23-070 Bijlage 4. Sociaal jaarverslag 2022

Sociaal jaarverslag 2022 Gemeente Middelburg

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Voorwoord Voor u ligt het sociaal jaarverslag 2022. Het jaarverslag bevat informatie over de stand van de organisatie en de toepassing van het personeelsbeleid. Dit verslag is in eerste instantie bedoeld als verantwoording en verslaglegging van beleid. Het jaarlijks uitbrengen van het sociaal jaarverslag helpt ons om de resultaten van deze voortdurende ontwikkeling te monitoren en om waar mogelijk verbeteringen aan te brengen. Wij nodigen u dan ook uit om nader kennis te nemen van de inhoud van dit sociaal jaarverslag en danken alle medewerkers voor hun inzet in het bijzondere en uitdagende jaar 2022.

Middelburg, mei 2023 Burgemeester en wethouders van Middelburg.

1

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

INHOUDSOPGAVE 1.Organisatieontwikkeling .................................................................................................3 1.1 Algemene Organisatorische ontwikkelingen ............................................................................................3 1.2 Organisatieontwikkeling ...........................................................................................................................3 1.3 Externe inhuur ..........................................................................................................................................4

2. Personeelsontwikkeling .................................................................................................5 2.1 Opleiding, training en persoonlijke ontwikkeling .....................................................................................5 2.2 Beoordelingen en functioneringsgesprekken ...........................................................................................6 2.3 Werving, selectie, in-, door- en uitstroom ................................................................................................6 2.4 (Werk)stages .............................................................................................................................................7 2.5 personeelsbeleid.......................................................................................................................................7

3. Personeelszorg ...............................................................................................................9 3.1 Arbeidsomstandigheden / Preventie ........................................................................................................9 3.2 Arbeid, zorg en levensfase ........................................................................................................................9 3.3 Ziekteverzuim .........................................................................................................................................11 3.4 Bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) ....................................................................................................12

4. Arbeidsvoorwaarden ....................................................................................................14 4.1 Beloning ..................................................................................................................................................14 4.2 (Secundaire) arbeidsvoorwaarden .........................................................................................................15 4.3 Medezeggenschap ..................................................................................................................................17

5. Personeelsevenementen ..............................................................................................20

2

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

1.ORGANISATIEONTWIKKELING 1.1 Algemene Organisatorische ontwikkelingen Organogram Raadsgriffier

Gemeenteraad

College van burgermeester en wethouders Gemeentesecretaris/ Algemeen directeur

Bedrijfsvoering

Facilitaire Zaken

Wijk & Bestuur

Publiekszaken

Samenwerking Belastingen WSD

Toegang in Middelburg

Samenleving

Stadsbeheer

Vergunningverlening & Handhaving

Leefomgeving

Figuur 1. Organogram 2022

Organisatie aanpassingen Toegang in Middelburg (TIM) maakt sinds 2020 onderdeel uit van de organisatie. TIM was vanaf dat moment in een tijdelijke constructie ondergebracht bij de afdeling Samenleving. In 2021 is ervoor gekozen om TIM als tiende afdeling op te nemen in de organisatiestructuur. Deze wijziging is vanaf 1 januari 2022 doorgevoerd. Formatie en bezetting In het formatieplan is de nadere invulling van de afdelingen vastgelegd. Het aantal functies per afdeling wordt uitgedrukt in fulltime-equivalenten (fte’s). De formatie van de gemeente Middelburg bedroeg op 31 december 2021 407,82 en de bezetting 379,50 fte. Vorig jaar was de formatie 391,51 fte en de bezetting 373,82 fte. De formatie is uitbreid t.o.v. 2021 op o.a. de werkterreinen participatie, ontwikkeling leefomgeving, boa’s, belastingen en informatievoorziening. In onderstaande tabel wordt de formatie afgezet tegen de bezetting: Afdeling Directie Wijk & Bestuur Bedrijfsvoering Samenwerking belastingen WSD Facilitaire Zaken Publiekszaken Leefomgeving Vergunningverlening en handhaving Stadsbeheer Samenleving Toegang in Middelburg Totaal

Formatie 1,00 31,96 32,44 46,76 28,43 30,36 54,44 49,83 73,53 26,59 32,47 407,82

Tabel 1: formatie en bezetting 2022

3

Bezetting 1,00 28,59 30,43 42,61 26,91 28,48 52,82 41,42 69,18 29,51 28,57 379,50

Verschil 0,00 -3,37 -2,01 -4,15 -1,53 -1,88 -1,62 -8,42 -4,35 2,92 -3,90 -28,32

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

1.2 Organisatieontwikkeling In januari 2022 is het herziene organisatieplan dat tot stand is gekomen met inbreng van de medewerkers naar alle medewerkers gecommuniceerd. Het organisatieplan geeft de visie weer over onze rol in de Middelburgse samenleving en omschrijft de ontwikkelvisie van de organisatie. Het plan geeft focus over waarom en hoe wij als organisatie willen ontwikkelen, passend bij wat de samenleving van ons vraagt. Het organisatieplan bevat vijf uitgangspunten. Dit zijn:

Ook in 2022 zijn hier concrete activiteiten aan gekoppeld, waaronder: 1. Van buiten naar binnen: trainingen factor Participatie en leren en evalueren van participatieprocessen en inbedding participatieverordening. Wijkgericht werken is doorontwikkeld. 2. Digitale versnelling: verbeteren gegevensbeheer en implementatie diverse wetgeving. 3. Logisch en integraal: voorbereiden voorstellen en eindproducten om werken in projecten en het subsidieproces te professionaliseren. 4. Verbeteren en vernieuwen: pilot met hybride werken en acties om verbetering en vernieuwing vanuit medewerkers (met name op digitaal gebied) te stimuleren. 5. Taakvolwassen en flexibel: acties om werkplezier te vergroten en voorbereiden voorstellen om te komen tot een andere gesprekcyclus medewerkers (functionerings- en beoordelingsgesprekken). Ombuigingen In het kader van ombuigingen valt voor 2022 de bijdrage aan het financieel herstelplan te noemen, d.m.v. het in de structurele formatie opnemen van medewerkers die bovenformatief waren.

1.3 Externe inhuur Externe inhuur (extern personeel en uitbesteed werk) extern personeel ingehuurd: € 2.422.556 uitzendkrachten en ingehuurd personeel van bedrijven en organisaties

In vergelijking met 2021 is het bedrag voor externe inhuur verminderd met € 293.621.

Tabel 2: externe inhuur in 2022

De kosten aan externe inhuur is ten opzichte van 2021 met € 293.621 verminderd. Evenals in 2021 is dit in de lijn met de verwachting dat de kosten aan inhuur dalen. Toch blijven we werken met een flexibele schil bij de afdeling Stadsbeheer en Belastingen, om zo de piekbelasting in werkzaamheden op te kunnen vangen.

2. PERSONEELSONTWIKKELING 2.1 Opleiding, training en persoonlijke ontwikkeling Opleidingsplan 2022 Ook in het opleidingsjaar 2022 is er volop geleerd. En is er naast de reguliere, voor de functie noodzakelijk opleidingen, ook ruimte geboden voor ontwikkelgerichte opleidingen. Het streven is om deze lijn ook de 4

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

komende opleidingsjaren voort te zetten. Waarbij we in 2023 het online leren in de vorm van de ‘Middelburg academy’ gaan implementeren. Besteding budget Omschrijving Opleiding personeel (concern) Opleiding personeel (dco)

begroting €56.362 €302.435

Tabel 3: besteding budget

In 2021 was het totaal te besteden opleidingsbudget afgerond €358.797. Hiervan is in totaal €397.372 geboekt. Eindsaldo 2022 liet een tekort zien van €38.575. Management Ontwikkeling Middelburg-traject (MOM) De MOM-dagen zijn bedoeld voor leiderschapsontwikkeling van het managementteam (MT) zodat de samenwerking van het MT en daarmee de aansturing van de organisatie wordt versterkt. De MOM-dag in het voorjaar stond in het teken van het functioneren van medewerkers en de rol van de leidinggevende. Hoe gaan afdelingshoofden hiermee om en hoe kunnen ze van elkaar leren? De tweedaagse in het najaar ging over de persoonlijkheidskleuren van Insights. De kleuren geven op een aansprekende manier inzicht in eigen reacties en gedrag en helpen te begrijpen waarom anderen ander gedrag laten zien. Wat zijn voorkeuren en valkuilen? Dat leverde mooie gesprekken op. Daarnaast bespraken MT-leden wat goed gaat en wat aandacht nodig heeft in de samenwerking. Welke patronen zien ze in het MT? En als dat nodig is: hoe kunnen ze patronen doorbreken? De MOM-dagen vonden ook dit jaar weer in een prettige sfeer plaats. Volg de Trend (VDT) Geïnspireerd worden door een ontwikkeling vanuit de samenleving, gelinkt aan ons organisatieplan waarmee je in je dagelijkse werkpraktijk aan de slag kunt. Dat is het doel van VDT. Dit jaar was Kevin Wijers te gast.

Hij inspireerde zo’n 100 collega’s digitaal over de kunst van het vernieuwen. Themabijeenkomsten Themabijeenkomsten zijn maandelijkse bijeenkomsten van het MT waarin een (actueel) thema inhoudelijk wordt uitgediept, meestal georganiseerd en ingevuld door de vakinhoudelijk betrokken medewerker(s). In 2022 werden onderstaande thema’s besproken: ▪ Microsoft 365 ▪ Kadernota ▪ Digitalisering ▪ Participatie (training factor P) ▪ Verzuim ▪ Gesprekscyclus ▪ Rol strategisch adviseurs ▪ MT-plan

5

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

2.2 Beoordelingen en functioneringsgesprekken

Totaal

Vastgestelde Beoordelingen

% 2021

% 2022

Tot. aantal medewerkers

154

43,8%

34,8%

443

FunctioneringsGesprekken

% 2021

% 2022

Tot. aantal medewerkers

238

55,5%

53,7%

443

Tabel 4: aantal vastgestelde beoordelingen in 2022

Totaal

Tabel 5: aantal gehouden functioneringsgesprekken 2022

Het percentage van het aantal beoordelingen is voor het sociaal jaarverslag gebaseerd op de periode van één jaar. Aangezien beoordelingen éénmaal per twee jaar dienen te worden opgesteld komt bovenstaand percentage niet overeen met het percentage van opgestelde beoordelingen over de volledige periode van twee jaar. Zoals verwacht is het percentage functioneringsgesprekken blijft min of meer stabiel t.o.v. 2021, nadat het in de corona-periode daarvoor tijdelijk gedaald was.

2.3 Werving, selectie, in-, door- en uitstroom Bij het ontstaan van een vacature wordt deze in principe eerst intern opengesteld. Dit betekent dat alleen personeel van de Gemeente Middelburg op deze functie kan reageren. Indien er geen geschikte interne kandidaat is wordt de vacature extern verspreid. In 2022 zijn 64 vacatures opengesteld. Van de opengestelde structurele vacatures zijn er in 2022 13 (incl. interne uitzendkrachten) intern ingevuld en 43 via externe werving. 16 vacatures waren aan het eind van 2022 nog niet vervuld. Instroom In 2022 zijn er 47 medewerkers in dienst van de Gemeente Middelburg gekomen. Instroom 2022 (man en vrouw) mannen 16

vrouwen 31 47

Tabel 6: verdeling instroom in 2022

Doorstroom In 2022 zijn er 25 medewerkers doorgestroomd naar een andere functie. Doorstroom 2022 (man en vrouw) mannen 14

vrouwen 11 25

Tabel 7: verdeling instroom man/vrouw 2022

6

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Aantal

Schaal 1-4 -

Schaal 5-8 13

Schaal 9-12 11

Schaal 13 + 1

Totaal 25

Tabel 8: verdeling interne doorstroom per salarisschaal in 2022

Uitstroom Uitstroom 2022 en redenen Aanvaarden baan elders/ontslag op eigen verzoek Afloop tijdelijke aanstelling/niet op eigen verzoek Ouderdomspensioen/Keuzepensioen WIA Overlijden Overig Totaal

2021 8 3 17 1 2 31

2022 23 3 11 1 38

Tabel 9: uitstroom in 2022, vergeleken met 2021

2.4 (Werk)stages In 2022 hebben bij de Gemeente Middelburg in totaal 24 stagiaires/scholieren stage gelopen. In ons personeelsbeleid ondersteunen we het inzetten van stagiaires. Het stelt jonge mensen (voor ons potentiële medewerkers) in staat werkervaring op te doen en kennis te maken met het werken bij de (gemeentelijke) overheid. Met dit aantal wordt voldaan aan de streefcijfers, zoals die zijn benoemd in het stagebeleid. Speerpunten van dat beleid zijn: ▪ Een inspanningsverplichting om 23 stages per jaar aan te bieden (verdeeld over alle afdelingen); ▪ Vooraf bij iedere stage een duidelijke stageopdracht formuleren; ▪ Aanwijzen coördinator als aanspreekpunt binnen onze organisatie en voor de contacten met de opleidingsinstituten. Het aantal stagiaires op HBO niveau is in verhouding iets gedaald ten opzichte van 2021, namelijk van 7 naar 6 stagiaires. Daartegenover staat dat we in 2022 1 stagiaire hadden op WO niveau. Het aantal stagiaires op MBO niveau is in verhouding gestegen ten opzichte van 2021, namelijk van 7 naar 17 stagiaires. Ook hebben we in 2022 driemaal een student op snuffelstage gehad.

2.5 personeelsbeleid Strategische personeelsplanning (SPP) Met SPP proberen we in principe te voorkomen dat er vacatures ontstaan, door op voorhand na te denken en invulling te geven aan het mogelijk vertrek van medewerkers. Kortom, beter kunnen anticiperen en kansen zien of creëren voor onze medewerkers, in plaats van achteraf of op een te laat moment reageren. Op deze manier zijn medewerkers ook in 2022 kunnen doorstromen naar andere functies zoals te zien is in het hoofdstuk in-, door- en uitstroom. Tevens is in 2022 besloten dat alle afdelingen een SPP-analyse opstellen. In deze analyse wordt gekeken naar de ontwikkelingen waar de afdeling op moet anticiperen en welke personele kwalitatieve en kwantitatieve gevolgen dit heeft. Er wordt vooruit gekeken tot en met 2025. In het eerste kwartaal van 2023 zijn de SPP–analyses opgesteld. Wet normalisering rechtspositie ambtenaren Vanaf 2022 is een regionale geschillencommissie ingericht waaraan de gemeente Middelburg, de gemeente Vlissingen, de gemeente Veere, de gemeente Schouwen-Duiveland en Orionis Walcheren deelnemen. De geschillencommissie adviseert over geschillen tussen werknemer(s) en werkgever m.b.t. 7

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

in de cao bepaalde onderwerpen. De geschillenregeling en de samenstelling van de geschillencommissie is in samenspraak met het Lokaal Overleg van alle organisaties tot stand gekomen. Visie op Werken / Het Nieuwe Werken (VoW / HNW) Naar aanleiding van de pandemie is een nieuwe Visie op werken ontwikkeld. Vanaf 1 april 2022 is gestart met deze nieuwe visie in de vorm van een pilot-jaar. De nieuwe visie houdt o.a. in dat medewerkers in een verhouding van 50/50 enerzijds vanuit huis kunnen werken en anderzijds op kantoor werken. Om dit mogelijk te maken heeft de gemeente gefaciliteerd bij het inrichten van een thuiswerkplek (denk aan bureau, bureaustoel, beeldscherm, laptop) voor medewerkers die vanuit huis kunnen werken. Daarnaast zijn arbeidsvoorwaardelijke verbeteringen ingevoerd in overleg met het Lokaal Overleg waaronder een reiskostenvergoeding en een aangepaste parkeerregeling.

8

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

3. PERSONEELSZORG 3.1 Arbeidsomstandigheden / Preventie Arbo Unie De Gemeente Middelburg heeft een contract met de Arbo Unie voor de dienstverlening conform de Arbowet In het verslagjaar was de heer C. Jiskoot wederom de bedrijfsarts aangevuld met praktijkondersteuner M. Caljouw. De bedrijfsarts heeft ook zitting in het Sociaal Medisch Overleg (SMO). Het SMO heeft tot doel het bespreken van de voortgang van de ziekteverzuimbegeleiding. Daarnaast gaat er van het SMO een preventieve werking uit als het gaat om de arbeidsongeschiktheid van medewerkers. Ook de bedrijfsmaatschappelijk werkster neemt deel aan het SMO. Het contract met Arbo Unie is op verrichtingenbasis en heeft telkens een looptijd van 1 jaar.

Vaccinaties De jaarlijkse griepvaccinatie is in 2022 niet meer uitgevoerd. De reden hiervoor is dat de Belastingdienst niet langer toestaat dat dit onbelast door de werkgever vergoed wordt. Medewerkers met een kwetsbare gezondheid worden door hun eigen huisarts opgeroepen voor een griepvaccinatie. Overige medewerkers zijn gewezen op de mogelijkheid dit via hun zorgverzekering te regelen.

Bedrijfshulpverlening In het kader van de Arbeidsomstandighedenwet is de gemeente Middelburg verplicht een Bedrijfshulpverleningsorganisatie te hebben. Deze is in de eerste plaats gericht op het beschermen van de medewerkers en de bezoekers. De taken van de BHV’ers zijn voornamelijk het verlenen van eerste hulp, brandbestrijding en evacueren. De BHV-organisatie van de gemeente Middelburg richt zich op de locaties Stadskantoor, Waldammeweg, crematorium en parkeergarages. Door het thuiswerken is de BHVorganisatie toe aan een nieuwe structuur. Hieraan zal in 2023 vorm gegeven worden.

3.2 Arbeid, zorg en levensfase Verdeling naar leeftijd en aantal dienstjaren Medewerkers hebben verwachtingen met betrekking tot flexibele arbeidsuren, mogelijkheid tot het opnemen van verlof e.d. Een goede balans tussen werk en privé (bijvoorbeeld zorg, hobby’s) betekent per levensfase iets anders en dit vraagt steeds meer van werkgevers. In onderstaande tabel is te zien dat er relatief veel medewerkers in de oudere leeftijdscategorieën vallen. Het gemiddeld aantal dienstjaren dat medewerkers in dienst zijn van de gemeente Middelburg is licht gedaald. In 2022 is dat 14,26 ten opzichte van 14,46 in 2021. Dit heeft te maken met de uitstroom van medewerkers als gevolg van pensionering. 0-24 M 3 Totaal

25-34 V 5

M 26

35 - 44 V 31

8

M 44

57

45 - 54 V 43

87

M 65

=> 55 V 68

133

M 108

V 50 158

Tabel 10: Leeftijdsopbouw per leeftijdscategorie (onderverdeeld in man en vrouw)

Leeftijd

2022 48,33

2021 48,31

2020 49,85

2019 49,80

2018 50,38

Tabel 11: verloop gemiddelde leeftijd medewerkers

9

2017 50,14

2016 50,03

2015 49,19

2014 48,25

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

M 33

0 - 2 jaar V Tot 48 81

M 34

3 - 5 jaar V Tot 54 88

M 25

6 - 10 jaar V Tot 25 50

M 30

11 - 15 jaar V Tot 14 44

M 124

=> 16 jaar V Tot 56 180

Tabel 12: aantal dienstjaren (onderverdeeld in man en vrouw)

Organisatie

M 17,06

V 10,76

Totaal 14,26

Tabel 13: gemiddeld aantal dienstjaren

Verdeling fulltime en parttime Het aantal medewerkers dat bij de gemeente Middelburg parttime werkt, is licht gestegen naar 42,89% (was 42,63% in 2021).

Totaal

M 209

Fulltime V 44

totaal 253

M 37

Parttime V 153

totaal 190

Tabel 14: aantal medewerkers dat fulltime / parttime werkt

Ouderschapsverlof/aanvullend geboorteverlop In 2022 hebben 20 (2021 12) medewerkers hiervan gebruik gemaakt.

Zwangerschaps- en bevallingsverlof Aanstaande moeders hebben voor en na de verwachte bevallingsdatum recht op zwangerschaps- en bevallingsverlof. Deze periode bedraagt in totaal minimaal 16 weken. In 2022 hebben 4 (2021 8) medewerkers hiervan gebruik gemaakt.

Seniorenverlof/Generatiepact Om medewerkers voor te bereiden op hun leven na hun pensioen kende Middelburg altijd al een regeling waarin medewerkers in het laatste jaar voorafgaand aan hun uitdiensttreding extra verlof kregen. Naast deze regeling is er nog een andere variant namelijk het generatiepactverlof. Deze regeling behelst dat medewerkers vanaf hun zestigste verjaardag tot aan hun hun pensioen 80 % van hun oorspronkelijke betrekkingsomvang mogen werken tegen 90 % van hun salaris en 100 % pensioenopbouw (de 80-90-100 regeling). Medewerkers kunnen van slechts één variant gebruik maken. In 2022 maakten in totaal 40 medewerkers gebruik van de generatiepactverlofregeling, terwijl 6 medewerker gebruik maakten van de eerste variant. In 2019 is besloten om in de toekomst niet meer twee varianten naast elkaar aan te bieden. Het seniorenverlof wordt uitgefaseerd. Er is jaarlijks sprake van een stijgend aantal werknemers, die gebruik maken van de regelingen. Dat is een logisch gevolg van de toename van het aantal potentiële deelnemers, onder andere veroorzaakt door de ‘vergrijzing’ van ons personeelsbestand en het opschuiven van de AOW-leeftijd.

Zorg- en calamiteitenverlof Zorgverlof is bedoeld voor situaties waarin de persoonlijke, noodzakelijke zorg bij ziekte voor een gezinslid is vereist. In 2022 hebben 11 medewerkers zorgverlof gekregen. Dat is fors meer dan vorig jaar. Bij zorgverlof komt de helft voor rekening van de werkgever, de andere helft gaat ten koste van het verlofsaldo van de werknemer. Daarnaast biedt de wet de mogelijkheid om gebruik te maken van calamiteitenverlof. Dit verlof wordt onder andere toegekend wanneer een medewerker – noodzakelijkerwijs - meegaat naar bijvoorbeeld een ziekenhuisbezoek voor de partner of kind en wordt volledig gecompenseerd door de werkgever. In 2022 is in totaal 270,46 uur zorgverlof verleend, waarvan de helft voor rekening van de gemeente.

10

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Aantal personen Aantal uren

2021

2022

2

11

57.91

270,46

Tabel 15: verleend zorgverlof

3.3 Ziekteverzuim Ziekteverzuim In aansluiting op de Arbo-wet is besloten dat de nadruk niet zozeer op ziekteverzuimcontrole, maar juist op ziekteverzuimbegeleiding dient te liggen. De volgende twee doelstellingen zijn geformuleerd voor het ziekteverzuim: 1. Het bereiken van een gemiddelde verzuimduur die overeenkomt met die van qua grootte vergelijkbare gemeenten. 2. Zo mogelijk verlagen en beheersen van het huidige ziekteverzuimpercentage. In de onderstaande tabel worden verzuimcijfers weergegeven voor 2022 ten opzichte van voorgaande jaren: Verzuim %

Meldingsfrequentie

2020

5,7

0,79

Gem. verzuimduur in dagen 10,6

2021

6,1

0,77

8,1

2022

5,9

1,18

8,1

Tabel 16: verzuim 2022 t.o.v. voorgaande jaren

Het verzuimpercentage is uitgekomen op 5,9 procent. Dit is een lichte daling ten opzichte van 2021. Hoewel de exacte branchecijfers pas later dit jaar beschikbaar komen, lijkt het percentage in lijn te zijn met de rest van de branche. Volgens het CBS lag het verzuimpercentage voor de sector Openbaar Bestuur op 6,08 procent over 2022. Waar vorig jaar een stijging was in het verzuimpercentage en dit vooral in het langdurig verzuim zat, is het verzuim in de categorie zes maanden tot en met langer dan een jaar met bijna 1,5 procent gedaald. Er is dus minder dagen verzuimd. Daartegenover staat dat het kortdurend verzuim bijna verdubbeld is ten opzichte van 2021. Meer mensen hebben zich kortdurend ziekgemeld en dit ook vaker gedaan, gelet op de stijging van de meldingsfrequentie. Dat meer mensen zich ziek gemeld hebben is ook te zien aan het percentage nul-verzuimers. Ruim 20 procent minder mensen meldden zich niet ziek gemeld gedurende het jaar.

11

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Loondoorbetaling bij ziekte Op basis van wet- en regelgeving zijn werkgevers verplicht om bij ziekte twee jaar lang het brutoloon door te betalen. Er is afgesproken dat in die periode van twee jaar van ziekte niet meer dan 170% van het brutoloon wordt doorbetaald. In de CAO is het volgende afgesproken: 0 - 6 maanden 7 - 12 maanden 13 - 24 maanden 25 maanden en langer

100% 90% 75% 70%

Daarbij moet worden aangetekend dat bij een dienstongeval 100% van het brutoloon wordt doorbetaald en dat bij een laag arbeidsongeschiktheidspercentage tegenwoordig ook een (gedeeltelijke) loondoorbetaling tijdens het 3e ziektejaar verplicht is. Wanneer de medewerker werkzaamheden verricht in het kader van re-integratie zal over de gewerkte uren 100% worden doorbetaald. In de CAO (vanaf 2008) is wel een bepaling opgenomen dat rekening wordt gehouden met individuele gevallen van terminale ziekte. In 2022 hebben 26 medewerkers te maken gehad met deze korting op het salaris. 3.4 Bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) Hulpaanbod uitnodiging per brief aan medewerker 2022 Hulpaanbod medewerker langer dan 4 weken ziek Aanmeldingen voor gesprek na hulpaanbod

26 24

Tabel 17: Hulpaanbod bedrijfsmaatschappelijk werk

Aantal nieuwe aangemelde cliënten 2022 Gemeente Middelburg Mondia Scholengroep

51 1

Tabel 18: Aantal cliënten bedrijfsmaatschappelijk werker

Aangemelde clienten per maand 12 10 8 6 4 2

Mondia

Figuur 2: aangemelde cliënten per maand in 2022

12

be r

r

de ce m

be ve m

no

be r ok to

em be r

us au

Gemeente

se pt

st gu

ju

li

i ju n

m

ei

ril ap

rt m

aa

i ar ru Fe b

ja

nu

ar

i

0

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Wijze van aanmelding 2022 Medewerker zelf Via bedrijfsarts Via leidinggevende Via brief SMO

28 1 8 14 0

Tabel 18: Wijze van aanmelding bij bedrijfsmaatschappelijk werk

Aanmeldingen per afdeling Publiekzaken Leefomgeving Bedrijfsvoering Samenleving Wijk & Bestuur Samenwerking Belastingen WSD Facilitaire Zaken Vergunningverlening & Handhaving Stadsbeheer

Figuur 3: Aanmeldingen per afdeling 2022

Problematiek Privé gerelateerd: o.a. niet in balans zijn, (heftige) gebeurtenissen thuis, (ernstig) ziek geworden, ziek worden van partner/kinderen, rouw, weinig assertief Werk gerelateerd: o.a. werkdruk, niet tevreden met je functie, thuiswerken door Corona, onenigheid met collega(‘s), sfeer op het werk Fysiek georiënteerd: o.a. waarvan het langer duren van een ziekte of aandoening de meeste impact had Mentaal georiënteerd: waarvan de meest opvallende: ‘het niet in balans zijn’ Tabel 19: Aanmeldingsproblematiek

Scholing Bedrijfsmaatschappelijk werker ▪ 2 daagse cursus seksuele intimidatie Verzorgde training/presentatie ▪ Verzuim aan MT en de OR. Intervisie Deelname aan intervisiegroep gemiddeld 6x per jaar. Deelname Sociaal medisch overleg 7x bijeenkomst van 2 uur.

13

28 23 8 43

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

4. ARBEIDSVOORWAARDEN 4.1 Beloning Personeelskosten In het verslagjaar is de nieuwe CAO 2021-2022 rondgekomen. Op salarisgebied heeft dit geleid tot een loonsverhoging van 1,5% (ingaande 1 december 2021) en 2,4% (ingaande 1 april 2022). Nieuw is dat er minimum salaris moet worden uitbetaald van €14 per uur. Naast deze vaste afspraken is in de CAO een eenmalige uitkering van €900 (bruto voor een full-timer) en een onkostenvergoeding van €300 (netto voor een full-timer). Vanaf 1 januari 2022 is er ook een thuiswerkvergoeding van €2 per dag afgesproken. Het IKB is niet gewijzigd en bedraagt net als vorig verslagjaar 17,05%. Werknemers bepalen zelf wanneer ze dit budget laten uitbetalen. 2021 € 21.322.000,00 € 3.503.000,00 € 1.470.000,00 € 1.302.000,00 € 126.000 € 0,00 € 27.723.000,00 € 17.000,00€ 0,00 € 27.706.000,00

Bruto salaris Div. pensioenspremies Premie wao/whk Premie zorgverzekeringswet Premie ufo Spaarln./eindheffingen Sub-totaal Af: premie reparatie ww Af: loonkostensubsidies Totaal

2022 € 22.862.000 € 3.607.000 € 1.518.000 € 1.344.000 € 234.000 € 0,00 € 29.565.000 € 18.000,00€ 0,00 € 29.547.000

Tabel 20: bruto salaris inclusief Individueel Keuzebudget, overwerk, piket, enz.

De loonkosten vertonen een stijging ten opzichte van het vorige verslagjaar. De totale sociale lasten bovenop het bruto salaris geven een lichte daling te zien naar 29,24% (29,94%). Op basis van de werkelijke bezetting 379,50 fte (373,82 fte) per peildatum 31 december van het verslagjaar kost een formatieplaats €77.858,29 (€74.115,21).

Schalen Medewerkers die worden aangesteld in de aanloopschaal, zullen nog groeien in hun functie (vakinhoudelijk en met betrekking tot de competenties). Als een medewerker minimaal een jaar in de aanloopschaal zit en voldoet aan de functie-eisen, volgt bevordering naar de functieschaal. De uitloopschaal wordt alleen toegekend wanneer de medewerker het maximum van de functieschaal heeft bereikt, een bepaalde wachttijd (1 of 2 jaar) heeft doorlopen en structureel goed presteert. Bij de gemeente Middelburg zit een groot deel van de medewerkers al in de uitloopschaal, een percentage dat de laatste jaren licht schommelt.

Aanloopschaal Functieschaal Uitloopschaal Garantie-situaties en overige

2022

2021

2020

2019

2018

5% 37% 54% 4%

4% 36% 55% 5%

5% 33% 54% 8%

5% 28% 60% 7%

2% 27% 63% 8%

Tabel 21: verdeling schalen

14

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Schaalcategorie Onderstaand is een verdeling weergegeven van de daadwerkelijke schalen, waarin de medewerkers betaald krijgen.

M 20

Schaal 1 t/m 4 V Tot 4 24 5%

M 89

Schaal 5 t/m 8 V Tot 83 172 39%

Schaal 9 t/m 12 M V Tot 124 105 229 52%

Schaal 13 t/m 14 M V Tot 13 5 18 4%

Tabel 22: schaalcategorieën in de bezetting 2022

Gratificaties Een bijzondere vorm van beloning is de uitbetaling van een gratificatie. Het gaat hier om gratificaties bij het bereiken van een diensttijdjubileum (overheidsjaren). In het verlengde van de zogenaamde schouderklopjes wordt er in uitzonderlijke situaties een gratificatie toegekend als blijk van waardering. Reden voor een dergelijke gratificatie is veelal de bijzondere inzet van een medewerker voor een bepaald project of een andere bijzondere inspanning. In de categorie van waarderingsgratificaties is in totaal €4.145 netto uitgekeerd via het salaris (€ 22.094 in 2021). Gratificaties 2022 25 jarig ambtsjubileum 40 jarig ambtsjubileum 50 jarig ambtsjubileum Afscheidsgratificatie Waarderingsgratificatie Totaal

5 4 0 0 33 42

Tabel 23: Aantal uitgekeerde gratificaties 2022

4.2 (Secundaire) arbeidsvoorwaarden Individueel Keuze Budget Het totale IKB-budget bedraagt op 31 december van het verslagjaar ongewijzigd 17,05% van het bruto schaalbedrag. Met behulp van de module Flex Benefits binnen Youforce kunnen de werknemers hun keuzes voor alle uitruil, kopen en verkopen van verlof en/of uitbetaling van het IKB digitaal indienen.

Cafetariamodel/alle vormen van uitruil Aan- en verkoop verlofuren Binnen het cafetariamodel kunnen werknemers uren kopen of verkopen. Voor kopen is het maximum vastgesteld op 4 keer het aantal contracturen per week. Maximum verkoop is 2 keer het aantal contracturen per week.

Aantal werknemers Verkochte uren Gekochte uren

2021

2022

100 2409,35 3680,28

108 1965,59 5506,39

Tabel 24: Overzicht deelnemers (ver)koop uren

15

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Fietsregeling Binnen deze regeling kan het personeel van de gemeente op fiscaal vriendelijke wijze een fiets aanschaffen. Je mag 1 keer in de 4 jaar een fiets “declareren”. Er geldt een maximale vergoeding van € 1.250,00.

Aantal

2021 40

2022 45

Tabel 25: Aantal deelnemers fietsregeling

Parkeerregeling Vanaf het moment dat de nieuwe huisvesting aan de Kanaalweg in gebruik genomen is, kunnen werknemers meedoen aan een fiscaal vriendelijke parkeerregeling gekoppeld aan een parkeerkaart voor de parkeergarage daar.

Aantal

2021 64

2022 114

Tabel 26: Aantal deelnemers parkeerregeling

Vakbondscontributie Werknemers kunnen bij hun vakbond een verklaring krijgen waaruit blijkt dat zij de contributie hebben betaald. Met deze verklaring kunnen zij de volledige vergoeding hiervoor uitruilen.

Aantal

2021 65

2022 55

Tabel 27: Aantal deelnemers vakbondscontributie

Reiskostenvergoeding voor woon- werkverkeer Nog steeds met afstand de meest succesvolle regeling binnen het cafetariamodel. De regeling is oorspronkelijk ingevoerd om als goede werkgever te kunnen concurreren met andere werkgevers. Vanaf april 2022 is de uitruil alleen nog maar over de eerste 5 kilometer enkele reisafstand en over alle kilometers boven de 50 kilometer enkele reisafstand. Voor de kilometers tussen 5 en 50 kilometer enkele reisafstand krijgen de werknemers € 0,19 (tarief 2022) uitbetaald.

Aantal

2021 164

2022 241

Tabel 28: Aantal deelnemers reiskostenvergoeding

Sport en Vitaliteit Bewegen is gezond! De gemeente Middelburg wil medewerkers een steuntje in de rug geven om gericht aan hun gezondheid te werken. Vanaf 1 januari 2018 is het meer dan fitness alleen. Werknemers kunnen nu ook de kosten voor andere sporten uitruilen. In 2020 is de maximum vergoeding verhoogd naar € 200,00.

Aantal

2021 129

Tabel 29: Aantal deelnemers Sport en Vitaliteit

16

2022 127

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Bibliotheek en nu ook Museumjaarkaart Na overleg met de ondernemingsraad is de uitruil van de lidmaatschapskosten voor de Bibliotheek per 1 januari 2018 uitgebreid met de kosten voor een museumjaarkaart. 2021 28

Aantal

2022 29

Tabel 30: Aantal deelnemers bibliotheek en museumjaarkaart

Opleidingskosten Samen met de invoering van het IKB-budget is in de cao geregeld dat werknemers deze kosten mogen uitruilen. Het gaat hier om het financieren van een opleiding, indien en voor zover deze niet door de gemeente wordt vergoed en de geldende fiscale regelgeving de besteding van het IKB aan dit doel belastingvrij mogelijk maakt. 2021 1

Aantal

2022 1

Tabel 32: Aantal deelnemers opleidingskosten

Werkkostenregeling De werkkostenregeling houdt - kort gezegd - het volgende in: werkgevers kunnen onbelaste vergoedingen aan de werknemers geven, zoals maaltijden, kerstpakketten of een fiets. Daarbij geldt dat de vergoedingen alleen onbelast mogen worden gegeven als het totaalbedrag onder een bepaald percentage van het totale fiscale jaarloon blijft. Dit is de vrije ruimte. Wanneer het bedrag van de onbelaste vergoedingen boven die grens komt, dan moet over dat extra bedrag 80% belasting worden betaald. Jaarlijks worden de werkkosten gemonitord en geëvalueerd. Ook enkele onbelaste vergoedingen die worden terugbetaald met IKB (waarbij er een fiscaal voordeel is door de bruto-netto ruil) drukken op de vrije ruimte. In 2022 werd de vrije ruimte weer overschreden, nadat zo’n overschrijding tijdens de corona-periode niet had plaatsgevonden. In die jaren stonden bepaalde werkkosten zoals kosten voor recepties op een lager pitje. De overschrijding in 2022 werd onder meer veroorzaakt door de cao afspraak rond de coronaonkostenvergoeding. Werkgevers kregen de keuze om deze vergoeding bruto of netto uit te keren. Ten gunste van de werknemers werd voor de laatste variant gekozen, waarbij de werkgever de vergoeding als werkkosten moest bestempelen en de extra belastingheffing (80%) voor haar rekening nam.

4.3 Medezeggenschap Lokaal Overleg Sinds de invoering van de Wnra is het Lokaal overleg in plaats gekomen van de Commissie Georganiseerd overleg. In de cao Gemeenten (hoofdstuk 12) is beschreven welke onderwerpen in het Lokaal overleg worden besproken. Het Lokaal overleg heeft de volgende samenstelling: Vertegenwoordiging gemeentebestuur: Wethouder W.A. Treurniet – Klapwijk Gemeentesecretaris A. van den Brink De heer R.J.H. Kwekkeboom

-

voorzitter adviseur secretaris

Vertegenwoordiging werknemers: De heer H. van Bruggen De heer W. Tabak De heer M. Gilde

-

vakbondsbestuurder FNV Overheid FNV Overheid FNV Overheid

17

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

De heer A. van Voorden De heer C. Helmendach

-

vakbondsbestuurder CNV Overheid CNV Overheid

Het Lokaal Overleg is in 2022 eenmaal bij elkaar gekomen. Tijdens dit overleg werd de regionale geschillenregeling. Daarnaast is overeenstemming bereikt over voorstellen t.a.v. de verhoging van het kilometertarief woon-werkverkeer, de toevoeging van het bestedingsdoel ‘verduurzamingskosten’ aan het IKB en de aanpassing van beleid aangaande verlof als gevolg van de nieuwe cao. Ondernemingsraad Tijdens de maandelijkse overlegvergaderingen tussen de WOR-bestuurder en de Ondernemingsraad(OR) zijn in 2022 vooral de volgende onderwerpen aan bod geweest: ▪ Organisatie- en MT-plan en organisatie-ontwikkelingen; ▪ Stuurwiel WOR-bestuurder & OR; ▪ Strategische personeelsplanning, adviesrecht van de OR bij formatiewijzigingen en openstellen van vacatures; ▪ Visie op werken, beleidswijzigingen op gebied van personeel & organisatie en de nieuwe CAO Gemeenten; ▪ De voorbereidingen van de OR-verkiezingen van 6 t/m 8 maart 2023. Meer gedetailleerdere informatie en alle andere besproken onderwerpen kunt u vinden in het jaarverslag van de Ondernemingsraad. Ongewenste omgangsvormen In maart 2009 is de Klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen ingevoerd en opgenomen in de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Middelburg (in plaats van de Regeling klachtenbehandeling seksuele intimidatie, racisme en discriminatie). Daarvoor kan men bij de vertrouwenspersonen terecht.

De vertrouwenspersoon is belast met de eerste opvang van medewerkers die ongewenste omgangsvormen hebben ondergaan en daarover willen praten. Mocht de melding resulteren in een klacht, dan zal de vertrouwenspersoon de betreffende medewerker ook daarvoor bijstaan, begeleiden, van advies dienen en nazorg verlenen. Desgewenst kan de medewerker ondersteund worden bij de indiening van de klacht bij de klachtencommissie en/of – indien het een strafbaar feit betreft – bij het doen van aangifte bij de politie. Omdat de Commissie Klokkenluiders Zeeland werd opgeheven, heeft het college zich per 15 oktober 2012 aangesloten bij de landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Decentrale Overheid en is de klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen aangepast. Het college van burgemeester en wethouders heeft twee vertrouwenspersonen aangewezen. Dat zijn Jack Dooms en Klara Venema. Integriteit In het kader van het thema integriteit kent de Gemeente Middelburg een gedragscode. In de gedragscode worden de algemene normen en waarden op het gebied van integriteit van de Gemeente Middelburg vermeld. Er is een groot aantal relevante gedragsregels bijeengebracht ten aanzien van thema’s waarbij het integriteitvraagstuk aan de orde kan komen. Naar aanleiding van een controle van de Inspectie SZW is in 2019 de gedragscode aangepast en de Regeling vertrouwenspersoon ingevoerd.

In 2022 is er geen melding inzake ongewenste omgangsvormen/integriteit ingediend. Klokkenluiderregeling/Regeling melding vermoeden misstand Een ander deel van het integriteitbeleid van de Gemeente Middelburg werd gevormd door de Klokkenluiderregeling. Deze regeling is medio 2011 vervangen door de Regeling melding vermoeden misstand. In 2017 is de Regeling melding vermoeden misstand herzien. Op basis van de Regeling melding vermoeden misstand kunnen de medewerkers een vermoeden van een misstand melden aan iedere 18

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt of de eerder genoemde vertrouwenspersonen. Degene die de klacht ontvangt, stelt de gemeentesecretaris op de hoogte van de melding. De gemeentesecretaris stelt dan een onderzoek in. Het indienen van een klacht kan anoniem. Indien de medewerker het niet eens is met het standpunt van werkgever, van oordeel is, dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd, niet tijdig een standpunt heeft ontvangen over zijn interne melding of wanneer het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd, kan hij het vermoeden van een misstand melden bij het externe meldpunt. Dit is het Huis voor klokkenluiders. In 2022 zijn er geen klachten met betrekking tot de Klokkenluiderregeling ingediend. Geschillen Er zijn in 2022 geen geschillen voorgelegd aan de geschillencommissie.

19

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

5. PERSONEELSEVENEMENTEN Eindejaarsfeest In 2022 heeft er zowel een zomerfeest als een eindejaarsfeest plaatsgevonden. Beide events waren goed bezocht: 216 medewerkers kwamen naar het zomerfeest en 314 medewerkers kwamen naar het eindejaarsfeest. Voor beide events waren ook externe relaties uitgenodigd zoals het schoonmaakpersoneel, de catering, BOVZ en de I&A adviseurs.

Eindejaarsgeschenk Jaarlijks ontvangen de medewerkers namens het bestuur van de gemeente Middelburg een kerstpakket. Het college heeft besloten dat men vanaf 2008 in plaats daarvan ook de mogelijkheid krijgt om de waarde van het kerstpakket te schenken aan een goed doel. Voor dit jaar leverde de VOM het geschenk. Door het de VOM te laten leveren was er nog nadrukkelijker de verbinding gezocht met de lokale ondernemers. Het kerstgeschenk bestond uit 9 munten ter waarde van ieder € 5,-. Deze munten zijn te besteden bij diverse deelnemende bedrijven (winkels en horeca) in de binnenstad en de Mortiereboulevard. Daarnaast konden de munten worden geschonken ter financiële ondersteuning van de Kerst- en sfeerverlichting in de binnenstad van Middelburg. Ook was het mogelijk om de munten te doneren aan het goede doel wat door ons zelf was gekozen: Stichting Westerlicht Zeeland. Naast het eindejaarsgeschenk ontvingen de medewerkers met Sinterklaas een lekkernij wat was vervaardigd door het Zeeuwse Ministerie van Chocolade & Culinaire Zaken gevestigd in Middelburg.

20