21 04 12 proces besluitvorming voor bestuurscommissie.docx

Integrale planning overname (bestuurlijke fusie) Intervence door JB west De planning voor besluitvorming over de businesscase en deelplannen bestaat uit twee fasen. Fase 1 betreft de planning besluitvorming Businesscase en de planning Aanbesteding 2022. Fase 2 betreft de deelplannen die volgen op de businesscase. Waar mogelijk zal bespoediging van besluitvorming worden nagestreefd om perspectief te bieden aan kinderen en gezinnen en medewerkers van Intervence en vanwege het recent afgegeven beëindigingscertificaat Briedis.

Fase 1 planning besluitvorming businesscase Wat? Aanleveren definitieve businesscase aan stakeholders (onder embargo) Delen businesscase tkn met wethouders en ambtenaren onder embargo. Afstemmen met Inspectie en jeugdautoriteit om de toetsing op 19 april openbaar te maken Vormen ambtelijke adviesgroep

Bespreken businesscase in aanwezigheid van JB west Procesbeschrijving delen met Intervence (schriftelijk middels brief en telefonisch) Persbericht over businesscase met schets van proces, inclusief oordeel Inspectie en Jeugdautoriteit op basis van feiten opstellen (verwachtingenmanagement). Toesturen businesscase naar gemeenteraden onder embargo, inclusief persbericht Persbericht versturen, woordvoerder bestuurscommissie beschikbaar zijn voor de pers

Wie? JB west

Wanneer 9 april 2021

Kopgroep Intervence

12 april 2021

Procesbegeleider

12 april

Ambtelijke kopgroep. Adviesgroep bestaat uit: - inhoud - financieel - juridisch - communicatie Iedere sub-werkgroep acteert onder verantwoordelijkheid van een lid van de ambtelijke Kopgroep Bestuurscommissie

12 april in Transformatieoverleg bespreken. Uitvraag Kring van secretarissen 12 april

Voorzitter bestuurscommissie

15 april na besluit bestuurscommissie

Ambtelijke Kopgroep

15 april verspreiden na besluit bestuurscommissie

Bestuurscommissie en voorbereidt door ambtelijke Kopgroep Communicatieadviseurs en bestuurlijke Kopgroep

15 april na bestuurscommissie

15 april

19 april

1

Samenvoegen onderdelen ambtelijke adviezen (financieel, juridisch, inhoud en communicatie) Afstemmen ambtelijk collegeadvies met ambtenaren Jeugd, inclusief beantwoorden vragen

Besluit bestuurscommissie over businesscase

Ambtelijke kopgroep

Transformatieoverleg (extra), inclusief communicatieadviseurs en afvaardiging bestuurlijke Kopgroep Bestuurscommissie

Ivm de meivakantie uiterlijk 10 mei opleveren 25 mei ’s avonds Aanleveren aan transformatieoverleg 21 mei 27 mei

Besluitvorming colleges voor raadsbesluiten Communiceren besluitvorming colleges naar stakeholders. Informatieve bijeenkomsten raadsleden (digitaal), in aanwezigheid van JB west. Uitleg ligt in de verantwoordelijkheid raad en Bestuurscommissie en inhoud Businesscase. Besluitvorming raden

Leden bestuurscommissie

8 juni

Voorzitter bestuurscommissie Ambtelijke en bestuurlijke kopgroep

8 juni

Gemeenteraden

Verzamelen raadsbesluiten

Secretaris Bestuurscommissie Voorzitter bestuurscommissie

Organiseren voor het zomerreces. Volgens onderstaand schema, advies aan griffies om de raadsbijeenkomst te vervroegen in de tijd Uiterlijk 21 juli compleet

Communiceren definitieve besluitvorming naar stakeholders

15 en 16 juni

Uiterlijk 22 juli

Schema besluitvorming gemeenteraden (ivm budgetrecht). Planning wordt nog aangepast om in lijn met 1 juni uitgevoerd te kunnen worden. 1.

Gemeente Sluis

2. 3. 4. 5.

Terneuzen Hulst Vlissingen Middelburg

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Veere Schouwen-Duiveland Noord-Beveland Goes Borsele Kapelle

Commissie Regulier samenleving/middelen 17 juni Raadsbreed 29 juni 22 juni

Raad 24 juni

17 juni 23 juni

1 juli (reserve op 22/7) 7 en 8 juli 2021 (vanwege behandeling van de Kadernota verspreid over twee dagen) 7 juli 23 juni 1 juli 22 juli 8 juli 13 juli

22 juni 10 juni 17 juni 8 juli 1 juli (spreekuur) 29 juni

8 juli 8 juli

2

12.

Tholen

8 juni 2021 Geen commissievergadering voor kadernota en jaarrekening.

17 juni 2021 Vergadering gereserveerd voor kadernota en jaarrekening: 8 juli 2021

13.

Reimerswaal

6 juli 2021 (Opinieraad)

20 juli 2021

Fase 1 planning besluitvorming aanbesteding Datum 10 mei 2021 19 mei 2021 27 mei 2021

Waar Transformatieoverleg Jeugd College van Inkoop Bestuurscommissie Jeugd Vaststellen aanbesteding.

Wie verantwoordelijk? Directeur Inkooporganisatie Directeur Inkooporganisatie Directeur Inkooporganisatie

Fase 2 transitiefase Na acceptatie van de businesscase worden de deelplannen uitgevoerd. Deze fase duurt maximaal drie maanden en leidt ertoe dat na de bestuurlijke fusie van JB west met Intervence de organisatie direct kan functioneren binnen de structuur van JB west. De deelpannen betreffen onder meer:     

Integratieplan interne beleids- en financiële processen. Uitvoering effecten vitaliteitsscan HR IT-migratieplan Huisvestingsplan Communicatieplan

Het streven is daarmee om op 1 september dan wel uiterlijk 1 oktober de deelplannen afgerond te hebben.

3