RvS Managementletter Gemeente Meppel 2020 (interimcontrole)

r

meppel.nl Agendapunt: 7.4

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Meppel, 14 december 2020 Aan de Gemeenteraad

Raadsvoorstel nr. 1451723

Onderwerp: Managementletter Gemeente Meppel 2020 (interimcontrole)

Voorqesteld besluit De managementletter Gemeente Meppel 2020 (interimcontrole) voor kennisgeving aan te nemen. Inleiding: De managementletter (oftewel raadsbrief) is niet alleen een belangrijk instrument om u te ondersteunen in uw controlerende taak, maar ook van belang om zicht te krijgen op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen. In de managementletter informeert de accountant u over zijn bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse controle betreffende de jaarrekening 2020 van de gemeente. Conform de inhoudsopgave van de managementletter wordt onderstaand een toelichting gegeven. Hierbij is er voor gekozen om juist de verbeter- c.q. aandachtspunten te benoemen, zodat commissie en of raad daarop zo nodig kunnen sturen. Afsluitend met betrekking tot de inhoud van dit voorstel enkele kanttekeningen: • De accountant kiest er voor - evenals voorgaande jaren - om de interimcontrole op dezelfde wijze voor te leggen aan het college/de organisatie als aan de auditcommissie/raad. Hierdoor is de scheidslijn raad-college moeilijker te maken en is er geen onderscheid tussen een raadsbrief en managementletter. • De reactie van het college op de bevindingen/adviezen van de accountant is nog niet bekend en is daarom ook niet betrokken bij het voorgesteld besluit.

1. DASHBOARD INTERIM 2020 GEMEENTE MEPPEL (pagina 5) Op A4 formaat wordt uitleg gegeven over de belangrijkste bevindingen; voor wat betreft de interne beheersing, beheersing IT, ontwikkelingen en aandachtspunten en de verbijzonderde interne controle (VIC). Daarnaast wordt schematisch inzicht gegeven in een aantal detailbevindingen voor wat betreft impact en kansen. De hierin opgenomen bevindingen en aanbevelingen (op hoofdlijnen) worden daar waar nodig in de hierop volgende hoofdstukken van de managementletter toegelicht en voorzien van adviezen. Rond de interne beheersing heeft het college besloten om een aantal bevindingen niet verder uit te werken en daarmee het resterende risico te accepteren. De accountant kan de afwegingen vanuit risico's, omvang van de organisatie en doelmatigheid goed volgen, maar uiteindelijk blijft dit de keuze van het college. Een toelichting van het college hierop is in een als bijlage opgenomen memo verwoord.

2. ONTWIKKELINGEN & AANDACHTSPUNTEN

2.1 Gevolgen coronacrisis voor de jaarrekening 2020 Geadviseerd wordt om nu niet alleen financiële impact te toetsen, maar ook nadrukkelijk de gevolgen voor de interne beheersing. Wat is het effect van corona op de interne controle en de VIC (verbijzonderde interne controle), dit voor wat betreft inkomsten en uitgaven, maar ook voor mogelijke effecten op balanspositie, de waardering van gronden en voor de verbonden partijen en het weerstandvermogen van de gemeente. Voor de langere termijn is scenarioplanning het advies. 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van 2021 wordt verwacht dat de gemeente zelf verantwoordelijk is voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij dient het college een onderbouwde mededeling te doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid; tot nu toe ligt dit vooral bij de accountant. Bij de invoering/besluitvorming over deze verantwoording wijst de accountant de raad op de kans/mogelijkheid om de controlerende rol van de raad te versterken. Gelijktijdig met het voorleggen van deze managementletter, is er door het college ook een voorstel rechtmatigheidsverantwoording 2021 aan u voorgelegd. Daarnaast wordt door de accountant gewezen op relevante documenten die hierbij van belang kunnen zijn.

2.3 Actualiteiten: recht op zorg en zorgcontinuïteit In sommige gevallen ontbreekt bij de gemeenten een geldige toe-/verwijzing van een indicerend orgaan of medisch specialist. Hierbij dekt het landelijk protocol de controle hiervan onvoldoende af. De accountant biedt aan om hierover in gesprek met de gemeente te gaan. Door corona is er sprake geweest van een verminderde vraag naar zorg en een lagere inzetbaarheid van zorgpersoneel. Landelijk is de intentie om de financiering van de omzet plaats te laten vinden. Hiervoor is het wel nodig dat de gemeente met aanbieders afspraken maakt over zorgcontinuïteitsbijdrages.

2.4 Financiële positie De wens om als gemeente financiële reserves op te bouwen ziet de accountant door de coronacrisis als een grote uitdaging. 2.5 Financiële positie - Sociaal Domein Ondanks het gemeentelijke interventieplan, het realiseren van het merendeel van de hierin opgenomen taakstellingen en gedane heroverwegingen als gevolg van de coronacrisis, blijft het zaak om grip te creëren/behouden op de onzekerheden binnen het sociaal domein.

3. BEVINDINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN 3.1 Onze controle De accountant geeft aan dat in de controle van de gemeente, net als bij veel andere gemeenten, onvoldoende gesteund kan worden op de interne beheersing. Hoewel de gemeente in control is, voldoet de interne beheersing niet aan de door BDO gestelde norm. Zoal vermeld onder het kopje dashboard heeft het college besloten om een aantal bevindingen niet verder uit te werken en daarmee het resterende risico te accepteren. Zie ook de bijlage voor de memo van het college hierover.

3.2 Effectiviteit processen en 3.3 Detailbevindingen Op enkele onderdelen wordt nog aandacht gevraagd voor inkoop & aanbestedingen, sociaal domein en uitkeringen. Zie overzicht in de managementletter op pagina 16. Op detailniveau ^psgjna 17) vraagt de logische toegangsbeveiliging aandacht. ■ ? f -Zoi. I 4. BEVINDINGEN INTERNE CONTROLE

u

4.1 Verbijzonderde interne controle

i

Va. (

De goede samenwerking met de VIC wordt door de accountant onderstreept. Verder wordt een beeld geschetst van de werkzaamheden van de VIC en wordt (bij het college) aandacht gevraagd voor het vinden van een goede opvolger van de huidige vertrekkende medewerker.

'>

J. i

I

I

BIJLAGEN In de bijlagen wordt ingegaan op processen en ICT, in de vorm van factsheets en detailbevindingen.

Bespreking auditcommissie 14-1-2021 De besluitenlijst van de bespreking in auditcommissieverband treft u aan als bijlage. Bijlagen - Managementletter Gemeente Meppel 2020 (interimcontrole) - Memo college m.b.t. interne beheersing - Concept besluitlijst auditcommissie 14-1-2021

Meppel, 14 januari 2021

de agendacommissie, F. Koekoek-van de Kolk MA griffiefr

R.T.A. Kor voarzinter

2

nd