Raadsvoorstel - Wijzigingsverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en vaststelling bijdragen fractieondersteuning 2023

Gemeente Meppel Agendapunt: 5.3

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Meppel, 9 april 2024

Aan de Gemeenteraad

Raadsvoorstel nr.

1897609 Onderwerp: Wijzigingsverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en vaststelling bijdragen fractieondersteuning 2023 Voorgesteld besluit 1. De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014 conform wijzigingsverordening met terugwerkende kracht vanaf 1-1-2024 gewijzigd vast te stellen; 2. De bijdragen fractieondersteuning 2023 conform overzicht raadsvoorstel vast te stellen en in te stemmen met de overheveling van het CDAbudget 2023 naar het jaar 2024.

Inleiding: De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014 biedt de raad (raadsleden en fracties) de mogelijkheid om inhoudelijke ondersteuning te krijgen vanuit de ambtelijke organisatie. De medewerkers werken dan in opdracht van bijvoorbeeld de raad en niet van het college. Daarnaast biedt de verordening (financiële) mogelijkheden voor ondersteuning van de fracties (bijvoorbeeld een fractiesecretaris of het organiseren van bijeenkomsten). In de afgelopen raadsperiodes is de verordening in beperkte mate ingezet voor ondersteuning en niet of nauwelijks voor ambtelijke ondersteuning. Gelet op de datum van vaststelling van de verordening (2014) is het goed om als raad de huidige verordening op haar werking te onderzoeken. Door de VNG is in 2019 een gewijzigde modelverordening afgegeven.Naast enige technische aanpassingen, zijn er geen ingrijpende inhoudelijke aanpassingen gedaan. Voor de inhoud van de gemeentelijke verordening, gelden enkele wettelijke voorwaarden, voor het overige gaat de raad over de invulling. Gelet hierop worden de raadsfracties geadviseerd om de werking van de huidige verordening te bespreken en hiervoor eventuele aanpassingen voor te stellen. Voor het jaar 2025 en verder, kan dan een eventuele nieuwe verordening worden vastgesteld.

Inzake de huidige verordening, wordt er nu een wijzigingsvoorstel van de verordening en een voorstel tot vaststelling van de bijdragen fractieondersteuning 2023, gedaan. Als laatste wordt een korte toelichting gegeven op de bedragen van de fractiebudgetten voor 2024.

' https://vnq.nl/brieven/vna-model-verordeninq-ambteliike-biistand-en-fractieondersteuninq-2019en-model-instructies-voor-de-qriffier-en-de-secretaris-2019

• De wijzigingsverordening Vanwege twee aspecten wordt een wijziging van de huidige verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2014 voorgesteld. Deze wijziging, wordt u als eerste voorgelegd, omdat het van invloed kan zijn op de vaststelling van de bijdragen over 2023. Cursussen In het fractievoorzittersoverleg van 3 oktober 2019 is destijds gesproken over de wettelijke aanpassing van de verordening rechtspositie raads- en commissieleden. Rond het deelonderwerp nadere regels niet-partijpolitiek georiënteerde scholing is toen afgesproken dat dit voor de gemeenteraadsleden niet wordt opgenomen in de concept-verordening rechtspositie, maar dat de verordening ambtelijke bijstand en ondersteuning hierop aangepast wordt door opleidingen, cursussen van niet-partijpolitiek georiënteerde scholing ook voor individuele fractieleden open te stellen. Een raadsvoorstel is hiervoor abusievelijk nooit voorgelegd.

Gezien het voorgaande wordt u voorgesteld om de toelichting rond opleidingen, cursussen, werkbezoeken, etc., in de bestedingstabel fractiebudget (bijlage bij de verordening) te wijzigen. In plaats van: De fractie bestaat hierbij uit een representatief deel van de (duo-) raadsleden, wordt voorgesteld: De fractie bestaat hierbij bij voorkeur uit een representatief deel van de (duo-) raadsleden. Door de opname van “bij voorkeur”, blijft het nadrukkelijk de bedoeling om cursussen en opleidingen in fractieverband (dan wel een groot deel van de fractie) te volgen. Echter biedt het ook de mogelijkheid om specifieke nietpartijpolitiek georiënteerde cursussen (bijvoorbeeld een cursus fractievoorzitter) te laten volgen door een fractielid. Hiermee wordt ook voorkomen dat een eenmansfractie bijvoorbeeld wel een cursus voorzitterschap kan volgen en een grotere fractie niet.

Verantwoordinq/controle In artikel 10, lid 1 is het volgende vastgelegd: Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. In de Coronaperiode is er om praktische redenen en gelet op het minimaal aantal boekingen, voor gekozen om één gezamenlijk verslag door de griffie te laten opstellen en om deze ter goedkeuring voor te leggen aan de penningmeesters. Voorgesteld wordt om deze werkwijze te continueren en om deze vast te leggen in de verordening en wel als volgt: Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning; de griffie stelt hiervoor ter ondersteuning een gezamenlijk conceptverslag op.

In artikel 10. lid 2 is het volgende vastgelegd: Controle van het verslag vindt plaats door de griffie en één keer in de vier jaar door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De griffie (na consultatie fractievoorzitters) en accountant brengen advies uit aan de raad.

Vanaf 2014 is er door de accountant rond de fractiebudgetten geen controle uitgevoerd. Gelet op het aantal boekingen, bijvoorbeeld 16 in 2023, is hier geen verdere aandacht aan gegeven. Het voorstel is om in de verordening de controle door de accountant te schrappen. Duidelijk mag zijn dat de raad altijd een aanvullende opdracht aan de accountant kan geven. Gezien het voorgaande wordt u voorgesteld om artikel 10, lid 2 als volgt op te nemen: Controle van het verslag vindt plaats door de griffie en na consultatie van de fractievoorzitters wordt advies uitgebracht aan de raad.

• De fractiebudgetten 2023 Rond de fractiebijdragen dient uw raad op basis van artikel 10 van de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2014, de volgende besluiten te nemen: a) De uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; b) De verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten; c) In het voorkomende geval de hoogte van de overheveling van (een deel van) het fractiebudget als aanvulling op het fractiebudget van het daaropvolgend kalenderjaar.

De fractieverantwoordingen zijn gecontroleerd door de griffie aan de hand van de genoemde verordening. In het als bijlage opgenomen overzicht: “Verantwoording fractiebudgetten 2023”, treft u de bevindingen aan.

• Overzicht: Fractiebudgetten 2023 Sterk Meppel________ WD_______________ CDA_______________ Christenunie_________ SP_________________ PvdA_______________ D66________________ Groenlinks

Totaal 4.363,04 3.371,74 3.041,30 2.710,87 2.710,87 2.710,87 2.710,87 2.380,43

Besteed:! 2.372,61

24.000,00

9.056,74

,

644,08 0,00 2.379,79 0,00 146,90 1.200,00 2.313,36

De totale uitgaven ten laste van het fractiebudget 2022 (€ 24.000) bedragen € 9.056,74. Dit komt overeen met de uitgaven in het financieel systeem van de gemeente (8.843,38 op de post fractiebudgetten en 213,36 op de post salariskosten). De uitkomsten van de controle door de griffie en het concept-raadsvoorstel en -besluit van de agendacommissie zijn ter consultatie voorgelegd aan het fractievoorzittersoverleg (9 april 2024). In genoemd overleg zijn geen inhoudelijke opmerkingen op de stukken ingebracht. Vanwege de beperkte uitgaven is er in afstemming met de penningmeesters voor gekozen om niet de gebruikelijke afzonderlijke verantwoordingen op te vragen, maar om bij dit voorstel een door de griffie opgestelde en door de penningmeesters geaccordeerde verantwoording te gebruiken.

Een verzoek tot overheveling van het budget 2023 naar 2024 is ontvangen van de CDA-fractie. De fractie wil in 2024 (tweede kwartaal) een bijeenkomst organiseren met externe spreker(s), rond jeugdzorg en onderwijs. Sprekers, die anders naar de jeugdzorg en ondenwijs kijken en onderzoek hebben verricht, zullen hiervoor worden uitgenodigd. Nadrukkelijk is het de bedoeling om fracties, college, ambtelijke organisatie, andere afdelingen en ketenpartners hierbij uit te nodigen. U wordt voorgesteld om met de overheveling in te stemmen.

• Bedragen fractiebudgetten 2024 Ten opzichte van 2023 zijn in de vastgestelde programmabegroting de fractiebudgetten verhoogt met 3,1% prijscompensatie. Hierdoor zijn de bedragen fractiebudgetten 2024 als volgt:

Fractiebudgetten

1 Sterk Meppel

2" VVD__________ 3r^DA^_________ 4■ Christenunie

r_sp________

6\PvdA_________ T_ D66__________ 81 Groenlinks

Totaal 4,498,30 3.476,26 6.176,88 2.794,91 2.794,91 2.794,91 2.794,91 2.454,23

* Het budget van de CDA-fractie is inclusief de overheveling 2023. Bijlagen 1. De verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2014; 2. De wijzigingsverordening; 3. De aangehechte verantwoording en controle fractiebudget 2023 (opgesteld door griffie).

De agendacommissie d.d. 9 april 2024, W.J. Spoelstra griffier

fTT-A.^ voorzitter

Verantwoording fractiebudgetten 2023 Opgesteld door de griffie en geaccordeerd door de fractiepenningmeesters.

De gedane uitgaven zijn vanuit de griffie getoetst aan de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Meppel en de daarin opgenomen bestedingstabel. In onderstand tabel is per uitgave het bestedingsdoel (uit de verordening) opgenomen. WV '£j

FACTUUR:_____ BEDRAGEN: BÉarEbiNGS>.OSTENxJ 1.000,00 Opleidingen, cursussen. Sterk Meppel Coaching fractielid* Coaching fractielid* 500,00 Opleidingen, cursussen. Opmaakkosten Stadswachter 2023 195,00 Publiciteit. Advertentie Meppeler Courant Stadswachter 2023____________ 677,61 Publiciteit.____________ Bijeenkomst jongerenraden______ 122,12 Bijeenkomsten.________ WD 350,00 Bijeenkomsten.________ Heisessie WD-fractie__________ 171,96 Bijeenkomsten.________ Consumpties heisessie WD-fractie 122,11 Bijeenkomsten.________ Christenunie Bijeenkomst jongerenraden______ Declaratie fractiesecretaris - laptop 400,00 Personele ondersteuning. Consumpties vrijwilligersgala_____ 716,18 Bijeenkomsten.________ Locatiekosten vrijwilligersgala 1.141,50 Bijeenkomsten.________ 92,40 Bijeenkomsten.________ PvdA Fractiebijeenkomst Haveltermade Fractiebijeenkomst De Koeberg 54,50 Bijeenkomsten. Jaarkosten vergoeding 1.200,00 Personele ondersteuning. D66 fractiesecretaris 12 x 100________ Cursus spreken met impact______ 2.100,00 Opleidingen, cursussen. Groenlinks 213,36 Personele ondersteuning. Kosten 2023 stagiaire

FRACTIË:

9.056,74 * Dit betreffen niet-partijpolitieke facturen die strikt genomen niet volledig voldoen aan de bijbehorende toelichting in de verordening, maar zijn wel in lijn met eerder gemaakte afspraken. Hiervoor is een wijzigingsvoorstel van de huidige verordening opgenomen.