Verordening op de raadscommissies Gemeente Meppel 2023

Verordening op de raadscommissies Gemeente Meppel 2023 De raad van de gemeente Meppel; gelezen het voorstel van de agendacommissie d.d. 9 maart 2023; gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet; gezien het advies van het fractievoorzittersoverleg d.d. 14 maart 2023; besluit de volgende verordening vast te stellen: Verordening op de raadscommissies Gemeente Meppel 2023

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: - commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger; - commissielid: raadslid of duo-raadslid; - commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger; - wet: Gemeentewet.

Artikel 2. Instelling raadscommissies Er is een: a. algemene raadscommissie; b. aanvullende raadscommissies kunnen gedurende de raadsperiode door de raad worden ingesteld; c. voor de auditcommissie geldt een afzonderlijke verordening. Artikel 3. Taken Een raadscommissie: a. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben; b. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a; c. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a. Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter 1. De raadscommissies bestaan uit alle leden van de raad met uitzondering van de auditcommissie en ad-hoc commissies. 2. De raad kan daarnaast op voordracht van en per fractie maximaal twee nietraadsleden (duo-raadsleden) als raadscommissielid benoemen. 3. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 14 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn. 4. De raad benoemt de commissievoorzitter(-s) van de algemene raadscommissie.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad. 2. Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

1

3.

4. 5.

6. 7.

De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen. De raad kan de commissievoorzitter ontslaan. Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan. Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier 1. De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier. 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen. 3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar. 4. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen. Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 7. Oproep en agenda 1. De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken. 2. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden. 3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8, derde lid, van toepassing. 4. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld. Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving. 2. Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst. 3.

Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier.

2

Artikel 9. Openbare kennisgeving 1. Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in een lokaal huis-aan-huis blad en door plaatsing op de gemeentelijke website. 2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden. Paragraaf 2. Vergadering

Artikel 10. Zitplaatsen en presentielijst 1. De voorzitter, de leden van de commissie (per fractie twee zetels), de commissiegriffier en de leden van het college hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter van de raad bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raadscommissie aangewezen. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg met de griffier. 2. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen. 3. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld. Artikel 11. Opening vergadering en quorum 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer leden dan het aantal in de raad zitting hebbende fracties tegenwoordig is. 2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen. 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing.

Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties tegenwoordig is. Artikel 12. Advies; geen stemmingen 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies. 2. In het advies wordt indien gewenst de standpunten van alle fracties opgenomen. 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde. Bij een stemming geldt een gewogen stemming naar het aantal zetels die een fractie heeft in de gemeenteraad.

Artikel 13. Aantal spreektermijnen 1. De voorlopige agenda van de vergadering kan op voorstel van de agendacommissie de streeftijd en spreektijd per fractie en college voor behandeling van onderwerpen bevatten. 2. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist. 3. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten. 4. Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. 5. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde. 3

Artikel 14. Deelname aan de beraadslaging door anderen Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 15. Spreekrecht burgers 1. Burgers kunnen in een vergadering gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn en niet geagendeerde onderwerpen. Wil een burger gebruik maken van het spreekrecht over een niet-geagendeerd onderwerp, dan spreekt hij of zij na de vaststelling van de agenda in. Wil een burger gebruik maken van het spreekrecht over een geagendeerd onderwerp, dan spreekt hij of zij voorafgaand aan het agendapunt in. 2. Het woord kan niet gevoerd worden over; a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan; b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. 3. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit op de dag van de vergadering om uiterlijk 12:00 uur bij de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren. 4. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering. De inspreker kan in twee termijnen het woord voeren. 5. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord.

De commissievoorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De commissievoorzitter kan na overleg met de raadscommissie in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. 6. De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter stelt de deelnemers aan de commissievergadering in de gelegenheid aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. 7. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker. Artikel 16. Handhaving orde en schorsing 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering. 2. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp. 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten. 4.

Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

4

Artikel 17. Voorstellen van orde Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 18. Besluitenlijst 1. Een commissiegriffier draagt zorg voor besluitenlijsten van vergaderingen. 2. Uit een verslag blijkt in ieder geval: a. de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben; b. een aantekening van welke commissieleden afwezig waren; c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; d. een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers; e. een samenvatting van het advies aan de raad met vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet hebben uitgelaten, en f. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 14 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen. 3. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft. 4. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier. 5. Elektronisch beschikbare verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 19. Toepassing verordening op besloten vergaderingen Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Artikel 20. Verslag besloten vergadering 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier. 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag. 3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend. Artikel 21. Opheffing geheimhouding Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

5

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 22. Toehoorders en pers 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden. 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken. 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen. Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 24. Intrekking oude verordening De verordening op de raadscommissies Gemeente Meppel 2014 wordt ingetrokken per 1 april 2023.

Artikel 25. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op 1 april 2023. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Gemeente Meppel 2023. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 maart 2023,

W.J. Spoelstra griffier

R.' VOi

. Kortelarï bitter

Z"

6