Raadsvoorstel - Rekenkameronderzoek investeringen in de binnenstad van Meppel

Agendapunt:

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Meppel. Aan de Gemeenteraad.

Raadsvoorstel nr. 1584026

Onderwerp: Onderzoek rekenkamercommissie naar investeringen en uitgaven in de binnenstad. Voorgesteld besluit: 1. De conclusies en aanbevelingen van het rapport te onderschrijven; 2. Het college te vragen om de raad in het 1e kwartaal van 2023 inhoudelijk te informeren over de wijze waarop in 2022 uitvoering is gegeven aan de aanbevelingen uit het rapport en de resultaten daarvan; en 3. De nieuwe raad de aanbevelingen uit dit onderzoek mee te geven als informatie en leerpunt, met als doel aandacht vragen voor én zo mogelijk invulling geven aan het gericht volgen / betrokken blijven bij (lopende) projecten door de nieuwe raad. Inleiding: De rekenkamercommissie Meppel voert voor uw raad onafhankelijk onderzoek uit naar het beleid van de gemeente en het werk van het Meppeler gemeentebestuur. Hierin ondersteunt de rekenkamercommissie de gemeenteraad bij zijn controlerende rol. Dit voorstel betreft het onderzoek van de rekenkamercommissie naar de investeringen en uitgaven in de binnenstad van Meppel.

De kernvraag is welke effecten de investeringen hebben op (de vitaliteit van) de binnenstad, oftewel “wat is geïnvesteerd” en “wat is bereikt”? Het gaat om investeringen vanuit het fysieke domein om de vitaliteit van de binnenstad te behouden, met als doel te komen tot een oordeel over het rendement van de investeringen en aanbevelingen waarmee in kaart wordt gebracht wat de mogelijkheden zijn voor de gemeenteraad om te sturen op processen waarin economische, politieke en maatschappelijke veranderingen een rol spelen. Het navolgende is opgesteld op basis van deel I van het onderzoek, met specifieke aandacht voor de mogelijkheden van de gemeenteraad, hierover worden in het rapport onderstaande conclusies getrokken. Vooraf kan worden opgemerkt dat soms de brede omschrijving gemeentebestuur (met de organen gemeenteraad, burgemeester en college van burgemeester en wethouders) wordt gebruikt, terwijl men hoogstwaarschijnlijk doelt op het college van B. en W. Bijvoorbeeld in: "Vastgesteld kan worden dat het gemeentebestuur met de kaders van de raad aan de slag is gegaan om projecten in de binnenstad te realiseren". •

Hoofdconclusie: De raad heeft op dit moment beperkt zicht op het effect van de investeringen in de binnenstad. Dit komt mede door de wijze van informatiebehandeling, die vooral via de formele kanalen loopt. Er vindt kortom geen (continue) dialoog plaats over hoe de middelen in de binnenstad worden ingezet, of ze op een effectieve manier worden ingezet en of dat ook gewenste effecten oplevert.

•

• • •

Conclusies ten aanzien van het beleid: Vastgesteld kan worden dat het gemeentebestuur (hoogstwaarschijnlijk dient hier college te worden gelezen) met de kaders van de raad aan de slag is gegaan om projecten in de binnenstad te realiseren, welke in de afgelopen jaren tot concrete resultaten hebben geleid, zoals de herinrichting van de Groenmarkt, de Kromme Elleboog en de Keyserstroom. Conclusies ten aanzien van organisatie en uitvoering: De gemeenteraad is hierin logischerwijs geen direct betrokkene. Conclusies ten aanzien van resultaat: Hierover wordt gemeld dat afwijkingen via de tussentijdse bestuursrapportage gemeld worden aan de raad. Conclusies ten aanzien van evaluatie en verantwoording: De raad ontvangt vanuit de P&C-cyclus, maar ook daarbuiten, verschillende documenten met voortgangsinformatie over de ontwikkeling van bepaalde delen/projecten in de binnenstad (hier zit echter geen vaste cyclus in). Vanuit de raad is aangegeven dat het college niet proactief is in het delen van informatie ten aanzien van de uitvoering van het Binnenstadsplan en de daaraan gekoppelde investeringen. Aan de andere kant wordt er vanuit de gemeenteraad zelf ook niet actief om informatie gevraagd. Op dit moment is bij de raad een vrij grote informatiebehoefte.

De raad heeft op dit moment beperkt zicht op het effect van de investeringen en of de visie in het Binnenstadsplan richting geeft aan de ontwikkelingen. Ook heeft de raad op dit moment geen goed beeld van de belangrijkste overlegtafel voor de binnenstad. Het is voor de raad niet duidelijk welke taken en functie Bureau Binnenstad heeft en waar zij zich mee bezig houden. Ieder jaar wordt de gemeenteraad een aantal keer meegenomen in de ontwikkelingen binnen de binnenstad via raadsinformatiebijeenkomsten. Ook worden rondom herinrichtingen altijd informatieavonden georganiseerd. Vastgesteld kan worden dat de animo voor dergelijke bijeenkomsten vanuit de raad doorgaans beperkt is. Als er memo’s verschijnen over belangrijke projecten, volgt daar ook niet altijd een reactie op vanuit de raad. In meer informelere settingen, zoals in ‘De Ronde’, wordt er op dit moment beperkt informatie gedeeld en besproken aangaande de binnenstad. Er vindt kortom geen (continue) dialoog plaats over hoe de middelen in de binnenstad worden ingezet, en of ze op een effectieve manier worden ingezet. Raadsleden hebben diverse instrumenten waarmee ze opdrachten kunnen geven (motie) of wijzigingen kunnen aanbrengen in het ontwerpbesluit (amendement). De afgelopen jaren zijn er verschillende moties en amendementen ingediend ten aanzien van de binnenstad.

Opvallend is dat slechts drie (van de acht) moties daadwerkelijk zijn aangenomen, waarvan er twee door ontbreken van budget niet zijn uitgevoerd. Ook zijn er van de vijftien ingediende amendementen maar twee aangenomen. De moties, amendementen en raadsvragen gaan veelal in op specifieke projecten in de binnenstad: de Swaenenborgh of over terrassen. Vastgesteld moet worden dat via de geijkte (bij)sturingsinstrumenten geen fundamentele beleids- of koerswijzigingen worden voorgesteld vanuit de raad (oftewel, waar moet Meppel zich de komende jaren in profileren/onderscheiden). Raadsleden geven aan erg betrokken te zijn bij het thema, maar omdat het veld zo complex en technisch is, voelen ze zich vaak nog niet geëquipeerd om echt te kunnen (bij)sturen op dit thema. Een goed voorbeeld waarbij de raad uiteindelijk wel in de positie kwam om kaders te kunnen stellen, is het opstellen van het huidige Binnenstadsplan. Ondanks dat het proces niet liep zoals verwacht (de raad keurde het plan af en moest het daarna zelf

herschrijven), heeft de raad (in goede samenwerking met de organisatie) duidelijk kaders kunnen meegeven door zelf mee te schrijven aan het plan. Op basis van de conclusies zijn voor de raad in het rapport onderstaande aanbevelingen opgenomen: •

College en raad: geef duidelijkheid over de wijze van samenwerking met Bureau Binnenstad. Er bestaat nu onduidelijkheid over de taken, het mandaat en de financiën van Bureau Binnenstad. Geef als raad kaders mee aan het college voor de wijze waarop de gemeente Meppel wil samenwerken met Bureau Binnenstad. Betrek Bureau Binnenstad in de

•

nadere uitwerking van de plannen voor de binnenstad. College (maar ook raad): betrek de gemeenteraad actief bij het inrichten van verantwoording en informatievoorziening. Raadsleden kunnen hierdoor mede bepalen hoe en wanneer ze worden ingelicht over zowel de inhoudelijke taakuitvoering als de voortgang op de doelstellingen uit het Binnenstadsplan en de daaraan gekoppelde projecten. Zorg dat de P&Ccyclus en de overige informatiestromen op inhoud en financiën op elkaar zijn afgestemd zodat er samenhang en overzicht in de informatievoorziening ontstaat. Een nadrukkelijk aandachtspunt hierbij is het bieden van inzicht in de relatie tussen de investering en de uiteindelijke resultaten (output) en effecten (outcome). Een ander aandachtspunt is de wijze van informatiebehandeling die nu nog veel via de formele wegen loopt, terwijl informele settingen zoals De Ronde of raadsinformatiebijeenkomsten zich wellicht beter lenen voor een reflectie op de algehele voortgang.

Beoogd (maatschappelijk) effect Het doel van het uitvoeren van rekenkamercommissie onderzoeken is om te leren en om adviezen en aanbevelingen van de rekenkamercommissie te gebruiken bij het verbeteren van het gemeentelijke beleid en de uitvoering daarvan. Argumenten 1. Rapport investeringen in de binnenstad wordt rechtstreeks door de rekenkamercommissie aan uw raad aangeboden. De rekenkamercommissie rapporteert namelijk aan de gemeenteraad. Echter het concept onderzoeksrapport is voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders voor een bestuurlijke reactie. De bestuurlijke reactie van het college, de zogenaamde bestuurlijke hoor en wederhoor, is afzonderlijk opgenomen. Tijdens de raadscommissie kunnen er (technische) vragen worden gesteld aan de vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie en kan de inhoudelijke bespreking, bijvoorbeeld over de conclusies en aanbevelingen, plaatsvinden met het college. In de raadsvergadering wordt uw raad gevraagd een uitspraak te doen over de conclusies en aanbevelingen en hierover een besluit te nemen.

2. Onderzoeken van de rekenkamercommissie zijn primair gericht op doelmatigheid. Met het opleveren van het eindrapport zit feitelijk het werk voor de rekenkamercommissie er op en is het aan het gemeentebestuur om daar al dan niet een vervolg aan te geven. Omdat het opleveren van het eindrapport nagenoeg samenvalt met het einde van de raadsperiode 2018-2022, zijn de besluitregels zo opgesteld dat ook het nieuwe gemeentebestuur een vervolg kan geven aan de aanbevelingen. Communicatie Over de besluitvorming door uw raad wordt op de gebruikelijke wijze gecommuniceerd. Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief 2. Rapport rekenkamercommissie investeringen in de binnenstad 3. Bestuurlijke reactie college van burgemeester en wethouders op het rapport De agendacommissie, de griffier, W. J. Spoelstra

de voorzitter, R.T.A. Korteland