Document · PDF

21-093 Bijlage 1. 1e wijziging begroting 2021 en ontwerpbegroting 2022 Zeeuws Archief

Gemeenteraad 7 juli 2021, gemeente MiddelburgBij agendapunt: 1e begrotingswijziging 2021 Zeeuws Archief (MZ 21-093)15.866 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

1 alinea's met “sluiting”: 441

zeeuws Archief Hofplein 16 ■ Postbus 70,4330 AB Middelburg (0118) 67 88 00 ■ info@zeeuwsarchie£nl • www.zeeuwsarchiefnl

') zaaknr.: •• i

Gemeente Middelburg T.a.v. de gemeenteraad Postbus 6000 4330 LA MIDDELBURG

"j ‘categorie:

ij r L.U I r~\ r

wmll

19 8 M' v i iw.

2Ö21

(M-

wen

1 if-'-1Datum Onderwerp

17 mei 2021 le wijziging begroting 2021 en ontwerpbegroting 2022 Zeeuws Archief

Uw kenmerk Ons kenmerk Bijlage

A-058/2021

Behandeld door

A. Groenewegen

Geachte raad, Hierbij ontvangt u de le wijziging begroting 2021 en de ontwerpbegroting 2022 van het Zeeuws Archief. Beide begrotingen zijn sluitend en er wordt geen hogere bijdrage gevraagd ten opzichte van 2020. Daarnaast sluiten de begrotingen aan op het beleidsplan van het Zeeuws Archief Verbinden en Inspireren 2021-2024. Ook in 2021 en 2022 wordt verder gebouwd aan het Zeeuws e-Depot en worden werkzaamheden verricht om mensen te verbinden met de bronnen van Zeeland. Dit uit zich met name in grote digitaliseringsprojecten. Het algemeen bestuur is voornemens de le wijziging begroting 2021 en de ontwerpbegroting 2022 in de vergadering van 12 juli 2021 vast te stellen en vraagt u uiterlijk 5 juli a.s. uw zienswijze aan het dagelijks bestuur naar voren te brengen. Met vriendelijke groet, Namens het dagelijks bestuur,

Dr. J.L. Kool-Blokland directeur

Concept Eerste wijziging begroting 2021 Zeeuws Archief

Middelburg, 17 mei 2021

Inleiding In deze eerste wijziging op de begroting 2021 worden per programma de kosten en baten inzichtelijk gemaakt op basis van de nieuwe inzichten die zijn opgedaan ten opzichte van het opstellen van de oorspronkelijke begroting 2021. Per programma wordt een toelichting gegeven van de afwijkingen t.o.v. de begroting 2021.

Programma beheer Totale lasten Totale baten

Realisatie 2020

Begroting 2021

695.619 -57.097 638.522

808.067 -56.750 751.317

1.342.389 -273.150 1.069.238

1e wijziging begroting 2021

Begroting 2024

670:919

840:914 -58.689 782.225

750.914 -58.689 692.225

1.946.646 -301.322 1.645.324

2.331.312 -555.012 1.776.300

1.739.079 -121.527 1:617.552

1.739.079 -121.527 1.617.552

813.774 -9.499 804.276

849.739 -8.250 841.489

988.837 -5.000 983.837

991.617 -5.000 986:617

991.617 -5.000 986.617

Totale lasten

2.851.783

3.604.452

4.048.878

3.571.610

3.481.610

3:481.610

Totale baten

-339.746

-366.322

-617.821

-185.216

Saldo

2.512.036

3.238.130

3.431.057

3.386.394

3.296.394

-3.186.448

-3.113:231

-3.186.448

-3.032.782

-3.032.782 -3.032.782

-489,383 -168.158

-472.241 -172.270

-489.383 -168.158

Saldo Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

728.728 -57.809

Begroting Begroting 2022 2023

Saldo uitvoering programma's

Overzicht algemene dekkingsmiddëlen Bjjdrage Nationaal Archief Bijdrage Middelburg Bijdrage Veere Dienstverlenïngsovereenkomsten

-1.878.341

-2.413.752

-2.405.485

-2.458.688

Overige algemene dekkjngsmiddelen

-175.584

-85.856

-136.252

-217.549

Saldo algemene dekkingsmiddelen

-5.897.914

-6.257.350

Concept 1* gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

-6.385.726 -6.366.560

-489.383 -168.158

-2.458.688 -2.458.688 -127.549

427.549

-6:276.560 -6.276.560

1e wijziging Realisatie

Begroting.

begroting

Begroting

2021

2022

2023

2024

3.217.959

3.119.793

3.299.403

3.103.832

3.1C3.832

16.000

15.000

3.103.832 15.000

. 15.000

15.'000'

15:000

15.000

151.918

-130.572

-374.733

-153.666

0 10.000 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 ö

0 0

o o

0 0 0 o o p

0 0

83.400

o o

Bestemmingsreserve personeel

o p

Bestemmingsreserve programma's

82.500

51.911

153.666

Bestemmingsreserve behoud

0 0 0

140:000

Egalisatiereserve

0 0 0

Bestemmingsreserve digitalisering

48.072

89.422

0 0 0 0

0 P 0 0

0 0 0 0

141.918

2020 Overhead Vennootschapsbelasting Onvoorzien Resultaat voor bestemming

toevoegingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestem mi ngsrese rve progra m ma1 s Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve'digitalisering Besterhmingsrêserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve

0 0 o o

o o o o

0 0 o o o

Onttrekkingen aan reserves Algemene reserve

Bestemmingsreserve bedrijfsvoering

Resultaat na bestemming

Concept lf gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

10.000

Programma beheer 1e wijziging Realisatie

Begroting

begroting

Begroting

Bégroting

2021

2022

808.067

728.728

840.914

2023 750,914

2024 750.914

-57.097

-56.750

57.809

-58.689

638.522

751.317

670.919

782.225

692.225

692,225

Programma beheer

2020

Totale lasten

695.619

Totale baten Saldo

Specificatie programma beheer 1e wijziging Realisatie

Begroting

begroting

2021

561.875

567.913

544.550

- inrichting depot ën klimaatbeheersing

58.746

42.392

52.650

- conserveren en restaureren

26.217

70.512

27.088

500

48.781

126.750

103.940

133.744

240.154

184.178

- stadhuiscollectie Middelburg

-16.314

-16.250

-16.517

- stadhuiscolleetiè Veere

-40,784

-40.500'

-41.292

-57.097

-56.750

-57.809

638.522

751.317

670.919

2020

Salarislasten programma beheer Materiëie;lasten programma beheer

- stadhuiscollecties - e-Depot

Baten programma beheer

- e-Depot

Saldo

Concept 1'gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

Toelichting programma beheer Salarislasten programma beheer De salarislasten programma beheer zijn in de le wijziging 2021 lager dan in de begroting 2021 omdat een verschuiving heeft plaatsgevonden naar het programma informatie en kennis vanwege de aanpassing van werkzaamheden van een medewerker. Inrichting depot en klimaatbeheersing Voor het behoud van de stukken is klimaatbeheersing van de depots noodzakelijk. Om het goed klimaat in stand te kunnen houden, worden speciale filters geplaatst, die regelmatig onderzocht worden op luchtzuivering. Gebleken is dat het Zeeuws Archief beschikt over een uitzonderlijk schoon depot waardoor het niet nodig is om jaarlijks de filters te vervangen. In 2020 is overgestapt naar een nieuwe leverancier De nieuwe leverancier heeft in januari 2020 alle bestaande filters vervangen door nieuwe, leder kwartaal Wórdt de stand van zaken ten aanzien van de luchtzuivering gemeten. De metingen geven aan of een filter al dan niet moet worden vervangen. De verwachting is dat dit de komende vijfjaar zeker niet nodig is. Vanaf 2020 is sprake van structureel lagere lasten van ongeveer € 12.500,- echter is in de begroting 2021 Uitgegaan van te lage lagere lasten en zijn deze in de l1' wijziging alsnog toegevoegd.

Conserveren en restaureren De lasten voor conservering en restaureren zijn in de le wijziging begroting2021 lager omdat voor de werkzaamheden voor het voorbereiden van het digitaliseren van de memories van successie geen extra uitzendkracht ingehuurd hoeft te worden. Daarnaast wordt een groter gedeelte van het behoudsgeld ingezet ten behoeve van de archiefbank.

e-Depot De lasten voor e-Depot zijn in de le wijziging lager dan begroot vanwege minder inzet van externe deskundigheid die door het Zeeuws Archief wordt ingehuurd voor het op orde brengen van de digitale archieven bij zorgdragers. Ook voor het gebruik van het aantal terabyte in de landelijke eDepotvoorziening worden lagere kosten begroot. Wel wordt er externe inhoudelijke begeleiding en externe begeleiding voor aanbesteding eigen eDepotfaciliteit begroot.

Concept 1" gewijzigde begroting;2021,17 mei 2021

Programma Informatie en Kennis Te wijziging Realisatie

Begroting

begroting

Begroting

Programma informatie en kennis

2020

Totale lasten

1.342.389

2021 1.946.646

2021 2.331.312

2022 1.739.079

2023 1.739.079

2024 1.739.079

Totale baten

-273.150

-301.322

-555.012

-121.527

saldo

1.069.238

1.645.324

1.776.300

1.617.552

Specificatie programma informatiesen kennis Te wijziging Realisatie

2021

begroting 2021

1.089.614

1.380.615

1.332.518

13.396 51.482

14.279:

25.778

- primair toegankelijk maken

55.237

55.377

- nader toegankelijk,maken

30.765

22.869

59.572

- digitalisering

7.755

254.349

300.911

- DVO's fysiek,archief

90.323

82.317

138.629

> zakeljjke dienstverlening

59.055

136=980

418.527

252.775

566.031

998.795

2020 Salarislasten programma informatie en kennis

Begroting:

Materiële lasten programma informatie en kennis - relatiebeheer, inspectie en acquisitie

Baten programma informatie en kennis - zakelijke dienstverlening

Saldo

Concept lc gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

-273.150

-301.322

-555.012

-273.150

-301.322;

-555.012

1.069.238

1.645.324

1.776.300

Toelichting programma Informatie en Kennis Salarislasten informatie en kennis Ondanks de verschuiving van salarislasten van het programma Beheer naar het programma Informatie en Kennis zijn de salarislasten per saldo lager in de le wijziging begroting 2021 doordat in 2021 vooralsnog geen nieuwe medewerker wordt geworven die de benodigde kennis heeft over complexe bewerkingen van grote hoeveelheden data of linked open data. Deze kennis wordt nu in beperkte mate extern ingehuurd.

Relatiebeheer, inspectie en acquisitie In de le wijziging begroting wordt meer extern ingehuurd in verband met de integrale aüdit van de vervanging bij aangesloten overheden. Daarnaast wordt voor het beoordelen van de vernietigingslijsten van de aangesloten overheden ook een externe partij ingeschakeld.

Nader toegankelijk maken In de le wijziging 2021 zijn kosten opgenomen voor de toepassing van kunstmatige intelligentie bij het herkennen van handschriften, voor onderzoek naar de toepasssing van linked open data en voor het realiseren van een duurzame oplossing voor beheer en beschikbaarstelling van de database die van de Zeeuwse Tol gemaakt is. Daarnaast is hier het restant van de digitaliseringskosten van de bevolkingsregisters opgenomen. Deze worden via crowdsourcing (Vele handen) ontsloten.

Digitalisering In de le wijziging 2021 zijn naast kosten voor het digitaliseren van de memories van successie ook de kosten voor hef digitaliseren van de bouwdossiers van Veere, die niet door de gemeente Veere worden gedigitaliseerd, opgenomen. Verder worden de gedrukte notulen van de Staten van Zeeland geOCR'd en worden digitaliseringsprojecten opgestart op basis van de in 2021 pp te stellen prioriteitenlijst.

DVO's fysiek archief In de le wijziging 2021 zijn kosten opgenomen voor de extra inhuur van een externe voor het toegankelijk maken van een van de archieven van Terneuzen. Daarnaast wordt er ook door een externe behoudswerkzaamheden verricht aan archieven van de gemeente Terneuzen, Dit betreft archieven die nog niet naaf het archiefdepot in Middelburg waren verhuisd.

Concept !' gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

Zakeliike dienstverlening In de le wijziging 2021 riemen zowel de kosten als baten toe vanwege digitaliseringsopdrachten van de gemeenten Terneuzen en Veere voor de bouwvergunningen en door enkele; adviesopdrachten van de gemeente Kapelle.

Concept 1' gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

Programma publieksbereik Ie wijziging Realisatie

Begroting

begroting

Begroting

Programma publieksbereik

2Ó2Ö

Totale lasten

813.774

2021 849.739

2021 988.837

2022 991.617

2023 991.617

2024 991.617

-5.000 986.617

Totale baten Saldo

-9.499

-8,250

-5.000

804.276

841.489

983.837

Specificatie programma publieksbereik 1e wijziging Realisatie

Begroting

begroting

2021

665.774

722.158

728,103

- infocentrum

71.565

38.308

160,348

- web uitingen

67,099

70.258

82.367

- educatie

2.170

3:949

4.019

2020 Salarislasten programma publieksbereik Materiële lasten programma publieksbereik

- externe communicatie

7.167

15.065

14.000

148.000

127.581

260:734

6.000

-5:000

Baten programma publieksbereik - infocentrum

-8.829

- web uitingen

- educatie

-457

- externe communicatie

-213

-1,250

0 0 0

-9.499

-8,250

-5.000;

804.276

841.489

983.837

Saldo

Concept 1' gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

1:000

Toelich ting programma publieksbereik Infocentrum De kosten voor het infocentrum zijn in de le wijziging begroting 2021 toegenomen in verband met extra inhuur van uitzendkrachten voor het scannen op verzoek. Dit als gevolg van dé toegenomen vraag na sluiting van de studiezaal door Corona en de daarna volgende digitale beschikbaarstelling van archieven. Hierdoor zijn ook de digitaliseringskosten ten behoeve van de archiefbank toegenomen. Webuitineen In de le wijziging begroting 2021 zijn kosten opgenomen voor het updaten van de website slavenhandelmcc.nl. Daarnaast zijn voor de verbetering van de toegankelijkheid van de websites zeeuwsarchief.nl en slavenhandelfncc.nl kosten opgenomen.

Concept 1' gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

Algemene dekkingsmiddelen 1e wijziging Overzicht algemene dekkingsmiddelen

Realisatie

Begroting

begroting

Bëgfoting

Begroting

2020

2021

2022

-1.305.759,

-1.305.759

2023 -1.305.759

2024 -1.305.759 -1.727:023

Bijdrage Nationaal Archief

-1.305,759

2021 -1.260.053

Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud

-1.727.023

-1.699.512

-1:727.023

-1.727,023

-1.727.023

Bijdrage Nationaal Archief: DTR

-153.666

-153,666

-153.666

Bijdrage Middelburg

-489.383

-472,241

-489.383

Bijdrage Veere

-141.005.

-136.066:

-141.005

-27.153

-36.204

36.204

,141.005 -36.204

-141.005

Bijdrage Veere e-Depot

-36.204

DVO Provincie Zeeland

-649.302

-660.339

-657.743

-666.293

DVO Provincie Zeeland e-Depot

-90.912

-121.216

DVO Waterschap

-326.387

-331.936

-330:630

-334.929

DVO Kapelle

-33.309

-33.874

-34.180 .

-34.180

DVO Terneuzen

-379:067

-385.511

-33.742 -383.994

-388.986

DVO Terneuzen: e-Depot

-51.963

-77.945

-103.926

-1C3.926

DVO Vlissingen

-247.150

-251.352

-250.363

-253.618

-437.524

-253.618 -443.212

-443.212

-4^3.212 -64.020 -48.308

DVO Schouwen-Duiveland

-439.252

DVO Schouwen-Duiveland e Depot

-64,020

-64.020

-64,020

-64.020

DVO Tholen: e-Depot

-36.231

-48.308

DVO e-Depot diverse gemeenten

Verhuur depot- en kantoorruimte

-38.395

-55.856

-68.052

-77.549

Overige:algemene dekkingsmiddelen

-137.189

-30.000

68.200

-140.000

50.000

-50.000

Totaal algemene dekkingsmiddelen

-5.8971914

-6.257.350

-6.394.777

-6.375.611

-6.285.611

De verhoging van de algemene dekkingsmiddelen ontstaat in de le wijziging begroting 2021 doordat de bijdragen van de GR-partners in 2020 zijn geïndexeerd. In de begroting 2021 is volgens afspraak geen rekening gehouden met indexering van bijdragen. De dienstverleningsovereenkomsten zijn in de begroting 2021 wel geïndexeerd, maar het indexeringspercentage is lager (1,3% ipv 1,7%).

Concept l' gewijzigde begroting 2021, 17 mei 2021

Bijdragen partnërs

wijziging Realisatie

Begroting

begroting

Begroting

-1.260.053

2021 -1.305.759

Begroting 2022 -1.305.759

Begroting

2021

2023 -1.305.759

2024 -1.305.759

-1.727.023

-1,699.512

-1.727.023

-153.666

-3.186.448

-3.113.231

-3.186.448

-3.032.782

Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief

-1.305.759

Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief; DTR

2020

1e wijziging Gemeen te Middelburg

Realisatie

Begroting

begroting

Begroting

2020

2021 -472.241

2021 -489.383

2022 ,489.383

2023 -489.383

2024 -489.383

-489.383

1e wijziging Realisatie Gemeente Veere

2020

Bijdrage Veere

-141.005

Bijdrage Veere e-Dëpot

Totaal bijdragen GR-partners

Begroting

begroting

Begroting

2021

-136.066

-141.005

2022 -141.005

2023 -141.005

2024 -141.005

-27.153

-36.204

-168.158

-172.270

-177:209

-177.209

-177:209

-177.209

-3.843.989

-3.757.742

-3.853.040

-3.699.374

-3,699,374

Begroting

wijziging begroting

Begroting

2021

2022

2023

2024

1e Realisatie Dienstvèrienihesovereenkomsten archiefbeheer

2020

DVO Provincie Zeeland

-649.302

-660.339

-657.743

-666.293

-666:293

DVO Waterschap

-326.387

-331.936

-330.630

-334:929

-334.929

DVO Kapelle

-33:309

-33.874

-33.742

-34.180

DVO Terneuzen

-379.067

-383:994

-388.986

-388,986

-388.986

DVO Vlissingen

-247.150

-385.511 -251.352

-250:363

-253.618

-439.252

-437.524

-443.212

-1.635.215

-2.102.264

-2.093.996

-2.121.218

DVO Schouwen-Duiveland

Concept 1' gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

i.è wijziging Realisatie

Begroting

begroting

Begroting

2021

2022

2023

2024

-90.912

-121.216

-77.945

-103.926

-121.216 -1Ó3.926

-121.216

-51.963

DVO Schouwen-Duiveland e-Depot

-64,020

.64.020

-64.020

DVO Tholen: e-Depot DVO e-Depot diverse gemeenten

-36.231

-48308

-48.308

-48308

-48.308

-243.126

-311.489

-311,489

-337.470

-1.878341

-2.413.753

-2.405.485

-2.458.688

Dienstverleriingsovereenkomsten Zéeuws e-Depot

2020

DVO Pröyjhcie Zeeland e-Depot DVO Terneuzen: e-Depot

Totaal Dienstverleningsóvereenkömsten

-103.926

Verhuur depot en kantoorruimte In de l-e wijziging 2021 is rekening gehouden mét de uitbreiding van de ruimte die het Roosevelt Institute for American Studies bij het Zeeuws Archief huurt sinds 2020. Overige dekkingsmiddelen De overige algemene dekkingsmiddelen zijn in de lc wijziging begroting 2021 hóger dan oorspronkelijk begroot ondat het bedrag dat aan BTW kan worden teruggevraagd hoger is dan voorgaande jaren in verband met meer uitgaven voor huisvesting en overige zaken.

Concept 1' gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

Overhead 1e wijziging Realisatie

Begroting

begroting

Begroting

2021

2021 763.483

2023 774.540

2024 774.540

191,885

2022 774.540 147.381

147.381

380,000

380:000

380.000

147.381 380.000

248.047

263.850

251,500

251.500

Overzicht overhead

2020

Salarislasten overhead

746:250

762,753

Overige personeelslasten

170.559 380.247

132.247 388.908

253.475

Huur Rijksvastgoedbedrijf Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud

1.264.678

1,228.078

1.351.979

1.217.328

1,217.328

Organisatielasten

336.492

290.015

269.936

260.740

Afschrijvingslasten

45.722

52.472

60.999

58.533

Rentelasten Incidentele baten;

20.537

17.271

13.810

Totaal overhead

3.217.959

3.119.793

3.299.403

3.103.832

toelichting Overhead Overige personeelslasten De overige personeelslasten zijn in de 1® wijziging 2021 hoger dan in de begroting 2021 in verband met hogere öpleidingskosten. In verband met de vernieuwing van de IGT-omgeving wordt in 2021 een vervolgcursus gegeven aan alle medewerkers. Daarnaast wordt er een externe ingehuurd voor de actualisatie van het functieboek. Ook is het BHV-team uitgebreid en de post vóór personeelsattenties/uitstapje e.d. opgehoogd omdat er de afgelopen jaren meer medewerkers in dienst zijn getreden bij het Zeeuws Archief. Huisvestingslasten De huisvestingslasten zijn in de le wijziging hoger in verband extra schoonmaakkosten voor het depot in Vlissingen en extra schoonmaak in hét restauratieatelier. De kosten zijn vanaf 2022 lager omdat de electrakosten af zullen nemen in verband met de plaatsing van zonnepanelen op het niéuwbouwdak. Huisvéstingslasten beheer en onderhoud In 2021 zullen naast het preventief en correctief onderhoud en voldoen aan wet- en regelgeving en het monitoren hiervan de volgende projecten worden üitgèvoerd:

Concept 1' gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

Revisie van de koelmachine, vervangen van de regelkasten inclusief het gebouwbeheersysteem, vervangen van de stoombevochtigers in de drie depots, revisie van de luchtbehandelingskasten, plaatsen van een wand in de punt van de studiezaal om op deze wijze een overlegruimte te creëren, veilig werken op hoogte Van de Perrehuis, schilderen van de Lussanetvleugel binnen, daar waar nodig schilderén in kamers Van de Perrehuis, het leveren van een bijdrage voor het; plaatsen van zonnepanelen op het nieuwbouwdak.

Organisatiekosten De organisatiekosten zijn in de le wijziging lager dan in de begroting 2021 vanwege lagere licentiekosten, lagere reiskostenvergoedingen dienstreizen en het vooralsnog niet leasen van een eigen auto. Daarnaast wordt de accountant extra ingehuurd in verband met een BTW-vraagstuk.

Vennootschapsbelasting en onvoorzien

1e wijziging Realisatie

2020 Vennootschapsbelasting

16.000

Begroting 2021 15.000

begroting 2021 15.000

Begroting 2021 15.000

wijziging begroting 2021 15.000

Begroting 2022 15.000

Begroting 2023 15.000

Begroting 2024 15.000

Begroting 2022 15.000

Begroting 2023 15.000

Begroting 2024 15.000

Onvoorzien

Concept 1-' gewijzigde.begroting 2021,17 mei:2021

Realisatie! 2020 0

Financiële begroting: Financiële positie Stand en verloop reserves Algemene

Bestemmings-

Egalisatie

Bestemmings-

reserve

reserve personeel

reserve digitalisering

reserve

Programma’s

re serve behoud

bedrijfsvoering

Totaal

Beginstand jaarrekening 2020

150.000

229.905

654.880

135.644

198.495

209.665

341.998

Vastgestelde res verd. 2019

31.328

0 10.000

Onttrekking jaarrekening 2020

0 0_

0 0 o

0 0 0

Eindstand jaarrekening 2020

181.328

239.905

654.880

135.644

198.495

209,665

341.998

Beginstand begroting 2021 resuitaatverdéling 2020

181.328

239.905

654.880

135.644

198.495

209.665

341,998

0 0 0

61.918

80:000

-82.500

-48.072

0 0 0

Onttrekking begroting 2021

0 0 0

Eindstand begroting 2021

181.328

239.905

634.298

167.571

198.495

209.665

341.998

Beginstand Ie wijz. begroting 2021

181.328

239805

654.880

135.644

198.495

209.665

341.998

0 0

61.918

80.000

-83.400

-51.911

-89.422

0 0 0

0 0

Onttrekking Te wijz, begroting 2021

0 0 0

-140.000

0 0 -10.000

Eindstand 1e wijz. begroting 2021

181.328

156:505

664.887

126.222

198.495

69.665

331.998

Dotatie jaarrekening 2020

Dotatie begroting 2021

Resultaatverdeling 2020 Dotatie Ie wijz. begroting 2021

Specificatie onttrekking personeel le wijz 2021 inhuur Leeuwendaal ivm functieboek

30.000.00

Inhuur ivm extra werk archiefbank corona

38.400.00

Oplëidingskosten bitbybit werken in ICTomgeving

15.000.00 83.400.00

Concept !' gewijzigde begroting 2021; 17 mei 2021

1.961.914

0 0 1.973.260

1.729.100

Specificatie onttrekking programmagelden le wijz 2021 Inhuur inhoudelijke begeleiding en begeleiding aanbesteding

30.000.00

Irihuur ivm auditvervanging 5 overheden

11.910j90

Conversie Toldatabase

10.000.00 51.910,90

Specificatie onttrekking bestemmingsreserve digitaliseringle wijz 2021 Restant bevolkingsregisters

26:922,00

Bouwvergunningen, Vee re deel ZA

40.000,00

OCR gedrukte notulen staten van zeeland

15.0Ö0;00

Ömzetten OCR naar Alto XML

7.500,00 89.422,00

Specificatie onttrekking bestemmingsreserve behoud le wijziging 2021 Digitalisering memories van successie

140.000,00

Stand en verloop voorzieningen Voorziening beheer en onderhoud Beginstand jaarrekening 2020

996.110

Dotatie jaarrekening 2020

1.727.023

Onttrekking jaarrekening 2020

-1.343.108

Eindstand jaarrekening 2020

1.380.024

Beginstand begroting 2021

1,380,024

Dotatie begroting 2021

221.117

Onttrekking begroting 2021

_________________ 0_

Eindstand begroting 2021

1.601.141

Beginstand 1 e wijz 2021

1,380.024

Dotatie 1e wijz 2021

1,727.023

Onttrekking 1 e wijz 2021

-1,379.124

Eindstand 1e wijz 2021

1.727.923

Concept le gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

Geprognotiseerde begin- en eindbalans en EMU-saldo Balans (per 31 december) Rekening

Begroting

2020

2021

2022

2023

2024

2025

Activa

le wijz

Vaste activa 598.865

480,774

354.247

234.733

134.451

55.543

Vlottende activa

4.734.672

3.998.406

4.557.066

5.113.729

5,647,598

6.309.980

Totaal activa

5.333.537

4.479.180

4.911.313

5.348.462

5.782.049

6.365.524

181.328

1.780.586

1.547.771

1.394.105

1.240.439

1.086.773

141.918

Voorzieningen

1.380.024

1.727.923

2.369.546

3.019.546

3.669.546

4.319.546

Vaste schulden

314.812

262,158

206.333

147.149

84.401

17.876

Materiële vaste activa

Passiva Vasté passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bëstemmingsreserves - Resultaat na bestemming

Concept 1' gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

Vlottende passiva Netto vlottende schulden

614.353

400.000

400,000

400.000

Overlopende passiva

920.516

360.000

36Ö.OOO

360.000

5.333.537

4.479.180

4.911.313

5.348.462

341.827

91.257

614.484

615.847

Totaal passiva

EMU Saldo

Concept le gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

5.782.049 6.365.524

596.616

728.907

Financiële begroting: Bijlage baten en lasten per taakveld

Taakveld

lasten

Saldo

baten

0 Bestuur en ondersteuning 0.4 Overhead

3.299.403

0.8 Overige baten en lasten

15.000

0.9 Vennootschapsbelasting

15.000

0.10 Mutaties reserves

-374.733

0.11 Resultaat rekening baten en lasten

3.329.402

-374.733

2.954.669

5.4 Musea

4.057.929

-7.012.598

-2.954.669

Totaal taakveld 5

4.057.929

-7.012.598

-2.954.669

Totaal taakvelden

7.387.331

-7.387.331

Totaal taakveld 0 5 Sport, cultuur en recreatie

Concept 1' gewijzigde begroting 2021,17 mei 2021

Concept Ontwerpbegroting 2022 Zeeuws Archief

Middelburg, 17 mei 2021

Concept ontwerpbegroting 2022,17 mei 2021 ■

Inhoudsopgave Inleiding.............. ....................................................................................... .

Beleidsbegroting: Programmaplan..........

.........................................

Programma beheer............................................................................................................ .

Wat willen we bereiken?.............................................................................................. ............ Wat gaan we daarvoor doen?...................................................................................... ...... . Wat mag dit kosten?.............................................................................................. .

5 5 9

Programma informatie en kennis..................

Wat willen wë bereiken?.............................................................................................. 10 Wat gaan we daar voor doen?.................................................................................................. , 10 Wat mag dit kosten?..................................................................................................................... 12

Programma publieksbereik..... .........................

Wat willen we bereiken?.;...... .................................................................................................. Wat gaan we daar voor doen?... ...... ...................................................................................... Wat mag dit kosten?,.;....;;...;,..........ï.. .. . .............................................................................

13 13 18

Overzicht algemene dekkingsmiddëlen................................................... 19 Overzicht overhead.......... ..... 20 Overzicht vennootschapsbelasting..;..........^..:..........;...;....;...;.................................................. 20 Overzicht onvoorzien....... ...-........................................................................................................ 20

Beleidsbegroting: Paragrafen.............i.................................. .

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheer.................................................................. 21 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen.,....... ............................................ 23 Paragraaf financiering.,.,,..,..,,,...,.....,.....;..,.............. ••......... -................ ........;... 24 Paragraaf bedrijfsvoering.,,..,...,,,..,........,..,.........,...........,..,....; ................................... 25

Financiële begroting: Overzicht van baten en lasten.....................

Financiële begroting: Financiële positie.......................................... .............

Stand en verloop reserves.......................................................................................................... Stand en verloop voorzieningen............................................................................................... Geprognosticeerde begin- en eindbalans................................................................................ EMU-saldo.....................................................................................................................................

31 32 33 34

Financiële begroting: Bijlage baten en lasten per taakgebied...........

Concept ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022,17 mei 2021

Inleiding

Het Zeeuws Archief zal in het jaar 2022 werken volgens de lijnen van het beleidsplan Verbinden en

inspireren. Daarin zijn vooral het versterken van het publieksbereik en de verdere ontwikkeling van het e-Depot belangrijke onderwérpen. Wat betreft het;publieksbereik zal er spéciale aandacht uitgaan naar de onderwerpen 'water' en 'slavenhandel en slavernij'. In presentaties op de website, activiteiten en digitale sessies zullen deze twee speerpunten veel onder de aandacht Van het publiek worden gebracht. We spreken nu de hoop uit dat het jaar 2022 weer meer openheid gaat geven, na de Coronapandemie van de ja ren 2020 en 2021. Dat zou de mogelijkheid voor fysieke activiteiten weer kunnen vergroten. Door de Coronapandemie is in ieder geval het digitale bereik van het Zeeuws Archief aanmerkelijk vergroot en dat zal een blijvend onderdeel zijn van het publieksbereik. Ook in 2022 zullen de aangesloten overheden hun geschiedenis en hun informatie terug kunnen vinden in het Zeeuws Archief. Dat kan digitaal, via de website, maar ook door fysiek bezoek in de studiezalen in Middelburg, Terneuzen en Zierikzee. Het beeldmateriaal is via de website te raadplegen, de archieven zijn fysiek te raadplegen en digitaal te bestellen in de Archiefbank en overheden krijgen opgevraagde stukken ook digitaal aangeleverd. Het Zeeuws Archief biedt via dé Archiefbank een geautomatiseerde afhandeling van digitaliseringsverzoeken aan.

Het zet tevens planmatig in op het digitaliseren van veel geraadpleegde informatie, zoals bouwdossiers, de memories van Successie, de Bevolkingsregisters en andere veel geraadpleegde bronnen. Daarnaast wordt dankbaar gebruik gemaakt van de toegekende Metamorfozeprojecten, waarbij waardevolle archieven integraal behouden en gedigitaliseerd worden. Zo staat in 2022 de afronding van het project Wilhelminapolder op de agenda. Tevens wordt gestart met de uitvoering van behoud en digitalisering van negen Zeeuwse familiearchieven. Dat verbetert de beschikbaarheid van belangrijke bronnen voor het publiek. Door de module 'Mijn studiezaal' binnen Archieven.nl - de digitale hulpfunctie van de archivaris-wordt het tevoren aanvragen van stukken en het stellen van vragen moge lijk gemaakt. Ook wordt aan de aangesloten overheden toegang geboden tot de openbare en niét-openbare informatie die het Zeeuws Archief voor hen beheert. Het werken aan de uitvoering van het Zeeuws e-Depot blijft een essentiële taak van het Zeeuws Archief. Digitale informatie is een logisch vervolg van de analoge informatie en is een onlosmakelijke eenheid bij de informatiehuishouding van overheden. Stapsgewijs worden overheden aangesloten op het Zeeuws e-Depot en kunnen zij - na een zorgvuldige voorbereiding en metadatering - hun bestanden in het e-Depot duurzaam bewaren en raadplegen.

Continuïteit van informatie is het uitgangspunt. De samenwerking met de Zeeuwse overheden is een belangrijk onderdeel van het beleidsveld van het Zeeuws Archief. Het contact met het OIO (Overleg Zeeuwse Overheden) geeft richting aan de uitvoering die past bij de nieuwe uitgangspunten in de informatiehuishouding van de overheden. Bij deze nieuwé, digitaal gerichte archieftaak is het van groot belang om de deskundigheid van de betrokken personeelsleden op peil te houden. Daarvoor is een opleidingsbudget beschikbaar. Dat geldt zeker voor kennis voor de bom digital archieven. Het Zeeuws Archief heeft een bestemmingsreserve, zodat tijdelijk deskundig personeel aangetrokken kan worden en om de Zeeuwse overheden te begeleiden bij hun voorbereidingen voor aansluiting bij het e-Depot. Onderdeel van de langdurige digitale bewaring is de nauwe betrokkenheid van het Zeeuws Archief bij overheden door toezicht op en adviséririg over de vormgeving van de informatiehuishouding. Zo kan in een vroeg stadium worden meegedacht over de eisen die gesteld worden aan informatiesystemen, metadatering en bestandsformaten. Het Zeeuws Archief biedt deze vorm van dienstverlening aan, zowel mét eigen deskundigheid als ook door inhuur van een externe partij. Concept ontwerpbegroting ZeeuwsArchïef 2022,17 mei 2021

De voorgenomen beslissingen van de minister van BVOM om Uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC's te stappen, is ook in 2022 een belangrijk uitgangspunt voor het Zeeuws Archief. In de nieuwe Archiefwet 2021 wordt de delegatieopdracht van de minister voor beheren, bewaren en beschikbaar stellen van de analoge rijksarchieven opgenomen. De bekostiging zal in de vorm van een specifieke uitkering plaatsvinden. Wat betreft de digitale archieven heeft de minister aangegeven dat de RHC's een eigen e-Depot voor de regionale overheden dienen te verzorgen. Aansluiting in het landelijke e-Depot van het Nationaal Archief is niet meer aan de orde. De RHC's dienen de duurzame digitale bewaring van overheidsinformatie in hun regio's vorm te geven. De RHC's zullen gezamenlijk in een netwerksamenwerking kennis en uitgangspunten blijven delen. De reden voor de veranderingen in de relatie is de veranderende samenleving waarin digitale informatie een andere rol inneemt dan analoge informatie. Hét uitgangspunt van de minister is om robuuste RHC's in de regio's in een sterk onderling verbonden netwerk te houden. De beoogde datum van uittreden van de minister is gesteld op 1 januari 2024. Door de RHC's is aangegeven dat die termijn te kort is Voor een zorgvuldige voorbereiding van de overgang.

Het Zeeuws Archief dient tevens een onderzoek in te stellen naar een versteviging van de gemeenschappelijke regeling. Dit onderzoek wenst het Zeeuws Archief gezamenlijk met het OZO (Overleg Zeeuwse Overheden) uit te voeren. Vanaf 2019 is het Zeeuws Archief verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van het gebouw, waarbij de bekostiging van OCW wordt ontvangen. In 2021 heeft de evaluatie met Rijksvastgoedbedrijf (RVB) plaatsgevonden. De bevindingen worden in de tweede helft van 2021 verwacht. De begroting 2022 is onderverdeeld in een beleidsbegroting en een financiële begroting. De beleidsbegroting bestaat uit een programmaplan en paragrafen. In het programmaplan staat de toelichting op de reguliere werkzaamheden van het Zeeuws Archief, onderverdeeld in de hoofdstukken programma beheer, programma informatie en kennis en programma publieksbereik. De financiële begroting bestaat uit het overzicht van baten en lasten en de financiële positie ten aanzien van de stand van de reserves en voorzieningen, de geprognosticeerde eindbalans en het EMU-saldo. Tot slot is een bijlage van baten en lasten per taakveld toegevoegd.

Concept ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022, 17 mei 2021

Beleidsbegroting: Programmaplan Programma beheer Wat willen we bereiken? Onder het programma beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de implementatie van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Doel is dat alle stukken zo geconserveerd en beheerd worden, dat alle stukken vind- ën raadpleegbaar zijn.

Wat gaan we daarvoor doen? Inrichting depot en klimaatbeheersing Voor hét behoud van dë stukken is klimaatbeheersing van de depots noodzakelijk. Om het goede klimaat in stand te kunnen houden worden speciale filters geplaatst, die onderzocht worden op luchtzuivering en wordt het klimaat constant en regelmatig gecontroleerd. Verder is onderdeel van een zorgvuldig depotbeheer dat de depots regelmatig extra gereinigd worden en is er een gedragsprotocol voor het omgaan met archiefstukken. Het Zeeuws Archief beschikt op diverse plekken in Zeeland over depotruimte: in Middelburg in het pand van het Zeeuws Archief, in Vlissingen, in Terneuzen in het kantoor van het Waterschap Scheldestromen en in Zierikzee in het stadskantoor. Alle vier de locaties worden regelmatig gecontroleerd op kiemgetallen en ongedierte. Ook vinden er regelmatig visuele inspecties plaats.

Conserveren en restaureren Het Zeeuws Archief beschikt zelf over ruimte en medewerkers die conserverings- en restauratiehandelingen kunnen verrichten. Onder conservering en restauratie valt onder andere bemonstering van aanwinsten, verzorging van de logistiek rond de ontsmetting van archief door gammabestraling, actieve conservering (b.v. stukken voorbereiden voor digitalisering), het maken van presentaties en het restaureren. In 2022 wordt met de volgende projecten verder gegaan: •

Herverpakking archief Provinciaal Bestuur: dit archief wordt opnieuw verpakt aangezien de huidige dozen niet meer voldoen aan de heersende normen. Daarnaast kan nu gebruik gemaakt worden van dozen van verschillende diktes, zodat er efficiënter met de ruimte omgegaan kan worden. Dit project wordt over meerdere ja ren uitgesmeerd.

•

Herverpakking archieven gemeente Veere: In 2017 is begonnen met de herverpakking van de archieven van de gemeente Veere, inclusief het archief van de Stad Veere. Hier wordt in 2022 verder aan gewerkt.

•

In 2022 worden de aanvullingen op archieven van het Waterschap verpakt die in 2021 zijn ontvangen. Daarnaast wordt verder gewerkt aan het conserveren en sealen van kaarten.

•

In 2022 wordt begonnen met de herverpakking van het archief van de Rekenkamer Zeeland omdat dit archief tot de oudste verpakkingen behoort van het Zeeuws Archief en de dozen daardoor niet meer van voldoende kwaliteit zijn.

•

In 2022 wordt verder gegaan met de herverpakking van de archieven van de gemeente Middelburg, de gemeente Kapelle, de gemeente Terneuzen en de gemeente Vlissingen.

•

Regelmatig wordt in Zierikzee werkvoorraad opgehaald en naar Middelburg gebracht om conserverings- en verpakwerkzaamheden te verrichten. In Zierikzee zelf worden de aanwinsten bemonsterd.

•

In 2022 wordt verder gewerkt aan de verzorging en verpakking van de vervallen kadastrale plans.

Concept,ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022, 17 mei 2021

Voor metamprfozeprojecten worden ook conserveringswerkzaamheden en op kleinere schaal restauratiewerkzaamheden verricht, In 2022 wordt aan het project Zeeuwse Families gewerkt.

Metamorfozeprojecten Het metamorfozeproject van de Wilhelminapolder kan in 2022 worden afgerond. Het project Zeeuwse Familiearchieven is in 2022 in volle gang, In 2021 wordt daarvoor het budget beschikbaar gesteld. Een project wordt voor het Regionaal Archief Tilburg als zakelijke dienstverlening uitgevoerd, waarbij de archiefstukken van de oude schepenbank van Tilburg en Goirle 1408-1811 worden voorbereid en gedigitaliseerd.

e-Depot: Digitaal duurzaam en het Zeeuws e-Depot Inzet is om duurzame bewaring en beschikbaarstelling van de digitale informatie van alle overheden, gemeenschappelijke regelingen en particuliere archiefvormers in Zeeland, te kunnen verzekeren. Ook 2022 zal volop in het teken van de aansluittrajecten staan. Na de verkenning en definitiefase die voor 2021 op het programma staat, zal naar verwachting in 2022 de aanbesteding en implementatie van een eigen e-Depot-oplossing worden uitgevoerd. Dit is noodzakelijk geworden nu de minister van OC&W heeft aangegeven uit de gemeenschappelijke regeling te zullen treden. Digitaal atelier Ook in 2022 wordt veel inzet gevraagd voor controle, verwerking en bewerking (conversie, verrijking) van dé op te nemen digitale archieven. Naar verwachting breiden we de hiertoe benodigde applicaties voor het digitaal atelier verder uit. De keuzes in ontwikkeling van het digitaal atelier worden zoveel mogelijk in afstemming met RHC's en NA gemaakt. Het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis van De Ree Archiefsystemen BV is het centrale systeem voor beheer en beschikbaarstelling van alle archieven en collecties, analoog én digitaal. Deze centrale rol wordt verder vergroot door het verstrekken aan medewerkers van lokale overheden van (remote) toegang vanaf hun eigen werkomgeving tot hun overgebrachte digitale archieven in het Zeeuws eDepöt.

Werk- en bedrijfsprocessen Vanuit de dienstverleningsovereenkomsten doen zorgdragers steeds meer een beroep op de ondersteuning van het Zeeuws Archief, waarbij het functioneel beheer een steeds belangrijkere rol speelt. Hierbij worden nieuwe werkwijzen en opgedane ervaringen gedocumenteerd en verwerkt tot een herhaalbare aanpak in protocollen en werkprocedures, opdat ze bij vervolgoverbrengingen met dezelfde zorgdrager als regulier werk kunnen worden herhaald. Maar ook om de ervaring in te zetten in trajecten met nieuwe partners. Er wordt verder gewerkt aan de digitale dienstverlening aan gebruikers en de ontwikkeling van kennis en competenties. Dit blijft een permanente opdracht voor het Zeeuws Archief.

Zeeuwse samenwerking De Zeeuwse overheden zijn> elk in eigen tempo en fasering, bezig met het op orde brengen van de informatiehuishouding zodat deze voldoet aan de eisen van digitale duurzaamheid. Het Zeeuws Archief ondersteunt deze ontwikkeling ook in 2022 als onderdeel van de Zeeuwse samenwerking met presentaties van ervaringen in lopende aansluittrajecten als best practices en in workshops voor kennisuitwisseling en -opbouw.

Landelijke ontwikkelingen en samenwerking Parallel aan de ontwikkeling van een eigen voorziening blijft de landelijke samenwerking met de andere RHC's en het NA in de governance van de landelijke e-Depot-infrastructuur en de Concept ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022, 17 mei 2021

ontwikkeling van een generieke dienstverleningen architectuurstandaarden intensief. Deelgenomen wordt o.a. aan het Gebruikersoverleg, het Architectuuroverleg, het Afnemersoverleg, het Opdrachtgeversoverleg, het Óverleg Managers Collectie (OMC), de Themagroep Digitale Archiefdiensten (TDA) en het Portefeuillehoudersoverleg. Het werkveld digitaal informatiebeheer van dë overheden is sterk in beweging. Het is zaak dat het Zeeuws Archief zich breed blijft oriënteren op zaken als archiving by design, common ground en bewaren bij de bron, maar ook de markt van commerciële archiefdiensten. Daarnaast is er veel nieuwe wetgeving die een grote invloed hééft op de praktijk van archiefvorming, met name aangaande openbaarheid en beschikbaarstelling: de Omgevingswet, de Wet open overheid, de AVG en natuurlijk de vernieuwing van dë Archiefwet. Ih dit speëlvëld de juiste aanpak kiezen en de voortgang niet te laten belemmeren door hoge en soms zelfs tegenstrijdige wettelijke eisen, is niet altijd eenvoudig. Kennis wordt gezocht en uitgewisseld op platforms als KIA, PLEIO en VNG fora.

Inhuur van externe expertise Concrete opgaven in aansluittrajecten met de aangesloten zorgdragers vraagt inzet en expertise van externe deskundigen voor het genereren van exports daar Waar zorgdrager en diens applicatieleverancier deze niet beschikbaar kunnen stellen. In de aansluittrajecten: is er nauwelijks sprake van kant en klaar over te brengen digitale archieven. Naast bovengenoemde (meer technische) uitdagingen voor het digitaal atelier, is er veelal sprake van het achteraf op orde brengen van informatieobjecten voorafgaand aan overbrenging: denk aan completering van dossiers, toekenning metadata, digitalisering, etc. Om dit proces bij zorgdrager op weg te helpen bieden we ondersteuning aan door externe inhuur voor de uitvoering. Hiervoor wordt samengewerkt met DOCFactory.

Stadhuiscollecties Verzamelingen van de gemeente Veere en Middelburg Het beheer van de verzamelingen van de gemeente Veere en Middelburg wordt uitgevoerd door bet Zeeuws Archief. De objecten uit deze verzamelingen zijn van belang voor de Zeeuwse geschiedenis. Tot het beheer wordt gerékend: •

het uitoefenen van toezicht op hét beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg

•

en Veere; registratie van de objecten en het doen van onderzoek in en naar de collectie;

•

het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities;

•

het adviseren over conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de collectie;

• •

het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collectie; het contact onderhouden met de Vereniging van Musea in Zeeland, de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland en Walcherse musea en erfgoedinstellingen;

•

het deelnemen aan manifestaties over de historische relatie met Schotland: Samenwerking met Nationaal Archief van Schotland.

In 2022 wordt verder gewerkt aan een effectieve presentatie van beeld- en kunstcollecties en een doelmatig fysiek beheer van de collecties van Middelburg en Veere.

Concept ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022; 17 mei 2021

Wat mag djt kosten? 1e wijziging Realisatie Programma beheer

2020

Totale lasten

695.619.

Begroting

begroting

Begroting

2021

808.067

728.728

2022 840.914

2023 750.914

2024 750.914

2025 750.914

Totale baten

-57.097

-56.750

-57.809

-58.689

Saldo

638.522

751.317

670.919

782.225

692.225

Specificatie programma beheer

Te wijziging Realisatie

Begroting

begroting

Begroting

2021

2022

561.875

567.913

544.550

557.239

- inrichting depot en klimaatbeheersing

58:746

42.392

52.650

52.709

- conse rveren en resta u re re n - stadhuiscollecties

26.217

70.512

27.088

500

12.570

- e^Dépot

48.781

126.750

103.940

191.309

133.744

240.154

184.178

283.675

- stadhuiscollectie Middelburg

-16.314

-16.250

-16.517

-16.768

- stadhuiscollectie Veere

-40:784

-40.500

-41.292

-41.921

-57.097

-56.750

-57.809

-58.689

638.522

751.317

670.919

782.225

2020 Salarislasten programma beheer Materiële lasten programma beheer

Baten programma beheer

- e-Depot

Saldo

Concept ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022,17 mei 202l

Programma informatie en kennis

Wat willen we bereiken? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij aangesloten overheidsorganisaties.

Wat gaan we daarvoor doen? Relatiebeheer, inspectie eh acquisitie Acquisitie De uitbreiding van het werkgebied zorgt ervoor dat er steeds vaker archiefmateriaal wordt aangeboden door particuliere archiefvormers. Om goede keuzes te kunnen maken en nog efficiënter te werken zijn goede interne afspraken nodig. De visie, uitgangspunten en werkwijze zijn op hoofdlijnen verankerd in het acquisitiebeleidsplan. Via voorlichting en advisering worden particuliere archiefvormers geholpen. Inspectie en advisering Om de beoordeling van het toegenomen aantal vernietigingslijsten snel en adequaat af te handelen wordt hiervoor externe ondersteuning ingezet. De Omgevingswet, nieuwe Archiefwet, Wet open overheid (WOO) zijn ontwikkelingen die op dé partners afkomen. Het Zeeuws Archief volgt deze ontwikkelingen op de voet en participeert in regionale werkgroepen zoals bij de Zeeuwse werkgroep DSO .(= Omgevingswet) en landelijke werkgroepen van VNG Realisatie. Doel is om de partners optimaal bij deze ontwikkelingen te ondersteunen. Net als bij dé audit op vervanging wil het Zeeuws Archief in 2022 bij alle overheden een aspect binnen het informatiebeheer onderzoeken, dénk hiérbij bijvoorbeeld aan de metadatering in het zaaksysteem.

Primair toegankelijk maken MAIS-Flexis MAIS-Flexis wordt steeds meer gebruikt; een nieuwe toepassing is de beschikbaarstelling van digitale archieven aan de aangesloten zorgdragers. Daarnaast is het werkterrein van het Zeeuws Archief door de aansluiting van de gemeenten Vlissingen enSchouwën-Duiveland vergroot met een navenante toename van de hoeveelheid te beheren informatie. Dit leidt tot hogere kosten voor licenties en hosting. Op basis van het in 2021 opgestelde werkplan inventariseren wordt door de eigen medewerkers en waar mogelijk ook door vrijwilligers gewerkt aan het verbeteren van de toegankelijkheid van de analoge archieven en collecties, zowel die van de overheid als van particulieren. Ook wordt ingezet op het planmatig verminderen van de bestaande werkvoorraad aan niet-toegankelijke aanwinsten. Naast oude zullen in 2022 ook nieuwe methoden voor het primair toegankelijk maken worden ingezet, op basis van de in 2021 verkregen inzichten. Naar verwachting wordt de digitale dienstverlening hiermee op een hoger plan gebracht.

Nader toegankelijk maken Het Zeeuws Archief krijgt steeds meer te maken met complexe bewerkingen van grote hoeveelheden data en scans. De mogelijkheden om data en scans zichtbaar te maken en te raadplegen worden in 2022 verruimd. Hiervoor zullen aanpassingen en wijzigingen aangebracht moeten worden in MAISFlexis en op de website. Het beschikbaar maken van de data als Linked Open Data wordt integraal aangepakt zodat de achterkant (de data in het CBS) en de voorkant (de presentatié op het web) goed Concept ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022, 17 mei 2021

öp elkaar worden afgestemd. Dit vraagt specifieke kennis van het semantische web en de (on)mogelijkheden daarvan. Die kennis wordt in 2022 ingehuurd.

Transcripties In het geautomatiseerd toegankelijk maken van handschriften liggen veel kansen om voorheen ontoegankelijke archieven versneld geautomatiseerd te ontsluiten. De naar verwachting positieve resultaten met een tooi als Transkribus zullen in 2022 worden voortgezet en opgeschaald. Crowdsourcing Het in 2021 gestarte VeleHanden project Bevolkingsregisters loopt in 2022 door. Hét Zeeuws Archief heeft in 2021 onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van Zooniverse, het gratis platform voor crowdsourcingprojecten. Indien kansrijk wordt er Zeeuws Archief-breed een proefproject ingericht. Deze integrale benadering zorgt ervoor dat databeheer en publieksbereik goed op elkaar afgestemd worden. Indicering De indicering van archiefstukken en het toegankelijk maken van beeldmateriaal door vrijwilligers wordt voortgezet, op basis van het in 2021 herijkte indiceringsplan. Het streven is om eventuele nieuwe tools zo mogelijk ook aan de vrijwilligers beschikbaar te stellen en het controleproces van de invoer zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

Digitalisering Naast efficiëntere beschikbaarstelling is digitalisering belangrijk vanuit het oogpunt van behoud van deze stukken, omdat de originele stukken na digitalisering niet meer geraadpleegd hoeven te worden. Naast de service scannen op verzoek die door het Infocentrum wordt verzorgd, werkt het Zeeuws Archief werkt gestaag verder aan de digitalisering van de collectie via door het uitvoeren van grote en kleine projecten. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van de in 2021 opgestelde priofiteringslijst.

Zakelijke dienstverlening In 2020 heeft het Zeeuws Archief van het Regionaal Archief Tilburg de opdracht gekregen voor de uitvoering van het metamorfozeproject Schepenbank Tilburg en Goirle 1408-1811. Dit project wordt in 2022 afgerond.

Concept ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022, 17 mei 2021

Wat mag dit kosten?

1e wijziging Realisatie

Begroting

begroting

Begroting

Programma informatie en kennis

2020

2021

2022

1.342.389

2.340.363

1.748.130

2023 1.748.130

2024

Totale lasten

2021 1.946.646

2025 1.748.130

Totale baten

-273.150

-301.322

-555.012

-121.527

Saldo

1.069.238

1.645.324

1.785.351

1.626.603

1.626,603

1.748.130

Specificatie programma informatie en kennis

Ie wijziging Realisatie 2020

Salarislasten programma informatie en kennis

1.089.614

Begroting

begroting

Begroting

2021

2022

1.380.615

1.332.518

1.337.942

Materiële lasten programma informatie en kennis - relatiebeheer, inspectie en acquisitie

13.396

14.279

25.778

7.223

- primair toegankelijk maken

51.482

55.237

55.377

55.517

- nader toegankelijk maken

30.765

22.869

59.577

36.150

- digitalisering

7.755

254.349

309.962

152.263

- DVO's fysiek archief

90.323

82.317

138.629

87.875

- zakelijke dienstverlening

59.055

136.980

418.527

71.160

252.775

566.031

1.007.846

410.188

-273.150

-301.322

-555.012

-121,527

-273.150

-301.322

-555.012

-121.527

1.069.238

1.645.324

1.785.351

1.626.603

Baten programma informatie en kennis - zakelijke dienstverlening

Saldo

Concept ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022,17 mei 2021

Programma publieksbereik

Wat willen we bereiken? Het Zeeuws Archief is een gastvrij kenniscentrum, online én offline, waar de geschiedenis van Zeeland professioneel en op uiteenlopende manieren wordt aangeboden en kan worden beleefd. Het Zeeuws Archief is een bron van informatie en inspiratie voor iedereen die belangstelling heeft voor de Zeeuwse geschiedenis. Het programma publieksbereik omvat: •

een digitale onderzoekomgeving via de website, met dienstverlening op maat;

•

een website die het publiek uitnodigt tot participatie;

•

een website waar overheidsorganisaties en hét publiek alles vinden over de taken én de organisatie van het Zeeuws Archief;

•

een groeiend aanbod van archieven en collecties, online en offline;

•

zoekgidsen voor hulp bij onderzoek geven contextuele informatie die de toegang tot de archieven en collecties vergemakkelijkt;

•

een goéd lópend fysiek infocentrum;

•

het coördineren, ontwikkelen en uitvoeren van educatieve projecten en activiteiten, het organiseren en verzorgen van cursussen, het stimuleren van het online en offline gebruik van bronnen en het fysiek en digitaal zichtbaar maken van archieven en collecties door middel van tentoonstellingen en presentaties;

•

het organiseren van open dagen, symposia, lezingen, workshops en rondleidingen;

•

het aanreiken Van persinformatie, artikelen en publicaties aan media;

•

het actief en passief naar buiten presenteren van de instelling en de collectie;

•

actieve samenwerking met andere erfgoed- en culturele instellingen.

Met déze verscheidenheid aan middelen breidt het Zeeuws Archief het publieksbereik van zowel de instelling als de collectie uit en profileert het zich als cultuurhistorisch knooppunt in Zeeland.

Wat gaan we daarvoor doen? Infocentrum, fysiek en digitaal Het steeds toenemende belang van digitale dienstverlening blijft een doorgaande ontwikkeling. Het Zeeuws Archief kan de bezoekers steeds meer online van dienst zijn. De website stelt mensen in staat meer (achtergrond)informatie te vinden, onder meer door middel van een zoekgids voor hulp bij onderzoek. Deze zoekgids wordt ook gebruikt om gestelde vragen snél en efficiënt té beantwoorden. Meer scans, zowel van beeldmateriaal als van geschreven bronnen, komen online beschikbaar en deze kunnen gratis worden geraadpleegd. Het informatiecentrum kan (digitale) bezoekers snel helpen door op vaste tijden WhatsApp contact aan te bieden, naast de al aanwezige middelen van communicatie zoals email. Ook kan een bezoeker via 'Mijn Studiezaal' (een online platform té vinden op de website www.archieven.nl) vragen stellen aan medewerkers van het Zeeuws Archief. De functionaliteit 'scannen op verzoek' in het platform Archieven.nl is beschikbaar en wordt veel gebruikt. Het aantal (op verzoek) gedigitaliseerde inventarisnummers - dat vervolgens publiek digitaal beschikbaar wordt gesteld - neemt steeds meer toe. Zeker in Coronatijd was het online reserveren van stukken, voorafgaand aan een bezoek aan de studiezaal een essentieel uitgangspunt; deze functie voorziet duidelijk in een behoefte van de klanten van het Zeeuws Archief.

Concept ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022, 17 mei 2021

De regüliërë werkzaamheden in de studiezaal worden uitgevoerd, zoals het helpen van bezoekers en het beantwoorden van vragen die via de email, per brief en telefonisch binnenkomen. Steeds meer vragen worden digitaal gesteld, zowei via email als via de functionaliteit 'Mijn studiezaal' die bij Archieven.nl te vinden is. In 2022 is volledig doorgevoerd dat het Zeeuws Archief via scanning op verzoek digitale reproducties van stukken levert aan de overheden waarvan het Zeeuws Archief de archieven beheert. Met behulp van de functionaliteit 'Mijn studiezaal' biedt het Zeeuws Archief toegang aan de aangesloten overheden tót op verzoek gedigitaliseerde beperkt openbare informatie uit hun archieven. Voor hét aanvullen en Updaten van de zoekgidsen wordt de sinds 2020 ingerichte samenwerking met studiezaalmedewerkers (archivarisseiï/archïéfassistenten) voortgezet. De zoekgidsen bieden hulp bij onderzoek in de archieven en collecties. Daarbij wórden links toegevoegd naar inventarisnummers. In de studiezaal worden genealogische onderzoekers deskundig geholpen met genealogisch onderzoek door zowel medewerkers van het Genealogisch Centrum Zeeland als door medewerkers van het Zeeuws Archief. De gezamenlijke dienstverlening levert een duidelijke meerwaarde op voor de bezoekers.

Het Genealogisch Centrum Zeeland is in 2021 in het geheel op de studiezaal en in de ruimte daarnaast gesitueerd, maar doof COVID-19 is naar verwachting slechts een half jaar de fysieke aanwezigheid mogelijk. De verwachting is dat 2022 het eerste jaar zal zijn dat de verandering volledig kan worden uitgevoerd. In 2020 heeft het RIAS een werkplek gevonden in het Zeeuws Archief. Bezoekers van het RIAS maken gebruik van de faciliteiten die in de studiezaal worden gebóden. Mede door COVID-19 is het accent op de dienstverlening verschoven naarde digitale beschikbaarstelling van informatie. Dat heeft impact voor de werkzaamheden van de medewerkers van het informatiecentrum. In 2020 en 2021 zijn de meeste vragen en verzoeken online binnengekomen en afgehandeld. De verwachting is dat die digitale vraag een blijvend fenomeen is. In het Zeeuws Archief Terneuzen worden de archieven van waterschap Scheldestromen betreffende Zeeuws-Vlaanderen beschikbaar gesteld. Tevens worden daar op aanvraag stukken van de gemeente Terneuzen ter inzage gegeven voor bestudering door bezoekers. In het Zeeuws Archief Zierikzee wórden de archieven van Schouwen Duiveland voor bezoekers ter inzage gegeven.

Concept ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022, 17 mei 2021

Websites en webuitingen De webuitingen spelen een belangrijke rol in publieksbereik. Ze betreffen enerzijds eigen rrïedia en anderzijds publicatie in of via media van anderen. Onder de eigen media vallen twee websites én verschillende sociale media. Daarbij is een hoofdrol weggelegd voor de website Zeeuwsarchiéf.nl. Media Zeeuws Archief

Sites

Sociale media

Zeeuwsarchief.nl

Faeebook

YouTube

Slavenhandelmce.nl

Twitter

Instagram Flickr

Marketingplatform

Linkedln

MailChimp

Média derden

Data delen

Publicatie op platforms derden

Archieven.nl

Google Arts & Culture

OpenArchieven

Wat staat daer?

WieWasWie

Wiki media

Zéeuwse Ankers

VeleHanden

Netwerk Oorlogsbronnen Zeeuws e-Depot Archives Portal Europe Europeana

Toegankelijkheidsverklaring Overheidsinstanties moeten een toegankelijkheidsverklaring publiceren voor iedere website waarvoor zij verantwoordelijk zijn. In de verklaring staat in hoeverre de website al aan de eisen voldoet en welke maatregelen de instantie neemt om toegankelijkheid te borgen, inclusief planning. Het Zeeuws Archief laat in 2021 zijn eigen sites onderzoeken op toegankelijkheid, registreert de sites en publiceert de toegankelijkheidsverklaring op de sites. Uit het onderzoek zullen verbeterpunten komen. Deze worden opgenomen in een planning en deels door de webbouwer eri deels dóór het Zeeuws Archief worden uitgevoerd. De laatste verbeterpunten worden in 2022 uitgevoerd.

Website Zeeuws Archief De website is in 2019 en 2020 uitgebreid met de content afkomstig van de voormalige websites van de gemeentearchieven Vlissingen en Schouwen-Duiveland. De aandacht gaat nu uit naar het opvullen van de hiaten in gelijkwaardige informatie over Middelburg, Veére, Kapelle én Terneüzen. De content van de website van het Zeeuws Archief wordt vérder aangevuld met nieuws, blogs en achtergronden: 'Zeeuwse verhalen'. Het aanvullen en updaten van de zoekgidsen is een doorgaande activiteit. De zoekgidsen bieden hulp bij onderzoek in de archieven en collecties. Daarbij worden links toegevoegd naaf inventarisnummers.

Sociale media Het Zeeuws Archief heeft de mogèlijkhedèn onderzocht voor het aanbieden van podcasts. In 2022 wordt voortgegaan met het makén van podcasts. Het is via sociale media mogelijk meer bezoek aan de website en de archieven en collecties te genereren. Bijvoorbeeld door aandacht te besteden aan (de collecties van) de partners.

Concept ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2022,17 mei 2021

Door fragmenten van bewegend beeld te publiceren op YouTube kan de aandacht worden gevestigd op de collecties bewegend beeld van het Zeeuws Archief. Het belang ervan wordt groter zodra de originele films gepubliceerd zijn in de archiefinventarissen.

Zoeken en vinden in het e-Depot via de website De RHC's zijn zelf verantwoordelijk voor de zoek- en presentatiefunctionaliteiten op hun websites. Het Zeeuws Archief handhaaft de huidige zoek- en presentatiefuncties die mogelijk gemaakt worden door MAIS-MDWS en die via webcomponenten, digikoppeling en webservices openbare archiefstukken uit het e-Depot toegankelijk zijn voor de gebruiker van de website. Het publiek krijgt in 2022toegang;tot meer openbare stukken in het e-Depot.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10248706/1