Raadsvoorstel - Financiële kaders; doorontwikkeling rechtmatigheid

Raadsvoorstel Agendapunt [door griffie]]

Vertrouwelijkheid Openbaar

Datum vastgesteld Collegevergadering van 2 december 2025

Registratienummer 3509753

Onderwerp Financiele kaders; doorontwikkeling rechtmatigheid Voorgesteld raadsbesluit 1. De financiële verordening 2026 vast te stellen 2. De verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Meppel vast te stellen 3. De nota beleidskader rechtmatigheid vast te stellen en daarmee in te stemmen met: A. Het ambitieniveau te richten op de financiële rechtmatigheid en hantering van de wettelijke normen. B. Uit te gaan van de norm van 2% van de lasten exclusief de toevoegingen aan reserves als maximum om te bepalen of er sprake is van een rechtmatige verantwoording. C. De detaillering van de rapportering in de paragraaf bedrijfsvoering te doen en éénmaal per jaar te rapporteren via de jaarrekening. 4. Aanwijzingen accountantscontrole 2025 vast te stellen Inleiding en context Er zijn drie aanleidingen waardoor we deze verordeningen en nota updaten. Omdat deze verordeningen, nota en aanwijzing accountantscontrole een grote mate van samenhang (financiële kaders) bevatten bieden we deze tegelijkertijd aan. Ten eerste is in april 2025 is de “wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, het Waterschapsbesluit en het Besluit financiële verhouding 2001 in verband met het verder uitwerken van de rechtmatigheidsverantwoording” gepubliceerd.

Met als belangrijkste wijziging dat vanaf boekjaar 2025 de controlerend accountant een materialiteit voor de jaarrekeningcontrole, van 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves hanteert. Voorheen was de materialiteit voor fouten 1% en voor onzekerheden 3%. Vanaf 2025 moeten de fouten en onzekerheden door de accountant bij elkaar opgeteld worden en betrokken worden in de oordeelsvorming. Dit werkt door in de toelichting op de verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Meppel te wijzigen. In november 2023 is de nota rechtmatigheid vastgesteld door de raad van de gemeente Meppel. Zoals afgesproken is deze na 2 jaar geëvalueerd met de auditcommissie. Alle drie de kaders uit de nota zijn als uitvoerbaar beoordeeld. Maar elk heeft ook een verbeterpunt. • Het te hanteren ambitieniveau rechtmatigheid is gericht op financiële rechtmatigheid (variant 1). We doen onderzoek naar verbeteringen op (een

•

•

oordeel over) interne beheersing. Op deze wijze zijn we bezig met een opmaat naar variant 2. De te hanteren verantwoordingsgrens was 1% van de lasten inclusief de toevoegingen aan reserves. We blijven aansluiting houden met de grens die de accountant moet hanteren en daarom wordt dit 2% van de lasten exclusief de toevoegingen aan reserves (zie aanleiding 1). We rapporteren jaarlijks in de paragraaf bedrijfsvoering. We gaan hiervan de leesbaarheid verhogen.

Ten derde is in het najaar van 2025 is de kadernota rechtmatigheid 2025 van de commissie BBV verschenen. De stellige uitspraak is opgevolgd om in de financiële verordening vast te leggen op welke wijze om wordt gegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Wij hadden dit voorheen in de nota beleidskaders rechtmatigheid geregeld. De modelverordeningen staan aan de basis van onze actualisatie. Hierdoor borgen we dat we aansluiten bij hogere wetgeving. Deze zijn vervolgens vertaald naar de jaarlijkse aanwijzingen accountantscontrole. Hieronder is schematisch weergegeven welke aanleiding welk document wijzigt Wijziging BADO Evaluatie Kadernota rechtmatigheid rechtmatigheid Financiële Verordening

X

X

Controleverordening

X

Nota beleidskaders rechtmatigheid

X

X

X

Aanwijzingen accountantscontrole 2025

X

X

X

Beoogd effect Invulling geven aan de kaderstellende functie van de Raad Toelichting en argumenten Deze wijzigingen zijn een logisch gevolg van de doorontwikkeling van de rechtmatigheid en de uitgevoerde evaluatie. 1. De Financiële verordening regelt de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en verantwoording daarover. Met deze verordening stelt dat raad de kaders hiervoor vast.

De belangrijkste wijzigingen en opzichte van de huidige verordening zijn:

•

•

In hoofdstuk 3 zijn de 3 criteria (voorwaarden-, Begroting- en Misbruik en oneigenlijk gebruikcriteria) van rechtmatigheid gedefinieerd obv de modelverordening van het VNG. Deze stonden voorheen alleen in de nota beleidskaders rechtmatigheid In het artikel bedrijfsvoering (nieuwe nummering 25) is de verwijzing naar de nota verbeterd.

2. De verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie volgt de modelverordening. Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van deze stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden daartoe bieden. •

In de toelichting in de verordening is de nieuwe materialiteitsgrens voor de accountant opgenomen cf de wijziging in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden+

3. Met de nota beleidskaders rechtmatigheid geeft de raad vooraf kaders met betrekking tot de rechtmatigheid, waarbinnen het college moet handelen en achteraf vanuit haar controlerende rol de verantwoording en bevindingen te wegen. Naar aanleiding van de uitgevoerde evaluatie zijn de volgende 3 verbeterpunten verwerkt in de nota: • Het te hanteren ambitieniveau rechtmatigheid is gericht op financiële rechtmatigheid (variant 1). We gaan onderzoek naar verbetering op (een oordeel over) interne beheersing. Op deze wijze zijn we bezig met een opmaat naar variant 2.

•

De te hanteren verantwoordingsgrens was 1% van de lasten inclusief de toevoegingen aan reserves. We blijven aansluiting houden met de grens die de accountant moet hanteren en daarom wordt dit 2% van de lasten exclusief de toevoegingen aan reserves.

•

We rapporteren jaarlijks in de paragraaf bedrijfsvoering. We gaan hiervan de leesbaarheid verhogen.

4. Met de aanwijzingen accountscontrole 2025 geeft de raad haar aanwijzingen aan de accountant tbv de uitvoering van de uit te voeren controle over het verslagjaar 2025.

Kanttekeningen en alternatieven 4. Procedureel zouden we de aanwijzingen accountantscontrole 2025 in de laatste vergadering van 2025 moeten behandelen. Echter gezien de verwevenheid met de andere stukken, is gekozen voor de eerste vergadering van 2026 zodat de auditcommissie ordentelijk betrokken kan worden. In 2026

is het vergaderschema van de auditcommissie aangepast. Deze aanwijzing accountantscontrole is besproken met de controlerend accountant. Financiële middelen en effecten nvt Integrale afstemming Bestuur & Organisatie Financiën en Belastingen Communicatie en participatie Het college zendt de verordeningen, bedoeld in de artikelen 212 en 213 binnen twee weken na vaststelling door de raad aan gedeputeerde staten. Uitvoering / vervolgproces De financiële beleidskaders zijn integraal onderdeel van de planning & control van de gemeente. Bijlagen 1) Financiële verordening 2026 gemeente Meppel 2) De verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Meppel 3) Nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 4) Aanwijzingen accountantscontrole 2025 5) Raadsbesluit Financiële kaders; doorontwikkeling rechtmatigheid

Achterliggende stukken Raadsvoorstel - Financiële kaders 2023 (november 2023) Presentatie Evaluatie rechtmatigheid in auditcommissie sept 2025 Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, het Waterschapsbesluit en het Besluit financiële verhouding 2001 Kadernota rechtmatigheid 2025

Burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, A.J. Kastelein

A. Maathuis