Document · PDF

23-058 Bijlage 1. Jaarrekening en jaarverslag 2022 Zeeuws Archief

Gemeenteraad 5 juli 2023, gemeente MiddelburgBij agendapunt: Zeeuws Archief Jaarrekening 2022, 1e begrotingswijziging 2023 en begroting 2024 (23-058 MZ)27.073 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 3 van 3

Jparverantwoprding 2022 Zeeuws Archief

Paragraaf Verbonden partijen Het Zeeuws Archief is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: • het ministerie van OCW • de gemeente Middelburg • de gerneente Veere Verder heeft het Zeetiws Archief dienStverleningsovereenkomsten (DVO's) afgesloten met: de provincie Zeeland het waterschap Scheldestromen de gemeente Terneuzen de geméente Vlissingen de gemeente Schouwen Duiveland de gemeente Kapelle de gerneente Tholen

• • • • • • •

Het,Zeeuws Archief is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN/BRAIN, Werkgeversvereniging Samenwerkende Gerheentélijke OrganisatieS,

•

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws'Archief

Paragraaf financiering Wettelijk kader De Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico's. Het beheersen van risico's uit zich concreet in de kasgeldlimiet, dè renterisiconorm en het uitzetten van gelden en afsluiten van leningen met een prudent karakter. Daarnaast zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht tot het hebben van een treasurystatuut. Het statuut heeft onder andere als oogmerk de kwaliteit van de uitvoering van de treasuryfunctie te verhogen alsrnede de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren. Dit statuut is in 2016 vastgesteld en zal in 2023 worden geactualiseerd. Kasstromen De bevoorschotting;vanuit het Rijk heeft in 2022 per kwartaal plaatsgevonden en vanuit de gemeenten per maand. De salariskosten zijn door de gemeente Middelburg maandelijks halverwege de volgende maand in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief binnen twee Weken aan de gemeente Middelburg betaald. De huurkosten zijn door RVB per kwartaál in.rekening gebracht en door het Zeeuws Archief betaald.

Kasgeldlimiet Onder kaSgeldlirmet wordt de ruimte verstaan die overheidsorganisaties hebben orn zaken met kort geld (rentetypische looptijd korter dán 1 jaar) te financieren. Deze is bij ministeriële regeling bepaald als percentage van de totale lasten. Vóor openbare lichamen is dit percentage bepaald op minimaal 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor het ZeeuWs Archief dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 550.588 (8,2% van C 6.714.493 o.b.v. de begroting 2022) overschrijdt er geconsolideerd (dat is financieringsrniddelen omzetten van korte naar lange termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van. € 300.000. Het Zeeuws Archief voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief geen kortlopende leningen. Renterisico Het renterisico op de vaste schuld is de mate waarin het saldo van rentelasten en rentebaten verandert door wijzigingen in het percentage op leningen en uitzettingen, met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van 1 jaar of langer. Het renterisico is afhankelijk van of de geldverstrekker de rente kan wijzigen op basis van de leningsvoorwaarden (renteherziéning) en of we bij afloop van de lening een nieuwe lening aan moeten gaan waardoor we-een andere rente krijgen (herfinanciering).

De renterisiconorrn 2022 is voor het Zeeuws Archief 20% van het begrotingstotaal per 1 januari, dus 20% van € 6.714,493,- = C 1.342.899,-. Het Zeeuws Archief zit hier ruim onder met de lening waar 31 december nog C 258.988,- van over was. Leningen Per 1 juli 2000 is een annuïteitenlening afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten die per 1 juli 2025 afloopt: * 25-jarige lening met een rentepercentage van 6,02% en een jaarlijks contractueel te betalen bedrag van 74.775,89 Euro.

JaM-veraribniodiding 2022 Zeetiws Archief

Financiering van de investeringsuitgaven In 2022 is geïnvesteerd in ICT-middelen, audiovisuele middelen, meubilair en een koffieautomaat. Het Zeeuws Archief beschikte in 2022 over voldoende liquide middelen en hoefde voor deze investeringsuitgaven geen lening aan te gaan. Uitzettingen Vanaf december 2013 zijn decentrale overheden en gemeenschappelijke regelingen verplicht om bij het Rijk te gaan schatkistbankieren op grond van de wet verplicht schatkistbankieren van 4 juli 2013 (ingangsdatum 14 december 2013). Dat heeft gevolgen voor de uitzettingen van het Zeeuws Archief. Tot 1 juli 2021 dienen (tijdelijke) extra middelen boven een bedrag van € 250.000,- (gerekend op kwartaalbasis) bij de schatkist te worden ondergebracht. Vanaf 1 juli 2021 gaat het om een bedrag van C 1.000.000,-. De eerste twee kwartalen ontving het Zeeuws Archief geen rente over de bedragen die bij de schatkist stonden. Vanaf het derde kwartaal ontvangt het Zeeuws Archief wel enige rente.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws ArcIslief

Paragraaf bedrijfsvoering. Personeel en organisatie Personeef Per 31 december 2022 werkten in totaal 63 personen bij het Zeeuws Archief met een vast of tijdelijk dienstverband. Deze vervulden op dat rnoment 49,83 fte. Dit betreft 46,38 fte met een vast dienstverband en 3,44 fte met een tijdelijk dienstverband, waarvan 2,0 fte rnet kans op een vast dienstverband. De totale salarislasten voor vast en tijdelijk personeel bedroegen in 2022 € 3.678.005,-. Daarnaast is voor een bedrag van € 181.496,- aan uitzendkrachten/gedetacheerden ingehuurd voor depotwerkzaarnheden Iocatie Zierikzee, behoudswerkzaamheden, scanwerkzaamheden en coiirdinatie publieksbereik. Desalarisadministratie is•uitbesteed aan de gerneente Middelburg. Jaarlijks brengt de gemeente Middelburg hiervoor door middel van een factuur kosten in rekening. Verder wordt voor de uitkering van een bovenwettelijke uitkering gebruik gemaakt van de dienSten van VismaRaet. Daarnaast maakt het Zeeuws Archief gebruik van MKbasicS in verband met ziekteverzuirn,aangelegenheden maar ook voor werkplekohdérzoeken en overige arbo-aangelegenheden. Het ziektevérzuimpercentage onder de medewerkers mét een vast en tijdelijk dienstverband bij het Zeeuws Archief bedroeg in 2022 2,75% gecorrigeerd voor langdurig'zieken (inclusief langdurig zieken is het percentagé 5,81%). De ziekmeldingsfrequentie bedroeg in 2Ó22 1,43.

VriiWilligers In 2022 verrichtten vrijwilligers zowel in het archief (locaties Middelburg en Zierikzee) als op afstand de volgende werkzaamheden: (nader) toegankelijk maken van archieven en collecties (waaronder de gemeentelijke kunstverzamelingen), vertalen in het Engels, scannen archiefstukken, transcriberen oude handschriften, genealogische informatie toegankelijk maken en inlichtingen verstrekken, educatie-activiteiten, beantwoorden reacties Zeeuwen Gezocht, scannen en béschrijven beeldmateriaal en onderhoud scheepsmodellen. De vrijwilligers werden begeleid door medewerkers van het Zeeuws Archief. Interne cornmunicatie Het team Interne Communicatie heeft bijgedragen aan een goede onderlinge informatie-uitwisseling, samenwerking en kennisdeling. • Er'is initiatief genomen olm interne gespreksgroepen te organiseren naar aanleiding van de vele aandacht voor de slavenhandel en onze roÍ als Zeeuws Archief bij de discussie daarover. • Algemene Personeels-lnforrnatiebijeenkornsten (API) hebben 6 keer plaatsgevonden. • Agenda, hoofdpunten en notulen van de MT-vergaderingen werden gepubliceerd op intranet. In 2022j ook de notulen van het MT-Groot; • De. SharePoint Werkplek wordt gebruikt om: medewerkers op de hoogte te houden via mededelingen; • Werken in teamverband en in project-/werkgroepen bevorderde de samenwerking en kennisdeling.

De samenstelling van de teams is in 2022 aangepast; • Voor de tweede maal is een Zornerkrant (geprint A4), gemaakt en verspreid onder rnedewerkers. • Er is een personeelsuitje georganiseerd bij de Oesterdam rnet een actief programma. • De jaarlijkse BBQ voor medewerkers in september kon weer doorgang vinden. • De eindejaarsbijeenkomt voor medewerkers en vrijwilligers is qoor omstandigheden uitgesteld en een nieuwsjaarsbijeenkomst geworden. • De vrijwilligers hebben een aparte bijeenkomst gehad in juni en ontvingen een kaart op de Vrijwilligersdag 7 december.

Jaarverantwoording 2022'Zeeuws Archief

Medezeggenschap In 2022 heeft de directeur regelrnatig overlegd met de ondernemingsraad van het Zeeuws Archief. Bestuurlijke organisatie Het dagelijks bestuur bestaat uit de heer AJ. Koppejan, vodr2itter en rijkSbestuurder, de heer J.J. Aalberts, in mei opgevolgd door E. Smit, wethouder Middelburg en de. heer R.J. vah der Zwaag, burgemeester Veere. Zij maken oo,k deel uit van het algemeen bestuur, dat verder bestaat uit de heer F.W. Weisglas, rijksbestuurder, mevrouw M.M.D. Vermue-Vermue, rijksbestutirder en de heèr Chr. Dekker, in mei opgevolgd door de heer R.A.J. Schonis, wethouder MiddelbUrg Huisvesting Zie paragraaf onderhoud kapitaèlgoederen. Begrotingsrechtmatigheid Uit de programmarekening blijken de gerealiseerde lasten ten opzichte van de begroting na wijzigingen bij geen van de drie programma's te zijn overschreden. Bij het overzicht van Overhead zijn de lasten ten opzichte van de begroting na wijziging overschreden. Dit komt doordat de personeelslasten hoger zijn dan begroot en doordat de dotatie aan de voorziening huisvesting voor beheer en onderhoud hoger is dan begroot.

Zoals uit de nèdere toelichting van het overzicht van baten en lasten uit de jaarrekening blijkt, wordt de overschrijding bij de personeelslasten veroorzaakt doordat alsnog een opleiding is gevolgd die in eerste instantie niet door zou gaan, vanwege hogere reiskosten woon-werkverkeer en .vanwege hogere overige personeelskosten. De overschrijding van de huisvestingskosten voor beheer en onderhoud worden veroorzaakt doordat vanwege de indexering van de bijdrage een hoger bedrag wordt gedoteerd aan de voorziening beheer en onderhoud. De overschrijding past binnen het door het bestuur uitgezette beleid. Het was niet mogelijk deze overschrijdingen eerder te signaleren. Met het vaststellen van de jaarrekening zal het béstuur de desbetreffende overschrijdingen alsnog autoriseren.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

Jaarrekening 2022

•

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

BALANS PER 31 DECEMBER 2022 (voor bestemming van het resultaat)

•

31-12-2022

31-12-2021

€

450.288

543.494

ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische lopptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen lAtzettingen in 's Fijks schátkiSt Overige vorderingen

357.272

155.642

:5.322:972

5.492:826

5.805

5.850

5.686.048

5.654.318

Liquide middelen

114.864

29.434

Overlopende activa

342.649

121.602

6.593.849

6.348.847

181.328

TOTAAL ACTIVA

PASSIVA Vaste patsiva gigen Vermogen Algemene reserve

181.328

Bestemmingsreserve persOneel

335,905

239.905

Bestemmingsreserve progra mma 's

716.798

Bestetnmingsreserve behoud

209.665

Bestemmingsreserve bedrijfsvoering

341.998

Besternmingsreserve digitalisering

235.236

215.644

Egalisatiereserve

198.495

198,495

Onverdeeld reSultaat

140.665

19.593

2.360.090

2.123426

,2.373.373

1.801.587

Voorzieningen

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer 25-jarige annuïteitenlening

Totaal vaste passiva

199S03

258.988.

199.803

258.988

4.933.265

4.183.999

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

laaKiéi'aiihniookdihg 2022:Zééuwš Archiéf

754.556

739.236_

754.556

739.236

'55

31-12-2021

€

€ . Overlopende passiva Nog te betalen bedragen

383.973

184.682

De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel.

336.881

Overige vooruitontvangen bedragen

384.994

704.758

906.558

1.425.613

6.593.849

6.348.847

TOTAAL PASSIVA

•

låarvèrhtkbó.rdirig 2022,Zeeuíniš Archiëf

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2022 2e ‘rinjgigirig, Realiatig

begroting

Begroting

2022

2022,

.Realitatié 2021

€

Totale lasten

783.528

854.518

840.914

670.856

Totale baten

-60.877

-59.675

-58.689

-58.432

Saldo

722.651

794.843

782.225

612.423

1.967.259

2.056.903

1.748.130

1.995.385

-331.877

-315.977

-121.527

-292 936

1.635.382

1.740.926

1.626.603

1.702.449

Totale lasten

1.195.685

1.227.530

991:617

1.004.157

Totale baten

-12.169

-11.025

-5.000

-15.000

1.183316

1.216,505

986.617

989.157

Totale lasten

3.946.472

4.138.951

3.580.661

3.670.398

Totale baten

-404.923

-386.677

-185.216

-366.368

Saldo

3.541.549

3.752.274

3.395.445

3.304.030

Bijdrage Nationaal Archief

-1.388.240

-1.336.951

-1.305.759

-1.336.950

Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud

-1.855.163

-1.761.945

-1.727.023

-1.761.945

Bijdrage DTR/2*€ 50.000+eenmalig C 100.000

-150.000

-153.666

Bijdrage Middelburg

-520.015

-500.785

-489.383

-500.785

Bijdrage Middelburg: e-Depot

-79.099

-39.550

Bijdrage Veere

-149.831

-144.290

-141.005

-144.290

BATEN EN LASTEN Programma beheer

Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten

Saldo Programma publieksbereik

Saldo Saldo uitvoering programma's

Overzicht algemene dekkingsmiddelen

Bijdrage Veere: e-Depot

-36.204

DVO Provincie Zeeland

-675.502

-666.293

-657.743

DVO Provincie Zeeland: e-Depot

-121.216

DVO Waterschap

-339.557

-334.929

-330.630

DVO Kapelle

-34.653

-34.180

-33.742

DVO Terneuzen

-394.362

, 394.362

-388.986

-383.994

DVO Terneuzen: e-Depot

-103 926

-103.926

-77.945

DVO Vlissingen

-257.123

-253.618

[wo Schouwen-Duiveland

-250.363

-449.338

-443.212

-437.525

DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot

-64.020

DVO Tholen: e-Depot

-48.308

Overige algemene dekkingsmiddelen

-295.960

-304.849

-217.549

-121.625

Incidentele baten

-92.682

-7.055.199

-6.802.128

-6.375.611

-6.500.500

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

2e wijziging Realisatie.

begroting

Begroting

2022

Realisatie 2021

€

817.096 128.345

823.207 122.205

774.540 147.381

797.424 144.417

Huur Rijksgebouwendienst

380.347

380.000

379.533

Huisvestingslasten

235.816'

251.856

251.500

260.997

1.331.572

1.236.515

1.217.328

1.263.704

Organisatielasten

294.951

311.159

260,740

247.205

Afschrijvingslasten

69.341

70.795

58.533

60.618

Rentelasten

13.810

17.271

Overzicht overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten

Huisvestingslasten beheer en onderhoud

incidentele lasten

Vennootschapsbelasting Onvoorzien TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN

3.271.278

3.209.894

3.103.832

3.171.170

5.707

1.000

15.000

5.707

10.000

15.000

236.665

-171.040

-153.666

19.593

Toevoegingen aan reserves Algemene reserve

96.000

Bestemmingsreserve programma's

Bestemmingsreserve behoud

Bestemmingsreserve digitalisering

Bestemmingsreserve personeel

Bestemmingsreserve bedrijfsvoering

Egalisatiereserve

96.000

Onttrekkingen aan reserve5 Algemene reserv,e

Bestemmingsreserve personeel

áestemmingsreserve programma's

-153.666

BestemmihgsteserVé bèhoud

-72.040

Bestemmingsreserve bedrijfsvoering

-50.000

Egalisatiereserv,e

-145.000

-267.040

-153.666

140.665

19.593

Bestemmingsreserve digitalisering

RESULTAAT

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

•

GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING ALGEMEEN Activiteiten Het openbaar lichaam Het Zeeuws Archief heeft, conform artikel 2 lid 2 van de regeling Het Zeeuws Archief ten doel de belangen van de minister en de gemeenten Middelburg en Veere bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van Middelburg en Veere in gezarnenlijkheid te behartigen. Algemene grOndslagen voor de opstelling van de jaarrekening De jaarrekening is voor wat betreft de waardering van de activa en passiva Opgemaakt op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. De waardering en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische koSten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenornen tegen norninale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met per categorie vastgestelde lineaire afschrijvingen.

De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte econoinische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de Verkrijgingsprijs, rekening houdend met eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikname. Vorderingen De vorderingen worden opgenomen tegen een nominale waarde, onder aftrek van noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Bestemmingsreserves . Personeel Dit betreft een reserVe ten behoeve van, persOneelskosten vanwege vervanging langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, 0rganisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof, verlofsparen e.d. Behoud Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief in de lumpsum een bedrag dat besteed dient te worden aan behoud. Het bedrag dat jaarlijks niet besteed wordt, wordt aan deze bestemming toegevoegd. •

Bedrijfsvoering Dit betreft een reserve ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief.

Jaarvetantwobrding 2022 Zeankis Arthief

Programma's Dit betreft een reserve ten behoeve van de diverse programma's voor werkzaamheden die in een bepaald jaar niet,zijn uitgevoerd, in een later stadium uit te laten voeren. Digitalisering De bestemmingsreserve digitalisering wordt aangehouden om digitaliseringsprojecten uit te kunnen voeren. Egalisatiereserve Dit betreft een fonds om schornmelingen tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage waartnee het prijspeil van totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt te kunnen opvangen. Voorziening beheer en onderhoud gebouw De voorziening beheer en onderhoud gebouw wordt op basis van het MOIP gevormd voor verplichtingen waarvan het waarschijnlijk is dat zij zullen moeten worden afgewikkeld en waarvan dé omvang redelijkerwijs is in te schatten. De omvang van de voorziening wordt bepaald door de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om, de betreffende verplichtingen en verliezen per balansdatum af te wikkelen. De voorziening wordt gewaardeerd tegen nominale waardé.

•

.lervefentWoerding 2022 Zeeuws Archief

GRONDSLAGEN VOOR DE BEPALING VAN HET RESULTAAT Algemeen De lasten en baten worden toegerekend aan het boekjaar, ongegcht of zij tot uitgaven en ontvangsten in het boekjaar hebben geleid. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong hebben voor het einde van het boekjaar, worden in de jaarrekening verwerkt indien zij bekend zijn op het moment van opmaken van de jaarrekening. Baten Onder baten worden verstaan de opbrengst van de in het verslagjaar geleverde goederen en dien-Sten, onder aftrek van kortingen en dergelijke. Tevens worden hieronder verstaan de over het verslagjaar verstrekte bijdragen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, de gemeente Middelburg en de gerneente Véere. Bijzondere baten en lasten Bijzondere báten en lasten vloeien voort uit handelingen en gebeurtenissen die zich onderscheiden van de normale bedrijfsactiviteiten en derhalve van incidentele aard zijn. Pensioenen Het Zeeuws Archief heeft een periioenregeling. Deze regeling wordt gefinancierd door afdrachten aan een pensioenuitvoerder (ABP). De pensioenverplithtingèn worden gewaardeerd volgens de 'verpliéhting aan de pensioenuitvoerder benadering'. In deze benadering wordt de aan de pensioenuitvoerder te betalen premie alS last in de winst-en-verliesrekening verantwoord.

De dekkingsgraad van het betrokken bedrijfstakpensioenfonds bedraagt op 31 december 2022 volgens opgave van het fonds 110,9%. Op basis van het uitvoeringsreglement heeft de gemeenschappelijke regeling bij een tekort in het fonds geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen anders dan door hogere toekomstige premies.

•

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2022 ACTIVA VASTE ACTIVA

Materiële vaste activa

Boekwaarde per 1 januari Aanschaffingswaarde

1.781.562

Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen

-1.238.069 543.494

Mutaties InVesteringOn

69.376

Afschrijvingen

-162.584 -93.208

Boekwaarde per 31 december Aanschaffingswaarde

1.744.697

Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen

-1.294.409 450.288

In de curnulatieve'aanschafwaarden en afschrijvingen zijn geheel afgeschreven activa niet meer begrepen Afschrijvingspercentages Materiële activa

% 4-10-20

VLOTtENDE.ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

31-12-2022

31-12-2021

€

a. Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen op openbare lichamen

357.272

155.642

357.272

155.642

b. Uitzettingen in 's Rijks schatkist Schatkistrekening

5.322.972

5.492.826

5.322.972

5.492.826

Kwarta-al 1

135.417

166.516

Kwartaal -2

128.272

317:763

Kwartaal3

260.367

90.207

Kwartaal 4

470.817

201.753

5.805

5.850

.Drempelbédrágis,€ Locn000,- pée bkáttál Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen:

c. Overige vorderingen Debiteuren Stand, per 31 décember Af: voorziening voor oninbaarheid

Overige vorderingen

Jaarverntwoording 2022.Zeeuw Arthiéf

5.805

5.250

31-12-2022

31-12-2021

€

112.823

27.668

Liquide middelen ING betaalrekériirig Betalingen onderweg Creditcard

-43

-18

2.085

1.784

114.864

29.434

Nog te ontvangen bijdrage kosten PO en OMC

27.879

41.407

Nog te ontvangen opdrachten zakelijke dienstverlening

143.702

16.200

7.647

Kas

Overlopende activa

Nog te ontvangen depothuur Nog te ontvangen huur kantoorruimte Overig nog të ontvangen bedragen

7.854

564

1.139 1.815

Archief 2020,

1.815

Vooruitbetaald bouw vitrines expositieruimte

46.771

Vooruitbetaald huur kopieerapparatuur

4.257

3.679

Vooruitbetaald licenties

35.481

15.195

Voorbitbetaald automatiseririgskoteri

2.336

2.553

Vooruitbetaald verzekeringen

22.252

20.474

Vooruitbetaald digitálieringskosten

35.708

Vooruitbetaald beveiliging

3.976

3.368

V0oruitbetaald riersoneelskosten

3.624

3.648

Vidóruitbetaald arbo

2.155

1.899

Vooruitbetaald abonnementen/contributie

2.268

1.392

Overige vooruitbetaalde.bedragen

2.008

1.187

342.649

121.602

Eigen vermogen Algemene reserve 181.328

181.328

Vastgestelde resultaatverdeling

Dotatie

Onttrekking,

181.328

239.905

Saldd per 1 januari

Saldo per 31 december Bestemmingsreserve personeel Saldo per 1 januari Vastgéstelde réyltaatverdéling Dotatie ,Onttrekking Saldõ per -3]. december

0 96.000

335.905

239S05

Bestemmingsreserve programma's 716.798

654.880

Vastgestelde résultaatverdeling

61.918

Dotatie

Onttrekking

716.798

Saldo per 1 januari

Saldo pér 31 december Bestemmingsreserve behoud

209.665

209,665

Vastgestelde resultaatverdeling

Dotatie "

Onttrekking

209.665

Saldo per 1 januari

Saldo per 31 december Jaanierantwobrding 2022 Zeeuws Aréhief

31-12-2022

31-12-2021

€

341.998

Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Saldo per 1 janUari Vastgestelde lesultaatverdeling

0 .

Dotatie

Onttrekking

341.998

Saldo per 1 januari

215.644

135.644

Vastgestelde resultaatverdeling

19.592

80.000

Dotatie

Onttrekking

235.236

215.644

Saldo per 31 december Bestemmingsreserve digitalisering

Saldo per 31 december Egalisatiereserve Saldo per 1 januari

198.495

Vastgestelde resultaatverdelirig

Dotatie

Onttrékking

Saldo per 31 december

198.495

Onverdeeld resultaat

140.665

19.593

Saldo Eigen verrnogén

2.360.090

2.123.426

Saldo per 1 januari

1.801.587

1.380.024

Dotatie

1.855.163

1.761.945

Onttrekking

-1.283:377

-L340.383

SaldO per 31 december

2.373..373

1.801.587

Saldo Voorzieningen

2.373.373

1.801.587

Saldo per 1 januari

258.988

314.812

Aflossing

-59.185

-55.824

Saldo per 31 december

199.803

258.988

Totaal schulden op lange termijn

199.803

25&988

Voorzieningen Voorziening Beheer en onderhoud

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar af langer Schulden'op lange termijn De annufteitenlening is verstrekt door de nv Bank Nederlandse Gemeenten en is aangegaan pp 1 jUli 2000. Jaarlijks vVordt per 1 juli afgeloSt.

25-jarige annuïteitenlening, rentepercentage 6,02%

De langlopende schuld van de 25-jarige lening bedraagt per 31 december 2022 € 199.803. De kortlopende schuld bedraagt per 31 december 2022 € 62.748. De resterende looptijd van de annuïteitenlening is 3 jaar De totale rentelast voor deze lening bedraagt over 2022 € 13.810.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Arch'ief

31-12-2022

31-12-.2021

€

o o

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dcm één jaar Overige schulden

crediteuren Stand per"31 dëceniber

754.556

739.236

754.556

739.236

Overlopende passiva 142.273

209.151

Nog te betalen vennootschapsbelasting

-5.707

13.352

Nog te betalen rentelasten annuïteitenlening

6.014

7.796

Nog te betalen digitaliseringskoSten

104.491

Nog te betalen accountantskosten .

14.520

10:893

4.657

Nog te betalen vacatiegeld

1.428

Nog te betalen energiekosteh december

11.320

3.467 9.370

Nog te betalen kosten uitzendkrachten

2.149

Nog te betalen kosten website

1.038

Nog te betalen inhuur externe bureaus

4.090

9.444

Nog te betalen kosten archiefbank

5.354

3.808

4.147

1.674

3.398• 383.973

Nog te betalén omzetbelasting

Nog te betalen automatiseringskosten

Nog-te betalen salariskostén Overige nog te betalen bedragen

184.153 De van het Rijk ontvangerrvoorschotbedragen met eén specifiek bestedingsdoel (Werkzaamheden huïsvesting)

Cultuur Historisch Fonds Middelburg Tentoonstelling Veere Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Zeeuwse familie Archieven

336881

336.881

336:881

336.881

5.591

6.228

612

112.899

98.124

78.886

177.022

241.962

Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Wilhelminapolder Vooruitontvangen projectgeld Lokaal besturen tussen bezetter en burger VdiorUjOnMogen salarisgaranties

15.514

Vooruitontvangen salarisgaranties met een looptijd >1

57.246

88.103

Vooruitontvangen zakelijke dienstVerlening.

9.600

185843

5.000

Vooruitontvahgen bijdrage scaris Voptuitbritvangen bijdrage NA,tby ontwikkeling RHCs.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

6.303

384.994

704.758

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Meerjarige verplichting Het Zeeuws Archief heeft eind 2018 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De overeenkomst heeft een . Looptijd van drie jaar en wordt stilzwijgend verlengd. De huur bedraagt € 380.347,- per jaar (prijspeil 2022). Hét Zeeuws Archief heeft per 1 juli 2020 een overeenkomst afgesloten voor de huur van printers en kopieermachines. De huurovereenkomst heeft een looptijd van 72 maanden. De huur bedraagt € 14.889 per jaar inclusief btw.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE. JAARREKENING

Realisatie 2022

2e wijziging begroting 2022

Begroting 2022

Realisatie 2021

€

Inrichting depot en klimaatbeheersing

51.191

5.0,699

52.709

52.072

Conserveren en restaureren

44.326

37.502

27.088

35.881

500

12.570

99.731

169.639

191.309

40.202

1 95.248

258.341

283:675

128.154,

Doorbelaste salariskosten

588.280

596.178

557.239

542.701

Totaal lasten programma beheer

783.528

854.518

840.914

670.856

Stadhuiscollectie gemeente Middelburg

-17.393

-17.050

-16.768

-16.695

Stadhuiscollectie gemeente Veere

-43.484

-42.625

-41.921

-41.737

-60.877

-59.675'

-58.689

-58.432

-60.877

-59.675

-58.689

-58.432

Incidentele baten en.lasten

Saldo programma beheer

722.651

794.843

782.225

612.423,

PrOgramira beheer Lasten

Stadhuiscollecties e-Depot

Baten

e-Depot

Totaal baten programma beheer

Programma informatie en kennis Lasten Relatiebeheer, inspectié en acquisitie

5.495

8.035

7,223

4.732

Prirnair toegankelijk maken

61.685

103.850

55.517

51.408

Nader toegankelijk maken

16.397

27.484

.36:150

43.229

Digitaliséring

138.784

153.165

152.263

190.689

Dienstverleningsovereenkomsten

125.823

161.605

87.,875.

144.448

Zakelijke dienstverlening

247.004

234,901

71.160

209.320

595.188

689.040

410:188

643,827

Doorbelaste salariskosten

1.372.071

1-.367-,864

1.337.942

1.351.558

Totaal lasten programma informatie en, kennis

1.967.259

2.056.903

1.748.130

1.995.385

-331.877

-315.977

-121.527

-292.936

-331.877

-315.977

-121.527

-292.936

-331.877

-315.977

-121.527

-292.936

1.635.382

1.740.926

1.626.603

1.702.449

Baten Opbrengsten iakeluke dienStverlening

Totaal baten programma informatie en kennis Incidentele baten en lasten Saldo programma informatie en kennis

JaarverantwoorOing 2022 Zeeuws Archief

2e wijziging Realisatie

begroting

Begroting

Realisatie

2022

2021

€

Programma publieksbereik Lasten programma publieksbereik infocentrum

186.315

181.254

76.123

136.577

Website

89.165

95.543

93.878

84.085

Educatie

4.105

4.250

4.000

1.709

Externe communicatie

15.542

56.803

14.000

12.463

295.127

337.850

188.001

234.835

900.558

889.680

803.615

769.322

1.195.685

1.227.530

991.617

1.004.157

-14.398

Doorbelaste salariskosten Totaal lasten prograrnma,publieksbereik Baten programma publieksbereik infocentrum

-9.551

-9.235

-5.000

Website

Educatie

-1.661

-1.500

-80

Externe communicatie

Totaal baten programma publieksbereik Incidentele baten en lasten

Saldo programma publieksberéik

-956

-290

-12.169

-11.025

0 -5.000

-15.000

-522

-12.169

-11.025

-5.000

-15.000

1.183.516

1.216.505

986.617

989.157

•

Jaarverantwoording 202/Zeeuws Archief

2e wijziging Realisatie

begroting

Begroting

Realisatie

2022

2021

€

Bijdrage. Nationaal Archief

-1.388.240

-1.336.951

-1.305.759

-1.336.950

Bijdrage Nationaal Archief: huur/beheer en onderhoud

-1.855.163

-1.761.945

-1.727.023

-1.761.945

Bijdrage DTR/2*€ 50.000+eenmalig € 100.000

-150.000

-153.666

Bijdrage Middelburg

-520.015

-500.785'

-489.383

-500.785

Bijdrage Middelburg: e-Depot

-79.099

-39.550

Bijdrage Veere

-149.831

-144.290

-141.005

-144.290

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdragen

Bijdrage Veere: e-Depot

-36.204

DVO Provincie Zeeland

-675.502

-666.293

-657.743

DVO Provincie Zeeland: e-Depot

-121.216

DVO Waterschap

-339.557

-334.929

-330.630

DVO Kapelle

-34.653

-34.180

-33.742

DVO Terneuzen

-394.362

-388.986

-383.994

DVO Terneuzen: e-Depot

-103.926

-77.945

DVO Vlissingen

-257.123

-253.618

-250.363

DVO Schouwen-Duiveland

-449.338

-443.212

-437.525

DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot

-64.020

DVO Tholen: e-Depot

-48.308

-6.666.557

-6.497.279

-6.158.062

-6.378.875

Gemeente Middelburg

-9700

-9.700

-9.782

-9.445

Gemeente Veere

-2.366

-2.386

-2.304

Depotverhour

-710

-716

-691

-1.184

-1.194

-1.152

Suikerunie

-235

-237

-229

Zeeuwse Ombudsman

-237

-239

-230

Veiligheidsregio Zeelagl

-879

-886

-856

-15.310

-15.440

-14.907

Walcherse archeologische dienst

-11.853

-11.772

-11.541

RIAS

-35.666

-35.337

-33.313

Art in Print

-15.707

-15.000

-7.647

-63.226

-62.109

-52.501

-16.829

-53.053

VZG

JI.Jtid

Verhuur kantoorruimte

Rentebaten Rentebaten Overige baten Verrekening BTW

-59.904

-75.000

-50.000

Eindafrekening projecten

-145.609

-156.000

-90.000

4.916

4.687

-1.163

-200.596

-226.313

-140.000

-54.216

-92.682

-7.055.199

-6.802.128

-6.375.611

-6.500.500

Overige baten en lasten

incidentele baten en lasten

Totaal overzicht algemene dekkingsmiddelen

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

2e Wijziging Realisatie

begroting

Begroting

Realisatie

2022

2021 €

€

Overzicht 'overhead Overige personeelskosten Uit2endkrachten Bovenwettelijke uitkering

WIA/WAZO uitkering

14.312

16.000

13.000

15,638

-18.395

Doorbelaste kosten

-16.974

-16.000

-14.4Ó6

-14.766

Verzorging salarisadministratie

24,878

24.693

23.691

24.071

ARBO

12.368

10.901

9.000

8.753

1.600

1.596

938

34.354

28.211

47.500

47.746

Ondernemingsraad Opleidingskosten, incl. reiskosten 8edrijfOulpverlérting Reiskosten woon-w&kverkeer inhuur externe.bureaus Overige

4.794-

6.500

6.000

4.984

.27.837

26.000

15.000

19.325 34.462

26.775

24.300

46.000

21.662

128.345

122.205

147.381

144.417

Huur Huur aan Rijksgebouwdienst

380.347

380.000

379.533

380.347

380.000

379.533

Onderhoud tuin

3.729

5.000

4.500

4.934

Onderhoud kantine

8.978

8.250

8.000

5.124

882

900

844

Gas

49.439

58.450

60.000

68.450

Electra

50.454

52.500

42.500

58.076

Water

803

1000

800

932

101.008

104.650

111.300

103.340

Huisvestingskosten

Zakelijke lasten

Schoonmaak Beveiliging

20.525

21.106

23,500

19.297

235.816

251.856

251.500

260.997

Onderhoud gebouw eh installaties

733.842

747.163

574.405

799.193

Automatiserings- en licentiekosten

1.558

1.300

2„087

Assurantiékosten

24.386

.24.386

11,791

Hulsvesbngskosten beheer en onderhoud

6.776

Dotatie voorziening beheer en onderhoud

inhuur externe bureaus

1:855.163

1.761.945

1.727.023

1.761.945.

Onttrekking voorziening beheer eh ohcferhoud

-1.283.377

-1.298.537

-1.085.400

-1.340.383

1.331.572

1.236.515

1.217.328

1.263.704

Huur en onderhoud kantoorrhachines

13..752

13.225

14.500

13.494

Kantoorbenodigdheden

1.978

3.500

3.722

Telefoon- en portokosten

21.251

22.500

23.870

22.607

Orgánisgtiekostén

Automatiseriligs-, ihternet- en:licentiekosten

144.237

149.863

154.078

14-8.085

Reisdeclaraties medewerkers

12.053

7:500

10.000

5.591

Representatiekosten

5.381

4.000

2.806

Kosten bestuur Zeeuws Archief

.3.372

4.500

5:500

4.629

Assurantiekosten

10.343

9.500

j:831

9,864

Accountant

25.425

25.000

17./51

18.007

Overige inhuur externe bureaus

41.960

54.600

6.000

Cultuur historische activiteiteni Middelburg

5.363

5.1.65

5.020

5,165

Bankkcisten

1.987

1.900

1.300

1.873

Overige

7.849

9.905

5.390

11.362

294.951

311.159

260.740

247.205

Jparv,erantwoording 2022 Zeeuws'Arthiéf

2e wijziging Realisatie

begroting

Begroting

Realisatie

2022

2021,

€

13.810

17.271

13.810

17.271

Kantoorinrichting

14.209

14.491

13.719

13.442

Kantine inrichting

2.584

.1.295

893

Automatisering

44.786

47.481

40,604

42.703 2.773

Rentelasten .25-jarige annuïteitenlening

Overige afschrijvingskosten

Software

2.904

2.510

Diverse apparatuur

4.859

4.624

807

69.341

70.795

58.533

60.618

Doorbelaste salariskosten

817.096

823.207

774.540

797.424

Totaal overzicht overhead

3.271.278

3.209.894

3.101832

3.171.170

Vennootschapsbelasting

5.707

1.000

15.000

5.707

Vennootschapsbelasting

5.707

1.000

15.000

5.707

10.000

15.000

236.665

-171.040

-153.666

19.593

Onvoorzien Totaal saldo van baten en lasten ReServés, Dotatie "aan algemene reserve

96.000

Dotatie aan bestemmingsreserve programmagelden

Dotatie aan bestemmingsreserve behoud

Dotatie aan bestemmingsreserve digitalisering

Dotatie aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering

Dotatie aan egalisatiereserve

Dotatie aan besternmingsfonds hUurbijdrage

Onttrekking algemene reserve

Onttrekking aan bestemmingsreserve personeel

Onttrekking aan bestemmingsreserve programmagelden

-153.666

Onttrekking aan bestemmingsreservelehoud

-72.040

Onttrekking aan bestemmingsreserve digitaliserihg

-145.000

Onttrekking aan bestemmingsreserve,bedrijfsvoering

-50.000

Onttrekking egalisatiereserve ivm niet,gecomp. huurverhoging

Onttrekking aan bestemmingsfonds huurbijdrage

96.000

-171.040

-153.666

140.665

19.593•

Dotatie aan bestemmingsreserve personeel

Resultaat

•

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

NADERE TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING In deze toelichting wordt nader ingegaan op de verschillen tussen de realisatie 2022 en de 2e wijziging begroting 2022. Programma beheer De lasten van het programma beheer zijn bij conserveren en restaureren hoger orndat de ingehuurde uitzendkrachten meer werkzaarnheden hebben verricht voor de partners in de regeling dan is begroot, Bij het e-Depot zijn, de lasten lager omdat de verschillende werkzaamheden voor de verdere implementatie van het e-Depot en het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten doorschuiven naar 2023. Programma informatie en kennis De lasten voor primair toegankelijk maken zijn lager omdat de inhuur voor inventarisatie voor het grootste gedeelte doorschuift naar 2023. Daarnaast zijn ook geen grote werkopdrachten aan De Ree opgedragen. Voor wat betreft de lasten voor nader toegankelijk maken zijn er geen kosten gemaakt voor het publiceren van dejoldatabase en: het inhuren van De Ree voor bepaalde bewerkingsacties op het gebied van beeld. De database is niet gepubliceerd en voor beeld wordt in 2023 een nieuw plan opgesteld. Verder zijn de kosten voor de inhuur van een datascientist in verband met linked open data lager dan begroot. De lasten voor digitalisering zijn lager dan begroot omdat geen extra groot beroep is gedaan op De Ree voor het koppelen en inlezen van gedigitaliseerd materiaal.

De lasten voor dienstverleningsovereenkomsten zijn lager dan begroot omdat de ingehuurde uitzendkrachten voor behoudswerkzaarnheden in het laatste kwartaal minder zijn gaan werken. Ook heeft er een verschuiving plaatsgevonden naar behoudswerkzaamheden voor de partners in de regeling. Als gevolg hiervan zijn er ook minder lasten voor de aanschaf van gebruiksgoederen voor conserveren en restaureren. De, opbrengsten voor zakelijke dienstverlening zijn hoger omdat pas in het vierde kwartaal opdracht werd gegeven voor het KPI-onderzoek voor Sluis, waardoor het niet meenomen kon worden in de 2e wijziging begroting 2022. Programma publieksbereik De laSten van het programrna publieksbereik zijn hoger voor het inforrnatiecentrurn in verband rnet hogere kosten voor inhuur co0rdinator publieksbereik op detácheririgsbasis. De lasten voor de, website zijn lager dan begroot door lagere kosten voor werkzaamheden aan de website zelf. De lasten voor externe cornmunicatie zijn lager dan begroot Omdat het geplande magazine doorschuift naar 2023. Algemene dekkingsmiddelen Dé algemene dekkingsmiddelen zijn hoger clan begroot omdat in de 2' wijziging nog geen rekening gehouden kon worden met dè indexering van de bijdragen. Het door het Rijk gehanteerde indexeringspercentage is pas bekend geworden na de vaststelling van dé 2e wijziging begroting.

0p 1 januari 2023 ontving hèt Zeéuws Archièf rentebaten op de rekening van het schatkistbankieren. Hier is in de 2e wijziging begroting geen rekening mee gehouden. De overige baten zijn lager dan begroot doordat bij de 2e wijziging begroting tén aanzien van de verrekening BTW er vanUit is gegaan dat overeensternrning met de belastingdienst zou worden bereikt over het percentage waarmee gerekend mag worden: Uitgangspunt is dat dit percentage Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

hoger moet zijn dan het bestaande percentage omdat het Zeeuws Archief steeds meer dienstverleningsovereenkomsten heeft afgesloten. De gesprekken met de belastingdienst zijn nog gaande. De verwachting is dat met terugwerkende kracht vanaf 2017 BTW teruggevorderd kan worden. De incidentele baten betreffen de verwachte vennootschapsbelasting inclusief voorschotbedragen van de jaren 2019 en 2020. In 2022 zijn de definitieve aanslagen over deze jaren binnengekomen en bleek voor beide jaren de verschuldigde vennootschapsbelasting € 0,- te zijn. De in 2019 en 2020 voorgeboekte kosten zijn in 2022 als incidentele baten afgeboekt. De betaalde voorlopige aanslagen zijn in 2022 teruggestort. In 2022 is overlegd met de belastinginspecteur over de optimalisatie van dë. BTW-positie. Dit heeft februari 2023 geresulteerd in toegezegde teruggaven over de jaren 2017 en 2019 voor een bedrag van € 55.857,- in totaal. Deze baten moeten worden verantwoord in het jaar waarop zij bétrekking hebben danwel het eerste jaar dat nog niet is afgerond. Derhalve worden deze in februari 2023 ontvangen ontvangsten in het boekjaar 2022 verantwoord.

Overige personeelskosten De overige personeelskosten zijn hoger dan begroot doordat een medewerker alsnog een opleiding kon volgen die in eerste instantie niet door zou gaan. Daarnaast zijn de reiskosten woon-WerkVerkeer hoger. Een aantal medewerkets ontvangt:een vaste reiskosten woon-werkverkeer en een:aantal declareert maandelijks de daadwerkelijk,gemaakte reizen woon-werkverkeer gelijktijdig met de thuiswerkvergoeding . Er zijn afspraken gemaakt over een patroon thuiswerken- op locati'e werken, maar daar wordt vanaf geweken als•dat nodig is voor het werk. Daarnaast zijn de kosten voor het afscheid van medewerkers die met pensioen zijn gegaan hoger dan 'begroot, echter is het verschil lager doordat de eihdejaarsbijeenkomst geannuleerd werd vanwege het overlijden van een medewerker. Huisvestingskosten Voor de huisvestingskosten was een hoger bedrag begroot voor gas en elektra. Het verbruik was in 2022 echter lager dan verwacht door de zachte winter en mede door allerlei duurzaamheidsmaatregelen. Zoals ledverlichting in de depots, studiezaal, archiefcafé en receptie, het investeren in de software voor het regelen van de depots en het lager instellen van de thermostaatknoppen van de verwarmingen.

Huisvestingskosten beheer en onderhoud De huisvestingskosten voor beheér en onderhoud zijn hogér dan begroot doordat vanwege de indexering van de bijdrage een hoger bedrag wordt gedoteerd aan dè voorziening beheer en onderhoud. Organisatiekosten De organisatiekosten zijn lager dan begroot omdat minder inhuur van een extern bureau nodig was voor het.opstellen van het beleidsplan informatiebeheer en het informatiebeheerplan.

Jear'verantwperding 2022,Zeepws Archief

WET NORMERING TOPINKOMEN Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in werking getreden. Bij het Zeeuws Archief is voor de topfunctionaris en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Hetzelfde geldt voor de leden van het algemeen en dagelijks bestuur: ,

naam

fUnttie

-} ---1 i

•

beloning plus beloningen Totaal—lindividuee l belastbare betaalbaar toepasselijke onkosté miergoeding op termijn* bezoldigingsmaximum 2022

——

2022

beloning plus beloningen belastbare betaalbaar onkostenvergoeding op term ijn*

2022

2021

Totaal

2021

:2021

J.J, Aalberts tot 15 rnei 2022

IpTenningrfieeSter AB én DB

n.v.t.

€

21.600

n.V.1

n.V.t

C. Dekker tot 15..rnei-2022 r - _[E. Srnit per 15 mei 2022

i lid AB

n.V.t.

n.v.t.

€

21.600

n:vit,

n.v.t

lid.AB en DB

n.v.t.

n.v t.

n.v.t.

€

21.600

n.v.t.

n.v.t

IR. Schonis per 15 mei 2022 — - -• _ --K/1.kit D. Verrnueiper 1 januari 2022

lid AB — —• - !lid AB

n.v.t.

€

21.600

n.v.t

€

21.600

n.v.t.

P-V,1 n.v.t.

IRJ. van der Zwaag

1-lid AB en DB

n.y.t.

n.v.t.

€

21'.600

n.v.t.

1_FAN. Weisglas

lid AB.

J.L. Kool Blokland

n.v.t. €

1.428

€

21.600

€

705

n.vA. €

705

_foorzitter AB eh DB --

€

1.944

n.v.t. €

1.944

€

32.400

€

2.407

n.v.t. €

2.407

voorzittar AB en DB ; Idirecteur l — —

n.v.t.

€

32.400

€

1.531

n.v:t. €

1.531

€

117.020

23.012

€ 140.031

€

216.000

€

111.930

n.v.t.

• ';

_ _ .

n.v.t n.v.t.

1.428

€

-----

*Betreft w erkgeversdeel perisioehVoor2iening _

n,‘Lt.

€

l A.J: Koppejan,per 1 januari 2022 van r

lid naar voorzitter G.W. van MOhtfránš-Hartrnan tot 1 januari 2022

n.v.t.

€

22.642 F€ 134.572

-f

---I~

De duur en omvang van het dienstverband van de directeur was van 1-1-2022 t/m 31-12-2022 o.b.v. 1,0 fte. •

74 Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

VASTSTELLING VAN DUAARREKENING Deze jaarrékening is opgesteld door het dagelijks bestuur van het ZeeuWs Archièf en wordt vergezeld van een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het dagelijks bestuur van. het Zeeuws Archief heeft de jaarverantwoording tijdens de vergadering 27 maart 2023 behandeld en naar de partners van de regeling gestuurd.

RESULTAATBESTEMMING Regeling resultaatbesternrning Artikel 22 van de gemeenschappelijke regeling van het Zeeuws Archief bepaalt dat ee batig sáldo kan worden bestemd voor vorming of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten en de minister. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdragen uitgekeerd aan de gemeenten en de minister. In de gewijzigde regeling 'Zeeuws Archief' staat in artikel 22 lid 1 dat de reserve in enig jaar niet meer bedraagt dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen en in artikel 22 lid 3 dat het negatief eigen vermogen in enig jaar niet meer bedraagt dan vijf procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar. Voorstel bestemming van het resultaat 2022 Het dagelijks bestuur stelt voor het positieVe saldo van € 140.665,- als volgt te verdelen: • Toevoegen aan een voorZiening voor het verlofsparen vanaf 2023 een bedrag van € 84,808,• Toevoegen aan de bestemmingsreserve digitalisering een bedrag van € 55.857,-

75 JaarverantWoordihg 2022 Zeeuws,Archief

accountant & adviseurs CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief A. Verklaring over de jaarrekening 2022

Iijcse

Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2022, op pagina 54 tot en met pagina 75, van het Zeeuws Archief te Middelburg gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van het Zeeuws Archief per 31 december 2022 en van het resultaat over 2022 in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling tot stand zijn gekomen. De jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2022; 2. de staat van baten en lasten over 2022; en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van het Zeeuws Archief (vastgesteld op 14 december 2012) en het controleprotocol WNT 2022. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie "Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening". Wij zijn onafhankelijk van het Zeeuws Archief zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags-en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Materialiteit De bij de controle toegepaste materialiteit bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale kosten inclusief toevoegingen aan reserves. Deze materialiteit is ontleend aan het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van het Zeeuws Archief (vastgesteld op 14 december 2012).

Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.

lijcse Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT- plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat het jaarverslag andere informatie, die onder andere bestaat uit: de programmaverantwoording andere informatie zoals vereist door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de informatie in het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijking bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720.

Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarverslag in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). C.

Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening

Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met de in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor de Financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde bedragen. Dit houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en de met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. In dit kader is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.

Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de organisatie in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel

lijcse moet het dagelijks bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het dagelijks bestuur het voornemen heeft om de organisatie te liquideren of de bedrijfsactiviteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de Organisatie haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen.

De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: het identificeren en inschatten van de risico's dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.

Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door de directie en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de organisatie haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies

lijcse zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een organisatie haar continuïteit niet langer kan handhaven; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.

Wij communiceren met de met governance belaste personen onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Middelburg, 29 maart 2023

Rijkse accountants & adviseurs M. Baas MSc RA

SPEFICIATIE MATERIËLE VACTE ACTIVA [-SPECIFICATIE MATIERBELE VASTg ACTIVA 1

1 aanschafi waarde

investeringen

1-1-2022

2022

afboeking volledige afschrijving

aanschaf, waarde

—1---2022

efsChrijvingt carnalatieve afSchripiná % afschrijving

31-12-2022

1-1-2022 - 1

afboeking volledige afschrijving

cumulatieve afschrijving

2022

31-12-2022

2022

boekwaarde boekwaarde

1-1-2022

31-12-2022

Materiële vaste activa inrichting kantoor_ DppotinhOhting,

€ 145.814 € € 1.017.484 €

5.804

Apparatuur diversen

€

Inrichting restauratie en behoud

€

19.139

€

41.408

€

20 10

€

35.676 7.050 41.408

€

9.440

€

15.881.

€ -772 € - --€ -19.925 € € -77.550 €

29.605 -

10 10

€

2:971 € 5.028 €

12.795 -

10 10

€

151.618

€

1.017.484

16.537

€

€ €

€

7.050 €

ApparatuUr studiezaal en kantoor

10 4

€ €

€

inrichting kgntine

' €

8.930 €

6.951

inrichting studiezaal

r€ €

27.002 € 772 €

2.603 €

Expositieruirrite Apparatutg rWOratiè en behbud

€

32.720

Digitaliseren bestanden BS

77.550 €

I€

299:890

Hardwiare 5 jaar SoftW,are,5 j?ar

Totaal _ _ materiële vaste activa ---

€

€ 103.803 I € € 1.781.562 €

24.611 € 12.870 € 69.376 €

35.982 € 879.755 € 1A58 € 1.469 €

14.795 € 40.699 € 4.859 € 705 € 8.282 €

€

50.777 €

109.831

_ _

€

920.453

€

137.729

€

97.031

6:317 €

17.681

€

29.359

€

2.174

5.581

€

4.876

€

€ € -772 €

31.967 € 5.959 € 21.973 €

23.686 I 10.326

€

2.584 € 2.895 € €

17.722 € 5:555 € 7.924 € €

€

26.875 € 77.550 €

1.280 € €

-19.925 € -77.550 €'

8.229 € €

-7.994 € € -106.242 r €

198,410 € 76:850 € 1.294.409 €

5.846 € € 152.177 €

€ -

€

772

€

-7.994

€

316.506

€

147.71'3

€

58.692 €

€

116.674

€

27.794 >'€

-106.242 €

1.744.697

49.055 € 1.238.069 €

€

162.584 €

€

100.841

21.681

€

54148 € 543.494 €

.4.566

118.096 39.824 450.288

•

• •

' atwoording 2022 Zeeuws Archief

80:

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12847168/1