23-085 Bijlage 3. Ingekomen stukken AB

Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT- plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het jaarverslag andere informatie, die onder andere bestaat uit: - de programmaverantwoording - andere informatie zoals vereist door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de informatie in het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijking bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720.

Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarverslag in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met de in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor de Financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde bedragen. Dit houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en de met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. In dit kader is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de organisatie in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel

moet het dagelijks bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het dagelijks bestuur het voornemen heeft om de organisatie te liquideren of de bedrijfsactiviteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de Organisatie haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen.

De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: -

het identificeren en inschatten van de risico's dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

-

het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling;

-

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door de directie en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;

-

het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de organisatie haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies

zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een organisatie haar continuïteit niet langer kan handhaven; -

het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.

Wij communiceren met de met governance belaste personen onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Middelburg, 29 maart 2023

Rijkse accountants & adviseurs M. Baas MSc RA

SPEFICIATIE MATERIËLE VACTE ACTIVA SPECIFICATIE MATERIELE VASTE ACTIVA aanschafw aarde

investeringen

afboeking volledige afschrijving

aanschafw aarde

afschrijvings cum ulatieve afschrijving % afschrijving

afboeking volledige afschrijving

cum ulatieve afschrijving

1-1-2022

2022

2022

31-12-2022

1-1-2022

2022

31-12-2022

2022

boekw aarde boekw aarde

1-1-2022

31-12-2022

M ateriële vaste activa Inrichting kantoor

€

Depotinrichting

€ 1.017.484 €

145.814 €

5.804 €

-

€

151.618

10

€

35.982 €

14.795 €

-

€

50.777 €

109.831 €

100.841

€

-

€

1.017.484

4

€

879.755 €

40.699 €

-

€

920.453 €

137.729 €

Apparatuur diversen

€

97.031

19.139 €

16.537 €

-

€

35.676

20

€

1.458 €

4.859 €

-

€

6.317 €

17.681 €

Inrichting restauratie en behoud

29.359

€

7.050 €

-

€

-

€

7.050

10

€

1.469 €

705 €

-

€

2.174 €

5.581 €

4.876

Apparatuur studiezaal en kantoor

€

41.408 €

-

€

-

€

41.408

20

€

9.440 €

8.282 €

-

€

17.722 €

31.967 €

23.686

Inrichting kantine

€

8.930 €

6.951 €

-

€

15.881

10

€

2.971 €

2.584 €

-

€

5.555 €

5.959 €

10.326

Inrichting studiezaal

€

27.002 €

2.603 €

-

€

29.605

10

€

5.028 €

2.895 €

-

€

7.924 €

21.973 €

21.681

Expositieruimte

€

772 €

-

€

-772 €

-

10

€

772 €

Apparatuur restauratie en behoud

€

32.720 €

-

€

-19.925 €

12.795

10

€

26.875 €

Digitaliseren bestanden BS

€

77.550 €

-

€

-77.550 €

-

10

€

77.550 €

-

Hardw are 5 jaar

€

299.890 €

24.611 €

-7.994 €

316.506

20

€

147.713 €

Softw are 5 jaar

€

103.803 €

12.870 €

-

€

116.674

20

€

49.055 €

27.794 €

-

€

76.850 €

54.748 €

39.824

Totaal m ateriële vaste activa

€ 1.781.562 €

69.376 €

-106.242 €

1.744.697

€ 1.238.069 €

162.584 €

-106.242 €

1.294.409 €

543.494 €

450.288

-

€

-772 €

1.280 €

-19.925 €

€

-77.550 €

-

58.692 €

-7.994 €

198.410 €

-

-

€

8.229 € €

-

€

5.846 € -

€

152.177 €

4.566 118.096

80 Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Vastgestelde Eerste wijziging begroting 2023 Zeeuws Archief

Middelburg, 10 juli 2023

Inleiding In deze eerste wijziging op de begroting 2023 worden per programma de kosten en baten inzichtelijk gemaakt op basis van de nieuwe inzichten die zijn opgedaan ten opzichte van het opstellen van de oorspronkelijke begroting 2023. Per programma wordt een toelichting gegeven van de afwijkingen t.o.v. de begroting 2023.

Begroting 2023

1e wijziging begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

783.528 -60.877 722.651

1.033.665 -61.075 972.590

1.009.364 -63.792 945.572

1.162.199 -66.343 1.095.855

1.020.675 -66.343 954.332

1.020.675 -66.343 954.332

Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo

1.967.259 -331.877 1.635.382

1.865.266 -20.000 1.845.266

2.303.702 -68.363 2.235.339

2.005.144 -5.000 2.000.144

1.584.122 -5.000 1.579.122

1.584.122 -5.000 1.579.122

Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

1.195.685 -12.169 1.183.516

1.217.454 -9.000 1.208.454

1.306.947 -9.000 1.297.947

1.330.119 -9.000 1.321.119

1.330.119 -9.000 1.321.119

1.330.119 -9.000 1.321.119

Saldo uitvoering programma's Totale lasten Totale baten Saldo

3.946.472 -404.923 3.541.549

4.116.385 -90.075 4.026.310

4.620.013 -141.155 4.478.858

4.497.461 -80.343 4.417.118

3.934.916 -80.343 3.854.573

3.934.916 -80.343 3.854.573

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Middelburg Bijdrage Veere Dienstverleningsovereenkomsten Overige algemene dekkingsmiddelen Saldo algemene dekkingsmiddelen

-3.393.403 -599.114 -186.035 -2.488.005 -388.643 -7.055.199

-3.148.896 -579.884 -180.494 -2.552.521 -187.326 -6.649.121

-3.293.403 -607.024 -189.655 -2.736.805 -523.126 -7.350.013

-3.293.403 -610.504 -191.248 -2.846.278 -424.912 -7.366.346

-3.293.403 -610.504 -191.248 -2.846.278 -394.912 -7.336.346

-3.243.403 -610.504 -191.248 -2.896.278 -394.912 -7.336.346

Realisatie 2022 Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

1e gewijzigde begroting 2023, 10 juli 2023

2

1e wijziging

Realisatie 2022 Overhead Vennootschapsbelasting Onvoorzien Resultaat voor bestemming

Toevoegingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma's Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve

Onttrekkingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma's Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve Bestemmingsreserve digitalisering

Resultaat na bestemming

1e gewijzigde begroting 2023, 10 juli 2023

Begroting

begroting

Begroting

Begroting

Begroting

2023

2023

2024

2025

2026

3.271.278 5.707 0

3.382.289 1.000 10.000

3.716.441 0 0

3.661.422 0 0

3.481.773 0 0

3.481.773 0 0

236.665

-770.479

-845.286

-712.194

0

0

0 96.000 0 0 0 0 0 96.000

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 -87.213 -149.711 -98.304 -75.000 -86.500 -273.750 -770.478

0 -80.000 -249.310 -48.777 -75.000 -90.000 -302.199 -845.286

0 -50.000 -204.135 -141.523 0 -90.000 -226.536 -712.194

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

140.665

0

0

0

0

0

3

Programma beheer

1e wijziging

Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2022 783.528 -60.877 722.651

Begroting

begroting

Begroting

Begroting

2023

2023

2024

2025

2026

1.033.665 -61.075 972.590

1.009.364 -63.792 945.572

1.162.199 -66.343 1.095.855

1.020.675 -66.343 954.332

1.020.675 -66.343 954.332

Realisatie 2022

Begroting

begroting

2023

2023

588.280

700.458

636.375

51.191 44.326 0 99.731 195.248

50.699 122.954 500 159.054 333.207

57.449 105.402 500 209.637 372.988

-17.393 -43.484 -60.877

-17.450 -43.625 -61.075

-18.226 -45.566 -63.792

722.651

972.590

945.572

Begroting

Specificatie programma beheer 1e wijziging

Salarislasten programma beheer Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing - conserveren en restaureren - stadhuiscollecties - e-Depot

Baten programma beheer - stadhuiscollectie Middelburg - stadhuiscollectie Veere

Saldo

1e gewijzigde begroting 2023, 10 juli 2023

4

Toelichting programma beheer Salarislasten programma beheer De salarislasten programma beheer zijn in de 1e wijziging 2023 lager dan in de begroting 2023 vanwege een verschuiving naar het programma Informatie en Kennis in verband met een verschuiving van taken van een van de medewerkers. Inrichting depot en klimaatbeheersing De lasten voor depot en klimaatbeheersing zijn hoger in de 1e wijziging 2023 omdat uit de metingen in het laatste kwartaal van 2022 is gebleken dat meer filters vervangen moeten worden dan in eerste instantie begroot. Conserveren en restaureren De lasten voor conserveren en restaureren zijn lager in de 1e wijziging 2023 vanwege een verschuiving van de inhuur van uitzendkrachten naar de lasten voor DVO’s fysieke archieven bij het programma Informatie en Kennis. e-Depot De kosten voor het e-Depot zijn in de 1e wijziging 2023 hoger vanwege de inhuur van een trainee informatiemanagement voor 18 maanden vanaf april 2023.

1e gewijzigde begroting 2023, 10 juli 2023

5