23-058 Bijlage 1. Jaarrekening en jaarverslag 2022 Zeeuws Archief

ZEEUWSARCHIEF Hofplein 16 • Postbus 70, 4330 AB Middelburg (0118) 67 88 00 • info@zeeuwsarchief.nl - www.zeeuwsarchief.nl

i

0 zaaknr::: c.1/.:.;g:ciria:[ i —

.aj . t r Aan de raad van de gemeente Middelburg Postbus 6000 4330 LA MIDDELBURG

Ons kenmerk Onderwerp Bijlage Behandeld door

0 -- -

4 1:21 2023

typO.

tdCt‘. if zè e .r~., .

. ga is . b

0 2 .C' ,

sck.r'25 --1 —~~ tt

`- a,11Pn

: A-057/2023 : jaarverantwoording 2022 :1 : A. Groenewegen

Middelburg, 31 maart 2023

Geachte raad, Hierbij ontvangt u de voorlopige jaarverantwoording 2022, vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid afgegeven voor onze accountant. Het algemeen bestuur is voornemens de jaarverantwoording inclusief bestemming van het resultaat, gehoord de deelnemende partners in de regeling, tijdens de vergadering van 10 juli a.s. vast te stellen. Met vriendelijke groet, namens het dagelijks b /

Dr. J. . ool-Blokland directeur

tuur,

/

•

J

,

•

• •

Zeeuws Archief

o.

Jaarverantwoording 2022 •

•

Middelburg, :27 maart 2023

Jaarverantwbording 2022 Zeeuws Arthief

1

Inhoud Jaarverslag 2022

3

Inleiding

4

Programma Beheer

6

Programma Informatie en Kennis

14

Programma Publieksbereik

25

Overzicht algemene dekkingsmiddelen

42

Overzicht overhead

43

Overzicht vennootschapsbelasting

43

Overzicht onvoorzien

43

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

44

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen

47

Paragraaf Verbonden partijen

49

Paragraaf financiering

50

Paragraaf bedrijfsvoering

52

Jaarrekening 2022

54

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

2

Jaarverslag 2022

•

•

•

•

Jaarverantwoording Z022 Zeeuws Archief

3

Inleiding Het jaar 2022 was Voor het Zeeuws Archief een jaar waarin weer vrijwel als vanouds gewerkt kon worden, zonder beperkingen van de COVID-pandemie. Wat blijft zijn de grotere digitale mogelijkheden voor Vergaderen en voor thuiswerken. De organOtie maakt daar regelmatig gebruik van. Er zijn richtlijnen opgesteld voor de mogelijkheid om thuis te werken en middelen aangeschaft om hybride te kunnen overleggen. De vrijwilligers zijn weer volop aan het werk op de verschillende locaties. De studiezalen in Zierikzee, Middelburg en Terneuzen zijn veel bezocht. De dienstverlening door het Zeeuws Archief is steeds van goed niveau gebleven. Wel ziet het Zeeuws Archief dat de toename van aanvragen voor digitalé archiefstukken — wat in de lockdown periodes gedurende de COVIDpandemie de enige weg was om stukken te, kunnen bestuderen — een blijvende vraag is, ook nu er geen beperkingen in dé mogelijkheden van bezoek meer zijn. Het Zeeuws Archief zal zich gaan beraden hoe daar in de toekomst nog meer dan nu het geval is, aan tegemoet kan worden gekomen, ondanks het feit dat in 2022 de mogelijkheden voor aanvragen van digitale documenten al is verruimd. In de uitvoering van het beleidsplan van het Zeeuws Archief zijn grote stappen gezet. Een belangrijke versnelling was de keuze voor en aanbesteding van een eigen e-Depot applicatie.

Dit was de consequentie van de voorgenomen terugtreding van OCW uit de GR Zeeuws ArChief. In goed Overleg rnét OCW hèbben de RHC's besloten orn ieder een eigen e-Depot faciliteit aan te schaffen en in te richten. Zij hebben daarvoor eenmalige financiële middelen van OCW ontvangen. Voor het Zeeuws Archief is dit een goede stap. Daardoor kan meer maatwerk worden geleverd voor de decentrale overheden. De ambitie van het Zeeuws Archief blijft onvérminderd om alle Zeeuwse overheden aan te sluiten op het Zeeuws e-Depnt. In 2022 is een grote hoeveelheid informatie van overheden in het e-Depot opgenomen. Een nieuwe aansluiting op het e-Depot was de gemeente Middelburg in 2021, waarvoor in 2022 alle informatie uit het zaaksysteem in zijn geheel is opgenomen in het e-Depot. Andere overheden volgen. Ook in publieksbereik heeft het Zeeuws Archief veel gedaan. Diverse grote en veelgevraagde archieven zijn gedigitaliseerd, een grote fotocollectie en een videocollectie is ontvangen, de mogelijkheid voor archiefbankaanvragen, is uitgebreid. In de media is het Zeeuws Archief veel zichtbaar geweest met de twee in het beleidsplan genoemde speerpunten 'water' en 'slavernij en slavenhandel'. •

Voor het thema slavernij heeft de directeur van het Zeeuws Archief landelijk een bijdrage geleverd aan het adviesrapport voor DNB, aan het Zeeuwse initiatief voor de oprichting van een kenniscentrum slavernijverleden Anton de Kom, en aan diverse andere initiatieven. Ook heeft het kabinet op 19 december 2022 de kabinetsreactie gegeven op het rapport Ketenen van het Verleden (2021), opgesteld door het Adviescollege Slavérnijverleden ën Doorwerking, waarin de directeur betrokken was. Tevens zijn er diverse werkbezoeken van instellingen en bewindslieden rondom slavernij en slavenhandel geweest. •

Wat het thema 'water' betreft heeft het Zeeuws Archief de toekenning van de UNESCO van nationaal erfgoed in de categorie documentaire werken ontvangen voor het archief van de Deltadienst van Rijkswaterstaat, de archieven van Johan van Veen en de bienst Droogmaking Walcheren. Ook is veelvuldig meegewerkt aan provinciale en landelijke radio- en televisieprogramma's, zoals programma's van Omroep Zeeland, Verborgen Verleden, Evenblij en Dijkstra ter Plekke, Onvoltooid Verleden Tijd (OVT) en de serie Het Water KOmt, over de waterSnoodramp van 1953. Het Zeeland

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

4

Nazomèr Festival heeft informatie van het Zeeuws Archief gebruikt om een voorstelling over een ontvluchte slaafgemaakte te maken, getiteld Leonora. De hoge energielasten als gevolg van de oorlog in de Oekraïne hebben een grote weerslag op de bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief, hoewel zich dat pas, echt in 2023 zal manifesteren. Dankzij de eerdere investering in zonnepanelen zijn de elektriciteitslasten verminderd. Tevens dragen daar de andere besparende energiemaatregelen aan bij. De gasprijzen stijgen echter zeer aanzienlijk en het historische gebouw is niet geïsoleerd. Het Zeeuws Archief heeft opdracht gegeven tot een onderzoek welke maatregelen kostenefficiënt zijn om het historische gebouw beter te isoleren en het gasverbrUik te verminderen. De gesprekken met OCW over de ontvlechting van het. Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen van de RHC's zijn gecontinueerd. Nadat al eerder door de aftredende minister drs. A. Slob Op 15 december 2021 de bevestiging van de bestuurlijke afspraken was vastgelegd, is de verdere uitwerking ter hand genomen. Staatssecretaris dr. G. Uslu, als opyplger van minister Slob, heeft ingestemd om te komen tot een bestuurlijke afspraak tussen OCW en de besturen van de RHC's. Die zal in 2023 verder worden uitgewerkt. Vooralsnogis de beoogde datum voor invoering van de nieuwe Archiefwet 1 julï2024.

Vervolgens heeft de staatssecretaris het voornemen voor uittreding van OCW uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC's gesteld op 1 januari 2025. Het Zeeuws Archief onderzoekt de mogelijkheden voor toetreding van nieuwe Zeeuwse partners tot de gemeenschappelijke regeling ZeeuWs Archief. In 2023 zal dit verder worden uitgewerkt. Het bestuur van het Zeeuws Archief bestaat uit drie rijksbestuurders en drie gemeentelijke bestuurders. Voorzitter was drs. A.J. Koppelen. Als nieuwe rijksbestuurder in het algemeen bestuur is per 1 januari 2022 toegetreden mevrouw mr. M. Vermue-Vermue, burgemeester van Sluis. Als gevolg van de gemeenteraadsverkielingen en de daarUit volgende wisseling in het college, is de samenstelling van het bestuur ook gewijzigd. De vertegenwoordigers van Middelburg zijn vanaf half mei de heren drs. R.A.J. Schonis en mr. E. Smit geworden. Zij vervingen de heren ir. J.J. Aalberts en Chr. Dekker. De vertegenwoordiging van Veere is niet gewij2igd. Het dagelijks bestuur bestaat derhalve vanaf medio mei 2022 uit de heren Koppejan, Van der Zwaag en Smit. Het Algemeen bestuur bestaat uit de heren drs. A.J. Koppejan (Rijk), drs. F.W. Weisglas (Rijk), drs. R. van der Zwaag (Veere), mr. E. Smit (Middelburg), mr. ing. R. Schonis (Middelburg) en mevrouw mr. M. VermueVermue (Rijk).

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

5

Programrna Beheer •

Wat was het doel? Onder het programma Beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en Collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de werkzaamheden in het kader van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties vande gerneehten Middelburg en Veere. Ook in 2022 was het doel om alle stukken zo te behouden en beheren, dat alle informatie vind- en raadpleegbaar is. Wat hebben we ervoor gedaan? Inrichting depot en klimaatbeheersing De depots van het Zeeuws ArChief bevinden zich in Middelburg, Vlissingen, Zierikzee en Térneuzen. Dit jaar zijn als gebruikelijk voor ieder depot van het Zeeuws Archief kiemgetalmetingen uitgevoerd en is actie óndernomen indien dit nodig was. Tevens zijn alle depots elk kwartaal schoongemáakt én heeft er regelmatig een visuele controle plaatsgevonden en worden alle depots gemonitord op ongedierte. in het depot in Vlissingen zijn preventief gaten in de wand dichtgemaákt, kieren langs plafonds en vloerplinten dicht gekit en zijn de poreuze wanden dichtgeverfd om te voorkomen dat insecten rnakkelijk binnenkomen. Nieuw binnengekomen archieven werden bemonsterd, waarbij nergens schimnielgroei is gevonden. Wel i's er handmatig het nodige schimmelresidu verwijderd.

Voor externe partijen (de gemeente Terneuzen, het Museum de Schotse Huizën en het depot van de gemeente Veere waar de stadhuiscollectie zich bevindt) zijn depots gecontroleerd en zijn adviezen gegeven. Voor het depot van de gemeente Veere is een plan van aanpak opgesteld dat in 2023 zal worden uitgevoerd.

-

Voor het binnenklirnaat in de depots in Middelburg IS software aangeschaftwaarmee de temperatuur- en relatieve vochtigheidscontrolè dynamisch wordt uitgevoerd. Door gebruik te maken van algoritmen is sprake van een minimale energievraag. Het grote voordeel is dat de drie depots in tegenstelling tot voorheen niet meer 24 uur per dag 365 dagen per jaar continue in bedrijf staan om te zorgen dat de temperatuur 18 graden is en de luchtvochtigheid 50%. Op het moment dat er een behoefte is vanuit de depots om de waardes die zijn vastgelegd in de archiefregeling te handhaven zal het klimaatsysteem in werking worden gesteld. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van de bandbreedtes die binnen de archiefregeling genoemd worden. Voor de aanschaf van het systeem is een eenrnalige investering gedaan. Daarnaast zijn er jaarlijkse abonnernentskosten waarvan het Zeeuws Archief echter 50% betaalt totdat het systeem heeft bewezen dat het energie bespaart. Restauratie en behoud Orn de diverse werkzaamheden uit te kunnen voeren zijn vanaf rnei 2022 twee uitzendkrachten ingehuurd. Samen met de restaurator, de twee behoudsmedewerkers en twee medewerkers eerstelijnsconservering is gewerkt aan onder-Staande zaken. De populariteit van deArchiefbank was ook bij Restauratie en behoud te bemerken. Via de Archiefbank kornen steeds meer digitaliseringsverzoeken binnen.

Hierdoor moest er ook het nodige conserveringswerk gedaan worden om de aangevraagde stukken gereed te maken voor digitalisering. In totaal zijn hiervoor 120 stukken gerestaureerd of geconserveerd.

Jáarverantwobrding,2022 Zeeuws Archief

6

In 2022 is er in totaal 500 ml verpakt voor de diverse GR- en DVO-partners. Bij het-verpakken hoort ook het zeer bewerkelijke verwijderen van schimmelresidu en het herinrichten van kasten. Voor het Rijk zijn 350 stuks kadasterkaarten geconserveerd. Voor de provincie Zeeland is de verpakking van het deel van 1813-1850 van het archief Provinciaal Bestuur afgerond, alsmede nog een restant van de bestemmingsplannen 1950-1991. Voor Waterschap Scheldestromen is verder gegaan met de verpakking van de archieven van diverse polders en voor de gemeente Middelburg, met het verpakken van hetarchief van gemeentewerken. Voor de gemeente Veere is verdergegaan met het verpakken van het archief van de stad Veeré. Daarnaast zijn de archieven van de gemeente Gapinge, de gezondheidscommissie Zetel Veere, gemeente Koudekerke en gemeente Hoogelande verpakt. Voor de gemeente Schouwen-Duiveland zijn de bevolkingsregisters, handschriften en diverse kleine gemeenten verpakt. In het depot in Zierikzeè zijn de door het gewicht van de bevolkingsregisterbanden doorgebogen planken verstevigd met u-profielen. Voor de gemeente Terneuzen is verder gegaan met het verpakken van het gemeentearchief 1795-1970. Voor de gemeente Vlissingen zijn de Schèlde negatieven én positjeven herverpakt alsmede het archief van het gerneentelijke Bureau Sociale Zaken Vlissingen.

Ook zijn 80 uitleningen aan het muZeeum Vlissingen uit de lijst gehaald en verzorgd. Verder werd een groot deel van de tijd besteed aan eerstelijns conservering van de digitaliseringsprojecten rechterlijke, archieven Zeeland en Zèeuws Vlaanderen en waterschapskaarten Yerseke en Schouwen. Zie ook hoofdstuk Informatie en Kennis, Digitalisering. •

Daarnaast werd in 2022 een deel van de tijd besteed aan Werkzaamheden die samenhangen met de hieronder genoemde Metamorfozeprojecten. Voor het Metamorfoze-project Zeeuwse Families is de eerstelijnsconservering volgens planning afgerond. Daarnaast is de herverpakking van het Metamorfoze-project Wilhelminapolder uitgevoerd. Buiten het Metamorfoze-project om is van het archief van de Koninklijke Maatschap De Wilhelminapolderongeveer zeven, meter papier dat bij de fabricage toentertijd al van zichzelf zuur was, ontzuurd. Medrnorfoze-proiecten. Koninklijke Maatschap de Wilhelminapolder Met behulp van financiering van het landelijke programma Metamorfoze is in 2020-2022 het archief van de Koninklijke Maatschap De WilhelminapOlder en tevens diverse.meestoofarchieven van andere archiefdiensten geconserveerd en gedigitaliseerd. De images zijn online beschikbaar op de website van het Zeeuws Archief en op Archieven.nl. Het project is in 2022 (financieel) volledig afgerond en in 2023 heeft de feestelijke afsluiting plaatsgeyonden. Zeeuwse Families In 2022 heeft het Zeeuws Atchief ook het Metamorfoze-project Zeeuwse Families voortgezet. Dit project omvat negen spraakmakende Zeeuwse regentenfamilies, waaronder de familie Clijver en Mauritz uit Vlissingen, farnilie Schorer, Matthias Rous Tak van Poortvliet en Van Doorn. De werkzaamheden hiervoor worden in 2023 afgerond.

Ambachtsheerlijkheden In het laatste kwartaal 2022 heeft het Zeeuws Archief een nieuwe aanvraag ingediend bij bureau Metamorfoze voor het conserveren en digitaliseren van 25 archieven van Ambachtsheerlijkheden in Zeeland. De voorlopige honorering (€ 514.800, -) is toegekend door bureau Metamorfoze. In het eerste kwartaal 2023 wordt de planning en begroting opgesteld en ter goedkeuring verzonden.

Jaarverarítwoordihg 2022"Zeeuws Archief

7

Programma lndisch Erfgoed Digitaal Daarnaast heeft het Zeeuws Archief in het laatste kwartaal van 2022 een aanvraag ingediend bij het Programma Indisch Erfgoed Digitaal. Het programma wordt vanuit het ministerie van VWS gefinancierd in het kader van het project 'Collectieve erkenning Indische gemeenschap in Nederland. Een extra impuls'. Het programma richt zich op het digitaliseren en beSchikbaar stellen van Indische collecties zodat mensen online kunnen zoeken naar de Indische geschiedenis van hun voorouders. Het programma is een samenwerking van bureau Metamorfoze, het Netwerk Oorlogsbronnen (NOB) en het Indisch Herinneringscentrum (IHC). De planning en begroting (€ 32.844, ) zijn goedgekeurd. Het project heeft een looptijd van 8 maanden en zal in 2023 uitgevoerd Worden. Schepenbank Tilburg en Goirle 1408-1811 In 2022'heeft het Zeeuws Archief de werkzaamheden aan de uitvoering van het Metamorfozeprojéct Schepenbank Tilburg en Goirle 1408-1811, in opdracht van het Regionaal Archief Tilburg, afgerond.

e4).epot In 2022 is verder gewerkt aan de ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot en het daarmee verbonden dienstverléningsaanbod voor digitale duurzagmheid voor zorgdragers. De werving van een extra senior specialitt is in 2022 niet gelukt. Het streven is om deze vacature in 2023 wel in te.vulien. Daarnaast is een vacature uitgezet voor een trainee informatiemanagement. 'De verwachting is dat deze in het voorjaar kan starten. Een eigen voorziening voor het Zeeuws e-Depot In de loop van 2021,werd definitief duidelijk dat OC&W de ontwikkeling van de landelijke e-Depotvoorziening, vanaf 2015 onderdeel van het Programma Digitale Taken Rijk (DTR), beëindigt per 2024. Hiermee komt een eind aan de mogelijkheid voor RHC's, om de digital born archieven van hun partners, de lokale overheden, in de landelijke infrastructuur bij het Nationaal Archief onder te brengen. Na een aanbesteding met externe ondersteuning van Van Kaliber is per 1 juli 2022 Preservica Ltd gecontracteerd voor de levering van een eigen SaaS omgeving voor het Zeeuws e-Depot. Het tweede halfjaar van 2022 is besteed aan opleiding en inrichting en begin 2023 kon de eerste opname van digitale archieven van de partners worden gedaan. Daarbij wOrdt werkendeweg nog veel functionaliteit gerealiseerd. Digitaal atelier Voor ontvangst en bewerking in het digitaal atelier is een rnigratieserver ingericht.

De programmatuur voor bewerking en controle van (groté) digitale archieven komt beschikbaar op deze server. Dit is een nieuwe stap in het inrichten van een schaalbáre en veilige werkomgeving voor grote digital born archieven. Start uitfaseren landelijke voorziening De voorbereidingen voor het uitfaseren van de aansluiting op de landelijke voorziening zijn gestart, onder andere door de beëindiging van dé samenwerking met De Ree Archiefsystemen en het Nationaal Archief inzake de Digikoppeling (de beveiligde verbinding conform overheidsstandparden) en de webservices (functionele koppelingen data uitwisseling) tussen Preservica NA en CBS Mais Flexis ZA. De migratie van de in het landelijke e-Dépot opgenomen informatie is voorzien voor 2023.

Jaarverantwoording 2022, Zeeuws Archief

8

Aansluittrajecten. Gemeente Veere Veere heeft het afgelopen jaar gebruikt om de benodigde aanpak in kaart te brengen. In 2022 heeft de gemeente Veere het besluit genomen voor uitbreiding van personeel voor informatiebeheer waardoor er in 2023 weer stappen gezet kunnen worden voor het verbeteren van de digitale . informatiehuishouding. Gemeente Tholen Tholen heeft het afgelopen jaar gebruikt om in Corsa de op te nemen dossiers op orde te brengen en de exportfunctionaliteit van Corsa te implementeren. Het Zeeuws Archief heeft hierbij ondersteund met functioneel ontwerp en testen, om te kornen tot een export die opgenomen kan worden in het e-Depot. Nog in december 2022 is de serie Omgevingsvergunningen ontvangen en opgenomen in het e-Depot. Afspraken zijn gemaakt om in het eerste kwartaal van 2023 alle deelarchieven van Corsa te exporteren en te ingesten in Preservica ZA waarna Corsa bij de gemeente definitief wordt uitgefaseerd. Gemeente Schouwen-Duiveland In het aansluittraject met Schouwen is samengewerkt aan de inrichting en ingebruikname.van de exportfunctie van zaaksysteern.nl. Dit project loopt door in 2023. In het aansluittraject is, afgelopen jaar ook de eerste ervaring opgedaan met het opnemen van een dossier Raadsvergadering vanuit NotuBiz, opgenomen als test in het e-Depot. Dit traject krijgt een vervolg in 2023. De Quickscan is verder opgepakt.

Alle applicaties waarin digitaal archief wordt gevormd, zijn in kaart gebracht en in bijna alle gevallen is de bewaarstrategie benoemd: vernietigings- of beWaartermijn, al of niet en op welke termijn op te nemen in het e-Depot. Gemeente Middelburg Alle zaakdossiers uit Greenvalley/Alfresco zijn zonder verdere bewerking uitgeplaatst in het Zeeuws e-Depot. De zaakdossiers zijn met ondersteuning van kennis en software van Xillio geëxporteerd, waarna ze zijn opgenOmen in het landelijk e-Depot. Door middel van steekproeven die onder begeleiding van het Zeeuws Archief zijn uitgevoerd door DOCFactory, is ér vervolgens zicht ontstaan op de kwaliteit van de inforrnatie en de benodigde bewerking voor overbrenging. ln 2023 wordt dit archief gernigreerd naar de eigen Preservica-omgeving waartoe de gemeente toegang krijgt. Tot die tijd verzorgt het lnfocentrum de beantwoording van vragen vanuit.de gemeentelijke organisatie. Gemeente Terneuzen In 2022 is naar voorbeeld van de aanpak Middelburg het project gestart om alle zaakdossiers uit Greenvalley/Alfresco uit te plaatsen in het e-Depot. De informatie is. door de gemeente Terneuzen deels op orde gebracht en een deel van de te vernietigen dossiers zijn vernietigd. De metadata is gemapt op de software van Xillio. Begin 2023 wordt dit archief opgenomen in de eigen Preservicaomgeving.

Provincie Zeeland De Provincie Zeeland heeft in 2022 ingezet op voorbereiding van de overbrenging van het archief in Corsa. Series zijn in kaart gebracht met de per serie uit te voeren werkzaarnheden (basis voor deelprojecten). Gebleken is dat er nog veel moet gebeuren voordat een export kan worden uitgevoerd. Hieraan wordt verder gewerkt in 2023. Ook is in 2022 gestart met de Quickscan: het in •

Jáarvérahtwoording 2022 Zeeuws,,4rchief

9

kaart brengen van de digitale informatiehuishouding van de Provincie Zeeland. In 2023 wordt verder gewerkt aan dit overzicht en worden bewaarstrategieën per (vak-) applicatie bepaald zodat een aansluitplan kan worden opgesteld. Nieuwe aansluitingen Naast de zeS aansluittrajecten zijn er gesprekken gevoerd en adviezen uitgebracht aan Waterschap Scheldestromen en gemeente Vlissingen, dit ter voorbereiding op de start van hun aansluittrajecten. Relatiebeheer Schouwen-Duiveland Na een periode van onzekerheid door alle coronamaatregelen kon de studiezaal van het Zeeuws Archief in Zierikzee ,in de loop van 2022 weer open voor bezoekers en vrijwilligers. Ook voör de archieven van Schouwen-Duiveland werd het mogelijk de stukken op verzoek te laten digitaliseren via de Archiefbank, een ,gratis service waar veelvuldig gebruik van is gemaakt. In dit jaar werd ook bijgedragen aan de inhoudelijke ondersteuning (in de studiezaal en digitaal) bij onderzoek naar uiteenlopende onderwerpen door bezoekers. Daarnaast is meegedacht met de verschillende musea op het eiland over nieuw in te richten exposities. Ook de gemeente SchouwenDuiveland heeft regelmatig een beroep gedaan op het archief. Verschillende artikelen zijn verschenen in regionale en nationale tijdschriften.

Niet alleen op papier, ook op de website van het Zèeuws Archief zijn enkele verhalen geplaatst die betrekking hebben op de geschiedenis van Schouwen-Duiveland. Sommige van deze verhalen hebben 'aandacht gekregen in de,PZC, Omroep Zeeland en de plaatselijke radio-omroep. Ook zijn de gebroeders,Anker op bezoek geweest voor de opnames van het tv-programma Verborgen Verleden. Relatiebeheer Vlissingen Veel aandacht was er in Vlissingen voor de herdenking van de bevrijding, in 1572. Deze begon op 6 april in èen volle. Sint Jacobskerk en de festiviteiten werden afgesloten op 15 december met de vertoning van een documentaire over de gebeurtenissen in 1572. Gok het Zeeuws Archief heeft hieraan bijgedragen. Andere bijdragen bestonden uit adviezen voor dè herinrichting van het stadhuis, aan het straatnarnencorhité van de gemeente, aan projecten rondom, dè Tweede Wereldoorlog; de monurnentencornmissie, de herinrichting van hèt muZEEum en inlichtingen over allerlei andere onderwerpen. Ook werd geadviseerd over een aantal publicaties over Vlissingen. Daarnaast verzorgde het Zeeuws Archief een drietal lezingen over Vlissingen voor het personeel van de HZ University of Applied Sciences in boekhandel 't Spui en een lezing voor de gemeenteraad over burgerneesters bij de herbenoeming van, burgemeester Van den Tillaar.

Stadhuiscollecties Veere en Middelburg Onder het beheer van de stadhuiscollectiés Middelburg en Veere valt: • het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere; • registratie yan de objecten en, het doen van.onderzoek in en naar de collectie; •

het verzorgen van rondleidingen, lezingen én exposities;

•

het adviseren betreffende conservering, aankóöp eh brUikleen van voorwerpen uit de collectie;

•

het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aaniien van de collecties;

•

het contact OnderhOuden met de Vereniging van M.usea in Zeeland, de Stithting Cultureel Erfgoed Zeeland en Walcherse musea en erfgoedinstellingen.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

10

In het verslagjaar is regelmatig overleg gevoerd met de wethouder cultuur of burgemeester en beleidsmedewerkers cultuur van gemeenten Middelburg en Veere. In dit overleg zijn de rapporten van bureau Raadsaam over het beheer van de gemeentelijke collecties besproken. Nu de huidige stand van zaken van het beheer en behoud van de collectie helder is geworden, zijn er aanbevelingen gemaakt voor de inhaalslag in beheer en behoud van de collectie en wordt een actieplan collectiebeleid gemaakt. Toezicht op het beheer Toezicht wordt uitgeoefend op het beheer van objecten die zijn opgesteld in de locaties: stadhuis aan de Markt in Veere, 'De Schotse Huizen' in Veere, Grote en de Kleine kerk in Veere, oudheidkamer en dorpskerk in Oostkapelle, gemeentehuis in Domburg, museum 'Het Polderhuis' in Westkapelle, streekmuseum in Lizendijke, verenigingsgebouw in Koudekerke, verenigingsgebouw in Vrouwenpolder, museum brandspuithuis in Serooskerke, stadhuis aan de Markt in Middelburg, Zeeuws Archief in Middelburg, Zeeuws Museum in Middelburg, Vleeshal, Middelburg, Stadskantoor/gemeentehuis in Middelburg, stadhuismuseum in Arnemuiden, kerktoren in Arnemuiden, dorpshuis in Nieuw- en Sint Joosland, gemeenteloods Waldammeweg Middelburg, gemeenteloods Kleverskerkseweg, Middelburg, COVRA in Vlissingen—Oost, mijnenmagazijn in Veere restauratieatelier Rijken in Koudekerke.

Incidenteel werd overleg gevoerd met de beheerders van deze locaties over bewaarcondities. Objecten die in 2022 niet geëxposeerd werden, berusten in depots in de oude stadhuizen van Veere en Middelburg, de COVRA in Vlissingen—Oost, het depot van het Zeeuws Archief, het mijnenmagazijn in Veere en de opslag van restauratieatelier Rijken in Koudekerke. Registratie en documentatie In 2022 zijn in het beheerssysteem nieuwe taxatiebedragen, veranderende standplaatsen, nieuwe kennis over herkomst van objecten en restauratieverslagen ingevoerd. Het beheerssysteem van de collectie Veere bevatte op 31 december 2022 7275 records Het beheerssysteem van de collectie Middelburg bevatte op 31 december 2022 1335 records. Specifiek onderzoek is gedaan naar wapenporselein, objecten die een relatie hebben met de Opstand van 1572 en objecten van de voormalige gemeenten Westkapelle en Domburg. In het verslagjaar is voor de database van de verzamelingen van de gemeente Veere en Middelburg gebruikgemaakt van Mais Flexis. De database van de collectie van de gemeente Veere is sinds 2022 ook via de site www.collectienederland.nl toegankelijk. Publieksbereik In 2022 is in samenwerking met het Centrum Beeldende Kunst te Middelburg in het gemeentehuis in Domburg een expositie ingericht.

Voor deze expositie met als titel 'Domburg en Westkapelle 800' zijn objecten uit de collectie Veere gecombineerd met linoleumsneden van de kunstenaar Ronald Mullié. Collectiebeheer •

In 2022 is de langdurige bruikleen van objecten die eigendom zijn van de Stichting Buitenplaats Westhove, het Instituut Collectie Nederland, het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen, de Confrérie van Sint Sebastiaan te Middelburg, het Rijksmuseum Amsterdam en enkele particulieren en instellingen voortgezet.

•

Langdurige uitlening van objecten aan de gemeente Middelburg en Veere, de Stichting Delta Cultureel te Veere, de Oudheidkamer Oostkapelle, de Stichting Polderhuis te Westkapelle, het historisch museum te Arnemuiden, de Grote kerk Veere, het Zeeuws Archief, Stichting Streekmuseum Llzendijke en Stichting 'het oude brandspuithuis' zijn voortgezet.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

11

• •

• • • •

Door een familie uit Zwolle zijn memorabilia van de in 2022 afgebroken gereformeerde kerk van Grijpskerke aán de gemeente Veere geschonken. Ten behoeve van tijdelijke exposities en manifestaties zijn objecten in bruikleen gegeven aan Museum Veere (expositie J.H. Hollestelle) en het Museum voor Oudenaarde en de Vlaamse Ardennen (België) (expositie 'Beestig- dieren op wandtapijten). Ter vervanging zijn twee wandtapijten uit de collectie van dit museum in tijdelijke bruikleen gegeven aan de gemeente Middelburg. Vier schilderijen uit het depot Markt 5 in Veere hebben een permanente plaats gekregen in het gemeentehuis van Dornburg. Klokkenrestaurator Albert de Goeij uit Middelburg heeftde antieke klokken in het stadhuis van Middelburg nagezien.. Twee porseleinen borden uit de collectie van de gemeente Middelburg zijn op verzoek van de eigenaren gerestitueerd. Restaurator Stefan Schelling uit Kamp:erland heeft meubilair in het oude stadhuis van Middelburg geconserveerd.

•

Stoffeerderij de Vos uit Vlissingen heeft de historische stoelen `in het stadskantoor in Middelburg, in bruikleen van het instituut Collectie Nederland, hersteld.

•

Restauratieatelier De Valk heeft een passende berging gemaakt voor de collectie penningen van de gemeente Veere.

•

De ets 'Drie werelden' van M.C. Escher is gerestaureerd door restauratieatelier DeValk en voorzien van een nieuwe lijst door lijstenmaker Joost Roest. Een bijpassend tekstbord is gemaakt door Orionis Walcheren. De bruiklenen van het Zeeuws Museum aan de gemeente Middelburg zijn gecontroleerd en schoongemaakt. Twee bruiklenen zijn verwijderd uit het stadhuiS van Middelburg vanwege het gevaar van vochtschade.

•

lnformatiebeheer Binnen het kader van een langlopend project Sthotten in Zeeland is contact onderhouden met de werkgroep 'Trading Places' van het Nationaal Museum van Schotland in Edinburgh, de universiteiten van Edinburgh en Dundee en het Nationaal Archief van Sehotland. Voor de universiteit van Dundee is een digitale lezing gegeven over Veerse museale objecten en Zeeuws-Schotse archieven. Informatie werd onder, andere gegeven ovér de kunstenaar Sárika Góth, schietvereniging Gapinge, herdenkingen van de Opstand in 1572, Willem vah Oranje, het Rampjaar 1672;begraafplaatsen, straatnamen, Middelburgs zilver, brand van het stadhuis van Middelburg in .1940, de historische ontwikkeling van de stad Veete.

JaarverantWoording 2022 Zeet..Ais Archief

12

Wat heeft dit gekost? 2e wijziging Realisatie

Begroting

Realisatie

Programma beheer

2022

2022

2021

Totale lasten

783.528

854.518

670.856

Totale baten

-60.877

-59.675

-58.432

Saldo

722.651

794.843

612.423

Spefflicatie programma beheer 2e wijziging

Salárislasten programma beheer

Realisatie

Begroting

Realisatie

2022

2022

2021

588.280

596.178

542.701

Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing

51.191

50.699

52.072

- conserveren en reStaureren

44.326

37.502

35.881

0

500

0

99.731

169.639

40.202

195.248

258.341

128.154

- stadhuiscollectie Middelburg

-17,393

-17.050

-16.695

- stadhuiscollectie Veere

-43.484

42.625

-41.737

0

0

0

-60.877

-59.675

-58.432-

0

0

0

722.651

794.843

612.423

- stadhuiscollecties - e-Depot

Baten programma beheer

- e-Depót

Bijondere baten Saldo

•

•

Jagverantwoording 2022 Zeeuws,Archief

13,

Programma Informatie en Kennis Wat was het doel? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij de bij het Zeeuws Archief aangesloten óverheidsorganisaties. Wat hebben we ervoor gedaan?

Inspectie, advies, acquisitie en relatiebeheer Inspectie en Advies: Verslag van het uitgevoerde toezicht per overheid

•

Gemeente Kapelle Het strategisch informatieoverleg en enkèlè tactisthe informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. •

Geadviseerd is mier het aanpassen van het handboek routinematige vervanging. Ook is gewerkt aan het Handboek vervanging Bouwvergunningen.

•

Geadviseerd is over de selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone-methodiek, het informatiebeheerplan en over de bewaartermijn van de e-mailbox van de bestuurders.

•

Medio 2022 is het KPI-onderzoek Kapelle 2021,aangeboden.

•

Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegevèn voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers. De gerneente Kapelle participeert in de gemeenscha.ppelijke regeling de Bevelanden. Dit . maakt het toezicht complex.

•

De gemeente Kapelle heeft met het Zeeuws Archief een dienstverleningsovereenkomst voor enkele basale adviesdiensten, waardoor voor elk advie extra een aanvullende offerte vereist is. Aan de gemeente is voorgesteld het aantal inzetbare uren uit te breiden.

Gemeente Middelburg' •

Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.

•

Het ZA heeft het verbeterplan ontvangen naar aanleiding van het kpi-rapport. Dit wordt in

•

Er is een audit routinematige vervanging uitgevoerd waarvan de rapportage in 2023 wordt

2023 besproken met de gemeente. verwacht. •

De data uit Green Valley/Alfresco zijn succesvol gemigreerd naar het Zeeuws e-Depot. V0or de aanpak van de.achterstanden in het beheer is een plan van aa-npak gemaakt op basis waarvan de verbeterslagen uitgevoerd kunnèn worden.

•

De voorbereidingen voor het uitvoeren van een aspectinspectie naar het fUnctioneren en bet gebruik van de applicatie Djuma, de opvolger van Green Valley/Alfresco, zijn uitgevoerd. Het rapport wordt verwacht in het eerste kwartaal van 2023.

•

Er is geadviseerd over de selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone-methodiek.

•

De gemeente heeft ih 2022 geen hotspots vastgesteld.

•

Wat betreft de vernietigingvan gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking kornende dossiers.

laarverantwoorclihg 2022 Zeelhiijs Archief

14

Gemeente Schouwen-Duiveland • In het verslagjaar heeft in verband met personele wisselingen geen strategisch informatieoverieg plaatsgevonden, wel enkele tactische informatie-overleggen. •

Eind 2021 was een aspectinspectie op het zaaksysteem uitgevoerd, waarvan de rapportage in maart 2022 is aangeboden.

•

Geadviseerd is over de selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone-methodiek en over de vernietiging in het kader ván een verzoek om vergetelheid, een type verzoek dat inwoners kunnen indienen op basis van de AVG.

•

Adviseren bij de implementatie / ontwikkeling kwaliteitssysteern.

•

Adviseren bij het opschbrien van de netwerkschijven.

•

De geMeente heeft de huisvesting van vluchtelingen uit de oorlog in Oekraïne vastgesteld als hotspot. De scope blijft vooralsnog beperkt tot de lokale gevolgen van de oorlog, narnelijk de opvang van vluchtelingen binnen de gemeente.

•

Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke införmatie is akkoord gegeven voor de vernietiging van een set papieren dossiers.

Gemeente Terneuzen • Het strategisth informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. •

Bij de publicatie van het collegebesluit Vervanging Personeelsdossiers gerneente Ternéuzen in het Gerneenteblad in december 2022,, is het adviestraject hieroyer afgerond.

•

In aanvulling op het KPI-onder2oek in 2021 is een rapportage opgeleverd met de beoordeling van de archiefruirnte in het stadhuis voor wat betreft de áspecten klimaat, hygiëne, bouwkunde en installatietechniek.

•

Geadviseerd is over diverse onderwerpen: o over de selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone-methodiek; o datamigratie van Squit XO naar Rx.Mission, die begin 2023 zal plaatsvinden en waarbij ook RUD Zeeland betrokken is, orndat de gemeente voor de RUD PIOFAC-

•

o o

taken uitvoert; digitaliseren van aanvraagproces leerlingvervoer (Pronexus); digitale ondertekening en duurzarne toegankelijkheid in het e-Depot;

o o

implementatie van een nieuw zaaksysteem; inforrnatiebeheer bij verbónden partijen, zoals RUD Zeeland, aan-z, etc.

Als hotSpots heeft de gemeente aangewezen de onderwerpen PFAS-problernatiek in dè Westerschelde, de huisvesting van vluchtelingen uit de oorlog in Oekraïne, Binnenstedelijke vernieuwing Terneuzen, Ontwikkeling North Sea Port district en Coffeeshop Checkpoint.

•

Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie, is akkgord gegeVen voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers.

•

Geadviseerd is over de retrosp.ectieve vervanging van papieren materiaal uit de jaren 2012 tot en met 2020. •

Gemeente Veere • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. •

Het Zee,uws Archief heeft een audit uitgevoerd op de vervanging van, analoge archiefbescheiden. Daarbij is gekeken naar de kwaliteit van de scans en van de uitvoering van het in het Handboek Vervanging vastgelegde Werkpi-oces. De gemeente heeft naar aanleiding van de rapp0rtage eer] verbeterplan opgesteld.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

15

•

Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers

•

De gemeente heeft in 2022 geen hotspots vastgesteld.

•

Geadviseerd is over de selectielijst e-mailbewaring vtilgens de capstone-methodiek.

Gemeente Vlissingen • Het-strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. •

Audit op de routinematige vervanging is afgerond in 2022, gevolgd door advisering over het nieuw,e handb,oek vervanging

•

•

Geadviseerd is over de implementatie en inrichting van het zaaksysteem Djurna o o

de selectielijst e-rnailbewaring volgens de capstone-methodiek.

o

de datamigratie naar de applicatie Zorgned nadat de gemeente voor het Sociaal Domein

o o

deze software had aangeschaft het Plan van Eisen voor de aanschaf van een anonimiseringstool het in kaart brengen van het inforrratiebeheer bij verbonden partijen en GR-en naar

o

aanleiding van KPI-rapportage 2021 het einde van de hotspot Corona-crisis

Als hotspots heeft de gemeente aangewezen de onderwerpen Marinierskazerne, Scheldekwartier, Nollebos, Hotel Brittannia en de hUisVesting van vluchtelingen uit de oorlog in Oekraïne

•

Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanrnerking komende dossiers

Pitílincié Zeeland • Het strategisch, informatieoverleg én enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. •

Geadviseerd is over het duurzaam beheer van de inforrnatie inzake de uitvoering van de provinciale BRZO-taken in de periode 2014-sept. 2019. Dit zal in 2023 vervolg krijgen

•

Het KPI-Onderzoek 2021/2022 is in augustus opgeleverd

•

Geadviteerd is over de digitalisering van de bodemdossjers ten behoeve van de geMeenten aán wie deze informatie moet worden overgebracht. Dit traject is afgerond in 2022.

•

Geadviseerd is over het onderscheid tussen archieven van de Commissaris van de Koning als rijksorgaan en ais provinciaal orgaan

•

Vanaf eind 2019 is geadviseerd over het actualiseren van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer (BIB), Wat naar verwachting in 2023 zal fesulteren in een nieuw BIB.

•

De hotspotmonitor 2022 is vastgesteld: Hedwigepolder, Therrnphos, Marinierskazerne, Sloeweg, Zanddijk Yérseke, Coronacrisis, Problematiek PFAS, Brouwerseilánd / eiland Grevelingenmeer, Perkpolder.

•

Contact is geweest met DCMR i.v.m. de BRZO archieyen van de Provincie Zeeland.

•

Er is deelgenomen aan de overleggen van de Kring Provinciearchivarissen

•

Wat betreft de vernietiging van provinciale informatie zijn de lijsten met de hiervoor in aanmerking komende dossiers in december ontvangen. Toetsing vindt plaats bègin 2023.

•

BIJ-12 is de uitVoeringsorganisatie voor de gezamenlijke provincies voor onder meer de Faunawet en grondwaterschade. De provincies. hebben ondèr de Archiefwet een overeenkomst met BIJ12 gesloten, voor de informatiehuishouding rond de wettelijke takeri die BIJ12 uitvoert. De provinciearchivaris van Utrecht voert het archieftoezicht uit.

jaaryerantwodrding 2022 ZeeuM.Aichief

16

o

In 2022 zijn twee formele toezichtoverleggen gevoerd met BIJ12. In deze overleggen is gernonitord welke maatregelen BIJ12 in 2022 heeft genomen op de adviezen die zijn uitgebracht over de inrichting van de organisatie en beheersysternen voor de informatiehuishouding van BIJ12. Een voorgenomen gesprek over de sarnenhang met informatiebeveiliging en gegevensbescherming heeft in 2022 nog niet plaatsgevonden.

o

B1J12 heeft vooral aan de organisatiekant in de loop van het jaar voorbereidingen getroffen. Formeel hebben informatiehuishouding en archiving by design binnen het rnanagement een eigenaargekregen. TeVens is met de toezichthouder gesproken over de voorgenomen bewaar- en vernietigingsstrategie voor informatiebestanden van BIJ12. In het laatste kwartaal is een vacature voorbereid voor een adviseur die de inrichting van de inforrnatiehuishouding op zich gaat nemen. Dit is een uitwerking van het advies over positionering en bemensing van de ihformatiehuishouding bij BIJ12, vastgesteld door het .

o

MT in 2021. De vacature is bestemd voor invulling in het eerste kwartaal van 2023. In de loop van 2022 werd bekend dat de Maatschappelijke Adviesraad Faunaschade zou worden opgeheven, en dat de archiefbescheiden van de raad ondergebracht werden bij BIJ12. Vanuit toezicht is geverifieerd waar deze bescheiden zijn opgeborgen in SharePoint, en is een advies gegeven over rechtrnatige bewaartermijnen.

o

Het management van BIJ12 heeft eind 2022 een voorziening getroffen voor het archiveren van websites, dié BIJ12 namens de provincies onderhoudt. Aanleiding hiervoor was een urgent wordend vraagstuk omtrent de archivering van de Risicokaart. Hierbij hebben de provinciearchivarissen van Utrecht en Zuid-Holland .i.s.m..het IPOvakberaad DUTO een advies gegeven over de mogelijkheden en overwegingen voor het archiveren van websites. Specifiek voor de Risicokaart is tevens een adviesvoorbereid over de duurzame bewaring van de atriterliggende database. Het database-vraagstuk is ook vanuit BIJ12 opgeworpen bij de aanbesteding van een nieuwe applicatie voor de Landelijke Datàbase Overstromingen., Het Utrechts Archief denkt hierbij mee over de vereisten voor duurzame toegankelijkheid; dit loopt door in 2023.

Waterschap Scheldestromen • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. •

Er is een aspectinspectie van het Docurnentenatelier uitgevoerd. De rapportage daarvan zal begin 2023 worden opgeleverd.

•

Van een tiental archieven van voormalige waterschappen in Zeeuws-Vlaanderen zal de formele overbrenging in 2023 worden afgerond. GeadviSeerd is ()Ver de migratie van de digitale personeelsdossiers naar een nieuw personeelsinformatiesysteem en over de vernietiging van inforrnatievan het voormalig waterschap Zeeuws Eilanden in Corsa.

RUD-Zeeland • Hèt Zéeuvtis Archief is betrokken bij de werkgroep Procesafspraken Archief, een ambtelijke werkgroep ingesteld door het Algemeen BeStuur om voorStellen te doen tot verbetering van, hefinforrnatiebehéer van RUD Zeeland. •

In november kwam bij de gemeente Terneuzen als PIOFACH-leverancier van RUD-Zeeland de datamigratie van Squit XO naar RkiVlis.sion in een beslissende fase. Half december is door de werkgroep Procesafspraken Archief afgesproken dat het migratieplan getoetst wordt door het Zeeuws Archief en de gemeentearchivarissen van Goes en Tholen.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws.Archief

17

Veiligheidsregio Zeel0nd (VRZ) • Geadviseerd is over de informatiehuishouding van de VRZ in algemene zin. •

De lijsten van de in 2022 voor vernietiging in aanmerking komende dossiers die bij het Zeeuws Archief zijn uitgeplaatst, zijn goedgekeurd.

•

In het SIO zou een voorstel van het Zeeuws. Archief besproken worden over het organiseren van de samenwerking tussen de VRZ en Zeeuws Archief en het maken ván :afspraken hierover. Het voor eind 2022 geplandè overleg is uitgestéld naar voorjaar 2023.

Orionis •

Na de verkennende gesprekken in 2021 heeft in 2022 hét eerste Strategisch informatieoverleg plaatsgev0nden. In 2023 wordt verder onderzocht hoe het Zeeuws Archief het toezicht op de niet overgebrachtearchieven van Orionis kan vormgeven en hoe verdere ondersteuning kan worden geboden.

Audits routinematige vervanging • De lopende serie audits op de routinematige vervanging bij de aangesloten overheden is in 2022 voortgezet. Hierbij wordt getoetst of het vervangingsproces in de praktijk loopt zoals het beschreven staat in het betreffende handboek vervanging en of de kwaliteit van de scans voldoet:aan de eisen. Bij die beoordeling wordt het Zeeuws Archief ondersteund door Hans van Dormolen Imaging & Preservation imaging, Omgevingswet • In het kader van de implementatie van,de orngevingswet is het Zeeuws Archief aangehaakt bij de Zeeuwse werkgroep DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet). Op de oefendag die de Provincie Zeeland organiseerde op 10 november 2022,iis een korte presentatie gehouden over Duurzaam toegankelijk inforniatiebeheer en de Omgevingswet. Gemeente Sluis • De geMeente Sluis heeft opdracht gegeven voor het uitvoeren van een KPI-onderzoek. De afronding volgt begin 2023.

Acquisitie en Relatiebeheer Gewerkt iš aan de actualisatie van het acquisitiebéleid. Dit wordt in 2023 afgerond. In het afgelopen jaar ontving-tearn Acquisitie 136 aanwinsten die vanuit verschillende delen van de .provincie werden aangeboden. De aanwinsten waren divers en verschillende onderwerpen werden belicht. Een unieke,aanwinst was de overbrenging van een groot aantal provinciale archieven uit de naoorlogse periode waaronder het archief van het proVinciaal bestuur (1950-1991) en de. Commissaris van de Koningin (1970-1991). De wederopbouw van Zeeland, de ramp van 1953 en de naweeën ervan, het verbeteren van, de verbindingen tussen de eilanden, de opkomst van grote industrieën en het toerisrne; het is allemaal in deze archieven te vinden. Ook particuliere organisatiès wisten het Zeeuws Archief te vinden. De Stichting Wielersport Zierikzee, die jarenlang de wielerronde van Zierikzee organiseerde, bracht haar archief over. op cultureel gebied is het archief van het Dames Leesgezelschap De Bevelanden een mooie aanwinst. Dit leesgezelschap is na 100 jaar opgehouden te bestaan, rnaar het archief is bewaard gebleven. Het Middelburgs Kamerkoor werd eveneens opgeheven en droeg het archief over. Een andere interessante collectie is die van auto- en fietsenzaak P. Louisse uit Kapelle, uit het eerste kwart van de twintigste eeuW.

De periode waarover de verzameling loopt is boeiend, omdat zowel de auto als

Jaarverantwoording 2022:Zeeuws Archiéf

18

de fiets in die tijd, in opmars waren. De Middelburger Co Smit legde in de periode 1991-2019 veel Zeeuwse gebeurtenissen vast op film. Hij droeg zijn collectie over aan het Zeeuws Archief. Andere bijzondere aanwinsten worden gevormd door de VVV Zeeland, de Vrouwen (later: Vrijwilligers) Adviescommissie Schouwen-Duiveland en SER Zeeland. Deze zijn voor het Zeeuws Archief bijzonder omdat dit de eerste volledig digitaal gevormde particuliere archieven zijn. Voor verwerving en toegankelijk maken ervan moeten nieuwe methoden en technieken worden afgèWisseld mét. traditionele werkwijzen. Al doende zal hiervoor nieuwe kennis en ervaring worden opgedaan. Een medewerker van het Zeeuws Archief is lid van de Aanwijscommissie van de rechtbank ZeelandWest-Brabant, die in het verslagjaar twee keer bijeenkwam. Het Zeeuws Archief maakt ook deel uit van het landelijke relatiebeheerdersoverleg, dat bestaat uit vertegenwoordigers van het Nationaal Arthiéf en alle Regionale Historische Centra. Dit overleg kwam twee keer bijeen. Primair toegankelijk maken Primair toegankelijk maken is het beschrijven van archieven en collecties zodat de individuele stukken gevonden en ingezien kunnen worden.

Rijkscollectie: Deltadienst De toegankelijkheid en materiële staat van de archieven van de Deltadienst zijn in het kader van de aar-Waag Voõr opname in het Nederlandse Mernory of the World Register van Unesco uitvoerig doorgelicht op compleetheid, beschikbaar- en raadplgegbaarheid. In de komende jaren zal dit archief , worden bewerkt en toegankelijk gemaákt. Gemeente Veere In voorgaande jaren zijn de archieven van de voormalige Veerse plattelandsgemeenten die tot 1 juli 1966 een zelfstandige gemeente vormden, toegankelijk gemaakt. Vanaf 2020 is het bewerken vah de archieven van de voormalige Veerse gerneenten over de periode 1966-1996 begonnen. De toegangen op de-archieven van de gemeenten Mariekerke, Veere en Westkapelle zijn in 2020 en 2021 gereedgekomen. In het afgelopen jaar zijn ook de archieven van de gemeenten Domburg en Valkenisse bewerkt en zodoende zijn nu alle inventar'is-sen van de plattelandsgemeenten die sinds 1996 de nieuwe gemeente Veere vormen, gereed. Het streven is om het komende jaa.r de formele overbrenging af te ronden van de voormalige gemeenteh Domburg, Mariekerke, Valkenisse, Veere en Westkapelle. Gemeente Schouwen-Duiveland In 202,2 is gewerkt aan de inventaris van het archief van de Stad en de Gemeente Zierikzee (12751939). Daarnaast is het archief van de gemeente Zierikzee (1940-1996) geïnventariseerd.

Gemeente Terneuzen In 2020 is de inventarisatie van het archief van de gemeente Hoek begonnen (1796-1970). De bewerking van dit archiefis in 2022 gér'eed gekomen. In 2022 is verder gewerkt aan de inventarisatie van het archief van Koewacht (1796-1970) dat in 2021 is gestart. In 2023 zal de inventarisatie worden afgerond en zal gewerkt worden aan de verklaring van vernietiging en een voorstel tot openbaarheidsbeperking voor de gemeente Koewacht. Inventarisatie van het archief van de gemeente Sas van Gent (1990-2002) is voortgezet.

•

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

19

Waterschap Scheldestromen Sinds 2020 wordt er gewerkt aan het toegankelijk maken en overbrengen van polder- en waterschápsarchieven in Zeeuws Vlaanderen (1871-1998). De formele overbrenging Vindt plaats, begin 2023. Gemeente Vlissingen In 2022 is de inventarisatie van het archief van het Gemeentelijk bureau/Gemeentelijke dienst voor Sociale Zaken (1918-1987) afgerond. De advisering aan gemeente Vlissingen betreffende de . openbaarheid en vernietiging is nagenoeg afgerond. Particuliere archieven Verder is de inventarisatie en digitalisering van diverse particuliere archieven, zoals de collectie van Jan Matena, begonnen en is een tijdelijke medewerker begonnen met het toegankelijk maken van kleine archieven die in de afgelopen jaren zijn verworyen. Doel hiervan is om de doorstroming vanuit acquisitie naar toegankelijkheid beter te laten verlopen. Dit wordt in 2023 voortgezet. Bibliotheektoegangen In 2022 zijn enkele grote collecties boeken geschonken aan het Zeeuws Archief voor opname in de bibliotheek. In 2022 is gewerkt aan een betere online vindbaarheid van de bibliotheekcollecties van het Zeeuws Archief. MAIS-Flexis Hét collectiebeheersysteem MAIS-FlexiS van De. Ree Archiefsysternen BV i's h-et Centrale systeern Voor beheer en béschikbaarstelling van alle archieven en collecties.

Maandelijks overleggen dé vijf functioneel applicatiebeheerders met elkaar om nieuwe Ontwikkelingen én functionaliteiten samen op te pakken en kennis en toepassingen te delen. Belangrijk daarbij zijn de online workshops die leverancier De Ree archiefsystemen verzorgt. Functioneel applicátiebeheer verzorgde de conversie van diverse databestanden en dé import in het collectiebeheersysteem, zoals de bevolkingsregisters van het project Vele Handen, beeldcollecties en botiViVergqnningen. Het gebruik van de in 2021 geïmplementeerde module MAIS-Ingest voor het opnemen van digital born archiefbestanden met de bijbehorende rnetadata in MAIS-Flexis en MAIS-DDO (digitale opslag van. De Ree archiefsystemen) is beëindigd omdat de module minder goed aansloot op de werkprocessen van het Zeeuws Archief dan verwacht. De functioneel beheerders ondersteunen de gebruikers van MAIS-Flexis binnen de organisatie van het Zeeuws Archief. Omdat hun aantal de laatste jaren is gegroeid, heeft De Ree archiefsysternen vOor een aantal gebruikerš een training verzorgd: Door de functioneel applicatiebeheerders is extra ondersteuning gegeven bij het gebruik van de Behoudsmodule, MAIS-Ingest, de Archiefbank en bij de overgang van de aanvraag- én uitleenádministratie in de nieuwe versie van MAIS-Flexis.

Om het raadplegen van de tekeningen en vergunningen van de gedigitaliseerde bouwdossiers van aangesloten gemeenten via de website van het Zeeuws Archief mogelijk te maken is in overleg met leverancier De Ree Archiefsystemen gekèken naar de technische mogelijkheden. Uitgangspunt is dat het aanvragen van scans van bouwtekeningen door het publiek digitaal mogelijk wordt, rekening houdend met auteursrechten en AVG. Deze dienstverlening wordt begin 2023 geïmplementeerd. De betreffende gerneenten kunnen de gedigitaliseerde dossiers zonder beperkingen inzien via een raadpleegorganisatie.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

20

Voor raadpteegorganisaties is het mogelijk geworden twee-factorauthenticatie toe te passen voor de hiervoor geautoriseerde MijnStudiezaal-accOunts. Dé gebruikers die geautoriseerd worden voor een raadpleegorganisatie krijgen toegang tot archiefbeschrijvingen en mogelijkookscans van archief dat in principe nijg niet of beperkt openbaar is. Nader toegankelijk maken Project Brieven Suriname In 2022 is veel aandacht besteed aan het project Brieven Suriname, waarmee de brieven uit Surinarne aan de Staten van Zeeland door vrijwilligers zijn getranscribeerd. Een groot aantal transcripties is online gepubliceerd. VeleHanden In 2022 is de online indicering van de nog niet eerder toegankelijk gemaakte bevolkingsregisters die in het beheer zijn bij het Zeeuwš Archief, voltooid: Van de gemeenten Vlissingen, Kapelle, Wemeldinge, Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Veere en hun rechtsvoorgangers zijn alle bevolkingsregisters en gezinskaarten van ca. 1800-1940 geïndiceerd. Vervolgens zijn de scans van deze registers tot en met het jaar 1911 online geplaatst en doorzoekbaar gemaakt via Zeeuwen Gezocht en Archieven.nl. Indicering DTB De indicering van de DTB (Doop-, Trouw- en Begraaf-) registers van Walcheren is in 2022 beperkt voortgezet. Door langdurige afwazigheid en uitval van vrijwilligèrs (onder meer als gevolg van de coronamaatregelen) hebben zij hier weinig aan kunnen .werken.

In 2022 is gewerkt aan het nader toegankelijk maken en online plaatsen van enkele registers ván de voormalige gemeenten Hoek, Kapelle, Wemeldinge, Aagtekerke en Arnemuiden. Transkribus Eind 2021 is begonnen met het toepassen van het programma Transkribus waarmee kunstmatige intelligentie wordt toegepaSt om hands-chriften te leren herkennen (Handwritten Tekst RecognitionHTR) . De scans van een aantal inventarisnurnrners uit het MCC-archief zijn in Transkribus gepload en getranscribeerd; In 2023 zal verder ingezet worden op het toepassen van Transkribus. Beeldmateriaal VanWege het belang van de beeÍd- en audiovisuele collecties van het,Zeeuws Archief is besloten een van de senior informatiebeheerders met ingang val) 2023 te belasten met het ontwikkelen van beleid en het bewaken van de kwaliteit op dit aandachtsgebied. In 2022 zijn belangrijke beeldcollecties onder handen genomen. Het gaat om het aanpassen van metadata, toevoegen van gescand beeldmateriaal en afsplitsen van onderdelen als'afzonderlijke collecties: Voor het nader toegankelijk maken van beeldmateriaal (scannen en beschrijven) worden vrijwilligers ingezet. Het beschrijven van beeldmateriaal gebeurt deels op de locaties van hetZeeuws Archief en deels thuis.

Twee vrijwilligers houden zich bijvoorbeeld bezig met het scannen van beeldmateriaal waarbij begonnen is met het digitaliseren van de negatieven van persfotograaf Marijke Folkertsma uit Zierikzee. De online beeldbank van het Zeeuws Archief telde aan het eind van dit verslagjaar 292.707 afbeeldingen. Van auteursrechtelijk beschermd beeldmateriaal wordt Uitsluitend de beschrijving getoond. Tol van Zeeland & Linked Open Data De database 'Tol van"Zeeland 15$4-V3:05' die in 2021 is geconverteerd naar MAIS-Flexis is in 2022 Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

21

online gepubliceerd. De data en de scans zijn voor iedereen te raadplegen en de namen van de genoemde personen (schippers en kooplieden) zijn via Zeeuwen Gezocht te doorzoeken. Orndat het databestand zich goed leent voor de toepassing van linked open data (LOD) heeft een ingehuurde data-scientist een analyse gemaakt van het databestand en toepassing met LOD inzichtelijk gemaakt. Digitalisering Waterschap Scheldestromen ln 2021 zijn de everingboeken gescand. Deze scans zijn in 2022 gepubliceerd. Voor het waterschap zijn verder de kaarten van de Brede Watering bewesten Yerseke (1093 stuks) en Waterschap Schouwen (1477 stuks) voor Waterschap Scheldestromen gedigitaliseerd. De 3.658 scans zijn eind december 2022 opgeleverd en zullen in het eerste kwartaal van 2023 via de website zichtbaar zijn. Provincie Zeeland: Gedrukte notulen Staten van Zeeland De digitalisering van 25 meter gedrukte notulen van de Staten van Zeeland over de periode 15742007 is opgeleverd. Deze notulen vormen een belangrijke secundaire toegang op de archieven van de Staten van Zeeland vanaf 1574 en het Provinciaal Bestuur vanaf 1814. Behalve digitalisering is op deze bronnen ook optical caracter recognition. (OCR) toegepast. De online beschikbaarstelling en de daarbij behorende mogelijkheid om ook in de teksten van de scans te zoeken wordt in 2023 uitgevoerd.

Gemeente Terneuzen In 2021 is een start gemaakt rnet digitaliseren van 500 meter bouwdossiers van de gemeente Terneuzen uit de periode 1900-2010. De digitalisering is in 2022'afgerond. Door achterstanden in de materiële staat en de metadatering liep de oplevering van dit project vertraging op, deze vindt nu in 2023 plaats. Rijkscollectie: notariële archieven In het kader van het programmà DTR-3 (Digitale Taken Rijksarchieven, werkpakket is voor de zevende keer circa 50 meter notariële archieven Uit de periode 1796/1811-1935 gescand. Deze kwarnen kort na oplevering voor hét publièk beschikbaar. Rijkscollectie: rechterlijke, weeskamer- en notariële archieven Zeeuwse Eilanden (1456-1811 (1852)) en Zeeuws- Vlaanderen (1447-1796) Deze arthieven behoten tot de 'Meest geraadpleegde archieven die het Zeeuws Archief beheert. Zowel voor het behoud van het papieren archief als voor,een goede online raadpleegbaarheid is besloten dit archief te digitaliseren: In 2021 zijn de rechterlijke archieven van de heerlijkheid Kapelle al gescand. De scans zijn in 2022 gepubliceerd. In 2022 is de rest van het gedeelte Zeeuwse Eilanden gescand: 135,5 meter archief, 499.705 scans die eind december 2022 zijn opgeleverd. Peze zullen in 2023 online bèschikbaar komen.

In de tweede helft van 2022 is begonnen met de voorbereiding voor digitalisering van de145 meter van het gedeelte Zeeuws-Vlaanderen zodat dit in 2023 in twee tranches kan worden gedigitaliseerd. De oplevering van de naar verwachting 554.000 scans zal in de tweede helft van 2023 plaatsvinden, waarna ze in 2024 gepubliceerd kunnen worden. Rijkscollectie: huwelijksbijlagen De huwelijkSbijlagen over de periode 1923-1942 zijn gedigitaliseerd. Samen met de scans van dein 2020 gedigitaliseerde microfilmcassettes van de huwelijksbijlagen van de burgerlijke stand over de peribde 1811-1922 zijn deze nu online beschikbaar. De koppeling van de bijlagen met de huwelijksakten in MAIS-Flexis en daatmee de online presentatie werd begin 2023 gerealiseerd.

Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief

22

Rijkscollectie: mernories van successie De in 2021 opgeleverde digitalisering en data-entry van de memories van suctessie oVer de periode 1795-1927 is afgerond. De verdere publicatie van de scans en de koppeling van deze digitale bestanden aan de database van de memories van successie zijn in 2022 voltooid. Hiermee is een belangrijke en veelgevraagde bron voor genealogisch onderzoek volledig digitaal beschikbaar.

Zakelijke dienstverlening Metarnorfoze-project Schepenbank Tilburg en. Goirle 1408, 1811. Het project is afgerond. Digitalisering bouwdossiers Terneuzen. Het project is áfgerond. Opstellen handboek vervangen bouw- en milieuvergunningen gemeente Kapelle. Het project loopt door in 2023. Digitalisering kaarten Waterschap Scheldestromen. Het project is:afgerond. KPI-onderzoek gemeente Sluis. Het project is afgerond. • Jaarlijkse behoudswerkzaarnheden gerneente Kapelle. Plaatjesalbum Jumbo. Het project iS afgerond. Diverse kleinere projecten