22-016 Bijlage 1. Ingekomen stukken - MZ

(Tijdelijke) extra middelen boven een bedrag van € 250.000,- (gerekend op kwartaalbasis) dienen bij de schatkist te worden ondergebracht. Daarover wordt een minimale rente berekend.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

45

Paragraaf bedrijfsvoering Personeel en organisatie Personeel Per 31 december 2020 werkten in totaal 57 personen bij het Zeeuws Archief met een vast of tijdelijk dienstverband. Deze vervulden in 2020 44,34 fte. Dit betreft 43,13 fte met een vast dienstverband en 1,21 fte met een tijdelijk dienstverband. De medewerkers met een tijdelijk dienstverband waren in totaal acht studenten en scholieren. De totale salarislasten voor vast en tijdelijk personeel bedroegen in 2020 € 3.063.513,-. Daarnaast is voor een bedrag van € 156.738,- aan uitzendkrachten/gedetacheerden ingehuurd t.b.v. metamorfozeprojecten, projecten zakelijke dienstverlening, projecten t.b.v. Terneuzen inclusief HIP, projecten toegankelijk maken en de receptie. De salarisadministratie is uitbesteed aan de gemeente Middelburg. Jaarlijks brengt de gemeente Middelburg hiervoor door middel van een factuur kosten in rekening. Verder wordt voor de uitkering van een bovenwettelijke uitkering gebruik gemaakt van de diensten van VismaRaet. Daarnaast maakt het Zeeuws Archief gebruik van MKbasics in verband met ziekteverzuim-aangelegenheden maar ook voor werkplekonderzoeken en overige arbo-aangelegenheden. Het ziekteverzuimpercentage onder de medewerkers met een vast en tijdelijk dienstverband bij het Zeeuws Archief bedroeg in 2020 1,68% gecorrigeerd voor langdurig zieken (inclusief langdurig zieken is het percentage 6,62%).

De ziekmeldingsfrequentie bedroeg in 2020 1,07. De personele omvang van het Zeeuws Archief is in 2020 ten opzichte van 2019 met 4,0 fte toegenomen in verband met de indiensttreding van de medewerkers van het gemeentearchief Vlissingen bij het Zeeuws Archief. In 2021 treden de medewerkers van het gemeentearchief Schouwen-duiveland in dienst bij het Zeeuws Archief. Mede vanwege de komst van deze medewerkers is in oktober het adviesrapport organisatieontwikkeling uitgebracht en aan de medewerkers gepresenteerd. Hierin is aangegeven hoe de organisatie van het Zeeuws Archief toekomstgericht ingedeeld zou moeten worden waarbij de volgende zaken zijn geadresseerd: Onevenwichtigheid in zwaarte organisatie, span of control afdelingshoofd I&K, integratie nieuwe collega’s en taken, verdere ontwikkeling van de taakzelfstandigheid van de huidige medewerkers. Uit het adviesrapport blijkt dat coördinatoren verantwoordelijk worden voor de dagelijkse aansturing van medewerkers. Voordat overeenkomstig het advies gewerkt gaat worden is het nodig dat in 2021 het bestaande functieboek geactualiseerd wordt. Vrijwilligers Op 31 december 2020 waren 60 vrijwilligers werkzaam bij het Zeeuws Archief.

In 2020 verrichtten vrijwilligers zowel in het archief als op afstand de volgende werkzaamheden: (nader) toegankelijk maken van archieven en collecties, vertalen in de Engelse taal, transcriberen van oude handschriften, genealogische informatie toegankelijk maken en inlichtingen verstrekken, educatie-activiteiten, behoudswerkzaamheden, beantwoorden reacties Zeeuwen Gezocht, scannen en beschrijven beeldmateriaal Door corona konden vrijwilligers vanaf 13 maart 2020 niet meer in het Zeeuws Archief terecht. Sommigen konden thuis nog passend werk doen. Diverse begeleiders hielden contact met de vrijwilligers via de telefoon, e-mail, WhatsApp of fysiek. Ondanks corona is er in het verslagjaar werk verricht door de vrijwilligers. Mede dankzij hun inzet konden diverse updates worden geplaatst in de databases en op de website. Mede dankzij de inzet van vrijwilligers Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

46

• • • •

• • • • •

zijn vanaf 11 augustus 2020 1.532 foto's uit het archief van de voormalige gemeente Sas van Gent 1988-1998 te raadplegen op de website van het Zeeuws Archief, zowel via 'Archieven en collecties' (6032F) als via 'Beeld'. konden op de site van de Werkgroep Paleografie in Zeeland transcripties van de Veerse charters worden gepubliceerd https://www.zeeuwsarchief.nl/eeuwenoude-charters-veeregetranscribeerd/ konden in februari dit jaar de gegevens uit het Vele Handen-project Thuis in Terneuzen in Zeeuwen Gezocht worden gepresenteerd: https://www.zeeuwsarchief.nl/bevolkingsgegevens-thuis-in-terneuzen-online/ konden we artikelen op de website plaatsen: https://www.zeeuwsarchief.nl/vondsten-uit-zeeuws-archief-gaan-het-land-door/ https://www.zeeuwsarchief.nl/blog/als-de-dominee-van-biggekerke-wordt-uitgemaakt-voorschelm/Rijdende Rechter in Biggekerke anno 1625 – Zeeuws Archief kon de controle van Zeeuwen Gezocht-reacties doorgaan. konden nieuwe transcripties aan het Surinameproject worden toegevoegd. konden de educatievrijwilligers vlak voor de lockdown gastlessen op scholen en archiefintroducties in het Zeeuws Archief verzorgen. konden – weliswaar niet het gehele jaar door, maar wel een deel ervan – behouds- en scanwerkzaamheden worden uitgevoerd.

konden alle werkzaamheden die door vrijwilligers thuis worden gedaan gewoon doorgaan (beeldprojecten, vertalen, tolproject, genealogische gegevens invoeren, transcripties vervaardigen en publiceren).

Interne communicatie Sleutelwoorden voor de dienstverlening van het Zeeuws Archief zijn: openheid, transparantie en samenwerking. Diezelfde sleutelwoorden gelden daarmee ook voor interne communicatie, de basis van alle bedrijfsprocessen. Interne communicatie moet bijdragen aan een goede onderlinge informatie-uitwisseling, samenwerking en kennisdeling. De onderstaande instrumenten worden hiervoor ingezet en blijken effectief en waardevol: • Werken in teamverband en in project-/werkgroepen bevordert samenwerking en kennisdeling • Algemene personeels-informatiebijeenkomsten (API), tenminste vier keer per jaar of zoveel vaker als nodig. Directie en medewerkers informeren elkaar over voor de organisatie belangrijke ontwikkelingen, actueel nieuws, projecten, activiteiten, plannen, werkprocessen, etc. • Agenda, hoofdpunten en notulen van de (tweewekelijkse) MT-vergaderingen worden gepubliceerd op intranet • ViceVersa, het intranet van het Zeeuws Archief, wordt actief gebruikt voor onderlinge informatievoorziening over actueel nieuws, activiteiten, werkafspraken en personeelszaken Dit jaar is de nieuwe versie van ViceVersa uitgerold en in gebruik genomen. De nieuwe werkomgeving en het werken met teams is begeleid door de werkgroep ICT. Er zijn korte trainingen aangeboden en medewerkers kunnen vragen om hulp en uitleg. Het Zeeuws Archief bestond in mei 20 jaar in de huidige vorm.

Om dit samen te vieren en om de medewerkers die allemaal thuis aan het werk waren een hart onder de riem te steken is een verrassingspakket thuis gestuurd. Ook voor de interne communicatie was het afgelasten van de open dag een gemis. De medewerkers zijn wel betrokken bij het digitale programma. Er is toegewerkt naar de komst van het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland. De communicatie is op elkaar afgestemd en in samenwerking is een communicatieplan uitgewerkt rondom de overgang.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

47

Kennisontwikkeling Het werkveld digitaal informatiebeheer van onze zorgdragers is sterk in beweging. Het is daarom zaak dat we ons breed blijven oriënteren op zaken als archiving by design, common ground, preservation in place, maar ook de markt van commerciële archiefdiensten. Daarnaast is er veel nieuwe wetgeving die een grote invloed heeft op de praktijk van archiefvorming, met name aangaande openbaarheid en publiceren: de Omgevingswet, de WOO, de AVG en natuurlijk de vernieuwing van de Archiefwet, -regeling en -besluit. Kennis wordt gezocht en uitgewisseld op platforms als KIA, PLEIO en VNG fora. De medewerkers van het Zeeuws Archief hebben afgelopen jaar diverse cursussen gevolgd en kennissessies bijgewoond: • Zaaksysteem live • Data Privacy congres • Cursus Archimate • Inspiratiedag RMTool • Toezicht op de digitale overheid Vernietiging • Webinars van de cyclus Grip op Informatie • Training retrospectieve vervanging • Modules archiefassistent • Training in verband met vernieuwde ICT-omgeving Medezeggenschap In 2020 heeft de directeur regelmatig overlegd met de ondernemingsraad van het Zeeuws Archief. Bestuurlijke organisatie Het dagelijks bestuur bestaat uit mevrouw G.W. van Montfrans-Hartman, voorzitter en rijksbestuurder, de heer J.J. Aalberts, wethouder Middelburg en de heer R.J. van der Zwaag, burgemeester Veere.

Zij maken ook deel uit van het algemeen bestuur, dat verder bestaat uit de heer F.W. Weisglas, rijksbestuurder, de heer A.J Koppejan, rijksbestuurder en de heer Chr. Dekker, wethouder Middelburg. Huisvesting Zie paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Begrotingsrechtmatigheid Uit de programmarekening blijken de gerealiseerde lasten ten opzichte van de begroting na wijzigingen te zijn overschreden voor het programma ‘Beheer’, het programma ‘Informatie en Kennis’ en het programma ‘Publieksbereik’. Zoals uit de nadere toelichting van het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening blijkt, zijn deze overschrijdingen bij alle programma’s veroorzaakt door hogere salarislasten in het algemeen. Bij het programma ‘Informatie en Kennis’ zijn de hogere lasten veroorzaakt door meer benodigde accounts voor MAIS-Flexis en door meer inhuur van uitzendkrachten voor de uitvoering van projecten zakelijke dienstverlening. De overschrijdingen bij de programma’s passen binnen het door het bestuur uitgezette beleid. Het was niet mogelijk deze overschrijdingen eerder te signaleren. Met het vaststellen van de jaarrekening zal het bestuur de desbetreffende overschrijdingen alsnog autoriseren.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

48

JAARREKENING 2020

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

49

BALANS PER 31 DECEMBER 2020 (voor bestemming van het resultaat) 31-12-2020 €

31-12-2019 €

598.865

404.859

247.052 4.236.835 168.915 4.652.802

202.163 3.730.181 196.800 4.129.145

Liquide middelen

-3.700

188.263

Overlopende activa

85.570

82.267

5.333.537

4.804.533

181.328 239.905 654.880 209.665 341.998 135.644 198.495 141.918 2.103.832

150.000 229.905 654.880 209.665 341.998 135.644 198.495 31.328 1.951.914

1.380.024

996.110

314.812 314.812

367.466 367.466

3.798.669

3.315.491

614.353 614.353

613.131 613.131

ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist Overige vorderingen

TOTAAL ACTIVA

PASSIVA Vaste passiva Eigen Vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma’s Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Bestemmingsreserve digitalisering Egalisatiereserve Onverdeeld resultaat

Voorzieningen

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer 25-jarige annuïteitenlening

Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

50

Overlopende passiva Nog te betalen bedragen De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel. Overige vooruitontvangen bedragen

TOTAAL PASSIVA

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

31-12-2020 €

31-12-2019 €

274.607

265.603

375.847 270.062 920.516

534.526 75.782 875.911

5.333.537

4.804.533

51

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2020 Realisatie 2020 €

2e wijziging begroting 2020 €

Begroting 2020 €

€

695.619 -57.097 638.522

695.249 -56.750 638.499

764.450 -55.829 708.621

591.580 -55.759 535.821

1.342.389 -273.150 1.069.238

1.332.109 -240.168 1.091.941

1.185.761 -173.448 1.012.313

1.015.877 -225.564 790.314

Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

813.774 -9.499 804.276

812.803 -7.321 805.483

624.056 -2.250 621.806

623.204 -12.146 611.057

Saldo uitvoering programma's Totale lasten Totale baten Saldo

2.851.783 -339.746 2.512.036

2.840.161 -304.239 2.535.923

2.574.267 -231.527 2.342.740

2.230.661 -293.469 1.937.192

-1.305.759 -1.727.023 -153.666 -489.383 -141.005 -27.153 -649.302 -90.912 -326.387 -33.309 -379.067 -51.963 -247.150 -64.020 -36.231 -175.584 -5.897.914

-1.260.053 -1.699.512 -153.666 -472.241 -136.066 -27.153 -649.302 -90.912 -326.387 -33.309 -379.067 -51.963 -247.150 -64.020 -36.231 -131.648 -5.758.679

-1.218.432 -1.662.362 -153.666 -456.624 -131.566 -27.153 -655.730 -90.912 -324.479 -33.114 -376.850 0 0 0 -48.308 -55.012 -5.234.208

-1.209.790 -1.699.512 -153.666 -472.241 -136.066 -18.102 -642.873 -60.608 -318.116 -32.465 -369.461 0 0 -32.010 -18.116 -249.218 -5.462.506

Realisatie 2019

LASTEN Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: DTR Bijdrage Middelburg Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot Overige algemene dekkingsmiddelen

Overzicht overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksgebouwendienst Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele baten

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

746.250

732.649

737.739

707.206

170.559 380.247 253.475 1.264.678 336.492 45.722 20.537 0 3.217.959

162.575 380.247 245.359 1.237.886 358.213 45.292 20.537 0 3.182.757

113.813 386.665 251.788 1.195.942 252.345 41.055 20.537 0 2.999.882

172.700 379.083 231.382 1.267.065 215.632 26.524 23.616 0 3.023.208

52

Vennootschapsbelasting Onvoorzien TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN Toevoegingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma’s Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve

Onttrekkingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma’s Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve Bestemmingsreserve digitalisering

Realisatie 2020 €

2e wijziging begroting 2020 €

Begroting 2020 €

€

16.000

15.000

15.000

15.000

0

15.000

15.000

0

151.918

10.000

-138.414

487.106

0 10.000 0 0 0 0 0 10.000

0 10.000 0 0 0 0 0 10.000

0 10.000 0 0 0 0 10.000

0 55.000 99.250 6.664 135.644 159.220 0 455.778

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 -140.659 -7.755 0 0 0 -148.414

0 0 0 0 0 0 0 0

141.918

0

0

31.328

Realisatie 2019

RESULTAAT

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

53

GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING ALGEMEEN Activiteiten Het openbaar lichaam Het Zeeuws archief heeft, conform artikel 2 lid 2 van de regeling Het Zeeuws Archief ten doel de belangen van de minister en de gemeenten Middelburg en Veere bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van Middelburg en Veere in gezamenlijkheid te behartigen. Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening De jaarrekening is voor wat betreft de waardering van de activa en passiva opgemaakt op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. De waardering en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met per categorie vastgestelde lineaire afschrijvingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met eventuele residuwaarde.

Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikname. Vorderingen De vorderingen worden opgenomen tegen een nominale waarde, onder aftrek van noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Bestemmingsreserves Personeel Dit betreft een reserve ten behoeve van personeelskosten vanwege vervanging langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof, e.d. Behoud Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief in de lumpsum een bedrag dat besteed dient te worden aan behoud. Het bedrag dat jaarlijks niet besteed wordt, wordt aan deze bestemming toegevoegd. Bedrijfsvoering Dit betreft een reserve ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

54

Programma’s Dit betreft een reserve ten behoeve van de diverse programma’s voor werkzaamheden die in een bepaald jaar niet zijn uitgevoerd, in een later stadium uit te laten voeren. Digitalisering De bestemmingsreserve digitalisering wordt aangehouden om digitaliseringsprojecten uit te kunnen voeren. Egalisatiereserve Dit betreft een fonds om schommelingen tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage waarmee het prijspeil van totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt te kunnen opvangen. Voorziening beheer en onderhoud gebouw De voorziening beheer en onderhoud gebouw betreft nog niet volledig aangewende middelen ten behoeve van het beheer en onderhoud van het gebouw van het Zeeuws Archief. GRONDSLAGEN VOOR DE BEPALING VAN HET RESULTAAT Algemeen De lasten en baten worden toegerekend aan het boekjaar, ongeacht of zij tot uitgaven en ontvangsten in het boekjaar hebben geleid. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong hebben voor het einde van het boekjaar, worden in de jaarrekening verwerkt indien zij bekend zijn op het moment van opmaken van de jaarrekening. Baten Onder baten worden verstaan de opbrengst van de in het verslagjaar geleverde goederen en diensten, onder aftrek van kortingen en dergelijke.

Tevens worden hieronder verstaan de over het verslagjaar verstrekte bijdragen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, de gemeente Middelburg en de gemeente Veere. Bijzondere baten en lasten Bijzondere baten en lasten vloeien voort uit handelingen en gebeurtenissen die zich onderscheiden van de normale bedrijfsactiviteiten en derhalve van incidentele aard zijn. Pensioenen Het Zeeuws Archief heeft een pensioenregeling. Deze regeling wordt gefinancierd door afdrachten aan een pensioenuitvoerder (ABP). De pensioenverplichtingen worden gewaardeerd volgens de ‘verplichting aan de pensioenuitvoerder benadering’. In deze benadering wordt de aan de pensioenuitvoerder te betalen premie als last in de winst-en-verliesrekening verantwoord. De dekkingsgraad van het betrokken bedrijfstakpensioenfonds bedraagt op 31 december 2020 volgens opgave van het fonds 93,2%. Op basis van het uitvoeringsreglement heeft de gemeenschappelijke regeling bij een tekort in het fonds geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen anders dan door hogere toekomstige premies.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

55

TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2020 ACTIVA VASTE ACTIVA Boekwaarde per 1 januari Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen Mutaties Investeringen Afschrijvingen

Boekwaarde per 31 december Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen

Materiële vaste activa 1.533.744 -1.128.884 404.859 320.875 -126.869 194.006

1.758.482 -1.159.617 598.865

In de cumulatieve aanschafwaarden en afschrijvingen zijn geheel afgeschreven activa niet meer begrepen Afschrijvingspercentages Materiële activa

% 4-10-20

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

31-12-2020 €

31-12-2019 €

247.052 247.052

202.163 202.163

4.236.835 4.236.835

3.730.181 3.730.181

190.797 209.113 169.609 211.279

248.702 245.255 191.985 261.243

165.721 0 165.721

194.194 0 194.194

3.194

2.606

a. Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen op openbare lichamen

b. Uitzettingen in 's Rijks schatkist Schatkistrekening

Drempelbedrag is € 250.000,- per kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen: Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 c. Overige vorderingen Debiteuren Stand per 31 december Af: voorziening voor oninbaarheid

Overige vorderingen Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

56

31-12-2020 €

31-12-2019 €

45.856 -51.213 0 1.657 -3.700

187.005 0 -122 1.380 188.263

0 42.942 1.412 1.815 3.312 8.848 1.973 8.950 5.004 2.375 4.813 1.699 2.428 85.570

26.378 23.959 600 1.815 2.393 7.623 3.498 6.202 0 3.604 3.000 1.403 1.791 82.267

Eigen vermogen Algemene reserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

150.000 31.328 0 0 181.328

150.000 0 0 0 150.000

Bestemmingsreserve personeel Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

229.905 0 10.000 0 239.905

174.905 0 55.000 0 229.905

Bestemmingsreserve programma’s Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

654.880 0 0 0 654.880

555.630 0 99.250 0 654.880

Bestemmingsreserve behoud Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

209.665 0 0 0 209.665

184.666 18.335 6.664 0 209.665

Liquide middelen ING betaalrekening Betalingen onderweg Creditcard Kas

Overlopende activa Nog te ontvangen ivm stoombevochtiger Nog te ontvangen opdrachten zakelijke dienstverlening Overig nog te ontvangen bedragen Archief 2020 Vooruitbetaald huur kopieerapparatuur Vooruitbetaald licenties Vooruitbetaald automatiseringskosten Vooruitbetaald verzekeringen Vooruitbetaald digitaliseringskosten Vooruitbetaald beveiliging Vooruitbetaald personeelskosten Vooruitbetaald arbo Overige vooruitbetaalde bedragen

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

57

31-12-2020 €

31-12-2019 €

Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

341.998 0 0 0 341.998

125.000 57.778 159.220 0 341.998

Bestemmingsreserve digitalisering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

135.644 0 0 0 135.644

0 0 135.644 0 135.644

Egalisatiereserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Correctieboeking resultaatbestemming 2016 Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

198.495 0 0 0 0 198.495

198.495 0 0 0 0 198.495

Onverdeeld resultaat

141.918

31.328

Saldo Eigen vermogen

2.103.832

1.951.914

Voorziening Beheer en onderhoud Saldo per 1 januari Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

996.110 1.727.023 -1.343.108 1.380.024

0 996.110 0 996.110

Saldo Voorzieningen

1.380.024

996.110

25-jarige annuïteitenlening, rentepercentage 6,02% Saldo per 1 januari Aflossing Saldo per 31 december

367.466 -52.654 314.812

417.131 -49.665 367.466

Totaal schulden op lange termijn

314.812

367.466

Voorzieningen

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Schulden op lange termijn De annuïteitenlening is verstrekt door de nv Bank Nederlandse Gemeenten en is aangegaan op 1 juli 2000. Jaarlijks wordt per 1 juli afgelost.

De langlopende schuld van de 25-jarige lening bedraagt per 31 december 2020 € 314.812. De kortlopende schuld bedraagt per 31 december 2020 € 55.824. Het resterende looptijd van de annuïteitenlening is 5 jaar De totale rentelast voor deze lening bedraagt over 2020 € 20.537.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

58

31-12-2020 €

31-12-2019 €

0 0

0 0

614.353 614.353

613.131 613.131

179.672 17.407 2.461 9.476 0 10.376 0 0 4.417 0 11.807 14.001 1.406 1.246 13.899 4.837 0 3.604 274.607

170.329 24.795 4512,68 11.061 1.332 15.034 7.309 11.650 3.690 2.200 0 9.219 0 0 0 0 2.396 2.076 265.603

375.847 375.847

534.526 534.526

6.313 612 0 22.670 102.869 137.597 270.062

1.293 612 34.641 -11.198 0 50.435 75.782

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden Crediteuren Stand per 31 december

Overlopende passiva Nog te betalen omzetbelasting Nog te betalen vennootschapsbelasting Nog te betalen detacheringskosten Nog te betalen rentelasten annuïteitenlening Nog te betalen reiskosten Nog te betalen accountantskosten Nog te betalen salariskosten beheer en onderhoud Nog te betalen afrekening CHF Nog te betalen vacatiegeld Nog te betalen kosten beveiliging Nog te betalen verhuiskosten Nog te betalen energiekosten december Nog te betalen arbokosten Nog te betalen schoonmaakkosten Nog te betalen inhuur externe bureaus Nog te betalen kosten archiefbank Nog te betalen advieskosten Diverse

De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel (Werkzaamheden huisvesting)

Cultuur Historisch Fonds Middelburg Tentoonstelling Veere Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Gedeputeerden Oost en West Indische Zaken Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Wilhelminapolder Vooruitontvangen salarisgaranties Vooruitontvangen zakelijke dienstverlening

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Meerjarige verplichting Het Zeeuws Archief heeft eind 2018 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar en wordt stilzwijgend verlengd. De huur bedraagt € 380.247,- per jaar (prijspeil 2020). Het Zeeuws Archief heeft per 1 juli 2020 een overeenkomst afgesloten voor de huur van printers en kopieermachines. De huurovereenkomst heeft een looptijd van 72 maanden. De huur bedraagt € 13.250 per jaar inclusief btw.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

59

TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING Realisatie 2020 €

2e wijziging begroting 2020 €

Begroting 2020 €

Realisatie 2019 €

58.746 26.217 0 48.781 133.744

58.746 29.642 500 54.394 143.282

66.752 33.601 500 65.430 166.283

67.590 26.121 15 16.284 110.011

Doorbelaste salariskosten

561.875

551.966

598.167

481.569

Totaal lasten programma beheer

695.619

695.249

764.450

591.580

-16.314 -40.784 0 -57.097

-16.250 -40.500 0 -56.750

-15.951 -39.878 0 -55.829

-15.931 -39.828 0 -55.759

-57.097

-56.750

-55.829

-55.759

Incidentele baten en lasten

0

0

0

0

Saldo programma beheer

638.522

638.499

708.621

535.821

13.396 51.482 30.765 7.755 90.323 59.055 252.775

18.224 48.481 30.739 7.755 89.416 53.764 248.379

5.000 41.431 17.598 23.755 83.382 91.854 263.020

3.890 65.232 4.551 15.845 75.523 103.829 268.870

Doorbelaste salariskosten

1.089.614

1.083.730

922.741

747.007

Totaal lasten programma informatie en kennis

1.342.389

1.332.109

1.185.761

1.015.877

-273.150 -273.150

-240.168 -240.168

-173.448 -173.448

-225.564 -225.564

-273.150

-240.168

-173.448

-225.564

0

0

0

0

1.069.238

1.091.941

1.012.313

790.314

Programma beheer Lasten Inrichting depot en klimaatbeheersing Conserveren en restaureren Stadhuiscollecties e-Depot

Baten Stadhuiscollectie gemeente Middelburg Stadhuiscollectie gemeente Veere e-Depot

Totaal baten programma beheer

Programma informatie en kennis Lasten Relatiebeheer, inspectie en acquisitie Primair toegankelijk maken Nader toegankelijk maken Digitalisering Dienstverleningsovereenkomsten Zakelijke dienstverlening

Baten Opbrengsten zakelijke dienstverlening

Totaal baten programma informatie en kennis Incidentele baten en lasten Saldo programma informatie en kennis

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

60

Realisatie 2020 €

2e wijziging begroting 2020 €

Begroting 2020 €

Realisatie 2019 €

71.565 67.099 2.170 7.167 148.000

66.260 76.601 4.797 13.315 160.973

36.912 66.797 3.696 14.490 121.896

31.312 53.158 4.584 12.202 101.256

Doorbelaste salariskosten

665.774

651.830

502.160

521.948

Totaal lasten programma publieksbereik

813.774

812.803

624.056

623.204

-8.829 0 -457 -213 -9.499

-6.576 0 -550 -195 -7.321

0 0 -1.000 -1.250 -2.250

-8.627 0 -1.840 -1.679 -12.146

-9.499

-7.321

-2.250

-12.146

0

0

0

0

804.276

805.483

621.806

611.057

Programma publieksbereik Lasten programma publieksbereik Infocentrum Website Educatie Externe communicatie

Baten programma publieksbereik Infocentrum Website Educatie Externe communicatie

Totaal baten programma publieksbereik Incidentele baten en lasten Saldo programma publieksbereik

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

61

Realisatie 2020 €

2e wijziging begroting 2020 €

Begroting 2020 €

Realisatie 2019 €

-1.305.759 -1.727.023 -153.666 -489.383 -141.005 -27.153 -649.302 -90.912 -326.387 -33.309 -379.067 -51.963 -247.150 -64.020 -36.231 -5.722.330

-1.260.053 -1.699.512 -153.666 -472.241 -136.066 -27.153 -649.302 -90.912 -326.387 -33.309 -379.067 -51.963 -247.150 -64.020 -36.231 -5.627.032

-1.218.432 -1.662.362 -153.666 -456.624 -131.566 -27.153 -655.730 -90.912 -324.479 -33.114 -376.850 0 0 0 -48.308 -5.179.196

-1.260.053 -1.699.512 -153.666 -472.241 -136.066 -18.102 -642.873 -60.608 -318.116 -32.465 -369.461 0 0 -32.010 -18.116 -5.213.288

-9.324 -2.274 -682 -1.338 -226 -227 -975 -15.046

-9.324 -2.274 -682 -1.138 -226 -227 -975 -14.846

-9.269 -2.261 -678 -1.131 -225 -194 0 -13.758

-9.088 -2.216 -665 -1.109 -220 -222 -950 -14.470

-11.393 -11.956 -23.349

-11.382 -11.956 -23.338

-11.255 0 -11.255

-11.093 0 -11.093

0

0

0

0

-66.787 -63.044 -7.358 -137.189

-30.000 -63.044 -420 -93.464

-30.000 0 0 -30.000

-32.019 -178.651 -12.985 -223.655

0

0

0

0

-5.897.914

-5.758.679

-5.234.208

-5.462.506

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdragen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur/beheer en onderhoud Bijdrage DTR Bijdrage Middelburg Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot

Depotverhuur Gemeente Middelburg Gemeente Veere VZG Justid Suikerunie Zeeuwse Ombudsman Veiligheidsregio Zeeland

Verhuur kantoorruimte Walcherse archeologische dienst RIAS

Rentebaten Rentebaten Overige baten Verrekening BTW Eindafrekening projecten Overige baten en lasten

Incidentele baten en lasten Totaal overzicht algemene dekkingsmiddelen

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

62

Overzicht overhead Overige personeelskosten Uitzendkrachten Bovenwettelijke uitkering WIA/WAZO uitkering Doorbelaste kosten Verzorging salarisadministratie ARBO Ondernemingsraad Opleidingskosten, incl. reiskosten Bedrijfshulpverlening Reiskosten woon-werkverkeer Inhuur externe bureaus Overige Huur Huur aan Rijksgebouwdienst Huisvestingskosten Onderhoud tuin Onderhoud kantine Zakelijke lasten Gas Electra Water Schoonmaak Beveiliging Huisvestingskosten beheer en onderhoud Onderhoud gebouw en installaties Inhuur externe bureaus Dotatie voorziening beheer en onderhoud Onttrekking voorziening beheer en onderhoud Organisatiekosten Huur en onderhoud kantoormachines Kantoorbenodigdheden Telefoon- en portokosten Automatiserings-, internet- en licentiekosten Reisdeclaraties medewerkers Representatiekosten Kosten bestuur Zeeuws Archief Assurantiekosten Accountant Overige inhuur externe bureaus Cultuur historische activiteiten Middelburg Bankkosten Overige Rentelasten 25-jarige annuïteitenlening

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

Realisatie 2020 €

2e wijziging begroting 2020 €

51.974 12.782 -25.220 -14.406 21.908 14.137 72 36.594 4.139 34.130 17.167 17.283 170.559

52.000 12.782 -26.040 -14.406 21.908 12.182 1.539 36.250 4.102 30.000 17.167 15.090 162.575

380.247 380.247

Begroting 2020 €

Realisatie 2019 €

0 12.600 0

16.030 16.788 0

18.513 8.000 1.500 32.500 2.500 20.000 0 18.200 113.813

19.480 9.906 903 30.569 4.779 30.493 0 43.752 172.700

380.247 380.247

386.665 386.665

379.083 379.083

4.261 5.272 859 57.986 57.757 755 103.599 22.985 253.475

4.500 5.700 859 50.000 55.000 800 106.000 22.500 245.359

4.488 8.500 600 65.000 52.500 700 97.231 22.768 251.788

4.341 8.225 655 46.215 54.964 742 95.899 20.340 231.382

880.763 0 1.727.023 -1.343.108 1.264.678

1.093.496 0 144.390 0 1.237.886

220.200 4.000 971.742 0 1.195.942

235.844 35.111 996.110 0 1.267.065

10.868 1.960 19.107 230.684 6.813 497 5.520 9.335 17.230 21.780 5.020 1.212 6.464 336.492

11.000 2.300 18.065 240.026 8.000 750 5.200 8.800 27.175 23.452 4.855 1.200 7.390 358.213

8.458 3.000 17.500 154.600 20.000 4.000 4.000 8.313 15.000 7.500 4.873 1.100 4.000 252.345

10.194 3.335 19.436 100.889 24.427 2.646 5.153 8.518 17.282 13.328 4.844 1.178 4.403 215.632

20.537 20.537

20.537 20.537

20.537 20.537

23.616 23.616

63

Realisatie 2020 €

2e wijziging begroting 2020 €

Begroting 2020 €

Realisatie 2019 €

7.914 745 33.153 3.260 650 45.722

8.500 787 32.000 3.260 745 45.292

3.823 119 33.239 3.260 615 41.055

7.934 615 14.340 3.634 0 26.524

Doorbelaste salariskosten

746.250

732.649

737.739

707.206

Totaal overzicht overhead

3.217.959

3.182.757

2.999.882

3.023.208

vennootschapsbelasting 2019 vennootschapsbelasting 2020 Vennootschapsbelasting

0 16.000 16.000

0 15.000 15.000

0 15.000 15.000

15.000 0 15.000

0

15.000

15.000

0

151.918

10.000

-138.414

487.106

0 10.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10.000

0 10.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10.000

0 10.000 0 0 0 0 0 0 0 0 -140.659 -7.755 0 0 0 0 -138.414

0 55.000 99.250 6.664 135.644 159.220 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 455.778

141.918

0

0

31.328

Overige afschrijvingskosten Kantoorinrichting Kantine inrichting Automatisering Software Diverse apparatuur

Onvoorzien Totaal saldo van baten en lasten Reserves Dotatie aan algemene reserve Dotatie aan bestemmingsreserve personeel Dotatie aan bestemmingsreserve programma’s Dotatie aan bestemmingsreserve behoud Dotatie aan bestemmingsreserve digitalisering Dotatie aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering Dotatie aan egalisatiereserve Dotatie aan bestemmingsfonds huurbijdrage Onttrekking algemene reserve Onttrekking aan bestemmingsreserve personeel Onttrekking aan bestemmingsreserve programma’s Onttrekking aan bestemmingsreserve behoud Onttrekking aan bestemmingsreserve digitalisering Onttrekking aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering Onttrekking egalisatiereserve ivm niet gecomp. huurverhoging Onttrekking aan bestemmingsfonds huurbijdrage

Resultaat

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

64

NADERE TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING In deze toelichting wordt nader ingegaan op de verschillen tussen de realisatie 2020 en de 2e wijziging begroting 2020. Programma beheer De lasten van het programma beheer zijn ten aanzien van conservering en behoud lager dan begroot in verband met een verschuiving van kosten voor conservering en behoud naar het programma informatie en kennis onderdeel lasten DVO’s en vanwege minder benodigd materiaal om de werkzaamheden te verrichten. Verder zijn er ten aanzien van het e-Depot geen Terabytes in rekening gebracht. Ook is minder uur aan externe ondersteuning ingehuurd. Programma informatie en kennis De lasten van het programma informatie en kennis zijn lager bij relatiebeheer, inspectie en acquisitie omdat externe begeleiding bij vervangingstrajecten is doorgeschoven naar 2021. Ook zijn er minder boeken en tijdschriftabonnementen aangeschaft/verlengd. De lasten voor primair toegankelijk maken zijn hoger omdat meer accounts voor gebruik van MAISFlexis benodigd waren dan begroot ten behoeve inhuur uitzendkrachten en ten behoeve van vrijwilligers. Verder zijn de lasten voor zakelijke dienstverlening hoger in verband met de inhuur van meer uren uitzendkrachten en in verband met hogere kosten voor digitalisering.

Programma publieksbereik De lasten van het programma publieksbereik zijn hoger voor het informatiecentrum omdat in verband met toegenomen werkzaamheden een uitzendkracht meer uren is gaan werken dan begroot. Verder zijn ook de digitaliseringskosten in verband met de archiefbank toegenomen. De lasten voor de website zijn lager dan begroot doordat de overname van het beheer van de website minder kosten met zich meebracht. Verder was in de begroting geen rekening gehouden met het aandeel dat het gemeentearchief Schouwen-Duiveland heeft betaald voor het publiceren via MAISMDWS van inventarissen en persoonsgegevens en de opslag en hosten van scans. De lasten voor externe communicatie zijn lager in verband met een andere invulling van de open dag door COVID19. Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen zijn hoger dan begroot omdat in de 2e wijziging nog geen rekening gehouden kon worden met de indexering van de bijdragen. Het door het rijk gehanteerde indexeringspercentage is pas bekend geworden na de vaststelling van de 2e wijziging begroting. Huisvestingskosten De huisvestingskosten zijn hoger dan begroot in verband met meer verbruik van gas en elektra.

Huisvestingskosten beheer en onderhoud De huisvestingskosten beheer en onderhoud zijn lager dan begroot omdat bij het begroten geen rekening is gehouden met de bijdrage die het Zeeuws Archief in 2019 heeft ontvangen voor achterstallig onderhoud. Deze bijdrage was onder meer bedoeld voor vervanging stoombevochtiging in de nieuwbouwvleugel en voor reparatie van het dak in verband met lekkages. Hiermee zijn de lasten in 2020 lager. Organisatiekosten De organisatiekosten zijn lager dan begroot omdat minder beroep is gedaan op het externe automatiseringsbedrijf. Daarnaast is het opnieuw bepalen van het percentage BTW dat kan worden teruggevorderd door de accountant doorgeschoven naar 2021.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

65

Doorbelaste salariskosten De doorbelaste salariskosten zijn bij alle drie de programma’s en bij overhead hoger dan begroot omdat het voor de begroting gehanteerde ophogingspercentage hoger bleek dan verwacht.

Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

66

WET NORMERING TOPINKOMEN Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in werking getreden. Bij het Zeeuws Archief is voor de topfunctionaris en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Hetzelfde geldt voor de leden van het algemeen en dagelijks bestuur: Naam

functie

beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

beloningen betaalbaar op termijn*

2020

2020

Totaal

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

2020

2020

beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

beloningen betaalbaar op termijn*

2019

2019

Totaal

2019

J.J. Aalberts

penningmeester AB en DB

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t

€ 20.100

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t

Chr. Dekker

lid AB

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t

€ 20.100

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t

R.J. van der Zwaag

lid AB en DB

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

€ 20.100

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

A.J. Koppejan

lid AB

€ 2.071

n.v.t.

€ 2.071

€ 20.100

€ 1.462

n.v.t.

€ 1.462

F.W. Weisglas

lid AB

€ 1.435

n.v.t.

€ 1.435

€ 20.100

€ 1.643

n.v.t.

€ 1.643

G.W. van Montfrans-Hartman

voorzitter AB en DB

€ 2.014

n.v.t.

€ 2.014

€ 30.150

€ 2.048

n.v.t.

€ 2.048

J.L. Kool Blokland

directeur

€ 110.864

€ 21.170

€ 132.034

€ 201.000

€ 105.852

€ 20.358

€ 126.210

*Betreft werkgeversdeel pensioenvoorziening

De duur en omvang van het dienstverband van de directeur was van 1-1-2020 t/m 31-12-2020 o.b.v. 1,0 fte. De leden van het algemeen bestuur hebben van 1-1-2020 t/m 31-12-2020 zitting gehad in het algemeen bestuur. De leden van het dagelijks bestuur hebben van 1-1-2020 t/m 31-12-2020 zitting gehad in het dagelijks bestuur.

67 Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief

VASTSTELLING VAN DE JAARREKENING Deze jaarrekening is opgesteld door het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief en wordt vergezeld van een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief heeft de jaarverantwoording tijdens de vergadering 12 april 2020 behandeld en naar de partners van de regeling gestuurd.

RESULTAATBESTEMMING Regeling resultaatbestemming Artikel 22 van de gemeenschappelijke regeling van het Zeeuws Archief bepaalt dat een batig saldo kan worden bestemd voor vorming of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten en de minister. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdragen uitgekeerd aan de gemeenten en de minister. In de gewijzigde regeling het Zeeuws Archief staat in artikel 22 lid 1 dat de reserve in enig jaar niet meer bedraagt dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen en in artikel 22 lid 3 dat het negatief eigen vermogen in enig jaar niet meer bedraagt dan vijf procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar. Voorstel bestemming van het resultaat 2020 Het dagelijks bestuur stelt voor het positieve saldo van € 141.918,- als volgt te verdelen: • Toevoegen aan de bestemmingsreserve digitalisering een bedrag van € 80.000,- t.b.v. het in 2021 uit te voeren digitaliseringsproject memories van successie. • Toevoegen aan de bestemmingsreserve programmagelden een bedrag van € 61.918 t.b.v. advies en aanschaf eigen e-Depot.

68 Jaarverantwoording 2020 Zeeuws Archief