21-008 rvs Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021

raadsvoorstel volgnummer

28 januari 2021 21-008

onderwerp

Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021

behandelen in raadscommissie

Algemeen Bestuur

portefeuillehouder

Johan Aalberts Bestuur en ondersteuning P. Roose en W. Cosijn p.roose@middelburg.nl en w.cosijn@middelburg.nl

datum vergadering

programma behandeld door e-mail

Conceptbesluit

De raad besluit: 1. bij de jaarrekening vanaf 2021 te kiezen voor een rechtmatigheidsverantwoording zoals weergegeven in het Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021 (financiële rechtmatigheid en een aantal relevante processen en thema's); 2. een verantwoordingsgrens te hanteren van 1% van het lastentotaal inclusief toevoegingen aan de reserves. Als deze grens wordt gepasseerd dan wordt het totaal aan afwijkingen toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening; 3. dat alle bestuurlijk relevante afwijkingen aan de raad worden gerapporteerd, ook als de verantwoordingsgrens niet wordt overschreden. Afwijkingen worden gemeld volgens een nog vast te stellen rapporteringstolerantie. Aanleiding

Vanaf het verslagjaar 2021 moet het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van regels die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de raad. Effect

Vanaf het verslagjaar 2021 moet het college zelf een verantwoording opstellen, deze opnemen in de jaarrekening en hierover in gesprek gaan met de raad. Op deze wijze kan de raad haar controlerende rol beter vervullen. De raad bepaalt hierbij de verantwoordingsgrens en de rapporteringstolerantie. Argumenten

1.

2.

De informatiepositie van de gemeenteraad. Bij een hoge verantwoordingsgrens wordt vanzelfsprekend minder snel gerapporteerd dan ingeval van een lage grens. Als de grens op 2% of 3% wordt vastgesteld dan zijn er weinig onderwerpen voor het gesprek tussen de raad en het college. Dit gesprek is juist het doel van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Overigens kan er ook worden gekozen voor een groeiproces ten aanzien van de verantwoordingsgrens. Dit houdt in dat in eerste instantie gekozen wordt voor het aanhouden van 1% als verantwoordingsgrens en dat gebaseerd op vertrouwen toe gegroeid wordt naar een hoger percentage; Eenduidigheid van normen en communicatie. De verantwoordingsgrens van 1% sluit aan bij de huidige praktijk en de norm waarmee de accountant werkt. Als de gemeenteraad vanaf het verslagjaar 2021 kiest voor een ander percentage dan de accountant verantwoord acht, kan dit leiden tot verschillen in rapportering.

Kanttekeningen

1.

Een hogere verantwoordingsgrens (2% of 3%) zal de accountant eerder aanleiding geven om aanvullend onderzoek te verrichten en daarvoor meerkosten in rekening te brengen; 1

2.

3.

De wettelijke behandeling voor de rechtmatigheidsverantwoording is nog niet afgerond. De kans is nog aanwezig dat de rechtmatigheidsverantwoording pas vanaf het verslagjaar 2022 moet worden geleverd. Dit heeft geen nadelige gevolgen voor de interne voorbereiding die al in gang is gezet; Het interne controleplan 2020 ligt ten grondslag aan de toekomstige rechtmatigheidsverantwoording. Dit controleplan wordt aan de auditcommissie ter beschikking gesteld met het oog op de afstemming met de accountant en rekenkamer. Het controleplan 2021 zal in juni 2021 ter vaststelling aan het college worden aangeboden.

Financiën

Wat mag het kosten? Er zijn geen extra uitgaven. Het interne controleplan wordt door de beschikbare medewerkers uitgevoerd. Hoe gaan we dat financieren? Niet van toepassing. Zijn er significante gevolgen or het weerstandsvermogen? Niet van toepassing.

Duurzaamheid

Niet van toepassing. Communicatie en participatie

Niet van toepassing. Uitvoering

De uitvoering vindt plaats volgens het vastgestelde controleplan. Bij het jaarverslag vindt de verantwoording plaats. Advies ingewonnen bij adviesorgaan?

Het plan van aanpak is tot stand gekomen aan de hand van de notities van de commissie BADO, VNG en het Zeeuws Controllersoverleg. De door deze organisaties uitgebrachte nota's over rechtmatigheidsverantwoording zijn ter informatie bijgevoegd. Bijlagen

1. Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording 2021; 2. Notitie rechtmatigheidsverantwoording (commissie BADO); 3. Invoering rechtmatigheidsverantwoording - adviezen en best practices (VNG); 4. Plan van aanpak Rechtmatigheidsverantwoording (Zeeuws Controllersoverleg);

Middelburg, 8 december 2020 Burgemeester en wethouders van Middelburg de secretaris,

mr. A. van den Brink de burgemeester,

mr. H.M. Bergmann

2