22-093 Bijlage 3. Ingekomen stukken - AB

De Griffier levert daarmee een bijdragen aan het versterken van de lokale democratie, door: • de kwaliteit van besluitvormingsprocessen te verhogen; • de raad te begeleiden bij het maken van heldere beleidskeuzes en het controleren van de uitvoering door het college van raadsbesluiten en taken van rijkswege- of provinciewege opgelegd aan de gemeente; • de raad en raadsleden te ondersteunen bij hun verbindende rol met de inwoners van de gemeente. Rechtspositioneel is geregeld dat de Gemeenteraad optreedt als werkgever van de Griffier en griffieorganisatie en bepaalt welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden toegekend. Er ontstaat hierdoor een onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeentelijke organisatie. Na 19 jaar ervaring opdoen in de praktijk is door de verschillende betrokken belangen- en beroepsverenigingen in 2021 besloten het ontwikkelperspectief voor de Griffier functie eenduidig vast te leggen in één generieke functiebeschrijving; één noodzakelijke (eind)propositie welke lokaal kan worden gewaardeerd. Dit naar analogie van het proces op basis waarvan de functie Gemeentesecretaris in recente verleden ook op de juiste waarde is gepositioneerd. In deze notitie bieden wij dit generieke profiel aan.

Tevens larderen wij in deze notitie dit profiel met thema’s welke ondersteunend kunnen zijn bij de discussie die gaat ontstaan in de praktijk en gedurende het implementatie pad wat lokaal moet worden doorlopen. Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen; vanuit een gedragen visie, een wettelijke basis, heldere kaders, aandacht voor de menselijke maat, focus op het bewust ontwikkelen van professionele verhoudingen van betrokken partijen en het juist doorlopen van gevoelige paden.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3

1 Generiek profiel functie Griffier Functie-informatie Functienaam Griffier Sector Gemeenten

Functiebeschrijving Positie en omgeving De Griffier wordt op basis van de Gemeentewet door de Gemeenteraad benoemd. Voor de praktische en dagelijkse uitvoering van de werkgeverstaak wordt doorgaans, op grond van artikel 83 Gemeentewet (bestuurscommissie), gebruik gemaakt van een werkgeverscommissie met raadsleden die belast is met de specifieke werkgeversfunctie. De CAO Gemeenten is van toepassing. De griffier is gemandateerd om arbeidsvoorwaardelijke besluiten te nemen voor het griffiepersoneel. In het duale bestuur, conform wet dualisering gemeentebestuur 2002, vervult de Griffier een centrale verbindingsrol binnen een politiek gevoelig en bestuurlijk complex krachtenveld, waarin sprake is van diepgaande en wisselende belangentegenstellingen en verschillen van politiek en maatschappelijk inzicht. Deze (verbindings) rol wordt vormgegeven in bestuurlijke afstemming tussen Gemeenteraad, College van Burgemeester en wethouders, griffieorganisatie en de gemeentelijke ambtelijke organisatie: de zogenaamde driehoek. De griffier vervult zijn/haar rol vanuit de belangen van de gemeenteraad. Het duale bestuur wordt binnen deze driehoek op basis van gelijkwaardigheid van rollen, vanuit de verschillende posities, gezamenlijk vormgegeven.

De griffieorganisatie ondersteunt de Gemeenteraad, de leden van de gemeenteraad en de (raads)commissies in de meest brede zin en levert als zodanig een bijdrage aan de vormgeving en invulling van de lokale democratie. De Griffier bepaalt de vertaling van de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie. Deze richt zich op het faciliteren van het primaat van de politiek en is de eerstverantwoordelijke voor de inzet van diensten van de griffieorganisatie ten behoeve van Gemeenteraad, fracties, leden gemeenteraad, presidium, werkgeverscommissie, raadscommissies en Burgemeester als voorzitter van de Gemeenteraad. Stemt (pro)actief af met de Gemeentesecretaris als hoofd van de gemeentelijke ambtelijke organisatie.

Resultaatgebieden Resultaatgebied 1. Strategische advisering (leden van) gemeenteraad. • Adviseert op strategisch niveau over politieke-, bestuurlijke- en organisatorische processen en vraagstukken. Neemt deel aan strategische bestuurlijk-ambtelijke trajecten met een focus op strategisch perspectief voor de lange termijn, gebaseerd op een verkenning van zienswijzen, beweegredenen en inzichten van bestuurders en besluitvormers. • Adviseert over positioneringsvraagstukken binnen de context van lokale democratie (zoals belangengroeperingen, pers, sociale media). • Adviseert over positioneringsvraagstukken t.o.v. andere (semi)overheden zoals samenwerkingsverbanden, regio’s, provincie, rijk en ministeries. • Adviseert de gemeenteraad over (nieuwe) vormen van externe oriëntatie (o.a. communicatiebeleid, vormen van participatie, uitdaagrecht) en ontwikkelt en introduceert innovatieve en grensverleggende werkvormen. • Adviseert over verbinding tussen o.a. politieke partijen, fracties, gemeenteraad, college, burgemeester, ambtelijke organisatie, maatschappelijke groeperingen, inwoner(s). • Bevordert en bewaakt de kwaliteit van lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en doet verbetervoorstellen.

4

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

• •

Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals strategisch overleg met partners en instanties, hoorzittingen, raadsonderzoeken en rekenkameronderzoeken. Adviseert over en ondersteunt de gemeenteraad en de burgemeester ten aanzien van integer politiek bestuur en kwesties van integriteit en weerbaarheid van raad(sleden).

Resultaatgebied 2. Ondersteuning gemeenteraad. • Treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de gemeenteraad, de raadsvoorzitter, • het presidium, de raadscommissies, de raadsfracties en de raadsleden zowel gevraagd als • ongevraagd. Bewaakt hierbij de positie van de gemeenteraad binnen de gedachtegang van dualisme. • Stimuleert, ondersteunt en faciliteert het ‘vakmanschap’ (toerusting en deskundigheid) van gemeenteraad en raadsleden in de meest ruime zin en in het bijzonder betreffende de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormings- en communicatieproces. • Bewaakt mede de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het politieke besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. • Draagt (mede) zorg voor een optimale afstemming tussen gemeenteraad enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds en coördineert daartoe rondom informatieverzoeken, adviesaanvragen en verzoeken om ambtelijke bijstand van de gemeenteraad in overleg met de gemeentesecretaris. • Draagt zorg voor organisatie- en faciliteren van incidentele raadsbrede activiteiten richting bevolking, waaronder wijkbezoeken en inspraakavonden en onderhoudt structurele contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en inwoners.

• Verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en/of opmerkingen naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor. • Zorgt ervoor dat raadsleden alle informatie of analyses ontvangen welke nodig zijn voor de uitoefening van hun rol en voornemen tot agendasetting. • Bereidt raadsvergaderingen voor, draagt zorg voor de integrale toetsing van voorgelegde adviezen, ondersteunt en neemt deel aan raadsvergaderingen, draagt zorg voor totstandkoming termijnagenda gemeenteraad. Bewaakt het vullen van de termijnagenda door het college en het nakomen van toezeggingen aan de gemeenteraad en raadscommissies. Bewaakt tevens de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de gemeenteraad. Resultaatgebied 3. Bedrijfsvoering. • Stuurt en draagt zorg voor de planning en control van de raadsprocessen in brede zin. • Bevordert en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van beleids- en beheersinstrumenten. • Bevordert en draagt zorg voor de optimale inrichting en beheer van het informatiemanagement. • Bewaakt de budgetten van de gemeenteraad en signaleert budgetoverschrijdingen en zorgt voor rapportages. • Is eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en • logistieke ondersteuning van de gemeenteraad, commissies en politiek.

• Verzorgt het contractbeheer met in- en externe partijen, leveranciers, belanghebbenden. Resultaatgebied 4. Integraal management. • Draagt zorg voor het management van de griffieorganisatie en organiseert de raadsprocessen. • Draagt zorg voor de juiste inzet van mensen en middelen ter realisatie van de gewenste producten en diensten, ook als het gaat om ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie aan het raadsproces (bodedienst, ICT). • Draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de prestaties • Draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de griffieorganisatie. • Is bestuurder in de zin van de WOR aangaande medewerkers van de griffieorganisatie. • Is adviseur van de werkgeverscommissie. • Is verantwoordelijk voor de effectiviteit van ontwikkeld beleid en ontwikkelde en uitgevoerde programma’s voor de gemeenteraad.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

5

Resultaatgebied 5. Netwerken. • Ontwikkelt en onderhoudt een functioneel relatienetwerk. • Initieert en bevordert samenwerking met politieke partijen, lokaal bestuur, ambtelijke organisatie, verbonden partijen en belanghebbenden. • Creëert draagvlak voor beleid, uitvoering en evaluatie. Kennis en vaardigheden • Academisch werk- en denkniveau. • Diepgaande kennis van en diepgaand inzicht in sociaal-maatschappelijke, financieel-economische en politiek-bestuurlijke aangelegenheden. • Kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke circuits en van complexe politiek/ bestuurlijke besluitvormingsprocessen. • Brede kennis van en inzicht in wet- en regelgeving met betrekking tot het lokale bestuur, de besluitvormingscircuits en bestuurlijke verhoudingen met andere overheden. • Brede kennis van en inzicht in de hoofdlijnen van de politieke agenda rekening houdend met politieke en maatschappelijke gevoeligheid. • Ervaring met het werken binnen de zogenaamde bestuurlijk- ambtelijke driehoek. • Vaardigheid in het formuleren van strategische inhoudelijke politiek-bestuurlijke adviezen. • Kennis van en vaardigheid in het behartigen van het integraal management van de griffieorganisatie in een politiek gevoelige context. • Communicatieve, advies-, onderhandelings- en netwerkvaardigheden. • Vaardigheid in management en leidinggeven.

• Vaardigheid in het omgaan met belangentegenstellingen. Contacten • Met (leden van) gemeenteraad, politieke partijen, burgemeester, raadscommissies, gemeentesecretaris, griffieorganisatie, het gemeentelijke ambtelijk apparaat en de gemeentelijke omgeving (inwoners, instellingen en belangengroeperingen) om draagvlak te verwerven voor bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waarbij diepgaande, politieke en/of maatschappelijke belangentegenstellingen en bestuurlijke vernieuwing een rol kunnen spelen. • Met de rekenkamer en accountant om (resultaten van) onderzoeken af te stemmen en de raad daarover te informeren. • Met bestuurders en ambtenaren van andere overheden, vertegenwoordigers van maat- schappelijke organisaties, bedrijfsleven e.d. om opiniërende, informerende en draag- vlakvormende themabijeenkomsten, werk- en veldbezoeken en overleggen te organiseren. • Met ambtelijke functionarissen op regionaal en nationaal niveau (raads- en Statengriffiers, VNG, VvG, VvR, ministeries) om beleidsvoornemens af te stemmen. • Met raadsleden en bestuurders over (inter)nationale ontwikkelingen, beleidsaangelegenheden binnen de organisatie en fundamentele verschillen in beleidsmatig inzicht, om beslissingen te realiseren en draagvlak te creëren voor het beleid, alternatieve oplossingsrichtingen e.d...

• Met medezeggenschap en vakbonden, commissies en advies- en overlegorganen om de ontwikkeling en uitvoering van het beleid uit te dragen en te verdedigen. • Met externe instanties, media en belangengroeperingen om beleid toe te lichten, positieve beeldvorming te creëren, draagvlak te verwerven en/of om afspraken te maken. Speelruimte • Neemt beslissingen bij het vervullen van de rol als schakel tussen gemeenteraad, politieke partijen, college en ambtelijke organisatie, bij het fungeren als sparringpartner van de voorzitter, werkgeverscommissie, presidium, bij het aansturen van de griffieorganisatie, bij het formuleren en coördineren van de visievorming, strategische beleidsontwikkeling en -aansturing, bij het initiëren en formuleren van het meerjarig (organisatie)beleid, bij het integraal management van de organisatie, bij het vertegenwoordigen van de gemeente en bij het innemen van standpunten en behartigen van de belangen van de gemeenteraad en griffieorganisatie.

6

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

• •

•

Fundamenteel richtinggevende beleidsuitgangspunten en relevante nationale wet- en regelgeving vormen het kader. Legt verantwoording af aan de gemeenteraad. Omdat strategische beleidslijnen voor de uitvoering van de griffiefunctie niet geformuleerd zijn, is er sprake van een hoge handelingsvrijheid. Overleg vindt plaats met de werkgeverscommissie en bij de uitvoering van de werkzaamheden heeft de Griffier vrijheid om fundamentele verschuivingen in de strategische koers aan te brengen en nieuwe ontwikkelingsrichtingen vast te stellen. De vrijheid om keuzes te maken bij de aanpak én vormgeving van de werkzaamheden strekt zich uit tot de mogelijkheid te beslissen dat de werkzaamheden op geheel nieuwe wijze worden ingericht en uitgevoerd.

Competenties • Sturend vermogen (waaronder leiderschap) • Inlevingsvermogen (waaronder politieke- en bestuurlijke sensitiviteit) • Onafhankelijkheid • Initiatief (waaronder durf en lef) • Resultaatgerichtheid (waaronder onderhandelen) • Communiceren en luisteren • Samenwerken • Visie • Omgevingsbewustzijn (waaronder netwerken en maatschappelijke oriëntatie) • Analytisch vermogen • Coachen • Stressbestendigheid (waaronder zelfkennis en energie)

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

7

II De route naar lokale implementatie A Inleiding Eén nieuw, generiek profiel voor de Griffier vaststellen is het doel van deze notitie. Een Griffier die op voet van gelijkwaardigheid kan functioneren namens de gemeenteraad in de lokale driehoek met burgemeester en gemeentesecretaris en waardoor gemeenteraden gekwalificeerde ambtenaren krijgen voor een effectieve en efficiënte ondersteuning. Wij bevelen elke gemeenteraad aan dit generieke profiel te gebruiken om zo deze gewenste en na te streven doelstelling te realiseren. Wij begrijpen dat niet elke gemeente per ommegaande tot deze keuze zal gaan komen, daarom bespreken wij in de volgende paragrafen enkele praktische vragen die verband houden met het toepassen en het implementeren van dit generiek profiel voor de griffier. Enkele thema’s en vragen dienen ter ondersteuning van de discussie welke gaat ontstaan in de praktijk en gedurende het implementatie pad wat lokaal dient te worden doorlopen. Ook zullen in deze paragraaf enkele vragen die verband houden met waarderingssystemen worden besproken en van toelichting worden voorzien.

B Inhoudelijk 1 Van ontwikkelplan naar beoordeling Het is bekend dat er bij gemeenten gewerkt wordt met verschillende functiebeschrijvingen en beoordelingsmethodieken. Door een analyse te maken van de verschillen tussen de bestaande, lokaal vastgestelde beschrijving en het nieuwe generieke profiel, wordt zichtbaar welke elementen van de functie nieuw zijn qua taak of qua niveau. Op basis hiervan kan bepaald worden welke elementen in de praktijk nog verder moeten worden ontwikkeld, vormgegeven of ingevuld. Een ontwikkelplan met concrete ontwikkelafspraken helpt om het groeiproces van de Griffier, indien natuurlijk benodigd, te begeleiden en vorm te geven. Doel van de werkgever is immers om duidelijkheid te geven over de verwachtingen (kaderstellend door vaststellen functieprofiel) en om te beoordelen of er sprake is van een volledige- en goede functievervulling. Indien het ontwikkelplan duidelijke stappen in zich heeft, en zich richt op een nieuwe eindsituatie met een hogere beloning, dan kan ook bepaald worden op welke momenten in het ontwikkelproces beoordelingen plaats vinden en kunnen hieraan ook beloningsstappen c.q. beloningsafspraken gekoppeld worden.

Ook wanneer de conclusie is dat het beoogde perspectief (het generieke Griffie profiel) voor een functievervuller niet haalbaar is, kunnen afspraken gemaakt worden om op een andere wijze de gewenste ondersteuning en advisering aan de raad en raadscommissies te bieden of te laten. Het behouden en respecteren van de menselijke maat is ook een kracht van een goede werkgever! 2 Beloning Beloning van de functie Griffier komt tot stand volgens de lokale spelregels. Indien dit generieke profiel wordt gehanteerd, dan kan waardering van de zwaarte van de functie ook lokaal plaatsvinden. De uitkomst van de functiewaardering van de generieke functie van Griffier staat overigens los van het oordeel over het functioneren van de Griffier door of namens de Gemeenteraad. ‘Span of control’ is in de beleving van veel mensen één van de elementen waarop de zwaarte van een functie wordt gebaseerd. Vaak wordt de omvang van een gemeentelijke organisatie vergeleken met de omvang van een griffieorganisatie. Wat van belang is bij beloning, althans bij sommige waarderingssystemen, is het aantal functionarissen waaraan direct leiding gegeven wordt. Voor een Gemeentesecretaris is dat vaak de ambtelijke top, voor een Griffier de totale griffieorganisatie.

Voor de functie van Griffier merken we op dat daarbij óók betrokken mag worden de persoonlijke ondersteuning van de leden van de gemeenteraad, wat als een zwaarwegend complex aspect geduid kan worden.

8

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Zowel de Griffier als de Gemeentesecretaris dragen eindverantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering, effectiviteit, doorontwikkeling, innovatie en integraal leiderschap van de gehele organisatie, respectievelijk gemeentelijke organisatie en griffieorganisatie. Daarnaast is er een verschuiving naar de Griffier waarneembaar waar de Griffier steeds vaker primair (proces)ondersteunend is bij complexe processen als bijvoorbeeld verkiezingen, formatieproces en het op te stellen coalitieprogramma/raadsprogramma/raadsakkoord dat, in opzet, voor de ambtelijke organisatie 4 jaar lang leidend is qua werkzaamheden. Het vaststellen van een nieuw profiel voor de functie Griffier kan leiden tot een ander functieniveau, waardoor ook de beloningsverhoudingen ten opzichte van de andere griffiefuncties wijzigen. Dit betekent niet automatisch dat er meer beloningsruimte ontstaat voor deze griffiefuncties. Een herwaardering van een functie is immers niet gebaseerd op ruimte binnen het beloningshuis van de gemeente c.q. griffieorganisatie, maar gebaseerd op de opgedragen werkzaamheden vastgelegd in een functiebeschrijving, de positionering in de lokale driehoek en de grootte van de gemeente.

Volledigheidshalve merken we op dat bij de totstandkoming van de waardering van een functie in de meeste waarderingssystemen, competenties geen of een ondergeschikt onderdeel zijn van het wegings- en valideringsproces.

C Procesmatig. 1 Verander-proces Het positioneren van de Griffier volgens dit generieke profiel kan in sommige lokale situaties rekenen op weerstand. Mogelijk ontstaat er een gevoel van balans- of machtsverstoring bij een van de samenwerkingspartners. Of is er onbegrip over deze positioneringsontwikkeling. Herkennen en accepteren van deze reactie is stap één, hetgeen niet betekent dat het veranderdoel of perspectief daarmee van de baan is. Het expliciet maken van gevoelens en het bespreken van de reactie, de weerstand, het onbegrip van de ander door te bevragen welke onderliggende opvattingen deze reactie veroorzaken en hierop op basis van feiten te reageren, is een begaanbare weg naar de gewenste nieuwe balans, van acceptatie en mogelijk een nieuwe vorm van professionele samenwerking binnen het lokale bestuur. De gemeenteraad, de fracties, de commissies en de individuele raadsleden hebben behoefte aan en recht op een proactieve ondersteuning van een bekwame, kwalitatieve Griffier. 2 Speelveld 1 Samenwerking met Gemeentesecretaris De wet dualisering is helder over de positie van de functies Griffier en Gemeentesecretaris.

Beide functievervullers mogen aangesproken worden op hun professionele verantwoordelijkheid om dualisme, samen met de Burgemeester, op een transparante manier vorm te geven en (indien nodig) door te ontwikkelen naar een gelijkwaardige positie binnen de zogenaamde lokale overleg-driehoek. Indien de onderlinge verhoudingen hierdoor onder druk komen te staan is dat juist de reden om actief dit veranderproces op te pakken om te komen tot een versterking van dit overleg en de onderlinge samenwerking ten goede van de lokale samenleving. In sommige situaties kan het handig zijn hierbij externe ondersteuning te organiseren. 2 Samenwerking met Burgemeester Als voorzitter van de raad en als voorzitter van het college van burgemeester & wethouders werkt de burgemeester samen met zowel de Gemeentesecretaris als de Griffier. Vanuit deze positie zit zij/hij op het snijvlak van dualisme. Alle deelnemers mogen aangesproken worden op hun professionele verantwoordelijkheid om dualisme op een transparante manier vorm te geven en (indien nodig) door te ontwikkelen naar een gelijkwaardige positie binnen de zogenaamde lokale overleg-driehoek. Indien de onderlinge verhoudingen hierdoor onder druk komen te staan is dat juist de reden om actief dit veranderproces op te pakken om te komen tot een versterking van dit overleg en de onderlinge samenwerking ten goede van de lokale samenleving.

In sommige situaties kan het handig zijn hierbij externe ondersteuning te organiseren.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

9

3 Rol ten aanzien van raadsleden De griffier ondersteunt raadsleden bij het vormgeven van hun functie. Dit in de meest brede zin van het woord. Bij het inwerken van nieuwe raadsleden (vaak nog als nevenfunctie) en hen de weg wijzen binnen de politiekeen bestuurlijke processen, het ondersteunen bij de eigen strategische positionering, het verwijzen van informatievragen of klachten van burgers of maatschappelijke organisaties naar raadsleden (doorzettingsrol). Door de positie, het netwerk en de contacten vervult de griffier een soort van regierol als het gaat om het voorkomen van klachtenprocedures of processen. De griffier ondersteunt daarnaast de raadsleden om het nemen van besluiten in complexe besluitvormingstrajecten overzichtelijk te maken en ondersteunt de raad om vanwege de toenemende complexiteit van vraagstukken en projecten keuzes te maken waarbij de raad zowel ten opzichte van het college en de regio als ten behoeve van de samenleving adequaat in positie wordt gebracht. De griffier heeft daarmee als de belangrijkste ondersteuner van de raad een rol niet alleen om de kwaliteit van de besluitvorming te bewaken maar levert daarmee voor de raad ook een bijdrage om het functioneren van de lokale democratie te bevorderen.

10

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 2514 JS Den Haag +31 70 373 83 93 info@vng.nl november 2021

vng.nl

Stappenplan ‘Naar een eenduidig functieprofiel voor de griffier’ juli 2022 De griffier is de belangrijkste adviseur van de gemeenteraad. Om er voor te zorgen dat de gemeenteraad goed en krachtig in positie komt, is het belangrijk dat de griffiers in ons land een stevige en gelijkwaardige positie hebben. Het bestuur van de VNG heeft daarom ingestemd met het gebruik van een generiek functieprofiel voor de griffier, zoals vastgelegd in het advies ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’. De gemeenteraad is werkgever van de griffier en voert deze taak uit via de werkgeverscommissie. Dit stappenplan geeft aan langs welke weg gemeenteraden en werkgeverscommissies dit profiel kunnen invoeren. Stap 1 - De basis: Het belang van de griffier als rechterhand van de raad: https://www.raadsleden.nl/raadsacademie/goede-raad/de-griffier-als-rechterhand-van-de-raad Zie ook: https://youtu.be/ryKTDZ2wHqA De raad als werkgever van de griffier: https://www.raadsleden.nl/sites/www.raadsleden.nl/files/documenten/de_griffier_als_rechterhand_van_ de_raad2.pdf Stap 2 – Functieprofiel: De gemeenteraad neemt kennis van het generiek functieprofiel in het advies ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’ en geeft de werkgeverscommissie opdracht hiermee aan de slag te gaan. Zie de VNG Ledenbrief over dit onderwerp.

Stap 3 – Werkgeverstaak van de gemeenteraad De werkgeverscommissie voert de werkgeverstaak uit op basis van ‘de tien treden voor goed werkgeverschap’: https://www.raadsleden.nl/raadsacademie/ondersteuning/tien-treden-van-goedwerkgeverschap Stap 4 – Toepassing van functieprofiel De werkgeverscommissie betrekt bij de uitvoering van de werkgeverstaak het profiel in ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’ en onderneemt daartoe de volgende stappen: a. Het bestaande profiel van de griffier wordt aangepast in de huidige raadsperiode, met als uitgangspunt de tekst van het profiel in ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’. b. Wanneer er in deze raadsperiode een vacature ontstaat voor raadsgriffier, gebruikt de raad/werkgeverscommissie dit profiel. c.

Bij het gebruik van het profiel wordt de griffier op voet van gelijkwaardigheid ingeschaald en vindt waar nodig een functiewaardering plaats.

d. Het VNG-bestuur roept alle partijen op die werken met salarissystemen voor de griffier gebruik te maken van dit profiel. Nadere informatie: •

VNG Klantcontactcentrum: 070 - 3738393 of email: info@vng.nl

•

Nederlandse Vereniging voor Raadsleden: 070 – 3738195 of email: info@raadsleden.nl

Aan de leden

Datum

14 juli 2022 Kenmerk

TLE/U202200509 Lbr. 22/044 Telefoonnummer

070 373 83 93 Bijlage(n)

-

Onderwerp

Ledenbrief over ontwikkelingen asielopvang en vluchtelingen

Geachte leden van college en gemeenteraad, De opvang van vluchtelingen vraagt veel van alle overheden. Gemeenten leveren hun bijdrage door Oekraïense ontheemden op te vangen, in veel gevallen locaties voor asielopvang te leveren1, crisisnoodopvang en noodopvang te organiseren vanwege het tekort aan reguliere asielopvangplekken, en door statushouders te huisvesten. De huisvestingstaakstelling voor statushouders en de behoefte aan asielopvangplekken zijn communicerende vaten. Voor zowel de korte als lange termijn is inzetten op uitstroom van statushouders naar huisvesting, die verschillende vormen kan hebben, de belangrijkste oplossing. De afgelopen 12 maanden hebben gemeenten gezamenlijk hun taakstelling gehaald, en in totaal meer dan 25.000 statushouders gehuisvest. Er resteert per 1 juli nog een achterstand uit de coronatijd van minder dan 1.900 statushouders. Dit is echt een prestatie van formaat, gezien de enorme krapte op de woningmarkt. De VNG heeft grote waardering voor alle bestuurders en ambtenaren die dit gezamenlijk hebben gerealiseerd, en roept gemeenten, waar mogelijk nog sprake is van een achterstand, op deze zo snel mogelijk in te lopen. Om te komen tot een structurele oplossing is de VNG in overleg met het kabinet om een samenhangend pakket aan maatregelen af te spreken voor de middellange en lange termijn.

Tegelijkertijd blijven voor de asielopvang op korte termijn crisismaatregelen noodzakelijk. Hierover zijn tussen kabinet, VNG en Veiligheidsberaad afspraken gemaakt. Tot slot vangen gemeenten Oekraïense ontheemden op. Inmiddels zijn circa 74.000 personen in de BRP ingeschreven die onder de Europese richtlijn Tijdelijke Bescherming vallen, overwegend Oekraïners en voor circa

1 waarbij de opvang en beheer door het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers COA wordt verzorgd

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl

U202200509

PROD

7,5% overige nationaliteiten die voor het uitbreken van de oorlog in Oekraïne verbleven. Van deze 74.000 mensen verblijven circa 50.000 in een gemeentelijke opvanglocatie. In deze ledenbrief: - Huisvesting statushouders en asielopvang - Crisismaatregelen asiel - Bestuurlijk afsprakenkader vluchtelingen uit Oekraïne - Ontheffingskader voor Russische contracten - Evaluatie Regeling opvang ontheemden Oekraine - “Derdelanders” Structurele aanpak huisvesting statushouders en asielopvang De VNG is met het kabinet in gesprek over een samenhangend pakket aan afspraken en maatregelen om te komen tot een structureel goed werkende keten van asiel, wonen en integratie. De Uitvoeringsagenda Flexibilisering Asielketen is hiervoor de basis. We verwachten begin september dit samenhangende pakket te kunnen presenteren.

Elementen die hierin terugkomen zijn: • Versnelde implementatie van de Uitvoeringsagenda, met meer mogelijkheden voor kleinschalige opvang en flexibele huisvestingsmogelijkheden voor diverse doelgroepen, waarvoor extra financiële stimuleringsmaatregelen wenselijk zijn; • Een werkende governance via de Provinciale Regietafels om landelijk vier aanmeldlocaties, locaties voor bijzondere groepen en een stelsel van regionale opvanglocaties met satellietlocaties te realiseren; • Voldoende middelen voor gemeenten: aandacht voor structurele gezonde financiën, en vergoeding van specifieke kosten, zowel voor gebouwen, sociale infrastructuur als voor de uitvoering. Onder dat laatste verstaan we onder meer de groeiende kosten van inburgering naarmate het aantal statushouders stijgt, een financieel adequate mee-ademende bekostiging van de onderwijsroute, de vergoeding van de opvang en begeleiding van meerderjarige AMVers, (garantie-)regelingen op het gebied van flexibele woonvormen voor diverse doelgroepen; • Een financieringssystematiek voor het COA die een einde maakt aan het huidige jojo-beleid. Het kabinet heeft aangegeven in een brief naar de Tweede Kamer te werken aan een wettelijke taak voor gemeenten op asielopvanglocaties beschikbaar te stellen.

Dit naast het al bestaande “dwingend instrumentarium” op het terrein van ruimtelijke ordening De VNG heeft hiervoor begrip maar daarvoor zijn wél een aantal randvoorwaarden noodzakelijk; hierover hebben we u in een ledenbrief over geïnformeerd. Dan gaat het om een transparante afweging, een escalatieladder en een belasting van gemeenten die congruent is met omvang en ruimte en recht doet aan de inspanningen die een gemeente al levert, en recht doet aan de verdeelsleutel van de Uitvoeringsagenda. Dit met het oog op een evenwichtige spreiding van de last over alle gemeenten en het behoud van draagvlak onder alle inwoners. Behoefte aan opvangplekken blijft De behoefte aan opvangplekken, de huisvestingstaakstelling en integratie zijn communicerende vaten. Op dit moment geeft het COA aan per 1 januari 2023 behoefte aan opvangplekken van 51.000 (conform het nieuwe Capaciteitsbesluit). Op dit moment verblijven ruim 43.000 mensen in de asielopvang. Hiervan heeft ruim een derde al enige maanden een status (circa 14.500). Zouden al deze mensen worden gehuisvest, dan zou de behoefte aan opvangplekken lager liggen. Het

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

2/5

grootste voordeel is uiteraard dat mensen kunnen gaan leven, werken en inburgeren in de gemeente waar zij langere tijd blijven wonen. Omdat er sprake is van een stijgende lijn in het aantal asielaanvragen, maar vooral ook omdat sprake is van relatief meer “kansrijke” asielzoekers, stijgt het aantal statushouders sneller dan aanvankelijk geraamd. We moeten daarom rekening houden met een stijging van de huisvestingstaakstelling in de toekomst. Deze taakstelling bedraagt nu 13.500 in de tweede helft van 2022 voor alle gemeenten gezamenlijk. Daar komt de eerder opgelopen achterstand van bijna 1.900 nog bij: in totaal moeten in de tweede helft van 2022 15.400 statushouders worden gehuisvest. De opgave verschilt per gemeente, omdat de ene gemeente een achterstand heeft, waar een andere gemeente al voorloopt. Het verdient aanbeveling, zowel vanuit het belang van de statushouder als van de gemeente en het COA, om statushouders zo snel mogelijk te huisvesten en de in de tweede helft van 2022 méér mensen te huisvesten dan de formele taakstelling. Het risico bestaat anders dat de behoefte aan asielopvangplekken zelfs hoger wordt dan 51.000. Via het forum asiel en integratie van de VNG delen we ervaringen en voorbeelden hoe verschillende gemeenten dit aanpakken.

Huisvesting Het kabinet heeft aangegeven de uitvoerbaarheid van een hogere taakstelling te willen verbeteren door de huisvestingsmogelijkheden te verbeteren. Dit kan door meer tijdelijke huisvesting (bijvoorbeeld in hotels of recreatiewoningen) te realiseren, door tussenvoorzieningen te creëren, rijksvastgoed of rijksgrond te benutten, of door meer corporatiewoningen beschikbaar te stellen voor statushouders en/of door meer flexibele woningen te realiseren. Passend bij de Uitvoeringsagenda Flexibilisering asielketen streven we ernaar locaties te realiseren die voor meerdere doelgroepen gebruikt kunnen worden en die aansluiten bij de steeds veranderende vraag. Bij het rijk bepleiten wij voor extra financiële stimuleringsmaatregelen. Hieraan wordt mede via het programma “Een thuis voor iedereen” invulling gegeven. Uit het rapport van het Planbureau voor de Leefomgeving “Flexwoningen als aanvulling op het woningaanbod” blijkt dat partijen diverse obstakels tegenkomen bij de realisatie van flexwoningen. In dat kader willen we u wijzen op de “Taskforce versnelling tijdelijke huisvesting”. Deze heeft tot doel om gemeenten en corporaties te helpen versneld flexibele huisvesting te realiseren. De Taskforce heeft diverse mogelijke locaties in beeld gebracht en onderzocht welke mogelijkheden er zijn om de bouw van woningen ook daadwerkelijk te realiseren.

Ook kan de Taskforce helpen capaciteit van bouwers te ontsluiten en zijn er financiële ondersteuningsmogelijkheden zoals een garantieregeling. Al in augustus komt er een eerste tranche van een gezamenlijke inkoop van flexwoningen. Het is nu nog mogelijk daarop in te tekenen. U kunt de Taskforce bereiken via info@realisatiehuisvesting.nl. Crisismaatregelen asiel Zoals bekend zijn sinds 17 juni diverse crisismaatregelen rondom de asielopvang van kracht. Daarbij gaat het om het organiseren van crisisnoodopvang en het versneld huisvesten van statushouders. Er is een coördinerende rol belegd bij de Veiligheidsregio’s, om per regio 225 plekken crisisnoodopvang te realiseren. Om het aantal statushouders in de asielopvang op korte termijn drastisch te verminderen, is tussen kabinet en gemeenten afgesproken dat binnen 6 weken 7.500 statushouders versneld worden gehuisvest. Dit traject loopt nu en wordt in augustus afgerond. De Veiligheidsregio’s vervullen een coördinerende rol. Door COA is samen met vertegenwoordigers

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3/5

van de Veiligheidsregio’s en VNG een plan van aanpak opgesteld; u heeft hierover inmiddels vanuit COA bericht ontvangen. Deze 7.500 statushouders zijn onderdeel van de huidige taakstelling voor de tweede helft van 2022 (zoals eerder in deze ledenbrief vermeld). Als in een Veiligheidsregio alle toegewezen statushouders zijn geplaatst, wordt in die regio de crisisnoodopvang voor asielzoekers weer afgebouwd. Het kabinet werkt ondertussen aan een aantal tijdelijke grootschalige opvanglocaties, zoals cruiseschepen, maar ook landlocaties. Vanuit humanitair oogpunt zijn dit soort locaties vele malen beter dan crisisnoodopvang; de hoop is dan ook dat op korte termijn enkele van dit soort locaties kunnen worden geopend. Actualiteiten rond opvang Oekraïense ontheemden en effecten oorlog in Oekraïne Bestuurlijk afsprakenkader vluchtelingen uit Oekraïne Vorige week is het Bestuurlijk afsprakenkader ontheemden uit Oekraïne ondertekend. De ondertekenaars (ministerie van JenV, VNG en Veiligheidsberaad) beschouwen dit kader als de basis voor de tijdelijke wet en als basis voor samenwerking zolang er geen tijdelijke wet is en het staatsnoodrecht nog geldt. Het bestuurlijk afsprakenkader bestaat uit twee hoofdthema's: - De bestendiging van alle afspraken en randvoorwaarden bij de opvang van ontheemden uit Oekraïne tot nu toe.

- Ondersteuning van de VNG en het Veiligheidsberaad voor de intentie van het kabinet om de (nood)opvang van Oekraïense ontheemden in de tijdelijk wet als taak aan het college van burgemeester en wethouders op te dragen, inclusief de toezichthoudende rol van de gemeenteraad. Donderdag 7 juli jl. heeft de Tweede Kamer ingestemd met verlenging van het staatsnoodrecht. In het Kamerdebat is door de minister van JenV aangekondigd snel na het zomerreces met de tijdelijke wet te komen, zodat de noodwet kan worden beëindigd. Voorafgaand aan de invoering van de tijdelijke wet, is het belangrijk om zicht te krijgen op de impact hiervan voor gemeenten. Daarbij hanteert de VNG als randvoorwaarden dat de inhoud van de wet uitlegbaar, uitvoerbaar en betaalbaar moet zijn. Naast de inhoud van de tijdelijke wet, blijven we met JenV in gesprek over voldoende doorlooptijd om een zorgvuldige uitvoeringstoets te kunnen doen. Evaluatie Regeling opvang ontheemden Oekraine De afgelopen weken heeft de VNG met de hulp van meerdere gemeenten gewerkt aan de evaluatie van de Regeling Opvang Ontheemden Oekraïne (ROOO). De evaluatie is specifiek gericht op de uitvoerbaarheid van de regeling door gemeente en heeft tot doel om knelpunten en onbedoelde effecten te signaleren en voorstellen te doen om deze waar mogelijk aan te passen.

De eindrapportage van de evaluatie staat op het VNG forum Oekraine en is aangeboden aan het Ministerie van JenV. Het ministerie is momenteel bezig met aanpassingen van de regeling en de knelpunten die benoemd zijn in de evaluatie worden hierin meegenomen. De VNG brengt daarbij de praktijkervaringen van gemeenten in. We verwachten dat de aangepaste ROOO begin augustus gereed is. Daarna gaat de VNG een uitvoeringstoets uitvoeren. Tot die tijd blijft de regeling ongewijzigd van kracht. Indien gemeenten nog punten willen aandragen die niet zijn opgenomen in de evaluatie kunnen mailen naar Oekraine@vng.nl. Vermeld in het onderwerp dat het om een aanvulling van de evaluatie van de ROOO gaat.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

4/5

“Derdelanders” Vanuit meerdere gemeenten komen signalen over zogenoemde “derdelanders”. Dit zijn mensen die rechtmatig in Oekraïne verbleven voordat de oorlog uitbrak en daarmee mogelijk vallen onder de Europese richtlijn voor tijdelijk verblijf. Binnen deze groep zijn weer verschillende subgroepen te onderscheiden (vluchtelingen, arbeidsmigranten, studenten e.d.). Lidstaten geven een eigen invulling aan hoe met de verschillende subgroepen om te gaan binnen de kaders van de Europese richtlijn. De signalen worden door het kabinet gehoord en opgepakt. Binnenkort volgt nadere berichtgeving. Wij zullen de ontwikkelingen op ons forum delen. Ontheffingskader voor Russische contracten Op 23 juni jl. is het definitieve ontheffingskader voor bestaande contracten met Russische partijen (o.a. Gazprom) door middel van een beleidsregel gepubliceerd. Het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) geeft hiermee weer aan welke criteria moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor ontheffing. De uitvoering van de ontheffingsbevoegdheid is belegd bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Aanvragers kunnen vanaf 24 juni bij het RVOloket een aanvraag indienen voor ontheffing. Het uitgangspunt is dat ontheffingen in beginsel terughoudend worden verleend.

Meer informatie staat op de website van Europa Decentraal: Ontheffingskader voor Russische contracten gepubliceerd - Europa decentraal Als uw gemeente een contract heeft met een Russische (gas)leverancier (o.a. Gazprom), is het belangrijk om te weten welke stappen gezet moeten worden. Europa Decentraal heeft hiervoor een stappenplan uitgewerkt. Aan de hand hiervan kunt u nagaan welke acties voor uw gemeente zijn aan te raden. Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten

L.K. Geluk Algemeen directeur

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

5/5

De Stichting Drugsbeleid (opgericht 1996) zet zich in voor een drugsbeleid met minder gezondheidsrisico’s en minder criminaliteit. Het bestuur bestaat uit onafhankelijke deskundigen. In de Raad van Advies hebben oud-ministers en prominente personen uit medische en juridische kring zitting. Website: www.drugsbeleid.nl mr Raimond Dufour, voorzitter; Groot Heiligland 67, 2011 EP Haarlem; tel. 023-5310133 Email: r.dufour@chello.nl

__________________________________________________________________________________ Aan: Het College van Burgemeester & Wethouders en: De leden van de Gemeenteraad. Dames en Heren, Zoals U maar al te bekend is gaat ons land gebukt onder drugscriminaliteit en drugsgebruik. Gemeenten en haar inwoners worden geconfronteerd met grimmige problemen op het gebied van openbare orde en veiligheid. De enorme illegale bedragen die met productie van en handel in drugs worden verdiend leiden tot ondermijning en corruptie, bedreigingen en aanslagen. Het probleem neemt al zo’n 40 jaar gestaag toe en de politiek komt niet tot een oplossing. Voorstanders van toestaan en voorstanders van repressie staan lijnrecht tegenover elkaar. Het huidige Kabinet zet het cannabis-experiment voort. De resultaten daarvan komen echter pas over enkele jaren. Voor xtc komt een commissie die therapeutisch gebruik gaat onderzoeken. Voor de overige drugs zijn geen plannen. Daarnaast wordt stevig geïnvesteerd in het voorkomen dat jongeren de drugshandel in worden gezogen, en in het bestrijden van zware ondermijnende misdaad. Die laatste bestaat voor een overgroot deel uit drugscriminaliteit. Zoals de voorzitter van het College van Procureurs-Generaal onlangs verklaarde kan bestrijding echter, hoewel nodig, nooit de oplossing zijn. Voor de komende jaren is die dan ook niet in zicht.

Maar het drugsprobleem blijft urgent. Daarom stellen wij een uitweg voor: het organiseren van een nationaal Burgerberaad over het drugsbeleid. Het burgerberaad is een nog relatief nieuw democratisch middel. Het onderscheidt zich op 3 essentiële punten van de gebruikelijke inspraak, referenda en petities. Het eerste is dat het beraad niet wordt samengesteld uit deskundigen of belanghebbenden, maar door middel van loting. Net zoals in het oude Athene waar de democratie is ontstaan! Het tweede is dat de deelnemers zich eerst terdege laten informeren over alle facetten van het probleem en dan pas tot een oordeel komen. Het derde verschil is dat bij een goed georganiseerd beraad de politiek zich vooraf in zekere mate committeert aan de uitkomsten. De vraagstelling zou kunnen luiden: “Is een drugsbeleid mogelijk met minder criminaliteit en minder gezondheidsrisico’s? ”.

Het proces ziet er in grote lijnen meestal zo uit. In een periode van ongeveer 9 maanden komt het burgerberaad 6 à 7 weekenden bijeen, waarbij het zich eerst laat informeren door allerlei deskundigen. Daarna wordt onderling gediscussieerd en worden in subgroepen aanbevelingen ontwikkeld die met de gehele groep worden besproken. De bijeenkomsten worden voorgezeten door een onafhankelijke voorzitter. De deelnemers krijgen een dagvergoeding en alle te maken kosten worden vergoed. Het proces wordt begeleid door een deskundige organisatie. De uitkomsten zijn ongewis en weldoordacht. Ierland gaat als eerste land een Burgerberaad, een “Citizens Assembly” over drugs organiseren, en wel in de eerste helft van het komend jaar. Het land slaagde er eerder in, via een burgerberaad het politiek uiterst omstreden onderwerp abortus tot een algemeen geaccepteerde oplossing te brengen. Onze vraag is of U dit idee wilt ondersteunen. Mogen wij uw reactie ontvangen? Wij willen het gezamenlijk gaan voorleggen aan Kabinet en Kamers. Het kan een doorbraak betekenen voor de impasse waarin wij al zo lang verkeren!

Met vriendelijke groet – Raimond Dufour, voorzitter Stichting Drugsbeleid

___________________________ _____________

JAARVERSLAG 2021 ZEEUWSE OMBUDSMAN

OPEN EN DUIDELIJK RESPECTVOL BETROKKEN EN OPLOSSINGSGERICHT EERLIJK EN BETROUWBAAR

1

JAARVERSLAG 2021 ZEEUWSE OMBUDSMAN Inhoud

Voorwoord

pagina:

3

Cijfers

6

Onderzoeken 2021

8

Samenwerking met de Nationale Ombudsman

18

Externe contacten

19

Behoorlijkheidsnormen

20

Contactinformatie

26

Awb Verzoeker

Algemene wet bestuursrecht. klachten die de Ombudsman ontvangt, heten formeel (op grond van de Awb) verzoeken. De indiener heet verzoeker. Bestuursorgaan/organisatie de gemeente of gemeenschappelijk regeling waartegen de klacht zich richt.

2

JAARVERSLAG 2021 ZEEUWSE OMBUDSMAN Voorwoord Laatste jaarverslag Voor u ligt wellicht het laatste jaarverslag van de Zeeuwse Ombudsman. Dit omdat mede op initiatief van de Zeeuwse Ombudsman zelf aan gemeenteraden van de aangesloten Zeeuwse gemeenten wordt voorgesteld om met ingang van 1 januari 2023 aansluiting te zoeken bij de Nationale Ombudsman. Bij het opstellen van dit jaarverslag (eind juni 2022) hebben vijf van de dertien betrokken gemeenteraden zich met dit voorstel akkoord verklaard. Het is jammer dat nu ook de Zeeuwse Ombudsman zich moet scharen in de steeds langer wordende rij van organisaties die uit Zeeland verdwenen zijn. Aan dat voorgenomen besluit liggen net als bij al die andere organisaties solide overwegingen ten grondslag, te makend hebbend met toenemende complexiteit, kwaliteit, continuïteit en efficiency. Toch wel wat wrang aan het besluit om over te gaan tot opheffing van de Zeeuwse Ombudsman, is het fenomeen van de decentralisatieparadox. De landelijke overheid besloot in 2014 om de verantwoordelijkheden op het gebied van zorg, werk en jeugd te decentraliseren. Vanaf 2015 zijn de gemeenten daarvoor verantwoordelijk. Door die decentralisaties zijn de werkzaamheden van gemeenten zowel getalsmatig als in complexiteit enorm toegenomen. Terwijl de Zeeuwse Ombudsman in omvang constant moest blijven.

Met als paradoxaal gevolg dat de decentralisatie naar gemeenten mede heeft geleid tot centralisatie van de ombudsfunctie. Indien alle gemeenteraden akkoord gaan met het voorstel tot aansluiting bij de Nationale Ombudsman, zal op een andere plaats dan deze worden stilgestaan bij het verdwijnen van de Zeeuwse Ombudsman. Van belang is dat ook na aansluiting bij de Nationale Ombudsman de regionale aanwezigheid en betrokkenheid in goede handen zullen zijn. Pensionering plaatsvervangend secretaris Vanaf de oprichting van de Zeeuwse Ombudsman in 2001 is de heer Rens Klaasse als plaatsvervangend secretaris van de Ombudsman en als secretaris van het bestuur intensief bij de organisatie betrokken geweest. In 2021 nam hij afscheid. Bij die gelegenheid is aan zijn grote verdienste voor de organisatie en daarmee indirect voor de Zeeuwse burger passende aandacht besteed. Cijfers zeggen niet alles De inhoudelijke aspecten van dit jaarverslag zijn als altijd belangrijker dan de getalsmatige. Een gemeente met maar één klacht, maar dan wel een zeer ernstige, mag niet vergeleken worden met een andere gemeente met tien klachten over veel minder ernstige zaken. De Ombudsman waarschuwt tegen het al te snel trekken van conclusies op basis van de getallen in het cijfermatig overzicht in het volgende hoofdstuk.

Een enkele veelklager, grote aantallen toeristen, bevolkingssamenstelling naar leeftijd, opleidingsniveau en inkomen zijn factoren die het aantal klachten sterk kunnen beïnvloeden. Dat neemt niet weg dat sommige gemeenten en organisaties er goed aan zouden doen de cijfers toch eens wat nader te analyseren. En zich af te vragen wat er de

3

JAARVERSLAG 2021 ZEEUWSE OMBUDSMAN oorzaken van zouden kunnen zijn dat in de ene gemeente de verhouding klachten/inwoners in 2021 neerkomt op circa 1/2000 en in andere op circa 1/7000. Corona Ook in 2021 hadden we nog te maken met Covid-19 en de maatregelen daaromtrent. Ook de Zeeuwse Ombudsman werkte veelal vanuit huis. Wij ontvingen slechts een beperkt aantal klachten die te maken hadden met de overheidsmaatregelen in het kader van de bestrijding van de pandemie. Sabewa Het aantal klachten van Zeeuwse burgers over Sabewa beweegt zich evenals vorig jaar op een stabiel lager niveau dan enkele jaren geleden. De door Sabewa ingezette verbetermaatregelen lijken een duurzaam effect te hebben. Kwijtschelding blijft evenwel nog steeds een hot issue. In 2021 werden meerdere klachten ontvangen over de zogenaamde toetsing vooraf bij kwijtschelding. Elders in dit jaarverslag wordt daar aandacht aan besteed. Waarom een jaartermijn? Van de burger verwacht ik dat hij niet draalt met het indienen van een klacht. Hoe langer geleden het is dat een gedraging heeft plaatsgevonden, hoe lastiger het namelijk wordt om aan waarheidsvinding te doen. En voor een gemeente om zich te verweren. Toch is hier een uitzondering op: als een gedraging pas later een merkbaar effect heeft, kan afwijking van de jaartermijn in de rede liggen.

Wel verwacht ik dan van de burger dat hij ook in dat geval zo spoedig mogelijk actie onderneemt. Wordt vervolgens getalmd met het indienen van een klacht, dan fungeert de één-jaartermijn alsnog als beletsel voor het instellen van een onderzoek. Ook in 2021 is de termijn van een jaar een aantal malen een beletsel geweest om tot klachtbehandeling over te gaan. Kenbaarheidsvereiste Regelmatig ontvang ik klachten die nog niet door de organisatie waarover wordt geklaagd, zijn behandeld. Dat betekent dat nog niet is voldaan aan het zogenaamde kenbaarheidsvereiste. De wet bepaalt als uitgangspunt dat aan dit vereiste moet worden voldaan. Alleen wanneer het niet redelijk is om van een burger te vragen eerst de klacht door de organisatie te laten behandelen, kan ik een klacht rechtstreeks in behandeling nemen. Dit is slechts in uitzonderingsgevallen mogelijk. Burgers stellen vaak dat er bij klachtbehandeling door een gemeente of gemeenschappelijke regeling sprake is van: ‘een slager die zijn eigen vlees keurt’. Echter klachtbehandeling geeft de organisatie de gelegenheid zijn handelen of niet-handelen te heroverwegen. Van klachten kan ook geleerd worden. Juist daarom is klachtbehandeling in eerste aanleg door de beklaagde organisatie zo belangrijk.

Daarbij is in de wet bepaald dat in de regel de persoon die betrokken is geweest bij de gedraging waarop de klacht ziet, niet de klacht behandelt. Dit voorkomt juist dat ‘de slager zijn eigen vlees keurt’. Columns Niet alle Zeeuwen zijn zich bewust van hun recht om zich tot de Zeeuwse Ombudsman te wenden. Anderen weten niet wat de mogelijkheden van de ombudsman zijn. Om daar wat aan te doen verschijnt in bijna alle Zeeuwse Huis-aan-huisbladen maandelijks een column 4

JAARVERSLAG 2021 ZEEUWSE OMBUDSMAN van de Zeeuwse Ombudsman. Uit contacten met burgers blijkt dat die goed worden gelezen en gewaardeerd. Tot slot Ook in 2021 hebben honderden Zeeuwen hun vertrouwen gesteld in de Zeeuwse Ombudsman en de substituut Zeeuwse Ombudsman. Dat voelt als een zware verantwoordelijkheid. En tegelijkertijd als een blijk van vertrouwen. Vertrouwen dat van jaar op jaar opnieuw moet worden waargemaakt in het belang van goede en rechtstatelijk zuivere verhoudingen tussen burger en overheid. mr. drs. G.W. (Gertjan) van der Brugge, Zeeuwse Ombudsman

5

JAARVERSLAG 2021 ZEEUWSE OMBUDSMAN Cijfers Hieronder vindt u de cijfermatige overzichten van de verzoeken die de Zeeuwse Ombudsman ontving. De Ombudsman ontving in totaal 208 klachten in 2021. Dit is nagenoeg evenveel als in 2020 (206 klachten). Hieronder ziet u hoe deze klachten verdeeld zijn over de aangesloten organisaties voor 2021 en ter vergelijk ook voor 2020.

Organisatie (gemeenten) Borsele Goes

2021 2020 5 11

9 11

Hulst Kapelle

11 3

8 1

Middelburg Noord-Beveland

24 3

27 2

Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere

5 18 8 8 9 12

5 15 13 10 4 8

Vlissingen

14

19

Organisatie (overig)

2021 2020

Aan-Z Dethon GGD Zeeland GR de Bevelanden Leerplicht RMC Oosterschelderegio Orionis Walcheren RUD-Zeeland Sabewa Zeeland SWVO Veiligheidsregio Zeeland Zeeuwse Muziekschool Niet-aangesloten organisaties

2 1 6 6

2 2 1 7

0

0

5 0 28 0

9 2 28 0

0

1

0

0

29

22

Kenbaarheidsvereiste Klachten die de Ombudsman ontving maar die nog niet zijn behandeld door de organisatie waarover wordt geklaagd, voldoen niet aan het zogenaamde kenbaarheidsvereiste. Deze klachten mogen in de regel (nog) niet door de Ombudsman worden behandeld. Indien de klager daar toestemming voor geeft, worden deze klachten door de Ombudsman doorgestuurd naar de betreffende organisatie. Deze klachten worden door de Ombudsman wel meegenomen in het totaal ontvangen klachten. Dit omdat het zogenaamde “warm doorverwijzen” een belangrijk en tijdsintensief onderdeel uitmaakt van zijn werkzaamheden. Meeste klachten De meeste klachten ontving de Ombudsman over Sabewa Zeeland en de gemeente Middelburg. Ook de gemeente Schouwen-Duiveland scoort hoog in het aantal klachten. Ten opzichte van vorig verslagjaar viel op dat er meer klachten over de GGD Zeeland zijn ingediend. Deze klachten betroffen deels gedragingen van het GGD-onderdeel Veilig Thuis, deels gedragingen verband houdend met maatregelen rondom Covid-19. De klachten over Sabewa betreffen voornamelijk de afwijzing van het verzoek om kwijtschelding; afwijzingen waar de burger het niet mee eens is. Wat dit jaar opviel is dat meerdere burgers klaagden over de toetsing vooraf in het kader van de zogenaamde automatische kwijtschelding. In deze procedure wordt door het Inlichtingenbureau (een 6

JAARVERSLAG 2021 ZEEUWSE OMBUDSMAN landelijke organisatie die door Sabewa wordt ingehuurd) voorafgaand aan een reguliere aanvraag een grove toets op inkomen, vermogen en auto uitgevoerd. De Ombudsman heeft deze klachten gebundeld en een (gezamenlijk) onderzoek ingesteld. Volgend verslagjaar verschijnt het eindrapport hiervan. De klachten over de gemeente Middelburg waren divers (o.a. handhaving, afvalinzameling, bejegening en communicatie). De meeste klachten betroffen net als vorig jaar TIM (Toegang In Middelburg). Burgers klaagden onder andere over het uitblijven van een besluit. De klachten over de gemeente Schouwen-Duiveland waren eveneens divers. Zo ontving de Ombudsman onder andere klachten over het niet in contact kunnen komen met de gemeente, over het uitblijven van een beslissing op een handhavingsverzoek, het niet betrekken van omwonenden bij het plaatsen van een trafokast en ook tweemaal over een gedraging van een Buitengewoon Opsporingsambtenaar. Bemiddeling door de Ombudsman De laatste jaren neemt de Ombudsman steeds vaker het initiatief om partijen bij elkaar te brengen om te proberen het geschonden vertrouwen alsnog te herstellen. Dit in plaats van een formele klachtafhandeling. Hij constateert dat deze werkwijze door klagers en overheden wordt gewaardeerd en tot positieve resultaten heeft geleid.

Tijdens een intakegesprek tast de Ombudsman af in hoeverre een verzoeker hiervoor open staat. Ook aan de organisatie waarover de burger klaagt wordt gevraagd of bemiddeling een optie is. Het vrijwillig karakter van bemiddeling verzet zich tegen het afdwingen van een dergelijke gesprek door de ene partij bij de andere partij. De Ombudsman heeft in dit verslagjaar naast vele informele gesprekken twee officiële bemiddelingsgesprekken gevoerd. Eén daarvan heeft niet geleid tot het doel om tot een verbetering van de verhouding tussen de burger en de organisatie te komen. Het andere gesprek heeft uiteindelijk geleid tot een oplossing van het probleem van de burger. Nog in behandeling Hieronder kunt u lezen hoeveel verzoekschriften de Ombudsman nog in behandeling heeft (stand 1-6-2022). Nog in behandeling Goes Hulst Middelburg Orionis Walcheren Schouwen-Duiveland Terneuzen Veere Tholen Sluis Sabewa Zeeland Vlissingen GR De Bevelanden

2021 2020 0 0 0 0 1 2 1 3 3 2 0 0 0 1 0 1 1 1 5 1 2 2 0 1 7

JAARVERSLAG 2021 ZEEUWSE OMBUDSMAN Onderzoeken 2021 Uitkomst van klachtbehandeling na onderzoek (klachtafhandelingsbrief of eindrapport). Klachten die de Ombudsman ontvangt, betreffen vaak meerdere gedragingen waarover de burger ontevreden is. De Ombudsman toetst elk van deze gedragingen – anders gezegd: elk van deze klachtonderdelen - aan de behoorlijkheidsnormen. Deze normen worden ook door de Nationale Ombudsman gehanteerd. In de meeste klachtdossiers werden de klachten voor een deel gegrond verklaard (8) en voor een deel niet. De volgende behoorlijkheidsnormen waren daarbij in 2021 geheel dan wel deels geschonden.          

Goede informatieverstrekking Luisteren naar de burger Goede motivering Fatsoenlijke bejegening De-escalatie Betrouwbaarheid Onpartijdigheid Redelijkheid Goede voorbereiding Professionaliteit

3 2 3 1 1 3 1 1 1 4

In twee zaken kwam de Ombudsman tot het oordeel dat de organisatie niets te verwijten viel (ongegrond).

Aanbevelingen In 2021 heeft de Ombudsman in totaal aan drie aangesloten organisaties aanbevelingen gedaan. Deze volgen hieronder. 



 

Maak bij een klacht over een boom gebruik van de Bomenwijzer; https://www.nationaleombudsman.nl/system/files/infomateriaal/2020%20NO%20B omenwijzer.pdf In geval van een klacht over de klachtencoördinator zelf, moet uit de klachtafhandelingsbrief duidelijk blijken dat een andere medewerker dan de klachtencoördinator de klacht heeft behandeld. Werk bij het schrijven van een klachtafhandelingsbrief met een vast format. Behandeld een klacht zorgvuldig volgens de wettelijke bepalingen en de eigen klachtregeling.

Samenvatting van de eindrapporten en de klachtafhandelingsbrieven In 2019 ontvangen verzoeken (afronding in 2021) 

Ambtshalve beslissing, aanvullende rechtsbescherming en wettelijk kader horen (klachtafhandelingsbrief).

Behoorlijkheidsnormen: betrouwbaarheid, goede voorbereiding en fair play. Uitkomst klachtafhandeling: deels kennelijk onvoldoende belang, deels gegrond.

8

JAARVERSLAG 2021 ZEEUWSE OMBUDSMAN Verzoeker klaagt over een heffingsambtenaar omdat deze de aanslagen forensenbelasting 2016-2018 weigerde te verminderen, hij niet de juiste klachtenprocedure heeft gevolgd en hij verzoeker niet heeft gehoord bij het nemen van zijn ambtshalve beslissing om de voornoemde aanslagen te handhaven. Tegen een belastingaanslag kan een bezwaarschrift worden ingediend. De beslissing op een bezwaarschrift kan worden voorgelegd aan de belastingrechter. Op grond van de wet is de termijn voor het indienen van een bezwaar- of beroepsschrift zes weken. Na het verstrijken van die termijn staat de aanslag onherroepelijk vast. Een heffingsambtenaar is echter bevoegd om een onjuiste, onherroepelijke belastingaanslag ambtshalve te verminderen. Tegen de beslissing op een verzoek om ambtshalve te verminderen kan echter geen bezwaar worden gemaakt. In een dergelijk geval biedt de Ombudsman aanvullende rechtsbescherming. De Ombudsman heeft in deze zaak een hoorzitting gehouden. In vervolg daarop zijn de aanslagen op grond van nieuwe feiten en omstandigheden alsnog ambtshalve vernietigd. Omdat verzoeker daardoor kennelijk onvoldoende belang heeft bij een onderzoek door de Ombudsman, wordt een dergelijk onderzoek dan ook niet ingesteld. Tijdens voornoemde hoorzitting biedt de heffingsambtenaar zijn excuses aan voor het niet volgen van de juiste procedure.

De Ombudsman vindt dat beklaagde hiermee voldoende tegemoet komt aan de klacht en beoordeelt deze dan ook als ongegrond. Over het horen bij het nemen van een ambtshalve beslissing heeft de Ombudsman geoordeeld dat de heffingsambtenaar binnen het wettelijk kader heeft gehandeld en daarmee niet de behoorlijkheidsnorm ‘betrouwbaarheid’ heeft geschonden. De Awb geeft het algemene kader voor het bestuursrecht aan. Bijzondere wetten, zoals de Algemene wet inzake rijksbelastingen (Awr) kunnen op dit algemene kader uitzonderingen maken. Dit is in artikel 25 Awr ook het geval. Door in dit artikel op te nemen; ‘in afwijking van artikel 7:2 Awb….’. is in wetgevings-technisch opzicht op die manier verzekerd dat de bijzondere bepaling voorrang heeft boven de bepaling van de Awb. Door het bezwaar ambtshalve te behandelen is artikel 25 Awr (Hoofdstuk V Bezwaar en Beroep) van toepassing. Het wettelijk kader is dan dat een belanghebbende slechts wordt gehoord op verzoek. Verzoeker had een dergelijk verzoek niet gedaan. Vervolgens heeft de Ombudsman onderzocht of de ambtenaar door niet te horen andere behoorlijkheidsnormen heeft geschonden.