22-077 Bijlage 5. Sociaal jaarverslag 2021

Sociaal jaarverslag 2021 Gemeente Middelburg

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Voorwoord Voor u ligt het sociaal jaarverslag 2021. Het jaarverslag bevat informatie over de stand van de organisatie en de toepassing van het personeelsbeleid. Dit verslag is in eerste instantie bedoeld als verantwoording en verslaglegging van beleid. Het jaarlijks uitbrengen van het sociaal jaarverslag helpt ons om de resultaten van deze voortdurende ontwikkeling te monitoren en om waar mogelijk verbeteringen aan te brengen. Wij nodigen u dan ook uit om nader kennis te nemen van de inhoud van dit sociaal jaarverslag en danken alle medewerkers voor hun inzet in het bijzondere en uitdagende jaar 2021.

Middelburg, mei 2022 Burgemeester en wethouders van Middelburg.

1

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

INHOUDSOPGAVE 1.Organisatieontwikkeling ............................................................................................... 3 1.1 Algemene Organisatorische ontwikkelingen ............................................................................................ 3 1.2 Organisatieontwikkeling .......................................................................................................................... 3 1.3 Externe inhuur .......................................................................................................................................... 4

2. Personeelsontwikkeling............................................................................................... 5 2.1 Opleiding, training en persoonlijke ontwikkeling ..................................................................................... 5 2.2 Beoordelingen en functioneringsgesprekken .......................................................................................... 6 2.3 Werving, selectie, in-, door- en uitstroom ............................................................................................... 6 2.4 (Werk)stages ............................................................................................................................................ 7 2.5 personeelsbeleid ...................................................................................................................................... 7

3. Personeelszorg............................................................................................................. 9 3.1 Arbeidsomstandigheden / Preventie ....................................................................................................... 9 3.2 Arbeid, zorg en levensfase ....................................................................................................................... 9 3.3 Ziekteverzuim ......................................................................................................................................... 11 3.4 Bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) .................................................................................................... 12

4. Arbeidsvoorwaarden .................................................................................................. 14 4.1 Beloning ................................................................................................................................................. 14 4.2 (Secundaire) arbeidsvoorwaarden ......................................................................................................... 15 4.3 Medezeggenschap ................................................................................................................................. 17

5. Personeelsevenementen ........................................................................................... 20

2

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

1.ORGANISATIEONTWIKKELING 1.1 Algemene Organisatorische ontwikkelingen Organogram

Figuur 1. Organogram 2021

Organisatie aanpassingen In 2021 hebben er geen grote organisatorische wijzigingen plaats gevonden. Formatie en bezetting In het formatieplan is de nadere invulling van de afdelingen vastgelegd. Het aantal functies per afdeling wordt uitgedrukt in fulltime-equivalenten (fte’s). De formatie van de gemeente Middelburg bedroeg op 31 december 2021 391,51 fte en de bezetting 373,82 fte. Vorig jaar was de formatie 383,00 fte en de bezetting 357,46 fte. De formatie is uitbreid t.o.v. 2020. Dit is onder andere het gevolg van de indiensttreding van BOA’s. In onderstaande tabel wordt de formatie afgezet tegen de bezetting: Afdeling Directie Wijk & Bestuur Bedrijfsvoering Samenwerking belastingen WSD Facilitaire Zaken Publiekszaken Leefomgeving Vergunningverlening en handhaving Stadsbeheer Samenleving Totaal

Formatie 1,00 30,76 29,11 44,80 29,59 29,96 48,81 46,05 72,03 59,39 391,51

Bezetting 1,00 31,85 28,67 42,90 23,55 28,06 48,26 45,39 67,08 57,07 373,82

Verschil 0,00 1,09 -0,45 -1,90 -6,04 -1,91 -0,54 -0,66 -4,95 -2,32 -17,68

Tabel 1: formatie en bezetting in fte’s per 31-12-2021

1.2 Organisatieontwikkeling In 2018 is het organisatieplan ‘Middelburgs Beknopt’ vastgesteld. Het organisatieplan geeft de visie weer over onze rol in de Middelburgse samenleving en omschrijft de ontwikkelvisie van de organisatie. Het plan geeft focus over waarom en hoe wij als organisatie willen ontwikkelen, passend bij wat de samenleving van ons vraagt. Dit plan is met inbreng van het MT en tientallen collega’s herzien en begin 2022 naar de medewerkers gecommuniceerd.

3

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Het organisatieplan dat in 2021 als basis diende, bevat vijf uitgangspunten. Dit zijn:  Van buiten naar binnen denken en handelen; ons vertrekpunt is de inwoner.  Wij stemmen onze organisatie hierop af door logisch en integraal te organiseren, zodat we snel kunnen inspelen op ontwikkelingen en dat wat in de samenleving leeft.  We werken digitaal met aandacht, zodat we maximaal dienstverlenend kunnen zijn.  We maken gebruik van de kracht van onze medewerkers om te verbeteren en we vernieuwen waar dit een meerwaarde oplevert.  Dit alles bereiken wij door taakvolwassen en flexibel te werken en denken. Ook in 2021 zijn hier concrete activiteiten aan gekoppeld, waaronder:  Digitalisering: optimaliseren gegevensbeheer, doelmatigheidsonderzoek functioneel beheer en start datawarehouse en BI-tool.  TIM: organisatorische inbedding TIM in de organisatie.  Omgevingswet: organisatorisch inrichting en inzet trainingen voor medewerkers.  Participatie: evaluatie participatietrajecten, start implementatie aanbevelingen rapport Berenschot, gebruik Citizenlab en inspraak- en participatieverordening.  Visie op Werken: met kaders over het flexibel inrichten van arbeidstijd en werkomgeving (thuis werken).  Sturingsconcept/Werken in Projecten: onderzoek naar hoe het werken in projecten verder geprofessionaliseerd kan worden en implementatie eerste aanbevelingen.

 Functiehuis: afronding van project waarbij van alle medewerkers het takenpakket in kaar tis gebracht en is getoetst of dit pakket passend is in de functie waarin zij is ingedeeld.  Professionaliseren processen inkoop en subsidies.  (Digitale) dienstverlening: met onder meer digitaal parkeren. COVID-19 Alle medewerkers van de gemeente Middelburg hebben er ook in 2021 samen aan bijgedragen dat onze dienstverlening en bedrijfsvoering is blijven draaien en zo min mogelijk heeft geleden onder de pandemie. De veerkracht van onze organisatie is hierin duidelijk naar voren gekomen. Tijdens het jaar is op verschillende manieren aandacht besteed om de verbinding met en tussen medewerkers en aan de effecten van de pandemie op onze medewerkers. Onder andere door attenties vanuit het MT en College, een nieuwsbrief met leuke berichten van en over collega’s en een teamlunch (ten tijde van de versoepelingen, volgens de geldende maatregelen). Op deze manier proberen we onze informele en open cultuur te behouden. Ombuigingen In het kader van ombuigingen valt voor 2021 de bijdrage aan het financieel herstelplan te noemen, d.m.v. het in de structurele formatie opnemen van medewerkers die bovenformatief waren.

1.3 Externe inhuur Externe inhuur (extern personeel en uitbesteed werk) extern personeel ingehuurd: € 2.716.177 uitzendkrachten en ingehuurd personeel van bedrijven en organisaties

In vergelijking met 2020 is het bedrag voor externe inhuur verminderd met € 105.572

Tabel 2: externe inhuur in 2021

De kosten aan externe inhuur is ten opzichte van 2020 met € 105.572 verminderd. Dit is in de lijn met de verwachting van de komende jaren, namelijk dat de kosten aan inhuur dalen. Want hoewel we jaarlijks flexibele inzet behouden bij de afdelingen Stadsbeheer, Belastingen en Publiekszaken, is dat voor de afdeling Vergunningverlening en Handhaving in 2021 verminderd. In de lijn van het ontwikkelplan voor wat betreft de inzet van handhaving is de flexibele schil van de BOA’s omgezet in structurele formatie. En is inhuur op dit gebied afgenomen. 4

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

2. PERSONEELSONTWIKKELING 2.1 Opleiding, training en persoonlijke ontwikkeling Opleidingsplan 2021 Ook in het opleidingsjaar 2021 is er volop geleerd. En is er naast de reguliere, voor de functie noodzakelijk opleidingen, ook ruimte geboden voor ontwikkelgerichte opleidingen. Het streven is om deze lijn ook de komende opleidingsjaren voort te zetten. Waarbij we in 2022 de mogelijkheden onderzoeken tot het aanbieden van een online leerplatform aan de medewerkers. Besteding budget Omschrijving Opleiding personeel (concern) Opleiding personeel (dco)

begroting 75.500 302.534

Tabel 3: besteding budget

In 2021 was het totaal te besteden opleidingsbudget afgerond € 379.617. Hiervan is in totaal € 369.766 geboekt. Eindsaldo 2021 liet een overschot zien van € 9.851,-. Management Ontwikkeling Middelburg-traject (MOM) De MOM-dagen zijn bedoeld voor teamontwikkeling/leiderschaps- van het MT zodat de samenwerking en daarmee de aansturing van de organisatie wordt versterkt. De MOM-dag in het voorjaar vond door de coronamaatregelen digitaal plaats. Bij de start van het MT in 2018 heeft het MT een mission statement opgesteld dat destijds is omschreven als een eindbeeld over wat het MT wil zijn. Met elkaar is verkend waar het MT nu staat, op welke onderdelen verbetering wenselijk is en wat hiervoor nodig is. De tweedaagse in het najaar vond op locatie plaats. Het MT heeft gesproken over wat nodig is om zichzelf en anderen beter in positie te brengen voor het initiëren van ontwikkelingen in onze organisatie. Een onderwerp dat past bij het uitgangspunt verbeteren en vernieuwen in het organisatieplan. Volg de Trend (VDT) Geïnspireerd worden door een ontwikkeling vanuit de samenleving, gelinkt aan ons organisatieplan Middelburgs Beknopt, waarmee je in je dagelijkse werkpraktijk aan de slag kunt. Dat is het doel van VDT. Door de coronamaatregelen (waardoor het niet mogelijk was om met een groep fysiek bijeen te komen) is ervoor gekozen om Volg de Trend niet door te laten gaan.

Themabijeenkomsten Themabijeenkomsten zijn maandelijkse bijeenkomsten van het MT waarin een (actueel) thema inhoudelijk wordt uitgediept, meestal georganiseerd en ingevuld door de vakinhoudelijk betrokken medewerker(s). In 2021 werden onderstaande thema’s besproken:  Digitalisering/Dataficering  Organisatieplan  Werken in Projecten (meerdere keren)  Omgevingswet  Sociaal Domein  MT-plan

5

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

2.2 Beoordelingen en functioneringsgesprekken

Totaal

Vastgestelde Beoordelingen

% 2021

% 2020

Tot. aantal medewerkers

190

43,8%

25,7%

434

FunctioneringsGesprekken

% 2021

% 2020

Tot. aantal medewerkers

241

55,5%

38,4%

434

Tabel 4: aantal vastgestelde beoordelingen in 2021

Totaal

Tabel 5: aantal gehouden functioneringsgesprekken 2021

Het percentage van het aantal beoordelingen is voor het sociaal jaarverslag gebaseerd op de periode van één jaar. Aangezien beoordelingen éénmaal per twee jaar dienen te worden opgesteld komt bovenstaand percentage niet overeen met het percentage van opgestelde beoordelingen over de volledige periode van twee jaar. Zoals verwacht is het percentage functioneringsgesprekken en beoordelingen in 2021 weer op het oorspronkelijke niveau gekomen. Vanwege de corona-uitbraak en de plotselinge gedwongen thuiswerksituatie zijn gesprekken in 2020 uitgesteld of niet doorgegaan. Daarom lagen de cijfers in 2020 eenmalig aanmerkelijk lager.

2.3 Werving, selectie, in-, door- en uitstroom Bij het ontstaan van een vacature wordt deze in principe eerst intern opengesteld. Dit betekent dat alleen personeel van de Gemeente Middelburg op deze functie kan reageren. Indien er geen geschikte interne kandidaat is wordt de vacature extern verspreid. In 2021 zijn 27 vacatures opengesteld. Van de opengestelde structurele vacatures zijn er in 2021 6 (incl. interne uitzendkrachten) intern ingevuld en 18 via externe werving. 3 vacatures waren aan het eind van 2021 nog niet vervuld. Instroom In 2021 zijn er 44 medewerkers in dienst van de Gemeente Middelburg gekomen. Instroom 2021 (man en vrouw) mannen 24

vrouwen 20 44

Tabel 6: verdeling instroom in 2021

Doorstroom In 2021 zijn er 19 medewerkers doorgestroomd naar een andere functie. Instroom 2021 (man en vrouw) mannen 5

vrouwen 14 19

Tabel 7: verdeling interne doorstroom man/vrouw 2021

6

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Aantal

Schaal 1-4 1

Schaal 5-8 8

Schaal 9-12 9

Schaal 13 + 1

Totaal 19

Tabel 8: verdeling interne doorstroom per salarisschaal in 2021

Uitstroom Uitstroom 2021 en redenen Aanvaarden baan elders/ontslag op eigen verzoek Afloop tijdelijke aanstelling/niet op eigen verzoek Ouderdomspensioen/Keuzepensioen IP/WAO Overlijden Overig Totaal

2021 8 3 17 1 2 31

2020 10 3 20 1 34

Tabel 9: uitstroom in 2021, vergeleken met 2020

2.4 (Werk)stages In 2021 hebben bij de Gemeente Middelburg in totaal 16 stagiaires/scholieren stage gelopen. In ons personeelsbeleid ondersteunen we het inzetten van stagiaires. Het stelt jonge mensen (voor ons potentiële medewerkers) in staat werkervaring op te doen en kennis te maken met het werken bij de (gemeentelijke) overheid. Met dit aantal wordt voldaan aan de streefcijfers, zoals die zijn benoemd in het stagebeleid. Speerpunten van dat beleid zijn:  Een inspanningsverplichting om 23 stages per jaar aan te bieden (verdeeld over alle afdelingen);  Vooraf bij iedere stage een duidelijke stageopdracht formuleren;  Aanwijzen coördinator als aanspreekpunt binnen onze organisatie en voor de contacten met de opleidingsinstituten. Het aantal stagiaires op HBO niveau is in verhouding iets gedaald ten opzichte van 2020, namelijk van 10 naar 7 stagiaires. Daartegenover staat dat we in 2021 in totaal 2 stagiaires hadden op WO niveau. Het aantal stagiaires op MBO niveau is gelijk gebleven en is 7 stagiaires. Ook hebben we in 2021 iemand te werk gesteld via een werkervaringsplaats. We kunnen zien dat door de combinatie van het ontstaan van de pandemie en het bijna tegelijk moeten opstarten van een nieuwe stagesemester heeft geleid tot een stagnatie. Stagnatie enerzijds in het minder binnenkomen van stageverzoeken, anderzijds tot het daardoor ook minder plaatsen van stagiaires.

Niet alleen wij als werkgever waren onbekend met de impact van de pandemie op het werk, ook de scholen worstelden hiermee. Toch is het ons met de scholen gelukt om in het eerste half jaar van 2021, 8 stagiaires te plaatsen en in de tweede helft van 2021 in totaal 8.

2.5 personeelsbeleid Strategische personeelsplanning (SPP) Met SPP proberen we in principe te voorkomen dat er vacatures ontstaan, door op voorhand na te denken en invulling te geven aan het mogelijk vertrek van medewerkers. Kortom, beter kunnen anticiperen en kansen zien of creëren voor onze medewerkers, in plaats van achteraf of op een te laat moment reageren. Op deze manier zijn medewerkers ook in 2021 kunnen doorstromen naar andere functies zoals te zien is in de tabel met onze doorstroomcijfers. Wet normalisering rechtspositie ambtenaren Een punt dat nog open stond vanuit de invoering van de Wnra was de invoering van een geschillencommissie, die adviseert over geschillen tussen werknemer(s) en werkgever die aan hen worden 7

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

voorgelegd op in de cao bepaalde onderwerpen. In 2020 is dat vanwege de pandemie niet gelukt. In 2021 is onder leiding van de gemeente Middelburg een regionale geschillenregeling opgesteld. Deelnemers aan deze regeling zijn de gemeente Middelburg, de gemeente Vlissingen, de gemeente Veere, de gemeente Schouwen-Duiveland en Orionis Walcheren. De regeling is in samenspraak met het Lokaal Overleg van alle organisaties tot stand gekomen. De geschillencommissie zal vanaf 2022 voor deze vijf organisaties werkzaam zijn. De leden van de commissie zullen in overeenstemming tussen werkgevers en het Lokaal Overleg van de verschillende organisaties worden gekozen. Visie op Werken / Het Nieuwe Werken (VoW / HNW) Als gevolg van de pandemie hebben veel medewerkers hun werkzaamheden vanuit huis gedaan. De organisatie is hierin goed meebewogen. In 2021 is een projectgroep aan de slag gegaan met de (arbo)technische en arbeidsvoorwaardelijk faciliteiten om thuiswerken ook na de pandemie op een goede manier mogelijk te maken. Deze faciliteiten en regelingen zullen in 2022 gereed zijn en worden geïmplementeerd. Generatiepact en traineeship In 2021 is de generatiepactregeling en het traineeship geëvalueerd. Het merendeel van de deelnemers aan het generatiepact geeft aan zich vitaler te voelen en een betere werk-privé balans te ervaren.

Daarmee voorziet de regeling in een van de primaire doelstellingen. Het generatiepact draagt echter niet aantoonbaar bij aan doorstroom of de instroom van jonge medewerkers. Tevens wordt aangegeven dat deelname van medewerkers aan de generatiepactregeling leidt tot capaciteitsproblemen op de afdelingen en een toenemende werkdruk bij collega’s. De evaluatie van het traineeship is overwegend positief. Het traineeship was een goed initiatief, maar het heeft zowel voor de organisatie als voor de trainees zelf niet op alle fronten gebracht wat was beoogd. Voor de trainees bood het onvoldoende een concreet perspectief. Op de afdelingen bood het traineeship geen oplossing voor het verlies aan capaciteit als gevolg van generatiepactdeelname. In 2022 zal nader uitgewerkt en besloten worden hoe de organisatie praktisch verder gaat met het generatiepact en het traineeship.

8

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

3. PERSONEELSZORG 3.1 Arbeidsomstandigheden / Preventie Arbo Unie De Gemeente Middelburg heeft een contract met de Arbo Unie voor de dienstverlening conform de Arbowet In het verslagjaar was de heer C. Jiskoot wederom de bedrijfsarts aangevuld met praktijkondersteuner M. Caljouw. De bedrijfsarts heeft ook zitting in het Sociaal Medisch Overleg (SMO). Het SMO heeft tot doel het bespreken van de voortgang van de ziekteverzuimbegeleiding. Daarnaast gaat er van het SMO een preventieve werking uit als het gaat om de arbeidsongeschiktheid van medewerkers. Ook de bedrijfsmaatschappelijk werkster neemt deel aan het SMO. Het contract met Arbo Unie is op verrichtingenbasis en heeft telkens een looptijd van 1 jaar.

Vaccinaties Jaarlijks wordt aan de medewerkers van de Gemeente Middelburg een griepprik aangeboden. Een verpleegkundige komt hiervoor twee dagdelen naar het Stadskantoor. Ook dit verslagjaar werd er gevaccineerd door een verpleegkundige van de GGD Zeeland. In 2021 hebben 36 medewerkers zich aangemeld voor vaccinatie. Dit is iets minder dan het aantal aanmeldingen wat over het algemeen schommelt tussen de 40 en 45.

Bedrijfshulpverlening In het kader van de Arbeidsomstandighedenwet is de gemeente Middelburg verplicht een Bedrijfshulpverleningsorganisatie te hebben. Deze is in de eerste plaats gericht op het beschermen van de medewerkers en de bezoekers. De taken van de BHV’ers zijn voornamelijk het verlenen van eerste hulp, brandbestrijding en evacueren. De BHV-organisatie van de gemeente Middelburg richt zich op de locaties Stadskantoor, Waldammeweg, crematorium en parkeergarages. Door het Covid-19 virus was het niet mogelijk de herhalingslessen in het voorjaar door te laten gaan, daardoor was er een inhaalslag in het najaar. De verwachting is dat in 2022 de lessen weer in het voor- en najaar gaan plaatsvinden.

3.2 Arbeid, zorg en levensfase Verdeling naar leeftijd en aantal dienstjaren Medewerkers hebben verwachtingen met betrekking tot flexibele arbeidsuren, mogelijkheid tot het opnemen van verlof e.d. Een goede balans tussen werk en privé (bijvoorbeeld zorg, hobby’s) betekent per levensfase iets anders en dit vraagt steeds meer van werkgevers. In onderstaande tabel is te zien dat er relatief veel medewerkers in de oudere leeftijdscategorieën vallen. Het gemiddeld aantal dienstjaren dat medewerkers in dienst zijn van de gemeente Middelburg is licht gedaald. In 2021 is dat 14,46 ten opzichte van 15,52 in 2020. Dit heeft te maken met de uitstroom van medewerkers als gevolg van pensionering. 0-24 M 2 Totaal

25-34 V 4

M 26

V 32

6

58

35 - 44 M V 47 45 92

45 - 54 M 67

=> 55 V 59

126

M 107

V 45 152

Tabel 10: Leeftijdsopbouw per leeftijdscategorie (onderverdeeld in man en vrouw)

Leeftijd

2021 48,31

2020 49,85

2019 49,80

2018 50,38

2017 50,14

Tabel 11: verloop gemiddelde leeftijd medewerkers

9

2016 50,03

2015 49,19

2014 48,25

2013 47,94

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

M 38

0 - 2 jaar V Tot 60 98

M 28

3 - 5 jaar V Tot 30 58

M 23

6 - 10 jaar V Tot 23 46

M 33

11 - 15 jaar V Tot 14 47

M 127

=> 16 jaar V Tot 58 185

Tabel 12: aantal dienstjaren (onderverdeeld in man en vrouw)

Organisatie

M 16,92

V 11,14

Totaal 14,46

Tabel 13: gemiddeld aantal dienstjaren

Verdeling fulltime en parttime Het aantal medewerkers dat bij de gemeente Middelburg parttime werkt, is licht gestegen naar 42,63% (was 41,98% in 2020).

Totaal

M 211

Fulltime V 38

totaal 249

M 38

Parttime V 147

totaal 185

Tabel 14: aantal medewerkers dat fulltime / parttime werkt

Verruiming werkweek In 2021 zijn er drie medewerkers geweest met een uitbreiding naar 40 uur.

Ouderschapsverlof In 2021 hebben 12 (2020 16) medewerkers hiervan gebruik gemaakt. Er zijn geen verzoeken om ouderschapsverlof geweigerd.

Zwangerschaps- en bevallingsverlof Aanstaande moeders hebben voor en na de verwachte bevallingsdatum recht op zwangerschaps- en bevallingsverlof. Deze periode bedraagt in totaal minimaal 16 weken. In 2021 hebben 8 (2020 6) medewerksters hiervan gebruik gemaakt.

Levensloopverlof In 2011 werd bekend dat de levensloopregeling, die nog maar enkele jaren daarvoor het licht had gezien, vanaf 2012 al weer werd afgeschaft. In 2013 en 2015 is het overgangsrecht verder uitgefaseerd (overgangsrecht tot 2022) en kozen veel deelnemers voor het fiscaal vriendelijk laten uitbetalen van het spaarsaldo. In 2021 hebben 4 medewerkers levensloopverlof opgenomen. Per 1 november 2021 zijn alle levenslooprekeningen opgeheven en zijn de resterende saldi uitbetaald. Hiermee is een eind gekomen aan de Levensloopregeling.

Aantal

2021

2020

0

5

Tabel 15: Aantal deelnemers levensloopregeling vanaf december 2021

Seniorenverlof/Generatiepact Om medewerkers voor te bereiden op hun leven na hun pensioen kende Middelburg altijd al een regeling waarin medewerkers in het laatste jaar voorafgaand aan hun uitdiensttreding extra verlof kregen. Naast deze regeling is er nog een andere variant namelijk het generatiepactverlof. Deze regeling behelst dat medewerkers vanaf hun zestigste verjaardag tot aan hun hun pensioen 80 % van hun oorspronkelijke betrekkingsomvang mogen werken tegen 90 % van hun salaris en 100 % pensioenopbouw (de 80-90-100 regeling). Medewerkers kunnen van slechts één variant gebruik maken. In 2021 maakten in totaal 32 medewerkers gebruik van de generatiepactverlofregeling, terwijl 1 medewerker gebruik maakten van de eerste variant. In 2019 is besloten om in de toekomst niet meer twee varianten naast elkaar aan te bieden. Het seniorenverlof wordt uitgefaseerd. 10

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Zorg- en calamiteitenverlof Zorgverlof is bedoeld voor situaties waarin de persoonlijke, noodzakelijke zorg bij ziekte voor een gezinslid is vereist. In 2021 hebben 2 medewerkers zorgverlof gekregen. Dat is minder dan vorig jaar. Dit heeft ook te maken met de wetswijziging arbeid en zorg. Deze wet geeft medewerkers meer ruimte om gebruik te maken van calamiteitenverlof. Dit verlof wordt toegekend wanneer een medewerker meegaat naar bijvoorbeeld een ziekenhuisbezoek voor de partner of kind en wordt volledig gecompenseerd door de werkgever. In 2021 is in totaal 57.95 uur zorgverlof verleend, waarvan de helft voor rekening van de gemeente. 2021 Aantal personen Aantal uren

2020

2

4

57.91

116.10

Tabel 16: verleend zorgverlof

In 2021 is in totaal 141.15 uur calamiteitenverlof verleend. 2021 Aantal personen

11

Aantal uren

141.15

Tabel 17: verleend calamiteitenverlof

3.3 Ziekteverzuim Ziekteverzuim In aansluiting op de Arbo-wet is besloten dat de nadruk niet zozeer op ziekteverzuimcontrole, maar juist op ziekteverzuimbegeleiding dient te liggen. De volgende twee doelstellingen zijn geformuleerd voor het ziekteverzuim: 1. Het bereiken van een gemiddelde verzuimduur die overeenkomt met die van qua grootte vergelijkbare gemeenten. 2. Zo mogelijk verlagen en beheersen van het huidige ziekteverzuimpercentage. In de onderstaande tabel worden verzuimcijfers weergegeven voor 2021 ten opzichte van voorgaande jaren: Verzuim %

Meldingsfrequentie

2019

5,0

1,23

Gem. verzuimduur in dagen 6,5

2020

5,7

0,79

10,6

2021

6,1

0,77

8,1

Tabel 18: verzuim 2021 t.o.v. voorgaande jaren

Uit het overzicht blijkt dat het verzuimpercentage van 2021 opnieuw is gestegen ten opzichte van eerdere jaren. De meldingsfrequentie daarentegen is iets gedaald. Hier is het effect van thuiswerken waarschijnlijk zichtbaar. Met klachten kun je vaak nog wel thuiswerken en melden medewerkers zich minder vaak ziek. De gemiddelde duur van het verzuim is met ruim 2 dagen afgenomen. Dit komt doordat een aantal zeer langdurige verzuimdossiers is afgesloten. Daar tegenover staat echter een behoorlijk aantal dossiers dat in de loop van 2020 of 2021 is ontstaan en nog voortduurt. De stijging van het verzuimpercentage zit vooral in de categorie verzuim vanaf een half jaar tot en met 2 jaar. Hier is de toename in verzuimdagen 2516 dagen ten opzichte van het jaar 2020.

11

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Loondoorbetaling bij ziekte Op basis van wet- en regelgeving zijn werkgevers verplicht om bij ziekte twee jaar lang het brutoloon door te betalen. Er is afgesproken dat in die periode van twee jaar van ziekte niet meer dan 170% van het brutoloon wordt doorbetaald. In de CAO is het volgende afgesproken: 0 - 6 maanden 7 - 12 maanden 13 - 24 maanden 25 maanden en langer

100% 90% 75% 70%

Daarbij moet worden aangetekend dat bij een dienstongeval 100% van het brutoloon wordt doorbetaald en dat bij een laag arbeidsongeschiktheidspercentage tegenwoordig ook een (gedeeltelijke) loondoorbetaling tijdens het 3e ziektejaar verplicht is. Wanneer de medewerker werkzaamheden verricht in het kader van re-integratie zal over de gewerkte uren 100% worden doorbetaald. In de CAO (vanaf 2008) is wel een bepaling opgenomen dat rekening wordt gehouden met individuele gevallen van terminale ziekte. In 2021 hebben 25 medewerkers te maken gehad met deze korting op het salaris. 3.4 Bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) Hulpaanbod 2021 Hulpaanbod medewerker langer dan 4 weken ziek Aanmeldingen voor gesprek na hulpaanbod

45 21

Tabel 19: Hulpaanbod bedrijfsmaatschappelijk werk

Aantal cliënten 2021 Gemeente Middelburg Mondia Scholengroep

48 2

Tabel 20: Aantal cliënten bedrijfsmaatschappelijk werker

Aangemelde cliënten per maand 12 10 8 6 4 2 0 maart

april

mei

juni

juli

augustus september oktober november december

Gemeente Figuur 2: aangemelde cliënten per maand in 2021

12

Mondia

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Wijze van aanmelding 2021 Medewerker zelf Via bedrijfsarts Via leidinggevende Via brief SMO

11 1 13 21 2

Tabel 21: Wijze van aanmelding bij bedrijfsmaatschappelijk werk

Aanmeldingen per afdeling Publiekzaken Leefomgeving Bedrijfsvoering Samenleving Wijk & Bestuur Samenwerking Belastingen WSD Facilitaire Zaken Vergunningverlening & Handhaving Stadsbeheer

Figuur 3: Aanmeldingen per afdeling 2021

Problematiek Privé gerelateerd: o.a. niet in balans zijn, (heftige) gebeurtenissen thuis, (ernstig) ziek geworden, ziek worden van partner/kinderen, rouw, weinig assertief Werk gerelateerd: o.a. werkdruk, niet tevreden met je functie, thuiswerken door Corona, oneindigheid met collega(‘s), sfeer op het werk Fysiek georiënteerd: o.a. waarvan het langer duren van een ziekte of aandoening de meeste impact had Mentaal georiënteerd: waarvan de meest opvallende: ‘het niet in balans zijn’ Tabel 22: Aanmeldingsproblematiek

Scholing Bedrijfsmaatschappelijk werker  Workshop ‘werken bij de Gemeente’  Training: de BMW-er als stressdeskundige Verzorgde training/presentatie  Verzuim (alleen gegeven aan P&O, aan MT volgt) Intervisie Deelname aan intervisiegroep gemiddeld 6x per jaar. In 2021 slechts 1x (net opgezet) Deelname Sociaal medisch overleg 7x bijeenkomst van 2 uur.

13

25 23 13 35

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

4. ARBEIDSVOORWAARDEN 4.1 Beloning Personeelskosten In het verslagjaar is meermaals onderhandeld over een nieuwe cao, maar partijen kwamen niet tot overeenstemming. Het IKB is dan ook niet gewijzigd en bedraagt net als vorig verslagjaar 17,05%. Werknemers bepalen zelf wanneer ze dit budget laten uitbetalen. 2021 € 21.322.000,00 € 3.503.000,00 € 1.470.000,00 € 1.302.000,00 € 126.000 € 0,00 € 27.723.000,00 € 17.000,00€ 0,00 € 27.706.000,00

Bruto salaris Div. pensioenspremies Premie wao/whk Premie zorgverzekeringswet Premie ufo Spaarln./eindheffingen Sub-totaal Af: premie reparatie ww Af: loonkostensubsidies Totaal

2020 € 20.327.000,00 € 3.237.000,00 € 1.348.000,00 € 1.191.000,00 € 120.000 € 0,00 € 26.223.000,00 € 16.000,00€ 0,00 € 26.207.000,00

Tabel 23: bruto salaris inclusief Individueel Keuzebudget, overwerk, piket, enz.

De loonkosten vertonen een stijging ten opzichte van het vorige verslagjaar. De totale sociale lasten bovenop het bruto salaris geven een stijging te zien naar 29,94% (28,93%). Op basis van de werkelijke bezetting 373,82 fte (357,46 fte) per peildatum 31 december van het verslagjaar kost een formatieplaats € 74.115,21 (€ 73.316,76).

Rangen Medewerkers die worden aangesteld in de aanlooprang, zullen nog groeien in hun functie (vakinhoudelijk en met betrekking tot de competenties). Als een medewerker minimaal een jaar in de aanloopschaal zit en voldoet aan de functie-eisen, volgt bevordering naar de functierang. De uitlooprang wordt alleen toegekend wanneer de medewerker het maximum van de functierang heeft bereikt, een bepaalde wachttijd (1 of 2 jaar) heeft doorlopen en structureel goed presteert. Bij de gemeente Middelburg zit een groot deel van de medewerkers al in de uitlooprang, een percentage dat de laatste jaren licht schommelt.

Aanlooprang Functierang Uitlooprang Garantie-situaties en overige

2021

2020

2019

2018

2017

4% 36% 55% 5%

5% 33% 54% 8%

5% 28% 60% 7%

2% 27% 63% 8%

1% 29% 63% 7%

Tabel 24: verdeling rangen

14

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Schaalcategorie Onderstaand is een verdeling weergegeven van de daadwerkelijke schalen, waarin de medewerkers betaald krijgen.

M 23

Schaal 1 t/m 4 V Tot 2 25 6%

M 88

Schaal 5 t/m 8 V Tot 82 170 40%

Schaal 9 t/m 12 M V Tot 125 95 220 50%

Schaal 13 t/m 14 M V Tot 12 5 17 4%

Tabel 25: schaalcategorieën in de bezetting 2021

Gratificaties Een bijzondere vorm van beloning is de uitbetaling van een gratificatie. Het gaat hier om gratificaties bij het bereiken van een diensttijdjubileum (overheidsjaren). Door beëindiging van de overgangsregeling zijn er geen (of zelden) uitkeringen meer bij pensionering. In het verlengde van de zogenaamde schouderklopjes wordt er in uitzonderlijke situaties een gratificatie toegekend als blijk van waardering. Reden voor een dergelijke gratificatie is veelal de bijzondere inzet van een medewerker voor een bepaald project of een andere bijzondere inspanning. In de categorie van waarderingsgratificaties is in totaal € 22.094,00 netto uitgekeerd (€ 11.982,00 in 2020). Gratificaties 2021 25 jarig ambtsjubileum 40 jarig ambtsjubileum 50 jarig ambtsjubileum Afscheidsgratificatie Waarderingsgratificatie Totaal

6 12 0 0 107 115

Tabel 26: Aantal uitgekeerde gratificaties 2021

4.2 (Secundaire) arbeidsvoorwaarden Individueel Keuze Budget Het totale IKB-budget bedraagt op 31 december van het verslagjaar ongewijzigd 17,05% van het bruto schaalbedrag. Met behulp van de module Flex Benefits binnen Youforce kunnen de werknemers hun keuzes voor alle uitruil, kopen en verkopen van verlof en/of uitbetaling van het IKB digitaal indienen.

Cafetariamodel/alle vormen van uitruil Aan- en verkoop verlofuren Binnen het cafetariamodel kunnen werknemers uren kopen of verkopen. Voor kopen is het maximum vastgesteld op 4 keer het aantal contracturen per week. Maximum verkoop is 2 keer het aantal contracturen per week.

Aantal werknemers Verkochte uren Gekochte uren

2021

2020

100 2409,35 3680,28

94 2837,69 2994,09

Tabel 27: Overzicht deelnemers (ver)koop uren

Fietsregeling Binnen deze regeling kan het personeel van de gemeente op fiscaal vriendelijke wijze een fiets aanschaffen. Je mag 1 keer in de 4 jaar een fiets “declareren”. Er geldt een maximale vergoeding van 15

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

€ 1.250,00. In dit verslagjaar zien we een forse (tijdelijke?) afname van het aantal deelnemers. Vanaf 1 januari 2018 is het niet meer persé noodzakelijk om de fiets te gebruiken voor woon- werkverkeer.

Aantal

2021 40

2020 41

Tabel 28: Aantal deelnemers fietsregeling

Parkeerregeling Vanaf het moment dat de nieuwe huisvesting aan de Kanaalweg in gebruik genomen is, kunnen werknemers meedoen aan een fiscaal vriendelijke parkeerregeling gekoppeld aan een parkeerkaart voor de parkeergarage daar.

Aantal

2021 64

2020 64

Tabel 29: Aantal deelnemers parkeerregeling

Vakbondscontributie Werknemers kunnen bij hun vakbond een verklaring krijgen waaruit blijkt dat zij de contributie hebben betaald. Met deze verklaring kunnen zij de volledige vergoeding hiervoor uitruilen.

Aantal

2021 65

2020 61

Tabel 30: Aantal deelnemers vakbondscontributie

Reiskostenvergoeding voor woon- werkverkeer Nog steeds met afstand de meest succesvolle regeling binnen het cafetariamodel. De regeling is ingevoerd om als goede werkgever te kunnen concurreren met andere werkgevers. In de regeling is bewust geen minimale afstand en geen minimaal bedrag opgenomen, dit om de regeling zo laagdrempelig mogelijk te maken.

Aantal

2021 164

2020 251

Tabel 31: Aantal deelnemers reiskostenvergoeding

Sport en Vitaliteit Bewegen is gezond! De gemeente Middelburg wil medewerkers een steuntje in de rug geven om gericht aan hun gezondheid te werken. Vanaf 1 januari 2018 is het meer dan fitness alleen. Werknemers kunnen nu ook de kosten voor andere sporten uitruilen.

Aantal

2021 129

Tabel 32: Aantal deelnemers Sport en Vitaliteit

16

2020 119

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Bibliotheek en nu ook Museumjaarkaart Na overleg met de ondernemingsraad is de uitruil van de lidmaatschapskosten voor de Bibliotheek per 1 januari 2018 uitgebreid met de kosten voor een museumjaarkaart. 2021 28

Aantal

2020 24

Tabel 33: Aantal deelnemers bibliotheek en museumjaarkaart

Opleidingskosten Samen met de invoering van het IKB-budget is in de cao geregeld dat werknemers deze kosten mogen uitruilen. Het gaat hier om het financieren van een opleiding, indien en voor zover deze niet door de gemeente wordt vergoed en de geldende fiscale regelgeving de besteding van het IKB aan dit doel belastingvrij mogelijk maakt. 2021 1

Aantal

2020 0

Tabel 34: Aantal deelnemers opleidingskosten

Werkkostenregeling De werkkostenregeling houdt - kort gezegd - het volgende in: werkgevers kunnen onbelaste vergoedingen aan de werknemers geven, zoals maaltijden, kerstpakketten of een fiets. Daarbij geldt dat de vergoedingen alleen onbelast mogen worden gegeven als het totaalbedrag onder een bepaald percentage van het totale fiscale jaarloon blijft. Dit is de vrije ruimte. Die vrije ruimte is tijdelijk verhoogd als onderdeel van de corona-maatregelen om werkgevers tegemoet te komen. Wanneer het bedrag van de onbelaste vergoedingen boven die grens komt, dan moet over dat extra bedrag 80% belasting worden betaald. Jaarlijks worden de werkkosten gemonitord en geëvalueerd. Ook enkele onbelaste vergoedingen die worden terugbetaald met IKB (waarbij er een fiscaal voordeel is door de bruto-netto ruil) drukken op de vrije ruimte. Er zijn in 2021 geen wijzigingen geweest in de uitruilmogelijkheden met het IKB. Wel is de uitruilregeling voor woon-werkverkeer tijdelijk niet meer gebaseerd op vaste, gemiddelde reispatronen, maar op werkelijke reisbewegingen (telkens opgaves achteraf). De Belastingdienst stond het toepassen van die gemiddelde reispatronen van voor de Corona-crisis niet meer toe, bij functies waar het thuiswerken zijn intrede had gedaan en de reisbewegingen in de praktijk niet meer gemaakt werden.

Veel reguliere werkkosten vielen door de corona-maatregelen aanmerkelijk lager uit (bijv. minder recepties), zodat de extra belastingheffing van 80% dit jaar achterwege kon blijven.

4.3 Medezeggenschap Lokaal Overleg Sinds de invoering van de Wnra is het Lokaal overleg in plaats gekomen van de Commissie Georganiseerd overleg. In de cao Gemeenten (hoofdstuk 12) is beschreven welke onderwerpen in het Lokaal overleg worden besproken. Het Lokaal overleg heeft de volgende samenstelling: Vertegenwoordiging gemeentebestuur: Wethouder C.J. Doorn - Roosenburg Gemeentesecretaris A. van den Brink De heer R.J.H. Kwekkeboom

-

voorzitter adviseur secretaris

Vertegenwoordiging werknemers: De heer H. van Bruggen

-

vakbondsbestuurder FNV Overheid 17

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

De heer J.J. Nijsen De heer W. Tabak

-

FNV Overheid FNV Overheid

vacature De heer C. Helmendach

-

vakbondsbestuurder CNV Overheid CNV Overheid

Het Lokaal Overleg is in 2021 eenmaal bij elkaar gekomen. Tijdens dit overleg werd de regionale geschillenregeling besproken en is het Lokaal Overleg akkoord gegaan met de arbeidsvoorwaardelijke voorstellen die in voorbereiding waren voor de nieuwe Visie op Werken. Ondernemingsraad Tijdens de maandelijkse overlegvergaderingen tussen de WOR-bestuurder en de Ondernemingsraad zijn in 2021 vooral de volgende onderwerpen aan bod geweest:  Coronamaatregelen;  Organisatieplan;  Stuurwiel OR;  Organisatorische positionering TIM;  Visie op werken;  Invoering Omgevingswet;  Organisatieontwikkeling; Meer gedetailleerdere informatie en alle andere besproken onderwerpen kunt u vinden in het jaarverslag van de Ondernemingsraad. Ongewenste omgangsvormen In maart 2009 is de Klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen ingevoerd en opgenomen in de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Middelburg (in plaats van de Regeling klachtenbehandeling seksuele intimidatie, racisme en discriminatie). Daarvoor kan men bij de vertrouwenspersonen terecht. De vertrouwenspersoon is belast met de eerste opvang van medewerkers die ongewenste omgangsvormen hebben ondergaan en daarover willen praten. Mocht de melding resulteren in een klacht, dan zal de vertrouwenspersoon de betreffende medewerker ook daarvoor bijstaan, begeleiden, van advies dienen en nazorg verlenen.

Desgewenst kan de medewerker ondersteund worden bij de indiening van de klacht bij de klachtencommissie en/of – indien het een strafbaar feit betreft – bij het doen van aangifte bij de politie. Omdat de Commissie Klokkenluiders Zeeland werd opgeheven, heeft het college zich per 15 oktober 2012 aangesloten bij de landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Decentrale Overheid en is de klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen aangepast. Het college van burgemeester en wethouders heeft twee vertrouwenspersonen aangewezen. Dat zijn Jack Dooms en Klara Venema. Integriteit In het kader van het thema integriteit kent de Gemeente Middelburg een gedragscode. In de gedragscode worden de algemene normen en waarden op het gebied van integriteit van de Gemeente Middelburg vermeld. Er is een groot aantal relevante gedragsregels bijeengebracht ten aanzien van thema’s waarbij het integriteitvraagstuk aan de orde kan komen. Naar aanleiding van een controle van de Inspectie SZW is in 2019 de gedragscode aangepast en de Regeling vertrouwenspersoon ingevoerd. In 2021 is er geen melding inzake ongewenste omgangsvormen/integriteit ingediend. Wel heeft er een gesprek plaatsgevonden met een aantal medewerkers uit de organisatie. Zij waren bezorgd over de mogelijke invoering van coronamaatregelen op de werkvloer en de gevolgen daarvan voor hen.

Over die bezorgdheid hebben deze medewerkers ook met de algemeen directeur gesproken. De conclusie van dit gesprek is dat de bezorgdheid is weggenomen.

18

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

Daarnaast is er een medewerker doorverwezen met een klacht die bij het bedrijfsmaatschappelijk werk thuis hoorde. Over de inhoud van de klacht kan niet gerapporteerd worden. Klokkenluiderregeling/Regeling melding vermoeden misstand Een ander deel van het integriteitbeleid van de Gemeente Middelburg werd gevormd door de Klokkenluiderregeling. Deze regeling is medio 2011 vervangen door de Regeling melding vermoeden misstand. In 2017 is de Regeling melding vermoeden misstand herzien. Op basis van de Regeling melding vermoeden misstand kunnen de medewerkers een vermoeden van een misstand melden aan iedere leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt of de eerder genoemde vertrouwenspersonen. Degene die de klacht ontvangt, stelt de gemeentesecretaris op de hoogte van de melding. De gemeentesecretaris stelt dan een onderzoek in. Het indienen van een klacht kan anoniem. Indien de medewerker het niet eens is met het standpunt van werkgever, van oordeel is, dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd, niet tijdig een standpunt heeft ontvangen over zijn interne melding of wanneer het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd, kan hij het vermoeden van een misstand melden bij het externe meldpunt. Dit is het Huis voor klokkenluiders.

In 2021 zijn er geen klachten met betrekking tot de Klokkenluiderregeling ingediend. Bezwaar en beroep Sinds de invoering van de Wnra kan een medewerker een geschil voorleggen aan een geschillencommissie. De geschillencommissie is ingesteld om bij een geschil tussen de werknemer en de werkgever over de toepassing van een functiewaarderingssysteem, de uitvoering van een Van werk naar werk-traject, de toepassing van een sociaal plan of sociaal statuut te bemiddelen en – als die bemiddeling geen resultaat heeft – een oplossing voor het geschil te geven in de vorm van een zwaarwegend advies. Naar aanleiding van het project functiehuis dat in 2020 is uitgevoerd hebben 8 medewerkers een geschil voorgelegd aan de geschillencommissie m.b.t. de individuele toepassing van een functiewaarderingssysteem. Dit resulteerde in 5 procedures bij de geschillencommissie. De uitkomst van deze geschillen van deze procedures was dat 1 medewerker in het gelijk gesteld is en dat in de andere gevallen de takenpakketten van de medewerkers in de juiste functie waren ingedeeld, naar het oordeel van de commissie.

19

Sociaal jaarverslag gemeente Middelburg

5. PERSONEELSEVENEMENTEN Eindejaarsfeest In 2021 heeft er als gevolg van de coronapandemie geen eindejaarsfeest plaatsgevonden. In 2022 wordt er zowel een zomerfeest als een eindejaarsfeest georganiseerd mits de maatregelen het toestaan.

Eindejaarsgeschenk Jaarlijks ontvangen de medewerkers namens het bestuur van de gemeente Middelburg een kerstpakket. Het college heeft besloten dat men vanaf 2008 in plaats daarvan ook de mogelijkheid krijgt om de waarde van het kerstpakket te schenken aan een goed doel. Voor dit jaar leverde de VOM het geschenk. Door het de VOM te laten leveren was er nog nadrukkelijker de verbinding gezocht met de lokale ondernemers. Het kerstgeschenk bestond uit 9 munten ter waarde van ieder € 5,-. Deze munten zijn te besteden bij diverse deelnemende bedrijven (winkels en horeca) in de binnenstad en de Mortiereboulevard. Daarnaast konden de munten worden geschonken ter financiële ondersteuning van de Kerst- en sfeerverlichting in de binnenstad van Middelburg. Ook was het mogelijk om de munten te doneren aan het goede doel wat door ons zelf was gekozen: stichting Het Zeeuwse Landschap. Naast het eindejaarsgeschenk ontvingen de medewerkers met Sinterklaas een lekkernij wat was vervaardigd door het Zeeuwse Ministerie van Chocolade & Culinaire Zaken gevestigd in Middelburg.

20