Raadsvoorstel - Uitbreiding formatie griffie

M

Gemeente Meppel Agendapunt: 5.1

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Meppel, 27 maart 2024 Aan de Gemeenteraad.

Raadsvoorstel nr.

1906715 Onderwerp: Uitbreiding formatie griffie

Voorgesteld besluit: 1. De formatie van de griffie structureel uit te breiden tot 3,67 fte; 2. De kosten van de uitbreiding naar 3,67 fte in 2024 incidenteel te verwerken in de bestuursrapportage 2024; 3. De structurele effecten voor deze uitbreiding mee te nemen in de Perspectiefnota 2025-2028.

Inleiding: De gemeenteraad en griffie van de gemeente Meppel staan voor uitdagingen in de komende jaren die een versterking vragen van de ondersteuning om het raadswerk te kunnen blijven doen. Met een griffie die kan blijven inspelen op ontwikkelingen die van belang zijn voor de gemeente Meppel en het werk van de raad. De toegenomen complexiteit van dossiers zoals de Omgevingswet, ervaren problemen door inwoners en de inzet om tot oplossingen te komen zijn voorbeelden van deze extra benodigde ondersteuning. Met de huidige capaciteit van de griffie kan de raad het werk als volksvertegenwoordiger doen, maar worden grenzen bereikt voor zover dat nog niet het geval is. Deze trend is niet enkel zichtbaar in Meppel, maar door het hele land. In recente jaren zijn er daarom gesprekken gestart tussen griffiers en raadsleden (via werkgeverscommissies) over hun gewenste ondersteuning en hoe dit geboden kan worden.

In het griffieplan heeft de griffier in samenspraak met de werkgeverscommissie inzicht gegeven in de ontwikkelingen en uitdagingen voor de komende jaren van zowel de raad als de griffie. Beoogd (maatschappelijk) effect Een aanvulling op de formatie van de griffie verstevigt het fundament van de raadsondersteuning voor de komende jaren, zeker met het oog op de aanstaande uitbreiding van de raad. Argumenten 1.1 Voldoende ondersteuning essentieel voor gemeenteraad Gemeenteraden krijgen de afgelopen jaren steeds meer en complexere aandachtsvelden naast de reguliere eenduidige besluitvormingsprocessen. Te

denken valt aan de invoering van de Omgevingswet, een veranderende verhouding tussen overheid en inwoners, de versterking van de positie van gemeenteraden ten aanzien van Gemeenschappelijke Regelingen, toenemende regionalisering van grote opgaven (denk aan Regio Zwolle) en het in brede zin versterken van de eigen positie. Deze ontwikkeling vraagt ook iets in de ondersteuning door griffies als belangrijkste hulptroep van de gemeenteraad, zowel voor grotere als kleinere raden. De venwachting is daarnaast dat de gemeenteraad van Meppel bij de volgende gemeenteraadsverkiezingen zal groeien naar 25 leden. 1.2 Ontwikkelingen binnen de griffie Meppel heeft een relatief kleine griffie, die de basis kan bieden in ondersteuning en advisering maar tegelijkertijd kwetsbaar is bij ziekte. Een kwetsbaarheid die noopt tot het maken van keuzes, zeker in tijden van drukte rondom belangrijke politieke mijlpalen. Met het oog op de eerder genoemde uitdagingen voor de raad (zie ook bijlage 1 ‘Griffieplan 2024-2026’), ontwikkelingen in het werk van de griffie en kwetsbaarheid van dezelfde griffie is de huidige formatie niet toereikend om dit alles te realiseren. Mede gelet op de aanstaande pensionering van de plaatsvervangend griffier kan er komend jaar een herverdeling komen van de taken binnen de griffie.

1.3 Uitbreiding raadsadvies Op het gebied van administratie en het ondersteunen van primaire processen kan de griffie de gevraagde ondersteuning bieden. Waar het gaat om de advisering, het verbreden van perspectieven op informatie en de algehele toegankelijkheid voor inwoners naar de raad is er nog ruimte voor verbetering. Om hierin stappen te kunnen zetten en tijdig de raad te adviseren zijn er extra handen nodig op de griffie. Met een uitbreiding van raadsadvies wordt de meer projectmatige ondersteuning van werkgroepen en ontwikkelwensen van de raad verstevigd.

Kanttekeningen 1.1 Financiële dekking in 2024 vraagt om een wijziging van de begroting Een uitbreiding van de capaciteit van de griffie gaat gepaard met personeelskosten. Deze kosten zijn in de programmabegroting 2024 niet opgenomen of eerder voorzien voor de griffie. Ondanks enige ruimte in de budgetten van de raad, zal dit niet toereikend zijn om deze kosten volledig te kunnen dekken voor 2024. 1.2 Uitbreiding van de capaciteit niet direct gerealiseerd Op de huidige arbeidsmarkt zijn de beschikbare krachten schaars. Een uitbreiding van de capaciteit is daardoor niet van vandaag op morgen gerealiseerd. Desondanks biedt de uitbreiding na invulling van de vacature wel een stevige basis voor de griffie naar de toekomst toe. Integrale afstemming P&O-adviseur Griffier Werkgeverscommissie

Financiën Onderwerp Uitbreiding formatie griffie 2024

Dekking binnen begroting? ja/nee nee

Kosten (EUR) € 50.000

Incidenteel / structureel Incidenteel

Toelichting: Uitbreiding van formatie voor de griffie in 2024 is niet in de begroting opgenomen. Voorstel is de kosten voor 2024 daarom te verwerken in de Bestuursrapportage 2024. In de Perspectiefnota 2025-2028 worden de structurele effecten van de Bestuursrapportage 2024 meegenomen. Uitvoering Na besluitvorming zal de structurele dekking opgenomen en verwerkt worden in de Perspectiefnota 2025-2028. De beoogde uitbreiding van capaciteit op de griffie zal verder opgepakt worden door de griffier in samenwerking met de werkgevers­ commissie en de P&O-adviseur door het op- en openstellen van een vacature.

Bijlagen 1. Griffieplan 2024-2026 - ‘De Meppeler raad: toegankelijk en betrokken met ondersteuning van een toekomstbestendige griffie’.

De werkgeverscommissie d.d. 27 maart 2024, de voorzitter, X. Topm^