Raadsvoorstel - Deelname Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief

Raadsvoorstel Agendapunt

Vertrouwelijkheid Openbaar

Datum vastgesteld 25-11-2025/

Registratienummer 3531606

Onderwerp Deelname Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief Voorgesteld raadsbesluit 1. Geen zienswijzen naar voren te brengen over de ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief Inleiding en context Per 1 januari 2027 treedt de nieuwe Archiefwet inwerking. Eén van de wijzigingen is, dat de termijn van het overbrengen van de te bewaren zaken/documenten, zowel analoog naar een archiefbewaarplaats als naar een duurzame digitale oplossing wordt teruggebracht van 20 jaar naar 10 jaar. Een andere wijziging is, dat ieder overheidsorgaan een eigen archivaris moet hebben aangewezen. Dit geldt ook voor de gemeente Meppel. Na de inwerkingtreding van de Archiefwet zullen deze wijzigingen op korte termijn moeten worden ingevuld. Deze veranderingen zijn voor het college aanleiding om vanaf 1 januari 2027 deel te gaan nemen aan de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief. Beoogd effect Het informatiebeheer van de gemeente Meppel en de Drentse overheden te waarborgen en verbeteren waarin samenwerking en afstemming essentieel zijn. Toelichting en argumenten 1.1. Zienswijze procedure verplicht Artikel 1, lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen stelt het verplicht dat het college de gemeenteraad gelegenheid geeft om zienswijzen naar voren te brengen.

Nadat het college eventuele zienswijzen van de gemeenteraad heeft verwerkt moet het voorstel nogmaals in procedure worden gebracht om toestemming te vragen om de regeling definitief aan te gaan. Op dat moment kan de gemeenteraad de toestemming alleen op specifieke gronden weigeren. De gemeenteraad heeft op deze manier maximale invloed op de vorming van een nieuwe gemeenschappelijke regeling. 1.2. Geen financieel risico voor Gemeenschappelijke Regeling deelnemers. Door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is voor onbepaalde tijd een financiële bijdrage aan de Regionale Historische Centra toegezegd. Deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling is gekoppeld aan delegatie van (een deel van de) archieftaken. De hoogte van de bijdrage is dan ook afhankelijk van de af te nemen diensten.

1.3. Toegankelijkheid en beheer van digitaal archief is gewaarborgd. Het Drents Archief houdt zich, naast het beheer van diverse rijkscollecties, ook bezig met de ontwikkeling van een E-depot. Dit betreft een archiefbewaarplaats voor het archiveren van digitaal te bewaren documenten. Voor verdere ontwikkeling en inrichting van het E-depot zijn onder andere met de gemeente Meppel enkele pilots uitgevoerd in 2021, 2022 en 2023. 1.4. Aansluiten bij E-depot Drents Archief. Op basis van de pilots, genoemd bij argument 1.3, bestaat de intentie om als gemeente Meppel aan te sluiten bij het E-depot van het Drents Archief. 1.5 Bestuurlijke deelname mogelijkheid tot het hebben van invloed op het beleid Deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief houdt ook in, dat het college een vertegenwoordiger aanstelt in het Algemeen Bestuur. Hiermee kunnen we als gemeente invloed uitoefenen op de manier waarop het Drents Archief de bedrijfsvoering organiseert en plannen tot stand brengt. Zie bijlage 1 voor een uitgebreide toelichting. 1.6

Kosten deelname Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief Bij het in kaart brengen van de kosten voor de mogelijkheden tot het inrichten van een E-depot en het aanstellen van archivaris blijkt dat deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief het goedkoopste te zijn. De kosten van deze keuze kunnen we opvangen binnen de middelen die in de begroting beschikbaar zijn.

Kanttekeningen en alternatieven 1.2.1 Risico als de rijksbijdrage wordt beëindigd. Door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is voor onbepaalde tijd een financiële bijdrage aan de Regionale Historische Centra toegezegd. Voor het Drents Archief betreft dit 66% van de inkomsten. Mocht door politieke beslissingen deze rijksbijdrage worden beëindigd, dan zullen deze kosten over de leden van de Gemeenschappelijke Regeling moeten worden verdeeld. Aangezien de bijdrage van het Rijk voor onbepaalde tijd is toegezegd is er sprake van maar een beperkt risico. Bovendien ontstaat er aansprakelijkheid bij het Rijk als de minister de toezegging niet nakomt. 1.2.2 Kosten uittreding Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief Deelname aan een Gemeenschappelijke Regeling heeft onder andere als risico dat een gemeente die wil uittreden voor forse nadelen/lasten komt te staan. De procedure voor het uittreden uit deze Gemeenschappelijke Regeling is beschreven in artikel 33, lid 1 tot en met lid 6 van de regeling. In artikel 33a, lid 1 tot en met lid 4 van de regeling staat de bijbehorende financiële paragraaf beschreven.

Specifiek staat in artikel 33a, lid 2, het volgende met betrekking tot de uittreedsom beschreven: De uittreedsom wordt als volgt bepaald: de uittredende deelnemer betaalt over het eerste kalenderjaar na de uittreding 100% van de jaarlijkse bijdrage, over het tweede jaar 80%, over het derde jaar 60%, over het vierde jaar 40% en over het vijfde jaar 20% van de jaarlijkse bijdrage. Dit is, ook gezien de hoogte van de bijdragen, een aanvaardbaar en goed te voorzien risico. Alternatieven Alternatieven E-depot a. zelf implementeren van een applicatie; b. het afnemen de E-depotdienst via een dienstverleningsovereenkomst met het Drents Archief. Alternatieven archivaris a. in dienst van de gemeente Meppel treden; b. samenwerkingsverband met andere gemeenten. Financiële middelen en effecten Bij deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief bedragen in 2027 de kosten voor de dienst E-depot € 44.684,26 (0,8 ingroei) en voor de inhuur van een archivaris € 10.300,-- . Voor 2028 en 2029 zijn de bedragen respectievelijk € 57.530,98/€ 11.000,-- en € 59.256,91/€ 11.500,--. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Deze kosten kunnen worden voldaan uit de in de begroting beschikbare middelen.

Integrale afstemming Team Informatie en Interne Dienstverlening Team Advies Team Financiën en Belastingen Communicatie en participatie Aan de directeur van het Drents archief wordt het besluit van uw raad meegedeeld. Met de directeur van het Drents Archief is zowel mondeling als schriftelijk gesproken over deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling Drents Archief. Uitvoering / vervolgproces Na het raadsbesluit om al dan niet zienswijzen in te dienen, zal het college een definitief besluit nemen. Dat besluit zal het college aan de gemeenteraad voorleggen, zodat de gemeenteraad zijn toestemming kan verlenen. Daarna zal de feitelijke uitvoering plaatsvinden.

Bijlagen Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief; Achterliggende stukken a. Financiële bijlage bij het Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief 1-1-2025; b. Brief 27-06-2023 Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief; c. Brief 02-09-2025 Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief; d. Producten- en Dienstencatalogus Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Drents Archief; e. Oplegnotitie Uitwerking keuzes voor E-depot en archivaris.

Burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, A.J. Kastelein

A. Maathuis