Raadsvoorstel - Wijziging van de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften

Agendapunt:

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Meppel. Aan de Gemeenteraad.

Raadsvoorstel nr. 1837306

Onderwerp: Wijziging van de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften. Voorgesteld besluit: 1. De verordening voor de behandeling van bezwaarschriften vast te stellen. Inleiding: De verordening voor de behandeling van bezwaarschriften is geactualiseerd. Met de actualisatie is het mogelijk om categorieën van bezwaarschriften aan te wijzen waarbij het horen ambtelijk plaatsvindt in plaats van door de Commissie Bezwaarschriften. Ook is het vanaf nu mogelijk om een audio opname als verslag te gebruiken bij de hoorzitting van de commissie. Ten slotte wordt het mogelijk gemaakt om commissieleden voor een termijn van vier jaar te benoemen met de mogelijkheid om een keer herbenoemd te worden voor een termijn van vier jaar. Beoogd (maatschappelijk) effect De verordening voor de behandeling van bezwaarschriften is geactualiseerd zodat deze beter aansluit bij de Koers van de gemeente Meppel. De verordening zorgt ervoor dat de bezwaarmaker het beste geholpen wordt, met de juiste vorm van behandeling en binnen de gestelde termijnen. Argumenten 1.1 Het aanwijzen van categorieën van bezwaarschriften maakt ambtelijk horen mogelijk naast het horen door de commissie bezwaarschriften Naast het horen door een Commissie Bezwaarschriften maakt deze nieuwe verordening het in overeenstemming met de wet het mogelijk om bezwaarschriften ambtelijk te horen.

Het college denkt daarbij vooral aan zaken waarbij slechts één of enkele (gezamenlijk) belanghebbenden betrokken zijn en geen derden. Daardoor zal dit instrument voornamelijk geschikt zijn voor gebruik binnen het sociaal domein. Juist in dit soort kwesties kan de ambtelijk hoorder van betekenis zijn in het voeren van een goed gesprek met de belanghebbenden waarin zij zich gehoord en begrepen voelen en waarin uitleg van regels gegeven kan worden zonder dat er teveel volgens een behandelprotocol (zoals bij een zitting van de commissie) moet worden gehandeld. Er is veel meer ruimte voor direct contact tussen de ambtelijk hoorder en het bestuursorgaan.

De keuze om deze categorieën bezwaarschriften middels ambtelijk horen te behandelen, neemt niet weg dat het college er altijd voor kan kiezen om toch de commissie te laten horen en te vragen advies uit te brengen. 1.2 Laagdrempelige benadering van de burger De laagdrempelige benadering van het afhandelen van de specifieke categorieën van bezwaarschriften door middel van ambtelijk horen doet meer recht aan de behoefte van de inwoner om zich goed gehoord en begrepen te voelen in het contact met de gemeente. Deze werkwijze voorkomt dat de gemeente tegenover de burger komt te staan bij de Commissie Bezwaarschriften. In plaats daarvan positioneert de gemeente zich naast de burger in een gezamenlijk overleg. Dit past binnen de Koers van de gemeente Meppel. 1.3 De mogelijkheid om audio opnames als verslag te gebruiken bij de hoorzitting van de commissie Door de Commissie Bezwaarschriften de keuze te geven om verslaglegging zowel schriftelijk of als audio opname te verzorgen, kan de commissie voor de meest efficiënte vorm van verslaglegging kiezen. Een audioverslag kan de natuurlijke toon, intonatie en emoties van sprekers beter vastleggen dan een geschreven verslag. Dit draagt bij aan de nauwkeurige weergave van de hoorzitting. Een audioverslag maakt daarnaast informatie toegankelijk voor mensen met een auditieve voorkeur.

1.4 Het benoemen van commissieleden voor een termijn van vier jaar met de mogelijkheid om een keer herbenoemd te worden voor een termijn van vier jaar Door de limiet van maximaal 8 jaar in te stellen wordt de samenstelling van de commissie vaker gewijzigd. Het instellen van termijnlimieten draagt bij aan de dynamiek, diversiteit en effectiviteit door ervoor te zorgen dat er regelmatig nieuwe input en perspectieven worden geïntroduceerd. Kanttekeningen 1.3. Audio verslag moet soms alsnog worden uitgewerkt Een audio-opname is niet gemakkelijk doorzoekbaar. Als er een gerechtelijke procedure aanhangig wordt gemaakt, dan maakt de secretaris dan wel de ambtelijk hoorder op basis van de geluidsopname alsnog een schriftelijk verslag. 1.4 Herbenoemingsperiode kan door wijziging per lid verschillend zijn Voor de continuïteit van de commissie is het wenselijk dat er een zodanig aantal leden wordt benoemd dat de bezetting van de commissie kan rouleren. Door de herbenoeming op maximaal vier jaar te bepalen kan de herbenoemingsperiode per voorzitter/lid verschillend zijn. Integrale afstemming Het voorstel is afgestemd met de Klachtencoördinator, cluster Juridische Zaken, een Juridisch beleidsadviseur, cluster Juridische Zaken en de teammanager van team Advies.

Financiën De bestaande dekking is opgenomen in de reguliere begroting. Er kan kostenbesparing worden gerealiseerd doordat bezwaarschriften die ambtelijk worden gehoord niet langer ter beoordeling aan de Commissie Bezwaarschriften worden voorgelegd. Het verminderen van de frequentie van commissiebijeenkomsten resulteert in een kostenbesparing. Effecten overige programma’s n.v.t. Communicatie De verordening wordt na vaststelling bekend gemaakt in het Elektronisch gemeenteblad en wordt geplaatst op www.overheid.nl, www.meppel.nl De secretaris commissie bezwaarschriften communiceert met de leden van de commissie over de wijzigingen. Uitvoering De uitvoering is geregeld bij de Secretaris commissie bezwaarschriften, Team Advies. Effecten op pijlers duurzaamheid n.v.t. Bijlagen 1.Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Meppel Burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, A.J. Kastelein

R.T.A. Korteland