21-098 Bijlage 3. Rapport van bevindingen accountant (concept, definitief wordt nagezonden) - VERVALLEN
Tekst van het document
Gemeente Middelburg
CONCEPT-rapportage aan gemeenteraad over de controle 2020
11 juni 2021
Bestuurlijke samenvatting
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Aan de gemeenteraad van de gemeente Middelburg Postbus 6000 4330 LA MIDDELBURG Middelburg, 11 juni 2021 Ons kenmerk: 210696DCD7/MA Geachte leden van de raad,
CONCEPT
Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Middelburg. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2020 van de gemeente Middelburg. De jaarrekening 2020 van de gemeente Middelburg geeft een getrouw en rechtmatig beeld De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg. Bij deze jaarrekening zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid te verstrekken. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 14 januari 2021 en ons controleplan van 3 december 2020. Wij bespreken onze bevindingen met de audit commissie en de commissie Algemeen Bestuur Wij bespreken deze rapportage tijdens de bijeenkomst met de audit commissie op 21 juni 2021 en de commissie Algemeen Bestuur op 29 juni 2021 en zullen eventuele vragen beantwoorden.
Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag afgestemd met de wethouder financiën, het managementteam, de controller en de betrokken medewerkers financiën. Graag danken wij u en uw medewerkers voor de medewerking die wij hebben ervaren tijdens onze controle.
Deloitte Accountants B.V. Park Veldzigt 25 4336 DR Middelburg Postbus 7056 4330 GB Middelburg Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9895 www.deloitte.nl
Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
J. van Koert MSc RA Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
210696DCD7/MA/2
Bestuurlijke samenvatting
Inhoudsopgave
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Bestuurlijke samenvatting Conclusies jaarrekeningcontrole 2020 Belangrijkste actiepunten voor boekjaar 2021
4
Inleiding
8
Belangrijkste bevindingen
12
Financiële positie
24
Interne beheersing
29
Overige aangelegenheden
33
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen Bijlage A1a: Niet-gecorrigeerde controleverschillen Bijlage A1b: Onzekerheden in de controle Bijlage A2: Tekortkomingen in de toelichtingen Bijlage B: Bevindingen controle Sisa-bijlage 2020 Bijlage C: Onafhankelijkheidsbevestiging Bijlage D: Urenbesteding jaarrekeningcontrole 2020
Bijlagen
35
210696DCD7/MA/3
Bestuurlijke samenvatting
210696DCD7/MA/4
Bestuurlijke samenvatting
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Conclusies jaarrekeningcontrole 2020 Getrouwheid en rechtmatigheid De controle voor 2020 is grotendeels afgerond
Financiële positie
CONCEPT Interne beheersing
Kwaliteit verslaggeving
•
Wij zijn voornemens een goedkeurend oordeel af te geven voor getrouwheid en rechtmatigheid.
•
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 1.900.000 respectievelijk € 5.700.000.
•
De belangrijkste openstaande punten zijn het verkrijgen van een ondertekende bevestigingsbrief, het voltooien van werkzaamheden met betrekking gebeurtenissen na balansdatum en de interne kwaliteitsreview.
•
De financiële positie ultimo 2020 is verbeterd ten opzichte van 2019.
•
Het weerstandsvermogen bedraagt € 24,6 miljoen. Deze weerstandscapaciteit is hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s ad € 17,4 miljoen.
•
Uit de balansratio’s blijkt dat de financiële positie van de gemeente Middelburg aandacht blijf vragen.
•
Op basis van onze tussentijdse en jaareinde controlewerkzaamheden hebben wij tekortkomingen geïdentificeerd in de internebeheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving (grondexploitaties).
•
Wij kunnen niet steunen op de IT-omgeving en hebben daarom extra gegevensgerichte werkzaamheden verricht, waaronder detailcontroles.
•
Wij hebben het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
•
Wij hebben het proces beoordeeld waarmee het management schattingsposten met betrekking tot de grondexploitatie ontwikkeld en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Een en ander in de context van onze verklaring bij de jaarrekening als geheel. Wij hebben specialisten ingeschakeld bij het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
•
Onrechtmatigheden bij naleven Europese aanbestedingsregels.
•
Onzekerheden over rechtmatigheden sociaal domein (PersoonsGebonden Budgetten en Wmo-verstrekkingen).
•
Onrechtmatigheden en onzekerheden hebben geen invloed op de strekking van de verklaring.
Grondexploitatie
Overige gemeentespecifieke onderwerpen
210696DCD7/MA/5
Bestuurlijke samenvatting
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Conclusies jaarrekeningcontrole 2020
COVID-19 (coronavirus)
•
De financiële effecten van COVID-19 zijn in de jaarrekening 2020 verwerkt. Op advies van Binnenlandse Zaken is in de jaarstukken 2020 een speciale COVID-19-paragraaf gemaakt. In één oogopslag is te zien welke gevolgen COVID-19 op de gemeentelijke begroting heeft gehad en welke maatregelen er zijn genomen.
•
In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing zijn de financiële risico’s van COVID-19 neerwaarts bijgesteld. Dit als gevolg van de compensaties van het Rijk.
•
Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). De regeling is gedelegeerd aan Orionis Walcheren, hierdoor heeft de primaire controle bij Orionis Walcheren plaatsgevonden. Orionis Walcheren heeft deze Tozo-regeling via de SiSa-bijlage verantwoord in hun jaarrekening.
•
Waardering vorderingen: als gevolg van financiële problemen of tekorten bij debiteuren en andere soorten schuldenaars bestaat een toegenomen risico op het niet ontvangen van vorderingen. Wij hebben de invorderingsrisico’s en daarmee de waardering van de vorderingen gecontroleerd en wij merken op dat als gevolg van diverse steun- en coulancemaatregelen (door het rijk dan wel de gemeente) nog geen sprake is van grote mutaties in de oninbare vorderingen.
•
Subsidieverstrekkingen: de gemeente heeft besloten om de subsidies 2020 uit te betalen overeenkomstig hetgeen in de beschikking is vastgelegd. De gesubsidieerde organisaties is gevraagd om zoveel als mogelijk de prestatie afspraken na te komen. Voor de vaststelling van de verantwoording over de prestatieafspraken zal uw gemeente maatwerkoplossingen maken. Indien de gemeente voornemens is in bepaalde gevallen niet over te gaan tot terugvorderen dan dient er een collegebesluit (hardheidsclausule) genomen te worden dat afgeweken wordt van de subsidieverordening.
•
Sociaal domein: binnen het sociaal domein zijn enkele continuïteitsbijdragen verstrekt aan zorgaanbieders en zijn meerkosten als gevolg van het coronavirus vergoed. Daarnaast is voor het vervoer besloten de betalingen te continueren en 80% van de niet gereden ritten te vergoeden.
210696DCD7/MA/6
Bestuurlijke samenvatting
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Belangrijkste actiepunten voor boekjaar 2021
Wmo
EU-aanbesteding
Financieringspositie
•
De vaststelling van de prestatielevering en rechtmatige bestedingen van Wmo-verstrekking nader vorm te geven alsmede herstelwerkzaamheden uit te voeren voor het recht op zorg om de onzekerheden in 2021 weg te nemen.
•
Toereikende preventieve en repressieve interne controles implementeren om de naleving van de Europese aanbestedingsregels structureel te borgen.
•
Het verbeteren van de financieringspositie van de gemeente.
CONCEPT
210696DCD7/MA/7
Inleiding
210696DCD7/MA/8
Bestuurlijke samenvatting
Inleiding
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Onze belangrijkste bevindingen Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2020 te verstrekken Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2020 van gemeente Middelburg uitgevoerd, en zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid bij deze jaarrekening te verstrekken.
CONCEPT
Financiële positie
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen, wel onzekerheden geïdentificeerd met betrekking tot het vermogen en het resultaat Wij hebben tijdens onze controle geen nietgecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op het vermogen of het resultaat van de gemeente. Wel zijn onzekerheden geconstateerd over de lasten Persoonsgebonden budgetten (PGB) en Wmo. Totaal bedrag aan onzekerheden bedraagt € 5,1 miljoen. Fouten in naleving van Europese aanbestedingsregels Uit de uitgevoerde controlewerkzaamheden op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben wij onrechtmatigheden vastgesteld die evenwel geen impact hebben op de strekking van de controleverklaring.
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot rechtmatigheid, met uitzondering van de EU-aanbesteding De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 zijn in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader 2020. Er is sprake van controleverschillen (feitelijke afwijkingen ad € 1.155.000) ten aanzien van rechtmatigheid bij Europese aanbestedingen. Verder hebben wij onzekerheden ten aanzien van rechtmatigheid geconstateerd bij PGB en Wmo. De onrechtmatigheden bij het vaststellen van subsidies 2019 in 2020 waarbij (controle)verklaringen zijn overgelegd die niet aan de voorwaarden voldoen, zijn door het gebruik maken van het college van B&W van de in de subsidieverordening opgenomen hardheidsclausule weggenomen. Dit betreffen een 3-tal subsidies welke op of net boven de grens van € 50.000 zitten.
Wij hebben een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2020 verstrekt. De rechtmatigheidsfout van € 1,16 miljoen van de Europese aanbestedingen valt binnen de tolerantie van € 1,9 miljoen en heeft geen invloed op de strekking van de controleverklaring. Wij hebben de volgende onzekerheden inzake getrouwheid en rechtmatigheid: PGB
€ 0,8 miljoen
Wmo
€ 4,3 miljoen
Deze vallen binnen de tolerantie van € 5,7 miljoen en hebben geen invloed op de strekking van de controleverklaring.
De begrotingsoverschrijdingen zijn in de jaarrekening toegelicht en wegen niet mee in ons oordeel.
210696DCD7/MA/9
Bestuurlijke samenvatting
Inleiding
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Onzekerheden in de PGB-bestedingen De PGB-bestedingen zijn door uw gemeente (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een oordeel met beperking bij de verantwoordingen 2020 verstrekt, vanwege rechtmatigheidsafwijkingen. Het ontbreken van voldoende en geschikte controle-informatie over de prestatielevering (getrouwheid) voor de verantwoorde PGB-bestedingen in de jaarrekening 2020 leidt tot een onzekerheid in onze controle voor de getrouwheid en de rechtmatigheid van in totaal € 0,8 miljoen. Onzekerheden in de Wmo-bestedingen
CONCEPT
De Wmo wordt uitgevoerd door afdeling TIM binnen uw gemeente. Bij de controle is geconstateerd dat voor € 0,9 miljoen geen gecontroleerde productieverantwoordingen zijn ontvangen, waardoor onzekerheid bestaat over de getrouwheid en rechtmatigheid. Daarnaast is gebleken dat bij diverse geselecteerde dossiers een (volledige) beschikking en/of ondersteuningsplan ontbreekt, waardoor het vaststellen van het recht op zorg niet mogelijk is. Dit betreffen dossiers waarbij de zorg is verstrekt ten tijde van de samenwerking binnen Porthos. De onzekerheid over de getrouwheid en rechtmatigheid bedraagt, geëxtrapoleerd naar de totale massa, in totaal € 3,4 miljoen. De onzekerheden in de bestedingen van PGB en Wmo vallen binnen de tolerantie van € 5,7 miljoen en hebben daarmee geen invloed op de strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening 2020. Het (verplichte) overzicht van controleverschillen groter dan de rapportagetolerantie ad € 95.000 (5% van de materialiteit) treft u aan in de bijlagen A1 en A2 van deze rapportage.
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot SiSa Wij hebben geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage 2020 geconstateerd. Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Wij hebben tijdens onze controle geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op de WNT. Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd Met de opdrachtbevestiging van 14 januari 2021 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend (geweest) voor onze controle: •
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
De Controleverordening gemeente Middelburg (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet).
•
Het aan uw raad op 11 maart 2021 door het college ter vaststelling aangeboden protocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2020 van de gemeente Middelburg en het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole 2020.
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging en is nader omschreven in het auditplan. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2020 voldoende voor de doelstelling van onze controle. 210696DCD7/MA/10
Bestuurlijke samenvatting
Inleiding
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Middelburg Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de memberfirms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectievelijke zuster- en/of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in bijlage C bij deze rapportage.
CONCEPT
Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn zeer belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van de gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn.
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Wij hebben het door het management toegepaste proces voor de totstandkoming van de jaarrekening geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controles uitgevoerd. Voor het beoordelen van de door de gemeente bij de grondexploitatie gehanteerde parameters voor kosten- en opbrengstenstijging hebben wij onze vastgoedspecialisten ingeschakeld. Wij zijn van mening dat de verslaggeving en de toegepaste schattingen redelijk zijn en door uw gemeente consistent zijn gebruikt.
Bijlagen
Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2020 uitgevoerd met inachtneming van de volgende toleranties, zoals opgenomen in de door u vastgestelde controleverordening: Voor fouten bedraagt de tolerantie 1% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 1.900.000. Voor onzekerheden bedraagt de tolerantie 3% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 5.700.000. Als rapportagetolerantie voor fouten en onzekerheden gelden conform het protocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2020 van de gemeente Middelburg bovengenoemde bedragen.
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’ in de jaarrekening 2020.
210696DCD7/MA/11
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
210696DCD7/MA/12
Bestuurlijke samenvatting
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de grondslagen van de jaarrekening 2020. Wij hebben het door het college en de directie toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controle werkzaamheden uitgevoerd. Waar nodig hebben wij specialisten betrokken bij het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, aannames, berekeningen en consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggevingsvoorschriften.
•
De jaarrekening 2020 (balans met toelichting, overzicht van lasten en baten in de jaarrekening met toelichting, overzicht lasten en baten per taakveld en de SiSabijlage).
Overige aangelegenheden
•
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de verklaringen van de gemeenteraad in het jaarverslag en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen. Overigens is de verschillenanalyse per programma tussen de werkelijke bedragen en de begroting na wijziging voor het eerst opgenomen in het jaarverslag; in de jaarrekening wordt verwezen naar deze analyse.
•
Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
De jaarstukken 2020 van uw gemeente bestaan uit: Het jaarverslag 2020 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen).
Interne beheersing
Op basis van Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening
•
Financiële positie
Bijlagen
Tijdens onze controle hebben wij geen tegenstrijdigheden tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn goed met elkaar verenigbaar.
In het onderdeel “programmaverantwoording” van het jaarverslag dient informatie te worden opgenomen met betrekking tot de vragen: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (over o.a. weerstandsvermogen, bedrijfsvoering, etc.) het jaarverslag. 210696DCD7/MA/13
Bestuurlijke samenvatting
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Sociaal Domein De gemeente Middelburg voert diverse sociale wetten uit in het sociaal domein, waarbij taken veelal zijn ondergebracht bij derde partijen. Wij noemen de volgende belangrijkste onderdelen: Onderdeel
Bedrag 2020 x € 1.000
Bedrag 2019 x € 1.000
Uitvoerder
Wijze van uitbesteding
Bepaling last boekjaar
Uitkeringen (Participatiedeel)
36.539
23.455
Orionis Walcheren
Delegatie
Vaste bijdrage op basis van de begroting
Werkdeel (WSW)
5.975
5.582
Orionis Walcheren
Delegatie
Vaste bijdrage op basis van de begroting
Jeugdwet
18.013
17.340
Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland
Delegatie
Vaste bijdrage op basis van de begroting
Wmo
12.165
10.419
Gemeente
N.v.t.
Afrekening op basis van werkelijke kosten
PGB’s Wmo/Jeugd
775
673
Sociale Verzekeringsbank
Mandatering
Afrekening op basis van werkelijke kosten
Collectief Vervoer
2.324
2.263
Gemeente
N.v.t.
Afrekening op basis van werkelijke kosten
Voor de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij – met inachtneming van de Audit Alert Sociaal Domein van de beroepsorganisatie van accountants (NBA) – de door uw gemeente getroffen maatregelen om te komen tot een getrouwe en rechtmatige besteding van de zorg in natura (Wmo en Jeugd, exclusief PGB) geëvalueerd.
Derhalve monitort en evalueert de gemeente de financiële uitkomsten van de GR, bijvoorbeeld middels de analyse van begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening.
Uitkeringen/werkdeel
Uitvoering van de jeugdwet is uitbesteed aan de inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland, welke is gepositioneerd als een bestuurscommissie onder de GGD Zeeland. Over de voorgaande jaren is bij de jaarrekening van de GGD Zeeland een verklaring van oordeelonthouding afgegeven wegens een wezenlijke onzekerheid in de rechtmatigheid van de zorgkosten. Omdat de verantwoordelijkheid van de uitvoering van de Jeugdwet is gedelegeerd aan de GGD Zeeland, raakt deze onzekerheid niet de gemeentelijke jaarrekening.
Uitvoering van de Uitkeringsregelingen (WWB, participatiewet, Ioaw, Ioaz, BBZ en TOZO) als ook het werkdeel zijn gedelegeerd aan de gemeenschappelijke regeling (hierna: GR) Orionis Walcheren. De gemeente Middelburg betaalt een vaste bijdrage op basis van de begroting aan GR Orionis Walcheren en is derhalve voor het opstellen van de jaarrekening niet afhankelijk van door de GR op te leveren verantwoordingsinformatie. Wel is de gemeente als deelnemer in de GR verantwoordelijk voor eventuele tekorten.
Jeugdwet
210696DCD7/MA/14
Bestuurlijke samenvatting
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Overigens wordt de wezenlijke onzekerheid in de rechtmatigheid van de zorgkosten grotendeels veroorzaakt doordat de rechtmatigheid van de toekenning van zorg niet kon worden vastgesteld. Dit betreft een taak welke door de gemeenten wordt uitgevoerd. Er is met ingang van begrotingsjaar 2020 besloten tot een andere methodiek waarbij bijdragen aan de GGD worden verstrekt op basis van de begroting van het lopende jaar. Deze methodiek is ingaande de begroting 2020 geïmplementeerd. Het bepalen van de gemeentelijke bijdragen op basis van de begroting, zoals bijvoorbeeld ook voor Orionis Walcheren van toepassing is, betekent dat de gemeenten niet meer behoeven te wachten op de jaarrekening van de GGD Zeeland alvorens de jaarrekening van de gemeente kan worden opgesteld. Het resultaat volgens de jaarrekening van de GGD Zeeland wordt betrokken bij de bepaling van de bijdrage van een jaar later (t+1). Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) De Wmo wordt uitgevoerd door de afdeling TIM binnen uw gemeente. Bij de controle is geconstateerd dat voor € 891.000 geen gecontroleerde productieverantwoordingen zijn ontvangen, waardoor onzekerheid bestaat over de getrouwheid en rechtmatigheid. Daarnaast is gebleken dat bij diverse geselecteerde dossiers een (volledige) beschikking en/of ondersteuningsplan ontbreekt, waardoor het vaststellen van het recht op zorg niet mogelijk is.
Dit betreffen dossiers waarbij de zorg is verstrekt ten tijde van de samenwerking binnen Porthos. De onzekerheid over de getrouwheid en rechtmatigheid bedraagt, geëxtrapoleerd naar de totale massa, in totaal € 3,4 miljoen.
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Wij adviseren herstelwerkzaamheden uit te voeren op de Wmo dossiers om deze onzekerheden weg te nemen. Vervoer (Wmo, leerlingenvervoer, zwemvervoer) Het beoordelen van het recht op Collectief Vervoer en het afwikkelen van de facturen ligt bij uw gemeente. De uitvoering ligt bij de Gemeentelijke Vervoerscentrale (GVC).
Bijlagen
Wij adviseren u de vaststelling van prestatielevering (getrouwheid) en rechtmatige besteding van Wmoverstrekkingen nader vorm te geven alsmede herstelwerkzaamheden uit te voeren voor het recht op zorg om de resterende onzekerheden in 2021 weg te nemen.
Wij hebben bij de gemeente Middelburg vastgesteld dat er voldoende controle-informatie beschikbaar is om het recht op Collectief Vervoer te kunnen vaststellen. Wij hebben bij de GVC vastgesteld dat de gedeclareerde ritten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit is niet vastgesteld door de accountant van de GVC waardoor wij extra werkzaamheden hebben verricht bij de GVC. Persoongebonden budgetten (PGB) De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een oordeel met beperking bij de verantwoordingen 2020 verstrekt, vanwege rechtmatigheidsafwijkingen. Het ontbreken van voldoende en geschikte controleinformatie over de prestatielevering (getrouwheid) voor de verantwoorde PGB-bestedingen in de jaarrekening 2020 alsook de geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen, leiden tot een onzekerheid in onze controle voor de getrouwheid en rechtmatigheid van in totaal € 0,8 miljoen.
210696DCD7/MA/15
Bestuurlijke samenvatting
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
De grondexploitaties zijn geactualiseerd De veruit grootste balanspost met betrekking tot de onderhanden projecten betreft de post ‘voorraden’ (grondexploitaties). De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s: Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? De marktbehoefte bepaalt immers wanneer de gemeente welke projecten kan realiseren. Programmering: economische ontwikkelingen leiden continu tot (belangrijke) wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in relatie tot de huidige marktvraag? Prijs: de prijzen van woningen en dus van grond stijgen nog steeds. Is afgewogen welke prijzen realistisch zijn, rekening houdend met het risico dat ontwikkelaars gronden bij te hoge prijzen later of in het geheel niet afnemen maar ook rekening houdend met het risico dat de prijzen op enig moment stabiliseren of zelfs dalen? De 3 P’s vormen de basis voor de actualisatie van de grondexploitaties zoals opgenomen in uw Nota Risico Grondbedrijf Middelburg 2020-2040, en zijn ook vermeld in de paragraaf ‘Grondbeleid’ van het jaarverslag 2020.
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor actualisatie van de grondexploitaties, zijnde vooral de uitgangspunten voor de planning (fasering), de programmering, het prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijgingen en de gehanteerde rekenrente (renteomslagmethode), hebben wij het volgende in overweging genomen: •
•
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of ze redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd. Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen; met andere woorden: is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij de gemeente?
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.
•
Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden: is historische informatie representatief voor toekomstige situaties?).
Bijlagen
Belangrijkste grondexploitaties (boekwaarde in miljoen) € 18,0 € 16,0 € 14,0 € 12,0 € 10,0 € 8,0 € 6,0
2017
Essenvelt Mortiere SOK
2018
2019
2020
Mortiere Zuid Trekdijk
Totaal grondexploitaties (boekwaarde in miljoen) € 80,0 € 60,0 € 40,0 € 20,0 € 0,0
2017
2018
2019
2020
Grondexploitatie Materiële vaste activa 210696DCD7/MA/16
Bestuurlijke samenvatting
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Wij hebben voor deze zaken het proces beoordeeld waarmee het management schattingsposten ontwikkelt, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd, een en ander in de context van onze verklaring bij de jaarrekening als geheel en niet om ons een afzonderlijk oordeel te vormen over de grondexploitatie. Wij hebben specialisten ingeschakeld bij het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Ultimo 2020 is € 5,2 miljoen (2019: € 5,1 miljoen) opgenomen in de voorziening negatieve plannen, om de naar verwachting niet meer met verkopen goed te maken kosten te dekken. Een overzicht van de ontwikkeling in de boekwaarden van de belangrijkste grondexploitaties en de omvang van de voorziening ter dekking van ‘negatieve plannen’ (verliezen) treft u hierna aan. Voor een nadere onderbouwing van de hoogte van de voorziening verwijzen wij u naar de paragraaf ‘Grondbeleid’ en naar de Nota Risico Grondbedrijf Middelburg 2020-2040, waar u de belangrijkste complexen en de daarmee gepaard gaande risico’s toelicht.
De provincie heeft voor de regio Walcheren in 2018 nieuwe afspraken gemaakt (Walcherse Woningmarktafspraken Actualisatie 2018). In de regionale afspraken voor de regio Walcheren wordt uitgegaan van een totale opgave van 4.031 woningen voor de regio Walcheren tot 2026, dit is inclusief de huishoudensontwikkeling, de inhaalvraag, economische impulsen en arbeidsmigranten en flexibele ruimte ten behoeve van planuitval. In deze afspraken is opgenomen dat van het totaal het aandeel voor de gemeente Middelburg 2.520 woningen is tot 2026. In de gemeentelijke woningbouwprognose is rekening gehouden met 2.300 woningen tot en met 2040. De gemeentelijke woningbouwprognose valt ruim binnen de regionale afspraken.
Boekwaarde en voorziening grondbedrijf (in miljoen)
De grondexploitaties zijn door u voor de jaarrekening 2020 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd). Waar nodig zijn door u de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen dan wel tussentijdse winst op basis van de Percentage of Completion (POC)methode moet worden genomen. In 2020 is voor een bedrag van € 1,5 miljoen aan tussentijdse winst genomen volgens bovengenoemde methode.
€ 80,0 € 70,0 € 60,0 € 50,0 € 40,0
Voorziening
€ 30,0
Boekwaarde
€ 20,0 € 10,0 € 0,0
2017
2018
2019
2020
De boekwaarde van de grondexploitaties is de afgelopen jaren gestegen vanwege het in exploitatie nemen van Trekdijk, Sint Laurens Zuid, Sint Laurens Noord, Ramsburg Watergang en Oranjepolder. Deze exploitaties waren voorheen onder de materiële vaste activa opgenomen.
210696DCD7/MA/17
Bestuurlijke samenvatting
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
De rekenrente voor actualisatie grondexploitaties De bij de actualisatie van de grondexploitaties gehanteerde rekenrente is berekend op basis van de voorschriften van de Commissie BBV waarbij voor het huidige jaar is uitgegaan van een rente van 1,7% op jaarbasis. Dit wijkt beperkt af van de werkelijke rente over 2020 (deze is iets lager).
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
In de paragraaf grondbeleid van het jaarverslag wordt een uitgebreide toelichting gegeven op de ontwikkeling van bovenstaande cijfers, scenario-analyses en (financiële) risico’s die met de grondexploitaties gemoeid zijn. Volledigheidshalve verwijzen wij hiernaar.
Voor de komende jaren hanteert de gemeente in de calculaties een rentepercentage van 1,8%. Uitgaande van de voorschriften van de commissie BBV en de te hanteren bandbreedte van 0,5%, is een bijstelling derhalve niet aan de orde. Recapitulatie ontwikkeling boekwaarde
CONCEPT
De ontwikkeling van de boekwaarde van de gronden in exploitatie is als volgt samen te vatten: 2020 Bedrag x € 1.000
2019 Bedrag x € 1.000
Boekwaarde 1 januari
73.049
58.723
Bij: vermeerderingen
8.258
23.980
Af: verminderingen
-10.035
-9.654
Boekwaarde 31 december
71.272
73.049
Geraamde nog te maken kosten
49.017
53.085
-134.584
-139.545
Gevormde voorziening
-5.070
-5.473
Per saldo nog te realiseren winst
20.578
18.884
Geraamde nog te realiseren opbrengsten
210696DCD7/MA/18
Bestuurlijke samenvatting
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Evaluatie van de belangrijkste inschattingen van het management
Voorziening onderhoud gebouwen
Uw gemeente heeft voorzieningen gevormd voor verliezen, risico’s of verplichtingen die hun oorsprong vinden in het huidige boekjaar of eerdere boekjaren, maar waarvan de (verwachte) uitgaven in de toekomst liggen.
Voor de onderhoudskosten van gebouwen is een voorziening gevormd (ultimo 2020 € 2,0 miljoen) gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan. Wij constateren dat uitgaande van het vastgestelde kwaliteitsniveau (conditie 3) en een jaarlijkse dotatie van € 2,1 miljoen de omvang van de voorziening de komende jaren afneemt. Hierdoor ontstaat het risico dat na 10 jaar forse extra dotaties nodig zijn om het onderhoud uit te kunnen voeren. Van belang is beleid te maken hoe hiermee om te gaan.
Binnen de voorzieningen maakt u conform het BBV onderscheid naar voorzieningen voor ‘verplichtingen, verliezen en risico’s’, ter ‘egalisering van kosten’ (‘groot onderhoud’), en ‘voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is’. Vooral de voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s en de voorzieningen ter egalisering van kosten zijn naar hun aard gebaseerd op veronderstellingen en schattingen van het management en het college. Zij schatten op basis van hun kennis van de gemeente en haar omgeving in wat het effect van de te voorziene risico’s, verplichtingen en kosten zal zijn in de komende jaren en wat de omvang van de voorziening moet zijn. Wij hebben voor deze gebieden het proces beoordeeld waarmee het management schattingsposten ontwikkelt, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Een en ander in de context van onze verklaring bij de jaarrekening als geheel en niet bedoeld om ons een oordeel te vormen over individuele schattingsposten. Indien nodig hebben wij specialisten ingeschakeld (bijv. actuarissen, taxateurs, belastingspecialisten en derivaten specialisten) bij het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving.
Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Voorziening precario In het boekjaar 2017 is een voorziening gevormd voor de in rekening gebrachte en van Enduris B.V. ontvangen precariobelasting op kabels en leidingen 2016 en 2017. De fiscale juistheid van de aanslagen van de gemeente Hulst (en daarmee overeenkomstig de gemaakte afspraken met Enduris B.V. die van alle Zeeuwse gemeenten) was namelijk onderhevig aan een gerechtelijke procedure waarbij in hoger beroep Enduris B.V. voor het belastingjaar 2015 in het gelijk is gesteld. Ook voor de belastingjaren na 2015 lopen er momenteel gerechtelijke procedures. Voorzichtigheidshalve zijn de baten precariobelastingen 2020 (€ 0,9 miljoen) aan de voorziening toegevoegd, waardoor ultimo 2020 de voorziening € 4,2 miljoen bedraagt. Waardering vorderingen Waterpark Veerse Meer In 2015 is het Waterpark Veerse Meer failliet gegaan. De gemeente heeft hierin grondposities en vorderingen uit hoofde van verstrekte leningen en openstaande kosten (rente, belastingen en overige kosten), waarbij openstaande vorderingen en kosten deels zijn voorzien. In 2018 is het Waterpark verkocht, waardoor belangrijke openstaande posities zijn gereduceerd. Ultimo 2020 staat nog € 506.000 open (verstrekte langlopende lening ad € 355.000 en debiteuren ad € 151.000). Hiervan is begin 2021 € 397.000 ontvangen.
De verwachting is dat uit het faillissement nog het resterende deel wordt ontvangen, waarmee deze posities (volledig) kunnen worden afgewikkeld. 210696DCD7/MA/19
Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de vaststelling dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.
Verschillen tussen begrote en werkelijke lasten (in duizenden) € 2.000 675
€ 1.000 €0 -78
Programma 3 (totaal € 0,7 miljoen)
83
-4
-16 -1.034 -1.685
-€ 2.000
7
Programma 4
9
-2.380
-€ 3.000
8
-€ 1.000
Verder zijn er op een aantal investeringskredieten overschrijdingen te constateren.
(totaal € 1,1 miljoen)
De overschrijdingen op programma’s en kredieten zijn in te delen in de categorieën zoals genoemd in de Kadernota Rechtmatigheid 2018 (paragraaf 4.2.3) en zijn in de tabel hiernaast door ons vermeld. Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van deze overschrijding naar de analyse begrotingsrechtmatigheid zoals opgenomen in de jaarrekening 2020. Hiermee legt uw gemeente verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2020. De geconstateerde kostenoverschrijdingen die formeel als onrechtmatig worden aangemerkt hebben – gezien de oorzaak en de toelichting – geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring.
Bijlagen
De belangrijkste begrotingsoverschrijdingen nader toegelicht, die passen binnen het bestaande beleid
1.075
6
Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de raad.
Overige aangelegenheden
In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Zoals blijkt uit de hierna opgenomen figuur is op drie programma’s een begrotingsoverschrijding op de lasten te constateren. Dit geldt ook voor de algemene dekkingsmiddelen, de overige baten en lasten en voor overhead.
5
Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020 hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.
Interne beheersing
4
Begrotingsoverschrijdingen zijn toegelicht in de jaarrekening
Financiële positie
3
CONCEPT
Belangrijkste bevindingen
2
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Inleiding
1
Bestuurlijke samenvatting
Programma 8 (totaal € 0,1 miljoen)
In 2020 heeft er een inhaalslag van eerder uitgestelde projecten bij de reconstructies wegen plaatsgevonden. De afgelopen jaren was er sprake van een onderbesteding. Dit past binnen het bestaande door de raad vastgestelde beleid. Onrechtmatig, maar telt niet mee in het oordeel. De overschrijding wordt veroorzaakt door herziening van de grondexploitaties. Dit past binnen het bestaande door de raad vastgestelde beleid. Onrechtmatig, maar telt niet mee in het oordeel. De overschrijding wordt veroorzaakt door hogere uitgaven welke worden gecompenseerd door directe gerelateerde subsidie inkomsten. Onrechtmatig, maar telt niet mee in het oordeel. 210696DCD7/MA/20
Bestuurlijke samenvatting
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot rechtmatigheid van Europees aanbesteden
Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden in de SiSa-bijlage 2020 geconstateerd
Bij de uitgevoerde controlewerkzaamheden op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben wij verschillende onrechtmatigheden vastgesteld tot een bedrag van € 1.155.000.
De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien zeven documenten aan het CBS aan te leveren.
Deze onrechtmatigheden hebben deels betrekking op crediteuren die ook al in 2019 onrechtmatig waren. Wij constateren dat het voorkomen van de onrechtmatigheden wel de nodige aandacht heeft van de gemeente. Zo wordt voor overschrijdingen inzake de inhuur van menskracht nagegaan in hoeverre deze zijn onder te brengen onder de makelaarsfunctie in een ander contract dat wel Europees is aanbesteed. Voor een enkele crediteur is inmiddels in 2021 een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen of wordt het bestaande contract afgebouwd. Voor een enkele crediteur is nog geen concrete actie mogelijk omdat het contract nog enkele jaren doorloopt. In het voorkomen van onrechtmatigheden is het voorts noodzakelijk dat met de Europese aanbestedingsrichtlijnen in de bedrijfsvoering rekening wordt gehouden. In 2020 navolging van het uitgevoerde doelmatigheidsonderzoek heeft het college in juli 2020 besloten in te stemmen met een versterking van de centrale regie, hetgeen op termijn moeten leiden tot minder onrechtmatigheden. Wij onderschrijven deze noodzaak.
Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U hebt dit aan ons bevestigd. De (verplichte) tabel met fouten en onzekerheden wat betreft de specifieke uitkeringen is opgenomen in bijlage B van dit accountantsverslag. Tijdens de controle hebben wij geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd.
Wij hebben het college geadviseerd om op basis van een jaarlijks te ramen inkoopbehoefte en een actueel contractregister vooraf (preventief) vast te stellen dat de voorgenomen inkopen plaatsvinden volgens de juiste aanbestedingsprocedure.
210696DCD7/MA/21
Bestuurlijke samenvatting
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot de naleving van de Wet Normering topinkomens (WNT)
Gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot rechtmatigheid bij subsidievaststellingen
De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing. Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen.
De gemeente Middelburg verstrekt aan verschillende instellingen subsidies. Bij het verzoek tot vaststellen van subsidies groter dan € 50.000 is door de subsidiënt een controleverklaring te overleggen. Volgens de Algemene Subsidieverordening Middelburg 2017 moet de accountant in zijn werkzaamheden tenminste de elementen van het controleprotocol meenemen dat onderdeel van de subsidieverordening. In de controleverklaring dient verwezen te worden naar het gebruik van het controleprotocol en de hieruit voortkomende bevindingen.
Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt.
CONCEPT
Financiële positie
De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2020 niet meer bedragen dan € 201.000 per jaar. Daarnaast dienen gemeenten de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2020 hebben wij geen overschrijdingen van de grensbedragen voor topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd.
Bijlagen
Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot de naleving van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en/of met betrekking tot de publicatieverplichtingen van de WNT.
Wij hebben geconstateerd dat subsidies over 2019 in 2020 zijn vastgesteld waarbij geen controleverklaring is overlegd maar een samenstellingsverklaring en dat bij afgegeven controleverklaringen niet altijd wordt verwezen naar het controleprotocol. Hierdoor zijn deze subsidies onrechtmatig vastgesteld. Dit betreffen een 3-tal subsidies welke op of net boven de grens van € 50.000 zitten. Het college van B&W heeft inmiddels met toepassing van de hardheidsclausule, opgenomen in de Algemene Subsidieverordening Middelburg 2017, deze onrechtmatigheden voor 2020 alsnog weggenomen.
210696DCD7/MA/22
Bestuurlijke samenvatting
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van een overtreding van wet- en regelgeving Het college van burgemeester en wethouders is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van wet- en regelgeving. Recente ontwikkelingen laten zien dat de handhaving van anticorruptiewetgeving aan globalisering onderhevig is, waardoor ook gemeenten in toenemende mate te maken krijgt met anticorruptieregels. Als onderdeel van onze controle hebben wij het college verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat de directie daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de rekeningencommissie. Tijdens deze gesprekken heeft het college aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Hierbij heeft het college ook voorbeelden gegeven van de manier waarop het deze beheerst.
Wij hebben kennis genomen van de vastgestelde risicoanalyse 2020 (Beleid en maatregelen ter voorkoming van fraude, corruptie, diefstal, misbruik en oneigenlijk gebruik), waarmee een adequate invulling wordt geven aan de frauderisicoanalyse. Van belang is een dergelijke analyse jaarlijks te blijven actualiseren zodat dit een vast onderdeel blijft van de interne beheersingsomgeving en de uitkomsten hiervan zichtbaar te evalueren en te borgen in het planning-en-controlsysteem.
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders, inclusief het invoeren en onderhouden van interne-beheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en de efficiency van de bedrijfsvoering en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Druk
Gelegenheid
Rationalisatie
210696DCD7/MA/23
De financiële positie van uw gemeente
210696DCD7/MA/24
Bestuurlijke samenvatting
De financiële positie van uw gemeente
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
In dit hoofdstuk geven wij op hoofdlijnen een samenvatting van de ontwikkelingen in het vermogen en het resultaat van uw gemeente De vermogenspositie van uw gemeente is ten opzichte van 2019 licht toegenomen In het BBV, de verslaggevingsregels van gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 5,2 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 5,1 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2020 € 0,1 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. Wij merken hierbij op dat tussentijds voor € 5,4 miljoen is onttrokken aan de algemene reserve wegens tekorten in het boekjaar. Hiermee rekening houdend is het gerealiseerd resultaat € 0,3 miljoen negatief. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen.
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Eigen vermogen (in € 1.000)
2020
2019
2018
2017
Eigen vermogen per 1 januari
40.342
44.240
40.612
36.307
Tussentijdse resultaatbestemming
-5.078
-4.084
790
2.317
Gerealiseerd resultaat
5.155
187
2.837
1.987
Totaal (‘saldo van baten en lasten’)
77
-3.897
3.627
4.305
Herrubricering waardering erfpacht
-
-
-
-
40.419
40.342
44.240
40.612
Eigen vermogen per 31 december
De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2020 16,39 % van het balanstotaal (2019: 15,99% van het balanstotaal). Uit de in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen ratio’s blijkt dat de gemeente Middelburg op een aantal kengetallen wel een beperkte ontwikkeling laat zien maar desondanks overall nog slecht scoort en een grote opgave heeft om in de toekomst verbeteringen te realiseren. De slechte financiële positie en het niet structureel en reëel in evenwicht zijn van de (meerjaren)begroting, betekende dan ook dat uw gemeente in 2020 onder preventief toezicht van de Provincie Zeeland stond. De gemeente heeft daarom in 2020 een financieel herstelplan 2020-2024 vastgesteld, waarmee de (meerjaren) begroting 2021 in evenwicht is gebracht en weer sprake is van (regulier) repressief toezicht. Het realiseren van het herstelplan is essentieel voor de financiële toekomst van de gemeente Middelburg. Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit de in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in de reserves.
De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de politieke besluitvorming. 210696DCD7/MA/25
Bestuurlijke samenvatting
De financiële positie van uw gemeente
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Interne beheersing
Bijlagen
Saldo van baten en lasten Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende:
€ 6.000 € 4.000 € 2.000
Exploitatieresultaat (in € 1.000)
€0
Totale baten
177.460
-€ 2.000
Totale lasten
177.383
-€ 4.000 77
Gerealiseerde saldo van baten en lasten
CONCEPT
Overige aangelegenheden
Af: stortingen in reserves
13.760
Bij: onttrekkingen aan reserves
18.838 5.078
Gerealiseerd resultaat
5.155
Nog te bestemmen resultaat
2017
2018
2019
2020
2019
2020
Mutaties in reserves
Saldo mutaties reserves
Voorlopige bestemming conform raadsvoorstel
-€ 6.000
0
€ 6.000 € 4.000 € 2.000
5.155
De exploitatie over 2020 laat een voordelig gerealiseerd saldo van baten en lasten van € 0,1 miljoen zien, ten opzichte van een begroot nadelig saldo van € 7,3 miljoen. Dit is een voordeel van afgerond € 7,4 miljoen. De grootste voordelen doen zich voor op het programma Economie (€ 1,6 miljoen), programma Sport, cultuur en recreatie (€ 1,2 miljoen), sociaal domein (€ 2,6 miljoen) en op overhead (€ 1,0 miljoen). In de jaarstukken 2020 (“Toelichting op het financiële resultaat”) wordt in hoofdlijnen een verklaring gegeven voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. Voor een gedetailleerd inzicht van de afwijkingen en de verklarende toelichting hierop verwijzen wij u naar de toelichtingen per programma, zoals opgenomen in de programmaverantwoording in uw jaarstukken 2020. Op pagina 19 van deze rapportage gaan wij nader in op de verschillen tussen de begrote en de werkelijke lasten in het kader van de begrotingsrechtmatigheid.
€0
2017
2018
Gerealiseerd resultaat € 6.000 € 4.000 € 2.000 €0
2017
2018
2019
2020
210696DCD7/MA/26
Bestuurlijke samenvatting
De financiële positie van uw gemeente
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Het weerstandsvermogen is gestegen Het weerstandsvermogen betreft de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit (voor samenstelling verwijzen wij naar de paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing” in uw jaarverslag 2020) bedraagt, inclusief het voorstel tot resultaatbestemming, € 24,6 miljoen (2019: € 22,0 miljoen). Er is dus sprake van een stijging van 12,0% van de beschikbare weerstandscapaciteit in 2020 ten opzichte van 2019. De inventarisatie van de risico’s die in de paragraaf Weerstandsvermogen (in het jaarverslag) is opgenomen, geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een kans inschatting van het zich voordoen van het geïdentificeerde risico, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij wordt een doorlopend inzicht gegeven in de grootste risico’s (qua financiële impact en kans) voor uw gemeente, en wordt vermeld welke risico’s zijn verdwenen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de grootste risico’s.
Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie door middel van een simulatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is bij het vastgestelde zekerheidspercentage van 90%.
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Weerstandscapaciteit Hieruit volgt een gekwantificeerd bedrag aan benodigde (in miljoen) weerstandscapaciteit van afgerond € 17,4 miljoen (2019: € 22,6 miljoen), waarvan de risico’s van het sociaal € 40 domein en de risico’s grondbedrijf het grootste deel betreft. Ten opzichte van 2019 is sprake van een daling € 30 van de gekwantificeerde risico’s met per saldo € 5,2 miljoen. Deze daling wordt grotendeels veroorzaakt € 20 door risico met betrekking tot de financiële impact als gevolg van de coronacrisis welke naar beneden is € 10 bijgesteld als gevolg van de financiële compensaties door €0 het Rijk. 2017
2018
2019
2020
De stijging van de beschikbare weerstandscapaciteit en de daling van de benodigde weerstandscapaciteit leiden ertoe Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit dat de ratio van het weerstandsvermogen per eind 2020 gestegen is (op het zekerheidsniveau van 90% is deze 1,41, ten opzichte van 0,91 in 2019) en dat deze zich in de Ratio weerstandscapaciteit door u gestelde bandbreedte van 1,4 – 1,2 bevindt en daarmee als ruim voldoende kwalificeert. Hierbij is in aanmerking te nemen dat de ontwikkeling van het weerstandratio sterk afhankelijk is van de risico’s inzake het al dan niet in ontwikkeling kunnen nemen van gronden (regionale woningmarktafspraken en afspraken over bedrijventerreinen), vertraging en lagere opbrengstontwikkeling van lopende grondexploitaties en de tekorten op Wmo en jeugdzorg. Voor meer gedetailleerde informatie over uw weerstandspositie verwijzen wij u naar de paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing” in uw jaarverslag 2020.
1,50 1,00 0,50 -
2017
2018
2019
2020
210696DCD7/MA/27
Bestuurlijke samenvatting
De financiële positie van uw gemeente
CONCEPT
Inleiding
Belangrijkste bevindingen
Financiële positie
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Bijlagen
De financieringspositie van de gemeente Middelburg is te verbeteren In de paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing”, zoals opgenomen in uw jaarverslag 2020, wordt een weergave van een aantal belangrijke financiële kengetallen verstrekt zoals de solvabiliteitsratio, de schuldratio (vreemd vermogen) en de ‘netto schuldquote’ die een beeld geven van de financiële positie van de gemeente. Enkele ratio’s die een beeld geven van de financiële positie zijn de volgende (in vergelijking met 2019):
Kengetallen
Kwalificatie 2020
Rekening 2020
Kwalificatie 2019
Rekening 2019
Netto schuldpositie
97%
101%
Netto schuldpositie gecorrigeerd
91%
95%
Solvabiliteitsrisico
16%
16%
Uit de kengetallen blijkt dat de gecorrigeerde netto schuldpositie licht is verbeterd en het solvabiliteitsrisico gelijk is gebleven over 2020. De financiële positie zal de aandacht blijven vragen. Om de financiële positie te verbeteren is een financieel herstelplan 2020-2024 opgesteld. In dit herstelplan zijn in hoofdlijnen een aantal maatregelen geschetst: - Verhogen van de taakstelling op het sociaal domein en concretiseren van de volledige taakstelling - Bezuinigen op subsidies - Bezuinigen op de gemeentelijke organisatie en dienstverlening - Hogere opbrengsten uit gemeentelijke belastingen en tarieven - Vergroten van de algemene reserve door specifieke reserves op te heffen en incidentele opbrengsten te gebruiken Het realiseren van het financieel herstelplan is essentieel voor de financiële toekomst van de gemeente Middelburg.