23-058 rvs Zeeuws Archief Jaarrekening 2022, 1e begrotingswijziging 2023, begroting 2024 - aangepast

Aangepast raadsvoorstel datum vergadering volgnummer

5 juli 2023 23-058

onderwerp

Jaarrekening 2022, eerste begrotingswijziging 2023 en begroting 2024 GR het Zeeuws Archief

behandelen in raadscommissie

Maatschappelijke Zaken

portefeuillehouder

Eduard Smit Sport, cultuur en recreatie Renske Brandhoff r.brandhoff@middelburg.nl 0118-675388

programma behandeld door e-mail telefoon

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. In te stemmen met het toevoegen van het positieve resultaat over 2022 aan de bestemmingsreserves verlofsparen en digitalisering bij GR het Zeeuws Archief. 2. Een positieve zienswijze te geven over de eerste begrotingswijziging 2023. 3. Een positieve zienswijze te geven over de ontwerpbegroting 2024 inclusief het verschuiven van gelden van bestemmingsreserve programmagelden naar bestemmingsreserve digitalisering. Aanleiding

Het Dagelijks Bestuur van het Zeeuws Archief vraagt de zienswijzen van de Middelburgse raad over het positieve resultaat 2022, de eerste begrotingswijziging 2023 en de ontwerpbegroting 2024. Volgens de Wgr kan de raad binnen dertien weken na ontvangst van deze stukken een zienswijze aangeven. Het Algemeen Bestuur is voornemens de betreffende stukken vast te stellen in de vergadering van 10 juli 2023 en vraagt de raad daarom om, indien mogelijk, uiterlijk 3 juli 2023 een zienswijze over deze stukken naar voren te brengen. Effect

Gemeenschappelijke Regeling het Zeeuws Archief is het Regionaal Historisch Centrum (RHC) van Zeeland. Het beheert en bewaart de archieven en collecties van Zeeuwse overheden, particulieren en bedrijven. Met het toevoegen van het positieve resultaat aan de bestemmingsreserves 'verlofsparen' en 'digitalisering', een vastgestelde eerste begrotingswijziging 2023 en een ontwerpbegroting 2024 stellen we het Zeeuws Archief in staat om uitvoering te geven aan deze opdracht. Argumenten

1.1 Voorstel bestemmingsreserve 2022: De jaarstukken worden ter kennisname aan de deelnemers van de GR verzonden. Over het voorstel voor een bestemmingsresultaat kan een zienswijze ingediend worden, omdat de bestemming afwijkt van hetgeen in GR-tekst hierover is opgenomen. Het Zeeuws Archief sluit 2022 af met een positief saldo van € 140.665. Het dagelijks bestuur stelt voor dat saldo toe te voegen aan de bestemmingsreserve verlofsparen (€ 84.804) en de bestemmingsreserve digitalisering (€ 55.857). Het Zeeuws Archief wil veelgevraagde archieven en collecties projectmatig digitaliseren. De scans komen daarmee online voor iedereen beschikbaar. Het Zeeuws Archief beschikt hiervoor niet over structurele middelen. De algemene reserve van het Zeeuws Archief mag in enig jaar niet meer bedragen dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen. Met dit voorstel blijft het Zeeuws Archief binnen deze normen. Ontwerpbegroting 2024 en eerste begrotingswijziging 2023: Het Zeeuws Archief heeft een sluitende begroting 2024 en een sluitende eerste begrotingswijziging 2023 ingediend. De verhoging van de algemene dekkingsmiddelen ontstaat in de 1e wijziging begroting 2023 doordat de bijdragen van de GR-partners in 2022 zijn geïndexeerd. 1

In de begroting 2023 was volgens afspraak geen rekening gehouden met indexering van bijdragen. Er wordt van de gemeenten geen hogere bijdrage gevraagd buiten de indexering van de bedragen. De gevraagde bijdrage past binnen het hiervoor gereserveerde budget in onze begroting (2023 e.v.). Bestemmingsreserves 2023 en 2024: Zowel in 2023 als in 2024 worden de bestemmingsreserves aangewend voor diverse projecten die aansluiten bij de speerpunten uit het beleidsplan. Het saldo van de bestemmingsreserve digitalisering is in 2024 negatief. Het saldo van de bestemmingsreserve programmagelden is positief. Door deze bestemmingsreserves met elkaar te verrekenen kunnen voldoende reserves ingezet worden om de voorgenomen digitaliseringsplannen uit te voeren. Door deze bestemmingsreserves met elkaar te verrekenen, kunnen voldoende reserves ingezet worden om de voorgenomen digitaliseringsplannen uit te voeren. Er blijft dan vanaf 2025 € 25.711 bestemmingsreserve programmagelden over. 1.2 Beleidsplan: De ingediende ontwerpbegroting 2024 en eerste begrotingswijziging 2023 sluiten aan bij het beleidsplan 'Verbinden en Inspireren 2021-2024' van het Zeeuws Archief. In dit beleidsplan worden publiek, digitalisering en het Zeeuws eDepot met nadruk centraal gesteld. Kanttekeningen

1.1 Gebouwbeheer Vanaf 2019 is het Zeeuws Archief zelf verantwoordelijk voor instandhouding, beheer en onderhoud van het gebouw. Hiertoe heeft het Zeeuws Archief van OCW een budget ontvangen. In 2021 is deze stelselwijziging geëvalueerd. De evaluatie is positief. Verwacht wordt dat op 1 januari 2025 het nieuwe huisvestingsstelsel definitief wordt ingevoerd. 1.2 Bestuurlijke organisatie Uitgangspunt bij de ontwerpbegroting 2024 is het in 2018 voorgenomen besluit van de minister om uit de gemeenschappelijke regelingen van de Regionaal Historische Centra (RHC’s) te treden. Naar verwachting zullen de Archiefwet 2021, het archiefbesluit en de archiefregeling tegelijk met de uittreding, per 1 januari 2025 in werking treden. In de nieuwe Archiefwet wordt de delegatieopdracht van de minister voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van de analoge rijksarchieven opgenomen. De bekostiging zal in de vorm van een specifieke uitkering plaatsvinden. De onderhandelingen hierover tussen het bestuur van het Zeeuws Archief en het Rijk zijn op dit moment in een gevorderd stadium. Uitgangspunten daarbij zijn dat het Zeeuws Archief geen negatieve financiële gevolgen van de uittreding zal ondervinden en dat het Rijk langdurig bij het Zeeuws Archief betrokken blijft.

Financiën

Wat mag het kosten? De gevraagde bijdrage van de gemeente Middelburg bedraagt voor zowel de eerste begrotingswijziging 2023 als de ontwerpbegroting 2024 € 610.504. In de (meerjaren-)begroting van de gemeente Middelburg is hiermee rekening gehouden. Het toevoegen van het positieve saldo over 2022 aan de bestemmingsreserves verlofsparen en digitalisering heeft geen financiële consequenties. Hoe gaan we dat financieren? Met de bijdrage is rekening gehouden in de meerjarenbegroting gemeente Middelburg. Zijn er significante gevolgen or het weerstandsvermogen? n.v.t.

Duurzaamheid

n.v.t.

2

Communicatie en participatie

n.v.t. Uitvoering

Na besluitvorming in de raadsvergaderingen van de gemeenten Middelburg en Veere en van de minister, wordt het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief op de hoogte gesteld van de zienswijzen. Het Algemeen Bestuur stelt de begroting, begrotingswijziging, jaarstukken en bestemmingsreserve vast en informeert de betrokkenen over haar besluit. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

n.v.t. Bijlagen 1. Jaarrekening incl. jaarverslag 2022 Zeeuws Archief 2. Eerste begrotingswijziging 2023 Zeeuws Archief 3. Ontwerpbegroting 2024 Zeeuws Archief 4. Aanbiedingsbrief Zeeuws Archief Middelburg, 6 juni 2023 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

mr. A. van den Brink de burgemeester,

mr. H.M. Bergmann

3