Raadsvoorstel - Wijziging reglementen van orde gemeenteraad

meppel.nl Agendapunt: 6.2

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Meppel, 9 maart 2023

Aan de Gemeenteraad

Raadsvoorstel nr.

1740048 Onderwerp: Wijzigingen werkwijze raad

Voorqesteld besluit: 1. Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de Gemeente Meppel 2023 (inclusief toelichting) vast te stellen per 1-4-2023; onder gelijktijdige intrekking van het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de Gemeente Meppel 2014 (vastgesteld in de raad van 23 oktober 2014); 2. De verordening op de raadscommissie Gemeente Meppel 2023 vast te stellen per 1-4-2023 (inclusief toelichting) vast te stellen per 1-4-2023; onder gelijktijdige intrekking van de verordening op de raadscommissies 2014 (vastgesteld in de raad van 23 oktober 2014); 3. De wijzigingsverordening: "Verordening auditcommissie Gemeente Meppel" vast te stellen. Inleiding: Het recent aangenomen wetsvoorstel Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur, betekent dat uw reglement van orde, de verordening voor de raadscommissies en auditcommissie gewijzigd dienen te worden, om te voldoen aan de landelijke wetgeving.

Onderstaand treft u de wetswijzigingen aan: De verklaring omtrent het gedrag is voortaan verplicht voor kandidaatwethouders; Er komt een nieuw hoofdstuk Va over geheimhouding in de Gemeentewet in plaats van de artikelen 25, 55 en 86 Gemeentewet; College, burgemeester en commissies mogen voortaan zelf geheimhouding opleggen; De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen; De term 'stukken' waarop geheimhouding rust, wordt vervangen door 'informatie'; Informatie waarop geheimhouding rust, moet voortaan altijd met de gehele raad worden gedeeld. De inwerkingtredingsdatum van 1 januari 2023 geldt voor alle onderdelen van deze wet, met uitzondering van het onderdeel geheimhouding. De wijzigingen op het punt van geheimhouding treden in werking op 1 april 2023, dit is gedaan om de decentrale overheden wat meer tijd te geven om hun werkprocessen hierop aan te passen.

Naast het voldoen aan de wet, is het een goed gebruik om in het eerste jaar van een nieuwe raadsperiode, de "spelregels" van de raad tegen het licht te houden en daar waar nodig te actualiseren/wijzigen.

Beoogd fmaatschappeliik'^ effect Met het vaststellen van de wijzigingen en de daarbij horende toelichting van het Reglement van orde en de verordening voldoen deze weer aan de huidige Gemeentewet.

Uitgangspunten: Bij het opstellen van dit voorstel zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Voldoen aan de huidige wetgeving. o Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur, zie: - https://wetten.overheid.nl/BWBR0047451/2023-01-01 o Gemeentewet, zie: • https://wetten.overheid.nl/BWBR0005416/2023-01-01 • Afstemming zoeken met de huidige werkwijze en modelverordeningen VNG én beperken tot het noodzakelijke. Mits in overeenstemming met de wet is uw gemeenteraad vrij om O uw reglement en verordeningen zo kort mogelijk dan wel zo uitgebreid mogelijk vast te stellen. Een rondgang in recent (2022) vastgestelde reglementen van orde en verordeningen leert dat er behoorlijke verschillen bestaan in vorm en inhoud. Als voorbeelden het volgende: ■ Zaken opnemen, die bijvoorbeeld in de Gemeentewet al zijn geregeld. ■ Specifieke werkwijze rond bijeenkomsten van de raad met bijvoorbeeld inwoners dan wel de werkwijze rond P&Cdocumenten opnemen. ■ Specificering van de werkwijze door detailleringen op te nemen van rechten en plichten van college en raad. o In dit voorstel wordt voorgesteld om het reglement en de verordeningen zo beperkt mogelijk te laten zijn. Enerzijds om de flexibiliteit; alles wat is vastgelegd, dient ook te worden toegepast. Anderzijds omdat er geen argumenten zijn om bepaalde zaken nu nauwgezetter te omschrijven.

Van belang hierbij is om nogmaals te benadrukken dat u als raad over de inhoud gaat. Mist u onderdelen of wenst u andere spelregels te hanteren dan is nu de mogelijkheid om dit te verwerken in de voor u liggende documenten. o Afsluitend kan in algemene zin worden aangegeven dat er met betrekking tot modelverordeningen en het lokaal al dan niet op te nemen van zaken in reglementen en verordeningen van gemeenteraden er sprake is van discussies en meningsverschillen. Soms over de interpretaties van de landelijke wetgeving en de vertaling daarvan in het reglement en of verordening, maar voornamelijk over het al dan niet opnemen van lokale invullingen als gevolg van veelal negatieve ervaringen tussen raad en college en raadsleden onderling. Het huidig reglement en de verordening van de (algemene) raadscommissie dateren van 2014, die van de auditcommissie van 2010. In de tussentijd is het reglement wel aangepast aan wetswijzigingen, maar niet op alle onderdelen vergeleken met de modelverordeningen (uit 2018 en 2022) van de VNG. Met dit voorstel wordt hierin wel voorzien en is het aan uw raad om hiermee al dan niet in te stemmen.

Argumenten Onderstaand treft u een overzicht aan van de belangrijkste lokale wijzigingen. De overige wijzigingen zijn verwoord in de zogenaamde was-wordt tabellen, zie onder bijlagen.

1.1 Spreekrecht U wordt voorgesteld om het spreekrecht te schrappen in het reglement van orde. In de modellen van de VNG is het spreekrecht al enige jaren geschrapt en dat geldt ook voor meerdere reglementen van orde van andere gemeenten. Ook zijn er natuurlijk gemeenten die zowel in de raadscommissie en raad nog spreekrecht kennen. Voor het voorstel tot schrappen is in de eerste plaats gekozen, omdat de raad een besluitvormend orgaan betreft en omdat het van belang is (zeker voor inwoners) om juist als raad in de beeldvormende en oordeelsvormende fase (raadscommissie) de inbreng van inwoners te betrekken. Ten tweede kan hiermee ook worden voorkomen dat de inbreng van insprekers niet meer goed meegenomen kan worden in de besluitvorming. Zaak is en blijft om inwoners aan de voorkant te betrekken, door in de aankondigingen constant aandacht te schenken aan hun mogelijkheden om de raad (voor besluitvorming) te informeren. Om het inspreken in de raadscommissie te vergemakkelijken wordt voorgesteld om de termijn van aanmelding (nu 32 uur) te verkorten naar de dag van de vergadering om 12:00 uur. 1.2 Termijnen Voorgesteld wordt om in alle documenten de termijnen (m.u.v. spreekrecht) te verkorten van 32 naar 24 uur.

1.3 Quorum algemene raadscommissie Om meer flexibiliteit te hebben; bijvoorbeeld twee parallelle raadscommissies (zonder benodigde centrale opening), maar ook om commissieleden indien onderwerpen uit hun portefeuille niet geagendeerd zijn, ruimte te geven voor andere raadswerkzaamheden, wordt voorgesteld om niet te vergaderen als er minder leden zijn, dan het aantal fracties in de raad plus één (dus minimaal 9 leden). Gekoppeld hieraan wordt ook voorgesteld in de algemene raadscommissie te werken met maximaal twee beschikbare zetels per fractie of anders gezegd twee woordvoerders per fractie kunnen per agendapunt deelnemen aan de commissieberaadslaging. Duidelijk mag zijn dat wisseling per bespreekpunt van woordvoerders vanuit de fractie mogelijk blijft.

Met de invoering van deze werkwijze ontstaat er ruimte voor (duo-)raadsleden, om na afsluiting van een agendapunt na te spreken met bijvoorbeeld insprekers, etc. 1.4 Verordening auditcommissie Met dit voorstel wordt deze verordening aangepast aan de landelijke wetgeving, voor wat betreft de wijziging inzake geheimhouding. Naast de opname van het artikel uit het modelreglement van de VNG is ook geregeld dat alle raadsleden hierin inzage hebben. Daarnaast wordt voorgesteld om artikel 7 Evaluatie, te laten

vervallen, omdat destijds al een evaluatie is uitgevoerd is dit artikel overbodig.

Zoals u wellicht weet wordt er binnen de auditcommissie gesproken over de vraag: wat voor auditcommissie willen we zijn? Eventueel kan dit leiden tot een raadsvoorstel voor een gewijzigde verordening. Ter verduidelijking wordt afsluitend het onderscheid tussen de algemene raadscommissie en auditcommissie aangegeven. Hoewel beide raadscommissies zijn op grond van de Gemeentewet (artikel 82) en daarmee verlengstuk van de gemeenteraad zijn is er ook een duidelijk onderscheid aan te geven. In de algemene raadscommissie ligt de nadruk op de voorbereiding van politieke besluitvorming door de raad. In de auditcommissie ligt de nadruk op ondersteuning van de gemeenteraad in zijn financiële taken en verantwoordelijkheden, maar dan zonder politiek karakter.

Communicatie Naast de gebruikelijke communicatie over raadsvoorstellen, is het ook van belang om de nieuwe documenten op te laten nemen op overheid.nl en de oude te verwijderen.

Bijlagen • Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de Gemeente Meppel 2023 (met toelichting) o Reglement van Orde; was-wordt document • De verordening op de raadscommissies Gemeente Meppel 2023 (met toelichting) o Verordening op de raadscommissies; was-wordt document • De wijzigingsverordening: "Verordening auditcommissie Gemeente Meppel". • Ledenbrief VNG 27-02-2018, zie: https://vnq.nl/brieven/actualiserinq-vandrie-vnq-modellen-ivm-de-qemeenteraadsverkiezinqen-2018 • Ledenbrief VNG 24-03-2022, zie: https://vnq.nl/brieven/wiiziqinqen-vnqmodel-reqlement-van-orde-qemeenteraad-en-vng-model-verordeninq-opde-raadscommissies

de agendacommissie, de griffier, W.J. Spoelstra

de voórziïf&r;---.^ R.T.A. korteland