridische procedure doorlopen. Die ruimtelijke procedure is op te delen in verschillende fases: voorafgaand aan de procedure, tijdens de procedure en na afloop van de procedure (als er gebouwd kan worden). Het participatietraject heeft twee doelen: 1. Input verzamelen die we (wettelijk gezien) nodig hebben voor onze ruimtelijke procedure. 2. Inwoners laten adviseren over de mogelijkheden om een nieuw AZC zo goed mogelijk in te passen in de nieuwe omgeving (niet alleen technisch, maar ook bijvoorbeeld in sociaal opzicht). Uiteraard binnen de vooraf vastgestelde kaders. Waar het college het in fase 1 eigenlijk vooral willen hebben over ruimtelijke zaken zoals een vlekkenplan, de precieze plek op de aangewezen locatie, bouwhoogtes et cetera, willen omwonenden het waarschijnlijk vooral over andere zaken hebben: kan er cameratoezicht komen, waar komen dan de bankjes te staan, waar kan ik met vragen terecht, kunnen die struikjes misschien wat hoger, etc? Dit zijn zaken die voor ons pas in de 3e fase relevant worden. De drie fases zijn procedureel van elkaar te onderscheiden, maar voor omwonenden en belanghebbenden zullen deze door elkaar lopen.

Tijdens het hele proces moet het dan ook mogelijk zijn om in te haken. We zorgen ervoor dat alle input die gegeven wordt, in welke fase dan ook, genoteerd wordt. Ook als die pas in een andere fase relevant wordt voor het proces. Wel moeten we steeds duidelijk communiceren dat het na het afsluiten van een fase, niet meer mogelijk is om nog te participeren over onderwerpen die in die fase aan bod kwamen. In fase 3 mag je bijvoorbeeld nog meedenken over de bankjes, maar niet meer over het vlekkenplan. Dit kan ook onderdeel zijn van de kaders in de startnota; dat we vastleggen dat we het in fase 3 zeker ook gaan hebben over bepaalde onderwerpen die voor inwoners heel belangrijk zijn en die onderwerpen ook benoemen. Informeren en startgesprek In het raadsvoorstel van 13 april 2023 hebben we aangeven een knip te maken in het participatieproces. Voorafgaand aan de locatiekeuze informeren we, na de locatiekeuze wordt het minimaal adviseren. De raad moet de kaders voor de derde fase van het participatieproces vaststellen. Dat gebeurt tijdens het startgesprek. De participatie tot het startgesprek ziet er als volgt uit: 5 september 2023 neemt het college een voorlopig besluit, diezelfde avond informeren we de raad. Aansluitend informeert de wethouder het wijkteam mondeling tijdens het wijkteamoverleg dat die avond plaatsvindt.

De direct omwonenden en belangengroeperingen ontvangen diezelfde avond nog een brief en worden uitgenodigd voor een informatieavond. We organiseren er twee om zoveel mogelijk mensen de mogelijkheid te geven om te komen. De avonden zijn op 7 en 19 september 2023 in de Oostkerk en de Zeeuwse concertzaal. We informeren alle Middelburgers over het voorlopige besluit met een persbericht, de Bode en social media. Tijdens deze avonden wordt waarschijnlijk al grotendeels duidelijk over welke onderwerpen mensen het willen hebben en over welke thema’s de kaders moeten gaan in de startnota. Afhankelijk van de inbreng tijdens deze avonden zal dan ook een inschatting moeten Auteur: Janneke Haarhuis

Status: definitief

Document: Communicatie-participatieplan

Versie: 1 Datum: 05-09-2023 Blad: 3 van 5

worden gemaakt of het onderstaande proces exact zo gevolgd kan worden, of dat er extra acties nodig zijn. De startnota bevat het participatieplan voor de fase na het vaststellen van de locatie, fase 2. In dit plan staan onder andere de volgende onderwerpen beschreven: het doel, de doelgroepen, de (inhoudelijke) kaders, de thema’s, het proces en de participatiegraad voor de derde fase. Als de startnota klaar is, maken we een raadsvoorstel met de kaders voor het vervolg participatietraject. Dit betreft de participatiegraad en de inhoudelijke kaders: binnen welke kaders gaan we over welke onderwerpen participeren? Als de kaders akkoord zijn, kan de participatie starten. 2.3 Fases en tijdspad ruimtelijke procedure We delen het participatietraject na de besluitvorming over de locatie op in drie fases. In elke fase betrekken we uiteraard de (direct) omwonenden, maar ook andere groepen zoals de gebruikers en andere belanghebbenden (denk bijvoorbeeld aan Stichting de Cleene Hooge). Dit traject bestaat uit de volgende fases: Fase 1: Participatie voorafgaand aan de ruimtelijke procedure Voor fase 1 willen we input ophalen die we nodig hebben voor de ruimtelijke procedure. Waar dit over gaat, staat in de startnota. Fase 2: Participatie/ communicatie tijdens de ruimtelijke procedure Deze fase zal vooral bestaan uit communiceren/ informeren.

Over hoe het proces eruit ziet, maar ook over hoe mensen juridische stappen kunnen ondernemen bijvoorbeeld. Ook in deze fase is het belangrijk open te staan voor mensen met ideeën: we noteren die en komen er in de volgende fase op terug. Fase 3: Participatie na de ruimtelijke procedure Als het bestemmingsplan gewijzigd is en we kunnen starten met de definitieve inpassing van het gebied, wordt de participatie gedetailleerder: we gaan het gebied invullen. De raad heeft aangegeven dat we minimaal gaan adviseren. Wellicht is het mogelijk om op sommige onderdelen van het plan nog een stapje hoger te gaan. Dit hangt heel erg af van de behoefte die mensen hebben en de mogelijkheden die er zijn. Dat zal ook in het startgesprek besproken moeten worden. In de startnota wordt de trede voor fase 3 vastgesteld. Hoe deze fase er exact uitziet, is nu nog niet te zeggen. Wellicht maken inwoners gebruik van juridische mogelijkheden en willen ze überhaupt niet met de gemeente in gesprek. Of wordt het AZC juist met open armen ontvangen in de wijk. Wanneer het college kan starten met de participatie, hangt mede af van het ruimtelijke proces dat het COA voor ogen heeft. In de praktijk kunnen de fases ook deels door elkaar lopen: in fase 1 komen wellicht goede ideeën naar voren die eigenlijk pas in fase 3 behandeld worden.

Maar wellicht is het mogelijk en zelfs wenselijk om daar al eerder mee aan de slag te gaan. Afhankelijk van de situatie kunnen we dat eerder oppakken. Dit vraagt weer om flexibiliteit. Voorgenomen besluit Het aanwijzen van een nieuwe locatie is in principe een bevoegdheid van het college. Maar omdat dit een maatschappelijk controversieel onderwerp is, volgt het college artikel 169 lid 4 uit de Gemeentewet. Dit houdt in dat het college een voorgenomen besluit aan de raad voorlegt. Dit betekent dat er tussen het moment dat het voorgenomen besluit bekend gemaakt wordt (5 september) en het definitieve besluit twee maanden zitten. Het definitieve besluit wordt immers pas genomen in een collegevergadering na de raadsvergadering waarin het voorgenomen besluit behandeld wordt. Dat wordt uiterlijk 7 november. Ruimtelijke procedure Nadat het definitieve besluit genomen is, kan de ruimtelijke procedure opgestart worden. Vanaf 1 januari 2024 valt deze procedure onder de nieuwe Omgevingswet. In zowel de huidige bestemmingsplanprocedure als die van de nieuwe omgevingswet, is participatie een verplicht onderdeel.

Auteur: Janneke Haarhuis

Status: definitief

Document: Communicatie-participatieplan

Versie: 1 Datum: 05-09-2023 Blad: 4 van 5

De planning ziet er op dit moment als volgt uit:

7 en 19 september informatieavonden omwonenden

12 oktober

november

februari

behandeling in raad

startgesprek raad

start participatie-traject

3 oktober

uiterlijk 7 november:

januari

behandeling in commissie AB

definitief collegebesluit

raad stelt startnota vast

Coördinatieregeling Wellicht is het mogelijk om gebruik te maken van de coördinatieregeling. Hiermee kan de omgevingsvergunning worden gecoördineerd met het vaststellingsbesluit van het bestemmingsplan. In dat geval schuiven fases 1 en 3 van het participatietraject in elkaar. De onderwerpen waar normaal pas in fase 3 over gesproken zou worden, worden nu grotendeels al naar fase 1 gehaald. De mate van participatie blijft verder hetzelfde. Er kan een aanzienlijke tijdswinst worden behaald doordat het beroep via 1 instantie verloopt. 2.4 Capaciteit Voor welk proces ook gekozen wordt; de kans dat mensen zich gaan roeren na de bekendmaking van de locatie is groot. We gaan vragen krijgen van inwoners en van groepen. Ook op momenten die niet in onze planning staan en ons eigenlijk niet zo goed uitkomen. Als we het vertrouwen van mensen in het proces willen winnen/ behouden, is het belangrijk dat er altijd zowel ambtelijke als bestuurlijke capaciteit beschikbaar is om vragen op te vangen, te beantwoorden, te documenteren en eventuele acties op te volgen. Dit vraagt om afstemming in de vakantieplanning en goede onderlinge afspraken.

Auteur: Janneke Haarhuis

Status: definitief

Document: Communicatie-participatieplan

Versie: 1 Datum: 05-09-2023 Blad: 5 van 5