Raadsvoorstel - Managementletter Gemeente Meppel 2021 (interimcontrole)

meppel.nl Agendapunt: 7.3

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Meppel, 20 januari 2022 Aan de Gemeenteraad.

Raadsvoorstel nr.

1575244 Onderwerp; Managementletter Gemeente Meppel 2021 (interimcontrole)

Voorqesteld besluit; De managementletter Gemeente Meppel 2021 (interimcontrole) voor kennisgeving aan te nemen. Inleiding; De managementletter (oftewel raadsbrief) is niet alleen een belangrijk instrument om u te ondersteunen in uw controlerende taak, maar ook van belang om zicht te krijgen op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en in de processen. Via de managementletter informeert de accountant u over zijn bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse controle betreffende de jaarrekening 2021 van de gemeente. Conform de inhoudsopgave van de managementletter wordt onderstaand een toelichting gegeven. Hierbij is er voor gekozen om juist de verbeter- c.q. aandachtspunten te benoemen, zodat commissie en of raad daarop desgewenst kunnen sturen. Met betrekking tot de inhoud van dit voorstel enkele kanttekeningen: • De accountant kiest er voor - evenals voorgaande jaren - om de interimcontrole op dezelfde wijze voor te leggen aan het college/de organisatie als aan de auditcommissie/raad. Hierdoor is de scheidslijn raad-college moeilijken te maken en is er geen onderscheid tussen een raadsbrief en managementletter. • De reactie van het college op de bevindingen/adviezen van de accountant is nog niet bekend en is daarom ook niet betrokken bij het voorgesteld besluit.

1. DASHBOARD INTERIM 2021 GEMEENTE MEPPEL (pag.5) Op A4 formaat wordt uitleg gegeven over de belangrijkste bevindingen; voor wat betreft de interne beheersing, beheersing IT, ontwikkelingen en aandachtspunten en de verbijzonderde interne controle (VIC). Daarnaast wordt schematisch inzicht gegeven in een aantal detailbevindingen voor wat betreft impact en kansen. De hierin opgenomen bevindingen en aanbevelingen (op hoofdlijnen) worden daar waar nodig in de hierop volgende hoofdstukken van de managementletter toegelicht en voorzien van adviezen. Evenals in het voorgaande jaar kan worden opgemerkt dat rond de interne beheersing het college heeft besloten om een aantal bevindingen niet verder uit te werken en daarmee het resterende risico te accepteren.

2. ONTWIKKELINGEN & AANDACHTSPUNTEN 2.1 Gevolgen coronacrisis voor de jaarrekening 2021

Geadviseerd wordt om de gevolgen van CO\/ID-19 strak te blijven monitoren en niet alleen de financiële impact te toetsen, maar ook nadrukkelijk de gevolgen voor de interne beheersing. Het is zaak alert te blijven op de ontwikkelingen en de afwikkeling van ontvangen rijksgelden (Tozo en TONK). Ook de waardering van mogelijke verhoudingen met verbonden partijen verdienen hierbij extra aandacht. De subsidieverordening is niet meer actueel, een compleet beeld van de verleende subsidies is lastig te verkrijgen en de (veelal historisch gegroeide) subsidies zouden geëvalueerd moeten worden. 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording

Met ingang van 2022 (was eerst 2021) wordt verwacht dat de gemeente zelf verantwoordelijk is voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij dient het college een onderbouwde mededeling te doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid; tot nu toe ligt dit vooral bij de accountant. Door de accountant wordt gewezen op relevante documenten en biedt aan om mee te denken bij de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. 2.3 Frauderisicobeheersing

In februari is de 'best practice frauderisicobeheersing voor bestuurders en toezichthouders' uitgebracht. Meppel heeft weliswaar regelingen vastgesteld over klokkenluiders en integriteit van raad, college en ambtsdragers, maar mist nog een overkoepelend beleid en frauderisicoanalyse. De accountant adviseert dan ook, om beleid voor fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik op te stellen en vast te laten stellen.

2.4 Ontwikkelingen in het Sociaal Domein Qua ontwikkelingen wordt gewezen op het resultaatgericht indiceren, het gewijzigde woonplaatsbeginsel Jeugdhulp en relevante documenten bij Wet Inburgering.

2.5 Aandachtspunten jaarrekening 2021

De accountant wijst op de wet- en regelgeving rondom de afkoopbedragen inzake grafrechten. De ontvangen (afkoop)bedragen voor het grafonderhoud worden als bijdragen van derden beschouwd en dienen aan het onderhoud van de betreffende graven moeten worden besteed.

Met betrekking tot de gemeentelijke bezittingen wordt geadviseerd een goede analyse (position paper) te maken ter onderbouwing van de jaarrekening, zowel ten aanzien van een eventuele voorziening achterstallig onderhoud als ten behoeve van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen.

3. BEVINDINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN 3.1 Onze controle

De accountant geeft aan dat in de controle van de gemeente, net als bij veel andere gemeenten, nog onvoldoende gesteund kan worden op de interne beheersing. Hoewel de gemeente in control is, voldoet de interne beheersing niet aan de door BDO gestelde norm. Zoals vermeld onder het kopje dashboard heeft het college besloten om een aantal bevindingen niet verder uit te werken en daarmee het resterende risico te accepteren. 3.2 Effectiviteit processen en 3.3 Detailbevindingen

Bij dit onderdeel worden de gemeentelijke processen langs de meetlat van de accountant gelegd. Dit resulteert erin dat voor onderdelen nog aandacht gevraagd (rode vakken pag.16). Op detailniveau (pagina 17) wordt in een grafische weergave de visie van de accountant op de mate van risico en impact van de geconstateerde bevindingen in relatie tot de maatregelen van interne beheersing in de relevante processen, weergegeven.

4. IT-BEHEERSING 4.1 IT-Beheersing

De accountant merkt met betrekking tot de applicaties: Key2Financiën en Suite4SociaalDomein een drietal zaken op:

•

Geen formele autorisatiematrices aanwezig en toekenning op basis van voorbeeldgebruikers;

•

Gebruikersreview onvoldoende vastgelegd; en

•

Geen zichtbare beoordeling op release notes en toegang tot service-ruimte is.

4.2 Actuele IT-ontwikkelingen Hierin wordt gewezen op de voorwaarden van de Wet politiegegevens, waar de gemeente op korte termijn dient te voldoen. 5. BEVINDINGEN INTERNE CONTROLE

5.1 Verbijzonderde interne controle De goede samenwerking met de VIC in Meppel wordt door de accountant onderstreept. Evenals in het voorgaande jaar hanteert de accountant een viertal categorieën: 1.

de VIC als instrument om de aanlevering van stukken aan de accountant te

verbeteren;

2. de VIC als onderdeel van het interne beheersingskader om toezicht te houden op de uitvoering van interne beheersingsmaatregelen; 3. de VIC als interne beheersingsmaatregel, waarop de accountant kan steunen bij zijn organisatiegerichte werkzaamheden; en 4. de VIC als interne auditfunctie (lAF, zoals bedoeld in Standaard 610). De accountant kwalificeert de VIC van gemeente Meppel vooralsnog in een combinatie van variant 1 en 2. Gelet op de rechtmatigheidsverantwoording is een opschaling naar categorie 3 noodzakelijk.

Hierna wordt in meerdere bijlagen ingegaan op detailbevindingen processen en geaccepteerde risico's. Bespreking auditcommissie 20-01-2022

De besluitenlijst van de bespreking in auditcommissieverband treft u aan als bijlage. Bijlagen - Managementletter Gemeente Meppel 2021 (interimcontrole) - Concept besluitlijst auditcommissie 20-01-2022

De agendacommissie, W.J. Spoelstra griffier

R.T.A. Kortel^nd vocVzitterS.----^