21-174 initiatiefvoorstel bestuurscultuur

initiatiefvoorstel volgnummer

27 januari 2022 21- 174

onderwerp

Notitie bestuurscultuur

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur Bestuur en ondersteuning Alex Rijpert a.rijpert@middelburg.nl 0118 675566

datum vergadering

programma behandeld door e-mail telefoonnummer

conceptbesluit

De raad besluit: 1. De notitie onder dankzegging aan de leden van de werkgroep te aanvaarden; 2. De werkgroep in samenwerking met het college de volgende acties te laten ondernemen: - Het concept van het protocol memo actieve informatie uit 2016 te actualiseren en vast te laten stellen; - Een protocol moties en amendementen op te stellen en vast te laten stellen; - Een werkwijze te bepalen om in raadsvoorstellen scenario’s op te nemen; - Jaarlijks een bijeenkomst met college en raad te beleggen rondom het thema bestuurscultuur; Aanleiding

Al bij de gemeenteraadsverkiezingen van 2014 is bestuurscultuur als thema benoemd, waarmee raad en college aan de slag zouden gaan. Dat is gebeurd en heeft geleid tot bijeenkomsten januari en juni 2015 tussen raad en college onder externe begeleiding. Dat heeft uiteindelijk geleid tot het oprichten van een werkgroep bestuurscultuur. De raadsleden Kraan, Van Kampen (tot 8 december 2017), Poppe en Van Eijkelenburg, (voorzitter), hebben een informele werkgroep gevormd. Zij zijn aan de slag gegaan met het tweede actiepunt: het doen van concrete voorstellen aan de raad over de bestuurscultuur. Dat heeft geleid tot een rapport dat in september 2019 door de raad onder dankzegging is aanvaard. Vanaf de zomer van 2020 is er onder begeleiding van een externe (Jur de Haan) gewerkt aan het vervolg van het traject. De werkgroep is tot inzicht gekomen dat er beter een focus op enkele belangrijke veranderingen gericht kan worden. Daarom zijn tijdens het proces alle punten uit de notitie van 2019 beoordeeld en is er en keuze gemaakt van welke het beste kunnen worden uitgewerkt. Deze zijn opgenomen in de nu vast te stellen notitie. Een concept van deze notitie is besproken met de raadsleden tijdens een online bijeenkomst op 15 juni 2021. Nadat deze daarna is aangepast is de notitie met het college besproken op 21 september 2021.

Het college heeft toen aangegeven de notitie op hoofdlijnen te ondersteunen. Daarnaast is het college gevraagd een zienswijze te geven op dit voorstel. Deze zienswijze heeft de werkgroep op 6 december jl. ontvangen. Daarin zag de werkgroep aanleiding om die in toelichtende zin met het college te bespreken. Daarom is het voorstel in december niet meer behandeld. Op 20 december heeft een gesprek tussen werkgroep en afvaardiging van het college plaatsgevonden. U leest in bijlage 4 de weergave van dat gesprek. Het heeft tevens geleid tot een aantal tekstuele aanpassingen in de notitie (bijlage 1). Effect

Een bestuurscultuur te verwezenlijken waarin alle leden van de raad zich herkennen. Bestuurscultuur is geen statisch gegeven maar een dynamisch proces waarbij steeds gekeken wordt of de wijze waarop wij in de raad en daarbuiten met elkaar omgaan nog aansluit bij de wensen van de raad. Met dit rapport wordt een bijdrage geleverd aan het denken over het verbeteren van de bestuurscultuur en het op de agenda houden van het onderwerp, zodat de bestuurscultuur zich steeds verder kan ontwikkelen.

Argumenten

1.1 De notitie bevat een behapbaar aantal voorstellen om de bestuurscultuur geleidelijk aan te passen; De werkgroep is zich bewust van de tijd die het kost om processen en gedrag aan te passen. Om een begin te maken zijn enkele onderwerpen benoemd waarop stappen gezet kunnen worden; 2.1 Het protocol memo actieve informatie is (al) in 2016 opgesteld en zal geactualiseerd worden aangeboden ter vaststelling; Met het college zal het protocol op uitvoerbaarheid worden getoetst en daarna ter vaststelling aangeboden, zodat we daarmee de Middelburgse werkwijze vastleggen; 2.2 Om de moties en amendementen in de raadsvergadering beter tot zijn recht te laten komen dienen alle raadsleden op voorhand over uitvoerbaarheid te worden geïnformeerd; Om dit mogelijk te maken zal ook hiervoor een protocol worden opgesteld, waarin de werkafspraken zijn opgenomen tussen raad en college; 2.3 We zien meerwaarde van het werken met scenario’s in raadsvoorstellen. Het helpt de lezer om te zien welke andere opties er zijn om een doel te bereiken, naast dat helder wordt welke politiek-bestuurlijke afweging het college heeft gemaakt; We willen dit bereiken door het college alternatieven voor het voorgestelde besluit (voorkeursscenario van college) op te laten nemen in het raadsvoorstel, mits die voorhanden zijn.

Indien er geen alternatieven zijn vragen we het college dat toe te lichten; 2.4 Een jaarlijks gesprek over de bestuurscultuur houdt het onderwerp levend en bespreekbaar; Indien er met enige regelmaat met elkaar wordt gesproken over hoe het gaat met de bestuurscultuur, biedt dat de mogelijkheid om vrij snel bij te sturen. Kanttekeningen

1.1 In 2019 is ook een notitie door de werkgroep opgeleverd; We zijn van mening dat de uitwerking van die notitie tot behapbare onderwerpen kan bijdragen aan het daadwerkelijk stapsgewijs aanpassen van de bestuurscultuur; 2.1 Het protocol wijkt niet veel af van de huidige werkwijze, maar kan mogelijk worden aangevuld met afspraken over moties en amendementen. 2.2 Ook indien gewerkt wordt met scenario’s blijven er alternatieven onderbelicht; Ook aan het werken met alternatieven zitten grenzen, omdat niet alles in kaart kan worden gebracht. Financiën

Wat mag het kosten? Aan het voorstel zijn geen kosten verbonden. Hoe gaan we dat financieren? Niet van toepassing. Zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? Niet van toepassing. Duurzaamheid

Niet van toepassing. Communicatie en participatie

Niet van toepassing. Uitvoering

De werkgroep zal de uitvoering van de werkzaamheden samen met de griffie oppakken. Uiteraard zal met het college over de inhoud worden afgestemd. Vervolgens zal dat leiden tot voorstellen aan de raad over de te hanteren werkwijze. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Niet van toepassing.

Bijlagen 1.

Notitie bestuurscultuur Gemeente Middelburg, december 2021

2.

Protocol actieve informatie 2016 (concept)

3.

Zienswijze college

4.

Bespreekverslag werkgroep en college d.d. 20 december 2021

Middelburg, 23 december 2021 Rob van Eijkelenburg Ella Poppe Reijnierse Piet Kraan