Raadsvoorstel - Managementletter 2022 (interim-controle)

meppel.nl Agendapunt: 7.1

Meppel, 20 december 2022 Aan de Gemeenteraad

Raadsvoorstel nr. 1707284

Onderwerp; Managementletter Gemeente Meppel 2022

Voorqesteld besluit De managementletter Gemeente Meppel 2022 voor kennisgeving aan te nemen. Inleiding; De managementletter (oftewel raadsbrief) is niet alleen belangrijk om u te ondersteunen in uw controlerende taak, maar ook van belang om zicht te krijgen op mogelijke verbeterpunten. In de gekoppelde bijlage, treft u de "controletoren" aan, waarin de accountantscontrole als een van uw controle-instrumenten is weergegeven. In de managementletter informeert de accountant u over zijn bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse controle betreffende de jaarrekening 2022. Conform de inhoudsopgave van de managementletter volgt in dit voorstel een nadere toelichting. Hierbij is er voor gekozen om juist de verbeter- c.q. aandachtspunten te benoemen, zodat auditcommissie en of raad daarop zo nodig kunnen sturen. Afsluitend met betrekking tot de inhoud van dit voorstel enkele kanttekeningen: • De accountant kiest er voor om zijn bevindingen op dezelfde wijze voor te leggen aan het college/de organisatie als aan de auditcommissie/raad. Hierdoor is de scheidslijn raad-college moeilijker te maken. • De reactie van het college op de bevindingen/adviezen van de accountant is nog niet bekend en is daarom ook niet betrokken in dit voorstel.

1. DASHBOARD INTERIM CONTROLE (pagina 5) Het overzicht met de belangrijkste waarnemingen; inzake de interne beheersing, IT-beheer, ontwikkelingen, aandachtspunten en bevindingen. De bevindingen zijn ook schematisch weergegeven om de mogelijke impact en de kans hierop per bevinding te duiden; met als belangrijkste inkopen & aanbestedingen. Rond de interne beheersing heeft het college besloten om een aantal eerder gedane accountantsbevindingen niet verder uit te werken en daarmee het resterende risico te accepteren. Hiervoor verwijst de accountant naar de vorige managementletter.

2. ONTWIKKELINGEN & AANDACHTSPUNTEN 2.1 Rapporteren over fraude en continuïteit in de controleverklaring Vanuit de beroepsorganisatie voor accountants is het vanaf boekjaar 2022 verplicht dat de accountant aan u hierover rapporteert. De accountant merkt op dat de gemeente zelf de fraudepreventie dient op te pakken. Intern wordt er gewerkt aan een frauderisicoanalyse over het gehele boekjaar, deze wordt verwacht voor aanvang van de jaarrekeningcontrole. Verder geeft de accountant een overzicht van wat de gemeente tot nu toe heeft geregeld ten aanzien van preventie, detectie en ook frauderespons. 2.2 Financiële positie - Ontwikkelingen Naast de voor alle gemeenten geldende ontwikkelingen (tekorten sociaal domein, stijgende prijzen én het beperken en beheersen van toekomstige kostenstijgingen dan wel het creëren van dekking hiervoor), wordt door de accountant specifiek gewezen op de afname van de solvabiliteitsratio in Meppel en de ligging hiervan onder het landelijke gemiddelde van vergelijkbare gemeenten. Solvabiliteitsratio = kengetal dat inzicht geeft in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Verder wordt gewezen op het krappe weerstandsvermogen; verhouding risico's en aanwezige buffers is 1,0.

Op basis van de eigen gemeentelijke nota risicomanagement uit 2013 is dit voldoende; op basis van het GTK (het provinciaal gemeenschappelijk financieel toezicht) is het krap voldoende.

2.3 Aandachtspunten jaarrekening 2022 Gewezen wordt op: • Inflatie en aanbestedingsprocedure; hierbij is het van belang om onderhands gegunde en nog niet uitgevoerde opdrachten goed te documenteren om te bewijzen dat een Europese aanbestedingsprocedure niet nodig was. • Inflatie en wezenlijke wijziging; ondanks een bindend contract tussen een opdrachtnemer en gemeente, zijn er mogelijkheden om inflatiecorrectie toe te passen. • Impact van de inflatie en de oorlog in Oekraïne; door de sterk oplopende inflatie en stijgende energieprijzen wordt verwacht dat het geraamde positief saldo van de begroting zal dalen van 2,1 naar 1,4 miljoen. Het is van belang om dit financieel door te vertalen in diverse posten (o.a. waardering grex). • Aanbestedingsrechtmatigheid; in het voorgaande jaar is hiervoor een controleverklaring met beperking afgegeven. Hoewel lager dan in het boekjaar 2021, wordt op basis van een inschatting van de VIC een aanbestedingsonrechtmatigheid boven de tolerantiegrens verwacht. De accountantscontrole hierop moet nog verder plaatsvinden. 2.4 Rechtmatigheidsverantwoording Na de verwachte invoering van de (wettelijke) rechtmatigheidsverantwoording, zal het college van B&W in plaats van de accountant een rechtmatigheids­ verantwoording afgeven over het boekjaar 2023 (dus in 2024).

De wetswijziging betreft niet alleen een technische verandering, maar vraagt intern om een cultuurverandering, die effect heeft op de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie. Over het onderhavige boekjaar 2022, zal de accountant nog een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid, afgeven.

Om de aankomende rechtmatigheidsverantwoording als gemeente te kunnen afgeven, vraagt de accountant aandacht voor: • Het normenkader 2023; deze dient aan te sluiten op de rechtmatigheidsverantwoording; • Het wijzigen van de gemeentelijke financiële verordening; • Het updaten van de rapportages en interne controleplan van de VIC (verbijzonderde interne controle).

3. BEVINDINGEN SIGNIFICANTE PROCESSEN 3.1 Onze controle De accountant ziet als mogelijke risico's in de controle van de jaarrekening: • Management override; bewuste beïnvloeding door bestuur of management van de jaarcijfers; • Het niet naleven van de EU- /aanbestedingsregels; • Onjuiste waardering van bouwgronden in exploitatie (grex). Het volledig kunnen steunen op de interne beheersing door de accountant, is evenals bij veel andere gemeenten, ondanks actieve aandacht hiervoor nog niet mogelijk. Verder geeft de accountant aan dat de gemeentelijke beheersorganisatie in opzet voldoende tot goed scoort en dat de gemeente actief bezig is met verbeteringen.

3.2. Overzicht detailbevindingen Voor de bevindingen die belangrijk zijn en die een hoge impact adviseert de accountant deze zo spoedig mogelijk op te lossen. Onderstaand treft u de bevindingen aan in volgorde van de mate op risico en impact. • 1. Inkopen & Aanbestedingen -Preventieve toetsing naleving aanbestedingsregels niet geborgd • BI Logische toegangsbeveiliging-Vastgestelde autorisatiematrices ontbreken • 6. Subsidies -Opgevolgd -Onderscheid subsidies en overheidsopdrachten wordt niet zichtbaar getoetst • 3. Sociaal domein -Zichtbaarheid aard en diepgang kwaliteitstoets WMO en Jeugd onvoldoende • 5. Subsidies -Proces vaststelling subsidies onvoldoende verwerkt in de workflow • 4. Sociaal domein -Controle prestatielevering onvoldoende zichtbaar • 2. Inkopen & Aanbestedingen -Functiescheiding beheer crediteurenstamgegevens niet geborgd • 7. Beheersing verbonden partijen -Een proces inzake monitoring verbonden partijen is niet ingericht • BI Logische toegangsbeveiliging-Vastgestelde autorisatiematrices ontbreken In de bijlagen worden de bevindingen nader toegelicht, hierbij wordt ingegaan op het risico voor de gemeente, mogelijke oplossingen, eventuele gevolgen voor de accountantscontrole en treft u ook standpunt/reactie van de gemeente aan. 3.3. Effectiviteit processen Voor relevante processen treft u de accountantsconclusie ten aanzien van de controleaanpak aan.

4. BEVINDINGEN IT-BEHEER 4.1 IT-beheersing Als onderdeel van de controle van de jaarrekening wordt er door de accountant ook gekeken naar de betrouwbaarheid en continuïteit van de informatietechnologie. Hierbij zijn er een twee intern gebruikte systemen gecontroleerd, waarover bevindingen zijn opgenomen.

Bespreking auditcommissie 19-1-2023 De besluitenlijst van de bespreking in auditcommissieverband treft u aan als bijlage. Biiiaqen - Managementletter Gemeente Meppel 2022 - Concept besluitlijst auditcommissie 19-1-2023

de agendacommissie,

W.J. Spoelstra griffier

R.TAA. Korteland vdorcitter