Raadsvoorstel - Toestemming Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief

Raadsvoorstel Agendapunt [door griffie]]

Vertrouwelijkheid Openbaar

Datum vastgesteld 24-03-2026

Registratienummer 3531606

Onderwerp Toestemming Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief Voorgesteld raadsbesluit 1. Het college toestemming te verlenen om de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief te treffen. Inleiding en context Medio 2026 treedt de nieuwe Archiefwet in werking. Eén van de wijzigingen is, dat de termijn van het overbrengen van de te bewaren zaken/documenten, zowel analoog naar een archiefbewaarplaats als naar een duurzame digitale oplossing wordt teruggebracht van 20 jaar naar 10 jaar. Een andere wijziging is, dat ieder overheidsorgaan een eigen archivaris moet hebben aangewezen. Dit geldt ook voor de gemeente Meppel. Na de inwerkingtreding van de Archiefwet zullen deze wijzigingen op korte termijn moeten worden ingevuld. Deze veranderingen zijn voor het college aanleiding om de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief te willen treffen. Hiervoor is er een concept Gemeenschappelijke Regeling opgesteld die voor een zienswijze is voorgelegd aan de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft besloten op 29 januari 2026 geen zienswijze in te dienen. Beoogd effect • Te voldoen aan de wettelijke verplichting voor het aanstellen van een archivaris per 1 januari 2027; • Het waarborgen van de kennis; • Het verbeteren van het informatiebeheer; • Financieel voordeel ten opzichte van het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten.

Toelichting en argumenten De Gemeenschappelijke Regeling komt tegemoet aan het waarborgen van kennis en het verbeteren van informatiebeheer waarin samenwerking en afstemming essentieel zijn. Daarnaast wordt voldaan aan de wettelijke verplichting voor het aanstellen van een archivaris per 1 januari 2027. Argumenten 1.1 Beperkt financieel risico voor deelnemers Gemeenschappelijke Regeling. Door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is voor onbepaalde tijd een financiële bijdrage aan de Regionale Historische Centra toegezegd. Deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling is gekoppeld aan delegatie van (een deel van de) archieftaken. De hoogte van de bijdrage voor de gemeente is dan ook afhankelijk van de af te nemen diensten.

1.2 Toegankelijkheid en beheer van digitaal archief is gewaarborgd. Het Drents Archief houdt zich, naast het beheer van diverse rijkscollecties, ook bezig met de ontwikkeling van een E-depot. Dit betreft een archiefbewaarplaats voor het archiveren van digitaal te bewaren documenten. Voor verdere ontwikkeling en inrichting van het E-depot zijn onder andere met de gemeente Meppel enkele pilots uitgevoerd in 2021, 2022 en 2023. 1.3 Aansluiten bij E-depot Drents Archief. Op basis van de pilots, genoemd bij argument 1/2.2, bestaat de intentie om als gemeente Meppel aan te sluiten bij het E-depot van het Drents Archief. 1.4

Bestuurlijke deelname biedt de mogelijkheid tot het hebben van invloed op het beleid Deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief houdt in, dat het college een vertegenwoordiger aanstelt in het Algemeen Bestuur. Hiermee kunnen we als gemeente invloed uitoefenen op de manier waarop het Drents Archief de bedrijfsvoering organiseert en plannen tot stand brengt. Zie bijlage 1 voor een uitgebreide toelichting. 1.5

Kosten deelname Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Drents Archief Bij het in kaart brengen van de kosten voor de mogelijkheden tot het inrichten van een E-depot en het aanstellen van archivaris blijkt dat deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief de goedkoopste oplossing is. Deze keuze kunnen we bovendien doen met de middelen die in de begroting al beschikbaar zijn gesteld. Kanttekeningen en alternatieven 1.1 Risico als de rijksbijdrage wordt beëindigd. Door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is voor onbepaalde tijd een financiële bijdrage aan de Regionale Historische Centra toegezegd. Voor het Drents Archief betreft dit 66% van de inkomsten. Mocht door politieke beslissingen deze rijksbijdrage worden beëindigd, dan zullen deze kosten over de leden van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief moeten worden verdeeld. Aangezien de bijdrage van het Rijk voor onbepaalde tijd is toegezegd is er sprake van een beperkt risico. Bovendien ontstaat er aansprakelijkheid bij het Rijk als de minister de toezegging niet nakomt. 1.2 Kosten uittreding Gemeenschappelijke Regeling Deelname aan een Gemeenschappelijke Regeling heeft onder andere als risico, dat een gemeente die wil uittreden, voor forse nadelen/lasten komt te staan.

De procedure voor het uittreden uit deze Gemeenschappelijke Regeling is beschreven in artikel 33, lid 1 tot en met lid 6 van de regeling. In artikel 33a, lid 1 tot en met lid 4 van de regeling staat de bijbehorende financiële paragraaf beschreven.

Specifiek staat in artikel 33a, lid 2, het volgende met betrekking tot de uittreedsom beschreven: De uittreedsom wordt als volgt bepaald: de uittredende deelnemer betaalt over het eerste kalenderjaar na de uittreding 100% van de jaarlijkse bijdrage, over het tweede jaar 80%, over het derde jaar 60%, over het vierde jaar 40% en over het vijfde jaar 20% van de jaarlijkse bijdrage. Dit is, ook gezien de hoogte van de bijdrage, een aanvaardbaar en goed te voorzien risico. Financiële middelen en effecten Bij deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief bedragen in 2027 de kosten voor de dienst E-depot € 44.684,26 (0,8 ingroei) en voor de inhuur van een archivaris € 10.300,--. Voor 2028 en 2029 zijn de bedragen respectievelijk € 57.530,98 en € 11.000,-- en € 59.256,91 en € 11.500,--. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Deze kosten kunnen worden voldaan uit de in de begroting beschikbare middelen.

Integrale afstemming Team lnformatie en lnterne Dienstverlening Team Advies Team Financiën en Belastingen Team Bestuur en Organisatie

Communicatie en participatie Na toestemming van de raad neemt het college het besluit de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief te treffen en deze te publiceren in het gemeente-/provincieblad

Uitvoering / vervolgproces Schriftelijk bij het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief aangeven de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief te willen treffen

Bijlagen 1. Getekend raadsbesluit d.d. 29 januari 2026 geen zienswijze indienen concept Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief. 2. Ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief.

Achterliggende stukken Niet van toepassing

Burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, A.J. Kastelein

A. Maathuis