21-058 rvs Accountantsdiensten

raadsvoorstel volgnummer

15 april 2021 21-058

onderwerp

Verlengen overeenkomst accountantsdiensten

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur Burgemeester Bestuur en ondersteuning Alex Rijpert (675579) a.rijpert@middelburg.nl

datum vergadering

portefeuillehouder programma behandeld door e-mail

conceptbesluit

De raad besluit het contract met Deloitte voor de duur van één jaar te verlengen (tot en met de controle van de jaarrekening over 2021). aanleiding

In 2017 is de gemeente Middelburg een overeenkomst aangegaan met Deloitte Accountants BV voor vier jaar en loopt af op 31 juli 2021. Volgens deze overeenkomst kan opdrachtgever eenzijdig besluiten de overeenkomst, tegen gelijkblijvende voorwaarden en condities, te verlengen met drie keer één jaar. Bij maximale verlenging eindigt de overeenkomst uiterlijk zeven jaar na de ingangsdatum van de overeenkomst, dus op 31 juli 2024. Van het besluit of opdrachtgever al dan niet van de mogelijkheid tot verlenging gebruik wordt gemaakt, wordt uiterlijk 3 maanden voor contracteinde schriftelijk mededeling gedaan aan opdrachtnemer. Door de auditcommissie wordt voorgesteld de overeenkomst voor één jaar te verlengen. Dat betekent dat hiervan uiterlijk 30 april 2021 mededeling van gedaan moet worden bij de accountant. effect

Met dit raadsvoorstel willen we tijdig een besluit nemen over de accountantsdiensten voor het controlejaar 2021. argumenten

1.

De raad, college en de organisatie zijn tevreden over de huidige accountant. Er heerst breeduit tevredenheid over de kwaliteit van de werkzaamheden. Er is daarom geen aanleiding om de relatie met de accountant niet te verlengen.

2.

Het is contractueel mogelijk om de relatie te verlengen. De overeenkomst die tussen gemeente en Deloitte is gesloten bevat de mogelijkheid om met één jaar te verlengen.

3.

Aanpassingen in controle op rechtmatigheid (mogelijk vanaf jaarrekening 2021) moeten nog uitkristalliseren. Omdat nog niet bekend is hoe de controle op rechtmatigheid uitgevoerd wordt, is het lastig dit exact in aanbesteding in te brengen.

4.

COVID-19 heeft een aanmerkelijke impact op de controlewerkzaamheden van organisatie en accountant. Dat zal over 2021 vermoedelijk ook het geval zijn. Ook dat aspect maakt het lastig om op te nemen in een uitvraag voor accountantsdiensten. Ondanks deze onzekerheden zijn organisatie en accountant op elkaar ingespeeld. Verwachting is dat dit helpt bij het zoeken naar een nieuw evenwicht in controlewerkzaamheden (rechtmatigheid).

kanttekeningen

1.

Een aanbesteding starten biedt de mogelijkheid om na de afgelopen vier jaar opnieuw te komen tot de beste prijs-kwaliteitverhouding. Er is een landelijke tendens waarbij het aantal accountants dat inschrijft afneemt (ten tijde van deze aanbesteding was er één aanbieding). Deze kleine markt is dus niet per se gunstig op dit moment.

2.

Onzekerheden over rechtmatigheidscontrolewerkzaamheden en gevolgen van de werkzaamheden als gevolg van de COVID-19 bieden kansen voor accountants om onderscheidend te zijn in hun aanbod. Tegelijk maakt dat het lastig voor de gemeente om een scherp beeld van de opdracht te beschrijven in een bestek.

financiën

wat mag het kosten? Met de kosten van de accountant is in de begroting rekening gehouden (inclusief indexering). De verlenging van het contract vindt plaats tegen dezelfde voorwaarden en prijs als het lopende contract. Indien er sprake is van meewerk wordt dit door de accountant voorafgaand gemeld en wordt door de auditcommissie beoordeeld. hoe gaan we dat financieren? Het bedrag van de overeenkomst is opgenomen in de meerjarenbegroting. zijn er significante gevolgen voor het weerstandsvermogen? Niet van toepassing. duurzaamheid

Niet van toepassing. communicatie en participatie

Niet van toepassing, anders dan communicatie met Deloitte over het raadsbesluit. uitvoering

Indien besloten wordt de overeenkomst met één jaar te verlengen, wordt Deloitte daarvan op de hoogte gebracht. advies ingewonnen bij adviesorgaan?

bijlagen

1. Middelburg, 16 maart 2021

namens de auditcommissie, de voorzitter,

Wilfried Boonman

Nee

openbaar

geheim