Raadsvoorstel - Vervangingspool griffiers

meppel.nl Agendapunt: 4.1

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Meppel, 18 april 2023

Aan de Gemeenteraad

Raadsvoorstel nr.

1749609 Onderwerp: Vervangingspool griffiers

Voorgesteld besluit: 1. Als tweede plaatsvervangend griffier voor de gemeenteraad Meppel aan te wijzen: - Mevrouw A. ten Hoff, griffier in Steenwijkerland; - Mevrouw S. Voortman, griffier in Staphorst; - Mevrouw R. Weernekers, griffier in Westerveld; 2. Ontslag te verlenen als tweede plaatsvervangend griffier de heer De Jong, voormalig griffier in Tynaario, mevrouw Middelkamp, voormalig griffier in Westerveld; 3. De tweede plaatsvervangend griffier uitsluitend in te zetten als waarnemer in en om reeds geplande raads- en commissievergaderingen waarvan doorgang wenselijk is; 4. In overleg tussen de tweede plaatsvervangend griffier en betreffende gemeenteraad kunnen aanvullende taken worden waargenomen. Daarbij worden dan ook afspraken gemaakt over eventuele vergoeding(en).

Inleiding: Een griffier wordt volgens artikel 107 van de Gemeentewet door de raad aangewezen. De raad regelt diens vervanging conform artikel 107d van de Gemeentewet. In veel gemeenten is hiertoe een raadsadviseur of andere ambtenaar als plaatsvervanger aangewezen. Het voorstel is om als extra borging de griffiers van de gemeenteraden die deelnemen aan de personele unie voor hun rekenkamercommissies, voor elkaar aan te wijzen als tweede plaatsvervanger. Afgelopen raadsperiode is het in twee van de deelnemende gemeenten voorgekomen dat zowel de griffier als diens plaatsvervanger niet aanwezig kon zijn bij een (raads)vergadering. In 2015 is door de raden van Meppel, Steenwijkerland en Westerveld al een vervangingspool ingesteld waar ook de toenmalig griffier van Tynaario, wonend in Diever, deel van uitmaakte. Inmiddels hebben op de griffies de nodige personele wijzigingen plaatsgehad en is dus ervaring opgedaan met het inspringen als tweede vervanger.

De drie genoemde gemeenten werken in de personele unie voor hun rekenkamercommissies samen met de gemeente Staphorst. Ook daar bleek behoefte aan meer borging door het aanwijzen van een tweede vervanger. Daarom wordt dit voorstel nu in de voornoemde vier gemeenteraden voorgelegd.

Beoogd (maatschappelijk) effect Als door onvoorziene omstandigheden de griffier én diens plaatsvervanger een vergadering van de raad of raadscommissie niet kunnen bijwonen, is één van de aangewezen tweede plaatsvervangend griffiers beschikbaar om de vergadering doorgang te kunnen laten vinden.

Argumenten Besluitvorming over belangrijke onderwerpen moet doorgang kunnen blijven vinden als zowel de griffier als diens plaatsvervanger door onvoorziene omstandigheden niet bij een vergadering aanwezig kunnen zijn.

Met het hernieuwen van de vervangingspool griffiers hebben de vier gemeenteraden de vervanging van de (plaatsvervangend) griffier georganiseerd om de betreffende besluitvorming te kunnen laten doorgaan. Kanttekeningen Een tweede plaatsvervangend griffier is in de eerste plaats bedoeld en inzetbaar om vergaderingen van de raad doorgang te kunnen laten vinden. Het gaat dan om het griffierschap in de vergadering, het vastleggen en tekenen van besluiten, adviseren inzake eventuele moties en amendementen en overleg met de voorzitter. Er is daarmee geen sprake van vervanging van de griffie als geheel of voorbereiding op volgende vergaderingen.

De vervangingspool is in de basis niet bedoeld voor een langer voortdurende vraag naar vervanging. De betreffende gemeenteraad zal in een voorkomend geval geadviseerd worden om betaalde vervanging in te huren voor deze en andere werkzaamheden van de griffie. De vraag voor intensievere of langere vervanging kan wel aan de vervangingspool gesteld worden. Het is dan aan betreffende griffiers en hun werkgeverscommissies om aan te geven of en onder welke voorwaarden zij daartoe bereid zijn. Uitgangspunt daarbij is dat de eigen griffie deze ruimte ook biedt. Financiën Aangezien de verwachting is dat invallen heel incidenteel voorkomt, zijn geen financiële consequenties aan het voorstel verbonden. Als de plaatsvervanging het waarnemen van de vergadering overstijgt is het aan desbetreffende griffier en gemeente om nadere afspraken over vergoeding te maken. Evaluatie De griffiers stellen de vervangingspool griffiers tweejaarlijks aan de orde in de werkgeverscommissie en in een onderling griffiers-overleg. Communicatie De vier raden wijzen de tweede plaatsvervangend griffiers aan en laten deze de eed of gelofte afleggen in dezelfde of een daaropvolgende raadsvergadering van betreffende gemeente.

De werkgeverscommissie, de griffier, W.J. Spoelstra

de voorzitter, X. Toprna