21-053 Bijlage 4. Eindrapport evaluatie participatie Cultuurnota

EVALUATIE PARTICIPATIEPROCES CULTUURNOTA

Auteur: Ambtelijk verantwoordelijk: Bestuurlijk verantwoordelijk: Datum:

Janneke Haarhuis Willem van Kooten Carla Doorn 2 februari 2021

INHOUDSOPGAVE INLEIDING: evaluatie van participatie.................................................................................. 3 1. AANLEIDING EN ACHTERGROND ................................................................................ 4 2. ANALYSE PARTICIPATIETRAJECT CULTUURNOTA ............................................... 5 2.1 Start/Inputfase ................................................................................................................. 5 2.2 Proces/doorloopfase ........................................................................................................ 7 2.3 Resultaat / opbrengstfase ................................................................................................ 8 3. CONCLUSIE ...................................................................................................................... 10 3.1 Aandacht voor faciliteren proces loont: ........................................................................ 10 3.2 Bij afronding aandacht voor vervolg: ............................................................................. 10 3.3 Rolverantwoordelijkheid raad, college en ambtelijk apparaat: ..................................... 10

INLEIDING: evaluatie van participatie Middelburg is begonnen met het structureel evalueren van participatieprocessen om daarvan te leren, de organisatie en de procesvoering van participatieprocessen te verbeteren en om afgeronde processen een goede afsluiting te geven doordat betrokkenen de ruimte krijgen om hun ervaringen met het proces te delen. Op basis van een startbijeenkomst met een groot gedeelte van het college, de gemeenteraad en een selectie van ambtenaren is input opgehaald om tot een evaluatiekader te komen. Dit kader geeft structuur aan de evaluatie. Het kader is als volgt (uitleg en verdieping van het evaluatiekader is te vinden in de rapportage ‘Eindrapportage evaluatie participatieprocessen Middelburg’):

Figuur 1. Visuele weergave van het evaluatiekader voor participatieprocessen van de gemeente Middelburg.

In totaal zijn drie projecten afzonderlijk geëvalueerd: De Trekdijk, de Cultuurnota en de Cleene Hooge. Alle evaluaties zijn tot stand gekomen op basis van twee ‘databronnen’: een kwalitatieve invulling door middel van (groeps-)interviews met het kader als thema’s voor het interview. Daarnaast zijn beschikbaar gestelde documenten geanalyseerd. In het reconstrueren van de casus (op basis van de verschillende fases: startfase, doorloopfase, opbrengstfase) maken we duidelijk waar de informatie vandaan komt: bijvoorbeeld uit documenten of uit gevoerde gesprekken. In de komende secties is het volgende te vinden:

1

Een korte beschrijving van de aanleiding en de achtergrond van de casus;

2

Een figuur met een tijdlijn met belangrijke gebeurtenissen;

3

De bevindingen per fase;

4

Conclusie

3

1. AANLEIDING EN ACHTERGROND In januari 2014 besloot de raad een start te maken met een heroriëntatie op de gemeentelijke taken (HGT). De uitkomsten van deze heroriëntatie zouden vervolgens worden gebruikt om een nader te bepalen taakstelling voor de lopende raadsperiode in te vullen. Het einddoel van dit proces was het in beeld hebben van de gemeentelijke taken die invulling geven aan de eerder vastgestelde visie ‘Middelburg over 10 jaar...’ op de rol van de Gemeente Middelburg in de samenleving. Op basis van deze uitkomsten konden ombuigingen worden voorbereid waarmee een structureel sluitende meerjarenbegroting kon worden opgesteld.1 Binnen de HGT gingen verschillende werkgroepen, elk op hun eigen manier, aan de slag met onder andere de vraag: wat gebeurt er als we stoppen met deze taak? In de werkgroep Kunst en Cultuur ontstond het idee om het participatief aan te pakken en het gesprek aan te gaan met de culturele sector. De vraag aan de sector was in hoeverre wat zij doen, bijdraagt aan de doelstellingen van de gemeente. Er wordt een Worldcafé georganiseerd. Daarin geeft de sector aan behoefte te hebben aan een visie. Zonder visie is het lastig aan te geven hoe zij kunnen bijdragen. Met het raadsbesluit op 20 maart 2017 gaf de raad opdracht aan het college om de sector zelf met een visie te laten komen, de gemeente (het college) faciliteerde.

Op 18 december 2017 stemde de raad in met de Visie op Cultuur. In de onderstaande figuur 2 staat op hoofdlijnen een tijdlijn van het proces.

Figuur 2. Tijdlijn participatieproces Cultuurnota

Bijlage 6 Heroriëntatie gemeentelijke taken 20 maart 2017 bij raadsvoorstel Eindrapportage verkenning ‘Kunst en Cultuur’ in het kader van de heroriëntatie gemeentelijke taken 1

4

2. ANALYSE PARTICIPATIETRAJECT CULTUURNOTA 2.1 Start/Inputfase Criterium:

Vaststellen van het startmoment

Indicatoren:

1. Met/door wie het startmoment is vastgesteld 2. Wanneer het startmoment is vastgesteld

Het participatietraject begon met twee Worldcafé’s waarin aan de sector werd gevraagd in hoeverre wat zij doen, bijdraagt aan de doelstellingen van de gemeente. Voor deze bijeenkomsten werden in totaal 182 uitnodigingen verstuurd aan kunstenaars en andere vertegenwoordigers uit de culturele sector, zowel vrijwilligers als professionals. 60-70 mensen deden mee aan de Worldcafé’s. Uit de Worldcafé’s bleek dat de sector behoefte had aan een visie op cultuur vanuit de gemeente, want zonder visie is het lastig advies uit te brengen. De doe-groep onstond na de eerste bijeenkomst. Met de doe-groep besprak de gemeente het proces, bepaalde de vervolgstappen en bereidde samen de bijeenkomsten voor. Ook werd daar geanalyseerd wat er uit de bijeenkomsten kwam. Met het raadsbesluit op 20 maart 2017 gaf de raad opdracht aan het college om de sector zelf met een visie te laten komen, de gemeente (het college) faciliteert. Criterium:

Het doel van het participatietraject

Indicatoren:

3. Formulering van het doel 4. Wie het doel hebben vastgesteld 5. Reikwijdte van het participatietraject

In het raadsvoorstel Eindrapportage verkenning ‘Kunst en Cultuur’ - in het kader van de heroriëntatie gemeentelijke taken - staat het volgende raadsbesluit vermeld: 1. ‘Scenario 3 “Elkaar op een andere manier vasthouden” uit de verkenningsopdracht als uitgangspunt voor de taak te hanteren; 2. Hiertoe in samenwerking met Vlissingen een inspirerende visie op basis van het stedelijk cultureel profiel op te stellen; 3. De sector uit te dagen initiatieven en samenwerking te ontwikkelen. De gemeente heeft hierin een faciliterende rol.’ De deelnemers van het groepsinterview geven aan dat er twee doelen waren: 1. Tot een visie komen en de creativiteit in Middelburg beter benutten door verbindingen te leggen. 2. Het samenbrengen van partijen. Voor sommige deelnemers aan het groepsinterview was het doel onduidelijk. De participanten kregen de opdracht samen een visie te ontwikkelen. De gemeente faciliteert: ambtenaren organiseren de bijeenkomsten, helpen met het schrijven van stukken en begeleiden het document door het ambtelijke en politieke proces. Criterium:

De stakeholders (hun kennis) & rollen

Indicatoren:

6. Stakeholders en positie (voorstanders en / of tegenstanders) 7. Kennis die stakeholders inbrengen

Alle partijen die onderdeel uitmaken van de culturele sector in Middelburg waren welkom. Ook ondernemers met een culturele link (bijvoorbeeld een ‘potje’ voor cultuur), wijkteams en onderwijsinstellingen waren uitgenodigd. De uitnodigingen voor de Worldcafé’s waren zo breed mogelijk uitgezet, met steeds het verzoek de uitnodiging ook aan andere mogelijk geïnteresseerden door te sturen.

5

Ook stond de kerngroep steeds stil bij de vraag: hebben we nu iedereen? Zowel qua type mens als qua organisatie. In het groepsinterview geeft men aan dat de groep langzaam uitdunde: “De diehards bleven over. Verschillende organisaties hebben verschillende belangen. Die belangen lopen soms uiteen waardoor mensen selectief worden in wanneer ze aanwezig zijn. Een deelnemer van het groepsinterview geeft aan: “Iedereen moet het er ook maar bij doen. De ambtenaren krijgen ervoor betaald, voor de deelnemers is het extra. Soms leidde dat tot spanning: wie gaat iets oppakken?” Voor de Worldcafé’s waren 182 mensen en organisaties uitgenodigd mee te doen. Uiteindelijk waren er 60-70 deelnemers. Vanuit het eerste Worldcafé ontstond het idee voor een doe-groep. De doe-groep houdt in totaal 42 interviews met allerlei stakeholders uit de culturele sector in Middelburg. De doe-groepers vormen voor de interviews een koppel met een ambtenaar of de wethouder om de interviews mee samen te doen. Uit de documenten en het groepsinterview blijkt niet dat er duidelijke voor- of tegenstanders waren. Wel waren er mensen die enthousiaster waren om mee te werken dan anderen. Over het algemeen genomen was iedereen positief over het initiatief.

Ook was het beeld van ‘de gemeente’ niet bij iedereen positief, aangezien er recent nog een bezuinigingsronde was geweest die ook de culturele sector niet gespaard had. De participanten brachten vooral kennis mee over hun vak en over de onderlinge netwerken. Criterium:

Kaders

Indicatoren:

8. Vastgestelde kaders en inhoud daarvan

Deelnemers in het groepsinterview geven aan dat de kaders duidelijk waren: alle geformuleerde ambities en plannen moesten met hetzelfde budget. En het moest bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente. Voor de HGT staat in het raadsvoorstel Eindrapportage verkenning ‘Kunst en Cultuur’ als hoofdopdracht het volgende vermeld: “Verken voor deze taak met partijen in de samenleving de mogelijkheden van een andere rolverdeling en bepaal de bijdrage aan de eerder bepaalde maatschappelijke opgaven, te weten: gastvrije stad, inclusieve samenleving, vitale wijken en buurten, ontmoeting en ruimte voor creativiteit, binnenstad bruist, goed rentmeesterschap2. Breng bij de niet wettelijke taken in beeld wat de gevolgen zijn van stoppen met die taken of hoe deze (eventueel) zonder gemeentelijk geld kunnen worden gecontinueerd. Breng bij de (gedeeltelijk) wettelijke taken in beeld op welke wijze deze taken kunnen worden uitgevoerd (in eigen beheer of uitbesteed) met verschillende ambitieniveaus.”

Criterium:

Proces

Indicatoren:

9. Vastgelegde processtappen 10. De planning 11. Afspraken over mogelijkheid om het proces bij te stellen 12. Afspraken over omgangsvormen / omgangsnormen

Het was een organisch proces, blijkt uit de interviews. Het einddoel was een raadsvoorstel met een visie. De datum waarop het raadsvoorstel klaar moest zijn, was helder. Na elk overleg van de doe-groep kwam een duidelijke planning aan bod: ‘Waar staan we nou? Wat staat ons nog te doen? Wat hebben we daarvoor nodig?’ Ondanks het kleine clubje mensen dat deel uitmaakte de doe-groep, bleven mensen ook breder betrokken, via de e-mail of een enquête om input te krijgen bijvoorbeeld. Ambtelijk werd de planning elke keer toegelicht, net als het ambtelijke/ politieke proces dat samenhangt met het schrijven van een raadsvoorstel.

2

Einddocument fase 1 HGT, het “Visiedocument Middelburg over 10 jaar, elkaar op een ander manier vasthouden”, 23 januari 2015

6

Het andere doel: het samenbrengen van partijen, was tijdens het proces vooral een instrument om tot een visie te komen. Uit het groepsinterview komt naar voren dat dit als apart doel minder aandacht kreeg, wat later tot vragen leidt: wat gebeurt er nu op dat vlak?

2.2 Proces/doorloopfase Criterium:

Verwachtingen (managen)

Indicatoren:

1. Toetsen van verwachtingen / of proces naar verwachting verloopt

De rol van de politiek was niet voor iedereen duidelijk, blijkt uit het groepsinterview. Deelnemers geven aan: “Wij praten met ‘de gemeente’, maar in feite waren dat medewerkers die hielpen om het naar de gemeenteraad te krijgen. Wij dachten: wat we nu bespreken, gaan we ook gewoon doen. Maar dat bleek ingewikkelder. Het is echt een spel. Ambtelijk is het misschien wel tien keer uitgelegd, maar het was soms stroperig, moeilijk concreet te maken.” Ambtelijk is er veel aandacht besteed aan het uitleggen van het interne- / besluitvormingsproces. Criterium:

Open informatie & inbreng

Indicatoren:

1. Transparantie 2. Toegang tot de informatie

Criterium:

3. Communicatie

Indicatoren:

4. Eenduidige communicatie

De uitnodiging was steeds zo open mogelijk uitgezet en alle informatie is ook steeds zo breed mogelijk gedeeld. De deelnemers geven in het groepsinterview aan dat er veel waardering was voor de communicatie. “Het valt of staat bij goede communicatie. Dat is fantastisch gedaan. Dat was een verbinder en dat heb je nodig. Het is een illusie om te denken dat iedereen gewoon mee gaat. Door continu te zorgen voor follow-ups, en mensen bij elkaar te brengen kun je een grote slag slaan.” Criterium:

Aandacht voor omgang met elkaar

Indicatoren:

5. Aandacht voor (afgesproken) omgangsvormen en -normen, en toon in participatietraject

Is niet expliciet besproken. Maar de sfeer was goed, geven de deelnemers aan tijdens het groepsinterview. Criterium:

Interventies gedurende het proces

Indicatoren:

6. Gepleegde interventies 7. Flexibiliteit om in te grijpen

Het was een organisch proces, er werd voortdurend gekeken of er nog bijgestuurd moest worden.

7

2.3 Resultaat / opbrengstfase Criterium:

Kwaliteit (van het resultaat of het besluit)

Indicatoren:

1. Resultaat behaald 2. Meerwaarde van het participatietraject t.a.v. het resultaat (geen ‘zesje’) 3. Binnen de kaders

De input werd vertaald naar de bouwstenen voor een visie. Dit werd weer breed teruggelegd bij de hele sector tijdens een presentatie in het Zeeuws Museum. De aanwezigen konden zich vinden in de bouwstenen van de visie. Daarna werd de visie verder uitgeschreven, door de doe-groep goedgekeurd en voorgelegd aan het college en vervolgens aan de raad. Het was nieuw voor de ambtenaren, het college en de raad om het schrijven van een visie aan inwoners over te laten en zonder ambtelijk advies en advies vanuit het college aan de raad voor te leggen. De toenmalig wethouder geeft in het groepsinterview aan: “In het college was het wel even zoeken. Deze manier van werken, waarin het college niks hoeft te vinden, paste letterlijk niet in een format. Er kwamen vragen in de raad. En uiteindelijk kwam er een amendement3 waarmee het ter kennisgeving werd aangenomen, maar niet vastgesteld. Als je een vraag neerlegt bij het veld, moet je dat ook serieus nemen en er niet dingen weer afhalen en het weer diffuus maken.” De formulering van het betreffende amendement is later gecorrigeerd. In het groepsinterview wordt gesproken over de slotbijeenkomst in het Zeeuws Museum. “Daar leek het alsof er gemor zou ontstaan. Als het bij de gemeenteraad komt te liggen, is het mogelijk om in te spreken.

We hebben toen geregeld dat één persoon dat zou doen namens de hele sector om te voorkomen dat mensen het onderwerp zouden kapen.“ De raad stelde op 20 december 2017 alsnog de visie vast. Zowel ambtelijk, bestuurlijk als vanuit de participanten wordt de meerwaarde gezien. De verbeterde onderlinge samenwerking wordt dan met name als meerwaarde genoemd. De visie werd gepresenteerd in een filmpje, ook weer gemaakt door spelers uit ‘het veld’. In het groepsinterview geeft men aan hier trots op te zijn. “Samen die film presenteren, fantastisch! Hebben we toch maar mooi gedaan.” Criterium:

Draagvlak (voor het resultaat & het proces)

Indicatoren:

4. Herkenbaarheid 5. Tevredenheid 6. Gehoord voelen 7. Zorgvuldigheid

Alle deelnemers geven aan weer mee te willen werken aan een soortgelijk proces. Wel uiten ze zorgen over het vertrek van hun contactpersoon, ze hebben veel vertrouwen in hem: hij is hun loket voor alle vragen, hoe gaat dat straks? Eén loket bij de gemeente was één van de besluiten uit het raadsvoorstel waarin de visie werd vastgesteld. Ook geeft men tijdens het groepsinterview aan dat het proces wel verwachtingen schept. Men was heel blij met de rol van de gemeente: het samenbrengen van partijen en het faciliteren van een proces. Nadat het project was afgerond, is dit niet meer in die mate opgepakt vanuit de gemeente, terwijl daar wel behoefte aan is.

3

Raadsvoorstel instemmen Visie op Cultuur, 18 december 2017

8

In het groepsinterview geeft men aan: “Een onafhankelijke partij als de gemeente faciliteert makkelijker allianties dan een partij uit het veld. Dat kan ook door bijvoorbeeld een uitnodiging namens de gemeente te versturen. Er gebeuren nu ook dingen, partijen zoeken elkaar op, maar soms kom je er dan achter dat andere groepjes met ongeveer hetzelfde bezig zijn. De gemeente zou daar een belangrijkere rol in kunnen spelen. Die energie vanuit de overheid wordt nu door sommigen gemist.” Criterium:

Acceptatie

Indicatoren:

Respect (voor elkaar en het proces)

Deelnemers gaven aan dat ze verbaasd waren over “hoe het werkt” in de politiek. Zij hebben meer inzicht gekregen in de gemeentepolitiek. Criterium:

Betrokkenheid

Indicatoren:

10. Bijdrage aan vitaliteit

De toenmalig wethouder geeft in het groepsinterview aan: “Dit kan niet bij elk proces. Het moet niet te gevoelig liggen en je moet echt vertrouwen hebben in de sleutelfiguren die ermee aan de slag gaan. Dat was hier. Anders kun je het als college niet loslaten.” Het heeft de onderlinge banden zeker versterkt. De cultuursector werkt nu meer samen met overheden: het Zeeuws cultuuroverleg, Zeeuws cultuurplatform voor de podia, nieuw Zeeuws peil: het heeft echt wel wat in gang gezet binnen de sector geven de deelnemers aan tijdens het groepsinterview.

9

3. CONCLUSIE Uit de evaluatie van het participatietraject rond de Cultuurnota blijkt dat het goed mogelijk is om op deze schaal een positief en waardevol participatietraject te organiseren. Over het algemeen kijkt men er met veel waardering op terug. Uit de evaluatie komen drie belangrijke lessen naar voren:

3.1

Aandacht voor faciliteren proces loont;

3.2

Bij afronding aandacht voor vervolg;

3.3

Rolverantwoordelijkheid raad, college en ambtelijk apparaat.

3.1 Aandacht voor faciliteren proces loont: Er is ambtelijk veel aandacht besteed aan het faciliteren van het participatieproces: zoveel mogelijk partijen betrekken en verbinden, zorgen voor goede communicatie, etc. Dat is van grote waarde geweest voor het participatieproces en de uiteindelijke visie. Uit de evaluatie blijkt dat het mogelijk is om met een brede groep op dit niveau te participeren, als je goed regelt en zorgt dat het soort participatie en de vorm aansluit bij de doelgroep. Het proces begon breed: bij de Worldcafé’s. Dit werd door een kleine groep uitgewerkt, die steeds contacten met het hele veld onderhield. En het eindresultaat is ook weer breed teruggelegd bij de doelgroep tijdens de bijeenkomst in het museum. Deze aanpak heeft voor breed draagvlak gezorgd, zowel intern als extern. Ook geeft deze vorm van samenwerking energie aan organisatoren en participanten die ook nog voortleeft ná het traject.

3.2 Bij afronding aandacht voor vervolg: Het is een intensief en zorgvuldig traject geweest: zo zijn 182 personen benaderd voor de Worldcafé’s waar zo’n 60-70 mensen aanwezig waren en er zijn 42 interviews gehouden. Er is veel sprake geweest van tussentijdse toetsing en dat levert breed draagvlak op, maar kost ook veel mankracht. De ‘keerzijde’ is dat deze manier van werken verwachtingen schept: zo wil men altijd blijven samenwerken met de gemeente. Dat kon helaas na afloop van het proces niet waargemaakt worden. Opvallend is ook dat de deelnemers uit het veld in het groepsinterview als doel vooral het versterken van de samenwerking noemen, terwijl ambtelijk meer de nadruk lijkt te liggen op het schrijven van de visie. Het kan wel, twee doelen nastreven in één proces. Maar controleer dan regelmatig of het voor het doel van de gemeente en dat van ‘het veld’ nog goed genoeg gaat. Verder is het belangrijk om de afronding van een proces niet alleen te markeren met het resultaat (in dit geval het opleveren van een visie) maar ook aandacht voor het vervolg en wat daarin al dan niet de rol van de gemeente is. Men geeft aan de ene kant aan de faciliterende rol van de gemeente te missen na afloop van het project.

Maar er zijn wel verbindingen gelegd tussen participanten en samenwerkingen ontstaan die nu nog functioneren, zoals het Zeeuws cultuuroverleg, Zeeuws cultuurplatform voor de podia en nieuw Zeeuws peil. Los van het feit dat er dus een nieuwe visie is, is er veel aanvullende of meerwaarde tot stand gekomen.

3.3 Rolverantwoordelijkheid raad, college en ambtelijk apparaat: Op deze manier een visie te schrijven is heel anders dan normaal. Omdat het zo anders is, vraagt dat om extra aandacht voor hoe het proces eruit komt te zien. Je hebt het immers nog niet eerder gedaan. Aan de andere kant zie je dat je het pionieren prima organisch op kunt lossen bij een niet heel gevoelig onderwerp met veel enthousiasme en goede communicatie bij elke stap. Als je op deze organische manier wilt werken, moet daar zowel ambtelijk, als in het college en bij de raad vooraf goed over nagedacht worden. Past het bij deze casus en zo ja, hoe geven we dat dan vorm, hoe komt het proces er uit te zien? Wat voor rol hebben de verschillende gremia en in welke vorm leveren we de visie uiteindelijk aan bij de raad? Niet in elk proces kan er zoveel ruimte worden geboden aan partijen om beleid te ontwikkelen.

10